Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 1(12) Plats Rum 604 Tid Kl Sammanträdesprotokoll Ledamöter Ersättare Övriga Justerande Inga Janson (L), ordförande Lennart Pettersson (M) Niklas Karlsson (S), vice ordförande Bengt Johansson (S) Kristina Drwiega Magnusson (SD) Camilla Knobblock (L) Johanna Norberg (MP) Stig Hansson (S) Se>1im Giimiissoy (S) Daniel Petersson (SD) Josefine Skantz, sekreterare Boe1 Kvist, stadsjurist Linda Tengemark, kanslijurist Ordförande Inga Janson (L) och Bengt Johansson (S) med Kristina Drwiega Magnusson (SD) som ersättare Justeringens Valnämndens kansli den 20 april 2018 plats och tid Paragrafer 6-15 Underskrifter Sekreterare, #.terande ~,.;7 Bengt Johansson (S) Bevis att justeringen tillkännagivits genom anslag Organ Valnämnden lör sammanträdet Justeringsdat Uppsatt Nedtages Förvaring Valnämndens kansli

2 2(12) Dagordning Ordföranden föreslår valnämnden besluta att godkänna dagordningen i enlighet med ordförandes förslag. Dagordning Val av justerare och ersättare 6 Förtidsröstningslokaler öppettider (VN ) 7 Antagande av kommunikationsplan (VN ) 8 Beslut om utläggning av valsedlar i vallokal (VN ) 9 Beslut om dataskyddsombud (VN ) 10 Utseende av ambulerande röstmottagare (VN ) 11 Bemanning av valnämndens kansli under förtidsröstning och valdagen (VN ) 12 Information om rekrytering av personal till valdag och förtidsröstning (VN ) 13 Kompletteringsinköp av inventarier och förbrukningsmateriel (VN ) 14 Beslut om informationsinsats gällande förtidsröstning till kommunens äldreboende och annan omsorg (VN ) 15 Anmälan- Statistik över röstberättigade Landskrona 2018 (VN ) Justerande sign ~/ Utdragsbestyrkande

3 3(12) Vn 6 VN Förtidsröstningslokaler öppettider Inför förtidsröstningen (22 augusti till och med 9 september 2018) ska kommunen besluta om förtidsröstningslokaler samt öppettiderna i respektive lokal. Den som inte kan rösta i sin vallokal på valdagen kan rösta i förtid i en röstningslokal. Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen, dvs. onsdagen den 22 augusti Förtidsröstningen pågår till och med valdagen den 9 september För att rösta i en röstningslokal ska väljaren ha med sig röstkort och ID-kort. Röstningslokalernas placering och öppettider kan variera. Öppettiderna ska dock anpassas till när väljarna förväntas rösta. Varje kommun ska se till att det finns minst en röstningslokal öppen varje dag under förtidsröstningen och att väljarna rar en rimlig möjlighet att förtidsrösta. På valdagen den 9 september 2018 måste det finnas minst en röstningslokal öppen. Denna röstningslokal ska ha samma öppettider som vallokalerna, dvs att godkänna röstningslokalerna och att öppettiderna för lokalerna är de som framgår av tjänsteskrivelse daterad för valet 2018.

4 4(12) Vn 7 VN 2018/764 Antagande av kommunikationsplan Valnämnden beslutade "att uppdra åt valnämndens kansli att ta fram ett förslag på kommunikationsplan inför nästa sammanträde". Syftet med kommunikationsplanen är att tydliggöra och utvärdera kommunikationsinsatser i samband med val och bör därför revideras inför varje kommande val. att anta kommunikationsplanen för valåret Justeran~e sign

5 5(12) Vn 8 VN Beslut om utläggning av valsedlar i vallokal En1igt vallagen 8 kap 4 är det röstmottagarnas uppgift att se till att ordningen på röstmottagningen efterlevs. I denna uppgift ingår det att hålla ordning i valsedelställen så att alla valsedlar presenteras på ett likvärdigt sätt. I anslutning till vallokal ska lämplig plats anordnas där valsedlar kan läggas ut (VL 8 kap. 2 ). På denna plats ska det finnas blanka valsedlar samt partivalsedlar för de partier som i tidigare val fått minst l % av rösterna i riket, det vill säga de partier som idag finns i riksdagen samt Feministiskt initiativ. Alla anmälda partier ska också kunna lägga ut sina valsedlar där. För att skapa god ordning och överblick bland valsedlarna föreslås därför att följande ska gälla för utplacering av valsedlar vid 2018 års val: Partivalsedlar för de partier som i tidigare val fått minst l % av rösterna i riket, i bokstavsordning Blanka valsedlar Namnvalsedlar för de partier som nämnts ovan, i bokstavsordning Övriga anmälda partiers valsedlar, i bokstavsordning När partiernas företrädare kommer med de valsedlar som partiet vill lägga ut, ska dessa lämnas till röstmottagarna i respektive vallokal. Röstmottagarna ansvarar för att lägga ut valsedlarna i den beslutade ordningen, och vid behov fylla på ur det lager partiet lämnat. att valsedlar på alla röstmottagningsställen ska placeras i den ordning som framgår av tjänsteskrivelse samt att de valsedlar partierna själva lämnar i lokalen ska överlämnas till röstmottagarna, som placerar ut och vid behov fyller på valsedlarna i ovan nämnd ordning.

6 6(12) Vn 9 VN Beslut om dataskydds ombud En ny dataskyddsförordning träder i kraft den 25 maj 2018 och ersätter gällande personuppgiftslag (PuL). Dataskyddsombudet blir obligatoriskt för myndigheter. Det innebär att alla förvaltningar/nämnder och helägda bolag måste utse ett dataskyddsombud senast den 25 maj att utse Katarina Hillertz som dataskyddsombud för valnämndens verksamhetsområde samt att beslutanderätt för utnämnande av ersättare för dataskyddsombudet vid längre tids frånvaro (ej semester) delegeras till förvaltningschefen för stadsledningskontoret. Expedieras till berörda

7 7(12) Vn 10 VN Ambulerande röstmottagare Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte kan ta sig till ett röstmottagningsställe, ska enligt vallagen 7 kap 3 och 3a, på begäran, erbjudas röstning genom ambulerande röstmottagare som ersätter de tidigare kommunala buden. Valnämndens kansli föreslår att staden ska erbjuda två ambulerande röstmottagare som är tillgängliga på vardagar mellan mellan den 27 augusti - 7 september samt på valdagen 9 september mellan Ersättningen för de som utses till ambulerande röstmottagare föreslås motsvara arvodet för röstmottagare vid förtidsröstningen, 160 kr/timme måndag-fredag och 375 kr/timme lördag-söndag. att utse Steve Roos och Bo Persson till ambulerande röstmottagare vid valet att ambulerande röstmottagare ska vara tillgängliga för hämtning av röster vardagar mellan den 27 augusti -7 september samt på valdagen 9 september mellan att arvode för ambulerande röstmottagare ska utgå med 160 kr/timme måndagfredag och 375 kr/timme lördag-söndag. Expedieras till berörda Justerande sign

8 8(12) Vn 11 VN Bemanning av valnämndens kansli under r6rtidsröstning och valdagen Ärendeberedning Valnämndens kansli föreslås bestå av 10 personer enligt förslag i tjänsteskrivelse daterad Valnämndens kansli har i uppdrag att bemanna valkansliet från hela valdagen, att ta emot och räkna mottagna röster på valnatten, onsdagsräkningen och vid behov, torsdagsräkningen. Andra arbetesuppgifter kan ingå dagarna efter val vid behov. att godkänna förslag till bemanning av valnämndens kansli enligt tjänsteskrivelse Exped ieras till berörda Justerande sign Utdragsbestyrkande

9 9(12) Vn 12 VN Information om rekrytering av personal till valdag och f6rtidsröstning Valnämndens kansli håller på att ta fram ett förslag till placering av röstmottagare inför valet den 9 september. Rekrytering, placering och godkännande av placering som röstmottagare hanteras direkt i Kaskelot vilket också ger möjlighet till utdrag av placeringar i respektive vallokal. För att leva upp till kraven på en neutral och säker hantering av röstmottagandet föreslås valnämnden anta riktlinjer för rekryteringen och att uppdra åt valnämndens kansli att besluta om placering med hänsyn till riktlinjerna. Förslag på riktlinjer är; Att balansera behovet av erfarenhet och lokalkännedom med föryngring. Med hänvisning till Länsstyrelsens riktlinjer för rekrytering av röstmottagare ska inte personer som står på valbar plats (valbar=antal mandat som respektive parti innehar i kommunfullmäktige vid aktuell valperiod) arbeta i vallokal. Olika språkkompetenser bör lyftas fram för att göra valet tillgängligt för alla. Personer ur samma familj ska inte placeras i samma lokal. För att säkerställa bemanningen vid eventuellt bortfall i vallokalerna under valdagen så föreslår valnämndens kansli att nämnden ska utse lost reserver som mot ett arvode på 500 kr, ska vara tillgängliga för arbete i vallokal och/eller rösträkning under hela valdagen under förutsättning att de genomgått utbildning. att godkänna riktlinjerna för rekrytering samt att uppdra åt valnämndens kansli att besluta om placering av röstmottagare samt att uppdra åt valnämndens kansli att besluta om att utse lost reserver som mot ett arvode på 500 kr, ska vara tillgängliga för arbete i vallokal och/eller rösträkning under valdagen. Justerande sign Utdragsbestyrkande

10 10(12) Vn 13 VN Kompletteringsinköp av inventarier och rrirbrukningsmateriel Inför valet behöver förbrukningsmaterial och inventarier köpas in, ibland med kort varsel. Det kan därför vara lämpligt att uppdra åt valnämndens ordförande att besluta i frågor som rör inköp av material. att uppdra till valnämndens ordförande att besluta om inköp av inventarier och förbrukningsmaterial. Justerande sign Utdragsbestyrkande

11 11(12) Vn 14 VN 2018/784 Beslut om informationsinsats gällande f"örtidsröstning till kommunens äldreboenden och annan omsorg För de som är sjuka, äldre eller har någon form av funktionsnedsättning kan det vara svårt att ta sig till en vallokal/röstningslokal. De kan då rösta via bud, ambulerande röstmottagare eller i vallokal om anhörig kan hjälpa dem till vallokalen. För att förtydliga vilka alternativ som finns så har valnämndens kansli under tidigare val gått ut med riktad information till aktuella grupper. Valnämndens kansli har i samråd med ordförande utformat ett informationsblad som ska delas ut där det finns behov av extra informationsinsats ex. boenden och hemtj änsten. att godkänna utformad information till äldreboende och annan omsorg.

12 12(12) Vn 15 VN 2018/359 Anmälningar 1) Statistik över röstberättigade i Landskrona stad från Valmyndighetens webbplats (VN ) att lägga anmälningarna till handlingarna.