Marge Aab Svensson (m), ordförande Karin Unnerstad (fp) Tommy Eckelöv (s)

Transkript

1 Fritidsnämndens arbetsutskott 12 mars 2007 Plats och tid för sammanträdet Mörbyrummet, Fritidskontoret Tuna torg 15, Vallentuna, måndagen den 12 mars 2007, kl Beslutande Marge Aab Svensson (m), ordförande Karin Unnerstad (fp) Tommy Eckelöv (s) Övriga deltagare Jan-Åke Bredberg, fritidschef Lars Lundkvist, fritidsintendent Jessica Kauppi, enhetschef Marie-Louise Bornholm, nämndsekreterare Utses att justera Tommy Eckelöv Justeringens plats och tid Fritidskontoret, Vallentuna, den 15 mars 2007 Sekreterare Marie-Louise Bornholm Paragrafer Ordförande Marge Aab Svensson Justerande Tommy Eckelöv 1 (21)

2 Innehållsförteckning: Sid. Revisionsrapport angående Investeringsverksamheten uppföljnings- och utvärderingsrutiner...3 Redovisning av intern kontroll Fritidsnämndens dokumenthanteringsplan komplettering...5 Visitkort till fritidsnämndens ledamöter och ersättare... 6 Inbjudan till seminariet, Ung livsstil, fysisk aktivitet...7 Detaljplan för bostäder på Olhamra 1:53 m.fl. fastigheter...8 Detaljplan för Tegelbruket...9 Sommargym på Kvarnbadet...10 Filmfestival på Nova...11 Vallentuna IP:s utbyggnad...12 IF Vallentuna BK Ishockeys skuld till kommunen...13 Anbud Kvarnbadets kiosk och grill...14 Flyttning av Karbygården...15 Ordningsregler Vallentuna IP...17 Motionsspår Bällstaberg...18 Gustavs Udde...19 Idrotts- och friluftsparken (Snapptunagärdet) (21)

3 Revisionsrapport angående Investeringsverksamheten uppföljnings- och utvärderingsrutiner AU 11 Dnr Ärendet Revisorerna har uppdragit åt Komrev att granska och bedöma om tillgångarna från internkontrollsynpunkt hanteras på ett tillfredsställande sätt samt om det finns ett tillräckligt regelverk. Vidare har ingått att granska och bedöma tillförlitligheten och säkerheten i kommunens investeringsverksamhet. Stickprovsvis kontroller av investeringsredovisningens innehåll 2006 har gjorts. För fritidsnämndens del kollades underhållsmaskin konstgräs. Revisionens kommentar: Detta är OK. Fritidskontorets förslag Fritidschef Jan-Åke Bredberg redogör för ärendet, som också kommer att delges fritidsnämnden. Ordförande Marge Aab Svensson (m) tackar för informationen. Handlingar i ärendet Revisionsrapport: Investeringsverksamheten uppföljnings- och utvärderingsrutiner. 3 (21)

4 Redovisning av intern kontroll 2006 AU 12 Dnr Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar godkänna redovisningen av den interna kontrollen 2006 samt överlämnar densamma till kommunfullmäktige. Ärendet Fritidsförvaltningen skall till kommunfullmäktige redovisa resultatet av det interna kontrollarbetet Arbetet med intern kontroll startade Redovisning av den interna kontrollen skall göras efter varje verksamhetsår. Den interna kontrollplanen 2006 omfattar följande rutiner/system: - Leverantörsfaktura / sakgranskning / attest - Kundreskontra - Handkassor m.m. - Personalkostnader - Föreningsbidrag - Entrékassa Kvarnbadet Kontrollerna har genomförts i enlighet med antagen plan för intern kontroll. Rapporterade avvikelser från ovannämnda plan redovisas i fritidschefens rapport (bilaga). Några smärre avvikelser har konstaterats, främst i samband med införandet av nya IT-baserade redovisningshjälpmedel. Dessa brister har åtgärdats. Fritidsnämnden skall dessutom anta en ny intern kontrollplan inför varje nytt verksamhetsår. Den interna kontrollplanen för 2007 antogs den 11 januari 2007, 8. Fritidskontorets förslag Fritidschef Jan-Åke Bredberg föreslår att fritidsnämnden beslutar godkänna redovisningen av den interna kontrollen 2006 samt att överlämna densamma till kommunfullmäktige. Arbetsutskottet beslutar enligt fritidskontorets förslag. Handlingar i ärendet Fritidschef Jan-Åke Bredbergs rapport från de genomförda kontrollerna. 4 (21)

5 Fritidsnämndens dokumenthanteringsplan komplettering AU 13 Dnr Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att nämndens dokumenthanteringsplan skall revideras så att akter rörande detaljplaner, vilka ingår i samhällsbyggnadsnämndens ansvar, får gallras samt att beslutet skall gälla retroaktivt från och med Ärendet Alla nämnder skall inlämna dokumenthanteringsplaner till kommunfullmäktige. Fritidsnämnden antog förvaltningens uppdaterade dokumenthanteringsplan den 23 februari 2006, 10. För att fritidskontorets arkivansvarig skall ha rätt att gallra diarieförda handlingar (akter) måste fritidsnämnden besluta om detta. En ny uppdaterad dokumenthanteringsplan kommer att föreläggas fritidsnämnden senare under året. Fritidskontorets förslag Eftersom ärenden tillhörande detaljplaner ofta innehåller mycket material, som även finns att tillgå på samhällsbyggnadsnämnden, föreslår fritidskontoret att dessa handlingar skall få gallras hos fritidsnämnden. Dessutom föreslår fritidskontoret att detta beslut skall gälla retroaktivt från och med Arbetsutskottet beslutar i enlighet med fritidskontorets förslag. 5 (21)

6 Visitkort till fritidsnämndens ledamöter och ersättare AU 14 Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att inköpa visitkort till nämndens samtliga ledamöter och ersättare. Ärendet Fritidskontoret har fått ordförande Marge Aab Svenssons (m) uppdrag att ta reda på kostnaden för visitkort till fritidsnämndens ledamöter och ersättare. Fritidskontorets tjänsteutlåtande Fritidskontoret informerar att en bunt visitkort (100 st.) kostar kr. Visitkorten beställs via kommunledningskontoret och priset är beroende av hur många buntar som beställs samtidigt. Arbetsutskottet beslutar att inköpa visitkort till fritidsnämndens samtliga ledamöter och ersättare. 6 (21)

7 Inbjudan till seminariet, Ung livsstil, fysisk aktivitet AU 15 Dnr Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att erbjuda fritidsnämndens ledamöter och ersättare att delta i ovanstående seminarium. Ärendet FSKF, Föreningen Storstockholms Kultur- och Fritidschefer, inbjuder till halvdagsseminariet, Ung livsstil fysisk aktivitet, torsdagen den 3 maj kl i Stockholm. Under medverkan av Ulf Blomdahl, kommer forskningsrapporten Hur många motionerar/idrottar för lite och vilka är dom? (en studie av den unga befolkningen i Stockholm, Haninge, Helsingborg, Jönköping och Lidingö av Ulf Blomdahl och Stig Elofsson) att presenteras. Kostnad: 500 kr/person. Anmälan skall vara inkommen senast den 23 april. Arbetsutskottet beslutar att erbjuda fritidsnämndens ledamöter och ersättare att delta i ovanstående seminarium. 7 (21)

8 Detaljplan för bostäder på Olhamra 1:53 m.fl. fastigheter AU 16 Dnr Arbetsutskottets förslag Eftersom fritidsnämndens önskan om bollplan och lek nu har tillgodosetts föreslår beslutar fritidsnämnden uttala att man inte har något att erinra mot planen. Ärendet Planområdet är beläget öster om Arningevägen i angränsning till Kvarnbäcken, ca 2,5 km från Vallentuna centrum. Huvuddelen av området ligger söder om Högdalavägen. Synpunkter skall vara samhällsbyggnadsnämnden tillhanda senast den 3 april Fritidsnämnden beslutade den 23 mars 2006, 25, uttala att detaljplanen gällande Olhamra 1:53 borde kompletteras med en närlekplats och mindre bollplan. I övrigt tillstyrktes planen. Samhällsbyggnadsförvaltningen har efter fritidsnämndens uttalande planerat för en bollplan och lek på ängen, som tidigare använts för bete, vid Påtåkersvägen / Högdalavägen. Fritidskontorets förslag Eftersom fritidsnämndens önskan om bollplan och lek nu har tillgodosetts föreslår fritidskontoret att fritidsnämnden beslutar uttala att man inte har något att erinra mot planen. Arbetsutskottet beslutar enligt fritidskontorets förslag. 8 (21)

9 Detaljplan för Tegelbruket AU 17 Dnr Arbetsutskottets förslag Eftersom ovanstående detaljplan inte innebär några störningar för det rörliga friluftslivet eller för barns och ungdomars möjligheter att röra sig i området beslutar fritidsnämnden uttala att man inte har något att erinra mot densamma. Ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har sänt ut detaljplan för Tegelbruket, omfattande del av fastigheterna Vallentuna Åby 1:125, 1:127, 1:94, Vallentuna-Mörby 1:26, 1:297, Ormsta 1:190 m.fl. fastigheter i Vallentuna kommun, för samråd. Syftet med detaljplanen är att möjliggöra bostadsbebyggelse med ca 120 bostäder i ett centrumnära läge. Planområdet är beläget nordost om Vallentuna centrum, öster om Roslagsbanan, väster om bostadsområdet Åby gärde samt norr om Korallens vårdboende. Eventuella synpunkter skall vara samhällsbyggnadsnämnden tillhanda senast den 3 april Fritidskontorets förslag Eftersom ovanstående detaljplan inte innebär några störningar för det rörliga friluftslivet eller för barns och ungdomars möjligheter att röra sig i området föreslår fritidskontoret, att fritidsnämnden beslutar uttala att man inte har något att erinra mot densamma. Arbetsutskottet beslutar enligt fritidskontorets förslag. Ärendets tidigare behandling Fritidsnämnden beslutade den 26 maj 2006, 47, uttala att man inte hade något att erinra mot Program för detaljplan för Tegelbruket eftersom den inte innebär några störningar för det rörliga friluftslivet eller för barns och ungdomars möjligheter att röra sig i området. 9 (21)

10 Sommargym på Kvarnbadet AU 18 Dnr Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att godkänna Gym & Sim i Vallentuna som arrangör av sommargym på Kvarnbadet Ärendet Gym & Sim Vallentuna AB erbjuder sig att sprida kunskap om och stimulera utövande av styrke-, konditions- och rörlighetsträning för allmänheten inom Kvarnbadets område under sommaren Information och prova-på-verksamheten skall ske kostnadsfritt. Gym & Sim kommer inte att ta betalt av någon för tjänster levererade inom Kvarnbadet. Fritidskontorets förslag Fritidschef Jan-Åke Bredberg informerar om Gym & Sim i Vallentuna AB:s tänkta verksamhet på Kvarnbadet under sommaren 2007 och föreslår att fritidsnämnden beslutar godkänna Gym & Sim i Vallentuna AB som arrangör av sommargym på badet. Arbetsutskottet beslutar att godkänna Gym & Sim i Vallentuna som arrangör av sommargym på Kvarnbadet (21)

11 Filmfestival på Nova AU 19 Information Ordförande Marge Aab Svensson (m) önskar information angående filmfestivalen på Nova. Enhetschef Jessica Kauppi informerar om att det hölls en filmfestival på Nova lördagen den 24 februari. Det var ett samarrangemang mellan fritids- och kulturförvaltningarna, vilka är överens om att festivalen den aktuella dagen genomfördes på ett professionellt sätt men att det trots det kom väldigt få besökare. Det kommer att göras en gemensam utvärdering där orsakerna till detta skall utredas. Ordförande Marge Aab Svensson (m) tackar för informationen, som även skall delges fritidsnämnden. 11 (21)

12 Vallentuna IP:s utbyggnad AU 20 Dnr Information På fråga från ordförande Marge Aab Svensson (m) angående Vallentuna IP:s utbyggnad svarar fritidsintendent Lars Lundkvist följande: Ingvar Persson Konsult har kostnadsberäknat en färdigbyggd idrottsanläggning i enlighet med etapp 2 enligt följande: Ersättningspaviljong för Vallentuna Bollklubbs och Vallentuna BK Damfotboll, 200 kvm, vilket inkluderar två omklädnadsrum, tvättstuga, torkutrymmen, tränarrum, bastu, klubbrum m.m tkr Tillkommande paviljong, fyra omklädnadsrum tkr Flytt av två paviljonger 330 tkr Konstgräsbeläggning på planerad grusyta tkr Två nya belysningsmaster 180 tkr Dubbelsidig läktare mot huvudarena/konstgräs tkr Ordförande Marge Aab Svensson (m) tackar för informationen. 12 (21)

13 IF Vallentuna BK Ishockeys skuld till kommunen AU 21 Dnr Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar uppdra till fritidskontoret att kontakta klubbens styrelse för att en gång för alla försöka komma fram till en lösning av de ekonomiska problemen. Information Eftersom fritidsnämnden tidigare beslutat om A-lagets avstängning från istider då föreningen inte fullgör sina betalningar till kommunen/ fritidsnämnden informerar fritidsintendent Lars Lundkvist om att klubbens skuld till kommunen i dagsläget är ca 100 tkr. Lars Lundkvist anser att klubben skall få spela kvalet färdigt men att en ny uppgörelse måste träffas med klubben. Förslag till uppgörelse innebär att skulden skall vara reglerad i sin helhet före den 1 juli 2007 Arbetsutskottet beslutar att uppdra till fritidskontoret att kontakta föreningens styrelse för att med dem diskutera en lösning av de ekonomiska problemen. 13 (21)

14 Anbud Kvarnbadets kiosk och grill AU 22 Dnr Information Fritidsintendent Lars Lundkvist informerar de olika anbud som kommit in och informerar om vilket anbud som fritidsförvaltningen anser vara det bästa för fritidsnämnden. Ärendet kommer att tas upp för beslut vid fritidsnämndens sammanträde. Arbetsutskottet förklarar sig nöjda med redovisningen och med den av förvaltningen valda entreprenören. 14 (21)

15 Flyttning av Karbygården AU 23 Dnr Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att flytta Karbygårdens verksamhet till tennishallens fik samt att kommunen skall hyra lokalerna av Karby Tennisklubb. Bakgrund Karby Tennisklubb har investerat tkr i en egen tennishall som togs i bruk år Hallen består av två tennisbanor och ett fik med biutrymmen för olika fritidsaktiviteter. Enligt fackkunskap på området finns en tumregel, som säger att en tennishall skall innehålla 3-4 banor för att kunna klara ekonomin. Fiket, som har fungerat som mötesplats för klubbens medlemmar och fritidsgård för främst åringar, har därför vid sidan av tennisspelet utgjort en viktig del av tennishallens finansiering. Kommunen har gått in med ett borgensåtagande på hela investeringen med tennishallen som säkerhet. Sedan drygt ett år har verksamheten i fiket minskat avsevärt. Huvudorsakerna härtill är dels att de ideella krafter som skulle driva fiket inte finns kvar och dels att kyrkan, som hyrt en lokal för sin barnverksamhet och därmed varit en viktig intäktskälla, sagt upp sitt hyresavtal. Under hösten 2006 har företrädare för föreningen, kreditgivande bank och företrädare för kommunen träffats för att diskutera föreningens ekonomiska situation. Flera träffar har också hållits mellan företrädare för fritidsförvaltningen och föreningens styrelse för att diskutera olika möjliga användningsområden för fikets lokaler. Bl.a. har Showdansföreningen Flex tillfrågats. Efter genomförda sonderingar är båda parter överens om att den enda möjliga lösningen för tennisklubben är, att Karbygården flyttar sin verksamhet till fiket. För Karbygården skulle en flytt till tennishallens fik innebära en positiv förändring både vad gäller läge och lokaler. Karbyskolan har lokalbrist och den tidigare rektorn och utbildningschefen har uttryckt sig positivt till att kunna ta över Karbygårdens lokaler vid en eventuell flytt. 15 (21)

16 Forts. 23 Samhällsbyggnadsförvaltningen har genom TuFa:s försorg besiktigat fikets lokaler och konstaterat att olika installationer m.m. krävs för att lokalerna skall godkännas för kommunal gårdsverksamhet. Kostnaden härför uppskattas till drygt 1 mkr. Tänkbara lösningar 1. Karbygården flyttar sin verksamhet till tennishallens fik och förhyr lokalerna av Karby Tennisklubb. Konsekvenser: Bättre läge och lokaler för Karbygårdens verksamhet. Karby Tennisklubb får det nödvändiga ekonomiska tillskottet för att klara sina åtaganden. Karbyskolan får ett lokaltillskott på cirka 300 kvm. En kommunal investeringskostnad på cirka 1 mkr i förhyrda lokaler. Kommunens borgensåtagande räddas. 2. Karbygården kvar i Karbyskolan. Konsekvenser: Karby Tennisklubb klarar inte sina ekonomiska åtaganden från Kommunens borgensåtagande utlöses och tar över tennishallen. Kommunen hyr ut banorna till Karby Tennisklubb. Kommunen ordnar någon verksamhet i fiket, vilket sannolikt också innebär investeringskostnader i samma omfattning som ovan. Karbyskolan går miste om lokaler på cirka 300 kvm. Fritidskontorets förslag Fritidskontoret anser, att den uppkomna situationen bör ses som en möjlighet och hanteras på ett så konstruktivt sätt som möjligt för alla inblandade parter. Fritidsnämndens uppgift är att samverka med och på olika sätt stödja kommunens föreningsliv. För att på bästa sätt leva upp till detta förordar fritidskontoret lösningsförslag nummer 1. Förslag till beslut: Fritidsnämnden beslutar att förorda förslag nummer 1 ovan samt att föreslå kommunstyrelsen besluta i enlighet med detta. Arbetsutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att flytta Karbygårdens verksamhet till tennishallens fik och att kommunen skall hyra lokalerna av Karby Tennisklubb. 16 (21)

17 Ordningsregler Vallentuna IP AU 24 Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att allmänhetens omklädnadsrum och toaleter vid Vallentuna IP skall låsas och endast upplåtas i samband med aktiviteter på eller runt IP-området. Information Fritidsintendent Lars Lundkvist informerar om de problem, som under senare år uppstått på Vallentuna IP, vad gäller allmänhetens omklädnadsrum och toaletter. Problemen består i att omklädnadsrum och bastu används bl.a. som tvättstuga och toaletterna som tvättrum/toaletter. Fritidskontorets förslag Fritidskontoret föreslår att omklädnadsrum och toaletter låses och endast upplåts i samband med aktiviteter på eller runt IP-området. Arbetsutskottet beslutar enligt fritidskontorets förslag. 17 (21)

18 Motionsspår Bällstaberg AU 25 Dnr Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att aktualisera ärendet betr. motionsspår i Bällstaberg. Ärendet På fråga från ordförande Marge Aab Svensson (m) svarar fritidschef Jan-Åke Bredberg följande: Ett förslag till ett 2,5 km långt motionsspår har framtagits med hjälp av Vallentuna/Össeby OL (orienteringslöpare). I förslaget ingår anslutningsspår till spårsystemet vid Vallentuna IP. Följande finns att läsa i fritidsnämndens Yttrande över förslag till KP ( 30, 20 april 2006): Kommunfullmäktige har uppdragit åt fritidsnämnden att aktualisera frågan om motionsspår i Bällstaberg i samband med KP utifrån intentionerna i en motion från s-partiet. Föreningen Vallentuna/Össeby OL har på fritidsnämndens uppdrag utrett möjligheterna att anlägga ett ca två kilometer långt motionsspår i Bällstabergsområdet samt möjligheten att ansluta detta spår till spårsystemet vid Vallentuna IP. Föreningen har redovisat ett mycket intressant förslag över en motionsslinga på drygt två kilometer med utgångspunkt från Bällstabergsskolan och med en anslutning till Vallentuna IP. Spåren går till största delen på befintliga stigar och gångvägar, vilket underlättar markarbetet och minskar anläggningskostnaden. Det föreslagna anslutningsspåret till Vallentuna IP går parallellt med Arningevägen i nära anslutning till Solgårdsgärde och Rickeby, vilket gör att de boende i dessa områden också får tillgång till spåren vid Vallentuna IP och i Bällstaberg. Kostnadsbedömning ca tkr för 2,5 km (spårkostnad ca 625 tkr, belysning ca 500 tkr). Kostnadsuppskattning anslutningsspår till Vallentuna IP 225 tkr. Kommunfullmäktige tog inte upp ärendet i KP Förslag Ordförande tackar för informationen och föreslår att ärendet skall aktualiseras i fritidsnämnden. Arbetsutskottet beslutar enligt ordförandes förslag. 18 (21)

19 Gustavs Udde AU 26 Dnr Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att kommunträdgårdsmästare Maria Rydell skall inbjudas till nästkommande arbetsutskott för att diskutera samverkan mellan förvaltningarna/nämnderna i frågan. Ärendet Ordförande Marge Aab Svensson (m) tar upp frågan om Gustavs Uddes skötsel. Ordförande skulle önska att området snyggades upp, t.ex. asfaltering, båtramp, f.d. vattenskidklubbens brygga. Fritidsintendent Lars Lundkvist svarar att skridskoföreningen framfört önskemål om att få överta f.d. vattenskidklubbens barack, som de i sådant fall förklarat sig beredda att ta fullt ansvar för. I protokoll från fritidsnämndens arbetsutskott, 57, från den 17 augusti 2006 står följande att läsa: Tankar kring Gustavs Udde Gustavs Udde är en viktig entré till Vallentunasjön såväl sommar som vinter och skulle med relativt enkla medel kunna göras trivsammare. Samhällsbyggnadsnämnden är kommunens huvudman för området. Fridsnämnden ansvarar för båtbryggorna, tennisbanan (fungerar som uppläggningsplats för båtar under vintern) samt för en barack och del av en brygga från Vallentuna Vattenskidklubbs dagar. Exempel på åtgärder, som skulle lyfta området är att.. - tillfartsvägen asfalteras, - parkeringplatserna ordnas, - baracken fräschas upp och kommer till användning alternativt skrotas, - gamla bryggan rustas/ersätts alternativt skrotas, - parkbänkar/sittplatser ordnas samt - grillplats ordnas. Andra frågor, som aktualiserats och bör diskuteras är.. - Hur kan baracken användas? - Finns någon intresserad förening att samverka med? - Finns Intresse av att bilda en båtklubb? Dessa idéer känns mer aktuella idag dels med tanke på Centrumplanens genomförande, som bl.a. omfattar Kyrkviken/Björkbyområdet och dels genom Arbetsgruppen för Vallentunasjöns arbete. 19 (21)

20 Forts. 26 Förslag Ordförande Marge Aab Svensson (m) föreslår att kommunträdgårdsmästare Maria Rydell skall inbjudas till nästkommande arbetsutskott för att diskutera samverkan mellan förvaltningarna/nämnderna i frågan. Arbetsutskottet beslutar enligt ordförandes förslag. 20 (21)

21 Idrotts- och friluftsparken (Snapptunagärdet) AU 27 Dnr Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att ta upp ärendet med kommunträdgårdsmästare Maria Rydell vid nästa arbetsutskott. Fråga På fråga från ordförande Marge Aab Svensson (m) betr. hur idrottsoch friluftsparken används konstaterar fritidschef Jan-Åke Bredberg att parkens ca kvm inte nyttjas på det sätt och i den omfattning man förväntat sig. Arbetsutskottet beslutade den 17 augusti 2006, 57, bl.a. att uppdra åt fritidskontoret att återuppta diskussionerna med samhällsbyggnadsförvaltningen om gemensam plan för området, att redovisa förslag på en bättre fotbollsplan och andra eventuella anordningar för rekreation och spontanidrott samt att fortsätta följa upp och redovisa behovet av ersättningslokaler för bl.a. Vallentuna 4H och Vallentuna Scoutkår av NSF. Förslag Ordförande föreslår att även detta ärende skall diskuteras med kommunträdgårdsmästare Maria Rydell vid nästa arbetsutskott. Arbetsutskottet beslutar enligt ordförandes förslag. 21 (21)