Karolinskas flödes- och förbättringsarbete. Tomas Movin Akutdivisionen

Transkript

1 Karolinskas flödes- och förbättringsarbete Tomas Movin Akutdivisionen

2 Door-to-doctor Learning by doing Referral to first assessment Labour pains Maternity ward A D a y s Outpatient Clinic Dpt of Cardiology Delivery ward A Maternity ward B End-to-End approach Maternity care Top down & bottom up A End-to-End approach ED/Ward Top down & bottom up Swedish LEAN Award St Görans Hospital Huddinge Hospital St Görans Hospital Karolinska improvement projects TQM, Six Sigma, SPC, LEAN 85 % success rate short term Long term? + The merger End-to-End approach ED/Ward Top down & bottom up Support processes Sustainable improvements 1:50 1:40 1:30 1:20 1:10 1: Week ( ) Sustainable improvements

3 Flödesarbetet Huvudstrategi sedan 2007

4 Flödesarbetet är vår viktigaste strategi för att åstadkomma bättre patientsäkerhet, medicinsk kvalitet och tillgänglighet 4

5 Indirekta konsekvenser av låg flödeseffektivitet på akutmottagningar Ökad risk för död i samband med det akuta tillståndet Ökad risk för behov för återkomst till akutmottagningen inom sju dagar Dessa risker föreligger vid såväl högakuta tillstånd (triagenivå 1-3) som vid oprioriterade patienter (triagenivå 4 och 5) Missnöjda patienter som får vänta Dålig arbetsmiljö med merarbete för personalen

6 Fig 1 Adjusted odds ratios (95% confidence intervals) for death and admission to hospital within seven days of emergency department visit among all non-admitted (seen and discharged and left without being seen) high acuity patients (Canadian triage and acuity scale levels 1 to 3). Guttmann A et al. BMJ 2011;342:bmj.d by British Medical Journal Publishing Group

7 Fig 2 Adjusted odds ratios (95% confidence intervals) for death and admission to hospital within seven days of emergency department visit among all non-admitted (seen and discharged and left without being seen) low acuity patients (Canadian triage and acuity scale levels 4 to 5). Guttmann A et al. BMJ 2011;342:bmj.d by British Medical Journal Publishing Group

8 Var skulle vi börja? Akuta flöden Röntgen/ Kemlab 3 Röntgen/ Kemlab Imperativa flöden Elektiva flöden Akutmott 5 Vårdavd 1 2 Operation 4

9 Samarbete istället för omorganisering Klinik 1 Klinik 2 Klinik 3 Patientflöde

10 Flödesledaren leder förändring Har inte tid måste arbeta!

11 Flödesledningssystemet och linjeorganisationen Standard Arbetssätt Bemanning Flödesledningsgrupp DC Flödesansvarig vc VC Första linjen Flödesledare Medarbetare Klin A Klin B Klin C Klin D 11

12 Ledningsbeslutsmöten varje månad 1:a linjens chefer Divisionschef Divisionschef Flödesledare Sjukhusdirektör Verksamhetschef

13 Övergripande mål med sjukhusets förbättringsarbete Öka patientnyttan och förbättra arbetsmiljön genom att förhindra slöseri och minska patientens onyttiga tid

14 Öka patientsäkerheten och bli en högsäkerhetsorganisation Karolinskas mål är att flödesorientera hela sjukhusets verksamhet fram till 2015! Minska slöserier som leder till väntetider Eliminera väntan och förluster för patienten i vårdflödet. Bättre arbetsmiljö som skapar bättre bemötande för våra patienter Frigöra resurser som kan användas vård och ta hand om en växande befolkning

15 Karolinskas förbättringsfilosofi Metod Öka patientnyttan eliminera slöseri 1. Skapa effektiva processer med bättre flöden, kortare ledtider, färre fel och mindre slöseri Patienten Samarbete Process Bemanning och spelregler 2. Skapa fokuserat lagarbete med säkrare kommunikation, färre fel och mindre slöseri 3. Säkra att vi tillämpar rätt metoder (EBM) för att öka patientnyttan

16 Fokus på arbetssättet ger resultat! Värderingar Principer Arbetssätt Resultat Vi utgår från sjukhusets grundläggande värderingar Med hjälp av principer tar vi fram bra arbetssätt Genom att följa arbetssättet får vi bra resultat

17 Vägledande principer i förbättringsarbetet Rätt från början Jämna ut Få till få Tidigt beslut Länka klart aktiviteter

18 Sjukhusets strategi för akuta flöden Flödesledningsgrupp Röntgen/ kemlab 3 7/5 1 Röntgen/ kemlab 3 18 Flödesledare Förbättringsgrupper = Sekvens för implementering = Antal flöden Akutmott Vårdavd Operation 4 4

19 Förbättringsarbetets faser 2. Börläge Q FAS 3 Ständiga förbättringar med PDSA/A3 4. Standard 3. Prototyp 1. Nuläge FAS 1 Prototyp med PDSA FAS 2 Implementering med PDSA Tid

20 Hur hänger det ihop? Värderingar Flödeslagar Flödesprinciper Förb. tavla Börläge Förb. tavla Standard Förb. tavla Bemanning Spelregler Effekter

21 Dagliga avstämningar för utvärdering och lärande Förbättringstavlan är navet i förbättringsarbetet Följde vi arbetssättet /spelreglerna? Vad kan vi göra bättre imorgon? Vad har vi lärt oss idag? Vilka avvikelser behöver vi åtgärda? Vad fungerade bra?

22 Hur ska vi hantera avvikelser? V.chef 1:a linjechef Div.chef Berörda chefer går och ser Samlar in fakta Säkrar att avvikelser hanteras på rätt nivå Skapar rätt förutsättningar Områdesansv

23 Var finns patienternas onyttiga tid? minuter minuter Remiss Ord Konsult Rtg Prover Svar minuter Ambulans Prover EKG Svar Ord Beh Ny bed av läkare Inl Hem 32 Reg. Kassa SpotCheck * * * Disken bed prio. av ssk Läkare unders. Klar Lämnar akuten Väntan på läk 1:47 Handläggningstid 2:21

24 Matcha kapaciteten till efterfrågan Arbetssätt Kompetens Fredad Antal Layout/Apparater

25 Exempel på datainsamling/bemanning för att klara inflödet av patienter Pat/tim Flödes-SSK USK SSK UL/ST Kardiologspecialist Kirurgspecialist Medicinspecialist M 3 M 2 M 1 M 4 M 2 M 1 VL 5 VL 4 VL 3 VL 2 VL 1 VL 7 VL 6 VL 10 VL 9 VL 8 Akutflödet Modul 1 MED Specialist UL/ST SSK, 1USK SSK KIR Specialist UL/ST SSK, 1USK SSK Kardiolog UL/ST SSK, 1 USK Flödes-SSK och 1 SSK ST, 1 UL SSK, 1USK MED Specialist UL/ST SSK, 1 USK KIR Specialist UL/ST SSK, 1 USK Tot: 5 Spec, 10 UL, 12 SSK, 6 USK Kommentarer - -3-Total Spec specialisttid: och 7 UL/ST 38h/dag kl Taktmål -Total bör UL-tid:80h/dag uppfyllas Kl

26 FM Exempel på visualisering av arbetssätt Bemanning EM Arbetssätt Första bedömning 8-15: : :30 Medicinmodul VL 1 Kirurgmodul usk VL 2 Lag 1 ssk UL usk spec VL 2 ssk UL Lag 2 Flödesläk VL 1 Lag 3 ssk UL spec ssk UL Lag4 Kardiologmodul VL Lag 5 ssk UL usk Kard Medicinmodul Lag 8 UL ssk spec usk Flödesläk UL ssk Lag 9 VL 2 Kirurgmodul Lag 10 VL 1 2 F-ssk Flödes-ssk spec UL ssk usk ST-Modul Lag 6 VL VL Rätt från början Tidigt beslut T-rum ssk usk 3 Pat 4 Få till få Jämna ut Länka klart aktiviteter UL spec Spec (/ST) stämmer av ny pat med F-ssk Spec (/ST) stämmer av med vårdlaget Usk/ssk tar in pat på T-rum, klär av och tar vitalparametrar 5 ST Lag 7 ssk UL ssk usk VL VL = vårdlag 4 5 Hela vårdlaget och spec (/ST) är med vid första bedömning /anamnes. Spec (/ST) lämnar T-rum och vårdlaget slutför aktiviteter runt pat innan hemgång eller förflyttning.

27 UL UL Spec Ssk UL Spec Exempel på visualisering av arbetsstationer Dagtid Lag 3+4 Kvällstid Lag 10 Dagtid Lag 3 Kvällstid Lag 10 Lag 5 Lag 7 Pat transport Lag 4 USK SSK Usk Ssk USK SSK SSK Dagtid Lag 2 Kvällstid Lag 9 USK Dagtid Lag 1+2 Kvällstid Lag 8+9 Överrapportering Lag 1 rapporterar till Lag 8 Lag 2 rapporterar till Lag 9 Lag 3 rapporterar till Lag 10 Lag 4 rapporterar till Lag 10 Lag 5 rapporterar till Lag 8 ST-lagen rapp Med pat till Lag 9 och Kir pat till Lag 10 SSK Dagtid Lag 1 Kvällstid Lag 8 Uppstart/Avstämningsmöten Avstämningsmöte Läk natt/dag 8.00 Fm uppstartsmöte kl:8.15 Em uppstartsmöte kl:15.00 Överrapportering kl:15.10 Fm avstämningsmöte kl:15.20 Em avstämningsmöte kl:21.30 FlödesSpecialist Med / Kir SSK Flödes SSK Kirurg Spec Lag 3+4 UL Lag 10 UL Kardiolog Spec Lag 6 Lag 1+2 UL Lag 8+9 UL Med Spec Spec Ssk Läkar exp UL5 Spec. UL UL7 ST UL

28 Börläget för Karolinska Kapaciteten matchad mot efterfrågan Kapaciteten matchad mot efterfrågan Takttavla Planeringstavla Bed rum Lediga sängar Reg. Kassa Vänta Första bed plan, Utföra Rtg Lab Konsult Obs Beh Upp - följande bed plan Utföra Lämna akuten Första bed Plan, Utföra Rtg Lab Konsult Obs Beh Uppföljande bed Plan Utföra Rtg Lab Konsult Obs Beh Skriva ut Plan Utföra Lämna Avd. Flödesprinciper: Länka, Rätt från början och Jämna ut

29 Systematiskt flödesarbete i sin enklaste form Värdeskapande för patienten Icke värdeskapande för patienten (Slöseri) Värdeskapande för patienten Värdeskapande för patienten Värdeskapande för patienten

30 Nyckelbegrepp vid nya arbetssätt Teamarbete Standardisering Systemtänk Uppföljning

31 Viktiga principer för minskad variation Rätt från början Länka Jämn takt Standardisera Visualisera

32 Kapacitetsutnyttjande och kö Kö Minskad variation! 50 % 100 % Kapacitetsutnyttjande

33 Lärdomar och erfarenheter

34 Fokus på arbetssättet! Värderingar Principer Bra arbetssätt ger bra resultat Arbetssätt Resultat

35 Genom att bygga vårt arbetssätt utifrån flödesprinciper skapar vi en säkrare, snabbare och bättre vård för patienterna på akuten Samtidigt som vi förbättrar vår kommunikation, minskar stressen och får en bättre arbetsmiljö

36 Röster från andra som testat nytt arbetssätt Alla saker på plats slippa leta, kunna göra klart direkt Ökat lärande, förbättrad kommunikation Bra lagarbete! Letade inte efter varandra Planeringen för dagen var bra ssk usk Pat UL spec Mindre strul Effektiva ronder Säkrare vård Nöjda patienter Bättre och proffsigare bemötande av patient

37 Effekter i akutflödet?

38 Minskad vårdkö på Akuten Väntan på läkare Vardagar i Huddinge

39 Karolinskas Akutmottagningar Vardagar vecka Kapaciteten mer matchad mot efterfrågan Mindre arbete på kväll och natt

40 Tolv vårdavdelningar 7/24

41 Huddingeakuten 7/24

42 När följsamheten minskar respektive ökar

43 Solnaakuten, vardagar: DT Hjärna

44 Indikatorresultat, vardagar 08-16, Huddinge Patienten lämnade akuten inom 3 timmar Personalens samarbete "Utmärkt", "Mkt bra" Fick info om beräknad väntetid till läkare "Helt och hållet" tillräcklig info om tillstånd "Acceptabel" väntetid för att träffa specialist Fick träffa läkare inom 30 minuter "Acceptabel" väntetid för att träffa läkare "Helt och hållet" organiserat på ett bra sätt "Helt och hållet" rekommendera K "Alltid/nästan alltid" hjälp vid behov %

45

46 Ordning och reda Ekonomi i balans Bättre ledarskap Ledningssystem för ständiga förbättringar Fastställd vision och värdegrund Jämnare medicinsk kvalitet Hög lägsta nivå Bättre patientsäkerhet Bättre tillgänglighet Implementering av värderingar Internationell excellence inom vård, forskning och utbildning Klara för nya Karolinska Patienten alltid först År 46