SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(10) Sammanträdesdatum

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(10) Plats och tid Sessionssalen, Gamla kommunhuset, kl Beslutande Lars-Erik Nilsson, (M), ordförande Lars-Åke Bergstrand, (S), vice ordförande Kjell Myrén, (M) Per Johansson, (S), ersättare för Emmelie Dahl, (S) Sören Söderström, (C) Övriga närvarande Ersättare Hubertus Gullby, (M) Fredrik Ebbestad, (M) Övriga närvarande Anita Sjösvärd, kommunsekreterare Justering Utses att justera Per Johansson och Sören Söderström Justerande paragrafer Underskrifter Sekreterare Ordförande Anita Sjösvärd Lars-Erik Nilsson Justerare Per Johansson Sören Söderström Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Valnämnden Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunledningsförvaltningen Anita Sjösvärd

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(10) Vn 20 Uppdrag att lämna förslag på röstmottagare som ska arbeta med mottagning av röster i vallokalerna under Europaparlamentsvalet den 25 maj 2014 Valnämnden har att utse ordförande, vice ordförande och röstmottagare som ska tjänstgöra i vallokalerna i Europaparlamentsvalet söndagen den 25 maj Det måste alltid finnas minst tre röstmottagare samtidigt i vallokalen under pågående röstmottagning. En av dem måste vara ordföranden eller dennes ersättare. Ordföranden leder och fördelar arbetet i vallokalen. Vid valnämndens sammanträde den 27 mars 2014 uppdrogs till kommunledningsförvaltningen att rekrytera erforderligt antal röstmottagare till Europaparlamentsvalet Vid dagens sammanträde redovisas förteckning över de röstmottagare som rekryterats för att arbeta med mottagning av röster i vallokalerna under Europaparlamentsvalet den 25 maj Valnämnden beslutar att godkänna föreliggande förslag på röstmottagare som ska arbeta med mottagning av röster i vallokalerna under Europaparlamentsvalet. Ordförandes

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(10) Vn 21 Utbildning för röstmottagare vid Europaparlamentsvalet 2014 Enligt vallagen ska kommunen utbilda röstmottagare. Röstmottagarna bör under 2014 utbildas vid båda valtillfällena (Europaparlamentsvalet respektive valet till riksdag, kommun och landsting) då det finns vissa skillnader i rutinerna och regelverk mellan valen. Alla röstmottagare kommer att ta del av Valmyndighetens utbildningsmaterial utbildningsfilmer tillsammans med kompletterande material. Vid utbildningen ska röstmottagarna även få svar på övergripande frågor och på lokalspecifika frågor när det gäller t ex möblering, köer och skyltning. Instruktioner ska även lämnas vad avser dubblettröstkort, placering av valsedlar, gränser för propaganda för respektive lokal etc. Valnämnden har att lämna uppdrag om utbildning av röstmottagarna som ska tjänstgöra vid Europaparlamentsvalet Valnämnden har vid sammanträde den 27 mars 2014 beslutat att utbildning för röstmottagare som ska arbeta med mottagning av röster i vallokalerna under Europaparlamentsvalet den 25 maj ska äga rum den 29 april, 5 maj, 6 maj, 7 maj och 8 maj. Underhand har utbildningstillfället den 7 maj ändrats till 13 maj Inbjudan till valnämndens utbildning gällande berörda röstmottagare uppdelade på respektive valdistrikt har utsänts under vecka 15. Ordförandes

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(10) Vn 22 Röstmottagningsställe för förtidsröstning i Åtvidabergs kommun inför Europaparlamentsvalet 25 maj 2014 Det måste finnas minst ett röstmottagningsställe i varje kommun under perioden 7 maj 25 maj Vid senaste valet har entrén i Nya kommunhuset varit mottagningsställe av förtidsröster. Öppettiderna ska anpassas till när väljarna förväntas rösta. De tider under dagen som röstningslokalen ska vara öppen måste bestämmas med hänsyn till det förväntade antalet förtidsröstande och till möjligheten att kunna förtidsrösta under och efter normal arbetstid. Möjligheten för heltidsarbetande att rösta gör det nödvändigt att ha öppet kvällstid. Även lördagar och söndagar ska det vara möjligt att rösta. Under hela förtidsröstningsperioden dvs från och med den artonde dagen före valdagen fram till och med valdagen ska det vara möjligt att förtidsrösta i kommunen. Lokalen måste rymma den utrustning som behövs, t ex valskärmar, bord och valsedelsställ/bord. Valnämnden konstaterar att Nya kommunhusets entré är en lämplig förtidsröstningslokal med hänsyn tagen till dels tillgängligheten, dels säkerheten med att förvara material och röster på ett säkert sätt vilket ställer krav på valv och där endast behöriga personer har tillgång till. Valnämnden har vid sammanträde den 27 mars 2014 beslutat godkänna Nya kommunhusets entré som förtidsröstningslokal inför Europaparlamentsvalet den 25 maj under perioden 7 maj till och med 25 maj Valnämnden beslutar att följande öppettider ska gälla vid förtidsröstningslokalen Nya kommunhusets entré: 7 11 maj ons, fre 10-18, tors lör-sön maj mån-ons, fre 10-18, tors lör-sön maj mån-fre lör 10-13, sön Ordförandes

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(10) Vn 23 Röstmottagare som ska arbeta med mottagandet av förtidsröster vid Europaparlamentsvalet 2014 Valnämnden har att utse röstmottagare som arbetar med mottagandet av förtidsröster. Till administrationen av förtidsröstningen hör även hanteringen av alla förtidsröster. Valnämnden har vid sammanträde den 27 mars 2014 beslutat utse röstmottagare som ska arbeta med mottagandet av förtidsröster vid valen 2014 enligt förslag. Vid dagens sammanträde informeras om att en röstmottagare fått förhinder och således inte kan fullfölja uppdraget. Valnämndens utbildning för röstmottagare i röstningslokal kommer att äga rum den 23 april. Röstmottagarna kommer att arbeta efter ett upprättat schema men det måste alltid finnas två röstmottagare på plats i lokalen under hela röstningsperioden för att röstmottagningen ska kunna genomföras på ett bra och säkert sätt. Valnämnden beslutar utse röstmottagare som ska arbeta med mottagandet av förtidsröster vid Europaparlamentsvalet enligt följande: Birgitta Söderman Kerstin Söderström Anne-Maj Smedberg Ordförandes

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(10) Vn 24 Telefonlista inom valnämnden Valnämnden aktualiserar frågan om en mobiltelefonlista inom valnämnden. Samtliga ledamöter och ersättare inom nämnden meddelar nämndens sekreterare sitt mobilnummer för upprättande av en telefonlista inför kommande valarbete. Vid dagens sammanträde med valnämnden föreligger en komplett telefon/mail-lista över valnämndens ledamöter och ersättare inför det fortsatta valarbetet. Ordförandes

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(10) Vn 25 Institutionsröstning Kommunen ska anordna förtidsröstning på institutioner såsom äldreboenden och sjukhus. Valnämnden får bestämma på vilka institutioner som röstning ska ske och tider för röstningen. Valnämnden utser röstmottagare och informerar väljarna om röstningen. Innan beslut fattas ska valnämnden samråda med institutionens ledning. Institutionsröstningen jämställs med förtidsröstning i röstningslokal. På institutionerna får vem som helst rösta, boende, anhöriga, besökare och vårdpersonal. Den som vill rösta måste ha röstkortet med sig. Valnämnden har vid sammanträde den 27 mars 2014 beslutat att institutionsröstning ska ske vid Koppargårdens entré samt Östergårdens aula, samt att att uppdra till valnämndens sekreterare att planera och administrera institutionsröstningen inom kommunen. Institutionsröstning inför Europaparlamentsvalet kommer att ske den 18 maj 2014 vid Koppargårdens entré kl samt Östergårdens Aula kl Samråd har skett med institutionens ledning. Valnämnden utser Anita Sjösvärd och Jonas Fredriksson som röstmottagare vid institutionsröstningen. Valnämndens sekreterare får i uppdrag att informera partier och väljare om institutionsröstningen i samband med Europaparlamentsvalet. Ordförandes

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(10) Vn 26 Dubblettröstkort Väljarna kan begära att få nytt röstkort ett s k dubblettröstkort, om de tappat bort det eller inte fått något. Dubblettröstkort kan skrivas ut i valdatasystemet från och med den 28 april avseende Europaparlamentsvalet och fram till och med vallokalernas stängning på valdagen. Valnämnden bör utse de som ska svara för utskrift av röstkort. Dessa personer ska erhålla ett certifikat hos länsstyrelsen. Det finns en särskild behörighetsklass som inte kan göra något annat i valdatasystemet än skriva ut röstkort. Följande personer ska vara behöriga för utskrift av dubblettröstkort: Valnämndens ordförande Lars-Erik Nilsson, Valnämndens vice ordförande Lars-Åke Bergstrand, Valnämndens sekreterare Anita Sjösvärd, Receptionist Jonna Alvin, Röstmottagare Kerstin Söderström, Röstmottagare Anne-Maj Smedberg, Röstmottagare Birgitta Söderman, Ordförandes

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(10) Vn 27 Nästa valnämnd samt träff med ordförande och vice ordförande i valdistrikten Alla röstmottagare kommer att ta del av Valmyndighetens utbildningsmaterial utbildningsfilmer tillsammans med kompletterande material. Vid utbildningen ska röstmottagarna även få svar på övergripande frågor och på lokalspecifika frågor när det gäller t ex möblering, köer och skyltning. Instruktioner ska även lämnas vad avser dubblettröstkort, placering av valsedlar, gränser för propaganda för respektive lokal etc. Då ordföranden leder och fördelar arbetet i vallokalen har valnämnden önskemål om att valdistriktens ordförande respektive vice ordförande träffas för en gemensam informationsträff och en sista genomgång inför röstningen på valdagen den 25 maj. Nästa valnämnd äger rum den 15 maj kl Kl inbjudes ordförande och vice ordförande i respektive valdistrikt till valnämnden inför Europaparlamentsvalet. Ordförandes

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(10) Vn 28 Kommunala bud Kommunen har möjlighet att utse kommunala bud. Kommunala bud jämställs med förtidsröstning och måste lämnas till röstningslokal. Aktiva endast under förtidsröstningsperioden. Kommunen bestämmer ambitionsnivån t ex särskilda dagar och tider som budet är tillgängligt för väljarna. Valnämnden utbildar de kommunala buden. Valnämnden har vid sammanträde den 27 mars 2014 beslutat att kommunen ska ha kommunala bud. Valnämnden beslutar uppdra till dess sekreterare att lämna förslag till rutiner för kommunala bud till nästkommande sammanträde. Ordförandes