Dokumenthanteringsplan 2018

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Johnny Lesseur SN 2017/ Dokumenthanteringsplan 2018 Förslag till beslut beslutar att fastställa dokumenthanteringsplan 2018 enligt bilaga. Bakgrund ska årligen besluta om dokumenthanteringsplan för socialnämndens verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är ett tillägg till den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen med de delar som är verksamhetsspecifika för socialnämndens verksamheter. Genom att fastställa dokumenthanteringsplanen beslutas om förvaring av dokument, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av dokument i socialnämndens verksamhet. Inför beslut är dokumenthanteringsplanen genomgången och godkänd av ansvarig tjänsteperson på kommunet. Tillkommande dokument i den reviderade planen är markerade med rött. Johnny Lesseur Förvaltningssekreterare Cecilia Frid Socialchef Bilaga Dokumenthanteringsplan 2018 Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Johnny.Lesseur@kalmar.se

2 Socialförvaltningens Dokumenthanteringsplan Innehållsförteckning Läsanvisning.. 3 Förklaring till dokumenthanteringsplan. 4 Förkortningar.5 Förteckning över IT-system (verksamhetssystem) samt systemförvaltare 7 Protokoll, samverkan 8 Personal, organisation, förändring..8 Ekonomi 8 Logglistor 9 Mätning, analys och resultat 10 Individärende gemensamt (där inte annat anges vid resp delområde) 12 Allmän administration inom individ- och familjeomsorg 14 Ekonomiskt bistånd 14 Dödsboanmälan 16 Förvaltning av dödsbo 17 Placeringsärenden barn 17 Familjehem, kontaktperson/-familj 19 1

3 Missbruk 19 Medlingsverksamhet 20 Familjerätt 20 Faderskap/föräldraskap 20 Vårdnad, boende och umgänge 22 Adoptioner 24 Omsorg om personer med funktionsvariation 26 Handläggning SoL socialpsykiatri 26 Insatser enligt LSS 27 Handläggning LSS och SoL funktionsvariation 28 Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) LSS-SoL 30 Budgetrådgivning och skuldrådgivning 30 Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar.31 Tillståndsgivning och tillsyn enligt Alkohollagen 31 Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning samt kontroll av försäljning av receptfria läkemedel 33 Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet 33 2

4 Läsanvisning Mallen är förberedande för en verksamhetsbaserad redovisning och ska användas för förvaltningarnas verksamhetsspecifika handlingar. anger den kod/struktur som handlingen diarieförs och sorteras efter om inget annat anges. Handlingsslag är en överordnad beteckning på olika handlingstyper. Exempel på handlingsslag är: protokoll där då handlingstyper är de olika protokoll som uppstår inom respektive process/aktivitet. Handlingsslag ersätts då t.ex. med Protokoll och handlingstyp med samverkansprotokoll. Media/beskrivning anger om det är papper eller digitalt. Förvaringsplats kan vara en funktion (sekreterare/handläggare), fysisk plats ( lilla et ), verksamhetssystem eller mapp på gemensam. Sortering = Handlingarnas inbördes sorteringsordning, kronologisk, diariekod eller pnr (personnummerordning). Den sortering som anges följer handlingarna som ska till kommunet. Bevara eller gallraanger om handlingen ska till kommunet eller om den kan gallras och i så fall efter hur lång tid. T.ex. betyder att handlingarna ska bevaras och ska till kommun efter 5 år. Om det anges endast ett B betyder det att handlingarna bevaras på förvaltningen/enheten/ i verksamhetssystemet. G=10 år betyder att handlingen får gallras efter 10 helår. Handlingar som skapats2005 och har en 10-årig gallringsfrist får gallras först år GIA= gallras vid inaktualitet. Handlingar kan gallras omedelbart eller när deinte längre behövs för verksamheten. Tiden för det kan anges i anmärkningsfältet vid behov. I anmärkningsfältet finns utrymme för tilläggsinformation som rör handläggning eller hantering 3

5 Förklaring till dokumenthanteringsplan Handling: dokument som inkommit till eller upprättats hos myndigheten, vilket kan vara i form av text på papper, bilder, filmer, ljudinspelningar, e-post, digital information såsom datafiler eller annan media som innehåller information. Bevaras: innebär att handlingen skall eras för all framtid. Handlingar som skall bevaras levereras till kommunet. Gallras: innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. När det exempelvis anges att en handling kan gallras efter tio år, så betyder det att gallring utförs på det elfte året. Oavsett om en handling finns på papper, digital form eller annat format gäller de gallringsregler som framgår av dokumenthanteringsplanen. Bevara eller gallras: anger om handlingen ska till kommunet eller om den kan gallras Vid inaktualitet: innebär att handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Anmärkning: innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, hänvisningar och specifika gallringsbestämmelser 4

6 Förkortningar K-: Kommun, kommunens gemensamma F-: Förvaltnings N-: När; kan vara tjänsterum eller tillgång till inom arbetsplatsen, skåp. SoL: Socialtjänstlagen LVU: Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga LVM: Lag om vård av missbrukare i vissa fall LSS: Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade LPT: Lag om psykiatrisk tvångsvård LRV: Lag om rättspsykiatrisk vård SFB: Socialförsäkringsbalken MFoF: Myndigheten Familjerätt och Familjestöd 5

7 Förkortningar AlkT: IT-system för handläggning av alkoholtillstånd SUV: Datorbaserat verktyg för systematisk uppföljning för verksamheter som arbetar med våld i nära relation. En version finns för våldsutsatta och en version för våldsutövare FIA: Förutsättningar inför arbete SUE: Systematisk uppföljning ekonomiskt bistånd Lex Sarah: Rapportering av missförhållanden SIP: Samordnad individuell plan : Personnummer VO 1: Verksamhetsområde 1 Boss: Budget och skuldrådgivningssystem 6

8 Förteckning över IT-system (verksamhetssystem) samt systemförvaltare Adato Adressregister uppdragstagare Alk-T ASI/ADAD Boss Cosmic Link Cosmic Messenger Draftit Genetec HSA - Hälso- och sjukvårdens adressregister Hypergene Intraphone Journal Digital Multi Access Styra Outlook Palliativregistret Pascal Personec/Visma Procapita IFO Procapita VoO/Lifecare Public 360 Senior Alert Självservice Social jour Streamflow Svevac TimeCare WebSesam Via Competence WinLas Xpand Kristina Appert Minna Ljungberg Margareta Ekeroth Lena Jenisch Kjell Wikström Clara Halléhn Clara Halléhn Johnny Lesseur Niklas Stånggren Clara Halléhn Anneli Hilmansson Ingrid Danielsson Henrik Schultz Niklas Stånggren Johnny Lesseur Clara Halléhn Clara Halléhn Kristina Appert Inger Hagelin Clara Halléhn Johnny Lesseur Clara Halléhn Kristina Appert Elisabet Oskarsson Johnny Lesseur Clara Halléhn Kristina Appert Clara Halléhn Sofia Karlsson Kristina Appert Roger Hessling 7

9 Protokoll, samverkan LSS-råd Rådets sekr Kronologiskt Psykiatriråd Rådets sekr Kronologiskt Lokal rekryteringsgrupp Personalutvecklare Kronologiskt Protokoll och mötesanteckningar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, skola, polis eller liknande Ansvarig handläggare Kronologiskt Samverkan Samordnad vårdplan vid psykiatrisk tvångsvård, LPT, och rättspsykiatrisk vård, LRV avvikelse (BAL) - blankett Personal, organisation, förändring Ansvarig handläggare Kronologiskt B-5 år Fysiska och/eller organisatoriska förändringar i socialförvaltningens verksamhet blankett, digital Central administration G=2 år Sparas digitalt Fysiska och/eller organisatoriska förändringar i socialförvaltningens verksamhet - beslutsunderlag, digital Ansvarig chef G=2 år Sparas digitalt Information till Bemanningsservice om nya ärenden/verksamheter blankett Bemanningsservice G=2 år Sparas digitalt Sekretessförbindelse för Socialförvaltningen - blankett Personalakt Frånvaro- och avvikelserapport - blankett Löneadministratör Gäller schemalagd personal för funktionshindrade Ledig befattning/övertalighet blankett HR-specialist Ansökan om arbetsrotation för handläggare HR-specialist Namn alfabetiskt G=6 mån Ekonomi Tolkrekvisitioner Respektive enhet, F- G=10 år Sammandragslista av utbetalningar från Procapita, makulerade, debiterings- besked från plus- och bankgiro Ekonomi.adm, F- Kronologiskt G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. (8)

10 Underlag till fakturor från privat assistansgivare, digital Ekon. adm., F- Kronologiskt G=10 år Underlag till ansökan om förhöjd assistansersättning, digital Ekon. adm., F- Kronologiskt G=10 år SFB beslut från försäkringskassan Ekon. adm.f- Kronologiskt G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. Assistansräkningar och tidsredovisningar med underskriftförvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. Specifikation kontoinsättning assistansersättning, Excel-fil, G- katalog, Personlig assistans Ekon. adm., F- Kronologiskt G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. Utbetalningsbesked från försäkringskassan gällande assistansersättning Ekon. adm., F- Kronologiskt G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år. 1-mån listor i varje pärm. Underlag för Habiliteringsersättning, digital Ekon. adm., F- Kronologiskt G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F- i 9 år Logglistor Loggningslistor, Procapita Enhetschef Kronologiskt ordning G=2 år 2 år Loggningslistor som lett till utredning Verksamhetschef Namn alfabetiskt Till Kl-kontoret Personalenheten (9)

11 Mätning, analys och resultat Aktgranskning myndighetshandläggning blankett Verksamhetschef Kronologisktt G=5 år Aktgranskning myndighetshandläggning vid BBIC handläggning - blankett Verksamhetschef Kronologisktt G=5 år Journalgranskning vid införande av insats Enhetschef Kronologisktt G=2 år 11.03, Lex Sarah rapporter, digital Registrator Verksamhetssystem Diarienummer 11.03, Lex Sarah utredningar, digital Registrator Verksamhetssystem Diariennummer 11.03, Lex Sarah anmälningar till IVO, digital Registrator Verksamhetssystem Diariennummer Rapport synpunkter, avvikelser, Lex Sarah, digital Registrator Kronologiskt Verksamhetssystem Diarienummer Egenkontroll verksamhetschef - blankett, digital Verksamhetschef Kronologisktt G=2 år Riskanalys för kvalitetsarbete utifrån ett brukarperspektivblankett Hos ansvarig chef Kronologiskt G=2 år Rapportering hemlöshet digitalt G- katalog, dator Verksamhetsutvecklare Kronologiskt G=2 år Hemlöshet akut - blankett digitalt G- katalog, dator Verksamhetsutvecklare Kronologiskt GIA Överförs till K- efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar Överförs till K- efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar Överförs till K- efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar Överförs till K- efter 5 år Ingår i diarieförda handlingar Ingår i samman- ställningsverktyg i H-katalog, dator Hemlöshet avvisade - blankett digitalt G- katalog, dator Verksamhetsutvecklare Kronologiskt GIA Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator Hemlöshet institutionsvistelse och kategoriboende-blankett digitalt G- katalog, dator Verksamhetsutvecklare Kronologiskt GIA Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator Hemlöshet långsiktiga boendelösning-blankett digitalt G- katalog, dator Kronologiskt GIA Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator (10)

12 Intern ansökan för långsiktig boendelösning Våld i nära relationer, rapportering internt - blankett Bostadshandläggare N-, G-katalog, dator Verksamhetsutvecklare Personummer Kronologiskt GIA G=2 år Samtycke av den enskilde krävs. Blanketten ingår i VHB Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator Rapportering våld i nära relationer G-katalog, dator Verksamhetsutvecklare Kronologiskt G=2 år Ingår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator (11)

13 Individärende gemensamt (där inte annat anges vid resp delområde) Personakt (om inte annat anges vid nedan angivna dokumentslag) B/G= 5 år Sorteras i person- nummerordn. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till myndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning om inget annat anges. Anmälningar med eventuella bilagor F- Ansökningar med eventuella bilagor F- Journalblad (xml) Utredningar i enskilt ärende (xml) Yttranden i individärenden F- Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats (xml) F- Överklaganden med bilagor F Beslut/domar i förvaltningsdomstol F- Registrator Se anmärkning Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. vårdplan, SIP genomförandeplan F- Ansökningar till institutioner om vård F- Överenskommelser F- Domar hos registrator gallras efter 2 år. (12)

14 Handlingar av betydelse för ärendet F- Avtal om handhav. av annans medel F- Fullmakter F- Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär N- GIA Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.fl. N- GIA Remisser till t.ex. arbetsförmedling, läkare m.fl. N- GIA Kopior av räkningar för under sökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten N- G=2 år Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande N- GIA Kopior av hyreskontrakt, besiktnings- protokoll etc. N- GIA Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc) N- GIA Underrättelser från Kronofogdemynd om avhysning N- GIA T.ex. registerkontroller som utgör underlag för beslut. Inkomna, upprättade och skickade. Ex. begäran om yttrande från åkl, polis, trsptstyrelsen. Inleder utredn utan förhands- besked. Anvisn från Migrationsverket. Medd om god man från överförmyndarnämnden T.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse Aktualisering görs när det finns barn med. (13)

15 Allmän administration inom individ och familjeomsorg Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Pärm/papper Ansvarig handläggare Omvänd Kännedomspärm F-Kronologiskt ordning G=5 år Orosanmäln samt beslut om varför man inte öppnar ärendet. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler, årsvis (t ex. polisrapport, LOBrapporter) Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten Meddelande om placering inom kommunen av barn från annan kommun Pärm/papper Pärm/papper Ansvarig handläggare Omvänd Kännedomspärm F-Kronologiskt ordning Ansvarig handläggare Kännedomspärm F-Kronologiskt G=2 år G=2 år Pärm/papper Ansvarig handläggare Kronologiskt G=2 år Pärm/papper Ansvarig handläggare Omvänd Kronologiskt ordning Räkenskaper enskildas medel Pärm/papper Ansvarig handläggare G=10 år Ekonomiskt bistånd Ansökningar från enskild om bistånd, med ev. bilagor. Gäller även bistånd till begravningskostnader (xml) Verksam-hetssystem/ F- GIA Bilagor till enskilds ansökan om bistånd N- -ordning G=2 år Meddelande om avhysning, hyresskuld, elskuld. Diarieförs eller registreras på annat sätt enl Offentlighets- och sekretesslagens regler Kontaktförbud från TR. Åtalsunderlåtelse från åkl. Ej förekomst i soc.reg. Efter att kontraktet upphört att gälla När placeringen upphört att gälla Gäller kopior på kvitton, fakturor. Kan gallras under förutsättning att notering i personakten skett av uppgifter i bilagan (14)

16 Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i personakten (xml) F- -ordning G=5 år Journalblad (xml) Kan gallras under förutsättning att personakten inte tillhör gallringsundantag enligt socialtjänstlag 12 kap 2 samt social- Utredningar i enskilt ärende inklusive grundutredning (xml) Bilagor: Sjukintyg, läkarutlåtanden, utredn eller utlåtanden fr anda myndigheter sparas. Beslut i enskilt ärende om bistånd (xml) Överklaganden, med bilagor F- Beslut/domar i förvaltningsdomstol F- Återkravshandlingar (xml) Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. (xml) överenskommelser, genomförandeplan, SIP Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter F- GIA efter 3 Meddelande från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndighet om månader N- skulder, uppsägning och avhysning Kännedomspärm Kallelser till möte med handläggare mm N- GIA Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär N- GIA Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse N- GIA Dödsboanmälan (15)

17 Dödsfallsintyg/släktutredning F- Bokstavsordning B/G 5 år Alla handlingar förvaras i pärm, årsvis Boutredningar F- Ekonomiska redovisningar F- Protokoll/journalanteckning över hembesök Digitalt Fullmakter F- Korrespondens F- Kopior på fakturor F- Kopior på dödsboanmälan Kopior på boutredning, bouppteckning F- Bokstavsordning Bokstavsordning Bokstavsordning Bokstavsordning Bokstavsordning Bokstavsordning Bokstavsordning Bokstavsordning B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år B/G 5 år Dödsboanmälan som görs enligt Ärvdabalken kan enligt 20 kap 8 a gallras efter 5 år. (16)

18 Förvaltning av dödsbo Anmälan Bokstavsordning B/G 5 år Enligt 18 kap 2 Ärvdabalken. Från sjukhus, polis, omsorgsförvaltning osv, då ingen uppgift om anhörig finns Begäran om släktutredning t F- Svar på släktutredning från Landset F- Bokstavsordning Bokstavsordning B/G 5 år Till Landset om uppgift om personen inte finns i Skatteverkets folkbokföring. Förmedlas vidare till anhörig eller Kammarkollegiet Bekräftelse på beställning av begravning F- Bokstavsordning B/G 5 år Enligt 5 kap 2 Begravningslagen, innan svar från Landset har inkommit Placeringsärenden barn Personakterna sorteras i personnummerordning. Levereras till myndigheten 5 år efter sista anteckning. Journalblad (xml) F- Dokumentation av planering, vårdplan, SIP, genomförandeplan Anmälningar från polis, skola etc N- Beslut och beslutsunderlag Handlingar rörande underställning till Förvaltningsrätt Övervägande av vård enl SoL/LVU Ansökn blankett finns endast i pappersform (17)

19 11.03 Omprövning av vård enl LVU Uppföljning BBIC Avtal med föräldrar F- Överflyttning av vårdnad till familjehem. Endast Verksamhetssystem, tjänsteskrivelsen Registrator, F- Ansökningar om behov av vård (till institutioner) F- Eftergift av förälders ersättnings- skyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna F- Underhållsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna F- Avtal med underhållsskyldig för barns vård i annat hem än det egna Vårdnadsutredningar Sammanfattande utredningar om lämpligt familjehem för den placerade, s.k. matchningsutredning F- F- Yttranden till åklagare, polis, tingsrätt, förvaltningsrätt, kammarrätt F- Domar F- Meddelande från institution om utskrivning F- Ansvarsförbindelse F- Ingår i diarieförda handlingar. Efter 1 år överförs till F- Dock inte utredningen om familjehemmet som sådant, som har en egen akt Vårdnadsöverflytt till familjehem F- Handlingar i socialnämndsärende Handlingar av betydelse för ärendet F- Upprättade, inkomna, skickade Placeringsmeddelanden från statens institutionsstyrelse F- Journaler med bilagor från hem för vård eller boende F- Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal (18)

20 Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut F- Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär N- GIA Familjehem, Kontaktperson/-familj Ansökan N- alfabetisk/pnr Ansökan som inte leder till utredning N- Särskild pärm Kronologiskt ordning Journalblad N- alfabetisk/pnr Utredningar N- alfabetisk/pnr Avtal N- alfabetisk/pnr Avtal med konsulentorganisation familjehemsvård Registrator N-Diarienummer/ B/G=10 år pnr Se anmärkning Ansvarsförbindelse för kostnader N- alfabetisk/pnr Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut N- Alfabetisk/pnr Missbruk GIA Gallras efter 1 år Avtal i familjehemsakt gallras 5 år efter sista aktualitet. Ansökningar om vård enligt LVM med bilagor F- Anmälningar från polis om behov av LVM etc. F- Beslut och beslutsunderlag Handlingar rörande underställning till Förvaltningsrätt F- Journaler med bilagor från hem för vård eller boende (xml) Dokumentation av vårdplan, genomförandeplan, ASI-intervju F- ASI 2 - Bortfallsblankett F- G=2år Ansökan, utredning, anmäl ningar, Läkarintyg, vårdplan, SISplatsanvisning su-protokoll (19)

21 Medlingsverksamhet Årsberättelse/verksamhetsberättelse F- Kronologiskt Statistik F- Kronologiskt Anteckningar i ärendet N- GIA Polisrapport, kopia N- GIA Familjerätt Faderskap/föräldraskap Underrättelse från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor N- Barnets pnr Underrättelser från skatteverket om inflyttat barn N- Barnets pnr Journalblad S-protokoll MF-protokoll Faderskaps-, föräldraskaps- erkännande/ - bekräftelse Verksamhetssystem N- Verksamhetssystem N- Verksamhetssystem N- Verksamhetssystem N- Barnets pnr Barnets pnr Barnets pnr Barnets pnr Anmälningar om faderskap, föräldraskap N- Barnets pnr Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- (20)

22 Identitetsstyrkande handlingar N- Barnets pnr Handlingar om vårdnaden av barn N- Barnets pnr Intyg (ultraljud, förlossning, utveckling etc.) N- Barnets pnr Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska frågor N- Barnets pnr Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskapsärenden Handlingar i ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap Anmälan om gemensam vårdnad Verksamhetssystem N- Verksamhetssystem N- Verksamhetssystem N- Barnets pnr Barnets pnr Barnets pnr Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm N- GIA Handlingar av betydelse för ärendet N- Verksamhetssystem Barnets pnr Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär N- Barnets pnr GIA Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- Begäran om hjälp från utrikesdepartementet N- Verksamhetssystem Barnets pnr GIA (21)

23 Ifrågasättande av faderskap, barnet fött inom äktenskapet Ifrågasättande av tidigare fastställt faderskap Medverkan i utredning för annan kommun N- Verksamhetssystem N- Verksamhetssystem N- Verksamhetssystem Barnets pnr Barnets pnr Barnets pnr G=1 år Efter avslut Arbetsblad = aktualiseringsblad N- Barnets pnr Vårdnad, boende och umgänge Tingsrättens begäran om utredning N- Journalblad N- Verksamhetssystem Alfabetisk ordning i N- Alfabetisk ordning i N- Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- Överförs från N- till F- Efter 1 år i N-, överföras till F- sorterat på barnets personnummer. Efter 1 år i N-, överföras till F- sorterat på barnets personnummer. Utdrag ur social- och polisregister N- Personbevis N- Överenskommelser (om t.ex. umgängesresor) N- Handlingar av betydelse för ärendet N- Alfabetisk ordning i N- Alfabetisk ordning i N- Alfabetisk ordning i N- Alfabetisk ordning i N- Upprättade, inkomna, skickade (22)

24 Avtal som inte blivit godkända N- Verksamhetssystem Alfabetisk ordning Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal N- Barnets pnr Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal N- Alfabetisk ordning Efter 1 år i N-, överföras till F- sorterat på barnets personnummer. Efter 1 år i N-, överföras till F- sorterat på barnets personnummer. Efter 1 år i N-, överföras till F- sorterat på barnets personnummer. Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge N- Barnets pnr Se anmärkning Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Gallras senast 5 år efter det att barnet fyllt 18 år om det ej ska bevaras ur forskningssynpunkt. Domar från tingsrätt N- Alfabetisk ordning Efter 1 år i N-, överföras till F- sorterat på barnets personnummer. Meddelande till Skatteverket, CSN, Försäkringskassan om godkänt avtal N- Barnets pnr Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Gallras senast 5 år efter det att barnet fyllt 18 år om det ej ska bevaras ur forskningssynpunkt. Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm N- Alfabetisk ordning GIA Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär N- Alfabetisk ordning GIA (23)

25 Adoptioner Personakt läggs upp när barnet anlänt Handlingar i ej genomförda adoptioner N- Verksamhetssystem Alfabetisk ordning Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till myndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Fadern Intyg om adoptionsutbildning N- Alfabetisk ordning Faderns personnummer Ansökningar om medgivande med bilagor N- Alfabetisk ordning Faderns personnummer Journalblad N- Verksamhetssystem Alfabetisk ordning Faderns personnummer Utdrag ur social- och polisregister N- Alfabetisk ordning Efter faderns namn i pappersakt. Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register - sekretesseftergift N- Alfabetisk ordning GIA Anmälan om förslag på barn N- Alfabetisk ordning Efter faderns namn Samtycken med bilagor N- Alfabetisk ordning Efter faderns namn Utredningar N- verksam hetssystem Alfabetisk ordning Efter faderns namn Handlingar rörande barnets ursprung N- Barnets pnr Barnets personnummer Handlingar i genomförda adoptioner N- Barnets pnr (24)

26 Referenser N- Alfabetisk ordning Efter faderns namn Yttrande från socialnämnd till tingsrätt N- Verksamhetssystem Registrator Barnets pnr/ Diarienummer Myndigheten Familjerätt och Familjestöd (MFoF) N- Alfabetisk ordning Efter faderns namn Yttrande från Socialstyrelsens rättsliga råd N- Alfabetisk ordning Efter faderns namn Yttranden från behandlande läkare N- Alfabetisk ordning Efter faderns namn Handlingar av betydelse i ärendet N- Verksamhetssystem Alfabetisk ordning Efter faderns namn. Upprättade, inkomna, skickade Beslut, medgivanden N- Alfabetisk ordning Efter faderns namn Aktualiseringsintyg N- Alfabetisk ordning Efter faderns namn Ansökan till tingsrätt om adoption N- Barnets pnr Barnets personnummer Tingsrättens dom N- Barnets pnr Barnets personnummer Återkallelse av medgivande N- Alfabetisk ordning Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till myndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Efter faderns namn Överklaganden, med bilagor N- Efter faderns namn Beslut/domar i förvaltningsdomstol N- Efter faderns namn (25)

27 Uppföljningsrapporter N- Verksamhetssystem Barnets pnr Barnets personnummer Kallelser till rättegång, möte med handläggare etc N- Alfabetisk ordning GIA Efter faderns namn Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär N- GIA Efter faderns namn Omsorg om personer med funktionsvariation Handläggning SoL, Socialpsykiatri Personakt N- Anmälningar N- Ansökningar från enskild om bistånd eller service, med ev bilagor N- Journalblad N-/ verksamhetssystem Utredningar i enskilt ärende N-/ verksamhetssystem Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats N-/ verksamhetssystem Överklaganden med bilagor N- Beslut/domar i förvaltningsdomstol N- Kallelser (till möte med handläggare) N- GIA Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. handlinsplaner, SIP, vårdplan N- Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till myndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. (26)

28 Remisser till t.ex. arbetsförmedling, sjukvård N- GIA Ansökningar till institutioner om vård N- Kopior av räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten N- G=2 år Meddelande om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård N- GIA Handlingar av betydelse för ärendet N- Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär N- GIA Fullmakter N- Kopior av hyreskontrakt etc N- GIA Genomförandeplaner N-/ verksamhetssystem Löpande arbetsanteckningar Digitalt N-/ verksamhetssystem GIA Social journal N- Insatser enligt LSS (Verkställighet, gäller ej utredningsenheter) Personakt N- T.ex. registerkontroller som utgör underlag för beslut. Upprättade, inkomna, skickade T.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till myndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. (27)

29 Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet Genomförandeplanering, SIP Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar) N- (xml) (xml) N- /verksamhetssystem N- /verksamhetssystem Löpande arbetsanteckningar Digitalt Verksamhetssystem GIA Se anmärkning Social journal (xml) N- /verksamhetssystem Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande N- GIA Aktivitetscheman N- GIA Bevarande av handlingar rörande placerade barn och unga. När dokumentationen sammanfattats i social journal Observationslistor N- GIA När notering gjorts i social journal Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting N- GIA Korrespondens av vikt med anhörig/ brukare/ställföreträdare/ombud N- Avtal om handhavande av annans medel N- Handläggning LSS och SoL funktionsvariation Personakt N- Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till myndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. (28)

30 Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet N- Se anmärkning Utredningar, utlåtanden (xml) Ansökningar om insatser med eventuella bilagor N- Daganteckningar (xml) N-/verksamhetssystem N-/verksamhetssystem Beslut om insats (xml) N-/verksamhetssystem Överklaganden med bilagor N-/verksamhetssystem Beslut/domar i förvaltningsdomstol N-/verksamhetssystem Kallelser N- GIA Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. SIP, Individuell plan enligt LSS (xml) N- /verksamhetssystem Bevarande av handlingar rörande placerade barn och unga. Utredningar digitalt tills beslut fattas. Därefter i pappersform i personakt. Social dokumentation gällande personer med funktionsvariation, Social journal - SoL N- /verksamhetssystem Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner mm N- G=2 år Anmälan och beslut om ställföreträdare N- (29)

31 Handlingar av betydelse i ärendet (xml) N-/verksamhetssystem Upprättade, inkomna, skickade Fullmakter N- Inkommen handling utan ansökan Kännedomspärm hos mottagning barn/vuxen GIA Gallras efter 3 månader Hälso-och sjukvårdslagen (HSL) LSS-SoL Delegering av hälso- och sjukvårdsuppgifter samt förvaring av läkemedel- Signaturförtydligande för läkemedelshantering Pärm hos ansvarig personalgrupp Ska gallras 5 år efter sista anteckningen. Signaturförtydligande som gäller insatser till personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunet 5 år efter sista anteckningen. Budgetrådgivning och skuldrådgivning Ärenden rörande budgetrådgivning F-/ verksamhetssystem Kronologiskt G=5 år Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare (30)

32 Ärenden rörande skuldrådgivning, prövade enligt skuldsanringslagen Ärenden rörande skuldrådgivning, ej prövade enligt skuldsaneringslagen Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen och verksamhetssystem F-/ verksamhetssystem F-/ verksamhetssystem Kronologiskt Kronologiskt G=5 år G=5 år Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare Diariet AlkT AlkT Alfabetisk ordning Utredningar och förslag till beslut i ärenden rörande stadigvarande serveringstillstånd AlkT Alfabetisk ordning Tillståndsbevis, stadigvarande servering (inklusive planritning) AlkT Alfabetisk ordning Domar rörande tillstånds- och tillsynsärenden AlkT Alfabetisk ordning Överklaganden AlkT Alfabetisk ordning (31)

33 Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande återkallelser av serveringstillstånd AlkT Alfabetisk ordning Återkallelsebeslut av serveringstillstånd AlkT Alfabetisk ordning Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande varningar och sanktioner AlkT Alfabetisk ordning Beslut rörande varningar, erinran och sanktioner AlkT Alfabetisk ordning Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd N- Alfabetisk ordning G=3 år Efter att verksamheten upphört under förutsättning att besluten kan förstås utan underlagen Anmälningar om utsedda serverings ansvariga personer N- Alfabetisk ordning GIA Restaurangrapporter N- Alfabetisk ordning G=10 år Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten N- Alfabetisk ordning G=5 år Samtliga handlingar i ärendet Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap och godkännande av lokal N- Alfabetisk ordning G=5 år Samtliga handlingar i ärendet Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner N- Alfabetisk ordning Se anmärkning Korrespondens rörande alkoholärende N- Alfabetisk ordning Se anmärkning Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl N- Alfabetisk ordning Se anmärkning Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning Anmälningar om ölförsäljning N/AlkT Alfabetisk ordning När verksamheten upphört (32)

34 Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning samt kontroll av försäljning av receptfria läkemedel Anmälan om försäljning av tobak Arkivskåp/AlkT Alfabetisk ordning Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av tobak Anmälan från Läkemedelsverket om försäljning av receptfria läkemedel Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av läkemedel N- Alfabetisk ordning N- /AlkT Alfabetisk ordning N- Alfabetisk ordning Tillsynsrapporter, försäljning av tobak N- Alfabetisk ordning Se anmärkning Korrespondens med näringsidkaren i ärenden rörande försäljning av tobak och receptfria läkemedel Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet N- /AlkT Alfabetisk ordning Se anmärkning Bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite Bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite Ärenden om lotteritillstånd Diariet Diarienummer Ansökan - delegationsbeslut Yttranden till lotteriinspektionen N- Alfabetisk ordning G=3 år (33)