Då kansliet har tagit över vissa kretsars ekonomiska redovisning tar man även hand om de ospecificerade gåvor som ges från kretsmedlemmar.

Transkript

1 Internationella Kvinnoförbundet för Fred och Frihet Womens International League for Peace and Freedom Protokoll från AU Närvarande Ansa Eneroth, Ordförande Kirsti Kolthoff, Kassör Åsa Frostfeldt, vice ordförande (suppleant) Alexandra Sundberg, Projektledare (Adjungerad) Lisa Hagström, Förbundssekreterare (Adjungerad) Kerstin Grebäck (Adjungerad) Petra Tötterman Andorff (Adjungerad) 1. Formalia 1.1 Ordförande Ansa 1.2 Sekreterare Lisa 1.3 Justerare väljs alla på mötet till 1.4 Föregående protokoll Man tar upp att det i protokollen under närvarande bör stå i vilken roll de olika deltagarna närvarar. Efter detta godkänns protokollet. 2. Ekonomi 2.1 Läget En tydlig genomgång av ekonomin kommer att presenteras på FS i januari och förbereds av ekonomigruppen som träffas innan FS. Underlag från ekonomigruppen ska skickas till AU för påseende. 2.2 Ospecificerade gåvor Då kansliet har tagit över vissa kretsars ekonomiska redovisning tar man även hand om de ospecificerade gåvor som ges från kretsmedlemmar. AU beslutar att man fortsatt ska låta de gåvor som kommer in från kretsmedlemmar gå till den specifika kretsen. 2.3 Förfrågan från Operation 1325 Operation 1325 har skickat en förfrågan om man kan bidra med 3000 kr till en egeninsats för ett projekt. Projektet är ett seminarium som ska hållas i Istanbul med syfte att föra samman kvinnor från mellanöstern för att diskutera implementering av resolution AU beslutar att ge 3000 kr till Operation under förutsättning att:

2 1. Två platser ska reserveras för WILPF medlemmar från sektioner i mellanöstern. Vi föreslår även en representant från Women for Just Peace. 2. Programmet för vistelsen följer den ursprungliga ansökan. De 3000 kronorna tas från de resterande mellanösternpengarna. IKFF:s fokus och medverkan i organisationen diskuteras och det understryks att IKFF anser att organisationen ska arbeta med utbildning och inte politisk påverkan. 2.4 Budget för ordföranden AU diskuterar behovet av att inkludera utgifter för deltagande för Anna Lisa Eneroth i sammanhang, som det är viktigt att ordföranden deltar i. AU är positiva till att det finns med en post i budgeten för Frågan delegeras till ekonomigruppen varefter till FS för beslut. 3. Medlemsdiskussion 3.1 Hur aktiverar och behåller vi våra medlemmar? En strategi för Medlemsengagemang diskuteras. Dokumentet som togs fram i samband med samrådsmötet sägs vara mycket bra. Det är dock viktigt att diskussionen fortsätter och man ser det som viktigt att även kretsarnas åsikter finns med i denna process. Diskussionen hänvisas därför till FS. På grund av att alla kretsar inte sitter med i styrelsen så ska ett brev skickas ut i förväg till både kretsarna och styrelsen med frågor som diskussionen ska baseras på. Dessa redovisas nedan: 1. Vad innebär ett medlemskap i IKFF och vad får man för sin medlemsavgift? Önskas det något mer? 2. Hur får vi den verksamhet som kongressen har beslutat om att även fungera på lokal nivå? 3. Hur kan vi bygga ut våra informationskanaler och koppla dessa kanaler till vår verksamhet? 4. Hur kan vi anpassa vår verksamhet efter de olika sorters medlemmar vi har? Till exempel studenter, pensionärer, arbetande kvinnor, aktiva, stödmedlemmar mm. De svar som kretsarna skickar kommer vi sedan att diskutera på FS genom att dela upp oss i fyra grupper. 3.2 Relationen mellan kretsarna och kansliet vem gör vad? Det har kommit fram synpunkter från Stockholmskretsen som man vill ta upp med AU. AU anser därför att man kan bjuda in styrelsen från

3 Stockholmskretsen till nästa AU den 23 januari. Kirsti skickar ut ett underlag kring detta. Lisa och Alexandra kan också vara med på Stockholmskretsens möte 16 januari klockan 18:00. Ansa och Lisa informerar om att den telefonkontakt som Lisa tidigare har sagts skulle ta med kretsarna en gång per månad ska Ansa ta över för att hon ska få en mer direkt kontakt med kretsarna och deras verksamhet. 3.3 Kretsbidrag Alexandra presenterar det arbete som kretsbidragsgruppen gjort. Utifrån detta underlag beslutar AU att de stora pengarna inte ska sökas i samarbete med kretsarna utan att de ska söka de mindre pengasummorna istället. De handlingar som tagits fram hänvisas vidare till FS. Vi bör även kommunicera mer med kretsarna om och hur kretsar vill vara engagerade i olika projekt som styrs från sektionen. 4. Projektansökningar 4.1 Rapport om inlämnade ansökningar Vi har fått godkänt från Forum Syd för en summa på kr för information kring Fredsresan och avslag på vår ansökan kring jämställdhetsprojekten från Kvinnors organisering. Alexandra har även bett om att få arvodet för översättningen av Blix-kommissions rekommendationerna betalat till Young WILPF fonden, som vi ska använda för att möjliggöra ytterligare en deltagare till kongressen i Bolivia. 4.2 Rapport om pågående projekt Frågan lyfts om Saba kan få traktamente för de utlägg och det arbete hon gjort under filmfestivalen. Alexandra uppdras att se hur detta kan ske. 4.3 Ansökan till UD och Ungdomsfonden Ansökningarna avser deltagande för kvinnor från WILPF-sektioner i mellanöstern och Afrika i kongressen respektive unga deltagare från Sverige och Costa Rica till kongressen. AU beslutar att dessa projektansökningar ska skickas in. 5. Kansli 5.1 Arbetsuppgifter och prioriteringar Gruppen bestående av Kerstin, Lisa, Petra och Alexandra har träffats och kommer med ett skriftligt underlag efter man vet vad FBA beslutar om.

4 5.2 Personalsituationen inför våren Ett potentiellt scenario där vi får tre tjänster kan komma fram där vi i så fall behöver snabbrekrytera personer till den tredje tjänsten som projektledare. Vår policy i dessa frågor diskuteras därmed. AU beslutar att tillsätta en arbetsgrupp för att ta fram en rekryteringspolicy på lång sikt. I denna grupp ingår Åsa och Ansa samt Pilar tillfrågas. Gruppen ska bli klar till våren. På kort sikt beslutas det dock att man annonserar detta på hemsidan och skriver under förutsättning att tjänsten blir vakant. Deadline för ansökningar 10 januari, tillsättning i februari). 5.3 Befattningsbeskrivning Kerstin Grebäck och Maria Pilar Reyes har tittat på det utkast som skickats ut och har kommenterat detta och gjort en sammanställning. AU anser att det är ett bra dokument att utgå ifrån. AU beslutar att man diskuterar detta via mail i den här gruppen och det skickas sedan till FS. 5.4 Lisas resa till Genève Lisa föreslår att resan flyttas fram till april/maj. AU godkänner detta och frågan tas upp igen i vår. 5.5 Fred och Frihet Alexandra presenterar det arbete som denna grupp har gjort och de förslag som man kommit med. AU tycker att detta ser mycket bra ut och man skickar vidare dokumentet till FS för att sedan ta ställning till detta när vi vet hur vår budget ser ut för nästa år. 5.6 Verksamhetsberättelsen Lisa presenterar det dokument som skickats ut sedan tidigare. Dispositionen godkänns av AU. 6. WILPF - IEC 6.1 Beslut om uppföljning av resolutioner Alexandra har skickat ut underlag till förslag till handlingsplan, som diskuterades kort. AU tycker att detta ser mycket bra ut och dokumentet skickas ut med handlingarna inför FS. Alexandra skickar ut en förfrågan till kretsarna om vem som vill skriva en rapport om the war on terror is a war on democracy. Vi följer de rekommendationer som Alexandra har skrivit. 6.2 Kongressen

5 Inget nytt har skett på denna punkt. Lisa kommer dock att skicka ut information till kretsarna och tipsa om att de bör skicka personer till kongressen om de har möjlighet. Lisa ska skicka ut ett mail/brev till kretsarna och styrelsen där vi också ber om förslag/nomineringar till ombud till kongressen. Deadline för detta är 7 dagar innan FS januari. Prioriteringskriterierna ska skickas med detta samt information att man ska betala en viss summa för mat. Lisa ska också skicka ut en förfrågan till kongresskommittén om hur programmet läggs och om det finns möjlighet att få in en punkt i detta eller samverka med annan sektion om workshop. 7. Förbundsstyrelsen 7.1 Dagordning FS januari Punkter som ska diskuteras: Budget, Medlemsvård, befattningsbeskrivningar, Fred och Frihet, verksamhetsberättelse, Alexandras resolutionsförslag. WILPF-kongressen, policygrupperna, Förslag till tider: 20.1 Klockan 13:00 18:00 + frivillig aktivitet på kvällen 21.1 Klockan 9:00-13:00 Plats: Norrtullsgatan 45, 1tr. Tamara James, co-president i USA sektionen vill delta i vårt möte och kommer att inbjudas under den första timmen på lördagen för att diskutera bland annat kongressen och hur vi arbetar på vårt eget håll och gemensamt. Ansa och Lisa arbetar fram en dagordning som skickas ut till mötet. 7.2 Kvinna till Kvinna valberedning Anna Lisa Björneberg har tackat nej till att vara med i en beredningsgrupp. Birgitta Lorentzi kommer att tillfrågas istället. Arbetet är annars i full gång. Det ser nu ut som om att sex personer ska gå in i styrelsen. Kerstin skriver ett underlag om nomineringar som läggs ut på hemsidan i mitten av januari. Rapport ges till AU i mars. 7.3 Val till SKL:s styrelse Vi väntar med att behandla detta till efter ordförandemötet i SKL. 7.4 Tamara från US WILPF till mötet i januari Behandlat på punkt 7.1.

6 7.5 Hur bereder vi för beslut i FS En mer förankrad process efterlyses gällande beslut som tas på FS. De som inte är närvarande på mötet ska ha möjlighet at kommentera beslut och handlingar måste komma ut en vecka före mötet. Det som inte gått ut vid detta tillfälle behandlas ej på mötet utan skjuts upp till nästa möte. AU ger detta som förslag till FS. 7.6 Uppföljning av program och grupper Detta bör vara en punkt på FS. Många grupper fungerar inte och arbete utförs inte. Till FS ska mycket av arbetet vara slutfört och Lisa ska skicka ut påminnelse om detta. 7.7 Representationsuppdrag hur arbetar vi med dem? Vi bör gå igenom hur vi arbetar när vi är representanter i andra organisationer och nätverk. Information om vad som sker i dessa nätverk ska också skickas ut till styrelsen. Alexandra uppdaterar listan över representanter i nationella och internationella grupper och kommittéer samt externa nätverk. 7.8 Nordiskt möte Göteborgskretsen har föreslagit att de kan hålla i detta möte sista helgen i februari men vill att sektionen ska stå för de ekonomiska kostnaderna runt omkring. Ekonomin kommer att diskuteras mer i detalj på FS efter beredning av ekonomigruppen. Ansa och Göteborgskretsen skickar ut en inbjudan om detta möte. 8. Omvärldsanalys Punkten diskuteras ej på grund av tidsbrist. 9. Rapporter och skrivelser 9.1 Upprop om Irak AU anser att vi inte ska skriva under detta men fundera på om vi ska skriva ett eget uttalande. 10. Avslutning Ansa tackar för mötet och avslutar detta. Justeras av Ansa Eneroth Lisa Hagström