Plats och tid: Trosa kommunhus, Trosa kl Greger Tidlund (S) vice ordf. Anita Gustafsson (FP) 1-5, 7-10 Sonja Sareyko (C) 6

Transkript

1 Plats och tid: hus, Trosa kl Beslutande ledamöter Dan Larson (M) ordf. Greger Tidlund (S) vice ordf. Anita Gustafsson (FP) 1-5, 7-10 Sonja Sareyko (C) 6 Ej tjänstgörande ersättare Lars Haraldsson (KD) Birgitta Danielsson (S) Sonja Sareyko (C) 1-5, 7-10 Övriga närvarande: Jakob Etaat (kanslichef), Helena Håkansson (utredare) Justering: hus Underskrifter: Sekreterare Jakob Etaat Ordförande. Dan Larson (M) Justerande Greger Tidlund (S) ANSLAG OCH BEVIS Organ: 1-10 : Datum för anslags uppsättande: Datum för anslags nedtagande: Förvaringsplats för protokollet: Kommunhuset, Trosa Underskrift:... Jakob Etaat

2 Innehållsförteckning 1 Godkännande av dagordning 2 Val av justerare 3 Genomförande av förtidsröstning vid val till VN 2014/1 Europaparlamentet Genomförande av institutionsröstning vid VN 2014/2 val till Europaparlamentet Vallokaler och öppettider vid val till Europa- VN 2014/3 parlamentet Val av ordförande och rekrytering av röst- VN 2014/4 mottagare till valdistrikten vid val till Europaparlamentet Arvoden till röstmottagare vid val till VN 2014/5 Europaparlamentet Utbildning inför valet till Europaparlamentet 2014 VN 2014/6 9 s information till kommuninvånarna VN 2014/7 om valet till Europaparlamentet Övriga anmälningsärenden 2

3 1 Godkännande av dagordning beslutar att godkänna dagordningen. 3

4 2 Val av justerare beslutar att utse Greger Tidlund (S) att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 4

5 3 Dnr VN 2014/1 Genomförande av förtidsröstning vid val till Europaparlamentet 2014 beslutar att förtidsröstning ska ske på följande platser, datum och tider: Datum Trosa bibliotek Vagnhärads bibliotek Trosa kommunhus 7 maj, onsdag maj, torsdag maj, fredag maj, lördag Stängt 11 maj, söndag Stängt maj, måndag maj, tisdag maj, onsdag maj, torsdag maj, fredag maj, lördag maj, söndag Stängt 19 maj, måndag maj, tisdag maj, onsdag maj, torsdag maj, fredag maj, lördag maj, söndag Stängt Stängt att delegera till kanslichefen att förordna och schemalägga röstmottagare vid förtidsröstningen. Ärendet Vid tidigare val har kommunen anordnat förtidsröstning på biblioteken i Trosa och Vagnhärad. Lokalerna är väl lämpade för ändamålet och kända bland kommunens invånare. Förtidsröstning i biblioteken föreslås till stor del följa bibliotekens ordinarie öppettider. Forts. 5

6 Forts. 3 För att öka tillgängligheten föreslås dock en utökning av öppettiderna i förtidsröstningslokalerna jämfört med valet För att underlätta och tillgängligöra förtidsröstningen föreslås även att det är minst en röstningslokal öppen varje dag under förtidsröstningsperioden som är den 7-25 maj. Fetmarkerade tider i förslaget är tider som ligger utanför ordinarie öppettider. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från utredare Helena Håkansson Kopia till Akten 6

7 4 Dnr VN 2014/2 Genomförande av institutionsröstning vid val till Europaparlamentet 2014 beslutar att institutionsröstning ska ske på följande platser och tider: Plats Datum och tid Trosagården Torsdag 15 maj, kl Häradsgården Tisdag 13 maj, kl Ängsgården Tisdag 20 maj, kl att förordna Jakob Etaat, Helena Håkansson och Maria Wancke till röstmottagare vid institutionsröstningen. Ärendet Kommunen kan vid sidan av den förtidsröstning som vänder sig till väljare i allmänhet också arrangera förtidsröstning riktad mot särskilda grupper. Vid valet 2010 anordnades institutionsröstning vid kommunens särskilda boenden, Trosagården, Häradsgården samt Ängsgården. beslutar att institutionsröstning ska hållas vid ovanstående boenden även vid Europaparlamentsvalet den 25 maj. Institutionsröstningen ska hållas under ett tillfälle om två timmar per boende. Förslag till datum för röstmottagning har tagits fram i samråd med respektive enhetschef på boendena. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från utredare Helena Håkansson Kopia till Akten 7

8 5 Dnr VN 2014/3 Vallokaler och öppettider vid val till Europaparlamentet 2014 beslutar att följande vallokaler ska användas: Valdistrikt Västerljung Vagnhärad Centralt Vagnhärad Södra Vagnhärad Norra Trosa Östra Trosa Västra Trosa Södra Vallokal Sockenstugan Hedebyskolan, klassrum B1 Hedebyskolan, klassrum B2 Hedebyskolan, klassrum B4 Tomtaklintskolan, klassrum A1 Tomtaklintskolan, klassrum A2 Tomtaklintskolan, klassrum A3 att vallokalerna ska hålla öppet kl på valdagen. Ärendet Vid de senaste valen har kommunen haft vallokaler i Sockenstugan i Västerljung, Hedebyskolan i Vagnhärad och Tomtaklintskolan i Trosa. Det har fungerat väl och väljarna är vana att gå dit på valdagen. Därför bör dessa lokaler användas även vid valet till Europaparlamentet den 25 maj. Vid val till Europaparlamentet är huvudregeln i vallagen att vallokalerna ska hållas öppna mellan kl och (det är en timme längre än vid de allmänna valen då lokalerna stänger kl ). Dessa tider ska gälla även för vallokalerna i. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från utredare Helena Håkansson Kopia till Akten 8

9 6 Dnr VN 2014/4 Val av ordförande och rekrytering av röstmottagare till valdistrikten vid val till Europaparlamentet 2014 beslutar att till Europaparlamentsvalet den 25 maj 2014 förordna ordföranden till kommunens valdistrikt enligt bilaga till valkansliets tjänsteskrivelse att ordföranden i valdistrikten får ansvaret att lämna förslag till vice ordförande, röstmottagare samt en reserv, till sina respektive valdistrikt. att valdistriktens ordförande vid rekrytering av röstmottagare ska följa de riktlinjer som anges i valkansliets tjänsteskrivelse Ärendet Valkansliet ansvarar för att rekrytera ordföranden till valdistrikten. Kontakt har tagits med valdistriktens ordföranden från tidigare val. Samtliga som har kontaktats har meddelat att de kan arbeta som ordförande i sina vanliga distrikt. Rekrytering av röstmottagare Ordförandena i valdistrikten ansvarar för rekrytering av vice ordförande och röstmottagare till valdistrikten. Ordföranden ska senast meddela valkansliet vilka de föreslår till vice ordförande och röstmottagare i respektive distrikt. Det är enligt vallagen valnämnden som sedan formellt förordnar dessa röstmottagare. Vid tidigare val har valnämnden utsett sex röstmottagare (varav en är ordförande och en är vice ordförande) i respektive distrikt, förutom i Västerljung där man utsett fem röstmottagare och i Trosa västra där man utsett sju röstmottagare. Ordföranden ska vid rekrytering av röstmottagare utgå från att personen i fråga passar för uppgiften. Det görs dels genom egen kunskap om personen eller genom referenser. Det är önskvärt att den som arbetar vid valet till Europaparlamentet även kan arbeta vid det allmänna valet den 14 september Forts. 9

10 Forts. 6 Rekrytering av en röstmottagare i reserv Nytt för i år är att varje distrikt även ska rekrytera en röstmottagare i reserv som kan gå in som röstmottagare i händelse av att någon av de ordinarie röstmottagarna uteblir på valdagen på grund av sjukdom eller liknande. Den reserv som utses ska också gå utbildningen som valnämnden anordnar och reserven ska vara tillgänglig hela valdagen för att hoppa in som röstmottagare vid behov. Jäv Anita Gustafsson (FP) anmäler jäv och deltar ej i valnämndens behandling av föreliggande ärende. Sonja Sareyko (C) träder in som ersättare i Anita Gustafssons (FP) ställe vid valnämndens behandling av föreliggande ärende. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från utredare Helena Håkansson Kopia till Akten 10

11 7 Dnr VN 2014/5 Arvoden till röstmottagare vid val till Europaparlamentet 2014 beslutar att röstmottagare som är reserv på valdagen ska få ett arvode på 0,8 % av riksdagsmannaarvodet för att vara tillgänglig under hela valdagen. (I det fall reserv går in istället för ordinarie röstmottagare kommer reserven att få ett sammanlagt arvode som motsvarar ordinarie röstmottagares arvode.) att arvode till ordförande, vice ordförande, ordinarie röstmottagare och reserv i valdistrikten ska betalas ut enligt följande: Funktion Arvode för arbete i vallokal Ordförande 3300 kronor (5,5 % = 3289) Vice ordförande 2100 kronor (3,5 % = 2093) Ordinarie röstmottagare 1800 kronor (3 % = 1794) Röstmottagare i reserv 500 kr (0,8 % = 478,4) att arvode för deltagande vid valutbildning ska betalas ut till ordförande, vice ordförande, ordinarie röstmottagare och reserv i valdistrikten enligt förrättningsarvode för förtroendevalda (timarvode). Ärendet Arvoden till ordförande, vice ordförande och ordinarie röstmottagare baseras på en procentsats av riksdagsmannaarvodet. Enligt beslut från valnämnden , 7 ska röstmottagarna arvoderas enligt följande: ordförande 5,5 %, vice ordförande 3,5 % samt ordinarie röstmottagare 3 %. Den summa som beräkningen ger avrundas till närmaste hundratal. Riksdagsmannaarvodet 2014 är fastställt till kronor. Nytt för i år är att varje distrikt även ska rekrytera en röstmottagare i reserv som kan gå in som röstmottagare i händelse av att någon av de ordinarie röstmottagarna uteblir på valdagen på grund av sjukdom eller liknande. För att reserven ska hålla sig tillgänglig under valdagen föreslås att reserven ska få ett arvode på 0,8 % av riksdagsmannaarvodet. Om reserven går in istället för ordinarie röstmottagare på valdagen kommer den att få ett sammanlagt arvode som motsvarar ordinarie röstmottagares arvode. Forts. 11

12 Forts. 7 Arvode för valutbildning Utöver arvode för valdagen betalas det även ut ett arvode för deltagande vid utbildning. Vid utbildningen betalas det ut ett förrättningsarvode som är ett timarvode. Förrättningsarvodet uppgår till 0,30 % av ett riksdagsmannaarvode per timme under de två första timmarna. Efter de två första timmarna utgår ett arvode om 0,15 % av ett riksdagsmannaarvode för varje påbörjad timme. Utbildningen beräknas pågå under ca 3 timmar vilket ger ett arvode på ca 450 kronor. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från utredare Helena Håkansson Kopia till Akten 12

13 8 Dnr VN 2014/6 Utbildning inför valet till Europaparlamentet 2014 beslutar att utbildning för valnämnd och röstmottagare på valdagen ska hållas den 6 maj att kanslichefen får i uppdrag att genomföra kompletterande utbildning med de röstmottagare som ska arbeta på valdagen men som inte har möjlighet att närvara vid den ordinarie utbildningen. att kanslichefen får i uppdrag att utbilda röstmottagare vid förtidsröstningen. Ärendet Inför Europaparlamentsvalet ska valnämnd och röstmottagare gå en utbildning i rutiner för röstmottagning under valdagen. Kommunjuristen Robert Tholén från Nyköpings kommun är inbokad den 6 maj kl för att hålla utbildning inför Europaparlamentsvalet. Robert har haft utbildning för s röstmottagare vid de senaste valen. Utbildningen tar ca 3 timmar. Valet 2010 resulterade i flera omval och det blev då extra tydligt hur viktigt det är med utbildad personal i vallokalerna. Med anledning av detta ska alla röstmottagare genomgå utbildning för att få arbeta som röstmottagare. Kostnaden för utbildningen beräknas blir ca kronor fördelad på följande poster: - Hyra av lokal för ca 40 personer: 5000 kr - Utbildningskonsult 5000 kr - Förrättningsarvode för valnämnd och röstmottagare kr. Kanslichefen har vid tidigare val genomfört utbildning för de röstmottagare som genomför förtidsröstningen samt de röstmottagare som arbetar på valdagen men som inte har möjlighet att närvara vid den ordinarie utbildningen. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från utredare Helena Håkansson Kopia till Akten 13

14 9 Dnr VN 2014/7 s information till kommuninvånarna om valet till Europaparlamentet 2014 beslutar att uppdra till valkansliet att planera och genomföra nödvändiga informationsinsatser till kommunens invånare kring Europaparlamentsvalet Ärendet Kommunen ska informera väljarna om hur valet kommer att genomföras inom den egna kommunen, såsom när lokaler för röstning kommer att vara öppna och var de ligger. Kommunernas insatser är ett komplement till Valmyndighetens informationsinsatser. Väljarna måste bl.a. få information om var det går att rösta, hur man får tag i dubblettröstkort, att onsdagsräkningen är offentlig, vem man ska kontakta med frågor etc. Alla röstberättigade kommer att få ett röstkort från valmyndigheten med information om vallokal och öppettider. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från utredare Helena Håkansson Kopia till Akten 14

15 10 Övriga anmälningsärenden beslutar att notera till protokollet att inga anmälningsärenden har inkommit till dagens sammanträde. 15