Plats och tid: Skärborgarnas hus, kl. 17:00-17:30. Christer Påhlson (S) Martin Snygg (L) Kenneth Tinglöf (KD) Ellinor Scheffer (MP)

Transkript

1 Valnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Plats och tid: Skärborgarnas hus, kl. 17:00-17:30 ande ledamöter: Inte tjänstgörande ersättare: Övriga närvarande: Dan Larson (M), ordförande Christer Påhlson (S) Martin Snygg (L) Sophie Aldén Czechowski (C) Kenneth Tinglöf (KD) Ellinor Scheffer (MP) Helena Edenborg, kanslichef Plats och tid för justering: Skärborgarnas hus, Underskrifter: Helena Edenborg, sekreterare Paragrafer Dan Larson (M), ordförande Christer Påhlsson (S), justerande Anslag/bevis Organ: Valnämnden Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande Förvaringsplats för protokollet: Trosa kommunhus Underskrift: Helena Edenborg, sekreterare

2 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(16) Innehållsförteckning 12 Godkännande av dagordningen 13 Förhållningsregler för valsedelsutdelare och propaganda i anslutning till röstningslokal och vallokal vid Europaparlamentsvalet Ambulerande röstmottagare vid val 15 Bemyndigande att kvittera förtidsröster/brevröster vid val till 16 Genomföra ändring i röstlängd vid val till 17 Genomförande av förtidsröstning vid val till 18 Information till kommuninvånarna inför val till 19 Placering av valsedlar vid val till Europaparlamentet 2019 VN 2019/17 VN 2019/9 VN 2019/10 VN 2019/11 VN 2019/16 VN 2019/13 VN 2019/18 20 Utbildning inför val till VN 2019/12 21 Genomförande av institutionsröstning vid val till 22 Genomförande av preliminär sammanräkning (onsdagsräkning) i samband med val till 23 Delegation till valnämndens ordförande i brådskande ärenden 24 Ändring av antal röstmottagare i Västerljungs valdistrikt vid val till VN 2019/14 VN 2019/15 VN 2019/19 VN 2019/5

3 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 3(16) 12 Godkännande av dagordningen Valnämnden godkänner dagordningen.

4 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 4(16) 13 VN 2019/17 Förhållningsregler för valsedelsutdelare och propaganda i anslutning till röstningslokal och vallokal vid valet 2019 Valnämnden fastställer förhållningsregler för valsedelutdelare och propaganda i anslutning till röstlokal och vallokal vid valet Enligt vallagen får det inte förekomma propaganda eller annat som syftar till att påverka eller hindra väljarna i deras val. Det framgår även att det är röstmottagarna som ansvarar för ordningen i och i anslutning till röstmottagningsstället. Förhållningsregler har tagits fram för att tydliggöra vad som gäller i Trosa kommun kring affischering och annat politiskt kampanjmaterial samt valsedelsutdelning. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Sandra Berwing

5 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 5(16) 14 VN 2019/9 Ambulerande röstmottagare vid val till Europaparlamentet Valnämnden förordnar Helena Edenborg, Sandra Berwing, Lotta Uddberg, Nadja Furuberget Skog och Emma Svedin som ambulerande röstmottagare. 2. Möjligheten att rösta genom ambulerande röstmottagare ska erbjudas under hela förtidsröstningsperioden 8 maj till 26 maj. Kommunen har möjlighet att utse ambulerande röstmottagare för att hjälpa väljare att avlägga sin röst. De ambulerande röstmottagarna måste lämna in rösterna i en röstningslokal för förtidsröstning. Kommunen får själv bestämma i vilken utsträckning man ska erbjuda dessa röstmottagare, dvs. hur många man ska förordna och vilka dagar dessa röstmottagare ska kunna vara tillgängliga för väljarna. Väljare får rösta genom en ambulerande röstmottagare på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder om de själva inte kan ta sig till sin vallokal eller röstningslokal. I dessa fall måste väljaren själv begära om det, Röstning genom ambulerande röstmottagare sker efter överenskommelse mellan den röstande och valnämndens kansli. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Sandra Berwing

6 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 6(16) 15 VN 2019/10 Bemyndigande att kvittera förtidsröster/brevröster vid val till Valnämnden bemyndigar Helena Edenborg, Sandra Berwing, Lotta Uddberg, Nadja Furuberget Skog och Emma Svedin att på valnämndens vägnar kvittera följande: Förtidsröster som lämnats i förtidsröstningslokal i annan kommun och som vidarebeordrats till valnämnden av PostNord. Förtidsröster som lämnats till lantbrevbärare i Trosa kommun. Förtidsröster som lämnats vid kommunens förtidsröstningslokaler. Brevröster som vidarebefordras till valnämnden av PostNord. Förtidsröster och brevröster är värdehandlingar. Det är därför viktigt att överlämnandet av dessa till valnämnden sker på ett korrekt sätt. Av det skälet bör personer med kunskap om valet bemyndigas att kvittera försändelser/leveranser av förtidsröster. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Sandra Berwing Kopia till PostNord

7 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7(16) 16 VN 2019/11 Genomföra ändring i röstlängden vid val till Valnämnden uppdrar till valnämndens ordförande att vid behov, i enlighet med beslut från länsstyrelsen, genomföra ändringar i röstlängderna. Röstlängderna fastställs 30 dagar före valdagen, dvs. den 26 april vid valet till. Personuppgifterna i röstlängden hämtas från Skatteverkets folkbokföringsregister. De personer som anser sig felaktigt uteslutna ur röstlängden eller att den innehåller felaktiga uppgifter om dem, ska senast 12 dagar innan valet dvs. den 14 maj begära rättelse av uppgifterna hos länsstyrelsen. Länsstyrelsen beslutar om rättelse ska göras eller inte. Länsstyrelsen skickar därefter en kopia på beslutet till den/ de kommuner som berörs av ändringen och ger dem uppdrag att föra in rättelserna i röstlängden. I de fall beslut om rättelse fattas efter att röstlängderna tryckts måste kommunen föra in ändringen manuellt i det aktuella distriktets röstlängd. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Sandra Berwing

8 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 8(16) 17 VN 2019/16 Genomförande av förtidsröstning vid val till 1. Valnämnden godkänner att förtidsröstning sker på följande platser, datum och tider: Datum Trosa bibliotek Vagnhärads bibliotek, Navet Trosa kommunhus 8 maj, onsdag Västerljungs bibliotek, Bibblan Birk 9 maj, torsdag maj, fredag maj, lördag Stängt 12 maj, söndag Stängt maj, måndag maj, tisdag maj, onsdag maj, torsdag maj, fredag maj, lördag maj, söndag Stängt 20 maj, måndag maj, tisdag maj, onsdag maj, torsdag maj, fredag maj, lördag maj, söndag Stängt Stängt Valnämnden delegerar till kanslichefen att förordna och schemalägga röstmottagare vid förtidsröstningen. Forts.

9 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 9(16) Forts. 17 Vid tidigare val har kommunen anordnat förtidsröstning på biblioteken i Trosa och Vagnhärad. Lokalerna är väl lämpade för ändamålet och kända bland kommunens invånare. Förtidsröstning i biblioteken föreslås till stor del följa bibliotekens ordinarie öppettider (de fetmarkerade tiderna är utöver ordinarie öppettid). För att underlätta och tillgängliggöra förtidsröstningen föreslås det att minst en röstningslokal är öppen varje dag under förtidsröstningsperioden som är den 8-26 maj. Bemanning vid förtidsröstningen kommer främst att ske genom personal från biblioteken och kommunkontoret. I enlighet med Valmyndighetens rekommendationer arbetar två röstmottagare tillsammans i varje förtidsröstningslokal, av säkerhets- och förtroende skäl. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Sandra Berwing

10 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 10(16) 18 VN 2019/13 Information till kommuninvånarna inför val till Valnämnden uppdrar till valkansliet att planera och genomföra nödvändiga informationsinsatser till kommunens invånare inför valet till Europaparlamentet Kommunen ska informera väljarna om hur valet kommer att genomföras inom den egna kommunen, såsom när lokaler för röstning kommer att vara öppna och var de ligger. Kommunernas insatser är ett komplement till Valmyndighetens informationsinsatser. Kommunen kommer att informera kommuninvånare om valet bl.a. genom annonsering i lokalpress, information på hemsidan och affischering på offentliga platser. Väljarna måste bl.a. få information om var det går att rösta, var man kan förtidsrösta, när den preliminära sammanräkningen (onsdagsräkningen) kommer att hållas och vem man ska kontakta vid frågor etc. Alla röstberättigade kommer att få ett röstkort från Valmyndigheten med information om vallokal och öppettider. Röstkorten skickas till alla röstberättigade mellan den 2-8 maj. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Sandra Berwing

11 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 11(16) 19 VN 2019/18 Placering av valsedlar vid val till Valnämnden antar anvisningar för placering av valsedlar vid val till. I samband med allmänna val och folkomröstningar är det valnämnden som beslutar hur valsedlarna ska placeras i kommunens val- och röstningslokaler. Valsedlar ska finnas i samtliga val- och röstningslokaler och presenteras på ett likvärdigt, ordnat och överskådligt sätt. Vid valet till Europaparlamentet finns tre olika typer av valsedlar: namnvalsedlar, partivalsedlar och blanka valsedlar. Kommunerna är enligt lag ansvariga för att tillhandahålla valsedlar för varje parti som vid något av de två senaste Europaparlamentsvalen har fått mer än 1 procent av rösterna i hela landet och begärt att få sina valsedlar utlagda, alternativt anmält sitt deltagande. För att säkerställa att valsedlarna presenteras likvärdigt ansvarar röstmottagarna för ordningen för samtliga valsedlar. Valsedlarna ska placeras i bokstavsordning. Valnämnden har tidigare tagit beslut om vad som gäller för partier som inte har rätt att få sina valsedlar utlagda. Dessa partier ansvara själva för att distribuera valsedlar till kommunens röstningslokaler och vallokaler. Röstmottagarna kommer då att sortera in valsedlarna bland obligatoriska partier i bokstavsordning. Namnvalsedlarna ska placeras ut i kolumn 1 i valsedelstället. I det fall något parti skulle ha fler än en lista är det istället partivalsedeln som placeras i kolumn 1. Kolumn 2 och 3 används enbart då det finns fler än en lista för partiet. Dessa sedlar kommer då att placeras på samma rad där partiet har sin partivalsedel i kolumn 1. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Sandra Berwing

12 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 12(16) 20 VN 2019/12 Utbildning inför val till 1. Valnämnden beslutar att utbildning för valnämnden och röstmottagare på valdagen ska hållas den 29 april. 2. Kanslienheten får i uppdrag att genomföra kompletterande utbildning med de röstmottagare som ska arbeta på valdagen men som inte har möjlighet att närvara vid den ordinarie utbildningen. 3. Kanslienheten får i uppdrag att utbilda röstmottagare vid förtidsröstningen. Inför valet till Europaparlamentet ska valnämnd och röstmottagare gå en utbildning i rutiner för röstmottagning under valdagen. Kanslienheten kommer att hålla utbildningen måndag den 29 april kl. 18:00, utbildningen tar ca 2 timmar. Kanslienheten har vid tidigare val genomfört utbildning för de röstmottagare som genomför förtidsröstningen samt de röstmottagare som arbetar på valdagen men som inte har möjlighet att närvara vid den ordinarie utbildningen. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Sandra Berwing

13 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 13(16) 21 VN 2019/14 Genomförande av institutionsröstning vid val till 1. Valnämnden beslutar att institutionsröstning ska ske på följande platser och tider: Plats Datum och tid Ängsgården Måndag 13 maj, kl Trosagården Tisdag 14 maj, kl Häradsgården Torsdag 16 maj, kl Valnämnden förordnar Helena Edenborg, Sandra Berwing, Nadja Furuberget Skog, Lotta Uddberg och Emma Svedin till röstmottagare vid institutionsröstningen. Kommunen kan vid sidan av den förtidsröstning som vänder sig till väljare i allmänhet också arrangera förtidsröstning riktad mot särskilda grupper. Vid de senaste valen har det anordnats institutionsröstning vid kommunens särskilda boenden, Trosagården, Häradsgården samt Ängsgården. Valkansliet föreslår att institutionsröstning ska hållas vid ovanstående boenden även vid valet till. Institutionsröstningen bör hållas under ett tillfälle om två timmar per boende. Fastställande av datum för röstmottagning har skett tillsammans med respektive enhetschef på boendena. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Sandra Berwing

14 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 14(16) 22 VN 2019/15 Genomförande av preliminär sammanräkning (onsdagsräkning) i samband med val till Europaparlamentet Valnämnden beslutar att den preliminära sammanräkningen (onsdagsräkningen) vid 2019 års val till Europaparlamentet ska hållas onsdagen den 29 maj kl i sammanträdesrummet i kommunhuset i Trosa. 2. Valnämnden förordnar Helena Edenborg, Sandra Berwing, Nadja Furuberget Skog, Lotta Uddberg och Emma Svedin som röstmottagare vid den preliminära sammanräkningen. 3. Valnämnden beslutar att sammanträdet kungörs i Södermanlands nyheter. Enligt vallagen 12 kap 1-8, ska valnämnden sammanträda för att granska de röster som inte räknas i vallokalerna. Det rör sig i första hand om förtidsröster som lämnats i andra kommuner dagarna före valet och brevröster från utlandet. Fem röstmottagare föreslås utses att bistå vid sammanräkningen. Sammanträdet är offentligt och föreslås kungöras i tidningen Södermanlands nyheter. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Sandra Berwing

15 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 15(16) 23 VN 2019/19 Delegation till valnämndens ordförande i brådskande ärenden Valnämnden delegerar till valnämndens ordförande att besluta i brådskande ärenden. i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan inväntas föreslås delegeras till valnämndens ordförande enligt 6 kap. 39 kommunallagen. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Sandra Berwing

16 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 16(16) 24 VN 2019/5 Ändring av antal röstmottagare i Västerljungs valdistrikt vid val till Västerljungs valdistrikt ska bemannas enligt följande vid val till Europaparlamentet 2019: 1 ordförande 1 vice ordförande 3 valförrättare 1 reserv som finns tillgänglig under valdagen Valnämnden beslutade att Västerljungs valdistrikt ska, utöver antal valförrättare för valdistrikt som har under röstberättigade, utse ytterligare en valförrättare för att kunna hantera de nya reglerna kring avskärmning av valsedelställ. Efter samtal med ordförande i Västerljungs valdistrikt har det konstaterats att det inte är nödvändigt med den förstärkningen vid valet till Europaparlamentet eftersom det historiskt är lägre deltagande vid det valet. Vid val till riksdag, kommun och landsting bedöms det finnas ett behov av att utöka med en valförrättare för att kunna hantera de nya reglerna kring avskärmning av valsedelställ. s beredning Tjänsteskrivelse från kanslichef Helena Edenborg