1.5 Godkännande av protokoll. Protokollet från AU 20 februari godkänns.

Transkript

1 Protokoll IKFF AU 27 mars Närvarande: Pilar Reyes, Åsa Frostfeldt, Ansa Eneroth, Birgitta Lorentzi, Kerstin Grebäck Adjungerade: Petra Tötterman-Andorff, Alexandra Sundberg, Pia Johansson 1. Formalia 1.1 Ordförande: Ansa Eneroth 1.2 Sekreterare: 1-3 Petra Tötterman Andorff, 4-8 Pia Johansson 1.3 Dagordningen godkänns med några tillägg. 1.4 Byte av datum för nästa AU. Från den 17 april till i första hand 16 april alternativt 10 april. Kirsti skall tillfrågas vilket datum som hon kan. 1.5 Godkännande av protokoll. Protokollet från AU 20 februari godkänns. 2. Ekonomi 2.1 Friskvård för personalen. Birgitta Lorentzi och Kirsti Kolthoff får i uppdrag att bereda ärendet till nästa AU. Utgifterna för friskvården skall rymmas inom tagen budget och ärendet ska beredas till nästa AU. 2.2 Bok och biblioteksmässan. Beslut att sektionen ska bidra med halva kostnaden och att pengarna (5000 kr) skall tas från Margit Thorslunds fond. Sektionen skall samverka med Göteborgskretsen om bl a programpunkt på scen och utrymme i montern. Beslut att inte delta i årets Almedalsvecka på Gotland. 2.3 Revisionen av bokslutet är klar och det har skickats till styrelsen för underskrift. 2.4 Budget. Birgitta Lorentzi presenterade budgeten för 2007 som har ett underskott på kr, vilket AU har godkänt tidigare. Beslutet om underskott i budgeten har medvetet tagits av AU för att under 2007 göra en infosatsning. Skickas till FS för beslut. Bifogas protokollet. 3. IKFF 3.1 Verksamhetsberättelse. Verksamhetsberättelsen har bearbetats av Ansa Eneroth och Pia Johansson och har nu skickats till styrelsen för ytterligare kommentarer. 3.2 Arbetsfördelning under Lisas frånvaro Förslag att AU skriver dagordning och protokoll i samband med AU och FS Kerstin Grebäck kommer att finnas på kansliet 1 dag i veckan för att hjälpa till med det som behövs, allt ifrån kaffekokning till att fundera över hur IKFF ska organisera sig i framtiden.

2 3.2.3 Förhållandet och arbetsfördelning mellan kansliet, kretsarna och styrelsen, organisationens framtida struktur och dess påverkan på personalens situation diskuterades både under AU och på personalmötet innan AU som Ansa Eneroth och Kerstin Grebäck hade med personalen. Skriftlig rapport kommer till nästa AU och en ordentlig framtidsdiskussion kommer att förberedas inför FS i april. På förra AU beslutades om att bilda en framtidsgrupp bestående av Petra, kansliet, Ansa och Pilar. Denna grupp ska träffas minst en gång per kvartal inför FS. Diskussioner ska sedan presenteras på styrelsen. Under tiden som långsiktiga förändringar diskuteras och utarbetas tog AU beslut om några konkreta, praktiska förändringar som förbättrar för kansliet omedelbart. - Det ska bara finnas information om IKFF-event på hemsidan, inte information om andras event. - Kansliet kommer bara att använda våra maillistor för utskick om IKFF-event. - När information skickas till kretsrepresentanterna är det sedan deras ansvar att vidarebefordra informationen till kretsens medlemmar. Ansa Eneroth kommer att kontakta alla kretsarna via mail och telefon för att prata mer om vikten av detta. - När det kommer information till kansliets info-mail från externa nätverk som IKFF deltar i är det viktigt med en kontaktperson inom IKFF som den informationen skickas vidare till. Alexandra Sundberg kommer att kontakta alla kontaktpersoner för att meddela deras ansvarområden. - För Operation 1325 kommer det att krävas en speciell resursperson inom AU som tar hand löpande frågor tillsammans med Linda Forsberg och Elisabet Ekstrand och som förbereder ärendet inför AU och FS. Kirsti Kolthoff kommer att tillfrågas. - Angående de pågående projekten Europeisk Säkerhetspolitik och Peace Yes Please, så har det visat sig att det är mycket svårt att få kontakt med kretsarna och få dem att vara engagerade. För projektledarna tar det mycket tid och kraft till rena administrativa åtgärder som telesamtal och mail. De projektansvariga får tillåtelse att sätta deadlines för kretsarna om de vill medverka och om de vill medverka så ska en engagerad kontaktperson utses, finns inte det så får kansliet mandat göra allt själva. 3.3 Befattningsbeskrivning AU beslutar att skicka befattningsbeskrivningen för generalsekreterartjänsten till FS för beslut. På nästa AU kommer en befattningsbeskrivning för informationssekreterare och projektledare att presenteras. 3.4 Arbetsordning för AU. Det har länge påpekats att AUs arbetssätt behöver effektiviseras och det beslutades att: - Det behövs en systemjustering med tydligare rollansvar i AU för att undvika att hela AU tillfrågas i alla frågor. Tex tydligare ansvarsområden som ekonomi, personal, internationella ärenden, etc. - I de som skickas ut ska det tydligt framgå för mottagaren om informationen är för synpunkter eller enbart för kännedom. - För att undvika missförstånd och långa -konversationer ska ärenden i första hand behandlas på AU-möten. - Ordföranden och generalsekreteraren skall försöka besluta om de ärenden som går utan att behöva tillfråga AU. - När AU behöver ta beslut via så är det ordförande som sammanfattar diskussionen. - Protokoll kan bara godkännas av de som närvarat vid mötet.

3 - Det skall bara finnas 1 justerare vid AU-möten. 3.5 Utvärdering av FS Beslut att AU ska inkomma med skriftliga synpunkter till nästa AU. Ordentlig tid avsätts då för diskussion om en god och intresseväckande form för mötena. 3.6 Valkommittéen för Kvinna till Kvinna. Muntlig rapport lämnas, återkommer till nästa AU med klart förslag. 3.7 Policydokument lägesrapport. Grupperna som arbetat med Nedrustning, Europeisk säkerhetspolitik och Kvinnor, Fred och Säkerhet har lämnat in dokument.. Gruppen som arbetar med Civila samhället avvaktar Forum Syds årsmöte den 12 maj och återkommer med förslag till policy i slutet av maj. 3.8 Uppföljning av FS januari. - Artikel om Irak har inte skrivits - Uppvaktning om Mellanöstern har inte skett då Mellanöstern-gruppen inte sammanträder. - Diskussionen om IKFFs inställning till Women s Security Council bordläggs till nästa AU. - Colombiagruppen har inte satt igång att arbeta eftersom Ansa Eneroth inte lyckats få någon intresserad att ingå i gruppen. 4. WILPF 4.1 Rapport om nomineringar har skickats. 4.2 Rapport om läget för kongressen: Officers i Genève har bestämt att beslut om eventuell avlysning tas i slutet av april. 4.3 Vi behöver kontaktpersoner för fyra områden: Fundraising Generalsekreteraren, i samråd med Lisa Hagström Nedrustning Alexandra Sundberg Ekonomisk rättvisa Ansa Eneroth Miljö Anna Lidén alt. någon i Göteborgskretsen Ansa får i uppdrag att ta nödvändiga kontakter för kontaktpersoner för Miljö och Fundraising. 4.4 Från WILPF i Genève har det kommit en inbjudan till sektionerna att föreslå tvåtimmars workshops på kongressen. Au har inget förslag till detta. 4.5 Ungdomsfonden har beviljat anslag för två unga personer. Pilar tar på sig att läsa de ansökningar som kommit in angående platserna. 5. Kansli 5.1 Redovisning för Nedrustningsprojekt FBA utskickad.

4 5.2 Fortsättning av Costa Rica-projektet: Ansökan skall in den 20:e april. AU ställer sig positiva till att gruppen i Lund gör en ansökan. Pilar utses till kontaktperson. Alex meddelar detta till gruppen. 5.3 Eventuell projektansökan: Information och studier om säkerhetspolitik och fredsfrämjande utveckling. (FBA) AU beslutar att inte göra någon ansökan om projektpengar just nu. Det finns inte resurser för detta. Ansökan sker till hösten i stället. 5.4 Alexandra ger en kort lägesrapport angående praktikanter. Det pågår för tillfället en rekryteringsprocess inför sommaren. 5.5 Ansa tar på sig uppdraget att kolla upp villkoren för ansvarig utgivare. AU är mycket nöjda med tidningen Fred och Frihets nya layout. Många medlemmar har hört av sig och varit positiva. 6. Rapporter och skrivelser 6.1 Pia ger en kort rapport om sektionens medverkan vid 8:e mars. IKFF representerades med bokbord. 6.2 Alexandra ger kort rapport angående Tridentseminarium och After Work Pub. Sammanlagt besöktes dessa två evenemang av ca 150 personer. 6.3 Operation 1325 har haft årsmöte. De nya IKFF representanter som valts är Linda Forsberg och Elisabeth Ekstrand. 6.4 Diskussionen om Viking 08 projektet lyfts upp till FS-mötet i höst. AU:s förslag är att vi inte skall medverka. 6.5 Afghanistan inbjudan till en serie möten i Stockholm. Beslut : Lämnas över till Stockholmskretsen. 6.6 Uppsala Social Forum. Beslut: Lämnas över till Uppsalakretsen. 6.7 Alyn Ware, samordnare i ett globalt nätverk för kärnvapennedrustning, har bjudit in till några möten om nedrustning i Stockholm. Alexandra har svarat att vi vill vara med på mötena Om Alexandra själv deltar i dessa möten betyder det att andra saker nedprioriteras. Beslut: Alexandra går på mötena. På det sista mötet bör fler personer från IKFF delta. 6.8 För kännedom till AU. Seminarium i Stockholm april: Coping with Nuclear Waste. Ansa vill gärna delta de två första dagarna. Beslut: Ansa tar upp detta med ekonomigruppen. 6.9 Birgitta Lorentzi informerar kort om OSSE. Saba är IKFF:s representant i nätverket AU beslutar: att bifalla önskemålet om att skicka in en anmälan till Forum Syds årsmöte. att Birgitta Lorentzi utses till representant för IKFF och Pilar till suppleant, att godkänna stadgeändringarna,

5 att Ansa skickar in meddelande om godkännandet till Forum Syd. 7. Övrigt Beslutas att kongressdelegaterna träffas tidigast i slutet av april. 8. Ordföranden tackar för ingående och konstruktiva diskussioner, samt förklarar mötet avslutat. Vid protokollet: 1 3 Petra Tötterman-Andorff Justeras: 4 8 Pia Johansson Ansa Eneroth, ordförande