Dokumenthanteringsplan 2017

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Cecilia Frid SN 2016/ Dokumenthanteringsplan 2017 Förslag till beslut beslutar att fastställa dokumenthanteringsplan 2017 enligt bilaga. Bakgrund ska årligen besluta om dokumenthanteringsplan för socialnämndens verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är ett tillägg till den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen med de delar som är verksamhetsspecifika för socialnämndens verksamheter. Genom att fastställa dokumenthanteringsplanen beslutas om förvaring av dokument, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av dokument i socialnämndens verksamhet. Inför beslut är dokumenthanteringsplanen genomgången och godkänd av ansvarig tjänsteman på kommunarkivet. Cecilia Frid Socialchef Bilaga Dokumenthanteringsplan socialnämnden Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx cecilia.frid@kalmar.se

2 Socialförvaltningens Dokumenthanteringsplan Innehåll Socialförvaltningens Dokumenthanteringsplan... 1 Läsanvisning... 3 Förklaring till dokumenthanteringsplan... 4 Förkortningar... 5 Förteckning över IT-system (verksamhetssystem)... 7 Protokoll, samverkan... 8 Ekonomi... 9 Logglistor Mätning, analys och resultat Ekonomiskt bistånd Dödsboanmälan Allmän administration inom individ och familjeomsorg Individ och familjeomsorg allmänt Placeringsärenden barn

3 Familjehem, Kontakt-person/-familj Missbruk Medlingsverksamhet Familjerätt Faderskap/föräldraskap Vårdnad, boende och umgänge Adoptioner Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning och kontroll av försäljning av receptfria läkemedel Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet Omsorg om funktionshindrade Handläggning SoL Socialpsykiatri Insatser enligt LSS Handläggning LSS och SoL funktionshinder Hälso-och sjukvårdslagen (HSL) LSS-SoL Budgetrådgivning och skuldrådgivning

4 Läsanvisning Mallen är förberedande för en verksamhetsbaserad arkivredovisning och ska användas för förvaltningarnas verksamhetsspecifika handlingar. anger den kod/struktur som handlingen diarieförs och sorteras efter om inget annat anges. Handlingsslag är en överordnad beteckning på olika handlingstyper. Exempel på handlingsslag är: protokoll där då handlingstyper är de olika protokoll som uppstår inom respektive process/aktivitet. Handlingsslag ersätts då t.ex. med Protokoll och handlingstyp med samverkansprotokoll. Media/beskrivning anger om det är papper eller digitalt. Förvaringsplats kan vara en funktion (sekreterare/handläggare), fysisk plats ( lilla arkivet ), verksamhetssystem eller mapp på gemensam. Sortering = Handlingarnas inbördes sorteringsordning, kronologisk, diariekod eller pnr (personnummerordning). Den sortering som anges följer handlingarna som ska till kommunarkivet. Bevara eller gallra anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras och i så fall efter hur lång tid. T.ex. B=5 år betyder att handlingarna ska bevaras och ska till kommunarkiv efter 5 år. Om det anges endast ett B betyder det att handlingarna bevaras på förvaltningen/enheten/ i verksamhetssystemet. G=10 år betyder att handlingen får gallras efter 10 helår. Handlingar som skapats 2005 och har en 10-årig gallringsfrist får gallras först år GIA= gallras vid inaktualitet. Handlingar kan gallras omedelbart eller när de inte längre behövs för verksamheten. Tiden för det kan anges i anmärkningsfältet vid behov. I anmärkningsfältet finns utrymme för tilläggsinformation som rör handläggning eller hantering 3

5 Förklaring till dokumenthanteringsplan Handling: dokument som inkommit till eller upprättats hos myndigheten, vilket kan vara i form av text på papper, bilder, filmer, ljudinspelningar, e-post, digital information såsom datafiler eller annan media som innehåller information. Bevaras: innebär att handlingen skall arkiveras för all framtid. Handlingar som skall bevaras levereras till kommunarkivet. Gallras: innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. När det exempelvis anges att en handling kan gallras efter tio år, så betyder det att gallring utförs på det elfte året. Oavsett om en handling finns på papper, digital form eller annat format gäller de gallringsregler som framgår av dokumenthanteringsplanen. Bevara eller gallras: anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras Vid inaktualitet: innebär att handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten. : innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, hänvisningar och specifika gallringsbestämmelser 4

6 Förkortningar K-arkiv: Kommunarkiv, kommunens gemensamma arkiv : Förvaltningsarkiv N-arkiv: Närarkiv; kan vara tjänsterum eller tillgång till arkiv inom arbetsplatsen, arkivskåp. SoL: Socialtjänstlagen LVU: Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga LVM: Lag om vård av missbrukare i vissa fall LSS: Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade LPT: Lag om psykiatrisk tvångsvård LRV: Lag om rättspsykiatrisk vård SFB: Socialförsäkringsbalken MFoF: en Familjerätt och Familjestöd Lmv: Läkemedelsverket 5

7 Förkortningar AlkT: IT-system för handläggning av alkoholtillstånd SUV: Datorbaserat verktyg för systematisk uppföljning för verksamheter som arbetar med våld i nära relation. En version finns för våldsutsatta och en version för våldsutövare FIA: Förutsättningar inför arbete SUE: Systematisk uppföljning ekonomiskt bistånd Lex Sarah: Rapportering av missförhållanden SIP: Samordnad individuell plan Pnr: Personnummer VO 1: Verksamhetsområde 1 Boss: Budget och skuldrådgivningssystem 6

8 Förteckning över IT-system (verksamhetssystem) Procapita IFO Lena Nilsson Sesam 2 Eva Hildeblom-Darell Procapita VOO Jan Andersson Senior alert Eva Hildeblom-Darell Alk-T Margareta Ekeroth Svevac Eva Hildeblom-Darell Intraphone Christina Olsson Palliativa registret Eva Hildeblom-Darell Melker för återsökning Cai Brochmann FIA Marie Jogestål Journal Digital Henrik Schultz Boss Kjell Wikström Xpand boenderegister Roger Hessling Personec/Aditro ekonomi Kristina Appert Hypergene Kristina Appert TimeCare Planering o Pool Jens Jonsson Adato, hämtar från Aditro Kristina Appert ASI/ADAD net Elin Almheden Public 360 Anna Pedersen SUV Helene Torstensson Cosmic Link Eva Hildeblom-Darell One Mead Eva Hildeblom-Darell Pascal Eva Hildeblom-Darell Internethandel Jan Andersson 7

9 Protokoll, samverkan LSS-råd Rådets sekr Kronologisk B=5 år Psykiatriråd Rådets sekr Kronologisk B=5 år Lokal rekryteringsgrupp Personal- Kronologisk B=5 år utvecklare Protokoll och mötesanteckningar från Ansvarig handläggare Kronologisk B=5 år samarbetsgrupp mellan socialtjänst, skola, polis eller liknande Samverkan Samordnad vårdplan vid Ansvarig Kronologisk B-5 år psykiatrisk tvångsvård, LPT, och rätts- Psykiatrisk vård, LRV avvikelse (BAL) - blankett handläggare Personal, organisation, förändring Fysiska och/eller organisatoriska förändringar i socialförvaltningens verksamhet blankett G=2 år Sparas digitalt 8

10 Fysiska och/eller organisatoriska förändringar i socialförvaltningens verksamhet - beslutsunderlag Information till Bemanningsservice om nya ärenden/verksamheter blankett Sekretessförbindelse för Socialförvaltningen-blankett Frånvaro-och avvikelserapport - blankett Ledig befattning/övertalighet blankett Ansökan arbetsrotation inom vo1 Personalakt Pnr G=2 år Sparas digitalt G=2 år Sparas digitalt Gäller schemalagd personal för funktionshindrade Ekonomi Tolkrekvisitioner Respektive enhet Sammandragslista av utbetalningar Ekonomi.adm från Procapita, makulerade,. debiterings- besked från plus- och bankgiro G=10 år Kronologisk G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. 9

11 Underlag till fakturor från privat assistansgivare Underlag till ansökan om förhöjd assistansersättning Ekon. adm. Ekon. adm.. Kronologisk G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. Kronologisk G=10 år Assistansräkningar och tidsredovisningar med underskrift Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. SFB beslut från försäkringskassan Ekon. adm. Kronologisk G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. Specifikation kontoinsättning assistansersättning Excel-fil G-katalog Personlig assistans Ekon. adm. Kronologisk G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. 10

12 Utbetalningsbesked från försäkringskassan gällande assistansersättning Underlag för Habiliteringsersättning Ekon. adm. Ekon. adm. Kronologisk G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. Kronologisk G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till i 9 år Logglistor Loggningslistor, Procapita Kronologisk Enhetschef G=2 år 2 år ordning Loggningslistor som lett till utredning Personalakt Till Kl-kontoret Personalenheten Mätning, analys och resultat Aktgranskning myndighetshandläggning blankett Verksamhetschef Kronologiskt G=5 år 11

13 Aktgranskning myndighetshandläggning vid BBIC handläggning - blankett Journalgranskning vid införande av insats Lex Sarah rapporter Lex Sarah utredningar Lex Sarah anmälningar till IVO Årlig sammanställning Lex Sarah Verksamhetschef Kronologiskt G=5 år Enhetschef Kronologiskt G=2 år Registrator Registrator Registrator Registrator Diarienummer B=5 år Överförs till K-arkiv efter 5 år Ingår i diarieförda handlingar Diariennummer B=5 år Överförs till K-arkiv efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar Diariennummer B=5 år Överförs till K-arkiv efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar Kronologisk Diarienummer Intern-och egenkontroll blankett Enhetschef G=2 år Överförs till K-arkiv efter 5 år Ingår i diarieförda handlingar 12

14 Riskanalys för kvalitetsarbete utifrån ett brukarperspektiv-blankett Rapportering hemlöshet Hemlöshet akut-blankett Hemlöshet avvisade-blankett Hemlöshet institutionsvistelse och kategoriboende-blankett Hemlöshet långsiktiga boendelösningblankett G-katalog, dator G-katalog, dator G-katalog, dator G-katalog, dator G-katalog, dator Hos ansvarig Kronologisk chef Verksamhetsutvecklare Kronologisk G=2 år G=2 år Verksamhetsutvecklare Kronologisk GIA Ingår i sammanställningsverktyg i H- katalog, dator Verksamhetsutvecklare Kronologisk GIA Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator Verksamhetsutvecklare Kronologisk GIA Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator Kronologisk GIA Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator 13

15 Intern ansökan för långsiktig boendelösning Våld i nära relationer, rapportering interntblankett, G-katalog, dator Bostadshandläggare N-arkiv Verksamhets utvecklare Personummer GIA Samtycke av den enskilde krävs. Kronologisk Årsvis Rapportering våld i nära relationer G-katalog, dator Verksamhetsutvecklare Kronologisk Årsvis Blanketten ingår i VHB G=2 år Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator G=2 år Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator 14

16 Ekonomiskt bistånd Personakt Ansökningar från enskild om bistånd, med ev. bilagor. Gäller även bistånd till begravningskostnader /digital (xml) Verksam-hetssystem/ Personnummerordning Pnr B/G=5 år B/G=5 år Personakterna sorteras i personnummerordning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning om inget annat anges. 15

17 Bilagor till enskilds ansökan om bistånd Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i personakten Journalblad Utredningar i enskilt ärende inklusive grundutredning N-arkiv Pnr-ordning G=2 år Gäller kopior på kvitton, fakturor. Kan gallras under förutsättning att notering i personakten skett av uppgifter i bilagan, /digital (xml) /digital (xml) Pnr-ordning G=5 år Kan gallras under förutsättning att personakten inte tillhör gallringsundantag enligt socialtjänstlag 12 kap 2 samt socialtjänstförordning 7 kap 2 Verksam-hetssystem/ Verksam-hetssystem/ Pnr B/G=5 år Pnr B/G=5 år Bilagor: Sjukintyg, läkarutlåtanden, utredn eller utlåtanden fr anda myndigheter sparas. 16

18 Beslut i enskilt ärende om bistånd /digital Verksam-hetssystem/ Pnr B/G=5 år (xml) Överklaganden, med bilagor Pnr B/G=5 år Beslut/domar i förvaltningsdomstol Pnr B/G=5 år Återkravshandlingar /digital Verksam-hetssystem/ Pnr B/G=5 år (xml) Dokumentation av planering som rör /digital Verksam-hetssystem/ Pnr B/G=5 år den enskilde t.ex. överenskommelser, genomförandeplan, SIP (xml) Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och Pnr B/G=5 år andra myndigheter Meddelande från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning och avhysning N-arkiv Pnr GIA efter 3 månader Kännedomspärm 17

19 Kallelser till möte med handläggare mm Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse N-arkiv Pnr GIA N-arkiv Pnr GIA N-arkiv Pnr GIA Dödsboanmälan Dödsfallsintyg/släktutredning Bokstavs Ordning Årsvis Boutredningar Bokstavs Ordning Årsvis Ekonomiska redovisningar Bokstavs Ordning Årsvis B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år Alla handlingar förvaras i pärm, årsvis 18

20 Protokoll/journalanteckning över hembesök Förvaltningssystem Bokstavs Ordning Årsvis Fullmakter Bokstavs Ordning Årsvis Korrespondens Bokstavs Ordning Årsvis Kopior på fakturor Bokstavs Ordning Årsvis Kopior på dödsboanmälan Bokstavs Ordning Årsvis B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år Dödsboanmälan som görs enligt Ärvdabalken kan enligt 20 kap 8 a gallras efter 5 år. 19

21 Kopior på boutredning, bouppteckning Bokstavs Ordning Årsvis B/G 5 år Förvaltning av dödsbo Anmälan Begäran om släktutredning /digitalt Svar på släktutredning från Landsarkivet Bokstavs Ordning, Årsvis Bokstavsordning Årsvis Bokstavsordning Årsvis B/G 5 år Enligt 18 kap 2 Ärvdabalken. Från sjukhus, polis, omsorgsförvaltning osv, då ingen uppgift om anhörig finns Till Landsarkivet om uppgift om personen B/G 5 år inte finns i Skatteverkets folkbokföring. B/G 5 år Förmedlas vidare till anhörig eller Kammarkollegiet 20

22 Bekräftelse på beställning av begravning Bokstavsordning Årsvis B/G 5 år Enligt 5 kap 2 Begravningslagen, innan svar från Landsarkivet har inkommit Allmän administration inom individ och familjeomsorg Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Pärm/papper Pärm/papper Ansvarig handläggare Kännedoms- Pärm Ansvarig handläggare Kännedoms- Pärm Omvänd Kronologisk ordning Omvänd Kronologisk ordning G=5 år Orosanmäln samt beslut om varför man inte öppnar ärendet. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler, årsvis ex. polisrapport, LOB:ar, G=2 år Meddelande om avhysning, hyresskuld, elskuld. Diarieförs eller registreras på annat sätt enl sekretesslagens regler 21

23 Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten Meddelande om placering inom kommunen av barn från annan kommun Pärm/papper Ansvarig handläggare Kännedoms- Pärm Kronologisk G=2 år Kontakförbud från TR. Åtalsunderlåtelse från åkl. Ej förekomst i soc.reg. Pärm/papper Ansvarig handläggare Kronologisk G=2 år Efter att kontraktet upphört att gälla Pärm/papper Ansvarig handläggare Omvänd Kronologisk ordning Räkenskaper enskildas medel Pärm/papper Ansvarig handläggare G=10 år GIA När placeringen upphört att gälla 22

24 Individ och familjeomsorg allmänt Personakt Pnr B/G= 5 år Anmälningar, ansökningar med Pnr B/G=5 år bilagor Ansökningar med eventuella bilagor Pnr B/G=5 år Journalblad /digital Pnr B/G=5 år (xml) Utredningar i enskilt ärende /digital Pnr B/G=5 år (xml) Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats /digital (xml) Pnr B/G=5 år Sorteras i personnummerordn. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning om inget annat anges. 23

25 Överklaganden med bilagor Pnr B/G=5 år Beslut/domar i förvaltningsdomstol Pnr B/G=5 år Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. vårdplan, SIP genomförandeplan Pnr B/G=5 år Ansökningar till institutioner om vård Pnr B/G=5 år Överenskommelser Pnr B/G=5 år Handlingar av betydelse för ärendet Pnr B/G=5 år T.ex. registerkontroller som utgör underlag för beslut. Inkomna, upprättade och skickade. Ex. begäran om yttrande från åkl, polis, trsptstyrelsen. Inleder utredn utan förhandsbesked. Anvisn från Migrationsverket. Medd om god man från överförmyndarnämnden Avtal om handhav. av annans medel Pnr B/G=5 år Fullmakter Pnr B/G=5 år 24

26 Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.fl. Remisser till t.ex. arbetsförmedling, läkare m.fl. Kopior av räkningar för under sökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc) Underrättelser från kronofogde myndighet om avhysning N-arkiv Pnr GIA T.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse N-arkiv Pnr GIA N-arkiv Pnr GIA N-arkiv Pnr G=2 år N-arkiv Pnr GIA N-arkiv Pnr GIA N-arkiv Pnr GIA N-arkiv Pnr GIA Aktualisering görs när det finns barn med. 25

27 Placeringsärenden barn Journalblad /digital Pnr B=5 år (xml) Dokumentation av planering, Pnr B=5 år vårdplan, SIP, genomförandeplan Anmälningar från polis, skola etc N-arkiv Pnr B=5 år Beslut och beslutsunderlag Pnr B=5 år Handlingar rörande underställning till Förvaltningsrätt Avtal med föräldrar Pnr B=5 år Personakterna sorteras i personnummerordning. Levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Pnr B=5 år Ansökn blankett finns endast i pappersform 26

28 11.03 Överflyttning av vårdnad till familjehem Endast tjänsteskrivelsen Ansökningar om behov av vård (till institutioner) verksamhetssystem Registrator, Pnr B=5 år Pnr B=5 år Ingår i diarieförda handlingar. Efter 1 år överförs till Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Underhållsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Avtal med underhållsskyldig för barns vård i annat hem än det egna Pnr B=5 år Pnr B=5 år Pnr B=5 år Vårdnadsutredningar Pnr B=5 år Sammanfattande utredningar om lämpligt familjehem för den placerade s.k. matchningsutredning Pnr B=5 år Dock inte utredningen om familjehemmet som sådant, som har en egen akt 27

29 Yttranden till åklagare, polis, tingsrätt, Pnr B=5 år förvaltningsrätt, kammarrätt Domar Pnr B=5 år Meddelande från institution om Pnr B=5 år utskrivning Ansvarsförbindelse Pnr B=5 år Vårdnadsöverflytt till familjehem Pnr B=5 år Handlingar i socialnämndsärende Handlingar av betydelse för ärendet Pnr B=5 år Upprättade, inkomna, skickade Placeringsmeddelanden från statens Pnr B=5 år institutionsstyrelse Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Pnr B=5 år Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal Anmälan mot familjehem, resultat av Pnr B=5 år utredning och beslut Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär N-arkiv Pnr GIA 28

30 Familjehem, Kontakt-person/- familj Ansökan N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år Ansökan som inte leder till utredning N-arkiv Särskild pärm Kronologisk ordning GIA Journalblad N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år Utredningar N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år Avtal N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år Ansvarsförbindelse för kostnader N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Gallras efter 1 år 29

31 Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut Missbruk Ansökningar om vård enligt LVM med bilagor N-arkiv Alfabe-tisk/pnr B/G=5 år Personakt sorteras i personnrordning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Pnr B/G=5 år Ansökan, utredning, anmälningar, Läkarintyg, vårdplan, SISplatsanvisning su-protokoll Pnr B/G=5 år Anmälningar från polis om behov av LVM etc. Beslut och beslutsunderlag Pnr B/G=5 år Handlingar rörande underställning till Pnr B/G=5 år Förvaltningsrätt 30

32 Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Dokumentation av vårdplan, genomförandeplan, ASI-intervju ASI 2 - Bortfallsblankett Medlingsverksamhet /digital (xml), verksamhetssystem, verksamhetssystem Verksam-hetssystem/ Pnr B/G=5 år Pnr B/G=5 år Pnr G=2år Årsberättelse/verksamhetsberättelse Kronologisk B=5 år Statistik Kronologisk B=5 år Anteckningar i ärendet N-arkiv GIA Polisrapport, kopia N-arkiv GIA 31

33 Familjerätt Faderskap/föräldraskap Underrättelse från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor Underrättelser från skatteverket om inflyttat barn Journalblad S-protokoll MF-protokoll Faderskaps-, föräldraskapserkännande/ - bekräftelse N-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv N-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs / / / Verksam-hetssystem/ N-arkiv Verksam-hetssystem/ N-arkiv Verksam-hetssystem/ N-arkiv N-arkiv efter 2 år till K-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv 32

34 Anmälningar om faderskap, föräldraskap N-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv Identitetsstyrkande handlingar N-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv Handlingar om vårdnaden av barn N-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv Intyg (ultraljud, förlossning, utveckling etc.) Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska frågor N-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv N-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv 33

35 Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskapsärenden Handlingar i ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap Anmälan om gemensam vårdnad N-arkiv N-arkiv N-arkiv Kallelser till rättegång, möte med N-arkiv Pnr GIA handläggare mm Handlingar av betydelse för ärendet N-arkiv Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Begäran om hjälp från utrikesdepartementet N-arkiv Barnets pnr GIA N-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv Barnets pnr GIA 34

36 Ifrågasättande av faderskap, barnet fött inom äktenskapet Ifrågasättande av tidigare fastställt faderskap N-arkiv N-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv Barnets pnr G=1 år Efter avslut Medverkan i utredning för annan kommun N-arkiv Arbetsblad = aktualiseringsblad N-arkiv Barnets pnr B=5 år Överförs från N-arkiv till efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv 35

37 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Vårdnad, boende och umgänge Tingsrättens begäran om utredning N-arkiv Alfabetisk ordning i N- arkiv Journalblad N-arkiv Alfabetisk ordning i N-arkiv Utdrag ur social- och polisregister N-arkiv Alfabetisk ordning i N-arkiv Personbevis N-arkiv Alfabetisk ordning i N-arkiv Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. B/G=5 år Efter 1 år i N-arkiv, överföras till F- arkiv sorterat på barnets personnummer. B/G=5 år Efter 1 år i N-arkiv, överföras till F- arkiv sorterat på barnets personnummer. B/G=5 år B/G=5 år 36

38 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Överenskommelser (om t.ex. umgängesresor) N-arkiv Alfabe-tisk ordning i N-arkiv Handlingar av betydelse för ärendet N-arkiv Alfabe-tisk ordning i N-arkiv Avtal som inte blivit godkända Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge N-arkiv Alfabetisk ordning N-arkiv Barnets pnr N-arkiv Alfabetisk ordning N-arkiv Barnets pnr B/G=5 år B/G=5 år Upprättade, inkomna, skickade B/G=5 år Efter 1 år i N-arkiv, överföras till F- arkiv sorterat på barnets personnummer. B/G=5 år Efter 1 år i N-arkiv, överföras till F- arkiv sorterat på barnets personnummer. B/G=5 år Efter 1 år i N-arkiv, överföras till F- arkiv sorterat på barnets personnummer. B/G=5 år Se anmärkning Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Gallras senast 5 år efter det att barnet fyllt 18 år om det ej ska bevaras ur forskningssynpunkt. 37

39 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Domar från tingsrätt N-arkiv Alfabetisk ordning Meddelande till Skatteverket, CSN, Försäkringskassan om godkänt avtal Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär N-arkiv Barnets pnr N-arkiv Alfabetisk ordning N-arkiv Alfabetisk ordning B/G=5 år Efter 1 år i N-arkiv, överföras till F- arkiv sorterat på barnets personnummer. B/G=5 år Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Gallras senast 5 år efter det att barnet fyllt 18 år om det ej ska bevaras ur forskningssynpunkt. GIA GIA 38

40 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Adoptioner Handlingar i ej genomförda adoptioner N-arkiv Alfabetisk ordning Intyg om adoptionsutbildning N-arkiv Alfabetisk ordning Ansökningar om medgivande med bilagor Journalblad N-arkiv Alfabetisk ordning N-arkiv Alfabetisk ordning Personakt läggs upp när barnet anlänt B/G=5 år Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Fadern B=5 år Faderns personnummer B=5 år Faderns personnummer B=5 år Faderns personnummer 39

41 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Utdrag ur social- och polisregister N-arkiv Alfabetisk ordning Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register sekretesseftergift N-arkiv Alfabetisk ordning Anmälan om förslag på barn N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn i pappersakt. B=5 år Efter faderns namn B=5 år Efter faderns namn Samtycken med bilagor N-arkiv Alfa- B=5 år Efter faderns namn Utredningar N-arkiv verksam Alfa- B=5 år Efter faderns namn hetssystem betisk ordning Handlingar rörande barnets ursprung N-arkiv Barnets pnr Handlingar i genomförda adoptioner N-arkiv Barnets pnr Referenser N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Barnets personnummer B=5 år B=5 år Efter faderns namn 40

42 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Yttrande från socialnämnd till tingsrätt N-arkiv Barnets pnr en Familjerätt och N-arkiv Alfa- Familjestöd (MFoF) betisk ordning Yttrande från Socialstyrelsens rättsliga råd N-arkiv Alfabetisk ordning Yttranden från behandlande läkare N-arkiv Alfabetisk ordning Handlingar av betydelse i ärendet N-arkiv Beslut, medgivanden N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år B=5 år Efter faderns namn B=5 år Efter faderns namn B=5 år Efter faderns namn Alfa- B=5 år Efter faderns namn. Upprättade, inkomna, skickade B=5 år Efter faderns namn 41

43 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Aktualiseringsintyg N-arkiv Alfabetisk ordning Ansökan till tingsrätt om adoption N-arkiv Barnets pnr Tingsrättens dom N-arkiv Barnets pnr Återkallelse av medgivande N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn B=5 år Barnets personnummer B=5 år Barnets personnummer B/G=5 år Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Efter faderns namn Överklaganden, med bilagor N-arkiv Pnr B=5 år Efter faderns namn Beslut/domar i förvaltningsdomstol N-arkiv Pnr B=5 år Efter faderns namn Uppföljningsrapporter Barnets pnr B=5 år Barnets personnummer N-arkiv 42

44 Kallelser till rättegång, möte med handläggare etc Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär N-arkiv Alfabe- GIA Efter faderns namn tisk N-arkiv Pnr GIA Efter faderns namn Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen Diariet AlkT /digital AlkT Alfabetisk Utredningar och förslag till beslut i ärenden rörande stadigvarande serveringstillstånd Tillståndsbevis, stadigvarande servering (inklusive planritning) /digital AlkT /digital AlkT Alfabetisk Alfabetisk B=5 år B=5 år B=5 år 43

45 Domar rörande tillstånds- och tillsynsärenden /digital AlkT Alfabetisk Överklaganden /digital AlkT Alfabetisk Utredningar och förslag till beslut i /digital AlkT Alfabetillsynsärenden rörande återkallelser av tisk serveringstillstånd Återkallelsebeslut av serveringstillstånd /digital AlkT Alfabe- Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande varningar och sanktioner Beslut rörande varningar, erinran och sanktioner Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd /digital AlkT /digital AlkT N-arkiv tisk Alfabetisk Alfabetisk Alfabetisk B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år G=3 år Efter att verksamheten upphört under förutsättning att besluten kan förstås utan underlagen 44

46 Anmälningar om utsedda serverings ansvariga personer N-arkiv Alfabetisk Restaurangrapporter N-arkiv Alfabetisk Handlingar rörande tillfälliga N-arkiv Alfabeserveringstillstånd till allmänheten tisk Handlingar rörande tillfälliga N-arkiv Alfabeserveringstillstånd till slutna sällskap tisk och godkännande av lokal Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner N-arkiv Alfabetisk Korrespondens rörande alkoholärende N-arkiv Alfabetisk Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl N-arkiv Alfabetisk GIA G=10 år G=5 år Samtliga handlingar i ärendet G=5 år Samtliga handlingar i ärendet B/G=5 år Se anmärkning B/G=5 år Se anmärkning B/G=5 år Se anmärkning Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning 45

47 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Anmälningar om ölförsäljning /digital Narkiv/ AlkT Alfabetisk B=5 år När verksamheten upphört Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning och kontroll av försäljning av receptfria läkemedel Anmälan om försäljning av tobak /digital Arkivskåp/AlkT Alfabetisk Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av tobak Anmälan från lmv om försäljning av receptfria läkemedel Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av läkemedel N-arkiv Alfabetisk /digital N-arkiv /AlkT Alfabetisk N-arkiv Alfabetisk B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år 46

48 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Tillsynsrapporter, försäljning av tobak N-arkiv Alfabetisk Korrespondens med näringsidkaren i ärenden rörande försäljning av tobak och receptfria läkemedel /digital N-arkiv /AlkT Alfabetisk B/G=5 år Se anmärkning B/G=5 år Se anmärkning Bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite Bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet Ärenden om lotteritillstånd /digital Diariet Diariekod Yttranden till lotteriinspektionen N-arkiv Alfabetisk B=5 år Ansökan - delegationsbeslut G=3 år 47

49 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Omsorg om funktionshindrade Handläggning SoL Socialpsykiatri Anmälningar N-arkiv Pnr B/G=5 år Ansökningar från enskild om bistånd N-arkiv Pnr B/G=5 år eller service, med ev bilagor Journalblad /digital N-arkiv/ Pnr B/G=5 år verksamhetssystem Utredningar i enskilt ärende N-arkiv/ Pnr B/G=5 år Beslut i enskilt ärende om bistånd verksamhetssystem Pnr B/G=5 år och/eller insats Överklaganden med bilagor N-arkiv Pnr B/G=5 år Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. 48

50 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Beslut/domar i förvaltningsdomstol N-arkiv Pnr B/G=5 år Kallelser (till möte med handläggare) N-arkiv Pnr GIA Dokumentation av planering som rör N-arkiv Pnr den enskilde t.ex. handlinsplaner, SIP, vårdplan Remisser till t.ex. arbetsförmedling, N-arkiv Pnr GIA sjukvård Ansökningar till institutioner om vård N-arkiv Pnr Kopior av räkningar för N-arkiv Pnr G=2 år undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten Meddelande om utskrivning från N-arkiv Pnr GIA sluten hälso- och sjukvård Handlingar av betydelse för ärendet N-arkiv Pnr B/G=5 år T.ex. registerkontroller som utgör underlag för beslut. Upprättade, inkomna, skickade Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär N-arkiv Pnr GIA T.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse 49

51 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Fullmakter N-arkiv Pnr B/G=5 år Kopior av hyreskontrakt etc N-arkiv Pnr GIA Genomförandeplaner N-arkiv/ Pnr B/G=5 år Löpande arbetsanteckningar Digitalt N-arkiv/ Pnr GIA Social journal N-arkiv Pnr B/G=5 år Insatser enligt LSS (Verkställighet, gäller ej enhet 107, 113) Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet N-arkiv Pnr B=5 år Se anmärkning Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Bevarande av handlingar rörande placerade barn och unga. 50

52 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Genomförandeplanering, SIP /digital N-arkiv /verksamhetssystem Pnr B/G=5 år (xml) Informationsblad (fakta, /digital N-arkiv /verksamhetssystem Pnr B/G=5 år personuppgifter, sjukdomar) (xml) Löpande arbetsanteckningar Digitalt Pnr GIA När dokumentationen sammanfattats i social journal Social journal /digital N-arkiv /verksamhetssystem Pnr B/G=5 år (xml) Meddelanden om utskrivning från N-arkiv Pnr GIA sjukhus eller liknande Aktivitetscheman N-arkiv Pnr GIA Observationslistor N-arkiv Pnr GIA När notering gjorts i social journal Kopior av anteckningar från annan N-arkiv Pnr GIA kommun eller landsting Korrespondens av vikt med anhörig/ N-arkiv Pnr B/G=5 år brukare/ställföreträdare/ombud Avtal om handhavande av annans medel N-arkiv Pnr B/G=5 år 51

53 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Handläggning LSS och SoL funktionshinder (gäller enhet 104,113) Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet Ansökningar om insatser med eventuella bilagor Daganteckningar Utredningar, utlåtanden N-arkiv Pnr B=5 år Se anmärkning N-arkiv Pnr B/G=5 år /digital (xml) /digital (xml) N-arkiv verksamhetssystem N-arkiv verksamhetssystem Pnr B/G=5 år Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Bevarande av handlingar rörande placerade barn och unga. Pnr B/G=5 år Utredningar digitalt tills beslut fattas. Därefter i pappersform i personakt. 52

54 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Beslut om insats /digital N-arkiv/verksamhetssystem Pnr B/G=5 år (xml) Överklaganden med bilagor N-arkiv/verksamhetssystem Pnr B/G=5 år Beslut/domar i förvaltningsdomstol N-arkiv/verksamhetssystem Pnr B/G=5 år Kallelser N-arkiv Pnr GIA Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. SIP, Individuell plan enligt LSS /digital (xml) N-arkiv/verksamhetssystem Pnr B/G=5 år Social dokumentation gällande personer med funktionsnedsättning, Social journal - SoL Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner mm /digital N-arkiv/verksamhetssystem Pnr N-arkiv Pnr G=2 år 53

55 Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras Anmälan och beslut om N-arkiv Pnr B/G=5 år ställföreträdare Handlingar av betydelse i ärendet /digital (xml) N-arkiv/verksam-hetssystem Pnr B/G=5 år Upprättade, inkomna, skickade Fullmakter N-arkiv Pnr B/G=5 år Inkommen handling utan ansökan Kännedomspärm i mottagning barn/vuxen Pnr GIA Gallras efter 3 månader 54

56 Hälso-och sjukvårdslagen (HSL) LSS-SoL Delegering av hälso- och sjukvårdsuppgifter samt förvaring av läkemedel- Signaturförtydligande för läkemedelshantering Pärm hos ansvarig personalgrupp Pnr B=5 år Ska gallras 5 år efter sista anteckningen. Signaturförtydligande som gäller insatser till personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckningen 55

57 Handlingar Budgetrådgivning och skuldrådgivning Ärenden rörande budgetrådgivning Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras och verksamhetssystem Kronlogisk Årsvis G=5 år Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare Ärenden rörande skuldrådgivning, prövade enligt skuldsanringslagen och verksamhetssystem Kronlogisk Årsvis G=5 år Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare Ärenden rörande skuldrådgivning, ej prövade enligt skuldsaneringslagen och verksamhetssystem Kronlogisk Årsvis G=5 år Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut 56