MELLERUDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 1. Valnämnden (20)

Transkript

1 Nr 1 Valnämnden (20) Tid och plats Onsdagen den 19 mars 2014, klockan , i Skållerudsrummet Beslutande Ledamöter Lennart Karlsson, ordf. (C) Reine Dahlman, v ordf. (S) Karin Johansson KD) Monica Björndahl (M) Mari-Anne Edmark (S) Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Tjänstemän Mario Vasquez, valhandläggare Ingrid Engqvist, chefssekreterare Personalföreträdare Övriga Utses att justera Justerare Ersättare Reine Dahlman (S) Karin Johansson (KD) Justeringens plats och tid Melleruds kommunkontor den 24 mars 2014, klockan Justerade paragrafer 1-18 Underskrifter Sekreterare... Ingrid Engqvist Ordförande... Lennart Karlsson Justerande... Reine Dahlman ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Valnämnden Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift... Ingrid Engqvist

2 Valnämnden Innehållsförteckning 1 Fastställande av vallokaler Fastställande av tider för vallokalernas öppethållande vid EU-valet Fastställande av tider för vallokalernas öppethållande vid det allmänna valet Personalorganisation för genomförande av valförrättningar den 25 maj Fastställande av vallokal och öppettider för förtidsröstningen den 7 maj 25 maj Fastställande av vallokal och öppettider för förtidsröstningen den 27 augusti 14 september Fastställande av lokaler och tider för särskild röstmottagning på vårdinrättningar söndagen den 18 maj Representant från valnämnden samt valförrättare till särskild röstmottagning på vårdinrättningar söndagen den 18 maj Information/utbildning till valförrättare samt de olika valdistriktens ordförande och vice ordförande 10 Delegation av rätt att kvittera ut försändelser med förtidsröster vid valen Valskjutsar till vallokaler den 25 maj Utlämnande av valmaterial och valsedlar till vallokalerna inför EU-valet Bemyndigande att genomföra rättelser i röstlängden Bemyndigande för valnämndens ordförande och vice ordförande att fatta beslut om rutinmässiga förberedelser inför valförrättningarna 15 Anmälan av cirkulär och meddelanden från valmyndigheten och Länsstyrelsen i Västra Götalands län 16 Tillgänglighetsanpassning av vallokaler Avstämning av valkansliets förberedande arbete Valnämndens information till kommuninvånarna om valet till Europaparlamentet

3 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Fastställande av vallokaler 2014 Valnämnden beslutar att 1. godkänna lokaler enligt nedan att användas vid valet till Europaparlamentet söndagen den 25 maj 2014 och vid de allmänna valen söndagen den 14 september ge chefssekreteraren i uppdrag att boka lokaler enligt nedan. Följande vallokaler föreslås användas vid de två valen 2014: Valdistrikt Vallokal: Valdistrikt Vallokal: Valdistrikt Vallokal: Valdistrikt Vallokal: Valdistrikt Vallokal: Fagerlid/Järn Fagerlidsskolan Storgatan MELLERUD Mellerud/Holm Tingshuset Tingshusgatan MELLERUD Bolstad Åsebro skola Åsebro MELLERUD Rostock/Dalskog/Ör Karolinerskolan Karolinervägen DALS ROSTOCK Skållerud Åsens skola Kvarnvägen ÅSENSBRUK Chefssekreteraren

4 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Fastställande av tider för vallokalernas öppethållande vid EU-valet 2014 Valnämnden beslutar att fastställa vallokalernas öppethållande mellan klockan vid EU-valet den 25 maj Vid EU-valet 2014 ska vallokalerna vara öppna mellan klockan Valnämnden kan bestämma att vallokal i visst valdistrikt ska vara öppen för röstning under kortare tid om det kan antas att väljarna ändå har tillfredsställande möjligheter att använda sin rösträtt. Avkortat öppethållande är inte aktuellt för något valdistrikt i Melleruds kommun vid det EU-valet den 25 maj I Mellerud kommuns valdistrikt är samtliga vallokaler tillgänglighetsanpassade. Valdistriktens ordföranden

5 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Fastställande av tider för vallokalernas öppethållande vid det allmänna valet 2014 Valnämnden beslutar att fastställa vallokalernas öppethållande mellan klockan vid det allmänna valet den 14 september Vid det allmänna valet 2014 ska vallokalerna vara öppna mellan klockan Valnämnden kan bestämma att vallokal i visst valdistrikt ska vara öppen för röstning under kortare tid om det kan antas att väljarna ändå har tillfredsställande möjligheter att använda sin rösträtt. Avkortat öppethållande är inte aktuellt för något valdistrikt i Melleruds kommun vid det allmänna valet den 14 september I Mellerud kommuns valdistrikt är samtliga vallokaler tillgänglighetsanpassade. Valdistriktens ordföranden

6 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Personalorganisation för genomförande av valförrättning den 25 maj 2014 Valnämnden beslutar att utse ordföranden, vice ordföranden och övriga valförrättare för de fem valdistrikten samt personal vid valnämndens kansli enligt föreliggande förslag till att ansvara för genomförandet av valförrättningen den 25 maj 2014 I Melleruds kommun finns fem valdistrikt. Personalorganisationen för genomförande av EU-valet den 25 maj 2014 behöver bestå av cirka tio personer per valdistrikt. Därtill kommer den personal som tjänstgör vid valnämndens kansli. Beslutsunderlag Förslag till ordförande/vice ordförande samt valförrättare. Förslag till personal vid valnämndens kansli. Samtliga valda Chefssekreteraren

7 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Fastställande av vallokal och öppettider för förtidsröstningen den 7 maj 25 maj 2014 Valnämnden beslutar att 1. godkänna Medborgarkontoret, Storgatan 13 i Mellerud, som röstningslokal vid förtidsröstningen inför EU-valet godkänna följande öppettider för förtidsröstningen inför EU-valet 2014: vecka 19 onsdag fredag - klockan , vecka måndag-fredag - klockan , lördagen den 10, 17 och 24 maj samt söndagen den 18 och 25 maj 2014 (valdagen) - klockan Kommunerna har ansvaret för planeringen och genomförandet av all förtidsröstning. Det gäller såväl förtidsröstning som röstning på vårdhem och institutioner samt särskilda röstmottagningsställen. Förtidsröstningen inför EU-valet 2014 äger rum från den 7 maj till och med valdagen den 25 maj Förslag är att i Mellerud kommun inrätta röstmottagning i Medborgarkontoret i Mellerud, för genomförandet av förtidsröstningen. Det kommer att ges möjlighet att förtidsrösta på Medborgarkontoret i Mellerud, under vecka 19: onsdag fredag - klockan , vecka 20 21: måndag-fredag - klockan , lördagen den 10, 17 och 24 maj samt söndagen den 18 och 25 maj 2014 (valdagen) - klockan Kommunutvecklaren Medborgarkontoret

8 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Fastställande av vallokal och öppettider för förtidsröstningen den 27 augusti 14 september 2014 Valnämnden beslutar att 1. godkänna Medborgarkontoret, Storgatan 13 i Mellerud, som röstningslokal vid förtidsröstningen inför det allmänna valet godkänna följande öppettider för förtidsröstningen inför det allmänna valet 2014: vecka 35 onsdag fredag - klockan , vecka måndag-fredag - klockan , lördagen den 30 augusti, 6 och 13 september samt söndagen den 7 och 14 september 2014 (valdagen) - klockan Kommunerna har ansvaret för planeringen och genomförandet av all förtidsröstning. Det gäller såväl förtidsröstning som röstning på vårdhem och institutioner samt särskilda röstmottagningsställen. Förtidsröstningen inför det allmänna valet 2014 äger rum från den 27 augusti till och med valdagen den 14 september Förslag är att i Mellerud kommun inrätta röstmottagning i Medborgarkontoret i Mellerud, för genomförandet av förtidsröstningen. Det kommer att ges möjlighet att förtidsrösta på Medborgarkontoret i Mellerud, under vecka 35: onsdag fredag - klockan , vecka 36 37: måndag-fredag - klockan , lördagen den 30 augusti, 6 och 13 september samt söndagen den 7 och 14 september 2014 (valdagen) - klockan Kommunutvecklaren Medborgarkontoret

9 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Fastställande av lokaler och tider för särskild röstmottagning på vårdinrättningar söndagen den 18 maj 2014 Valnämnden beslutar att särskild röstmottagning sker söndagen den 18 maj 2014 enligt följande Kroppefjällshemmet, Dals Rostock Kl Karolinen, Dals Rostock Kl Skållerudshemmet, Åsensbruk Kl Fagerlidshemmet, Mellerud Kl Bergs äldreboende, Mellerud Kl Älvan, Mellerud Kl Röstning på servicehus och vårdinrättningar har traditionellt genomförts söndagen före valdagen. Med stöd av 12 kap. 3 Vallagen uppdrar valmyndigheten åt Valnämnden i Mellerud kommun att bestämma om särskild röstmottagning, så kallad institutionsröstning vid 2014 års EU-val och allmänna val. Valmyndigheten förutsätter att kommunerna medverkar till att röstning vid särskilda röstmottagningsställen kan ske i en omfattning som väl motsvarar vad som gällt vid tidigare val. Enligt valmyndighetens uppfattning bör institutionsröstning övervägas på sådana ställen där röster kan förväntas tas emot. Om röstmottagningen inte kan ordnas på en institution bör valnämnden överväga andra möjligheter till röstning, exempelvis budröstning eller valskjutsar. Valnämnden får bestämma på vilka institutioner som röstning ska ske och tider för röstningen. Valnämnden ska informera partier och väljare samt i övrigt vidta de åtgärder som är nödvändiga för genomförandet av röstningen. Denna röstning sker söndagen den 18 maj Vid detta tillfälle kan även anhöriga och personal förtidsrösta. Ansvarig chefer för respektive enhet Lennart Karlsson Marita Almén Reine Dahlman Maritha Johansson

10 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Representant från valnämnden samt valförrättare till särskild röstmottagning på vårdinrättningar söndagen den 18 maj 2014 Valnämnden beslutar att utse följande representanter för valnämnden att genomföra särskild röstmottagning på vårdinrättningar inom kommunen: Lennart Karlsson och Marita Almén (Fagerlidshemmet, Äldreboendet Bergs och Servicehuset Älvan i Mellerud) Reine Dahlman och Maritha Johansson (Kroppefjällshemmet och Trygghetsboendet Karolinen i Dals Rostock samt Skållerudshemmet i Åsensbruk) Valnämnden ska utse valförrättare och inför de senaste valen har representanter från valnämnden ansvarat för genomförandet av valförrättningen vid särskild röstmottagning på vårdinrättningar inom kommunen. Ansvarig chefer för respektive enhet Lennart Karlsson Marita Almén Reine Dahlman Maritha Johansson

11 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Utbildning/information till valförrättare samt de olika valdistriktens ordförande och vice ordförande Valnämnden godkänner redovisningen. Kommunkansliet kommer att bjuda in valförrättare samt de olika valdistriktens ordförande och vice ordförande till valutbildning/information tisdagen den 6 maj 2014, klockan 18.00, i Tingshuset. Vid detta tillfälle kommer informationsmaterial att delas ut. Valnämndens ledamöter/ersättare Samtliga valförrättare

12 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Delegation av rätt att kvittera ut försändelser med förtidsröster vid EU-valet 2014 Valnämnden beslutar att delegera rätt att kvittera ut försändelser med poströster till följande personer: Ordföranden Lennart Karlsson Vice ordföranden Reine Dahlman Valnämndens handläggare Mario Vasquez Chefssekreterare Ingrid Engqvist Vaktmästare Katarina Larsson Samhällsvägledare Viktoria Jensen Valnämnden bör inför de två valen delegera rätten att, var för sig, kvittera ut försändelser med poströster till Melleruds kommuns valnämnd till ordförande och vice ordförande samt till personal inom kommunkansli, medborgarkontor och vaktmästeri. Valnämnden ordförande Valnämndens vice ordföranden Chefssekreteraren Vaktmästaren Katarina Larsson Samhällsvägledare Viktoria Jensen Posten i Mellerud

13 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Valskjutsar till vallokaler den 25 maj 2014 Valnämnden beslutar 1. att godkänna att valskjutsar ordnas för de som själva har svårt att ta sig till vallokalerna den 25 maj att ge chefssekreteraren i uppdrag att kontakta taxiföretag i kommunen angående eventuella beställningar. Röstberättigade inom Melleruds kommun, som önskar skjuts till vallokal söndagen den 25 maj 2014, kan anmäla detta till kommunkansliet, senast torsdagen den 22 maj 2014, klockan Annons kommer att införas onsdagen den 14 maj 2014 i Melleruds Nyheter och anslag kommer att finnas på Medborgarkontorets anslagstavla. Information kommer även att finnas på kommunens hem. Chefssekreteraren

14 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Utlämnande av valmaterial och valsedlar till vallokalerna inför EU-valet 2014 Valnämnden beslutar att lämna ut valmaterial i kommunhuset torsdagen den 22 maj och fredagen den 23 maj 2014 mellan och Valnämndens kansli kommer att packa erforderligt valmaterial m.m. till respektive valdistrikt för utlämning. Chefssekreteraren Valdistriktens ordförande/vice ordförande Medborgarkontoret

15 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Bemyndigande att genomföra rättelser i röstlängden Valnämnden beslutar att delegera till valnämndens ordförande att senast på valdagens morgon genomföra rättelser i röstlängden. Sammanfattning av ärenden De personer som anser sig felaktigt uteslutna ur röstlängden eller anser sina uppgifter felaktiga kan begära rättelse i röstlängden hos länsstyrelsen senast tolv dagar innan valet dvs. den 13 maj (EU-valet) och 2 september (allmänna valet) I de fall beslut om rättelse fattas efter att röstlängderna tryckts måste kommunen föra in ändringen manuellt i det aktuella distriktets röstlängd. Ändringen måste föras in i röstlängden före valdagen eller senast på valdagens morgon eftersom de personer besluten gäller kan koma att rösta i vallokalen. Begäran om rättelse ska lämnas skriftligen från den som anser det vara fel i röstlängden. Förändringar som inträffat senare än 30 dagar före omröstningsdagen får inte ligga till grund för rättelse. Valnämndens ordförande

16 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Bemyndigande för valnämndens ordförande och vice ordförande att fatta beslut om rutinmässiga förberedelser inför valförrättningarna Valnämnden beslutar att bemyndiga ordföranden och vice ordföranden att gemensamt på valnämndens vägnar fatta beslut om rutinmässiga förberedelser för genomförandet av 2014 års valförrättning. Valnämndens ordförande och vice ordförande bör bli bemyndigade att gemensamt på valnämndens vägnar fatta beslut om rutinmässiga förberedelser inför 2014 års valförrättning. Valnämndens ordförande Valnämndens vice ordförande

17 Valnämnden Dnr VN 2014/2.000 Anmälan av cirkulär och meddelanden från valmyndigheten och Länsstyrelsen i Västra Götalands län Valnämnden godkänner redovisningen. Följande meddelanden och anvisningar från bland annat valmyndigheten och Länsstyrelsen i Västra Götalands län anmäls för valnämndens kännedom: Valmyndighetens nyhetsbrev 2014 nr 1-6.

18 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Tillgänglighetsanpassning av vallokaler Valnämnden beslutar att ge t.f. samhällsbyggnadschefen i uppdrag att kontrollera att samtliga vallokaler uppfyller kraven på tillgänglighet utifrån Handisams checklista och att återrapportera resultatet till valnämnden inför sammanträdet den 6 maj Handisams checklista för tillgängliga vallokaler. Beslutsunderlag Handisams checklista för tillgänglighet. T.f. samhällsbyggnadschef Inger Andersson

19 Valnämnden Avstämning av valkansliets förberedande arbete Valnämnden godkänner redovisningen. lämnar en aktuell rapport över valkansliets förberedande arbete m.m: beställning av valmaterial utrustning till vallokaler och röstningslokaler utbildning av medborgarkontorets personal certifikat till valportal för medborgarkontorets personal information till valdistriktens röstmottagare om utbildningsfilm på

20 Valnämnden Dnr VN 2014/3.110 Valnämndens information till kommuninvånarna om valet till Europaparlamentet 2014 Valnämnden beslutar Valnämnden beslutar att uppdra till valkansliet att planera och genomföra nödvändiga informationsinsatser till kommunens invånare kring EU-valet Kommunen ska informera väljarna om hur valet kommer att genomföras inom den egna kommunen, såsom när lokaler för röstning kommer att vara öppna och var de ligger osv. Kommunernas insatser är ett komplement till Valmyndighetens informationsinsatser. Väljarna måste bl.a. få information om var det går att rösta, hur man får tag i dubblettröstkort, att onsdagsräkningen är offentlig, vem man ska kontakta med frågor m.m. Alla röstberättigade kommer att få ett röstkort från valmyndigheten med information om vallokal och vallokalens öppettider. Chefssekreteraren Kommunens informationsansvarige