Hanteringsanvisningar SN
|
|
- Henrik Isak Axelsson
- för 5 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 Hanteringsanvisningar SN
2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott Hanteringsanvisningar 2019 (SN ) Beslut Socialnämndens arbetsutskott föreslår att socialnämnden antar förvaltningens förslag till revidering av hanteringsanvisningar inom socialnämndens verksamhetsområde. Ärendebeskrivning Varje myndighet ska upprätta hanteringsanvisningar, tidigare benämnda dokumenthanteringsplaner, som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Anvisningarna ska årligen ses över och revideras vid behov (6 Arkivlagen). Varje nämnd beslutar om hanteringsanvisningar inom sitt verksamhetsområde. Nämndens beslut innebär att gallring av handlingar och information får ske enligt hanteringsanvisningarna. De förändringar som föreslås inför denna revidering är markerade i gult. Yrkanden Ordförande, Torbjörn Einarsson (C), yrkar att socialnämndens arbetsutskott föreslår att socialnämnden antar förvaltningens förslag till revidering av hanteringsanvisningar inom socialnämndens verksamhetsområde. Beslutsgång Ordförande, Torbjörn Einarsson (C), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att socialnämndens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse - revidering av hanteringsanvisningar 2. Hanteringsanvisningar socialnämnden Expedieras till Akten, intranätet Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 178
3 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR SN SANDRA PEDERSEN SID 1/1 KOMMUNARKIVARIE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Hanteringsanvisningar 2019 Förslag till beslut Socialnämnden antar förvaltningens förslag till revidering av hanteringsanvisningar inom socialnämndens verksamhetsområde. Ärendet i korthet Varje myndighet ska upprätta hanteringsanvisningar, tidigare benämnda dokumenthanteringsplaner, som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Anvisningarna ska årligen ses över och revideras vid behov (6 Arkivlagen). Varje nämnd beslutar om hanteringsanvisningar inom sitt verksamhetsområde. Nämndens beslut innebär att gallring av handlingar och information får ske enligt hanteringsanvisningarna. De förändringar som föreslås inför denna revidering är markerade i gult. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, Hanteringsanvisningar socialnämnden David Gyllenstråle Socialchef Maria Cameron Avdelningschef Ska expedieras till Akten Intranätet VALLENTUNA KOMMUN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE 79
4 HANTERINGSANVISNINGAR SOCIALFÖRVALTNINGEN 3 - stöd och omsorg administrera ekonomiskt bistånd - försörjningsstöd boutredningar, dödsboanmälningar budget- och skuldrådgivning ge stöd och omsorg för barn, unga, familjer - barn, unga, familjer - myndighet barn, unga familjer - uppdragstagare ungdomstjänst barn, unga, familjer - utförare ge stöd och omsorg för vuxna - missbruk, beroende: myndighet yttrande från andra myndigheter missbrukarvård: utförare socialpsykiatri: utförare hjälp med boende hantera familjerättsärenden - fader- och föräldraskap adoption: medgivande adoption: uppföljning yttrande enligt namnlagen vårdnad, boende, umgänge ge stöd och omsorg för äldre stöd och omsorg för äldre - myndighet - stöd och omsorg för äldre - utförare ge stöd och omsorg för personer med funktionsnedsättning insatser enligt LSS: myndighet insatser enligt SoL: myndighet utförande verksamhet enligt SoL och LSS ge kommunal hälso- och sjukvård patientjournaler, medicinsk dokumentaton introduktion för nyanlända pröva tillstånd och göra tillsyn tillståndspliktig verksamhet anmälningspliktig verksamhet tillsyn kvalitetsuppföljning hantera synpunkter rapportera enligt lex Sarah utvärdera anbud, anbudsgivare gällande hemtjänst enligt LOV rapportera enligt lex Maria Strukturenhet Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 3.1 Administrera ekonomiskt bistånd Försörjningsstöd Samlad personakt Bevaras/5 år Närarkiv/server Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Tidsbokning Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Anteckningar från telefonsamtal. Rensas när informationen skrivits in i ärendeblad (utredning) och journal. Om ärendet inte öppnas, sätt in i kronologisk pärm i receptionen. Ansökan Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Utgår - se förtydligande i Meddelande om skulder, uppsägning Från t ex hyresvärd, elbolag, kronofogden om skulder, uppsägning och avhysning som inte ger upphov till gult nedan avhysning Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare ärende inom försörjningsstöd. Upprättas vid öppnade av nytt ärende. Detta är själva Utredning Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare utredningen, kallades förut för ärendeblad. Inkommande eller utgående handlingar. E-post kan antingen kopieras in i journalen eller antecknas om att e- i ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare post inkommit och lagts i akten karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Förekommer Handläggare Kallelse till handläggare etc Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Journalblad Bevaras/5 år Verksamhetssystem Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Vid avslut skrivs alla journalanteckningar ut och läggs till akten. 80
5 Samtycke Bevaras/5 år Personakt Nej Förekommer Handläggare För att bryta sekretessen Normberäkning Vid inaktualitet Verksamhetssystem Nej Ja Handläggare Används vid uträkning av ekonomiskt bistånd Beslut i enskilt ärende Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Vid beviljande beslut av norm eller avslag. Om man inte uppfyller kriterierna kan man begära ett skriftligt avslag. Rapporter och anmälningar 2 år Personakt Nej Förekommer Handläggare Förteckning över sökta arbeten Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Anställningsintyg Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Besked om uppsägning av arbete Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Underlag till utredning, förvaras så länge personen är aktuell. Om person saknar ID-handling krävs ID-handling Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare uppehållstillstånd. Självdeklaration och slutskattsedel Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Kontoutdrag/ översikt enskild ekonomi Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Kopior av fakturor, Handläggare 6 månader, därefter underlag för utbetalning 2 år gallringsarkiv Nej Nej Handläggare Underlag för utbetalning förvaras ej i personakt Handläggare 2 år, Kvitton 10 år därefter gallringsarkiv Nej Nej Handläggare Underlag för utbetalning förvaras ej i personakt Lönespec etc Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Sanningsförbindelser Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare T. ex hyreskontrakt, köpeskilling, lån och räntekostnader Underlag gällande boende och boendekostnad Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare m.m. I normberäkningen framgår hur detta påverkar beräkning för boendekostnad. Informationen återges i (grund)utredningen. Fullmakter Bevaras/5 år Handläggare Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Närvarorapport Vid inaktualitet Systematisk förvaring Systematisk förvaring Nej Handläggare AMA, SFI, praktikplats etc Se process 3.8 Heter etableringsplan som fås av Etableringsplan Bevaras Diarieförs Kommunarkiv Ja Handläggare arbetsförmedlingen Underlag för integration (Migrationsverket) Bevaras Diarieförs Kommunarkiv Ja Handläggare Se process 3.8 Heter idag bosättningsmeddelande Läkarintyg/ sjukskrivningar Vid inaktualitet Personakt Nej Ja Handläggare Återsökning nyanlända Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Återkrav Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Beslut/domar i förvaltningsdomstol Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Förvaltningsdomstol 81
6 Information myndigheter/ socialtjänstenheter emellan Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Handläggare Folkbokföring, bilregister,företagsregistret, Försäkringskassan, arbetförmedling, CSN, A-kassa mm Remisser Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Samordnad individuell plan Individuell plan Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner mm Upprättas inom 3 månader i nytt ärende, ska finnas i alla ärenden uppdateras Kopia av överklagande med bilagor Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Handling som ej tillhör/ ger upphov till ärende 2 år Handlingen sätts in i kronologisk pärm med eget register där den registreras. Pärmen diarieförs. Nej Förekommer Handläggare Handlingar som rör personer som saknar personakt och där den aktuella handlingen inte genererar en personakt. T ex orosanmälningar, elskulder, underrättelser om LOB, meddelande om avhysning. Boutredningar och dödsboanmälningar Underlag från bank och försäkringsbolag, skatteverket, Ekonomiska redovisningar 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare värdeintyg, ägandeskap bostad, marknadsvärdeintyg, etc Bouppteckningsintyg 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Tidigare make/maka ev bouppteckning Kopior på fakturor 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Dödfallsintyg med släktutredning 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Fullmakt 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Vid förvaltning av dödsbo Korrespondens 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Mottagnings-/ utlämningskvitton 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Vid förvaltning av dödsbo Kopior på dödsboanmälan 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Tillvaratagna patienttillhörigheter 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Vid förvaltning av dödsbo Styrkt förteckning övertillgångar och utgifter 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Används enbart om inte handläggaren kan träffa dödsbodelägaren Intyg om hemmets lösöresvärde 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Kan ersätta hembesök Protokoll vid hembesök 5 år Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Budget- och skuldrådgivning Statistikunderlag Vid inaktuallitet Server Nej Nej Handläggare Registreras i BOSS Ärendeblad 5 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Förvaras i BOSS Ekonomisk kartläggning 5 år Server Nej Nej Handläggare registreras i BOSS. Även för skuldsanering och frivilliga uppgörelser 82
7 3.1.3 Budgetblad Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Eget arbetsblad för budget Beslut från kronofogden om skuldsanering 5 år Närarkiv Nej Nej Handläggare Omprövning 5 år Närarkiv Nej Nej Handläggare Så länge skuldsaneringen varar. Kronofogdens omprövning Underlag för budget Vid inaktualitet server Nej Nej Handläggare Klientens ekonomiunderlag, förmedlas oftast muntligt. Finns i BOSS Övriga beslut från Kronofogden Vid inaktualitet, dock tidigast vid avslutat ärende Akt/närarkiv Nej Nej Handläggare Strukturenhet Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 3.2 Ge stöd och omsorg för barn, unga och familjer Barn, unga och familjer: myndighet OBS: När ett barn blivit placerat utanför hemmet ska akten alltid bevaras i sin helhet oavsett födelsedatum. Samlad personakt Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare När ett barn blir placerat utanför hemmet ska akten alltid bevaras i sin helhet. Utgår - se förtydligande i gult nedan Anmälningar Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Anmälningspliktiga och privatpersoner. Anmälan som ej leder till ärende gallras efter 2 år. Ansökan som ej leder till ärende kan gallras vid Ansökan med ev bilagor Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare inaktualitet. Journalblad Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Utredningar i enskilt ärende Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Beslut i enskilt ärende Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Överklaganden Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Beslut/domar Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Anvisning från Migrationsverket Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Kallelser Vid inaktualitet Server/personakt Nej Nej Handläggare Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Genomförandeplan Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Vårdplan Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Remiss Vid inaktualitet Server/personakt Nej Förekommer Handläggare Remiss till tex arbetsförmedling, bostadsaförmedling, läkare, beroendevård Ansökan om institutionsvård Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Kopior av räkningar 2 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Från läkare, laboratorier, institutioner mm, räkningar på uppdrag av socialtjänsten 83
8 Ansökan om särskilt förordnad vårdnadshavare Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Meddelande om utskrivning Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Handläggare Överenskommelser Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Avgiftsbefrielse Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Handläggare för ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Inkomna, utgående eller upprättade handlingar karaktär Vid inaktualitet Server/personakt Nej Förekommer Handläggare Inkommande, utgående, upprättade handlingar Polisrapporter Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Kan vara anmälan Tillsynsrapport Bevaras/5 år Server/diarieförs Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Tolkhjälp Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Fullmakter Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Nej Handläggare Individavtal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Yttrande till polis/åklagare eller allmän domstol Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Yttrande i körkortsärende Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Utredningsplan Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Beslut om upphörande av vård Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ansökan om LVU Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare När ett barn blir placerat utanför hemmet ska akten alltid bevaras i sin helhet. Eftersökning av peng Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Egenavgift Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Placeringsinformation Bevaras Server/personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Konsultationsdokument Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Förhandsbedömningar/ aktualisering Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Handläggare Om inget ärende startas Åtalsunderlåtelse Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Diarieföring samt Klagomål Bevaras verksamhetssystem Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Skickas till registrator SN för diarieföring. Ansvarsförbindelser Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare God man Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Begäran om handräckning Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ordförandebeslut Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Om omedelbart omhändertagande och placering Underställan till domstol Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Av ordförandebeslut Behandlingsrapporter/resumé Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Anteckningar från utförare kan gallras när sammanfattning tillförts personakten 84
9 Beslut om umgängesrestriktion Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Beslut om hemlighållande av vistelseort Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Flyttningsförbud Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Handling som ej tillhör/ Handlingen sätts in i kronologisk pärm med eget register där den registreras. Pärmen ger upphov till ärende 2 år diarieförs. Nej Förekommer Handläggare Handlingar som rör personer som saknar personakt och där den aktuella handlingen inte genererar en personakt. T ex orosanmälningar, polisanmälningar Barn, unga och familjer: uppdragstagare (kontaktfamilj, kontaktperson, familjehem) Ansökan/ intresseanmälan Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ärendeblad/journalblad Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Utredningar av familjehem, kontaktperson/familj Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Avtal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Skriftlig uppsägning Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Registerutdrag Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare för ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Förekommer Handläggare Ungdomstjänst Dom från allmän domstol Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Arbetsplan Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Intyg om fullgjord ungdomstjänst Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Återrapportering till åklagare Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Journal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Ungdomskontrakt Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare 85
10 3.2.3 för ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Inkomna, utgående eller upprättade handlingar karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Inkommande, utgående, upprättade handlingar Barn, unga och familjer: utförare Mall. Utvärdering av insats /enkät till kunden/anonym Enkät utvärdering Vid inaktualitet Pärmar arkivskåp Nej Ja Utförare Sammanställs årsvis i ärendet Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Utförare Daganteckningar Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Utförare Inkommen synpunkt Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Utförare Skickas till registrator SN för diarieföring Till socialsekreteraren /personakten tillsammans med Behandlingsplan Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Ja Utförare resumén Registrerade avvikelser i verksamhetssystem Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Utförare Kopia uppdrag med genomförandeplan Vid inaktualitet Säkerhetsskåp Nej Ja Utförare Socialsekreteraren ansvarig handläggare. Kopior kan gallras vid avslutat ärende Kopia samordnad individuell plan (SIP) Vid inaktualitet Säkerhetsskåp Nej Ja Utförare Kopior kan gallras vid avslutat ärende Uppdrag insats Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Samtyckesblankett Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Ja Utförare Till socialsekreteraren /personakten tillsammans med resumén Tolkhjälp Vid inaktualitet Säkerhetsskåp Nej Nej Utförare Beställs från ramavtal Socialjournal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Sammanfattning över insats till socialsekreteraren efter avslutat ärende, tillförs personakten Strukturenhet Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 3.3 Ge stöd och omsorg för vuxna Missbruk och beroende: myndighet Samlad personakt Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ansökningar Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Anmälningar Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Utgår - se förtydligande i gult nedan Anmälning som ej tillhör/ger upphov till ärende 2 år Närarkiv Nej Ja Handläggare Journalanteckningar Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare 86
11 Utredning i enskilt ärende Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Beslut i enskilt ärende Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Uppdrag Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Arbets-, handlings-, behandlings-, vårdplaner Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Avtal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ansvarsförbindelser för kostnader Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare LVM Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare LVU Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ansökan om vård av missbrukare i vissa fall LVM med bilagor Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Skickas till förvaltningsrätt Handlingar från förvaltningsrätt Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Begäran om handräckning Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ansökan till institutioner om vård Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Överklagande Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Läkar-, psykologutlåtande Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare i ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare karaktär Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Handläggare Klagomål åtgärdsplaner 1 år efter händelsen Server/personakt Nej Ja Handläggare Yttrande till åklagare och allmän domstol Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Samtycke Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Individuell plan (IP) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Egenavgift Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Handling som ej tillhör/ Handlingen sätts in i kronologisk pärm med eget register där den registreras. Pärmen Handlingar som rör personer som saknar personakt och där den aktuella handlingen inte genererar en personakt. T ex orosanmälningar, underrättelser om ger upphov till ärende 2 år diarieförs. Nej Förekommer Handläggare LOB. 87
12 Begäran om yttrande från andra myndigheter Samlad personakt Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Begäran om yttrande om lämplighet Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Lämplighetsyttrande till myndigheter för t ex körkort, hemvärn, vapenlicens, kriminalvården, kontaktfamilj etc Yttrande i körkortsärende Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Yttrande Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Journal Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Missbrukarvård: utförare Uppdrag insats Behandlingsplan Bevaras/5 år Server Kommunarkiv/nej Ja Utförare Kopia kan gallras, original finns på myndighetsavdelningen Daganteckning Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Utförare Inkommen synpunkt Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Utförare Skickas till registrator SN för diarieföring i ärendet Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Utförare karaktär Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Utförare Samtyckesblankett Bevaras/5 år Pärm arkivskåp Kommunarkiv/nej Nej Utförare Samtycke om att bryta sekretess. Gäller 6 månader eller tills den återtas Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Ja Utförare Tillförs personakt. Kopia kan gallras Tolkhjälp Vid inaktualitet Säkerhetsskåp Nej Nej Utförare Beställs från ramavtal Orosanmälan Bevaras/5 år Server Kommunarkiv/nej Ja Utförare Riskanalys Socialjournal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Journaler med bilagor från hem för vård eller boende. Resumé tillförs personakt/handläggare Missbruksutredningar Bevaras/5 år Server Kommunarkiv/nej Ja Utförare Tex ASI Bedömningsinstrument Bevaras/5 år Server Kommunarkiv/nej Ja Utförare ADDIS Registrerade avvikelser i verksamhetssystem Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Socialpsykiatri: utförare Även bilagor t ex riskbedömningar, särskilda behov, beskrivning hur den personen ska bemötas och stödjas. Hur samarbete /samverkan ska ske Kopia i pärm kan Genomförandeplan Bevaras/5 år Server Kommunarkiv/nej Ja Utförare gallras. original hos myndighetsavdelningen 88
13 3.3.4 Uppdrag insats Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Kopia kan gallras. original hos myndighetsavdelningen Daganteckning Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Utförare Samtycke om att bryta sekretess Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Utförare Tillförs personakt/ handläggare Blankett inkommen Inkomna klagomål samt åtgärdssvar mailas till synpunkt Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Utförare registrator SN för diarieföring Anmälan Lex Sarah (kopior) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Utförare Original hos myndighetsavdelning. Löpande arbetsanteckningar kan gallras när dokumentationen sammanfattats och lagts till Socialjournal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare personakt Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Kopia i pärm kan gallras. original hos myndighetsavdelningen Avtal om handhavande av annans medel Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Nej Utförare Registrerade avvikelser i verksamhetssystem Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja utförare i ärendet Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Utförare karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Utförare Hjälp med boende Ansökningar Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Avtal Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Hyresavtal, avstående från besittningsrätt, etc Journalanteckningar Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Utredning i enskilt ärende Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Beslut i enskilt ärende Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Ja Handläggare i ärendet Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Klagomål åtgärdsplaner Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Skickas till registrator SN för diarieföring Samtycke Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Tillförs personakt/ handläggare Giltig hemförsäkring lgh Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Strukturenhet Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 3.4 Hantera familjerättsärenden Fader- och föräldraskap Alla akter bevaras i sin helhet. Akterna levereras till kommunarkivet senast när barnet blir myndigt. 89
14 Personakt fader- och föräldraskap Bevaras Närarkiv Kommunarkiv Ja Handläggare Underrättelse från Skatteverket Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Brev till modern Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Ärendeblad/ journalanteckning Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Brev till modern med anledning av underrättelse om nyfött barn Protokoll för utredande om faderskap Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Sambo, mor, far Fader- och föräldraskapsbekräftelse Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Samkönade föräldrar Anmälan om gemensam vårdnad Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare ID-handlingar Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Samtycke om assisterad befruktning Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Intyg Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Intyg om ultraljudsundersökning, förlossning, utveckling etc vid MF Rättsgenetisk och rättskemisk undersökning Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Vid behov Underlag och beslut om nedlagd utredning Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Hävande av faderskap eller föräldraskap Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Beslut/domar Bevaras Personakt Kommunarkiv Förekommer Handläggare Kallelser Vid inaktualitet Handläggare Nej Ja Handläggare Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm för ärendet Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare karaktär Vid inaktualiltet Handläggare Nej Ja Handläggare Begäran om hjälp från utrikesdepartementet Vid inaktualitet Handläggare Nej Ja Handläggare Anmälningar om faderoch föräldraskap Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Till Skatteverket Alla akter bevaras i sin helhet. Akterna levereras till Adoption: medgivande kommunarkivet senast när barnet blir myndigt Ansökningar om medgivande Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Ärende- och journalblad Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Utredningshandlingar Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Läkarintyg, referensbrev, polisregisterutdrag, mm 90
15 3.4.2 Intyg om adoptionsutbildning Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Obligatorisk Återkallelse av medgivande Vid ändrade förhållanden som påverkar tidigare medgivande Beslut Bevaras Personakt Kommunarkiv Alla akter bevaras i sin helhet. Akterna levereras till Adoption: uppföljning kommunarkivet senast när barnet blir myndigt Uppföljningsrapport Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Samtycke efter barnbesked Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Handlingar rörande barnets ursprung Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Beslut Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Aktualiseringsintyg Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Komplettering, kan innehålla mindre ändringar som inte påverkar medgivandet Utredningar Bevaras Personakt Kommunarkiv Ja Handläggare Yttrande enligt namnlagen Remiss från tingsrätten Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Nej Handläggare Utredning Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Nej Handläggare Beslut Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Nej Handläggare Vårdnad, boende, umgänge OBS: Avtal om vårdnad, boende och umgänge får ej gallras förrän barnet fyllt 18 år Ärendeblad, journalblad Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Rapport till tingsrätt om samarbetssamtal/umgängesstöd Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Avtal med föräldrar Bevaras tills barnet fyllt 18 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Yttranden Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Enl. FB 16:19, skickas till tingsrätten Utredningar Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Vårdnadsutredningar, kontaktperson, avtal karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Förekommer Handläggare i ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Strukturenhet Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 91
16 Ge stöd och omsorg för 3.5 äldre Stöd och omsorg för äldre: myndighet Samlad personakt Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ansökan om bistånd Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ansökan från enskild om bistånd eller service (hemtjänst, plats i särskilda boendeformer) Förenklad ansökan om bistånd Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Endast serviceinsatser hemtjänst samt larm Utredningar med underlag Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Beslut Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Överklagande med bilagor Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Beslut/domar i förvaltningsdomstol Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Klagomål åtgärdsplaner Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Till registrator SN för registrering, sedan till berörd chef Journalanteckningar Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Underlag för fastställande av avgift Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Avgiftsbeslut Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Kvittens 5 år Närarkiv Nej Nej Handläggare i ärendet Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Inkomna, upprättade, utgående handlingar karaktär Vid inaktualitet Säkerhetsskåp Nej Förekommer Handläggare Avtal Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Individavtal Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Anmälan/beslut om ställföreträdare/ ombud Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare God man, förvaltarskap etc Fullmakter Bevaras/5 år Personakt, närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Genomförandeplan Bevaras/5 år Personakt, närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Underskriven överenskommelse med kund Beställning 2 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Kundvalsblankett Vid inaktualitet Handläggare Nej Förekommer Handläggare Anmälningar enligt Lex Sarah Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Lämnas till registrator SN för diarieföring Avvikelsehantering 5 år Personakt, närarkiv Nej Ja Handläggare Beslut om riksfärdtjänst 5 år Personakt, närarkiv Nej Förekommer Handläggare Yttranden Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Från domstol, kriminalvård,skatteverket, FK Tandvårdsstödsintyg Vid inaktualitet Säkerhetsskåp Nej Ja Handläggare 92
17 3.5.1 Egenvårdsintyg Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Inkomstuppgift 1 år Agiftsakt lilla arkivet Nej Nej Handläggare Information om hemtjänst Bevaras Informationsenhet Nej Egenproducerad trycksak Stöd och omsorg för äldre: utförare Uppdrag insats Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Ja Utförare Kopior kan gallras vid avslutat ärende Hyreskontrakt mm 2 år Säkerhetsskåp Nej Nej Utförare Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Levnadsberättelser Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Förekommer Utförare Frivilligt. Kopior kan gallras vid avslutat ärende Bevaras om insatser i särskilt boende. Till personakten Genomförandeplan Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Ja Utförare Kopior kan gallras vid avslutat ärende Register över brukares nycklar Vid inaktualitet Närarkiv/pärm Nej Nej Utförare Uppdateras löpande. Kvittenser till brukare/ boende gallras 2 år efter upphörd service. Avtal om handhavande av annans medel Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Ja Utförare Redovisning gallras efter 10 år. Fickpengsredovisning efter 2 år Daganteckning Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Utförare När dokumentation sammanfattats i personakt kan anteckningar gallras Socialjournal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Sammanfattning över insats till handläggaren efter avslutat ärende, tillförs personakten Signeringslistor hälso-/ sjukvård 10 år Närarkiv Nej Förekommer Utförare Kopior kan gallras vid avslutat ärende i ärendet Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Utförare Kopior kan gallras vid avslutat ärende Arbetsanteckningar hos kund ska införas i journal om karaktär Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Utförare det har betydelse för ärendet Vårdtyngdsmätningar, underlag Vid inaktualitet Närarkiv Nej Förekommer Utförare När sammanställning gjorts Register över trygghetslarm Vid inaktualitet Server Nej Nej Utförare När innehavet har upphört Nyckelhantering vid larm hemtjänst 2 år Närarkiv Nej Nej Utförare Larmrapport med register 5 år Server Nej Nej Utförare Vid behov för avvikelsehantering Statistik 2 år Närarkiv Nej Nej Utförare Matlista Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Utförare Handlingar som rör Handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras avvikelsehantering 5 år Närarkiv Nej Förekommer Utförare med ärendeakten Anmälningar enligt Lex Sarah, kopior Bevaras/5 år Server Kommunarkiv/nej Förekommer Utförare Original hos myndighetsavdelning. Kopia i personakt Synpunkt Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Utförare Skickas till registrator SN för diarieföring. 93
18 Registrerade avvikelser i verksamhetssystem Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Strukturenhet Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 3.6 Ge stöd och omsorg för personer med funktionsnedsättning Insatser enligt LSS: myndighet OBS: När ett barn blivit placerat utanför hemmet ska akten alltid bevaras i sin helhet oavsett födelsedatum Ansökan om insats Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Olika typer av insatser. Här ingår även förhandsbesked Utredning/utlåtanden Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare ADL-bedömning, psykologutlåtande, utlåtande från skolan m.m Beslut om insats Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Både i personakt och system. Beslut ingår i utredningen. Underskrift krävs. Är även nämndsbeslut. Insats boende för För att kunna ta reda på sin historia/ bakgrund ska insatser /uppgifter om boende/placering för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet barn/ungdom Bevaras Server/personakt Kommunarkiv Förekommer Handläggare undantas från gallring Insatsavtal Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej ja Handläggare Olika former av avtal, t ex individavtal eller avrop Överklagande med bilagor Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Vi skickar ut överklagande till rätt instans med underlag Återtagande av ansökan Vid inaktualitet Närarkiv Nej Ja Handläggare Domar Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Kallelser Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Samtycke Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Fullmakter Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Nej Handläggare Journalanteckning Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Dokumentation från annan myndighet Vid inaktualitet Personakt Nej Förekommer Handläggare Genomförandeplan Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Ev individuell plan begärd av den enskilde Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare F-kassans beslut om personlig assistans Vid inaktualitet Server/pärm Nej Ja Handläggare Personakter i brandsäkra aktskåp Pågående i svarta lådor i receptionens arkiv Dokumentation bevaras i akt, kan vara omfattande underlag från annan kommun. Utföraren tar fram den med brukare. Underlag för uppföljning Beslut om riksfärdtjänst 5 år Personakt Nej Ja Handläggare Tandvårdsstödsintyg Vid inaktualitet Personakt Nej Ja Handläggare I form av journalanteckning Läkarintyg/ utlåtande Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej ja Handläggare 94
19 3.6.1 Kopia registerutdrag om god man/ förvaltare Bevaras/5 år Server/personakt/ diarieföring Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Kopia på registerutdrag. Läggs även i personakt karaktär Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare för ärendet Bevaras/5 år Personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Inkommande och upprättade handlingar Yttranden Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Från domstol, kriminalvård, skatteverket, FK Klagomål och Synpunkt av allmän karaktär kan gallras efter 2 år. Årlig förteckning över klagomål av allmän karaktär åtgärdsplaner Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare sammanställs och bevaras Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Anmälan, utredning, klagomål och polisanmälan även i Lex Sarah Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare personakt Insatser enligt SoL: myndighet Ansökningar om insatser med ev bilagor Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Journalanteckning Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Utredning/utlåtanden Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Beslut om insats Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Överklagande med bilagor Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Beslut/domar i förvaltningsdomstol Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Kallelser Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare Samlad personakt Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare i ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Fullmakter Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Nej Handläggare Uppdrag Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Kopia kan gallras vid avslut Anmälningar enligt Lex Sarah Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare Kopia i personakt Kopior av anteckningar från annan myndighet Vid inaktualitet Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Om relevanta anteckningar gjorts i personakt karaktär Vid inaktualitet Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Gäller även handlingar daterade tidigare än Klagomål och åtgärdsplaner Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare I personakt samt kopia i pärm hos enhetschef samt diairefört ärende i Platina Läkare m fl aktualiserar ett ärende. Blir ibland inget Aktualisering Vid inaktualitet Närarkiv Nej Ja Handläggare ärende. 95
20 3.6.2 Återtagande av ansökan Vid inaktualitet Närarkiv Nej Ja Handläggare Yttranden Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Från domstol, kriminalvård, Skatteverket, FK Tandvårdsintyg Vid inaktualitet Närarkiv Nej Ja Handläggare Förordnande om god man/ förvaltare/ förmyndare Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Egenavgift Vid inaktualitet Närarkiv Nej Ja Handläggare Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Utförande verksamhet enligt SoL och LSS Avvikelsehantering Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Handläggare Uppdrag insats Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Kopia i pärm/arkivskåp. Kan gallras vid inaktualitet Genomförandeplan Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Även bilagor t ex riskbedömningar, särskilda behov, beskrivning hur personen ska bemötas och stödjas. Hur samarbete /samverkan ska ske Uppgifter om barn placering/boende utanför föräldrahemmet ska all info bevaras. Underskriven GP bevaras i personakt. Kopia kan gallras i ärendet Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare karaktär Vid inaktuallitet Närarkiv Nej Nej Utförare Avtal om handhavande av annans medel Bevaras/5 år Säkerhetsskåp Kommunarkiv/nej Ja Utförare Redovisning gallras efter 10 år. Fickpengsredovisning efter 2 år Aktivitetsscheman Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare Samtycke om att bryta sekretess Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Nej Utförare Skickas upp till LSS-handläggare Tidsredovisning LASS till försäkringskassan 2 år Server Nej Nej Utförare Debiteringsunderlag Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Skickas till handläggare och tillförs personakt Socialjournal Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Ja Utförare Löpande arbetsanteckningar kan gallras när dokumentationen sammanfattats, resumé, i personakt Inkommen synpunkt Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Utförare Skickas till registrator SN för diarieföring Utskrivning Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare T ex utskrivning från sjukhus/psykiatri och liknande. Anmälan enligt Lex Original hos myndighetsavdelning bevaras. Anteckningar från tfnsamtal, e-post mm i ärendet tillförs Sarah - kopior Bevaras/5 år Server/personakt Kommunarkiv/nej Förekommer Utförare personakten Daganteckningar Vid inaktualitet Server/personakt Nej Ja Utförare 96
21 3.6.3 Utbetalningsbesked från försäkringskassan 2 år Server Nej Nej Utförare Registrerade avvikelser i verksamhetssystem Observationslistor Vid inaktualitet Närarkiv Nej Ja Handläggare Strukturenhet Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 3.7 Ge kommunal hälso- och sjukvård Patientjournaler, medicinsk dokumentation All HSL-dokumentation på servern ska skrivas ut på papper och tillföras hälso- och sjukvårdsjournal efter avslutat ärende Hälso- och sjukvårdsjournal Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Analyser bedömningsinstrument 10 år/bevaras Server/patientjournal Verksamhetssystem Ja Leg personal Leg personal använder olika bedömningsinstrument, t ex rek från nationella kvalitetsregister Informationsöverföring 10 år/bevaras Server/patientjournal Verksamhetssystem Ja Leg personal Omfattar information ang patient mellan vårdgivare, t ex behandlingsmeddelande, epikris, ordinationer, vårdplanering, remissvar från läkare, labsvar, telefonrådgivning (anteckning) Fotografi 10 år/bevaras Patientjournal Verksamhetssystem Ja Leg personal Personfoto (ID), sårdokumentation Signeringslistor Bevaras Patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Iordningsställa läkemedel, utdelade narkotiska preparat, kost- och vätskeregistrering, vändschema, namnförtydliganden Namnförtydligande Bevaras Närarkiv Kommunarkiv Nej Leg personal Munhälsa 10 år/bevaras Patientjournal Verksamhetssystem Ja Leg personal Tandvårdsintyg, munhälsobedömning Avvikelsehantering Bevaras Server/diarieförs Kommunarkiv Ja Leg personal Enligt gällande riktlinjer avvikelsehantering Anmälningar enl bestämmelser Lex Maria Patientnämnd Bevaras Patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Protokoll, beslut gällande enkild person tillförs journalen Delegering Bevaras Patientjournal Kommunarkiv Nej Leg personal Enligt gällande riktlinjer ADL-bedömning Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Är en journalhandling och sparas som journal Förflyttningsbedömning Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Kontaktuppgift till närstående Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Kontroll av identitet Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Medicinska diagnoser Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Riskbedömning Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Samtycke Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Patientansvarig vårdcentral/ läkare Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Omvårdsansvarig Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Sjuksköterska/sjukgymnast/arbetsterapeut Vårdplan Bevaras Server/patientjournal Kommunarkiv Ja Leg personal Vårdboende samt läkemedelstider Strukturenhet Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 97
22 Introduktion för 3.8 nyanlända Sekretessmedgivande Bevaras Diarieförs Kommunarkiv Nej Handläggare Underlag för integration (Migrations-verket) Bevaras Diarieförs Kommunarkiv Ja Handläggare Introduktionsplan Bevaras Diarieförs Kommunarkiv Ja Handläggare Underlag för introduktions-ersättning Vid inaktualitet Personakt Nej Ja Handläggare Personakt Bevaras/5 år Närarkiv Kommunarkiv/nej Förekommer Handläggare Närvarorapporter om undervisning och praktik, kvitton, ersättningar Ansökan om introduktions-ersättning Bevaras Diarieförs Kommunarkiv Ja Handläggare Strukturenhet Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 3.9 Pröva tillstånd och göra tillsyn Tillståndspliktig verksamhet Ansökan om serveringstillstånd 3 år efter tillståndet gått ut Närarkiv Nej Nej Handläggare Anmälan om försäljning Vid inaktualitet/när verksamheten upphört Närarkiv Nej Nej Handläggare Förslag/underlag för beslut Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Kommer från SRMH Beslut Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Överklagande Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Domar Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Restaurangrapporter 10 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Ska egentligen till Folkhälsoinstitutet Anmälan om serveringsansvariga personer Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare Gallras när tillståndet gått ut Tillståndsbevis Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Tillfälliga serveringstillstånd allmänhet 5 år Närarkiv Nej Nej Handläggare Tillfälliga serveringstillstånd slutna sällskap 5 år Närarkiv Nej Nej Handläggare Anmälningspliktig verksamhet Anmälan om försäljning med bilagor Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare När verksamheten upphört Tillsyn Tillsynsplan Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare 98
Personakter gallras årligen 5 år efter sista anteckning. Undantag: Personer födda den 5, 15, Administrera ekonomiskt bistånd
HANTERINGSANVISNINGAR SOCIALFÖRVALTNINGEN 3 - stöd och omsorg 3.1 - administrera ekonomiskt bistånd - försörjningsstöd 3.1.2 - boutredningar, dödsboanmälningar 3.1.3 - budget- och skuldrådgivning 3.2 -
Läs merHANTERINGSANVISNINGAR SOCIALFÖRVALTNINGEN 3 - stöd och omsorg administrera ekonomiskt bistånd
HANTERINGSANVISNINGAR SOCIALFÖRVALTNINGEN 3 - stöd och omsorg 3.1 - administrera ekonomiskt bistånd 3.4 - hantera familjerättsärenden 3.7 - ge kommunal hälso- och sjukvård - försörjningsstöd - fader- och
Läs merRevidering av hanteringsanvisningar för socialnämnden SN
Revidering av hanteringsanvisningar för socialnämnden 2017 14 SN 2017.220 86 Verksamhetsbaserad informationsredovisning 2016 Strukturen Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Gallring Förvaringsplats Sekretess
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden
Personakter enligt LSS utredning och beslut Anmälningar som inte blir ett ärende Ansökningar om insats från enskild eller legal företrädare Bilagor till ansökningar om insats läkarutlåtande psykologbedömning
Läs merAnaloga dokument Digitala dokument Registrering Format Förvaring Format Förvaring Bevaras eller gallras
Faderskaps- och föräldraskapsärenden Journal Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor ProCapita - - - Server Bevaras/ 2 Digital Journalen över ärendet finns i ProCapita. - Underrättelse
Läs merPersonakter enligt socialtjänstlagen, s.k. SoL-akter, inom vård- och omsorg samt LSS-verksamheten
Personakter enligt socialtjänstlagen, s.k. SoL-akter, inom vd- och omsorg samt LSS-verksamheten Handlingar som kan uppstå i samband med handläggningen av ärenden Anmälningar/ ansökan Ansökningar från enskild
Läs merReviderats
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Individ- och familjeomsorg barn och ungdom, individ- och familjeomsorg vuxen, biståndsenheten och enheten för Första giltighetsdatum: 2017-05-30 Dnr: ks2017-209
Läs merSocialnämnden ARKIVPLAN/DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Socialnämnden ARKIVPLAN/DOKUMENTHANTERINGSPLAN Avseende staben, enheten för funktionsnedsättning, individ- och familjeomsorgen vuxen, individ- och familjeomsorgen familj och socialpsykiatrin Fastställd
Läs merAnaloga dokument Digitala dokument Registrering Format Förvaring Format Förvaring Bevaras eller gallras
Personakter enligt socialtjänstlagen, s.k. SoL-akter, indi- och familjeomsorg Handlingar som kan uppstå handläggningen av ärenden inom indi- och familjeomsorgen Journal Anmälningar som leder till ett ärende
Läs merDokumenthanteringsplan för Sektor Äldre
DOKUMENTHANTERINGSPLAN KS 2018-05-08, 84 Dokumenthanteringsplan för Sektor Äldre INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dokumenthanteringsplan ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen Fastställd av socialnämnden 2009-01-21 Reviderad 2009-09-16 RENSNING När ett ärende avslutas ska Akten/Patientjournalen rensas. Rensningen görs av respektive
Läs merUpplands Väsby kommun Hanteringsanvisningar Slutversion inför
Hantera synpunkter, klagomål och avvikelser avvikelser BUS Avvikelseblankett Lex Lex Skickas till BUS-sekritariet KSL Hantera synpunkter, klagomål och avvikelser Lex Sarah Rapport till ansvarig chef skickas
Läs merRUTIN FÖR ARKIVERING OCH GALLRING AV INAKTUELLA PERSONAKTER INOM VÅRD OCH OMSORG (SOL, FDTJ, LSS,) OCH JOURNALER INOM HSL
Styrdokument Dokumenttyp: Rutin Beslutat av: Förvaltningschef Fastställelsedatum: 2012-04-20 Ansvarig: Verksamhetschef Revideras: Vid lagändring Följas upp: RUTIN FÖR ARKIVERING OCH GALLRING AV INAKTUELLA
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring
Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Anmälningar enl Lex Maria Arbetsmiljöbesiktningar, exv skyddsronder Enkätsammanställningar Papper (original, kopia) Papper (original, kopia) Diarienummer (Ädit)
Läs merDokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad
SAF 22/16 Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad 9.4.0 Ta emot ansökningar och anmälningar, utreda och fatta beslut om insatser rörande vuxna missbrukare Antagen av social- och arbetsmarknadsnämnden
Läs merSocialnämnden DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Diarienummer: SN 2017-28 Socialnämnden Antagen av socialnämnden 2017-02-22, 44 2 Innehållsförteckning 1 Styrande processer... 5 1.1 Hantera nämnd och dess utskott... 5 1.2 Leda och följa upp verksamheten...
Läs merAnsvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator
Godkännande enligt LOV Social- och äldrenämnden 2009 LOV = Lagen om valfrihetssystem Ansökan om godkännande Diarieförs av registrator därefter ansvarar handläggaren för att ärendet uppdateras i. rensat
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN SN , 1030
Tyresö Kommun Socialnämnden DOKUMENTHANTERINGSPLAN SN 2011-05-04, 1030 Socialutskottets protokoll Papper Diarieförs 2 år Pensionärsrådets protokoll Papper Kronologisk 10 år KRF:s protokoll Papper Kronologisk
Läs merDokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad
SAF 22/16 Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad 9.3.0 Ta emot ansökningar och anmälningar, utreda och fatta beslut om insatser rörande barn och unga Antagen av social- och arbetsmarknadsnämnden
Läs merFAMILJEOMSORG) ANTAL ÅR FR O M INNEVARANDE ÅR. Bevaras. 5 år
SOCIALFÖRVALTNINGEN 2012-09 DOKUMENTPLAN MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: IFO (INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG) Ansökan om anställning 2 år Personalavdelningen är arkivansvarig - Anställning av personal
Läs merDokumenthanteringsplan för Individ- och familjeomsorgen
Dokumenthanteringsplan för Individ- och familjeomsorgen Antagen: 2015-12-01. Dnr HN 2015/32 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Socialkontoret Kanslienheten Helena Edenborg Nämndsekreterare
Läs merDokumenthanteringsplan
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ingela Möller 2013-04-12 SN 2013/0014 Avdelningschef Socialnämnden Dokumenthanteringsplan Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att fastställa bifogad
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Familjerätten, Indvid- och familjeomsorg, barn och unga Beslutad: Social- och äldrenämnden 2011,?
Utskrift: 20111207 Familjerätten, Indvid och familjeomsorg, barn och unga Beslutad: Social och äldrenämnden 2011,? SÄN 2011/252 20111117 Handlingstyp Medium Sorterings Begäran om upplysningar enl. 6:20
Läs merIntegrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen
Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen Länsstyrelsens beslut om kommunmottagande av nyanlända/ Diarienummer Ja Pärm, integrationssamordna rens rum, överlämnas till centralarkivet
Läs merSocialnämndens Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan
DOKUMENTADMINISTRATION 0(15) Socialnämnden Socialnämndens Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan Kommuns arkivreglemente och dokumenthanteringsplan fastställs av nämnden. Dokumenthanteringsplanens
Läs merDokumenthanteringsplan för flykting- och invandrarverksamhet
Dokumenthanteringsplan för flykting- och invandrarverksamhet Antagen: 2015-12-01. Dnr HN 2015/81 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Socialkontoret/Skolkontoret Kanslienheten Helena Edenborg
Läs mer2013-11-14. Arkivlagen Socialtjänstlagen LSS Patientdatalagen Råd om bevarande och gallring
Per Matsson Per Matsson Konsult AB per@permatssonkonsult.se Arkivlagen Socialtjänstlagen LSS Patientdatalagen Råd om bevarande och gallring Allmänna handlingar får gallras Vid gallring skall beaktas att
Läs merDokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad
SAF 22/16 Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad 9.2.0 Ta emot ansökningar och anmälningar, utreda och fatta beslut om insatser rörande vuxna Antagen av social- och arbetsmarknadsnämnden
Läs merAnsvarig/ Förvaring. Gallringsfrist. Seriesignum. Handlingstyp Medium Sorterings- ordning. Anmärkningar. Individ- och familjeomsorg, akter - allmänt
Anmälningar inkl. eventuella bilagor där det finns personakt eller som leder till att personakt skapas Papper (original) Alla akter gallras med undantag för personer födda den 5:e, 15:e och 25:e i varje
Läs merFlyttas till. Närarkiv
Vaxholms stad Dokumenthanteringsplan för Socialnämnden Giltig från den 20 november 2012 Nämndadministration Kallelse till socialnämndens och socialutskottets sammanträden Gallras efter 2 år Per sammanträde
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLANPERSONAKT
Arkivläggs Handlingar under genomförandet av insatser Anmälan om beslut om ställföreträdare/ombud (god man, förvaltare) Avtal mellan den enskilde och Ale kommun rörande genomförande av personlig assistans
Läs merRapportering av icke verkställda beslut SoL och LSS kvartal SN
Rapportering av icke verkställda beslut SoL och LSS kvartal 2 2018 11 SN 2018.091 210 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2018-08-28 93 Rapportering av icke verkställda
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Socialnämnden DNR SN 2016/15 Beslutad den 2016-03-14, 37 av Socialnämnden 2016-03-07 2(29) Innehållsförteckning 1.ADMINISTRATION... 3 1.1 NÄMNDSADMINISTRATION, ALLMÄN ADMINISTRATION...
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Sorteringsordning. Ansvarig/ Förvaring
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: MILJÖENHETEN - serveringstillstånd, folköl, tobak och lotteri Beslutad: SOCN 2017-02-21, Dnr SOCN 2017/ Upprättad: 2017-01-17 Uppdaterad: Övergripande
Läs merTjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.
Socialnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-04-14 45 Arkivbeskrivning för socialnämnden SN-2016/94 Arbetsutskottets förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta Arkivbeskrivning för socialnämnden.
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN
Dnr 2010/SOC074 Senast reviderad 2013-08-15 ANTAGEN AV SOCIALNÄMNDEN 2010-05-19 DOKUMENTHANTERINGSPLAN SOCIALNÄMNDEN VÅRD OCH OMSORG 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNIG 1. BEGREPPSFÖRKLARINGAR 3 2. PERSONAKT ENLIGT
Läs merMYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: STABEN ANTAL ÅR FR O M INNEVARANDE ÅR
SOCIALFÖRVALTNINGEN 2012-09 DOKUMENTPLAN MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: STABEN HANDLINGSTYP Ansökan om anställning -Anställningsbeslut Personalavdelningen är arkivansvarig Anmälan om delegeringsbeslut:
Läs merSerierubrik Serie Gallras/ Medium Arkiv- Till Bevaras läggning slutarkivet Anmärkning
Antagen KS 59/2013 2013-02-18 I Lagen (SFS 1994:137) om mottagande av asylsökande m.fl. (LMA) finns bestämmelser om sysselsättningen för och bistånd till asylsökande m.fl. I Lagen om introduktionsersättning
Läs merDokumenthanteringsplan för socialnämnden
Sida TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Vårt datum 2011-01-11 Diarienummer IFO/Omvårdnadsförvaltningen Helen Holmgren/asm Socialnämnden Dokumenthanteringsplan för socialnämnden Sammanfattning Enligt Kristinehamn kommuns
Läs merDokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad
ÖM 84/14 Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad 10.1.1 Tillsyn över ställföreträdare Antagen av överförmyndarnämnden 2014-12-16 Gäller från och med 2015-01-01 3. Kärnprocesser Verksamhetsområde
Läs merRutin ärendes aktualisering Ansökan
Ansvarig för rutin: Avdelningschef Individ- och familj Upprättad (av vem och datum) Helena Broberg, enhetschef, 2013-10-30 Beslutad (datum och av vem): Socialförvaltningens ledningsgrupp, 2013-12-16 Reviderad
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Socialna mnden Vision Program Policy Regler Handlingsplan Riktlinjer Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nämnd Innehållsförteckning Inledning... 3 Kommungemensam dokumenthanteringsplan...
Läs merDnr SN13/25 RIKTLINJER. Riktlinjer för handläggning inom missbruks- och beroendevården. Antagen av socialnämnden 2013-11-07
Dnr SN13/25 RIKTLINJER för handläggning inom missbruks- och beroendevården socialnämnden 2013-11-07 Dnr SN13/25 2/6 Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Mål och inriktning... 3 3 Utredning och handläggning...
Läs merRegler för akter vid förflyttning, gallring och arkivering.
Socialförv altningen Rev. 2014-05-27 Bilaga 5 Simrishamns kommun Socialförvaltningen 27280 SIMRISHAMN Regler för akter vid förflyttning, gallring och arkivering. Utdrag ur Dokumenthanteringsplan senast
Läs merIcke verkställda beslut SoL och LSS kvartal SN
Icke verkställda beslut SoL och LSS kvartal 4 2017 17 SN 2017.070 189 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2018-01-23 7 Icke verkställda beslut SoL och LSS kvartal 4 2017
Läs mer1.2 - följa upp verksamheten rapportera ekonomi genomföra arbetsplatsmöten
HANTERINGSANVISNINGAR - STYRANDE VERKSAMHETSPROCESSER 1 - styrande verksamhetsprocesser 1.1 - styra och planera verksamheten 1.1.1 - fatta politiska beslut 1.1.2 - upprätta kommunplan 1.1.3 - ta fram översiktsplan/fördjupad
Läs merHandling Dokument Media Förvaring Sortering Gallring Anmärkning
Kärnprocess - Äldre Handling Dokument Media Förvaring Sortering Gallring Anmärkning Handläggning av ärenden Ansökan Bistånd eller service från enskild med ev bilagor P/D Personakt Personnummer 5 år/bevaras
Läs merRapport icke verkställda KS
Rapport icke verkställda beslut SoL och LSS- kvartal 2 2018 23 KS 2018.253 3 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2018-11-19 242 Rapport icke verkställda beslut SoL och LSS- kvartal 2 2018 (KS 2018.253)
Läs merRutin ärendes aktualisering anmälan
Ansvarig för rutin Avdelningschef Individ och familj Upprättad (av vem och datum) Helena Broberg, enhetschef, 2013-10-30 Beslutad (datum och av vem) Socialförvaltningens ledningsgrupp, 2013-12-16 Reviderad
Läs merTid och plats 19:00-21:00 Kulturrummet, kulturhuset. Övrig information. Ordförande. Sekreterare Tfn:
KALLELSE KOMMUNFULLMÄKTIGE 2018-11-12 Tid och plats 19:00-21:00 Kulturrummet, kulturhuset Övrig information Ordförande Sekreterare Tfn: 08-587 850 00 1 Förslag till beslut 2 (2) Kommunfullmäktige 2018-11-12
Läs merGrundläggande bestämmelser av Lejla Mulalic
Grundläggande bestämmelser av Lejla Mulalic De grundläggande bestämmelserna om myndigheternas skyldighet att registrera allmänna handlingar. Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in
Läs merDokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad
Dnr ÖM 22/18 Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad 10.1.2 Tillsyn över Antagen av överförmyndarnämnden 2018-01-23 Gäller från och med 2017-02-01 Verksamhetsområde 10.Tillsyn över och legala
Läs merEkonomiskt bistånd. i Lessebo kommun
Ekonomiskt bistånd i Lessebo kommun Rätten till bistånd Rätten till bistånd (stöd) regleras i 4 kap, 1, Socialtjänstlagen (SoL). Rättigheten förutsätter dock att man inte själv kan tillgodose sina behov
Läs merHälso- och sjukvårdsdokumentation
SOCIALFÖRVALTNINGEN RIKTLINJE Annika Nilsson, annika.nilsson@kil.se 2017-10-10 Beslutad av SN 126 2017-10-25 Hälso- och sjukvårdsdokumentation BAKGRUND Vårdgivaren ansvarar för att det förs patientjournaler.
Läs merÅterrapport icke verkställda 18 KS
Återrapport icke verkställda beslut och 2016 18 KS 2016.286 3 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-08-24 123 Återrapport icke verkställda beslut och 2016 (KS 2016.286) Beslut Kommunstyrelsens
Läs merRutiner för dokumentation enligt Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen med särskilt stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS)
2011-10-28 Rutiner för dokumentation enligt Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen med särskilt stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Rutiner för dokumentation enligt SoL och LSS Dnr KS 2011-377
Läs merFastställande av besöksavgift och villkor, familjerådgivning 8 SN
Fastställande av besöksavgift och villkor, familjerådgivning 8 SN 2018.209 72 Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2019-02-05 10 Fastställande av besöksavgift och villkor, familjerådgivning
Läs merSocialnämndens Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan
DOKUMENTADMINISTRATION 0(16) Socialnämnden och dess biståndsutskott Socialnämndens Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan Kommuns arkivreglemente och dokumenthanteringsplan fastställs av nämnden.
Läs merBeskrivning av hur socialnämnden organiserar sina allmänna handlingar/ arkivbeskrivning
2011-10-10 Dnr 2011/98 SN 710 SN 100/2011 Beskrivning av hur socialnämnden organiserar sina allmänna handlingar/ arkivbeskrivning Enligt både offentlighets- och sekretesslagen (4 kap. 2 ) och arkivlagen
Läs merDokumenthantering/VON/HSL-journal, SoL-akt, LSSjournal
PM Bilaga 7:4 Kommunledningskontoret 2013-06-10 Annika Holmberg Bo Johansson Sidan 1 av 5 Kommunarkivarie arkivarie 08-579 216 45 08-579 216 51 Dnr KS 2013/1120 Dokumenthantering/VON/HSL-journal, SoL-akt,
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Plan r Diarienummer: VON 2015:54 Dokumentet är beslutat av: vård- och omsorgsnämnden Dokumentet beslutades den: 2015-09-22 Dokumentet gäller för: vård- och omsorgsförvaltningen Dokumentet
Läs mer11 kap. 1 SoL 11 kap. 1 a SoL 11 kap. 2 SoL. 11 kap. 1 SoL 11 kap. 1 a SoL
1. Barn- och ungdom Nr Ärende Lagrum Delegat Anmärkning 1.1 Beslut om att göra skyddsbedömning och inleda utredning 11 kap. 1 SoL 11 kap. 1 a SoL 11 kap. 2 SoL Handläggare Skyddsbedömning ska genomföras
Läs merRutin RUTIN FÖR SOCIAL DOKUMENTATION OCH KOMMUNIKATION
Rutin Dokumenttyp: Rutin Beslutat av: Förvaltningschef Fastställelsedatum: 2011-03-29 Ansvarig: Verksamhetschef Revideras: årligen Följas upp: årligen RUTIN FÖR SOCIAL DOKUMENTATION OCH KOMMUNIKATION Innehåll
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN
40 Se även dokumenthanteringsplan för administrativa avdelningen och övriga avdelningar Brukarrådsprotokoll PapperIT* O Handläggares rum Protokoll Gråzonsmöte / Gemensamma PapperIT* O Personakt samarbetsplaner
Läs merFörfattningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan - Överförmyndaren. Beslutad av Överförmyndare i samverkan
Författningssamling i Dokumenthanteringsplan - Överförmyndaren Beslutad av Överförmyndare i samverkan 2016-09-06 Metadata om dokumentet Dokumentnamn Dokumenthanteringsplan Överförmyndare i samverkan Dokumenttyp
Läs mer5. Individ och familjeomsorg för barn och unga enskilda ärenden SoL
5. Individ och familjeomsorg för barn och unga enskilda ärenden För de fall beslutsnivån ligger på socialsekreterare, bidragshandläggare, familjerättssekreterare, familjevårdsinspektör eller kontaktsekreterare
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden Integrationsavdelningen UN 2013-1 Serie, Handlingar /Gallras Leverans till Kommunarkiv Se bilaga 1 Flyktinghandlingar Flyktingakt Introduktionsplan, gäller före
Läs merRiktlinjer för hälso- och sjukvårdsdokumentation
SOCIALFÖRVALTNINGEN Annika Nilsson, 0554-191 56 annika.nilsson@kil.se 2014-06-27 Riktlinjer för hälso- och sjukvårdsdokumentation BAKGRUND Vid vård av patienter ska det föras patientjournal. En patientjournal
Läs merAnsökan om serveringstillstånd, Restaurang Lindö Park, Lindövägen 1, Vallentuna 7 SN
Ansökan om serveringstillstånd, Restaurang Lindö Park, Lindövägen 1, Vallentuna 7 SN 2018.055 3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2018-03-20 42 Ansökan om serveringstillstånd,
Läs merRIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION UNDER GENOMFÖRANDET av bistånd och insats enligt SoL/LSS och HSL för personal inom äldreomsorgen
RIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION UNDER GENOMFÖRANDET av bistånd och insats enligt SoL/LSS och HSL för personal inom äldreomsorgen Vård- och omsorgsförvaltningen i Ulricehamns kommun 1 av 5 Innehåll 1. Bakgrund...
Läs merFörvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. Kron.ordn. Pärm. Kron.ordn. Pärm Personnr.ordn. Pärm. Pärm.
1 ADMINISTRATION Överförmyndarnämndens protokoll med bilagor Kron.ordn. Nästföljande år* OBS! Innehåller sekretess Beslut 2015-01-20 ÖFN 7 Kallelser Sekretessbevis, tystnadspliktsförsäkring Papper O Exp
Läs merFörvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet
Nämndprotokoll med kallelser innehållande handlingar i urval PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. 4 år 20 Nämndens presidieprotokoll PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. Nämndens utskottsprotokoll PapperIT* O Närarkiv
Läs merTomelilla kommun. Antagen Senast ändrad INBÖRDES SORTER- INGSORDNING, MEDIUM ARKIVERING. Verksamhet Överförmyndaren
Verksamhet Överförmyndaren Administration Inkomna/utgående handlingar av betydelse, även e-post Länsstyrelsen tillsynsprotokoll Antagen 2017-03-01 Senast ändrad 2017-01-16 NÄRARKIV Ämnesordnat i pärm*)
Läs merChecklista för gode män för ensamkommande barn
Checklista för gode män för ensamkommande barn (Reservation för att checklistan inte är fullständig, 2014-07-22) Att göra omgående (innan beslut) Träffa barnet för ett första samtal (med tolk) Efter träffen:
Läs merTorbjörn Einarsson (C) Ordförande Johanna Attlerud Sekreterare Tfn:
KALLELSE SOCIALNÄMNDEN 2018-11-06 Tid och plats 18:00 Bällstarummet Övriga kallade David Gyllenstråle, Socialchef, Fanny Rosling, Stabschef, Inger Jakobsson, Avdelningschef, Maria Cameron, Avdelningschef,
Läs merPROTOKOLL Sammanträdesdatum
PROTOKOLL Plats och tid: Kommunhuset, Socialchefens tjänsterum kl. 14:00-16:00 Beslutande Elisabeth Holmer (S), ordförande Jenny Delén (M), 1 vice ordförande Göran Långström (PF), tjänstgörande ersättare
Läs merFöreskrifter och allmänna råd om dokumentation inom socialtjänsten. Ylva Ehn
Föreskrifter och allmänna råd om dokumentation inom socialtjänsten Ylva Ehn Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2014:5) om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU
Läs merTIMRÅ KOMMUN Socialförvaltningen Dokumenthanteringsplan Socialförvaltningen
hanteringsplan Fastställd av socialnämnden 2009-01-21 Reviderad 2017-03-22 2(17) Rensning: När ett ärende avslutas ska Akten/Patientjournalen rensas. Rensningen görs av respektive handläggare/journalförare.
Läs merKONTAKTPERSON 9:4 LSS
Kvalitetsdokument KONTAKTPERSON 9:4 LSS Antaget av SON 2005-09-14 74 Reviderat SON 2008-04-23 44 Reviderat SON 2010-12-08 146 Socialförvaltningen Gotlands Kommun Innehåll Kontaktperson 3 Beslut 3 Verkställighet
Läs merInformationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014
2014-01-20 BUN 2013.0501 Handläggare: Lars Jonsson, Barn -och utbildningsförvaltningen Barn och utbildningsnämnden Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014 Sammanfattning I enlighet
Läs merDokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad Hantera bostadsanpassningsbidrag
BN 1022/17 Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad 9.5.3.15 Hantera bostadsanpassningsbidrag Antagen av byggnadsnämnden 2017-11-15 Gäller från och med 2018-01-01 Verksamhetsområde 9. Vård
Läs merRIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION UNDER GENOMFÖRANDET av bistånd och insats enligt SoL/LSS och HSL för personal inom äldre- och handikappomsorgen
RIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION UNDER GENOMFÖRANDET av bistånd och insats enligt SoL/LSS och HSL för personal inom äldre- och handikappomsorgen 1. Bakgrund 1.1 Syfte med dokumentation vid genomförande av
Läs merFörordnande att fatta beslut enligt lagen med särskilda bestämmelser om vård av. vård av missbrukare i vissa fall (LVM) 20 SN 2018.
Förordnande att fatta beslut enligt lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) och lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) 20 SN 2018.072 3 Socialnämnden Sa m ma nträdes p rotokol I
Läs merDokumenthanteringsplan journalhandlingar Folktandvården Blekinge
HANDLINGSTYP Gallringsfrist utöver innevarande år enligt SKL:s "Bevara eller gallra nr 6 tandvård" Patientjournaler bevaras i sin helhet. Gallring av separata journalhandlingar är ej tillåten om detta
Läs merKl. 15:00, Skoklosterrummet, Kommunhuset, Bålsta. Liselotte Grahn Elg (M), ordfårande Per-Olof Thorsbeck (S) Farid Chibout (Båp)
Tid och plats Kl. 15:00, Skoklosterrummet, Kommunhuset, Bålsta Beslutande Ledamöter Liselotte Grahn Elg (M), ordfårande Per-Olof Thorsbeck (S) Farid Chibout (Båp) Övriga närvarande Ersättare Bo Johnson
Läs merAntagande av tillsynsplan för utövande av tillsyn i Vallentuna kommun enligt alkohollagen och tobakslagen 8 SN
Antagande av tillsynsplan för utövande av tillsyn i Vallentuna kommun enligt alkohollagen och tobakslagen 8 SN 2019.013 95 Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2019-03-05 25 Antagande av
Läs merAnmälan till överförmyndarnämnden om behov av god man eller förvaltare
Anmälan till överförmyndarnämnden om behov av god man eller förvaltare När en anmälan om behov kommer in tar överförmyndarnämnden ställning till om förutsättningar finns för att nämnden ska ansöka hos
Läs merNacka kommuns grunder för handläggning och dokumentation inom socialtjänsten
1 Nacka kommuns grunder för handläggning och dokumentation inom socialtjänsten Antagna av Socialtjänstens ledningsgrupp 20090128 2 Innehållsförteckning Bakgrund 3 Syfte 3 Underlag 3 Flödesschema 4 Anmälan
Läs merefter 5 år Nej Handläggare Ämneskonferenser, personalkonferenser, etc där efter 5 år
HANTERINGSANVISNINGAR KULTURFÖRVALTNINGEN 6 - kultur 6.1 - bedriva kulturskola - verksamhetsutveckling 6.1.2 - pedagogisk utveckling 6.2 - stödja estetiska processer 6.2.1 - samverkan olika estetiska språk
Läs merAllmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration
Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar,
Läs merFamiljeenheten. - en del av Individ- och familjeomsorgen i Hofors kommun
Familjeenheten - en del av Individ- och familjeomsorgen i Hofors kommun Hofors kommun 2009 Vad är familjenheten? Familjenheten är en enhet inom individ- och familjeomsorgen som arbetar med stödinsatser
Läs merplan modell policy program regel riktlinje rutin strategi taxa Dokumenthanteringsplan för socialnämnden ... Beslutat av: Kommunstyrelsen
plan Dokumenthanteringsplan för socialnämnden modell policy program regel riktlinje rutin strategi taxa............................ Beslutat av: Kommunstyrelsen Beslutandedatum: 2017-05-15 80 Ansvarig:
Läs merRiktlinjer för social dokumentation
Riktlinjer för social dokumentation Februari 2011 1 Juni 2011 Inledning Omvårdnadsförvaltningens Riktlinjer för social dokumentation reglerar hur genomförandet av beviljade insatser till äldre personer
Läs merSocial dokumentation
Sid. 1 (6) Programområde eller övergripande: Äldreomsorgen Framtagen av: Ingrid Fagerström Utbildnings- och kvalitetssamordnare Gäller from: 100218 Verksamhet: Beslutad av: Socialnämnden 100218 13 Reviderad:
Läs merDokumenttyp Dokumentnamn Fastställd/Datum Gäller från datum Riktlinje. Riktlinjer för social dokumentation inom socialnämndens verksamheter
Riktlinjer för social dokumentation inom socialnämndens verksamheter Dokumenttyp Dokumentnamn Fastställd/Datum Gäller från datum Riktlinje Riktlinjer för social dokumentation inom socialnämndens verksamheter
Läs merAllmänna arkivschemat A Protokoll B Arkivexemplar av utgående handlingar C Diarier. Föreskrifter om ändring i Riksarkivets RA-FS 2008:4
Stadsledningsförvaltningen Stadsarkivet Allmänna arkivschemat A Protokoll B Arkivexemplar av utgående handlingar C Diarier 1997 2007 2017 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets RA-FS 2008:4 D Register
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum: Dnr: ks
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum:2018-05-30 Dnr: ks2018-208 Dokumenthanteringsplanen är kommunens sätt att hålla en god ordning
Läs merBESLUT. Ärendet Tillsyn av myndighetsutövning i samband med beslut om insatser enligt LSS i Lidköpings kommun.
BESLUT Inspektionen för vård och omsorg 2016-09-16 Dnr 8.5-6973/2016-10 1(6) Avdelning sydväst Lena Almvik Gomben* lena.almvik-gombor@ivo.se Vård- och omsorgsnämnden Lidköpings kommun 531 88 Lidköping
Läs merRutin utredning 11:1 barn
Ansvarig för rutin: Avdelningschef Individ- och familj Upprättad (av vem och datum) Helena Broberg, enhetschef Reviderad (av vem och datum) Beslutad (datum och av vem): Socialförvaltningens ledningsgrupp,
Läs merLokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014
Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014 Beslutade av Älvsjö stadsdelsnämnd xxxxx stockholm.se 2 (11) Innehåll Lokala rutiner för Lex Sarah 3 Inledning 3 Vem är rapporteringsskyldig? 3 Vad ska rapporteras?
Läs mer