Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll VALNÄMNDEN Plats och tid Stadshuset, Avesta, klockan 13:15 13:50 Beslutande Lilian Palm (S), ordförande, ersättare för Laila Borger (S) som ordförande Stig Lindqvist (S) Per-Axel Siljebäck (M) Monika Pettersson (C) Mikael Karlsson (AIL) Anders Eriksson (S), ersättare för Laila Borger (S) Anna Nordström (S), ersättare för Lars Levahn (S) Övriga deltagande Christina Hardyson, kanslisekreterare, sekreterare Utses att justera Monika Pettersson (C) med Mikael Karlsson (AIL) som ersättare Justeringens plats och tid Kommunkansliet torsdag 27 mars 2014 klockan 13:15 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ordförande Justerande Sammanträde Valnämnden ANSLAG Datum Anslag sätts upp Anslag tas ner Protokollets förvaring Kommunkansliet Christina Hardyson

2 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 11 Information 3 12 Redovisning av delegationsbeslut 5 13 Ansvar för tillägg i röstlängder vid valen Kostnader för förtäring i valdistrikten på valdagarna Valnämndens bemanning på valdagarna 25 maj och 14 september Bemanning vid valnämndens preliminära rösträkningar (onsdagsräkningar) efter valdagarna i maj och september Delgivningar Tid för nästa sammanträde för valnämnden 15

3 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 3 11 Information Länsstyrelsens valkonferenser mars 2014 Lars Levahn (S) och Christina Hardyson deltog vid konferensen i Falun och Lilian Palm (S) deltog vid konferensen i Mora. Informationer vid konferenserna: - Länsstyrelsens kontaktpersoner och kontaktuppgifter vid valen Genomgång av valadministrationen i valdatasystemet. Viktigt att rätt uppgifter skrivs in därför att vissa av uppgifterna hamnar på röstkort och på Valmyndighetens hemsida - Alla lokaler ska vara tillgängliga ej något hinder för funktionshindrade att rösta. - Kommunens organisation för utskrifter av dubblettröstkort. Ska finnas möjlighet till beställning av dubblettröstkortsutskrifter när förtidsröstning är öppen i kommunen. - Det behövs minst 100 röster att hantera vid valnämndens preliminära rösträkning (onsdagsräkning). - Kontaker med Posten om lantbrevbärarlinjer m m maj skickas röstkorten ut till Europaparlamentsvalet (kvalifikationsdag är 30 dagar före valdagen). - Blanketter i valdatasystemet. - Utbildning finns filmer på Valmyndighetens hemsida - Ordning på valsedlarna och valsedelställ i röstningslokaler och vallokaler. - Valnattsrapporteringen och materialmottagning på valnatten. - Leverans av material till Länsstyrelsen.

4 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 4 11 (forts) - Valnämndens preliminära rösträkning (onsdagsräkning) - Efter valet arkivering/gallring. - Efter valen statistik till Valmyndigheten. - Efter valen lokal utvärdering och uppföljning (valnämnd, röstmottagarna, väljare, bud, partier, lokaler, organisation, utbildning, material m m).

5 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 5 12 Redovisning av delegationsbeslut Valnämnden delges nedanstående delegationsprotokoll över delegationsbeslut för valnämndens verksamhetsområde. 1. Valnämndens ordförandes delegationsbeslut VN 4/14 om bemanning förtidsröstning Listan utdelas vid sammanträdet. 2. Valnämndens ordförandes delegationsbeslut VN 5/14 om bemanning valdstrikten Listan utdelas vid sammanträdet. Listan kompletteras med namn på de två reserver som är utsedda. Delegationsprotokollen bilägges protokollet

6 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 6 13 Ansvar för tillägg i röstlängder vid valen 2014 I varje valdistrikt finns en röstlängd. Endast de som finns med i röstlängden får rösta i valdistriktet på valdagen. De personer som anser sig felaktigt uteslutna ur röstlängden eller anser sina uppgifter felaktiga på röstkortet ska senast 12 dagar innan valet, d v s 13 maj för Europaparlamentsvalet respektive 2 september för riksdags-, kommun- och landstingsvalet, ha begärt rättelse hos länsstyrelsen. Länsstyrelsen beslutar om rättelse ska göras eller inte. I de fall beslut om rättelse fattas efter att röstlängderna tryckts måste kommunen föra in ändringen manuellt i det aktuella distriktets röstlängd. Betyder beslutet att en person flyttas mellan två valdistrikt ska två röstlängder rättas. Länsstyrelsen skickar en kopia på beslutet till den/de berörda kommun/-erna och ger dem i uppdrag att föra in rättelserna i röstlängderna. Det skriftliga rättelsebeslutet från länsstyreslen ska läggas in i röstlängderna dit det hör och lämpligen sättas fast för att inte ramla ur. Länsstyrelsens beslut måste föras in i röstängden före valdagen eller senast på valdagens morgon eftersom de personer besluten gäller kan komma att rösta i vallokalen. Valmyndigheten kan besluta om att utlandssvenskar ska läggas till i röstlängden. Det är de utlandssvenskar som fallit ur röstlängden men skickat in en röst i tid som därför ska tas in i röstlängden igen. Bilaga till valmyndighetens beslut finns då hopvikt kring varje brevröst eller röst från ambassad eller konsulat. I detta dokument står det i vilken röstlängd och med vilket löpnummer som väljaren ska föras in. Dessa röster skickas till respektive kommun så att de är framme senast innan valnämndens preliminära rösträkning (onsdagsräkningen). Kommunen får inte överlåta åt röstmottagare att göra rättelser i röstlängden. Om rättelse kommer så sent så att röstlängderna lämnats ut till valdistriktet måste kommunen söka upp valdistriktet och göra rättelsen. Sekreterarens förslag: - Christina Hardyson med Yvonne Angerfelt och Laila Borger (S) som ersättare hanterar rättelser och tillägg i röstlängder efter beslut från länsstyrelsen eller valmyndigheten enligt de regler som gäller. Beredning - Kommunkansliets skrivelse 18 mars Christina Hardyson Yvonne Angerfelt Laila Borger

7 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 7 13 (forts) Valnämndens beslut - Christina Hardyson med Yvonne Angerfelt och Laila Borger (S) som ersättare hanterar rättelser och tillägg i röstlängder efter beslut från länsstyrelsen eller valmyndigheten enligt de regler som gäller. Christina Hardyson Yvonne Angerfelt Laila Borger

8 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 8 14 Kostnader för förtäring i valdistrikten på valdagarna 2014 Valnämnden har tidigare tagit kostnaderna för kaffe, te och smörgåsar till röstmottagarna som jobbar i valdistrikten på valdagen. Fakturan kan skickas direkt till Avesta kommun alternativt att röstmottagare redovisar kvitton och får utbetalt via löneutbetalningen. Kvitton bör redovisas till kommunkansliet så snart som möjligt efter valdagarna. Sekreterarens förslag - Valnämnden tar kostnaderna för kaffe, te och smörgåsar till röstmottagare under valdagarna. Beredning - Kommunkansliets skrivelse 18 mars Valnämndens beslut - Valnämnden tar kostnaderna för kaffe, te och smörgåsar till röstmottagare under valdagarna. Valdistriktens ordförande

9 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 9 15 Valnämndens bemanning på valdagarna 25 maj och 14 september 2014 Representanter från valnämnden ska finnas tillgängliga i stadshuset för frågor m m innan vallokalerna öppnar och fram tills att alla valdistrikt har lämnat in sina valhandlingar till stadshuset på valkvällen. Vallokalerna har öppet kl 8:00 21:00 vid Europaparlamentsvalet och kl 8:00 20:00 vid valet till riksdag, kommun och landsting. Under samma tid pågår förtidsröstning i stadshuset som bemannas av tre röstmottagare (två samtidigt). Valnämndens sekreterare samt ytterligare två röstmottagare tjänstgör efter schema. Från valnämnden bör en två ledamöter tjänstgöra från morgonen och fram till kl 21:30 (kl 20:30 14 september), efter schema. Fr o m kl 21:30 (kl 20:30 14 september) bör ytterligare fyra ledamöter tjänstgöra för att ta emot valhandlingar från valdistrikten. Söndag 25 maj (8-21) (valnämnden) 07:30-11:00 Laila Borger 11:00-13:00 Lilian Palm 13:00-15:00 Laila Borger Lilian Palm 15:00-17:00 Laila Borger 17:00-18:00 Lilian Palm 18:00-21:30 Laila Borger Lilian Palm 21:30- Laila Borger Lilian Palm Lars Levahn Stig Lindkvist Monika Pettersson Per-Axel Siljebäck Transport av valmaterial till Falun 26 maj 2014 (tjänstemän kommunkansliet) Christina Hardyson Yvonne Angerfelt

10 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida (forts) Söndag 14 september (8-20) (valnämnden) 07:30-11:00 Laila Borger 11:00-13:00 Lilian Palm 13:00-15:00 Laila Borger Lilian Palm 15:00-17:00 Laila Borger 17:00-18:00 Lilian Palm 18:00-20:30 Laila Borger Lilian Palm 20:30- Laila Borger Lilian Palm Lars Levahn Stig Lindkvist Monika Pettersson Per-Axel Siljebäck Transport av valmaterial till Falun 15 september 2014 (tjänstemän kommunkansliet) Christina Hardyson Yvonne Angerfelt Sekreterarens förslag - Valnämndens bemanning på valdagarna 25 maj och 14 september 2014 antas. - Ansvar för transport av valhandlingar till Länsstyrelsen ombesörjes av kommunkansliet. Beredning - Kommunkansliets skrivelse 14 mars Vid valnämndens behandling av ärendet föreslår Lilian Palm (S) att valnämndens ordförande ges i delegation, med sekreteraren som föredragande, att vid behov besluta om förändrad bemanning av valnämnden på valdagarna 25 maj och 14 september och besluta om nya ansvariga för transporter av valhandlingar till Länsstyrelsen. Valnämnden beslutar enligt Lilian Palms (S) förslag.

11 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida (forts) Valnämndens beslut - Valnämndens bemanning på valdagarna 25 maj och 14 september 2014 antas. - Ansvar för transport av valhandlingar till Länsstyrelsen ombesörjes av kommunkansliet. - Delegation ges till valnämndens ordförande med sekreteraren som föredragande att vid behov beslut om förändrad bemanning av valnämnden på valdagarna 25 maj och 14 september och besluta om nya ansvariga för transporter av valhandlingar till Länsstyrelsen.

12 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida Bemanning vid valnämndens preliminära rösträkningar (onsdagsräkningar) efter valdagarna i maj och september 2014 Onsdagen den 28 maj samt onsdagen den 17 september 2014 ska valnämnen genomföra preliminära rösträkningar av förtidsröster som inte kommit i tid till valdistrikten, brevröster samt underkända förtidsröster från valdistrikten (överprövning). Rösträkningarna är offentliga och tid och plats ska kungöras genom anslag på kommunens anslagstavla, genom annons samt information på kommunens hemsida. Vid tidigare val har valnämndens ordförande, valnämndens vice ordförande, valnämndens sekreterare samt ytterligare en tjänsteman från kommunkansliet tjänstgjort vid rösträkningen. När den preliminära rösträkningen blivit klar har två tjänstemän transporterat valhandlingarna till Länsstyrelsen. Vallokalerna har öppet kl 8:00 21:00 vid Europaparlamentsvalet och kl 8:00 20:00 vid valet till riksdag, kommun och landsting. Sekreterarens förslag: - Tid och plats för valnämndens preliminära rösträkningar 28 maj samt 17 september 2014 kungörs genom anslag på kommunens anslagstavla, genom annonser samt informationer på kommunens hemsida. - De preliminära rösträkningarna 28 maj samt 17 september 2014 bemannas av valnämndens ordförande, valnämndens vice ordförande, valnämndens sekreterare samt ytterligare en tjänsteman från kommunkansliet. - Transport av valmaterial till Falun 28 maj 2014 ombesörjes av Christina Hardyson och Laila Borger (S). - Transport av valmaterial till Falun 17 september 2014 ombesörjes av Christina Hardyson och Yvonne Angerfelt. Beredning - Kommunkansliets skrivelse 14 mars 2014.

13 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida (forts) Vid valnämndens behandling av ärendet föreslår Lilian Palm (S) att valnämndens ordförande ges i delegation, med sekreteraren som föredragande, att vid behov besluta om förändrad bemanning vid valnämndens preliminära rösträkningar (onsdagsräkningar) efter valdagarna i maj och september Valnämnden beslutar enligt Lilian Palms (S) förslag. Valnämndens beslut - Tid och plats för valnämndens preliminära rösträkningar 28 maj samt 17 september 2014 kungörs genom anslag på kommunens anslagstavla, genom annonser samt informationer på kommunens hemsida. - De preliminära rösträkningarna 28 maj samt 17 september 2014 bemannas av valnämndens ordförande, valnämndens vice ordförande, valnämndens sekreterare samt ytterligare en tjänsteman från kommunkansliet. - Transport av valmaterial till Falun 28 maj 2014 ombesörjes av Christina Hardyson och Laila Borger (S). - Transport av valmaterial till Falun 17 september 2014 ombesörjes av Christina Hardyson och Yvonne Angerfelt. - Delegation ges till valnämndens ordförande, med sekreteraren som föredragande, att vid behov besluta om förändrad bemanning vid valnämndens preliminära rösträkningar (onsdagsräkningar) efter valdagarna i maj och september 2014.

14 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida Delgivningar Muntligt Sekreteraren meddelar att avtalet från Posten AB om Postens valtjänster vid Europaparlamentsvalet och vid riksdags-, kommun- och landstingsvalet kommit till kommunen för godkännande.

15 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida Tid för nästa sammanträde för valnämnden Sekreterarens förslag - Nästa sammanträde för valnämnden planeras till tisdag 19 augusti 2014 kl 13:15 i Stadshuset. - Valnämnden kallas in tidigare om behov uppstår.