SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Valnämnden

Transkript

1 Tid och plats A-salen, kl Beslutande Ledamöter Benny Johansson (M), Ordförande Bengt-Göran Sandell (S), 1:e vice ordförande Hannington Lubwama (M) Nils-Erik Carlström (L) Emelie Öberg (S) Övriga närvarande Ersättare Tjänstepersoner Justering Justerare Plats och tid Frank Hjelm (M) Kristian Rappner (V) Carina Elmefall, kanslichef Jonna Johansson, administratör Fredrik Pettersson, sekreterare Bengt-Göran Sandell (S) Kommunkansliet Justerade paragrafer Ajournering Allmänhetens frågestund kl Anmärkning Allmänhetens frågestund påkallades kl Ingen från allmänheten fanns på plats för att ställa frågor. Underskrifter Sekreterare Fredrik Pettersson Ordförande Benny Johansson 1 (21)

2 Justerare Bengt-Göran Sandell 2 (21)

3 Bevis om anslag av protokoll valnämndens protokoll från sammanträdet är justerat. Anslagsdag Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift Fredrik Pettersson 3 (21)

4 Förteckning över valnämndens ärenden den 20 februari Dnr Justering av protokoll Dnr Omval Falun kommun Dnr Delad röstlängd vid EP-val Dnr Särskild röstmottagning vid EP-val Dnr Aktualisering av Risk- och sårbarhetsanalys Dnr Intern kontrollplan Dnr Bemyndigande att kvittera ut värdeförsändelser innehållande förtidsröster från PostNord vid EP-val Dnr Information om ambulerande röstmottagning EP-val Dnr Information om mottagning på valnatten och överlämning till länsstyrelsen Dnr Information om blankett för mottagning av digitala röstkort Dnr Tidplan EU-val Dnr Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden Dnr Meddelanden Dnr Övrigt (21)

5 13 Dnr Justering av protokoll s beslut utser Bengt-Göran Sandell (S) till att justera protokollet. ska besluta vem som ska justera protokollet utöver ordförande. 5 (21)

6 14 Dnr Omval Falun kommun 2019 s beslut 1. beslutar att förtidsröstning ska anordnas med anledning av omval till kommunfullmäktige i Falun Röstningslokal ska vara reception Björnen i kommunhuset, Västra Esplanaden 18 i Växjö. Öppettiderna ska vara 1 5 april klockan beslutar att vid erbjuda ambulerande röstmottagare under samma period, 1 5 april. förordnar Carina Elmefall, Martin Fransson, Jonna Johansson samt Fredrik Pettersson, samtliga anställda vid kommunkansliet, som ambulerande röstmottagare vid omvalet till Falun kommun. 4. Annonsering ska ske på Växjö kommuns hemsida. uppdrar till valkansliet att avgöra om annonsering även bör ske i lokaltidningar. 5. uppdrar till valkansliet att informera Häktet och Rättspsykiatriska regionkliniken om möjligheten till budröstning för eventuella intagna/patienter som är folkbokförda i Falun. 6. ger ordförande delegation att fatta beslut kring övriga frågor av enklare karaktär som har med omvalet att göra. Valprövningsnämnden har beslutat att omval ska hållas till kommunfullmäktige i Falun den 7 april Vallagen föreskriver att samtliga kommuner i Sverige ska anordna förtidsröstning i minst en röstningslokal och som ger väljarna goda möjligheter att rösta. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 12 februari 2019 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att valkansliet bedömer att med 5 dagars öppethållande och tillgång till ambulerande röstmottagare ger potentiella väljare goda möjligheter att rösta. Vid omvalet till Båstads kommunfullmäktige 2015 anordnande Växjö 6 (21)

7 kommun förtidsröstning men ingen väljare röstade då här. Statsbidrag ges för anordnande av förtidsröstningen och det bedöms täcka hela kostnaden som uppstår för valnämnden. Beslutet skickas till För åtgärd Valkansliet 7 (21)

8 15 Dnr Delad röstlängd vid EP-val 2019 s beslut beslutar att valdistrikt med fler än röstberättigade ska ha delad röstlängd vid EP-valet har möjlighet att bestämma om röstlängder ska vara uppdelade i två delar. Det går att välja om alla valdistrikt ska ha delad röstlängd eller om endast utvalda distrikt ska ha det. Möjligheten att bestämma begränsas till att peka ut vilka distrikt över en viss storlek som ska ha det. Beslutsunderlag Ordförande har i en skrivelse den 12 februari 2019 lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att dela röstlängden kan göra det möjligt för röstmottagarna att dela upp arbetet på ett bättre sätt, exempelvis vid granskning av förtidsröster och vid sammanräkning av avprickningar i röstlängden. Vi har dock ingen erfarenhet av delad röstlängd i Växjö kommun och därför föreslås att vi testar förfarandet på ett fåtal distrikt vid EP-valet Om gränsen sätts till distrikt med fler än blir det med 2018 års förutsättningar Bondegård, Ingelstad, Kronoberg, Norrelid och Öjaby. Beslutet skickas till För åtgärd Valkansliet För kännedom Ordförande för berörda valdistrikt 8 (21)

9 16 Dnr Särskild röstmottagning vid EP-val 2019 s beslut Förslag till beslut 1. beslutar att på olika dagar under förtidsröstningsperioden anordna särskild röstmottagning, så kallad institutionsröstning, på de platser som finns upptagna i bilagd förteckning daterad På följande ställen anordnas inte särskild röstmottagning pga. att lokalen används som vallokal på valdagen eller ordinarie förtidsröstningsställe: Hagalund, Hovshaga (vallokal) Norrelid (vallokal) Borgmästaren (vallokal) Sörgården, Rottne (förtidsröstning) Birkagården, Öster (förtidsröstning) Sjöliden, Braås (förtidsröstning) 3. bemyndigar valkansliet att besluta om när under förtidsröstningsperioden institutionerna ska besökas, hur lång tid som röstningen ska pågå på respektive ställe samt vilken bemanning som ska användas. 4. beslutar att på häktet i Växjö och på rättspsykiatriska regionkliniken ska ingen särskild röstmottagning genomföras. Personer intagna på dessa institutioner ska istället informeras om möjligheten att rösta med bud med hjälp av personalen. bör bestämma omfattningen av den särskilda röstmottagningen. Den särskilda röstmottagningen är en typ av förtidsröstning och syftar till att öka möjligheten att rösta för personer som bor på framförallt särskilda boenden i kommunen. Utöver den särskilda röstmottagningen finns det även möjlighet till ambulerande röstmottagning för personer som inte kan ta sig till ett röstmottagningsställe. 9 (21)

10 Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 31 januari 2019 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut Av skrivelsen framgår att den föreslagna organisationen av den särskilda röstmottagningen är nästan densamma som vid valet Inför det valet genomfördes en förändring av upplägget vilket innebar att röstmottagningen spriddes ut över en längre period. All röstmottagningen genomfördes av samma två röstmottagare. De förändringar som föreslås sen valet 2018 är följande: Ingen särskild röstmottagning genomförs på rättspsykiatriska regionkliniken. Istället hjälper personalen till med budröstning. Detta är ett önskemål från kliniken då proceduren när vi ska komma dit är både resurs- och tidskrävande. Särskild röstmottagning utökas till Öjaby hemvård då den ordinarie förtidsröstningen flyttas därifrån till Öjaby församlingshem. 10 (21)

11 17 Dnr Aktualisering av Risk- och sårbarhetsanalys s beslut beslutar att aktualisera Risk- och sårbarhetsanalys, tidigare fastställd i 57/2018, inför EP-valet Valkansliet genomförde en risk- och sårbarhetsanalys för valprocessen inför valet Analysen grundar sig i SKL:s processkartläggning av allmänna val i Sverige samt samarbete med de övriga kommunerna i Kronobergs län kring de risker som finns i processen. Risk- och sårbarhetsanalysen fastställdes av valnämnden i 57/2018. Inför EP-valet 2019 behöver valnämnden ta ställning till om analysen och åtgärdslistan kan bedömas vara aktuell. Analysen är belagd med sekretess enligt 18 kap 13 OSL Risk- och sårbarhetsanalyser. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 31 januari 2019 redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att valkansliets bedömning är att risk- och sårbarhetsanalysen kan anses vara aktuell även vid EP-valet Det har gått en relativt kort tid sen valet 2018 och riskerna kan antas vara samma. Det kan dock noteras att vissa åtgärder har vidtagits sen valet för att ytterligare minska risker och sårbarhet i valprocessen. Inventering av de flesta av våra röstmottagningsställen har genomförts med bakgrund av nya lagkrav angående avskärmning av valsedlar. Då har även en förenklad tillgänglighetsinventering genomfört i syfte att säkerställa att våra lokaler lever upp till kraven. Ett arbete pågår tillsammans med berörda kommunala bolag förvaltningar angående vallokalerna för att säkerställa en enhetlig och säker ordning för larm, nycklar/taggar och jourberedskap. 11 (21)

12 En intern kontrollplan tas fram för att säkerställa att alla röstmottagare genomför den obligatoriska utbildningen, att utbetalningar sker korrekt och att våra informationsinsatser är tillräckliga. En möjlig risk som tillkommer vid EP-valet 2019 är att utkörning av valmaterial sannolikt kommer genomföras av annan part än valkansliet själva. Därmed kan risken för bland annat fel vid leveranser och förvaring i vallokaler öka något. 12 (21)

13 18 Dnr Intern kontrollplan 2019 s beslut 1. godkänner intern kontrollplan för 2019 enligt vad som framgår av bilagd internbudget för godkänner tillägget ordförandes inledning till tidigare beslutad internbudget för ska upprätta en intern kontrollplan för Innehållet i kontrollplanen har tidigare diskuterats på valnämndens sammanträde i januari Kontrollplanen ska ingå i internbudgeten. Utöver ovan föreslås även ytterligare ett tillägg till internbudgeten för 2019 i form av avsnittet ordförandes inledning. 13 (21)

14 19 Dnr Bemyndigande att kvittera ut värdeförsändelser innehållande förtidsröster från PostNord vid EP-val 2019 s beslut beslutar att bemyndiga Carina Elmefall, Fredrik Pettersson, Jonna Johansson och Martin Fransson, samtliga anställda vid kommunledningsförvaltningen på Växjö kommun, att kvittera ut värdeförsändelser innehållande förtidsröster till valnämnden från Postnord AB vid valet till Europaparlamentet kommer få förtidsröster till sig från Postnord i samband med valet till Europaparlamentet 2019, bland annat lördagen före valdagen. För att säkerställa att valkansliets personal har rätt att kvittera ut dessa röster behöver valnämnden besluta om ett bemyndigande. Beslutsunderlag Kommunchefens skrivelse daterad Beslutet skickas till För kännedom PostNord AB 14 (21)

15 20 Dnr Information om ambulerande röstmottagning EP-val 2019 s beslut noterar informationen. Fredrik Pettersson, sekreterare, informerar om planeringen för den ambulerande röstmottagningen vid EP-valet planeras ta beslut om organisationen vid sitt sammanträde i mars. 15 (21)

16 21 Dnr Information om mottagning på valnatten och överlämning till länsstyrelsen s beslut noterar informationen. Fredrik Pettersson, sekreterare, informerar om att länsstyrelsen meddelat att man inte planerar att inte ha gemensam mottagning av röster på valnatten 26 maj. Istället får Växjö kommun ta emot själva sen lämna över rösterna till länsstyrelsen den 27 maj. 16 (21)

17 22 Dnr Information om blankett för mottagning av digitala röstkort s beslut noterar informationen. Fredrik Pettersson, sekreterare, informerar om förutsättningarna för att använda en blankett för mottagande av digitala röstkort vid EP-valet kommer att fatta beslut om en sådan blankett ska användas vid sitt sammanträde i mars. 17 (21)

18 23 Dnr Tidplan EU-val 2019 s beslut noterar informationen Tidplanen för EU-valet 2019 presenteras för valnämnden. 18 (21)

19 24 Dnr Valmyndighetens nyhetsbrev till valnämnden s beslut noterar informationen i protokollet. Valmyndighetens nyhetsbrev nummer 2, 3 och 4 för 2019 presenteras för valnämnden. 19 (21)

20 25 Dnr Meddelanden s beslut noterar inkomna beslut samt inkomna och upprättade skrivelser av intresse. Följande beslut och skrivelser av intresse för valnämnden har inkommit eller upprättats sen föregående sammanträde: KSOP:s beslut om Arvode till röstmottagare m.fl. under allmänt val och EU-val 2018 och Valmyndighetens utvärdering av allmänna valet (21)

21 26 Dnr Övrigt Ordförande Benny Johansson informerar om planerna för en skrivelse till de politiska partierna om propaganda vid röstmottagningsställen i Växjö kommun. Johansson informerar vidare om att han och Bengt-Göran Sandell (S) kommer besöka alla förtidsröstningslokaler under förtidsröstningsperioden. Johansson frågar nämnden om intresse finns att tjänstgöra som röstmottagare på Stadsbiblioteket under förtidsröstningsperioden för att få den erfarenheten. Frågan tas upp igen vid ett senare tillfälle. Johansson informerar även om att nämndens ledamöter och ersättare förväntas delta vid utbildningen av röstmottagare maj och att man ska fundera på vilket datum som passar en bäst. 21 (21)