Månadsrapport. Service- och teknikförvaltningen. Oktober 2012

Transkript

1 Månadsrapport Service- och teknikförvaltningen Oktober

2 Service- och teknikförvaltningen 1 Budgetuppföljning och prognos per nämnd Service- och teknikförvaltningen INTÄKTER Utfall perioden Ack. Budget Avvikelse Budget Helår Externa intäkter Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial Bidrag Entreprenad och köp av verksamhet Externa hyror Finansiella poster och avskrivningar Interna hyror Interna övriga kostnader Kapitalkostnader Löner och kostnadsersättningar Övriga verksamhetskostnader varav elkostnader varav drivmedel varav fjärrvärme varav livsmedel SUMMA KOSTNADER TOTALT Investeringar Prognos för året tkr Vi kan se att de besparingsåtgärder som förvaltningen vidtagit under 2011 och inte kommer att räcka hela vägen för att nå ett nollresultat. Det prognostiserade underskottet beror på vintersäsongen, där budgeten för vinterväghållning redan är upparbetad, uteblivna intäkter för Djulö värdshus, många större maskinreparationer, samt på kostnader relaterade till skolpengen och besparingar inom Kost- och transportenheten. Arbetet med våra åtgärder för att ha ekonomin i balans fortsätter, eftersom det vi gjort hittills 2

3 Service- och teknikförvaltningen inte räcker till. I början av november införde vi köpstopp i hela förvaltningen. Inköpen har under året varit mycket sparsamma men vi såg det nödvändigt att stoppa samtliga inköp, förutom det som måste införskaffas för att klara driften. Aktuellt Lönerevisionen för samtliga anställda är nu klar, den sista retroaktiva lönen betalas ut i decemberlönen. Efter invigningen av det nya äventyrsbadet har vi sett en ökning av besökare till badhuset, mycket positivt då vi ser att intäkterna ökar. För att förbättra kvalitén på helhetsbilden av skolmaten är personalen på kostavdelningen ute på skolorna och äter, man bildar sig en uppfattning av miljö, mat och annat som påverkar helhetsbilden av skolmåltiden, vi använder livsmedelsverkets verktyg idetta arbete. Nu har personalen på Gata/park varit ute och saltat för första gången på denna säsong, vi hoppas på en mild höst/vinter. Tack vare den hittills milda väderleken så fortsätter våra anläggningsarbeten. Tre av förvaltningens medarbetare har, tillsammans med förvaltningsekonomen, fått utbildning i det nya faktureringssystemet. I december kommer resterande berörd personal att utbildas. Projektet e-förvaltning pågår även det, innan årets slut ska vi vara klara med vilket system vi kommer att använda samt ha planering gjord för införandet Projektet kommer ersätta den manuella dokumentation som vi idag använder på Gata/Park. Det kommer ge snabbare uppdatering och fakturering samt en större säkerhet vad gäller kvalitén. Investeringar Telefoniprojektet pågår, en första avrapportering är gjord. Entreprenören har intervjuat ett stort antal kommunrepresentanter och har tagit fram förslag kring kommunens framtida telefonilösningar. Anläggningsarbeten och övriga investeringar inom Gata/Park följer tidplanen. Arbetet med Äventyrsbadet är slutfört och invigningen var den 26 oktober, mycket positivt för skolbarnen som började sitt höstlov då. Projektet att renovera läktaren på Backavallen har startat, vi anlitar vår upphandlade entreprenör för uppdraget. 3

4 Service- och teknikförvaltningen 2 Uppföljning enhet Förvaltningschef INTÄKTER Utfall perioden Ack. Budget Avvikelse Externa intäkter Budget Helår Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial Bidrag Entreprenad och köp av verksamhet Externa hyror Finansiella poster och avskrivningar Interna hyror Interna övriga kostnader Kapitalkostnader Löner och kostnadsersättningar Övriga verksamhetskostnader varav elkostnader varav drivmedel varav fjärrvärme varav livsmedel SUMMA KOSTNADER TOTALT Investeringar Prognos för året +/-0 Förvaltningschefens resultat följer budget. Ekonomin i balans är fortfarande av högsta prioritet. 4

5 Service- och teknikförvaltningen ADA ledning INTÄKTER Utfall perioden Ack. Budget Avvikelse Externa intäkter Budget Helår Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial Bidrag Entreprenad och köp av verksamhet Externa hyror Finansiella poster och avskrivningar Interna hyror Interna övriga kostnader Kapitalkostnader Löner och kostnadsersättningar Övriga verksamhetskostnader varav elkostnader varav drivmedel varav fjärrvärme varav livsmedel SUMMA KOSTNADER TOTALT Investeringar Prognos för året +/- 0 tkr Periodens utfall visar på ett mindre överskott, främst beroende på att "Övriga verksamhetskostnader" har hållits nere. Prognosen för året är dock oförändrad och pekar på ett nollresultat. Två av avdelningens medarbetare har, tillsammans med förvaltningsekonomen och en medarbetare från Kost- och transportservice, deltagit i en utbildning i det nya fakturasystemet som sjösätts vid årsskiftet. Under december ska de hjälpa till att utbilda förvaltningens övriga berörda medarbetare. Telefoniprojektet pågår och en första avrapportering är gjord. Entreprenören har intervjuat ett antal berörda personer inom hela kommunen och har levererat en rapport med ett antal råd och synpunkter om kommunens framtida telefonilösning. 5

6 Service- och teknikförvaltningen ADA verksamhetsservice INTÄKTER Utfall perioden Ack. Budget Avvikelse Externa intäkter Budget Helår Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial Bidrag Entreprenad och köp av verksamhet Externa hyror Finansiella poster och avskrivningar Interna hyror Interna övriga kostnader Kapitalkostnader Löner och kostnadsersättningar Övriga verksamhetskostnader varav elkostnader varav drivmedel varav fjärrvärme varav livsmedel SUMMA KOSTNADER TOTALT Investeringar Prognos för året +/- 0 tkr Kommunväxeln har flyttats till tillfälliga lokaler i Safiren. Verksamheten ska bedrivas där under tiden som Nämndhuset renoveras och återflytt kommer att ske under våren. De personliga ombudens organisatoriska tillhörighet har tidigare utretts och enligt beslut i både Service- och tekniknämnden och Vård- och omsorgsnämnden kommer verksamheten att flyttas till Vård- och omsorgsnämnden per den 1 januari

7 Service- och teknikförvaltningen Städverksamheten INTÄKTER Utfall perioden Ack. Budget Avvikelse Externa intäkter Budget Helår Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial Bidrag Entreprenad och köp av verksamhet Externa hyror Finansiella poster och avskrivningar Interna hyror Interna övriga kostnader Kapitalkostnader Löner och kostnadsersättningar Övriga verksamhetskostnader varav elkostnader varav drivmedel varav fjärrvärme varav livsmedel SUMMA KOSTNADER TOTALT Investeringar Prognos för året +/- 0 tkr Periodens utfall visar på ett överskott, beroende på att förvaltningen hyr ut städmaskiner, men prognosen för året är oförändrad och pekar på ett nollresultat. Diskussioner har pågått under hösten om hur den del av skolpengen som utgörs av städkostnader bör hanteras. 7

8 Service- och teknikförvaltningen Gata/Park INTÄKTER Utfall perioden Ack. Budget Avvikelse Budget Helår Externa intäkter Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial Bidrag Entreprenad och köp av verksamhet Externa hyror Finansiella poster och avskrivningar Interna hyror Interna övriga kostnader Kapitalkostnader Löner och kostnadsersättningar Övriga verksamhetskostnader varav elkostnader varav drivmedel varav fjärrvärme varav livsmedel SUMMA KOSTNADER TOTALT Investeringar Prognos för året -500 tkr Verksamhetens utfall till och med oktober visar ett underskott på tkr. Kostnadssidan visar högre kostnader än ackumulerad budget på entreprenad och köp av verksamhet och interna övriga kostnader beroende på att samtliga anläggningsobjekt (investeringar) från SBF debiteras på driftobjekten. I gengäld visar intäktssidan ett överskott i och med intäkter från SBF och flera externa uppdrag i samband med återställning av grävskador. Verksamheten beräknas inte kunna hålla sig inom ramarna eftersom det varit ett flertal större maskinreparationer under året, ökad kostnad för klotter, skyddsjakt, den uteblivna skötselentreprenaden (KFAB) och uteblivna intäkter för Djulö värdshus samt arrendebostad. Detta har påverkat resultatet negativt trots att insatser har gjorts under året såsom att ej 8

9 Service- och teknikförvaltningen återbesätta två vakanser (pensionsavgångar), ett par säsongsanställda färre på underhållet och köpstopp under hösten. Under året fick avdelningen även en besparing på drygt en miljon och tillkommande skötselytor motsvarande 500 tkr utan kompensation. Investeringsbudgeten för avdelningen är på tkr och tkr har upparbetats. Bedömningen är att budgetanslaget, i stort sett, kommer att vara upparbetat vid årets slut. Aktuellt Snickarlagen inom Skog o Natur har bytt ut taket på Djulö dansbana, de bygger skärmtak vid växthuset och river Banvaktstugan vid Knorranvägen. Skogslagen röjer vid laggarhult och Bie. Anläggningslagen har byggt en handikappramp vid SEB och lagat ett flertal grävskador åt externa kunder. Åt SBF har arbeten genomförts som flytt av befintlig informationsskylt vid Stockholmsvägen, parkeringsfickor och trädplanteringar vid Djulögatan/Malmgatan och ett flertal mindre arbeten. Investeringar Anläggningsarbetena fortskrider enligt tidplan och under november/december kommer arbetena fortsätta med kollektivtrafikåtgärder St. Malmsvägen/Källmogatan, hastighetssäkring 30-zoner Nästorpsgatan, tillgänglighetsåtgärder Djulögatan/Jägaregatan, Djulögatan/Jungfrugatan och byte av träd i gaturummet, Fredsgatan. 9

10 Service- och teknikförvaltningen Vinterväghållning INTÄKTER Utfall perioden Ack. Budget Avvikelse Externa intäkter Budget Helår Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial Bidrag Entreprenad och köp av verksamhet Externa hyror Finansiella poster och avskrivningar Interna hyror Interna övriga kostnader Kapitalkostnader Löner och kostnadsersättningar Övriga verksamhetskostnader varav elkostnader varav drivmedel varav fjärrvärme varav livsmedel SUMMA KOSTNADER TOTALT Investeringar Prognos för året -500 tkr Vinterväghållningens kostnader uppgår till tkr vilket innebär att årets anslag är upparbetat. Under förutsättning att de två sista månaderna blir milda, med få halkbekämpnings- och snöröjningsinsatser, bedöms prognosen till -500 tkr. Aktuellt Bemanningsstyrkan består av 25 enheter varav 16 enheter är entreprenörer. Vinterberedskapen börjar 1 november och pågår till 31 mars. 10

11 Service- och teknikförvaltningen Kost- och transportservice INTÄKTER Utfall perioden Ack. Budget Avvikelse Externa intäkter Budget Helår Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER 0 Anläggning och underhållsmaterial Bidrag Entreprenad och köp av verksamhet Externa hyror Finansiella poster och avskrivningar Interna hyror Interna övriga kostnader Kapitalkostnader Löner och kostnadsersättningar Övriga verksamhetskostnader varav elkostnader varav drivmedel varav fjärrvärme varav livsmedel SUMMA KOSTNADER TOTALT Investeringar Prognos för året tkr Avdelningen ser stora problem med att klara alla besparningar under året - ramminskningen och skolpengen. Den förväntade kostnaden för skolpengen ackumulerat oktober är nu inlagd och uppgår till 715 tkr. Avdelningen fortsätter med personalbesparingar under de sista månaderna. Vi har ytterligare förväntade interna intäkter på 300 tkr för administrativa kostnader. Livsmedelsbudgeten sänktes med 1,4 mnkr, och ligger idag tkr. Problem kvartstår på anläggning och underhållskostnader samt personalkostander där sjukfrånvaron varit högre detta år. Stora Djulöobjeket ligger under Kost- och transportservice. Resultatet till och med oktober är 11

12 Service- och teknikförvaltningen tkr. Under oktober och fram till jul kommer det endast vara öppet för planerade bokningar såsom begravningskaffe och 2:a advent blir den planerade julmässan. Aktuellt Aktiviteterna under höstlovet med bland annat allergiutbildning för vår kökspersonal föll väl ut. Även minimässan med leverantörer och matlagning med matsedelsgruppen blev ett bra konstruktivt mötesforum. Veckan efter genomfördes en städutbildning för våra förskolor. Utbildningen skedde på eftermiddagen så att vikarie inte behövde sättas in. Fortsättning av svinnmätning. Under en vecka i november genomförs ytterligare en svinnmätning på skolorna tillsammans med SVAAB. Detta kommer att uppmärksammas i massmedia. På geriatrikdagarna i Stockholm presenterade Katrineholm nattfastemätningar till stort intresse. Bland annat vill universiteten att studenter ska få skriva om den som en D-uppsats. Nutritionsrådet har nu genomfört nattfastemätning i hela Sörmland. Sammanställning görs av statistiker på FOU. Ett första resultat kommer att redovisas på Nutritionsrådets möte den 30 november. Tillsammans med FOU Sörmland har tre utbildningstillfällen med temat sväljsvårigheter genomförts under oktober/november i Sörmland. Dietister från oss har varit anlitade tillsammans med logoped och tandhygienist. En fortsättning på utbildningen kommer att hållas i januari/februari. Övrig utbildning som dietisterna hållit i är Närvårdsskolan och Viadiadakt. Arbetet med skolmaten fortsätter med att man är ute på skolorna och äter, och bildar sig en uppfattning om miljö, mat och annat som påverkar helhetsbilden av skolmåltiden. Livsmedelshygienuppdraget mot Vård- och omsorgsförvaltningen och egna verksamheter fortsätter. Även externa uppdrag finns inbokade. 12

13 Service- och teknikförvaltningen Sportcentrum INTÄKTER Utfall perioden Ack. Budget Avvikelse Externa intäkter Budget Helår Interna intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial Bidrag Entreprenad och köp av verksamhet Externa hyror Finansiella poster och avskrivningar Interna hyror Interna övriga kostnader Kapitalkostnader Löner och kostnadsersättningar Övriga verksamhetskostnader varav elkostnader varav drivmedel varav fjärrvärme varav livsmedel SUMMA KOSTNADER TOTALT Investeringar Prognos för året +/- 0 tkr Utfallet för de första tio månaderna är tkr och är ett resultat av minskade personalkostnader och minskade energikostnader. I december kommer en obudgetterad kostnad gällande driften av tennishallen för hela som gör att prognosen blir +/- 0. Aktuellt Nya äventyrsbadet invigdes 26 oktober, lagom till höstlovet vilket var mycket positivt för skolbarnen. Bandyplanen på Backavallen spolades i mitten av oktober. 13

14 Service- och teknikförvaltningen Investeringar Renoveringen av A-läktaren på Backavallen har påbörjats. Samtliga investeringar håller sig inom given budget. 14

15 BUDGET STF Per avdelning och totalt (tkr) Årsbudget Hyreskompensation Lönekompensation Lönekompensation Budget per Del 1 (2,6%) Del 2 avdelning och totalt Förvaltningschef ADA (ADministrativa Avdelningen) ADA - Verksamhetsservice inkl. städ STÄD 0 0 Gata/Park Kost- och transportservice Vinterväghållning Sportcentrum Totalt

16 1\atrineholms kommun KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Staben Vårhandläggare Karin Rytter Datum Ert datum Vår beteckning KS/: Er beteckning 1 (1) Kultur- och turismnämnden Service- och tekniknämnden Socialnämnden Vård- och omsorgsnämnden Kommunens samverkan med föreningslivet Katrineholms kommun har som övergripande resultatmål En stark samverkan med föreningslivet, för att kvinnor och män, pojkar och flickor ska få den service som kommunfullmäktige beslutat. Utifrån detta må1 har uppdraget att göra en kartläggning av kommunens samverkan med föreningslivet uppkommit. Kartläggningen innefattar tre delar. Den interna delen färdigställdes under hösten 2011 och är en granskning av kommunens styrdokument gällande föreningsbidrag, en kartläggning av hur det ser ut idag. Den externa delen utgör en sammanställning av föreningarnas syn på samverkan med kommunen och föreningarna emellan och gjordes under våxen. Den tredje delen inbegriper en analys och förslag efter den interna och externa kartläggningen. Kommunledningsförvaltningen översänder den tredje delen, Kommunens samverkan med föreningslivet Analys och förslag efter intern och extern kartläggning, till berörda nämnder på remiss. Synpunkter önskas vara inkomna till kommunledningsförvaltningen senast måndagen den 17 december. Med vänl' V!~ axin Rytter Bifogade handlingar: Kommunens samverkan med föreningslivet Analys och förslag efter intern och extern kartläggning, KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Telefon: Telefax: E-post: Org.nummer

17 1\atrineholms kommun KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Staben Datum Vår beteckning KS/: (8) Vår handläggare Karin Rytter Ert datum Er beteckning Kommunens samverkan med föreningslivet Analys och förslag efter intern och extern kartläggning Bakgrund Katrineholms kommun har som övergripande resultatmål En stark samverkan med föreningslivet, för att kvinnor och män, pojkar och flickor ska få den service som kommunfullmäktige beslutat. Utifrån detta mål har uppdraget att göra en kartläggning av kommunens samverkan med föreningslivet uppkommit. Kartläggningen innefattar tre delar. Den interna delen färdigställdes under hösten 2011 och är en granskning av kommunens styrdokument gällande föreningsbidrag, en kartläggning av hur det ser ut idag. Den externa delen utgör en sammanställning av föreningarnas syn på samverkan med kommunen och föreningarna emellan och gjordes under våren. Den tredje delen inbegriper en analys och förslag efter den interna och externa kartläggningen. Intern översyn I den interna översynen presenteras kortfattat respektive reglemente gällande föreningsbidrag samt ges en beskrivning av hur kommunens nuvarande system för föreningsstöd ser ut. Genom en omvärldsanalys, ges en inblick i hur arbetet med föreningsstöd bedrivs i två andra kommuner, Örebro samt Umeå. Umeå kommun ligger långt fram i sitt arbete med en Föreningsbyrå. Örebro kommun har upprättat en överenskommelse om samverkan mellan det civila samhället och kommunen. För att visa hur viktig frågan om samverkan med föreningslivet är, presenteras även kort överenskommelsen mellan regeringen, de ideburna organisationerna inom det sociala området och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Den interna översynen innefattar också en sammanfattande bedömning och analys av Katrineholms kommuns bidragssystem. Diskussioner förs kring begreppen enhetlighet reglementen, förenkling, samsyn bidragshantering samt en ingång till kommunen. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Telefon: Telefax: E-post: Org.nummer

18 1\atrineholms kommun \ Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN KS/: Staben Sammanfattande bedömning, intern översyn Enhetlighet reglementen I den interna översynen konstateras det att det finns många reglementen i Katrineholms kommun som reglerar föreningsbidrag och många olika slag av bidrag för föreningarna att ansöka om. De flesta reglementen är olika till utformningen. Det finns således många olika reglementen med olika struktur som reglerar olika sorters föreningsbidrag. För att underlätta för föreningarna och också göra det mer lättarbetat inom kommunen, skulle en större enhetlighet vad gäller nämndernas reglementen vara ett alternativ. En mer enhetlig och konsekvent struktur skulle göra det enklare för såväl personal som föreningar att överskåda. Detta gäller även ansökningsblanketterna. Förenkling (minska ner antalet bidragsformer) Flera av reglementena är i behov av en översyn eller är helt inaktuella. Vid en översyn av reglementena bör regelverken förenklas så mycket som möjligt. Ett sätt att göra detta på skulle kunna vara att minska ner antalet bidragsformer. Frågor som kan ställas i sammanhanget är också om det finns behov av så många olika regelverk som det finns idag samt om bidragsformerna måste vara så verksamhetsbundna som de är. Vid en omarbetning av reglementena finns också ett behov av att ta tvärfrågorna i beaktande i större utsträckning, än vad som hittills gjorts. Samsyn bidragshantering Det finns idag många olika bidrag att ansöka om, fördelade på fyra olika förvaltningar/nämnder. I och med att bidragsansökningarna hanteras på olika förvaltningar/nämnder, förekommer olika sätt att handlägga ansökningarna på. Detta innebär att föreningarna inte behandlas på ett likvärdigt sätt, då bedömningarna utförs olika. Det förekommer också olika krav på olika föreningar, vilket gör att vissa föreningar har högre krav på sig för att kunna erhålla bidrag, än andra. På det sätt som bidragshanteringen fungerar i nuläget, saknas en samsyn. Det sker inget samarbete i större utsträckning förvaltningarna/nämnderna emellan. Ett välfungerande bidragssystem som är rättvist för föreningarna är viktigt. Föreningarna bör behandlas på samma sätt oberoende av inriktning på verksamhet. Det är grundläggande att kommunen på ett så rättvist sätt som möjligt ger föreningarna ett bra stöd. Detta också i enlighet med likställighetsprincipen som säger att kommuner och landsting ska behandla sina medlemmar lika, om det inte finns skäl för något annat, kommunallagen 2 kap. 2. En ingång till kommunen Idag sker registreringen av föreningarna på ett och samma ställe. Därefter hänvisas föreningarna till den förvaltning som har hand om den verksamhet som den bedriver. Att ansökningarna lämnas in samt handläggs på olika förvaltningar, kan bidra till att det är svårt för föreningarna att veta vad som gäller för just den föreningen. 2 ~s> KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Telefon: Telefax: E-post: Org.nummer

19 1\atrineholn~s kommun \ 3 ~8~ Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN KS/: Staben Bidragssystemet kan uppfattas som otydligt. Alla föreningar ska på ett lätt sätt lunna se vad som gäller för dem. Det upplevs lite olika på förvaltningarna hur registreringen av föreningarna fungerar. Det nämns vid samtal med personer på förvaltningarna att det är positivt att alla föreningsbidrag registreras på ett och samma ställe samt att ansökningarna med fördel kan handläggas på de olika förvaltningarna, eftersom kunskapen finns där. Samtidigt kan hanteringen av föreningsbidrag påmånga olika förvaltningar leda till en osäkerhet från föreningarna, då det inte blir helt tydligt var de ska väyda sig. En ingång till kommunen skulle kunna öka tydligheten samt tillgängligheten för föreningarna. Detta kan antingen innebära att ansökningarna fortfarande handläggs på respektive förvaltning/nämnd eller att en enhet upprättas där samtliga föreningsärenden hanteras. Enheten måste då vara kopplad till en eller flera nämnder. En person som samordnar föreningskontakter kan också bidra till en ökad tydlighet i förhållandet mellan förening och kommun. Detta sker till viss del redan idag, eftersom nya föreningar vänder sig till service- och teknikförvaltningen för registrering och då far en första kontakt med kommunen. Samtliga tillvägagångssätt skulle kunna leda till ett bättre samarbete förvaltningarna emellan. Att ansökningarna hanteras centralt, skulle kunna innebära att bedömningarna blir mer objektiva. Extern översyn Under våren arrangerades ett föreningsseminarium ikatrineholm, dit samtliga föreningar i kommunen var inbjudna. Under mötet diskuterades ett antal frågor med utgångspunkt från samverkan. Syftet med seminariet var att få föreningslivet syn på samverkan med kommunen och samverkan föreningarna emellan. Synpunkterna sammanställdes utifrån rubrikerna samverkan, samordning, nätverk, bidrag, lokaler, marknadsföring och övrigt. Nedan presenteras en sammanfattning av föreningarnas synpunkter. Med föreningar/föreningslivet menas i denna skrivelse de föreningar som deltog vid föreningsseminariet. Samverkan Föreningslivet i Katrineholms kommun, önskar en större kontinuerlig samverkan mellan kommun och föreningsliv. Detta gäller såväl samverkan med den politiska organisationen som med tjänstemannaorganisationen. En ökad kontakt mellan kommunen och föreningar samt regelbundna föreningsbesök av både tjänstemän och politiker, är ett önskemål. Det upplevs finnas en viss avsaknad av feed-back från kommunen till föreningslivet. Att ha en öppnare attityd och större intresse för föreningslivet skulle leda till en ökad kunskap om föreningslivet från kommunens sida. Samverkan ska underlätta att bedriva ideell verksamhet. En samordningskoordinator inom kommunen efterfrågas. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Telefon: Telefax: E-post: Org.nummer

20 1\atrineholms kommun ~ 4 ~8~ Datum Vår beteckning KOM M U N LEDN I NGSFÖRVALTN I NGEN KS/: Staben Det anses också finnas ett behov av samverkan föreningarna emellan. En god samverkan mellan föreningarna omnämns kunna generera goda resultat. Som exempel nämns samarbetet mellan kanotklubben och en hundförening, som har samarbetat för att öka säkerheten om någon skulle falla i vattnet, livräddning. Att skapa nätverk föreningarna emellan, nämns som ett exempel på ett sätt att samverka. Genom att samverka, ökar kunskapen om varandras verksamheter. Föreningslivet har ett behov av att nå ut till fler medlemmar. De ser skolan samt fritidsgårdar som bra forum för att komma i kontakt med nya medlemmar. En samverkan mellan skola och föreningsliv, då föreningslivet får en aktiv del i undervisningen, ger barnen möjlighet att prova på olika aktiviteter. Om föreningsliv och skola länkas samman, kan fler unga rekryteras till föreningslivet. En gemensam samverkan kan ge en gemensam nytta. En gemensam fysisk mötesplats eller återkommande mötesplatser är ytterligare ett önskemål från många föreningar. Regelbundna träffar mellan föreningslivet och kommunen är viktigt. Föreningslivet anser att det är viktigt att få med invandrarbarn i föreningslivet. Det både främjar integrationen samt ger föreningarna nya medlemmar. Sammanfattning av framträdande sypunkter Samverkan med skola. Dialog med politiker och tjänstemän från kommunen samt också besök av dessa till de olika föreningarna. Samverkan föreningarna emellan. Behov av rekrytering av nya medlemmar. Integrationsarbete. Samordning En samordnande funktion i kommunen, som har en "spindeln inätet"-funktion och som föreningarna kan ha kontakt med, efterfrågas starkt från föreningarna. Ett föreningsråd efterfrågas också. Tjänsterna ska bidra till att öka kännedomen om- och intresset av varandras insatser. Att samordna olika arrangemang tas upp som ett viktigt område. Detta kan innebära såväl att se till att inte olika arrangemang krockar med varandra tidsmässig, som att arrangera gemensamma utbildningar. Att undvika krockar bidrar till att konkurrensen föreningarna emellan minskar och samverkan stimuleras, eftersom kampen om deltagare vid aktiviteter inte blir lika hård. Det finns ett behov av gemensam mötesplats för föreningarna. Som exempel nämns ett föreningshus, i vilket det finns ett föreningskansli. Regelbundna informationsträffar, där bland annat viktig information delges föreningarna och olika frågor diskuteras, är nödvändiga. Sammanfattning av framträdande sypunkter Samordnande funktion, "spindeln i nätet" i kommunen. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Org.nummer Telefon: Telefax: E-post:

21 Katrineholms kommun \ 5 ~8~ Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN KS/: Staben Samordning av olika arrangemang. Gemensam mötesplats brist på gemensam mötesplats. Regelbundna informationsträffar. 1:. ~~ Bidragsfrågan är inte en framträdande fråga hos föreningslivet. Föreningslivet önskar att den personliga kontakten med kommunen i mindre utsträckning ska röra ekonomiska frågor och istället fokusera på samarbete och kunskapsöverföring. Föreningarna nämner att medlemsavgifter för nyinflyttade bör vara subventionerade. Hjälp efterfrågas när det handlar om att ansöka om EU-bidrag. Det efterfrågas också en katalog med uppgifter om vilka bidrag som föreningarna kan ansöka. Det finns behov av ekonomiskt stöd för arrangemang som sätter Katrineholm på kartan. För de föreningar som inte är ungdomsföreningar, kan finnas ekonomiska svårigheter. Det uttrycks en oro över att bidragssystemet är utformat så att verksamhet med unga premieras. Föreningarna önskar att det finns möjlighet att få snabba pengar för annan verksamhet än just ungdomsverksamhet. Sammanfattning av framträdande sypunkter Mer fokus på samarbete och kunskapsöverföring än ekonomiska frågor. Subventionerade medlemsavgifter. I bidragssystemet ska inte bara unga premieras. Katalog om vilka bidrag som går att ansöka om. Lokaler Föreningarna framhåller att det behöver bli enklare att söka efter- och att hitta billiga lokaler. Det är idag dyrt för föreningarna att hyra lokaler. Bristen på tillgång till lokaler äx framträdande. Föreningslivet behöver billiga lokaler i föreningens närområde. En person som har en övergripande kunskap om tillgången till lokaler i centrala Katrineholms samt kransorter, efterfrågas. Det finns ett behov av flera möteslokaler och ett önskemål om att kunna utnyttja skollokaler. En fördel skulle vara om lokalerna gick att boka via veebben. För föreningar som tar emot nyanlända flyktingar, är det viktigt med fasta platser. Sammanfattning av framträdande sypunkter Brist på tillgång till lokaler. Behov av billiga lokaler i föreningarnas närområden. Enperson med övergripande kunskap om tillgången till lokaler efterfrågas. Bokning via veebben. Marknadsföring Föreningarna har ett önskemål om att kommunen ytterligare lyfter fram föreningslivet och dess verksamheter i marknadsförningen av Katrineholm. Genom marknadsföring, kan ideella krafter rekryteras. Ett forum för gemensam marknadsföring av KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Telefon: Telefax: E-post: Org.nummer

22 1\atrineholms kommun ~ 6 ~8~ Datum V$r beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN KS/: Staben föreningslivets aktiviteter och evenemang efterfrågas. Att möjliggöra att kommunen länkar till föreningarnas webbsidor på kommunens webbsida, önskas också. Kommunen måste även bli bättre på att marknadsföra sig via sociala medier. Sammanfattning av framträdande sypunkter Behov av att kommunen lyfter fram föreningslivet och dess verksamhet i marknadsföringen av Katrineholm. Övrigt En föreningarnas dag en gång per år, där intresserade iar möjlighet att ta del av de olika föreningarnas verksamheter, föreslås. Det ses som positivt att kommunen stödjer lokala konstnärer genom att exempelvis köpa in produkter för gåvor. De arrangemang som idag fungerar vä1, bör utvecklas ytterligare. Landsbygdsföreningarna bör värnas. Valberedningen inom föreningslivet bör göras medveten om tillgänglighets- och demokratifrågor. Det finns en upplevelse att grupper missgynnas när de ska ansöka om pengar. Kommunens samverkan med föreningslivet Analys och förslag efter intern och extern översyn I analysen av den interna och den externa översynen, dras paralleller mellan hur kommunen idag är organiserad gällande föreningsfrågor (den interna översynen) och de synpunkter som föreningarna har om samverkan med kommunen och föreningarna emellan (den externa översynen). Analysen utmynnar i en bedömning av tänkbara förändringar av kommunens interna system, för att förbättra för föreningarna. Jämförelse av intern och extern översyn I den interna översynen noteras att det finns många reglementen i Katrineholms kommun som reglerar föreningsbidrag och många olika slag av bidrag. Flera av reglementena är i behov av en översyn och andra är helt inaktuella. Reglementena bör ses över och också förenklas så mycket som möjligt. Antalet bidragsformer kan eventuellt minskas ner och vara av mer enhetlig och konsekvent struktur. I samband med översynen av reglementena, ska en sammanställning om vilka bidrag som går att ansöka om upprättas, i enlighet med föreningarnas önskemål. De bidrag som är möjliga att ansöka om, är fördelade på fyra olika förvaltningar/nämnder. I och med detta, förekommer olika sätt att handlägga ansökningarna på, vilket innebär att föreningarna inte behandlas på ett likvärdigt sätt. En hantering av bidragsansökningarna samt övrig kontakt med föreningarna på flera olika förvaltningar, kan göra det svårt för föreningarna att veta vad som gäller för just den föreningen. Bidragssystemet kan uppfattas som otydligt. Utifrån föreningarnas synpunkter, finns önskemål om en samordnande funktion, en "spindeln i nätet" i kommunen, som samordnar olika arrangemang och har en övergripande kunskap om föreningsfrågor samt lokalkännedom. En större KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Org.nummer Telefon: Telefax: E-post:

23 _ 1\atrineholms kommun ~ ~ ~8~ Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN KS/: Staben samordning kan också leda till en bättre kontakt mellan kommun och föreningar, vilket bidrar till en större respons från kommunens sida gällande föreningarnas verksamheter. En ingång till kommunen skulle kunna öka tydligheten samt tillgängligheten för föreningarna. En väg in kan betyda olika saker. Förslaget kan innebära att alla ärenden inkommer till samma ställe i kommunen. Handlingarna diarieförs och kan sedan skickas vidare till respektive avdelning för handläggning. Om handläggningen sker på olika förvaltningar är det viktigt, såväl utifrån den situation som råder idag som utifrån föreningarnas synpunkter, att det sker ett samarbete mellan handläggarna. Att det bildas ett nätverk, där erfarenheter utbyts samt relevanta nyheter tas upp. På den förvaltning som handlingarna tas emot, är det lämpligt att det finns en funktion som har en samordnarfunktion gentemot föreningarna. Förvaltningarna kan vara kopplade till en eller flera nämnder. Ett sådant samarbete kan också göra att det är lättare att överskåda vilka föreningar som fått vilka bidrag. Ingen förening ska känna sig åsidosatt. Ett vä1 uppdaterat föreningsregister är viktigt och också en bra strukturerad och kontinuerlig kontakt med föreningarna. Ett förslag i denna riktning skulle göra kommunens organisation tydligare för föreningarna. En väg in kan också betyda att alla föreningsfrågor och ärenden samlas på ett och samma ställe, en slags föreningsbyrå. I detta fall är samtliga föreningsärenden samlade på ett och samma ställe från diarieföring av ärende, under handläggning och fram till beslutstagande. All kunskap samlas på detta sätt på en och samma plats. Föreningsbyrån kan vara kopplad till en nämnd. Även i detta förslag är ett uppdaterat föreningsregister samt en kontinuerlig kontakt med föreningarna grundläggande. Bägge förslagen leder till att föreningarna behandlas på samma sätt, utifrån samma förutsättningar. Den interna översynen summerades med konstaterandet "Genom att underlätta för föreningarna med enhetliga förenklade reglementen, en god samsyn inom kommunen gentemot föreningarna och en ökad tydlighet samt tillgänglighet, skulle kommunen kunna stödja föreningslivet på ett rättvist sätt. En bra dialog med föreningarna ger kommunen en ökad kunskap om dem och deras verksamhet, vilket bidrar till en bättre samverkan. Samverkan med föreningslivet skulle på så sätt kunna stärkas och utvecklas och det övergripande politiska målet skulle uppfyllas." Förändringar i linje med ovan förda resonemang, är ett steg i rätt riktning mot en bättre samverkan mellan kommun och föreningsliv. Ett rikt föreningsliv med ett aktivt deltagande är viktigt för kommunen samt främjar en god folkhälsa. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Telefon: Telefax: E-post: Org.nummer

24 _ 1\atrineholms kommun ~ $ ~8~ Datum Vår beteckning KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN KS/: Staben Förslag till vidare arbete Mot bakgrund av ovan förda resonemang föreslås att reglementena gällande föreningsbidrag ska ses över och omarbetas för att förenklas, samla reglerna och uppnå så stor enhetlighet som möjligt. Kommunledningsförvaltningen uppdras att genomföra översynen och omarbetningen, i samarbete med berörda nämnder. I samband med översynen av reglementena, ska en sanunanställning om vilka bidrag som går att ansöka om upprättas. I reglementena gällande föreningsbidrag ska det finnas en styrningsmekanism. Olika frågor kan komma att sättas i fokus över tid. De föreningar som arbetar med de frågor som är i fokus, kan prioriteras i bidragsärenden. De aktuella frågorna presenteras i övergripande styrdokument, såsom Övergripande plan med budget. Vidare föreslås att en väg in till kommunen ska inrättas, med en samordnande "spindeln i nätet" funktion. Att utreda hur detta ska organiseras uppdras till kommunledningsförvaltningen isamarbete med berörda nämnder. När den.nya organisationen har inrättats, ska den samordnande funktionen arbeta vidare med föreningarnas önskemål och ideer. De nedan nämnda områdena bör inledningsvis prioriteras: Lokalfrågor, fysiska mötesplatser Samverkan mellan skola och föreningsliv Arrangemang av föreningarnas dag Regelbundna informationsträffar, för att bland annat skapa en dialog mellan kommunen och föreningslivet respektive föreningarna emellan Karin R r a i sson Handlä~~ar Kommunchef ~e}~i~ KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Org.nummer Telefon: Telefax: E-post:

25 Körschema för Service- och tekniknämnden 2013 Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Tid Dag Ärendestopp 8.00 tisd Beredning, 6 pers månd Utskick, nämnd 18 månd , fred Nämnd 31 1) ) 29 3) torsd Samverkan månd Ledningsgrupp tisd Kommunens ledningsgrupp 8.15 onsd Kommunstyrelsen , onsd Kommunfullmäktige månd Februari och september kan datumen komma att ändras beroende på när böckerna för ekonomin stängs 1) Bokslut 2) Verksamhetsplan och budget ) Delårsbokslut 2013 Beredning: Lorraine, Camilla, Johan, Ulrika, Sten och nämndsekreterare G:Nämnd/Gemensamt/Nämnd/Körschema/ Förvaltningens städ/arkivdagar: 15 mars och 18 oktober

26 Grupper GataParkgrupp (S) Martin Burén (M) Fredrik Hermelin (FP, C, MP, KD) Ingemar Björklund Sammankallande: Hans Gahn Möte : 12 april Hjälmarens Vattenförbund Ordinarie Anne Kron (S) Ersättare Benjamin Axelsson (MP) Sammankallande: Hjälmarens Vattenförbund Möte: förbundsstämma en gång per år Kostgrupp (S) Britt Ejdvinsson (M) Johan Hartman (FP, C, MP, KD) Carl Frick Sammankallande: Camilla Wiström Möte: 21 februari, 18 april LTFgrupp (S) Leif Hanberg (M) Christer Sundqvist (FP, C, MP, KD) Ingemar Björklund Sammankallande: Cathrine Andersson Möte: inget planerat under Sportcentrumgrupp (S) Christer Ekstrand (M) Villy Persson (FP, C, MP, KD) Sten Holmgren Thomas Klippel och Dennis Sköldin Sammankallande: Christer Ekstrand Möte: 6 februari, 16 april, 12 juni, 11 september och 20 november Trafikgrupp (S) Maj-Britt Staaf (M) Fredrik Hermelin (FP, C, MP, KD) Agneta Emanuelsson Sammankallande: Cathrine Andersson Möte: 5 juni

27 Rapporter från grupper Gata/Park gruppen den 12 april Hade ett möte i april som rapporterades i nämnden den 3 maj Kostgruppen Hade ett möte i februari som rapporterades i nämnden den 3 maj Möte med kostgruppen Närvarande: Johan Hartman (m) Carl Frick (mp) Britt Ejdvinsson (s) Camilla Wiström och Lena Johansson Genomgång av minnesanteckningar från den 21/2 Upphandlingskontoret har tagit ut några produkter som Servera skall följa upp enligt kvalitetskraven. Grossisten Servera har lovat att återkomma efter semestern. Enligt följande produkter: NÖTFÄRS 17% KY NL 2,5KG IMP FÅD KASSLER BF U NÄT 3/10KG LAG LAG HÖGREV TÄ KRAV SE 2,5/5KG SBU SBU BACON SKI RUL SE 2 KG SIG SIG FLÄSKFILE KORT PL 0,6/10KG IMP SER FLÄSKBOG RI M SKY S-V 3/6KGALA ALA NÖTYTTERLÅR STRIM 4KG IMP FÅD Vad vi önskar få bekräftat i dokumenten är följande Kött från nöt, fläsk, fågel och liknande skall vara garanterat salmonella fria Köttet skall vara BSE-fri Kött från djur som fått antibiotika i tillväxtbefrämjande syfte får ej levereras/offereras Kött från djur som fått hormoner i tillväxtbefrämjande syfte får ej levereras/offereras Kött som uppfötts på foder med kadavermjöl får ej levereras/offereras Ingen svanskupering på gris får förekomma utan föregående veterinärbeslut. Grisar skall ha haft utrymme med tillgång till en hel separat liggyta som omfattar minst ¾ av utrymmets golvyta samt en separat gödselyta.* Boxarna för grisar skall dagligen vara försedda med material för komfort och sysselsättning, tex. halm eller annat jämförbart material. * Djuren har varit bedövade innan avblodning sker. *Kommande EU-regler är 2013 direktiv 2001/93/EG-lägsta djurskyddskrav för svinhållning med senaste ändring, jfr DFS 2004:17 Allt kött (både nöt och fläsk) skall vara märket enligt EU s obligatoriska märkningssystem vilket i skall innehålla följande uppgifter. Landet/länderna där djuret/djuren som ingår i produkten är född/födda Landet/länderna där djuret/djuren som ingår i produkten är uppfödd/uppfödda

28 Landet där djuret/djuren som ingår i produkten är slaktade och slakteriets kontroll nummer Landet/länderna där djuret/djuren som ingår i produkten är styckat och styckningsanläggningens kontrollnummer Antagen leverantör skall vara beredd att vid begäran kunna dokumentera att ovanstående krav uppfylls. Vi följer även miljöstyrningsrådets utveckling om att kunna kontrollera så att djurskyddskriterier överensstämmer mot djurskyddslagstiftningen i de största importländerna. Vi tittar vidare på detta vid nästa möte Kostpolitiska programmet Lena Johansson presenterade programmet. Kommer att tas i nämnden den 14 juni för vidare till kommunstyrelsen. Programmet är uppdelat i två delar. En politisk visionär del som har sin utgångspunkt i Vision 2025 och som utarbetats som förslag till inriktningsdokument samt en genomförandedel som följer det föreslagna inriktningsdokumentet och som utgör ett samverkansdokument mellan berörda nämnder. Det kostpolitiska programmet innehåller riktlinjer för maten som tillagas, serveras och transporteras i kommunen och är ett styrmedel för hur arbetet med kosten ska fortskrida i kommunens olika verksamheter. Skolpengen Avdelningen följer utvecklingen med friskolorna. Beräkningen är baserad på en prognos om 476 elever enligt ekonomikontoret beräkningar, och antagandet att dessa fördelas jämnt mellan åldersgrupper. För Kost- och transportservice innebär det på en årskostnad för maten och vaktmästeriet på 2,5 miljoner Portioneringskalkylen Vi presenterade portioneringskalkylen, men vi återkommer med en djupdykning vid nästa möte. Nästa möte Tisdagen 28/8 kl Möte med Kostgruppen Genomgång av förgående minnesanteckningar Kostpolitiskt program Lena gick igenom upplägget på programmet. Nu kommer den att gå ut på remissrunda ut i de andra nämnderna. Vi hoppas få det klart upp i fullmäktige innan årets slut. Idrottspolitiska programmet följer med i processen. Laga Mat från grunden Åtagande: Andelen mat som lagas från grunden ska öka, presentera mättalet. Lena presenterade upplägget för hur KOT kommer att följa upp att andelen mat som lagas från grunden ökar.

29 Matsvinnet Åtagande Svinnet av mat ska minska. presentera första mätningen Även här presenterades första mätningens sammanställning. Ny mätning kommer att ske under hösten. Övriga frågor En fråga om hur det fungerar med den vegetariska dagen. Det fungera så där, mer information ut till pedagogerna samt arbeta vidare med bra recept. Möte med kostgruppen Förgående minnesanteckningar En snabb genomgång om vad som gicks igenom förgående möte. Remissrundan för KOPPEN och IPPEN har dragit ut på tiden. Men förvaltningen kommer få kommentarer under V 45, för att sedan bearbeta. Kostgruppen får ta del av den innan vi går vidare. Den 23 oktober fick vi svar från Servera på de produkter som skall följas upp enligt kvalitetskraven, dock ej från produkterna fläskfilé kort samt fläskbog rimmad. Det medför att Servera inte får några garantier att de uppfyller kraven och att vi inte kommer att handla dessa produkter. Rapport från Hälsoveckan Lena berättade om aktiviteterna som avdelningen varit inblandad i under hälsoveckan, samt Måltidsdagen den 18 oktober. Fortsatt arbete med matsvinnet Under tre veckor i november kommer matsvinnet att mätas igen. Vi har även ett samarbete med SVAAB för mätning. Minimässan v 44 Vill bara påminna om minimässan på Duveholmskolans restaurang onsdag 31 oktober kl Matsedeln Vi delade ut matsedeln för sista perioden under till gruppen. Vill att de tittar och återkommer med kommentarer. Organisationsförändringar Vi ser stora problem med information. Hur når vi ut till alla och hur får vi pedagogerna mera delaktiga i måltiderna. Idag har vi problem på våra högstadieskolor. Sportcentrumgruppen Hade möten i februari och april som rapporterades i nämnden den 3 maj Möte med sportcentrumgruppen Mötet bestod av ett besök på Sportcentrum

30 Vi började med att titta på lokalerna i Duveholmshallen och simhallen. Rundvandring fortsatte till Backavallen där vi tittade på de arenor som finns där, konstgräs, bandyplan, ishall och fotbollsplaner. Vi tittade också in i omklädningsrummen i fotbollsläktaren och såg att underhållet var eftersatt. Vi konstaterade att Katrineholms kommun har bra lokaler/arenor som ger möjlighet till att utöva många olika idrotter, anläggningar som vi ska vara stolta över och vårda. Möte med sportcentrumgruppen Ekonomi Delårsbokslutet visar på ett underskott på -387 tkr. Personal Den 6/6 gick Roger Isaksson i pension, 15/8 gick Roland Gustafsson i pension (båda vaktmästare) och den 30/8 slutade Leena Hansson (städ/vaktmästeri) hon ska börja städa på IUC.. Arbetet med att införa verksamhetsanpassad arbetstid har genomförts med start 17/9. Avtal Genomgång av avtal pågår. Avtal ska skrivas där avtal saknas, typ förråd och kanslier mm, detta är ständigt pågående arbete. Förnyad diskussion med Bygg & Interiör angående en förlängning av namnrätten till ishallen (Woodyhallen). Investeringar Renoveringen av vandrarhemmet är klar. Äventyrsbadet håller på att monteras, planerad besiktning 11/10 och preliminär invigning 26/10. Ljudanläggning och resultattavla har monterats och driftsatts på Backavallen. Motordriven grind till Backavallen är monterad och driftsatt. Skydd till de mobila läktarna i Duveholmshallen är monterade. Innebandysarg till Duveholmshallen är köpt. Campingstugan på Djulö camping som tillverkats av eleverna på Byggprogrammet var på plats i juni. Idrottspolitiskt program (IPP) IPP är på remissrunda vi avvaktar beslut. Marknadsföringsplan Informationskontoret håller i utformningen och vi är med som sakkunniga vi avvaktar nytt möte. Arrangemang/cuper/läger Katrineholms innebandycup med 149 lag genomfördes 30/3-1/4. Cupen kommer att även att genomföras Vi upplever att det är svårt att få andra berörda verksamheter i kommunen att se vad arrangemang av den här storleken betyder för Katrineholm. Ishallen har varit uthyrd största delen av tiden under sommaren. Övrigt