Sammanträdesprotokoll 1 (19)

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll 1 (19) Plats och tid Verdesalen, kl. 14:00 15:50 Beslutande Se nästa sida Övriga deltagande Se nästa sida Paragrafer 1 15 Utses att justera Gabor Lorant Sekreterare Marie Nikonoff Ordförande Stefan Erikson (M) Justerande Gabor Lorant (KD) Anslag/Bevis Protokollet offentliggörs under tre (3) veckor genom att det anslås på kommunens anslagstavla. Under tiden kan besluten i protokollet överklagas. Organ Valnämnden Sammanträdesdatum Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Underskrift/Namnförtydligande Underskrift/Namnförtydligande Omedelbar justering av ( och rubrik) LKPG1002, v2.1, Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Underskrift/Namnförtydligande Underskrift/Namnförtydligande

2 Sammanträdesprotokoll 2 (19) Beslutande Stefan Erikson (M) ordförande Süreyya Kurdi (S) Bengt Walla (C) Birgit Eliasson (L) Gabor Lorant (KD) Mårten Heimdahl (MP) Lisbeth Szabo (S) ersätter Jörgen Andersson (S) Övriga deltagande Ersättare (icke tjänstgörande) Staffan Danielsson (C) Hassan Hassan (L) Sara Ponn (MP) Övriga Törnqvist Frida, kanslichef Ingemansson Annie, valadministratör Nikonoff Marie, sekreterare

3 Sammanträdesprotokoll 3 (19) Innehållsförteckning Sida 1 Inledning av nya mandatperioden Organisation kring valet till Europaparlamentet politisk struktur och tjänstepersonsorganisation, information Ny vallag från och med den 1 januari 2019, information Förberedelser inför eventuellt extraval, information Valnämndens ledamöters och ersättares tjänstgöring före och under Europaparlamentsvalet 2019, information Annonsering, kommunikation och informationsinsatser vid valet till Europaparlamentet 2019, information Förtidsröstningslokaler den 8 maj 26 maj, platser och öppettider, information Vallokaler vid Europaparlamentsvalet den 26 maj, information Bemanning av förtidsröstninglokal och vallokal, information Transporter av valmaterial och förtidsröster vid valet till Europaparlamentet 2019, information Fullmakt att kvittera försändelser och förtidsröster vid Europaparlamentsvalet Tillgänglighet till vallokaler Handlingar för kännedom Förrättningar Övrigt Ändring av sammanträdenas starttid...19

4 Sammanträdesprotokoll 4 (19) 1 Inledning av nya mandatperioden Ordförande Stefan Erikson (M) hälsar samtliga ledamöter och ersättare välkomna till valnämndens första sammanträde denna mandatperiod. Ordföranden redogör bland annat för hur valnämnden ämnar att arbeta i stort. Mer specifik information lämnas om arbetet inför valet till Europaparlamentet den 26 maj i år.

5 Sammanträdesprotokoll 5 (19) 2 Organisation kring valet till Europaparlamentet politisk struktur och tjänstepersonsorganisation, information Dnr VN Kanslichef Frida Törnqvist informerar om valnämndens politiska organisation och om tjänstemannaorganisationen.

6 Sammanträdesprotokoll 6 (19) 3 Ny vallag från och med den 1 januari 2019, information Dnr VN Kommunsekreterare Marie Nikonoff informerar om vallagen, valförordningen och nyheter i vallagen från och med den 1 januari 2019.

7 Sammanträdesprotokoll 7 (19) 4 Förberedelser inför eventuellt extraval, information Dnr VN Kommunsekretetare Marie Nikonoff informerar valkansliets förberedelser inför ett eventuellt extraval. Om extraval ska genomföras så ska det ske den 7 april 2019.

8 Sammanträdesprotokoll 8 (19) 5 Valnämndens ledamöters och ersättares tjänstgöring före och under Europaparlamentsvalet 2019, information Dnr VN Kommunsekreterare Marie Nikonoff informerar om valnämndens ledamöters och ersättares tjänstgöring före och under Europaparlamentsvalet 2019.

9 Sammanträdesprotokoll 9 (19) 6 Annonsering, kommunikation och informationsinsatser vid valet till Europaparlamentet 2019, information Dnr VN Kommunsekreterare Marie Nikonoff informerar översiktligt om annonsering, kommunikation och informationsinsatser vid valet till Europaparlamentet.

10 Sammanträdesprotokoll 10 (19) 7 Förtidsröstningslokaler den 8 maj 26 maj, platser och öppettider, information Dnr VN Valadministratör Annie Ingemansson informerar om läget var gäller förtidsröstningslokaler. Förtidsröstningen pågår den 8 maj 26 maj. Vid valet till riksdag, kommun och landsting (region i Östergötland) hösten 2018 hade valnämnden 17 förtidsröstningsställen. Vissa av dessa kommer inte att kunna användas vid valet till Europaparlamentet. Bland annat kan inte bokbussen användas på grund av det nya lagkrav som kommit den 1 januari 2019 som fastslår att samtliga valselselsställ måste avskärmas. Det finns inte plats i bokbussen för en sådan avskärmning.

11 Sammanträdesprotokoll 11 (19) 8 Vallokaler vid Europaparlamentsvalet den 26 maj, information Dnr VN Valadministratör Annie Ingemansson informerar om läget var gäller vallokaler vid Europaparlamentet den 26 maj. Valnämnden kommer att ha 99 stycken vallokaler, det vill säga en lokal i varje valdistrikt, Valkansliet har besökt samtliga vallokaler under hösten/vintern Syftet med besöken har varit att undersöka tillgängligheten i varje lokal, samt att knyta kontakt med lokalens vaktmästare/kontaktperson. Vid besökstillfället har information lämnats, både muntligt och skriftligt, om vad som kommer att hända före, under och efter vadagen.

12 Sammanträdesprotokoll 12 (19) 9 Bemanning av förtidsröstningslokal och vallokal, information Dnr VN Valadministratör Annie Ingemansson informerar om läget var gäller bemanningen av förtidsröstningslokalerna och vallokalerna vid valet till Europaparlamentet. Det behövs cirka 750 personer i vallokalerna på valdagen och ca 50 personer behövs i förtidsröstningslokalerna. På grund av det nya lagkravet att valställen måste avskärmas så behövs en (1) extra personal i varje vallokal och förtidsröstningslokal. Med anledning härav kommer samma antal röstmottagare finnas i lokalerna som vid det allmänna valet Antalet röstmottagare i vallokalerna vid val till Europaparlamentet har tidigare varit lägre än vid de allmänna valen. Eftersom valdeltagandet historiskt sett varit väsentligt lägre vid val till Europaparlamentet än vid de allmänna valen, samt att det enbart är ett val som ska genomföras, så kommer inga rösträknare att rekryteras till vallokalerna.

13 Sammanträdesprotokoll 13 (19) 10 Transporter av valmaterial och förtidsröster vid valet till Europaparlamentet 2019, information Dnr VN Kommunsekreterare Marie Nikonoff informerar om transporter av valmaterial och förtidsröster vid valet till Europaparlamentet. Valkansliet och personal från biblioteken kommer att köra ut allt material till förtidsröstningslokalerna, samt även hämta in materialet efter det att valet avslutats. En extern part kommer att köra ut, och hämta in, allt material till/från vallokalerna.

14 Sammanträdesprotokoll 14 (19) 11 Fullmakt att kvittera försändelser och förtidsröster vid Europaparlamentsvalet 2019 Dnr VN Beslut behöver tas gällande vilka personer och befattningar som har rätt att för valnämndens räkning avhämta, mottaga och kvittera ut försändelser och förtidsröster, till och från därtill utsett transportföretag, vid 2019 års val till Europaparlamentet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Följande personer bemyndigas att för valnämndens räkning avhämta, mottaga och kvittera ut försändelser och förtidsröster till och från därtill utsett transportföretag vid 2019 års val till Europaparlamentet: ordföranden Stefan Erikson vice ordföranden Süreyya Kurdi kanslichef Frida Törnqvist valsamordnare/kommunsekreterare Maria Sjöberg valnämndens sekreterare/kommunsekreterare Marie Nikonoff valadministratör Annie Ingemansson kommunsekreterare Julia Larsson kommunsekreterare Magdalena Fallde chefsjurist Jenny Björkholm kommunjurist Sandra Bergström vaktmästare Markus Karlsson administrativ assistent Maria Andersson administrativ assistent Jeanette Peterson Vogiatzi administrativ assistent Madeleine Delgado registrator IngaLill Karlsson registrator Bodil Karlsson verksamhetsutvecklare Henrik Ottosson Hedin

15 Sammanträdesprotokoll 15 (19) kommunalrådssekreterare Karin Wennerqvist kommunalrådssekreterare Anita Gylestam Sismo administrativ assistent Jan Nyström 2. Röstmottagare placerade i förtidsröstningslokal bemyndigas att för valnämndens räkning, till utsett transportföretag, avlämna förtidsröster från förtidsröstningslokalerna vid 2019 års val till Europaparlamentet. 3. Röstmottagare placerade i rösträkningslokal bemyndigas att för valnämndens räkning, till utsett transportföretag, mottaga och avlämna förtidsröster från förtidsröstningslokalerna vid 2019 års val till Europaparlamentet. Samtliga berörda PostNord

16 Sammanträdesprotokoll 16 (19) 12 Tillgänglighet till vallokaler Dnr VN Myndigheten för delaktighet har under RKLvalet 2018 undersökt tillgängligheten i tre av valnämndens förtidsröstningslokaler och i tre vallokaler. Myndigheten konstaterar att brister föreligger. Det är främst brister vad gäller tydligt skyltade angöringsplatser för exempelvis färdtjänst och taxi, skyltning vad gäller var val och röstningslokaler ligger, samt att det förekommit symboler och texter som är svåra att läsa och förstå. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Skrivelse från Rådet för funktionshinder och delaktighet, daterad Utredning gjord av Myndigheten för delaktighet 1. Valkansliet får i uppdrag att, i största möjligaste mån, åtgärda de brister Myndigheten för delaktighet funnit och som ligger inom valnämndens handlingsutrymme. Vidare att de lokaler som har stora brister och som valnämnden inte kan åtgärda, på sikt byts ut mot lokaler med bättre tillgänglighet. Rådet för funktionshinder och delaktighet + tjänsteskrivelsen Nytt uppdrag

17 Sammanträdesprotokoll 17 (19) 13 Handlingar för kännedom Dnr VN Inga handlingar för kännedom finns anmälda till dagens sammanträde.

18 Sammanträdesprotokoll 18 (19) 14 Förrättningar Dnr VN Sekreteraren informerar om anmälda förrättningar. 1. Anmälda förrättningar godkänns.

19 Sammanträdesprotokoll 19 (19) 15 Övrigt Ändring av sammanträdenas starttid Dnr VN Valnämnden beslutade i december 2018 att valnämndens sammanträden under 2019 ska starta kl 14:00. Starttiden diskuteras. Förslag framkommer att nämndsammanträdena bör starta kl 16:00 i stället. 1. Valnämndens sammanträden under 2019 ska starta kl 16:00.