Personakter gallras årligen 5 år efter sista anteckning. Undantag: Personer födda den 5, 15, Administrera ekonomiskt bistånd

Transkript

1 HANTERINGSANVISNINGAR SOCIALFÖRVALTNINGEN 3 - stöd och omsorg administrera ekonomiskt bistånd - försörjningsstöd boutredningar, dödsboanmälningar budget- och skuldrådgivning ge stöd och omsorg för barn, unga, familjer - barn, unga, familjer - myndighet barn, unga familjer - uppdragstagare ungdomstjänst barn, unga, familjer - utförare ge stöd och omsorg för vuxna - missbruk, beroende: myndighet yttrande från andra myndigheter missbrukarvård: utförare socialpsykiatri: utförare hjälp med boende hantera familjerättsärenden - fader- och föräldraskap adoption: medgivande adoption: uppföljning yttrande enligt namnlagen vårdnad, boende, umgänge ge stöd och omsorg för äldre - stöd och omsorg för äldre - myndighet - stöd och omsorg för äldre - utförare ge stöd och omsorg för personer med funktionsnedsättning insatser enligt LSS: myndighet - insatser enligt SoL: myndighet utförande verksamhet enligt SoL och LSS ge kommunal hälso- och sjukvård patientjournaler, medicinsk dokumentaton introduktion för nyanlända pröva tillstånd och göra tillsyn tillståndspliktig verksamhet anmälningspliktig verksamhet tillsyn kvalitetsuppföljning hantera synpunkter rapportera enligt lex Sarah utvärdera anbud, anbudsgivare gällande hemtjänst enligt LOV rapportera enligt lex Maria Strukturenhet Processnamn Personakter gallras årligen 5 år efter sista anteckning. Undantag: Personer födda den 5, 15, 3.1 Administrera ekonomiskt bistånd 25 varje månad. Dessa akter levereras till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning. Försörjningsstöd Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Samlad personakt Bevaras/5 år Närarkiv/server Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Tidsbokning Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Anteckningar från telefonsamtal. Rensas när informationen skrivits in i ärendeblad (utredning) och journal. Om ärendet inte öppnas, sätt in i kronologisk pärm i receptionen. Ansökan Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Utredning Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Upprättas vid öppnade av nytt ärende. Detta är själva utredningen, kallades förut för ärendeblad. i ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Förekommer Handläggare Kallelse till handläggare etc Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Inkommande eller utgående handlingar. E-post kan antingen kopieras in i journalen eller antecknas om att e-post inkommit och lagts i akten Journalblad Bevaras/5 år Verksamhetssystem Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Vid avslut skrivs alla journalanteckningar ut och läggs till akten. Samtycke Bevaras/5 år Personakt Nej Förekommer Handläggare För att bryta sekretessen Normberäkning Vid inaktualitet Verksamhetssystem Nej Ja Handläggare Används vid uträkning av ekonomiskt bistånd

2 Beslut i enskilt ärende Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Rapporter och anmälningar 2 år Personakt Nej Förekommer Handläggare Förteckning över sökta arbeten Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Anställningsintyg Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Besked om uppsägning av arbete Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Vid beviljande beslut av norm eller avslag. Om man inte uppfyller kriterierna kan man begära ett skriftligt avslag. ID-handling Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Underlag till utredning, förvaras så länge personen är aktuell. Om person saknar ID-handling krävs uppehållstillstånd. Självdeklaration och slutskattsedel Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Kontoutdrag/ översikt enskild ekonomi Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Kopior av fakturor, Handläggare 6 månader, därefter underlag för utbetalning 2 år gallringsarkiv Nej Nej Handläggare Underlag för utbetalning förvaras ej i personakt Handläggare 2 år, Kvitton 10 år därefter gallringsarkiv Nej Nej Handläggare Underlag för utbetalning förvaras ej i personakt Lönespec etc Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Sanningsförbindelser Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare T. ex hyreskontrakt, köpeskilling, lån och Underlag gällande boende och boendekostnad Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare räntekostnader m.m. I normberäkningen framgår hur detta påverkar beräkning för boendekostnad. Informationen återges i (grund)utredningen. Fullmakter Bevaras/5 år Handläggare Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Närvarorapport Vid inaktualitet Systematisk förvaring Systematisk förvaring Nej Handläggare AMA, SFI, praktikplats etc Etableringsplan Bevaras Diarieförs Kommunarkiv Ja Handläggare Se process 3.8 Heter etableringsplan som fås av arbetsförmedlingen Underlag för integration (Migrationsverket) Bevaras Diarieförs Kommunarkiv Ja Handläggare Se process 3.8 Heter idag bosättningsmeddelande Läkarintyg/ sjukskrivningar Vid inaktualitet Personakt Nej Ja Handläggare Återsökning nyanlända Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Återkrav Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Beslut/domar i förvaltningsdomstol Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Förvaltningsdomstol Information myndigheter/ socialtjänstenheter emellan Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Handläggare Folkbokföring, bilregister,företagsregistret, Försäkringskassan, arbetförmedling, CSN, A-kassa mm Remisser Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare

3 Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Samordnad individuell plan Individuell plan Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner mm Upprättas inom 3 månader i nytt ärende, ska finnas i alla ärenden uppdateras Kopia av överklagande med bilagor Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Handling som ej tillhör/ ger upphov till ärende 2 år Handlingen sätts in i kronologisk pärm med eget register där den registreras. Pärmen diarieförs. Nej Förekommer Handläggare Handlingar som rör personer som saknar personakt och där den aktuella handlingen inte genererar en personakt. T ex orosanmälningar, elskulder, underrättelser om LOB, meddelande om avhysning Boutredningar och dödsboanmälningar Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Ekonomiska redovisningar 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Underlag från bank och försäkringsbolag, skatteverket, värdeintyg, ägandeskap bostad, marknadsvärdeintyg, etc Bouppteckningsintyg 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Tidigare make/maka ev bouppteckning Kopior på fakturor 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Dödfallsintyg med släktutredning 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Fullmakt 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Vid förvaltning av dödsbo Korrespondens 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Mottagnings-/ utlämningskvitton 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Vid förvaltning av dödsbo Kopior på dödsboanmälan 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Tillvaratagna patienttillhörigheter 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Vid förvaltning av dödsbo Styrkt förteckning övertillgångar och utgifter 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Används enbart om inte handläggaren kan träffa dödsbodelägaren Intyg om hemmets lösöresvärde 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Kan ersätta hembesök Protokoll vid hembesök 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Budget- och skuldrådgivning Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Statistikunderlag Vid inaktuallitet Server Nej Nej Handläggare Registreras i BOSS Ärendeblad 5 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Förvaras i BOSS registreras i BOSS. Även för skuldsanering och Ekonomisk kartläggning 5 år Server Nej Nej Handläggare frivilliga uppgörelser Budgetblad Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Eget arbetsblad för budget Beslut från kronofogden om skuldsanering 5 år Närarkiv Nej Nej Handläggare Omprövning 5 år Närarkiv Nej Nej Handläggare Så länge skuldsaneringen varar. Kronofogdens omprövning

4 3.1.3 Underlag för budget Vid inaktualitet server Nej Nej Handläggare Vid inaktualitet, dock Övriga beslut från tidigast vid avslutat Kronofogden ärende Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Klientens ekonomiunderlag, förmedlas oftast muntligt. Finns i BOSS. Personakter gallras årligen 5 år efter sista anteckning. Undantag: Personer födda den 5, 15, 25 varje månad. Dessa akter levereras till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning. OBS: När ett barn blivit placerat utanför hemmet ska 3.2 Ge stöd och omsorg för barn, unga och familjer akten alltid bevaras i sin helhet oavsett födelsedatum. Barn, unga och familjer: myndighet Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Samlad personakt Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare När ett barn blir placerat utanför hemmet ska akten alltid bevaras i sin helhet. Ansökan som ej leder till ärende kan gallras vid Ansökan med ev bilagor Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare inaktualitet. Journalblad Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Utredningar i enskilt ärende Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Beslut i enskilt ärende Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Överklaganden Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Beslut/domar Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Anvisning från Migrationsverket Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Kallelser Vid inaktualitet Server/personakt Nej Nej Handläggare Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Genomförandeplan Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Vårdplan Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Remiss Vid inaktualitet Server/personakt Nej Förekommer Handläggare Remiss till tex arbetsförmedling, bostadsaförmedling, läkare, beroendevård Ansökan om institutionsvård Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Kopior av räkningar 2 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Från läkare, laboratorier, institutioner mm, räkningar på uppdrag av socialtjänsten Ansökan om särskilt förordnad vårdnadshavare Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Meddelande om utskrivning Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Handläggare Överenskommelser Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Avgiftsbefrielse Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Handläggare för ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Inkomna, utgående eller upprättade handlingar

5 karaktär Vid inaktualitet Server/personakt Nej Förekommer Handläggare Inkommande, utgående, upprättade handlingar Polisrapporter Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Kan vara anmälan Tillsynsrapport Bevaras/5 år Server/diarieförs Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Tolkhjälp Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Fullmakter Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Nej Handläggare Individavtal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Yttrande till polis/åklagare eller allmän domstol Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Yttrande i körkortsärende Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Utredningsplan Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Beslut om upphörande av vård Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ansökan om LVU Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare När ett barn blir placerat utanför hemmet ska akten alltid bevaras i sin helhet. Eftersökning av peng Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Egenavgift Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Placeringsinformation Bevaras Server/personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Konsultationsdokument Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Förhandsbedömningar/ aktualisering Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Handläggare Om inget ärende startas Åtalsunderlåtelse Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Diarieföring samt Klagomål Bevaras verksamhetssystem Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Skickas till registrator SN för diarieföring. Ansvarsförbindelser Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare God man Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Begäran om handräckning Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ordförandebeslut Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Om omedelbart omhändertagande och placering Underställan till domstol Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Av ordförandebeslut Behandlingsrapporter/resumé Anteckningar från utförare kan gallras när Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare sammanfattning tillförts personakten Beslut om umgängesrestriktion Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Beslut om hemlighållande av vistelseort Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Flyttningsförbud Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare

6 Handling som ej tillhör/ ger upphov till ärende 2 år Handlingen sätts in i kronologisk pärm med eget register där den registreras. Pärmen diarieförs. Nej Förekommer Handläggare Handlingar som rör personer som saknar personakt och där den aktuella handlingen inte genererar en personakt. T ex orosanmälningar, polisanmälningar Barn, unga och familjer: uppdragstagare (kontaktfamilj, kontaktperson, familjehem) Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Ansökan/ intresseanmälan Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ärendeblad/journalblad Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Utredningar av familjehem, kontaktperson/familj Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Avtal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Skriftlig uppsägning Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Registerutdrag Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare för ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Förekommer Handläggare Ungdomstjänst Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Dom från allmän domstol Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Arbetsplan Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Intyg om fullgjord ungdomstjänst Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Återrapportering till åklagare Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Journal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Ungdomskontrakt Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare för ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Inkomna, utgående eller upprättade handlingar karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Inkommande, utgående, upprättade handlingar Barn, unga och familjer: utförare Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Enkät utvärdering Vid inaktualitet Pärmar arkivskåp Nej Ja Utförare Mall. Utvärdering av insats /enkät till kunden/anonym. Sammanställs årsvis i ärendet Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Utförare Daganteckningar Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Utförare

7 3.2.4 Inkommen synpunkt Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Utförare Skickas till registrator SN för diarieföring Till socialsekreteraren /personakten tillsammans Behandlingsplan Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Ja Utförare med resumén Registrerade avvikelser i verksamhetssystem Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Utförare Kopia uppdrag med genomförandeplan Vid inaktualitet Säkerhetsskåp Nej Ja Utförare Socialsekreteraren ansvarig handläggare. Kopior kan gallras vid avslutat ärende Kopia samordnad individuell plan (SIP) Vid inaktualitet Säkerhetsskåp Nej Ja Utförare Kopior kan gallras vid avslutat ärende Uppdrag insats Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Samtyckesblankett Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Ja Utförare Till socialsekreteraren /personakten tillsammans med resumén Tolkhjälp Vid inaktualitet Säkerhetsskåp Nej Nej Utförare Beställs från ramavtal Socialjournal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Sammanfattning över insats till socialsekreteraren efter avslutat ärende, tillförs personakten Personakter gallras årligen 5 år efter sista anteckning. Undantag: Personer födda den 5, 15, 3.3 Ge stöd och omsorg för vuxna 25 varje månad. Dessa akter levereras till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning. Missbruk och beroende: myndighet Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Samlad personakt Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ansökningar Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Anmälningar Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Journalanteckningar Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Utredning i enskilt ärende Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Beslut i enskilt ärende Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Uppdrag Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Arbets-, handlings-, behandlings-, vårdplaner Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Avtal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ansvarsförbindelser för kostnader Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare LVM Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare LVU Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ansökan om vård av missbrukare i vissa fall LVM med bilagor Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Skickas till förvaltningsrätt Handlingar från förvaltningsrätt Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare

8 Begäran om handräckning Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ansökan till institutioner om vård Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Överklagande Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Läkar-, psykologutlåtande Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare i ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare karaktär Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Handläggare Klagomål åtgärdsplaner 1 år efter händelsen Server/personakt Nej Ja Handläggare Yttrande till åklagare och allmän domstol Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Samtycke Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Individuell plan (IP) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Egenavgift Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Handling som ej tillhör/ Handlingen sätts in i kronologisk pärm med eget register där den registreras. Pärmen ger upphov till ärende 2 år diarieförs. Nej Förekommer Handläggare Handlingar som rör personer som saknar personakt och där den aktuella handlingen inte genererar en personakt. T ex orosanmälningar, underrättelser om LOB Begäran om yttrande från andra myndigheter Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Samlad personakt Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Begäran om yttrande om lämplighet Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Lämplighetsyttrande till myndigheter för t ex körkort, hemvärn, vapenlicens, kriminalvården, kontaktfamilj etc Yttrande i körkortsärende Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Yttrande Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Journal Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Missbrukarvård: utförare Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Uppdrag insats Behandlingsplan Bevaras/5 år Server Kommunarkiv/nej Ja Utförare Kopia kan gallras, original finns på myndighetsavdelningen Daganteckning Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Utförare Inkommen synpunkt Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Utförare Skickas till registrator SN för diarieföring

9 3.3.3 i ärendet Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Utförare karaktär Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Utförare Samtyckesblankett Bevaras/5 år Pärm arkivskåp Kommunarkiv/nej Nej Utförare Samtycke om att bryta sekretess. Gäller 6 månader eller tills den återtas Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Ja Utförare Tillförs personakt. Kopia kan gallras Tolkhjälp Vid inaktualitet Säkerhetsskåp Nej Nej Utförare Beställs från ramavtal Orosanmälan Bevaras/5 år Server Kommunarkiv/nej Ja Utförare Riskanalys Socialjournal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Journaler med bilagor från hem för vård eller boende. Resumé tillförs personakt/handläggare Missbruksutredningar Bevaras/5 år Server Kommunarkiv/nej Ja Utförare Tex ASI Bedömningsinstrument Bevaras/5 år Server Kommunarkiv/nej Ja Utförare ADDIS Registrerade avvikelser i verksamhetssystem Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Socialpsykiatri: utförare Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Genomförandeplan Bevaras/5 år Server Kommunarkiv/nej Ja Utförare Även bilagor t ex riskbedömningar, särskilda behov, beskrivning hur den personen ska bemötas och stödjas. Hur samarbete /samverkan ska ske Kopia i pärm kan gallras. original hos myndighetsavdelningen Uppdrag insats Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Kopia kan gallras. original hos myndighetsavdelningen Daganteckning Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Utförare Samtycke om att bryta sekretess Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Utförare Tillförs personakt/ handläggare Blankett inkommen Inkomna klagomål samt åtgärdssvar mailas till synpunkt Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Utförare registrator SN för diarieföring Anmälan Lex Sarah (kopior) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Utförare Original hos myndighetsavdelning. Löpande arbetsanteckningar kan gallras när dokumentationen sammanfattats och lagts till Socialjournal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare personakt Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Kopia i pärm kan gallras. original hos myndighetsavdelningen Avtal om handhavande av annans medel Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Nej Utförare Registrerade avvikelser i verksamhetssystem Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja utförare i ärendet Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Utförare karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Utförare Hjälp med boende Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning

10 3.3.5 Ansökningar Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Avtal Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Hyresavtal, avstående från besittningsrätt, etc Journalanteckningar Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Utredning i enskilt ärende Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Beslut i enskilt ärende Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare i ärendet Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Klagomål åtgärdsplaner Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Skickas till registrator SN för diarieföring Samtycke Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Tillförs personakt/ handläggare Giltig hemförsäkring lgh Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 3.4 Hantera familjerättsärenden Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Fader- och föräldraskap Personakt fader- och föräldraskap Bevaras Närarkiv Kommunarkiv Ja Handläggare Underrättelse från Skatteverket Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Brev till modern Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Ärendeblad/ journalanteckning Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Alla akter bevaras i sin helhet. Akterna levereras till kommunarkivet senast när barnet blir myndigt. Brev till modern med anledning av underrättelse om nyfött barn Protokoll för utredande om faderskap Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Sambo, mor, far Fader- och föräldraskapsbekräftelse Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Samkönade föräldrar Anmälan om gemensam vårdnad Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare ID-handlingar Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Samtycke om assisterad befruktning Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Intyg Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Intyg om ultraljudsundersökning, förlossning, utveckling etc vid MF Rättsgenetisk och rättskemisk undersökning Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Vid behov Underlag och beslut om nedlagd utredning Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Hävande av faderskap eller föräldraskap Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare

11 Beslut/domar Bevaras Personakt Kommunarkiv Förekommer Handläggare Kallelser Vid inaktualitet Handläggare Nej Ja Handläggare Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm för ärendet Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare karaktär Vid inaktualiltet Handläggare Nej Ja Handläggare Begäran om hjälp från utrikesdepartementet Vid inaktualitet Handläggare Nej Ja Handläggare Anmälningar om faderoch föräldraskap Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Till Skatteverket Adoption: medgivande Ansökningar om medgivande Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Ärende- och journalblad Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Alla akter bevaras i sin helhet. Akterna levereras till kommunarkivet senast när barnet blir myndigt Utredningshandlingar Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Läkarintyg, referensbrev, polisregisterutdrag, mm Intyg om adoptionsutbildning Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Obligatorisk Återkallelse av medgivande Vid ändrade förhållanden som påverkar tidigare medgivande Beslut Bevaras Personakt Kommunarkiv Alla akter bevaras i sin helhet. Akterna levereras till kommunarkivet senast när barnet blir Adoption: uppföljning myndigt Uppföljningsrapport Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Samtycke efter barnbesked Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Handlingar rörande barnets ursprung Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Beslut Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Aktualiseringsintyg Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Komplettering, kan innehålla mindre ändringar som inte påverkar medgivandet Utredningar Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Personakter gallras årligen 5 år efter sista anteckning. Undantag: Personer födda den 5, 15, Yttrande enligt namnlagen 25 varje månad. Dessa akter levereras till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Remiss från tingsrätten Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Nej Handläggare Utredning Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Nej Handläggare Beslut Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Nej Handläggare

12 3.4.5 Vårdnad, boende, umgänge Personakter gallras årligen 5 år efter sista anteckning. Undantag: Personer födda den 5, 15, 25 varje månad. Dessa akter levereras till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning. OBS: Avtal om vårdnad, boende och umgänge får ej gallras förrän barnet fyllt 18 år Ärendeblad, journalblad Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Rapport till tingsrätt om samarbetssamtal/umgängesstöd Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Avtal med föräldrar Bevaras tills barnet fyllt 18 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Yttranden Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Enl. FB 16:19, skickas till tingsrätten Utredningar Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Vårdnadsutredningar, kontaktperson, avtal karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Förekommer Handläggare i ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Personakter gallras årligen 5 år efter sista anteckning. Undantag: Personer födda den 5, 15, 3.5 Ge stöd och omsorg för äldre 25 varje månad. Dessa akter levereras till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning. Stöd och omsorg för äldre: myndighet Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Samlad personakt Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ansökan om bistånd Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ansökan från enskild om bistånd eller service (hemtjänst, plats i särskilda boendeformer) Förenklad ansökan om bistånd Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Endast serviceinsatser hemtjänst samt larm Utredningar med underlag Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Beslut Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Överklagande med bilagor Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Beslut/domar i förvaltningsdomstol Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Klagomål åtgärdsplaner Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Till registrator SN för registrering, sedan till berörd chef Journalanteckningar Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Underlag för fastställande av avgift Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Avgiftsbeslut Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Kvittens 5 år Närarkiv Nej Nej Handläggare

13 i ärendet Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Inkomna, upprättade, utgående handlingar karaktär Vid inaktualitet Säkerhetsskåp Nej Förekommer Handläggare Avtal Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Individavtal Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Anmälan/beslut om ställföreträdare/ ombud Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare God man, förvaltarskap etc Fullmakter Bevaras/5 år Personakt, närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Genomförandeplan Bevaras/5 år Personakt, närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Underskriven överenskommelse med kund Beställning 2 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Kundvalsblankett Vid inaktualitet Handläggare Nej Förekommer Handläggare Anmälningar enligt Lex Sarah Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Lämnas till registrator SN för diarieföring Avvikelsehantering 5 år Personakt, närarkiv Nej Ja Handläggare Beslut om riksfärdtjänst 5 år Personakt, närarkiv Nej Förekommer Handläggare Yttranden Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Från domstol, kriminalvård,skatteverket, FK Tandvårdsstödsintyg Vid inaktualitet Säkerhetsskåp Nej Ja Handläggare Egenvårdsintyg Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Inkomstuppgift 1 år Agiftsakt lilla arkivet Nej Nej Handläggare Information om hemtjänst Bevaras Informationsenhet Nej Egenproducerad trycksak Stöd och omsorg för äldre: utförare Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Uppdrag insats Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Ja Utförare Kopior kan gallras vid avslutat ärende Hyreskontrakt mm 2 år Säkerhetsskåp Nej Nej Utförare Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Levnadsberättelser Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Förekommer Utförare Frivilligt. Kopior kan gallras vid avslutat ärende Genomförandeplan Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Ja Utförare Bevaras om insatser i särskilt boende. Till personakten Kopior kan gallras vid avslutat ärende Register över brukares nycklar Vid inaktualitet Närarkiv/pärm Nej Nej Utförare Uppdateras löpande. Kvittenser till brukare/ boende gallras 2 år efter upphörd service. Avtal om handhavande av annans medel Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Ja Utförare Redovisning gallras efter 10 år. Fickpengsredovisning efter 2 år Daganteckning Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Utförare När dokumentation sammanfattats i personakt kan anteckningar gallras Socialjournal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Sammanfattning över insats till handläggaren efter avslutat ärende, tillförs personakten Signeringslistor hälso-/ sjukvård 10 år Närarkiv Nej Förekommer Utförare Kopior kan gallras vid avslutat ärende i ärendet Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Utförare Kopior kan gallras vid avslutat ärende

14 karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Utförare Vårdtyngdsmätningar, Arbetsanteckningar hos kund ska införas i journal om det har betydelse för ärendet underlag Vid inaktualitet Närarkiv Nej Förekommer Utförare När sammanställning gjorts Register över trygghetslarm Vid inaktualitet Server Nej Nej Utförare När innehavet har upphört Nyckelhantering vid larm hemtjänst 2 år Närarkiv Nej Nej Utförare Larmrapport med register 5 år Server Nej Nej Utförare Vid behov för avvikelsehantering Statistik 2 år Närarkiv Nej Nej Utförare Matlista Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Utförare Handlingar som rör Handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende avvikelsehantering 5 år Närarkiv Nej Förekommer Utförare bevaras med ärendeakten Anmälningar enligt Lex Original hos myndighetsavdelning. Kopia i Sarah, kopior Bevaras/5 år Server Kommunarkiv/nej Förekommer Utförare personakt Synpunkt Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Utförare Skickas till registrator SN för diarieföring. Registrerade avvikelser i verksamhetssystem Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare 3.6 Ge stöd och omsorg för personer med funktionsnedsättning Insatser enligt LSS: Personakter gallras årligen 5 år efter sista anteckning. Undantag: Personer födda den 5, 15, 25 varje månad. Dessa akter levereras till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning. OBS: När ett barn blivit placerat utanför hemmet ska akten alltid bevaras i sin helhet oavsett födelsedatum myndighet Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Olika typer av insatser. Här ingår även Ansökan om insats Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare förhandsbesked. ADL-bedömning, psykologutlåtande, utlåtande Utredning/utlåtanden Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare från skolan m.m. Både i personakt och system. Beslut ingår i utredningen. Underskrift krävs. Är även Beslut om insats Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare nämndsbeslut. För att kunna ta reda på sin historia/ bakgrund ska insatser /uppgifter om boende/placering för barn Insats boende för och ungdomar som behöver bo utanför barn/ungdom Bevaras Server/personakt Kommunarkiv Förekommer Handläggare föräldrahemmet undantas från gallring Insatsavtal Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej ja Handläggare Olika former av avtal, t ex individavtal eller avrop. Överklagande med Vi skickar ut överklagande till rätt instans med bilagor Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare underlag Återtagande av ansökan Vid inaktualitet Närarkiv Nej Ja Handläggare

15 3.6.1 Domar Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Kallelser Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Samtycke Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Fullmakter Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Nej Handläggare Journalanteckning Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Dokumentation från annan myndighet Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Genomförandeplan Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ev individuell plan begärd av den enskilde Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare F-kassans beslut om personlig assistans Vid inaktualitet Server/pärm Nej Ja Handläggare Personakter i brandsäkra aktskåp Pågående i svarta lådor i receptionens arkiv Dokumentation bevaras i akt, kan vara omfattande underlag från annan kommun. Utföraren tar fram den med brukare. Underlag för uppföljning Beslut om riksfärdtjänst 5 år Personakt Nej Ja Handläggare Tandvårdsstödsintyg Vid inaktualitet Personakt Nej Ja Handläggare I form av journalanteckning Läkarintyg/ utlåtande Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej ja Handläggare Kopia registerutdrag om god man/ förvaltare Bevaras/5 år Server/personakt/ diarieföring Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Kopia på registerutdrag. Läggs även i personakt karaktär Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare för ärendet Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Inkommande och upprättade handlingar Yttranden Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Från domstol, kriminalvård, skatteverket, FK Klagomål och Synpunkt av allmän karaktär kan gallras efter 2 år. Årlig förteckning över klagomål av allmän karaktär åtgärdsplaner Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare sammanställs och bevaras Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Anmälan, utredning, klagomål och polisanmälan Lex Sarah Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare även i personakt. Insatser enligt SoL: myndighet Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Ansökningar om insatser med ev bilagor Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Journalanteckning Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Utredning/utlåtanden Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Beslut om insats Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Överklagande med bilagor Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Beslut/domar i förvaltningsdomstol Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Kallelser Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare Samlad personakt Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare

16 i ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Fullmakter Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Nej Handläggare Uppdrag Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Kopia kan gallras vid avslut Anmälningar enligt Lex Sarah Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Kopia i personakt Kopior av anteckningar från annan myndighet Vid inaktualitet Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Om relevanta anteckningar gjorts i personakt karaktär Vid inaktualitet Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Gäller även handlingar daterade tidigare än Klagomål och åtgärdsplaner Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare I personakt samt kopia i pärm hos enhetschef samt diairefört ärende i Platina Läkare m fl aktualiserar ett ärende. Blir ibland Aktualisering Vid inaktualitet Närarkiv Nej Ja Handläggare inget ärende. Återtagande av ansökan Vid inaktualitet Närarkiv Nej Ja Handläggare Yttranden Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Från domstol, kriminalvård, Skatteverket, FK Tandvårdsintyg Vid inaktualitet Närarkiv Nej Ja Handläggare Förordnande om god man/ förvaltare/ förmyndare Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Egenavgift Vid inaktualitet Närarkiv Nej Ja Handläggare Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Utförande verksamhet enligt SoL och LSS Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Avvikelsehantering Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Uppdrag insats Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Kopia i pärm/arkivskåp. Kan gallras vid inaktualitet Genomförandeplan Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Även bilagor t ex riskbedömningar, särskilda behov, beskrivning hur personen ska bemötas och stödjas. Hur samarbete /samverkan ska ske Uppgifter om barn placering/boende utanför föräldrahemmet ska all info bevaras. Underskriven GP bevaras i personakt. Kopia kan gallras i ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare karaktär Vid inaktuallitet Närarkiv Nej Nej Utförare Avtal om handhavande av annans medel Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Ja Utförare Redovisning gallras efter 10 år. Fickpengsredovisning efter 2 år Aktivitetsscheman Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare Samtycke om att bryta sekretess Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Nej Utförare Skickas upp till LSS-handläggare

17 3.6.3 Tidsredovisning LASS till försäkringskassan 2 år Server Nej Nej Utförare Debiteringsunderlag Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Skickas till handläggare och tillförs personakt Socialjournal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Löpande arbetsanteckningar kan gallras när dokumentationen sammanfattats, resumé, i personakt Inkommen synpunkt Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Utförare Skickas till registrator SN för diarieföring T ex utskrivning från sjukhus/psykiatri och Utskrivning Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare liknande. Anmälan enligt Lex Original hos myndighetsavdelning bevaras. Anteckningar från tfnsamtal, e-post mm i ärendet Sarah - kopior Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Utförare tillförs personakten Daganteckningar Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Utförare Utbetalningsbesked från försäkringskassan 2 år Server Nej Nej Utförare Registrerade avvikelser i verksamhetssystem Observationslistor Vid inaktualitet Närarkiv Nej Ja Handläggare All HSL-dokumentation på servern ska skrivas ut 3.7 Ge kommunal hälso- och sjukvård på papper och tillföras hälso- och sjukvårdsjournal efter avslutat ärende Patientjournaler, medicinsk dokumentation Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Hälso- och sjukvårdsjournal Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Analyser bedömningsinstrument 10 år/bevaras Server/patientjournal Verksamhetssystem Ja Leg personal Leg personal använder olika bedömningsinstrument, t ex rek från nationella kvalitetsregister Omfattar information ang patient mellan vårdgivare, t ex behandlingsmeddelande, epikris, ordinationer, vårdplanering, remissvar från läkare, Informations- överföring 10 år/bevaras Server/patientjournal Verksamhetssystem Ja Leg personal labsvar, telefonrådgivning (anteckning) Fotografi 10 år/bevaras Patientjournal Verksamhetssystem Ja Leg personal Personfoto (ID), sårdokumentation Signeringslistor Bevaras Patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Iordningsställa läkemedel, utdelade narkotiska preparat, kost- och vätskeregistrering, vändschema, namnförtydliganden Namnförtydligande Bevaras Närarkiv Kommunarkiv Nej Leg personal Munhälsa 10 år/bevaras Patientjournal Verksamhetssystem Ja Leg personal Tandvårdsintyg, munhälsobedömning Avvikelsehantering Bevaras Server/diarieförs Kommunarkiv Ja Leg personal Enligt gällande riktlinjer avvikelsehantering Anmälningar enl bestämmelser Lex Maria Patientnämnd Bevaras Patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Protokoll, beslut gällande enkild person tillförs journalen Delegering Bevaras Patientjournal Kommunarkiv Nej Leg personal Enligt gällande riktlinjer ADL-bedömning Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Är en journalhandling och sparas som journal

18 3.7.1 Förflyttningsbedömning Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Kontaktuppgift till närstående Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Kontroll av identitet Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Medicinska diagnoser Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Riskbedömning Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Samtycke Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Patientansvarig vårdcentral/ läkare Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Omvårdsansvarig Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Sjuksköterska/sjukgymnast/arbetsterapeut Vårdplan Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Vårdboende samt läkemedelstider 3.8 Introduktion för nyanlända Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Sekretessmedgivande Bevaras Diarieförs Kommunarkiv Nej Handläggare Personakter gallras årligen 5 år efter sista anteckning. Undantag: Personer födda den 5, 15, 25 varje månad. Dessa akter levereras till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning. Underlag för integration (Migrations-verket) Bevaras Diarieförs Kommunarkiv Ja Handläggare Introduktionsplan Bevaras Diarieförs Kommunarkiv Ja Handläggare Underlag för introduktions-ersättning Vid inaktualitet Personakt Nej Ja Handläggare Personakt Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Närvarorapporter om undervisning och praktik, kvitton, ersättningar Ansökan om introduktions-ersättning Bevaras Diarieförs Kommunarkiv Ja Handläggare Pröva tillstånd och göra 3.9 tillsyn Tillståndspliktig verksamhet Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Ansökan om serveringstillstånd 3 år efter tillståndet gått ut Närarkiv Nej Nej Handläggare Anmälan om försäljning Vid inaktualitet/när verksamheten upphört Närarkiv Nej Nej Handläggare Förslag/underlag för beslut Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Kommer från SRMH Beslut Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Överklagande Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Domar Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Restaurangrapporter 10 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Ska egentligen till Folkhälsoinstitutet

19 3.9.1 Anmälan om serveringsansvariga personer Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare Gallras när tillståndet gått ut Tillståndsbevis Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Tillfälliga serveringstillstånd allmänhet 5 år Närarkiv Nej Nej Handläggare Tillfälliga serveringstillstånd slutna sällskap 5 år Närarkiv Nej Nej Handläggare Anmälningspliktig verksamhet Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Anmälan om försäljning med bilagor Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare När verksamheten upphört Tillsyn Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Tillsynsplan Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare Tillsyns- och kontrollrapport 5 år med angivet undantag Server/personakt Kommunarkiv/nej Handläggare Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelser av serveringstillstånd Beslut om återkallelse Bevaras Närarkiv Kommunarkiv Nej Handläggare 3.10 Kvalitetsuppföljning Hantera synpunkter Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Klagomål/synpunkt Bevaras/2 år Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Ja Handläggare E-post, sms, telefon (antecknas), brev, blankett, webbkommentar, osv. Gallras efter 2 år om sammanställning görs. Sammanställning av Gör årligen i samband med inkomna synpunkter Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Förvaltningsch verksamhetsberättelsen Åtgärdsplan Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Ja Handläggare Svarsbrev Bevaras/2 år Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Gallras efter 2 år om sammanställning görs Rapportera enligt Lex Sarah Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Avvikelserapport Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Återkoppling från IVO Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Utredning med ev bilagor Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Rapporten läggs tillsammans med utskrift av den aktuella avvikelserapporten i Platina Utvärdera anbudsgivare och anbud gällande hemtjänst enligt LOV Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Ansökan Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare Checklista för granskning Vid inaktualitet Handläggare Nej Prövas Handläggare Avtal Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare Avslagsbeslut Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare Rapportera enligt Lex Maria Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Dokumentation avvikelserapport Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Ja Handläggare