SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK. Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialnämnden SN 2013/0664 Registrator (56) Dokumenthanteringsplan PROTOKOLL Socialnämndens protokoll Datumordning SN sekreterare Årets slut 5 år Bevaras Bindes Bilagor till socialnämndens protokoll Datumordning Registrator Efter mandatperiodens 5 år Bevaras slut Sociala utskottet Datumordning SU sekreterare Årets slut 5 år Bevaras SEKRETESS Bilagor till sociala utskottets protokoll Datumordning SU sekreterare Årets slut 5 år Bevaras SEKRETESS Kännedomsärenden Datumordning SU sekreterare Årets slut 5 år Delegationsbeslut Datumordning SU sekreterare Årets slut 5 år Bevaras Närvarolistor socialnämnd Datumordning SN sekreterare 2 år Närvarolistor sociala utskottet Datumordning SU sekreterare 2 år Dokument- och ärendehantering Dokument- och ärendehantering

2 2 (56) Protokoll från ledningens genomgång Datumordning SN sekreterare Årets slut 5 år Bevaras Protokoll från arbetsplatsträffar och Datumordning Ansvarig chef Årets slut 5 år verksamhetsområdesträffar Tillkännagivande av justering Datumordning SN sekreterare Årets slut 2 år Tillkännagivarnde av justering SU Datumordning SU sekreterare Årets slut 2 år Övriga förhandlingsprotokoll Datumordning Avdelningschef Årets slut 5 år Bevaras personal LSS-råd Datumordning Diariet Årets slut 5 år Bevaras Psykiatriråd Datumordning Diariet Årets slut 5 år Bevaras Central rekryteringsgrupp Datumordning Personalutvecklare 5 år Bevaras Centrala samverkansgruppen Datumordning Sekreterare Årets slut Centralsam- 5 år Bevaras verkansgrupp Verksamhetssamverkan Datumordning Personal- Årets slut 5 år Bevaras utvecklare Lokal samverkansgrupp Datumordning Ansvarig Årets slut 5 år Bevaras chef Protokoll extern samverkan Datumordning Socialchef Årets slut 5 år Bevaras

3 3 (56) Protokoll ledningsgrupp samverkan Datumordning CM samordnare Årets slut 5 år Bevaras för psykisk ohälsa DIARIE Diarieplanbeteckning Årlig lista Registrator Efter mandatperiodens 5 år Bevaras Gäller handlingar slut tom 2011 Diarieförda handlingar Diarienummer- Registrator Efter mandatperiodens 5 år Bevaras ordning slut Hemligstämplade diarieförda hand- Diarienummer- Registrator Efter mandatperiodens 5 år Bevaras SEKRETESS lingar som inte kan förvaras i ordning slut personakt ARVODEN TILL FÖRTROENDE- VALDA Tjänstgöringsrapport Datumordning Löneassistent 2 år E-POST E-post av ringa/tillfällig betydelse Datumordning Resp hand- Vid inaktualiläggare Övrig e-post Datumordning Resp hand- Gallras efter läggare utskrift på papper.

4 4 (56) Handlingar av ringa och tillfällig betydelse Utskrift hanteras som inkommen handling och diarieförs Se kommungemensamt dokument PERSONAL Beslut om anställning-kopia Personnummer- Löneassistent 2 år 1 ex till KLordning kontoret/ personalenheten/ Ansökan om tjänst Offentliga jobb löneavdelningen Tjänstgöringsrapport-original Personec Tjänstgöringsrapport papper Datumordning Löneassistent 2 år Ledighetsansökningar korta Självservice Ledighetsansökningar långa Datumordning Löneassistent 2 år Övertidsrapporter Självservice Övertidsrapporter i papper Datumordning Löneassistent 3 år

5 5 (56) Arbetsgivarintyg Datumordning Löneassistent 2 år Tjänstgöringsbetyg/intyg Ansvarig 2 år 1 ex till KLchef kontoret/ personalenheten/ löneavdelningen Underlag för medarbetarsamtal och Ansvarig Vid SEKRETESS lönesamtal chef Beredskapstjänst Löneassistent 5 år Uppsägning av tjänst av arbetstagare Pers utvecklare 2 år Original till KLkontoret/ löneavdelningen Uppsägning av tjänst av arbetsgivare Pers utvecklare 2 år Original till KLkontoret/ löneavdelningen Läkarintyg Ansvarig 2 år Sekretess om chef diagnos anges Sjukskrivningsintyg Ansvarig 2 år Sekretess chef Arbetsskadeanmälan Ansvarig 2 år Kopia till KL-

6 6 (56) chef kontoret/ persenh/ löneavd samt personalutv Original till FK Anmälan om tillbud Ansvarig Kan gallras Original till KLchef efter an- Kontoret/löneavd/ ställningens personakt. upphörande Kopia till arbetstagare, enh.chef och personalutv Rehabiliteringsutredningar Adato Se kommungemensam dokumenthanteringsplan Ansökningshandlingar, anställd Personakt KLkontoret Ansökningshandlingar, övriga Offentliga jobb Påminnelse utifrån anställningsavtal Personalutv Kan gallras Kopia till chef efter och facklig anställningens organisation upphörande

7 7 (56) Diciplinär åtgärd Personakt KL- Bevaras Original till KLkontoret kontoret, Kopia till persutv och facklig organisation. Medarbetarkontrakt Personalutv Kan gallras efter anställningens upphörande Reseräkningar Löneassistent 6 år självservice Körjournaler (resor med egen bil) Ansvarig 6 år chef LAS-bevakning (Lagen om anställningsskydd) original WinLAS EKONOMI Fakturor, original/scannade 10 år Original i Östersund Följesedlar/bilaga till fakturor/ 10 år Original i scannade Östersund Följesedlar/bilaga till fakturor/ Ekon ass 10 år ej scannade

8 8 (56) Listor över prel.bokförda resp. Ekon ass Årets slut 10 år Sista utgallring direktbokförda fakturor 2013 Listor över korrektivposter Ekon ass Årets slut 10 år Sista utgallring 2013 Bokföringsorder-original Ekonom, Årets slut 10 år (överföring, kvittenslista) ekon ass Externfakturering (debiteringslista Ekon ass Årets slut 10 år och avstämning) Internfakturering Ekon ass Årets slut 10 år Debiteringsrapport Ekon ass Årets slut 10 år Donationshandlingar Budgetrådg Årets slut Bevaras Budgetuppföljning-original Registrator 2 år Dagjournaler/avvikelserapport, Ekon ass Årets slut 2 år original Dagrapporter/dagjournaler Ekon ass Årets slut 10 år Kassaposter- inbetalningar Ekon ass Årets slut 10 år Kassaposter utbetalningar Ekon ass Årets slut 10 år

9 9 (56) Plusgirolistor Ekon ass Årets slut 10 år Kontoutdrag Ekon ass Årets slut 10 år Bankgirolistor Ekon ass Årets slut 10 år Förteckning över innehavare av Ekon ass Årets slut Vid inaktualihandkassa Underlag för intern kontroll Ekonom 2 år Statsbidrag, momsunderlag Ekonom, Årets slut 10 år Ekon ass Rekvisitioner-kopia-makulerade Resp enhet, 2 år Vaktm Körjournaler, leasingbilar Vaktm 2 år Tolkrekvisitioner Resp enhet 10 år Tågrekvisitioner Resp enhet 2 år Restlängd-kopia Ekon ass 2 år Bokslut/verksamhetsberättelser Registrator 5 år Bevaras Bokslut/budgetunderlag arbets- Ekonomer 5 år

10 10 (56) material Sammandragslista av utbetalningar Ekon ass Årets slut 10 år från Procapita, makulerade, debiteringsbesked från plus- och bankgiro Nyckelkvittenser/förteckning över Vaktm Vid inaktualiutlämnade nycklar Inaktualitet (då nyckeln återlämnats) Underlag till fakturor från privat Ekon.ass 10 år assistansgivare Loggningslistor, Procapita Enhetschef 2år Loggningslistor som lett till utredning Personakt Enhetschef se personakt Underlag till ansökan om förhöjd Ekonomiass 10 år assistansersättning.assistansräkningar och tidsredovisning med underskrift SFB beslut från försäkringskassan Ekonomiass 10 år Specifikation kontoinsättning Ekonomiass 10 år assistansersättning Utbetalningsbesked från fk gällande Ekonomiass 10 år

11 11 (56) assistansersättning AVTAL/KONTRAKT Avtal Diarieplan- Registrator Efter mandatperiodens 5 år Bevaras Ingår i diarieförda beteckning slut handlingar Avtal rutinmässiga Ansvarig 2 år efter Tex leasing av chef kopiator, städ. om dessa inte diarieförts FÖRTECKNINGAR Förteckning över konst Adm Original finns Assistent på kultur och fritid Inventarieförteckning IT IT ansvarig Vid inaktuali VERKSAMHETSSYSTEM Statistik SCB, LVU IT-ansvarig 2 år Loggningslistor, Procapita Kronologisk ordning Enhetschef 2 år

12 12 (56) Loggningslistor som lett till utredning Personakt Se personakt Ansvarsförbindelse vid användande Ansvarig Vid av datorer anslutna till Kalmar chef kommuns nätverk VERKSAMHETSLEDNINGS- SYSTEM Lokal verksamhetshandbok Kronologisk ordning Kvalitets- 3 år Bevaras Fr o m 2010 samordnare Ajourhålles Rapporter från interna revisioner Kronologisk ordning Kvalitets- 6 år samordnare Kopia på Kvalitets Vid Förvaras hos rapporter från externa revisioner samordnaren övergripande Kvalitetssamordnaren Klagomål Diarienummer Registrator 5 år Bevaras Ingår i diareförda handlingar Förbättrings- och avvikelserapporter Kvalitets- 6 år samordnare Sammanställning klagomål och Kvalitets- 6 år

13 13 (56) avvikelser samordnare Transport av farligt avfall Miljösam- 5 år sammanställning ordnare Miljölaglista Miljösam- 5 år ordnare Kemikalielista Miljösam- 5 år Bevaras Sammanställning Brandskyddskontroll Brandskydds 5 år Sammanställning samordnaren Lex Sarah rapporter Diarienummer 5 år Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Lex Sarah utredningar Diarienummer 5 år Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Lex Sarah anmälningar Diarienummer 5 år Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Årlig sammanställning Lex Sarah Kronologisk ordning Avdelningschef 5 år verksamhetsutveckling

14 14 (56) EKONOMISKT BISTÅND Personakt Personnummer- Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda ordning system xml fil + anteckning 5, 15, 25 sparas samt arkivskåp pappersakt Ansökningar från enskild om bistånd, Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda med ev. bilagor anteckning 5, 15, 25 sparas Ärendeblad, journalblad Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system xml fil anteckning 5, 15, 25 sparas Utredningar i enskilt ärende Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system anteckning 5, 15, 25 sparas samt arkivskåp Beslut i enskilt ärende om bistånd Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system anteckning 5, 15, 25 sparas samt arkivskåp

15 15 (56) Överklaganden, med bilagor Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Beslut/domar i förvaltningsdomstol Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Återkravshandlingar Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system anteckning 5, 15, 25 sparas samt arkivskåp Dokumentation av planering som rör Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda den enskilde tex överenskommelser. system anteckning 5, 15, 25 sparas handlingsplaner, arbetsplaner, SIP, samt arkivskåp Skriftlig information till och från Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda andra enheter inom socialtjänsten anteckning 5, 15, 25 sparas

16 16 (56) och andra myndigheter Meddelande från hyresvärd, elbolag, Arkivskåp Vid kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning och avhysning Kallelser till möte med handläggare Arkivskåp Vid mm Inkomna och utgående handlingar Arkivskåp Vid av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig Arkivskåp Vid betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroller som endast har Arkivskåp Vid tillfällig betydelse

17 17 (56) ALLMÄN ADMINISTRATION INOM INDIVID OCH FAMILJE OMSORG Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende 5 år Rapporter och meddelanden som 2 år Tex polisrapport, inte tillhör ärende och inte ger LOBar, upphov till ärende Meddelande om avhysning, hyresskuld, elskuld. Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll Etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten Meddelande om placering inom kommunen av barn från annan kommun Räkenskaper enskildas medel 2 år 2 år efter det kontraktet upphört gälla När placering upphört 10 år

18 18 (56) INDIVID OCH FAMILJEOMSORG ALLMÄNT Personakt Personnummer Verksam- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda ordning hetssystem xml fil + anteckning 5, 15, 25 sparas Arkivskåp pappersakt Anmälningar Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Ansökningar med eventuella bilagor Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Ärendeblad, journalblad Personakt Verksamhets Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system anteckning 5, 15, 25 sparas

19 19 (56) Utredningar i enskilt ärende Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system anteckning 5, 15, 25 sparas Beslut i enskilt ärende om bistånd Personakt Verksamhets Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda och/eller insats system anteckning 5, 15, 25 sparas Överklaganden med bilagor Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Beslut/domar i förvaltningsdomstol Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Kallelser till rättegång, möte med Personakt Arkivskåp Vid handläggare etc Dokumentation av planering som Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda rör den enskilde tex vårdplan, SIP anteckning 5, 15, 25 sparas

20 20 (56) Remisser till tex arbetsförmedling, Personakt Arkivskåp Vid läkare Ansökningar till institutioner om Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda vård anteckning 5, 15, 25 sparas Kopior av räkningar för under- Personakt Arkivskåp Efter avslut 2 år sökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten Meddelande om utskrivning från Personakt Arkivskåp Vid vårdhem eller liknande Överenskommelser Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Inkomna och utgående handlingar av Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda betydelse i ärendet anteckning 5, 15, 25 sparas

21 21 (56) Upprättade handlingar av betydelse i Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda ärendet anteckning 5, 15, 25 sparas Inkomna och utgående handlingar Personakt Arkivskåp Vid av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig Personakt Arkivskåp Vid betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroller som utgör underlag Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda för beslut anteckning 5, 15, 25 sparas Skall tillföras akten i läsbar form Registerkontroller som endast har Personakt Arkivskåp Vid

22 22 (56) tillfällig betydelse Fullmakter Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Avtal om handavande av annans Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda medel anteckning 5, 15, 25 sparas Kopior av hyreskontrakt besiktnings- Personakt Arkivskåp Vid protokoll etc Meddelande från hyresvärd Personakt Arkivskåp Vid (hyresskulder, uppsägningar etc) Underrättelser från kronofogde- Personakt Arkivskåp Vid myndighet om avhysning Polisrapporter om brott eller Personakt Arkivskåp Vid inaktuali- Om de inte ligger misstanke om brott till grund för beslut om insats

23 23 (56) PLACERINGSÄRENDEN BARN Personakt med journalblad. Personakt Verksam- Efter avslut 5år Bevaras Dokumentation av planering, Barnets person- hetssystem vårdplan, SIP, behandlingsplan nummer Arkivskåp Anmälningar från polis, skola etc Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras Om de lett till placering Beslut och beslutsunderlag Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras Handlingar rörande underställning till Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras länsrätt Avtal med föräldrar Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras Vårdnadsutredningar Personakt Arkivskåp Efter avslut 5 år Bevaras Ansökningar om behov av vård Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras (till institutioner) Eftergift av förälders ersättnings- Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras skyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna

24 24 (56) Sammanfattande utredningar om Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras Dock inte lämpligt familjehem för den placerade utredningen om familjehemmet som sådant, som har en egen akt Yttranden till åklagare, tingsrätt etc Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras Domar Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras Meddelande från institution om Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras utskrivning Ansvarsförbindelse Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras Handlingar i nämndärende Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras Inkomna och utgående handlingar Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras i ärendet Inkomna och utgående handlingar Personakt Arkivskåp Ar- Vid av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär

25 25 (56) Upprättade handlingar av tillfällig Personakt Arkivskåp Vid betydelse och/eller rutinmässig karaktär Placeringsmeddelanden från statens Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras institutionsstyrselse Journaler med bilagor från hem för Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år Bevaras Vid enskilt vård eller boende bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal FAMILJEHEM, KONTAKT- PERSON/-FAMILJ Personakt för familjehem Bokstavsordning Verksam- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda hetssystem anteckning 5, 15, 25 sparas Arkivskåp Ansökan om att bli familjehem/ Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda kontaktperson/-familj anteckning 5, 15, 25 sparas

26 26 (56) Ansökan om att bli familjehem/ Handläggare Efter avslut Vid kontaktperson/-familj som inte leder till utredning Journalblad Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Utredningar av familjehem, kontakt- Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda person/-familj anteckning 5, 15, 25 sparas Avtal med tex kontaktpersoner Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Ansvarsförbindelse för kostnader Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas

27 27 (56) MISSBRUK Personakt Personnummer Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda ordning system anteckning 5, 15, 25 sparas Arkivskåp Ansökningar om vård enligt LVM Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda med bilagor anteckning 5, 15, 25 sparas Anmälningar från polis etc Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Beslut och beslutsunderlag Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Handlingar rörande underställning Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda

28 28 (56) till länsrätt anteckning 5, 15, 25 sparas Journaler med bilagor från hem för Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda vård eller boende system anteckning 5, 15, 25 sparas Arkivskåp Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal Dokumentation av planering tex Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda behandlingsplaner anteckning 5, 15, 25 sparas MEDLINGSVERKSAMHET Årsberättelse/verksamhetsberättelse Statistik Anteckningar i ärendet Bevaras Bevaras Vid

29 29 (56) Polisrapport, kopia Vid FAMILJERÄTT Faderskap/ föräldraskap Underrättelse från Skatteverket Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras om nyfött barn till ogift mor personnummer familjerätten avslut Brev till modern med anledning av Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras nyfött barn personnummer familjerätten avslut Underrättelser från skatteverket Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras om inflyttat barn personnummer familjerätten avslut Journalblad Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras personnummer familjerätten/ avslut verksamhetssystem S-protokoll Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras personnummer familjerätten/ avslut verksamhetssystem MF-protokoll Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras

30 30 (56) personnummer familjerätten/ avslut verksamhetssystem Faderskaps-, föräldraskaps- Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras erkännande/ - bekräftelse personnummer familjerätten avslut Anmälningar om faderskap, föräldra- Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras skap personnummer familjerätten avslut Identitetsstyrkande handlingar Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras personnummer familjerätten avslut Handlingar om vårdnaden av barn Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras personnummer familjerätten avslut Intyg (ultraljud, förlossning, Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras utveckling etc) personnummer familjerätten avslut Handlingar i rättsgenetiska och Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras rättskemiska frågor personnummer familjerätten avslut Underlag och beslut rörande Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras nedläggning av faderskaps-, personnummer familjerätten avslut föräldraskapsutredning

31 31 (56) Handlingar i ärende rörande hävande Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras av faderskap eller föräldraskap personnummer familjerätten avslut Beslut/domar Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras personnummer familjerätten avslut Anmälan om gemensam vårdnad Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras personnummer familjerätten avslut Kallelser till rättegång, möte med Barnets Plåtskåp på Vid handläggare mm personnummer familjerätten Inkomna och utgående handlingar Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras av betydelse i ärendet personnummer familjerätten avslut Upprättade handlingar av betydelse i Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras ärendet personnummer familjerätten avslut Inkomna och utgående handlingar Barnets Plåtskåp på Vid av tillfällig betydelse och/eller rutin- personnummer familjerätten mässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig Barnets Plåtskåp på Vid betydelse och/eller rutinmässig personnummer familjerätten karaktär Begäran om hjälp från Barnets Plåtskåp på Vid

32 32 (56) utrikesdepartementet personnummer familjerätten Ifrågasättande av faderskap, barnet Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter fött inom äktenskapet personnummer familjerätten avslut Bevaras Ifrågasättande av tidigare fastställt Barnets Plåtskåp på 2 år efter avslut 5 år efter Bevaras faderskap personnummer familjerätten avslut Medverkan i utredning för annan Barnets Plåtskåp på 1 år efter kommun personnummer familjerätten avslut Arbetsblad = aktualiseringsblad Barnets Adm assistent? Vid personnummer Vårdnad, boende och umgänge Tingsrättens begäran om utredning Barnets Plåtskåp på Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda personnummer familjerätten anteckning 5, 15,25 sparas Ärendeblad/journalblad Barnets Plåtskåp på Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda personnummer familjerätten/ anteckning 5, 15,25 sparas verksamhets- system Utdrag ur socialregister Barnets Plåtskåp på Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda

33 33 (56) personnummer familjerätten anteckning 5, 15,25 sparas Utdrag ur polisregister Barnets Plåtskåp på Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda personnummer familjerätten anteckning 5, 15,25 sparas Personbevis Barnets Plåtskåp på Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda personnummer familjerätten anteckning 5, 15,25 sparas Överenskommelser (om tex um- Barnets Plåtskåp på Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda gängesresor) personnummer familjerätten anteckning 5, 15,25 sparas Inkomna och utgående handlingar Barnets Plåtskåp på Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda av betydelse i ärendet personnummer familjerätten anteckning 5, 15,25 sparas

34 34 (56) Upprättade handlingar av betydelse Barnets Plåtskåp på Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda i ärendet personnummer familjerätten anteckning 5, 15,25 sparas Avtal som inte blivit godkända Barnets Plåtskåp på Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda personnummer familjerätten anteckning 5, 15,25 sparas Motivering och beslut till att nämnden Barnets Plåtskåp på Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda inte godkänt avtal personnummer familjerätten anteckning 5, 15,25 sparas Remiss från tingsrätt om samarbets- Barnets Plåtskåp på Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda samtal personnummer familjerätten anteckning 5, 15,25 sparas Av socialnämnden godkända avtal om Barnets Plåtskåp på Får inte *Personer födda boende, vårdnad, umgänge personnummer familjerätten gallras förrän 5, 15,25 sparas barnet fyllt

35 35 (56) 18 år Gallras senast kommunarkivet 5 år efter det att barnet fyllt 18 år Domar från tingsrätt Barnets Plåtskåp på Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda personnummer familjerätten anteckning 5, 15,25 sparas Meddelande till Skatteverket, CSN, Barnets Plåtskåp på Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda Försäkringskassan om godkänt avtal personnummer familjerätten anteckning 5, 15,25 sparas Kallelser till rättegång, möte med Barnets Plåtskåp på Vid handläggare mm personnummer familjerätten Inkomna och utgående handlingar Barnets Plåtskåp på Vid av tillfällig betydelse och/eller personnummer familjerätten rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig Barnets Plåtskåp på Vid

36 36 (56) betydelse och/eller rutinmässig personnummer familjerätten karaktär Adoptioner När barnet anlänt läggs akt upp på barnet. Handlingar i ej genomförda Bokstavsordning Plåtskåp på adoptioner efter faderns namn familjerätten Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15,25 sparas Intyg om adoptionsutbildning Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Ansökningar om medgivande, med Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras bilagor efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Ärendeblad/journalblad Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten/ är aktuellt för uppverkssamhets- följning system

37 37 (56) Utdrag ur socialregister Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Utdrag ur polisregister Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Medgivande till socialnämnden att Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras hämta uppgifter ur andra register, efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppsekretesseftergift följning Anmälan om förslag på barn Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Samtycken med bilagor Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Utredningar Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Handlingar rörande barnets ursprung Barnets person- Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras nummer familjerätten är aktuellt för uppföljning

38 38 (56) Handlingar i genomförda adoptioner Barnets person- Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras nummer familjerätten är aktuellt för uppföljning Referenser Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Yttrande från socialnämnd till tings- Barnets person- Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras rätt nummer familjerätten är aktuellt för uppföljning Yttrande från Nämnden för Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras internationella adoptioner efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Yttrande från Socialstyrelsens Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras rättsliga råd efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Yttranden från behandlande läkare Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Inkomna och utgående handlingar Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras av betydelse i ärendet efter faderns namn familjerätten är aktuellt för upp- Barnets persnr följning Upprättade handlingar av betydelse Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras

39 39 (56) i ärendet efter faderns namn familjerätten är aktuellt för upp- Barnets persnr följning Beslut, medgivanden Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Aktualiseringsintyg Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Ansökan till tingsrätt om adoption Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Tingsrättens dom Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Återkallelse av medgivande Bokstavsordning Plåtskåp på Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda efter faderns namn familjerätten anteckning 5, 15, 25 sparas Överklaganden, med bilagor Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning

40 40 (56) Beslut/domar i förvaltningsdomstol Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Uppföljningsrapporter Bokstavsordning Plåtskåp på När ärendet ej längre 5 år Bevaras efter faderns namn familjerätten är aktuellt för uppföljning Kallelser till rättegång, möte med Bokstavsordning Plåtskåp på Vid handläggare etc efter faderns namn familjerätten Inkomna och utgående handlingar Bokstavsordning Plåtskåp på Vid av tillfällig betydelse och/eller efter faderns namn familjerätten rutinmässig karaktär Barnets persnr Upprättade handlingar av Bokstavsordning Plåtskåp på Vid tillfällig betydelse och/eller rutin- efter faderns namn familjerätten mässig karaktär Barnets persnr TILLSTÅNDSGIVNING OCH TILLSYN ENLIGT ALKOHOL- LAGEN Diarie Datumordning Handläggare 1 år 5 år Bevaras Diarieförda handlingar Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5år Bevaras färdigbehandlat

41 41 (56) Utredningar och förslag till beslut Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Bevaras i ärenden rörande stadigvarande färdigbehandlat serveringstillstånd Tillståndsbevis, stadigvarande Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Bevaras servering (inklusive planritning) färdigbehandlat Domar rörande tillstånds- och Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Bevaras tillsynsärenden färdigbehandlat Överklaganden Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Bevaras färdigbehandlat Utredningar och förslag till beslut i Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Bevaras tillsynsärenden rörande återkallelser färdigbehandlat av serveringstillstånd Återkallelsebeslut av serverings- Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Bevaras tillstånd färdigbehandlat Utredningar och förslag till beslut i Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Bevaras tillsynsärenden rörande varningar och färdigbehandlat sanktioner Beslut rörande varningar, erinran och Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Bevaras sanktioner färdigbehandlat

42 42 (56) Underlag för beslut rörande stadig- Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 3 år efter det Om besluten kan varande serveringstillstånd färdigbehandlat att verksam- förstås utan heten upp- underlagen. hört Anmälningar om utsedda serverings- Bokstavsordning Handläggare Vid ansvariga personer Restaurangrapporter Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 10 år färdigbehandlat Handlingar rörande tillfälliga Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Samtliga serveringstillstånd till allmänheten färdigbehandlat handlingar i ärendet Handlingar rörande tillfälliga Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Samtliga serveringstillstånd till slutna färdigbehandlat handlingar i sällskap och godkännande av lokal ärendet Tillsynsrapporter vid restaurang- Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år vid 5 år med Bör bevaras inspektioner färdigbehandlat undantag angivet i tillsynsärenden undantag som leder till utredning om varning, sanktion eller återkallelse Korrespondens rörande alkohol- Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år vid 5 år med Bör bevaras

43 43 (56) tillstånd färdigbehandlat undantag angivet i tillsynsärenden undantag som leder till utredning om varning, sanktion eller återkallelse Tillsynsrapporter vid kontroll av Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år vid 5 år med Bör bevaras i detaljhandel med öl färdigbehandlat undantag angivet tillsynsärenden undantag som leder till utredning om förbud eller varning Anmälningar om ölförsäljning Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Bevaras När verksamheten färdigbehandlat upphört TILLSYN ÖVER FÖRSÄLJNING AV TOBAK SAMT KONTROLL AV FÖRSÄLJNING AV RECEPTFRIA LÄKEMEDEL Anmälan om försäljning av tobak. Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Bevaras färdigbehandlat Utredningar och beslut om förbud, Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Bevaras föreläggande eller vite i ärenden färdigbehandlat rörande försäljning av tobak.

44 44 (56) Anmälan från lmv om försäljning Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Bevaras av receptfria läkemedel. färdigbehandlat Utredningar och beslut om förbud, Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år Bevaras föreläggande eller vite i ärenden färdigbehandlat rörande försäljning av läkemedel. Tillsynsrapporter, försäljning av tobak Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år vid 5 år Bör bevaras i färdigbehandlat undantag ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite. Korrespondens med näringsidkaren i Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 5 år vid 5 år Bör bevaras i ärenden rörande försäljning av tobak färdigbehandlat undantag ärenden som leder och receptfria läkemedel till utredning om förbud föreläggande eller vite. Yttranden till lotteri inspektionen Bokstavsordning Handläggare Efter avslut, ärendet 3 år färdigbehandlat

45 45 (56) OMSORG OM FUNKTIONS- HINDRADE Insatser enligt SoL Personakt Personnummer Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda ordning system xml fil + anteckning 5, 15, 25 sparas Arkivskåp pappersakt Anmälningar Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Ansökningar från enskild om bistånd Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda eller service, med ev bilagor anteckning 5, 15, 25 sparas Ärendeblad/journalblad Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system anteckning 5, 15, 25 sparas Arkivskåp

46 46 (56) Utredningar i enskilt ärende Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Beslut i enskilt ärende om bistånd Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda och/eller insats anteckning 5, 15, 25 sparas Överklaganden med bilagor Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Beslut/domar i förvaltningsdomstol Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Kallelser ( till möte med handläggare) Vid Dokumentation av planering som rör Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda den enskilde tex handlinsplaner, SIP, anteckning 5, 15, 25 sparas

47 47 (56) vårdplan Remisser till tex arbetsförmedling, Personakt Arkivskåp Vid sjukvård Ansökningar till institutioner om Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda vård anteckning 5, 15, 25 sparas Kopior av räkningar för under- Personakt Arkivskåp 2 år sökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten Meddelande om utskrivning från sluten hälso och sjukvård Vid Inkomna och utgående handlingar Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda av betydelse i ärendet anteckning 5, 15, 25 sparas Upprättade handlingar av betydelse i Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda ärendet anteckning 5, 15, 25 sparas

48 48 (56) Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär i ärendet Vid Vid Registerkontroller som utgör underlag Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda för beslut anteckning 5, 15, 25 sparas Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Vid Fullmakter Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda anteckning 5, 15, 25 sparas Kopior av hyreskontrakt etc Personakt Arkivskåp Vid Genomförandeplaner Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda

49 49 (56) system anteckning 5, 15, 25 sparas Arkivskåp Löpande arbetsanteckningar Låsbart skåp på Vid När dokuenheten mentationen sammanfattats i social journal Social journal Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system anteckning 5, 15, 25 sparas Arkivskåp Insatser enligt LSS Handlingar som inkommit eller Personakt Efter avslut 5 år Bevaras upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med särskild service för och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet Personakt Personnummer Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda ordning system/ arkiv- xml fil+ anteckning 5, 15, 25 sparas skåp pappersakt kommunarkiv

50 50 (56) Genomförandeplanering, SIP Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system/arkiv anteckning 5, 15, 25 sparas skåp Informationsblad (fakta, personupp- Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda gifter, sjukdomar) anteckning 5, 15, 25 sparas Löpande arbetsanteckningar Låsbart skåp på Efter avslut Vid När dokuenheten mentationen sammanfattats i social journal Social journal Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system anteckning 5, 15, 25 sparas Arkivskåp Meddelanden om utskrivning från Personakt Arkivskåp Vid sjukhus eller liknande Aktivitetscheman Vid

51 51 (56) Observationslistor När notering gjorts i social journal Kopior av anteckningar från annan Personakt Arkivskåp Vid Kommun eller landsting Korrespondens av vikt med anhörig/ Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda Brukare/ställföreträdare/ombud anteckning 5, 15, 25 sparas Avtal om handhavande av annans Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda medel anteckning 5, 15, 25 sparas Handläggning LSS Personakt Personnummer Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda ordning system/ arkiv- xml fil+ anteckning 5, 15, 25 sparas skåp pappersakt

52 52 (56) kommunarkiv Ansökningar om insatser med Personakt Arkivskåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda eventuella bilagor anteckning 5, 15, 25 sparas kommunarkivet Journalblad/ärendeblad Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system/ anteckning 5, 15, 25 sparas arkivskåp Utredningar, utlåtanden Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system/ arkiv- anteckning 5, 15, 25 sparas skåp Sammanställning över andra insatser Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system/ arkiv- anteckning 5, 15, 25 sparas skåp

53 53 (56) Beslut om insats Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system/ arkiv- anteckning 5, 15, 25 sparas skåp Överklaganden med bilagor Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system/ arkiv- anteckning 5, 15, 25 sparas skåp Beslut/domar i förvaltningsdomstol Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda system/ arkiv- anteckning 5, 15, 25 sparas skåp Kallelser Vid Dokumentation av planering som rör Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda den enskilde tex SIP, Individuell plan system/ arkiv- anteckning 5, 15, 25 sparas enligt LSS skåp Kopior av räkningar från läkare, 2 år Laboratorier, institutioner mm Personakt Verksamhets-

54 54 (56) system/ arkiv- Anmälan och beslut om ställföre- skåp Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda trädare Personakt Verksamhets- anteckning 5, 15, 25 sparas system/ arkivskåp Inkomna och utgående handlingar av Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda Betydelse i ärendet Personakt Verksamhets- anteckning 5, 15, 25 sparas system/ arkiv- skåp Upprättade handlingar av Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda betydelse i ärendet Personakt Verksamhets- anteckning 5, 15, 25 sparas system/ arkiv- skåp Inkomna och utgående handlingar Personakt Verksamhets- Vid av tillfällig betydelse och/eller system/ arkiv- rutinmässig karaktär skåp Upprättade handlingar av tillfällig Personakt Verksamhets- Vid betydelse och/eller rutinmässig system/ arkiv- karaktär skåp Fullmakter Personakt Verksamhets- Efter avslut 5år* 5 år efter sista *Personer födda

55 55 (56) system/ arkiv- anteckning 5, 15, 25 sparas skåp ÖVRIGT Begäran att få ta del av handlingar Diariet Registrator 5 år Bevaras Sekretess Dokumentation Riskbedömning Ansvarig chef 5 år Bevaras Eget informationsmaterial Enhetschef 5 år 1 ex bevaras Protokollsutdrag, cirkulär och annat Handläggare Vid Se kommunarbets- eller informationsmaterial av gemensam tillfällig betydelse rutin Sammanställning av egna enkäter Enhetschef 5 år Bevaras Projekt och övriga utredningar/ Handläggare 5 år Bevaras Bör ingå i diarierapporter och andra hand- förda handlingar lingar av vikt för ärendets belysning

56 56 (56) Annonsbeställningar-kopia Respektive chef 2 år Fotografier, filmer, video, ljudband Respektive chef 5 år Bevaras som rör verksamheten