Jan-Åke Bredberg, fritidschef Lars Lundkvist, fritidsintendent Jessica Kauppi, enhetschef Marie-Louise Bornholm, nämndsekreterare

Transkript

1 Fritidsnämnden 26 mars 2007 Plats och tid för sammanträdet Kallade tjänstemän Mörbyrummet, Fritidskontoret, Tuna torg 15, Vallentuna, måndagen den 26 mars 2007, kl Jan-Åke Bredberg, fritidschef Lars Lundkvist, fritidsintendent Jessica Kauppi, enhetschef Marie-Louise Bornholm, nämndsekreterare OBS! Den borgerliga gruppen samlas på fritidskontoret kl OBS! s-gruppen samlas på fritidskontoret kl Vallentuna den 19 mars 2007 Marge Aab Svensson Ordförande Jan-Åke Bredberg Fritidschef Marie-Louise Bornholm nämndsekreterare e.u. 1. Justerande:... 1 (21)

2 Innehållsförteckning: 1. Justerande: Revisionsrapport angående Investeringsverksamheten uppföljnings- och utvärderingsrutiner Redovisning av intern kontroll Fritidsnämndens dokumenthanteringsplan komplettering Visitkort till fritidsnämndens ledamöter och ersättare Inbjudan till seminariet, Ung livsstil, fysisk aktivitet Detaljplan för bostäder på Olhamra 1:53 m.fl. fastigheter Detaljplan för Tegelbruket Sommargym på Kvarnbadet Filmfestival på Nova Anbud Kvarnbadets kiosk och grill Flyttning av Karbygården Ordningsregler Vallentuna IP Motionsspår Bällstaberg Anmälningar och rapporter Besluts- och behörighetsattestanter Budgetuppföljning februari Övriga ev. ärenden...21 Sid. 2 (21)

3 2. Revisionsrapport angående Investeringsverksamheten uppföljnings- och utvärderingsrutiner Dnr Revisorerna har uppdragit åt Komrev att granska och bedöma om tillgångarna från internkontrollsynpunkt hanteras på ett tillfredsställande sätt samt om det finns ett tillräckligt regelverk. Vidare har ingått att granska och bedöma tillförlitligheten och säkerheten i kommunens investeringsverksamhet. Stickprovsvis kontroller av investeringsredovisningens innehåll 2006 har gjorts. För fritidsnämndens del kollades underhållsmaskin konstgräs. Revisionens kommentar: Detta är OK. Fritidskontorets förslag Fritidschef Jan-Åke Bredberg redogör för ärendet vid arbetsutskottets sammanträde den 12 mars 2007, 11. Information skall ges även vid fritidsnämndens sammanträde. Handlingar i ärendet Revisionsrapport: Investeringsverksamheten uppföljnings- och utvärderingsrutiner. 3 (21)

4 3. Redovisning av intern kontroll 2006 Dnr Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar godkänna redovisningen av den interna kontrollen 2006 samt överlämnar densamma till kommunfullmäktige. Fritidsförvaltningen skall till kommunfullmäktige redovisa resultatet av det interna kontrollarbetet Arbetet med intern kontroll startade Redovisning av den interna kontrollen skall göras efter varje verksamhetsår. Den interna kontrollplanen 2006 omfattar följande rutiner/system: - Leverantörsfaktura / sakgranskning / attest - Kundreskontra - Handkassor m.m. - Personalkostnader - Föreningsbidrag - Entrékassa Kvarnbadet Kontrollerna har genomförts i enlighet med antagen plan för intern kontroll. Rapporterade avvikelser från ovannämnda plan redovisas i fritidschefens rapport (bilaga). Några smärre avvikelser har konstaterats, främst i samband med införandet av nya IT-baserade redovisningshjälpmedel. Dessa brister har åtgärdats. Fritidsnämnden skall dessutom anta en ny intern kontrollplan inför varje nytt verksamhetsår. Den interna kontrollplanen för 2007 antogs den 11 januari 2007, 8. Fritidskontorets förslag Fritidschef Jan-Åke Bredberg föreslår att fritidsnämnden beslutar godkänna redovisningen av den interna kontrollen 2006 samt att överlämna densamma till kommunfullmäktige. Arbetsutskottet beslutade den 12 mars 2007, 12, enligt fritidskontorets förslag. Handlingar i ärendet Fritidschef Jan-Åke Bredbergs rapport från de genomförda kontrollerna. 4 (21)

5 4. Fritidsnämndens dokumenthanteringsplan komplettering Dnr Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att nämndens dokumenthanteringsplan skall revideras så att akter rörande detaljplaner, vilka ingår i samhällsbyggnadsnämndens ansvar, får gallras samt att beslutet skall gälla retroaktivt från och med Alla nämnder skall inlämna dokumenthanteringsplaner till kommunfullmäktige. Fritidsnämnden antog förvaltningens uppdaterade dokumenthanteringsplan den 23 februari 2006, 10. För att fritidskontorets arkivansvarig skall ha rätt att gallra diarieförda handlingar (akter) måste fritidsnämnden besluta om detta. En ny uppdaterad dokumenthanteringsplan kommer att föreläggas fritidsnämnden senare under året. Fritidskontorets förslag Eftersom ärenden tillhörande detaljplaner ofta innehåller mycket material, som även finns att tillgå på samhällsbyggnadsnämnden, föreslår fritidskontoret att dessa handlingar skall få gallras hos fritidsnämnden. Dessutom föreslår fritidskontoret att detta beslut skall gälla retroaktivt från och med Arbetsutskottet beslutade den 12 mars 2007, 13, i enlighet med fritidskontorets förslag. 5 (21)

6 5. Visitkort till fritidsnämndens ledamöter och ersättare Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att inköpa visitkort till nämndens samtliga ledamöter och ersättare. Fritidskontoret har fått ordförande Marge Aab Svenssons (m) uppdrag att ta reda på kostnaden för visitkort till fritidsnämndens ledamöter och ersättare. Fritidskontorets tjänsteutlåtande Fritidskontoret informerar att en bunt visitkort (100 st.) kostar kr. Visitkorten beställs via kommunledningskontoret och priset är beroende av hur många buntar som beställs samtidigt. Arbetsutskottet beslutade den 12 mars 2007, 14, att inköpa visitkort till fritidsnämndens samtliga ledamöter och ersättare. 6 (21)

7 6. Inbjudan till seminariet, Ung livsstil, fysisk aktivitet Dnr Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att erbjuda fritidsnämndens ledamöter och ersättare att delta i ovanstående seminarium. FSKF, Föreningen Storstockholms Kultur- och Fritidschefer, inbjuder till halvdagsseminariet, Ung livsstil fysisk aktivitet, torsdagen den 3 maj kl i Stockholm. Under medverkan av Ulf Blomdahl, kommer forskningsrapporten Hur många motionerar/idrottar för lite och vilka är dom? (en studie av den unga befolkningen i Stockholm, Haninge, Helsingborg, Jönköping och Lidingö av Ulf Blomdahl och Stig Elofsson) att presenteras. Kostnad: 500 kr/person. Anmälan skall vara inkommen senast den 23 april. Arbetsutskottet beslutade den 12 mars 2007, 15, att erbjuda fritidsnämndens ledamöter och ersättare att delta i ovanstående seminarium. 7 (21)

8 7. Detaljplan för bostäder på Olhamra 1:53 m.fl. fastigheter Dnr Arbetsutskottets förslag Eftersom fritidsnämndens önskan om bollplan och lek nu har tillgodosetts föreslår beslutar fritidsnämnden uttala att man inte har något att erinra mot planen. Planområdet är beläget öster om Arningevägen i angränsning till Kvarnbäcken, ca 2,5 km från Vallentuna centrum. Huvuddelen av området ligger söder om Högdalavägen. Synpunkter skall vara samhällsbyggnadsnämnden tillhanda senast den 3 april Fritidsnämnden beslutade den 23 mars 2006, 25, uttala att detaljplanen gällande Olhamra 1:53 borde kompletteras med en närlekplats och mindre bollplan. I övrigt tillstyrktes planen. Samhällsbyggnadsförvaltningen har efter fritidsnämndens uttalande planerat för en bollplan och lek på ängen, som tidigare använts för bete, vid Påtåkersvägen / Högdalavägen. Fritidskontorets förslag Eftersom fritidsnämndens önskan om bollplan och lek nu har tillgodosetts föreslår fritidskontoret att fritidsnämnden beslutar uttala att man inte har något att erinra mot planen. Arbetsutskottet beslutade den 12 mars 2007, 16, enligt fritidskontorets förslag. 8 (21)

9 8. Detaljplan för Tegelbruket Dnr Arbetsutskottets förslag Eftersom ovanstående detaljplan inte innebär några störningar för det rörliga friluftslivet eller för barns och ungdomars möjligheter att röra sig i området beslutar fritidsnämnden uttala att man inte har något att erinra mot densamma. Samhällsbyggnadsnämnden har sänt ut detaljplan för Tegelbruket, omfattande del av fastigheterna Vallentuna Åby 1:125, 1:127, 1:94, Vallentuna-Mörby 1:26, 1:297, Ormsta 1:190 m.fl. fastigheter i Vallentuna kommun, för samråd. Syftet med detaljplanen är att möjliggöra bostadsbebyggelse med ca 120 bostäder i ett centrumnära läge. Planområdet är beläget nordost om Vallentuna centrum, öster om Roslagsbanan, väster om bostadsområdet Åby gärde samt norr om Korallens vårdboende. Eventuella synpunkter skall vara samhällsbyggnadsnämnden tillhanda senast den 3 april Fritidskontorets förslag Eftersom ovanstående detaljplan inte innebär några störningar för det rörliga friluftslivet eller för barns och ungdomars möjligheter att röra sig i området föreslår fritidskontoret, att fritidsnämnden beslutar uttala att man inte har något att erinra mot densamma. Arbetsutskottet beslutade den 12 mars 2007, 17, enligt fritidskontorets förslag. Fritidsnämnden beslutade den 26 maj 2006, 47, uttala att man inte hade något att erinra mot Program för detaljplan för Tegelbruket eftersom den inte innebär några störningar för det rörliga friluftslivet eller för barns och ungdomars möjligheter att röra sig i området. 9 (21)

10 9. Sommargym på Kvarnbadet Dnr Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att godkänna Gym & Sim i Vallentuna som arrangör av sommargym på Kvarnbadet Gym & Sim Vallentuna AB erbjuder sig att sprida kunskap om och stimulera utövande av styrke-, konditions- och rörlighetsträning för allmänheten inom Kvarnbadets område under sommaren Information och prova-på-verksamheten skall ske kostnadsfritt. Gym & Sim kommer inte att ta betalt av någon för tjänster levererade inom Kvarnbadet. Fritidskontorets förslag Fritidschef Jan-Åke Bredberg informerar om Gym & Sim i Vallentuna AB:s tänkta verksamhet på Kvarnbadet under sommaren 2007 och föreslår att fritidsnämnden beslutar godkänna Gym & Sim i Vallentuna AB som arrangör av sommargym på badet. Arbetsutskottet beslutade den 12 mars 2007, 18, att godkänna Gym & Sim i Vallentuna som arrangör av sommargym på Kvarnbadet (21)

11 10. Filmfestival på Nova Information Ordförande Marge Aab Svensson (m) önskar information angående filmfestivalen på Nova. Enhetschef Jessica Kauppi informerar om att det hölls en filmfestival på Nova lördagen den 24 februari. Det var ett samarrangemang mellan fritids- och kulturförvaltningarna, vilka är överens om att festivalen den aktuella dagen genomfördes på ett professionellt sätt men att det trots det kom väldigt få besökare. Det kommer att göras en gemensam utvärdering där orsakerna till detta skall utredas. Vid arbetsutskottets sammanträde den 12 mars 2007, 19, tackade ordförande Marge Aab Svensson (m) för informationen, som hon ansåg även skall delges fritidsnämnden. 11 (21)

12 11. Anbud Kvarnbadets kiosk och grill Dnr Information Fritidsintendent Lars Lundkvist informerar de olika anbud som kommit in och informerar om vilket anbud som fritidsförvaltningen anser vara det bästa för fritidsnämnden. kommer att tas upp för beslut vid fritidsnämndens sammanträde. Arbetsutskottet förklarade sig den 12 mars 2007, 22, nöjda med redovisningen och med den av förvaltningen valda entreprenören. tas upp vid fritidsnämndens sammanträde för beslut. 12 (21)

13 12. Flyttning av Karbygården Dnr Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att flytta Karbygårdens verksamhet till tennishallens fik samt att kommunen skall hyra lokalerna av Karby Tennisklubb. Bakgrund Karby Tennisklubb har investerat tkr i en egen tennishall som togs i bruk år Hallen består av två tennisbanor och ett fik med biutrymmen för olika fritidsaktiviteter. Enligt fackkunskap på området finns en tumregel, som säger att en tennishall skall innehålla 3-4 banor för att kunna klara ekonomin. Fiket, som har fungerat som mötesplats för klubbens medlemmar och fritidsgård för främst åringar, har därför vid sidan av tennisspelet utgjort en viktig del av tennishallens finansiering. Kommunen har gått in med ett borgensåtagande på hela investeringen med tennishallen som säkerhet. Sedan drygt ett år har verksamheten i fiket minskat avsevärt. Huvudorsakerna härtill är dels att de ideella krafter som skulle driva fiket inte finns kvar och dels att kyrkan, som hyrt en lokal för sin barnverksamhet och därmed varit en viktig intäktskälla, sagt upp sitt hyresavtal. Under hösten 2006 har företrädare för föreningen, kreditgivande bank och företrädare för kommunen träffats för att diskutera föreningens ekonomiska situation. Flera träffar har också hållits mellan företrädare för fritidsförvaltningen och föreningens styrelse för att diskutera olika möjliga användningsområden för fikets lokaler. Bl.a. har Showdansföreningen Flex tillfrågats. Efter genomförda sonderingar är båda parter överens om att den enda möjliga lösningen för tennisklubben är, att Karbygården flyttar sin verksamhet till fiket. För Karbygården skulle en flytt till tennishallens fik innebära en positiv förändring både vad gäller läge och lokaler. Karbyskolan har lokalbrist och den tidigare rektorn och utbildningschefen har uttryckt sig positivt till att kunna ta över Karbygårdens lokaler vid en eventuell flytt. 13 (21)

14 Samhällsbyggnadsförvaltningen har genom TuFa:s försorg besiktigat fikets lokaler och konstaterat att olika installationer m.m. krävs för att lokalerna skall godkännas för kommunal gårdsverksamhet. Kostnaden härför uppskattas till drygt 1 mkr. Tänkbara lösningar 1. Karbygården flyttar sin verksamhet till tennishallens fik och förhyr lokalerna av Karby Tennisklubb. Konsekvenser: Bättre läge och lokaler för Karbygårdens verksamhet. Karby Tennisklubb får det nödvändiga ekonomiska tillskottet för att klara sina åtaganden. Karbyskolan får ett lokaltillskott på cirka 300 kvm. En kommunal investeringskostnad på cirka 1 mkr i förhyrda lokaler. Kommunens borgensåtagande räddas. 2. Karbygården kvar i Karbyskolan. Konsekvenser: Karby Tennisklubb klarar inte sina ekonomiska åtaganden från Kommunens borgensåtagande utlöses och tar över tennishallen. Kommunen hyr ut banorna till Karby Tennisklubb. Kommunen ordnar någon verksamhet i fiket, vilket sannolikt också innebär investeringskostnader i samma omfattning som ovan. Karbyskolan går miste om lokaler på cirka 300 kvm. Fritidskontorets förslag Fritidskontoret anser, att den uppkomna situationen bör ses som en möjlighet och hanteras på ett så konstruktivt sätt som möjligt för alla inblandade parter. Fritidsnämndens uppgift är att samverka med och på olika sätt stödja kommunens föreningsliv. För att på bästa sätt leva upp till detta förordar fritidskontoret lösningsförslag nummer 1. Förslag till beslut: Fritidsnämnden beslutar att förorda förslag nummer 1 ovan samt att föreslå kommunstyrelsen besluta i enlighet med detta. Arbetsutskottet beslutade den 12 mars 2007, 23, föreslå kommunstyrelsen besluta att flytta Karbygårdens verksamhet till tennishallens fik och att kommunen skall hyra lokalerna av Karby Tennisklubb. 14 (21)

15 13. Ordningsregler Vallentuna IP Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att allmänhetens omklädnadsrum och toaleter vid Vallentuna IP skall låsas och endast upplåtas i samband med aktiviteter på eller runt IP-området. Information Fritidsintendent Lars Lundkvist informerar om de problem, som under senare år uppstått på Vallentuna IP, vad gäller allmänhetens omklädnadsrum och toaletter. Problemen består i att omklädnadsrum och bastu används bl.a. som tvättstuga och toaletterna som tvättrum/toaletter. Fritidskontorets förslag Fritidskontoret föreslår att omklädnadsrum och toaletter låses och endast upplåts i samband med aktiviteter på eller runt IP-området. Arbetsutskottet beslutade den 12 mars 2007, 24, enligt fritidskontorets förslag. 15 (21)

16 14. Motionsspår Bällstaberg Dnr Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att aktualisera ärendet betr. motionsspår i Bällstaberg. På fråga från ordförande Marge Aab Svensson (m) svarar fritidschef Jan-Åke Bredberg följande: Ett förslag till ett 2,5 km långt motionsspår har framtagits med hjälp av Vallentuna/Össeby OL (orienteringslöpare). I förslaget ingår anslutningsspår till spårsystemet vid Vallentuna IP. Följande finns att läsa i fritidsnämndens Yttrande över förslag till KP ( 30, 20 april 2006): Kommunfullmäktige har uppdragit åt fritidsnämnden att aktualisera frågan om motionsspår i Bällstaberg i samband med KP utifrån intentionerna i en motion från s-partiet. Föreningen Vallentuna/Össeby OL har på fritidsnämndens uppdrag utrett möjligheterna att anlägga ett ca två kilometer långt motionsspår i Bällstabergsområdet samt möjligheten att ansluta detta spår till spårsystemet vid Vallentuna IP. Föreningen har redovisat ett mycket intressant förslag över en motionsslinga på drygt två kilometer med utgångspunkt från Bällstabergsskolan och med en anslutning till Vallentuna IP. Spåren går till största delen på befintliga stigar och gångvägar, vilket underlättar markarbetet och minskar anläggningskostnaden. Det föreslagna anslutningsspåret till Vallentuna IP går parallellt med Arningevägen i nära anslutning till Solgårdsgärde och Rickeby, vilket gör att de boende i dessa områden också får tillgång till spåren vid Vallentuna IP och i Bällstaberg. Kostnadsbedömning ca tkr för 2,5 km (spårkostnad ca 625 tkr, belysning ca 500 tkr). Kostnadsuppskattning anslutningsspår till Vallentuna IP 225 tkr. Kommunfullmäktige tog inte upp ärendet i KP Förslag Ordförande tackar för informationen och föreslår att ärendet skall aktualiseras i fritidsnämnden. Arbetsutskottet beslutade den 12 mars 2007, 25, att ärendet skall aktualiseras i fritidsnämnden. 16 (21)

17 15. Anmälningar och rapporter Meddelas och läggs till handlingarna. 1. Arbetsutskottets protokoll Arbetsutskottets protokoll från den 5 februari Se pärm. 2. Personal Följande anställningar har gjorts: Se pärm. 3. Delegationsbeslut Tillstånd att röka och förtära alkohol vid fest. Se pärm. 4. Lotteritillstånd Tillstånd att anordna lotterier har beviljats Lions Club i Vallentuna. 5. Verksamhetsberättelser Inlämnade verksamhetsberättelser för 2005/06 Vallentuna Badmintonförening 2006 Frösunda Sportklubb Reumatikerföreningen Danderyd Täby Vallentuna Vallentuna Folkrörelsearkiv Vallentuna/Össeby OL (OrienteringsLöpare) Övriga ärenden delges i protokoll. 17 (21)

18 16. Besluts- och behörighetsattestanter 2007 Dnr Fritidsnämnden har att utse beslutsattestanter och ersättare för dessa samt att ange vilka ansvar uppdragen gäller. Beslutsattestant vidimerar att nämndbeslut, budgetanslag eller annan av fullmäktige eller nämnd beslutad plan samt att normer eller riktlinjer följs. Vederbörande svarar också för att kontering verkställs. Enligt kommunens redovisningsreglemente skall, förutom beslutsattestanter, även behörighetsattestanter godkännas av fritidsnämnden. Fritidskontorets förslag Fritidskontoret föreslår att beslutsattestanter utses enligt nedanstående förteckning: Driftbudget Verksamhet (fritidsnämnden) (fritid, arrangemang och verksamhet) (fritidsförvaltningens administration) (idrotts- och fritidsanläggningar) (fritid, arrangemang och verksamhet) (fritidsgårdar) (fritid, arrangemang och verksamhet) (föreningsbidrag) Investeringsbudget Beslutsattestant Fritidsnämndens ordförande Fritidschefen Fritidschefen Fritidsintendenten Enhetschefen Enhetschefen Handikappkonsulenten Marie-Louise Bornholm Fritidschefen Som ersättare föreslås tjänstgörande ersättare på tjänsten eller närmaste överordnad. För fritidsnämndens ordförande är fritidschefen ersättare. Fritidskontoret föreslår vidare att Inger Karlsson, ekonomi- och personalansvarig, utses som ordinarie behörighetsattestant med Marie- 18 (21)

19 Louise Bornholm som ersättare. Beslutet gäller samtliga ansvar inom driftbudgeten samt för investeringsbudgeten. 19 (21)

20 17. Budgetuppföljning februari 2007 Dnr Kommunstyrelsen har beslutat att alla nämnder varje månad skall inkomma med en budgetuppföljning. Fritidsnämndens budgetuppföljning gällande februari följer uppgjord plan (bifogas). Fritidskontorets förslag Fritidskontoret föreslår att budgetuppföljningen för februari 2007 godkänns, överlämnas till kommunstyrelsen samt därefter läggs till handlingarna. Handlingar i ärendet Fritidsnämndens budgetuppföljning t.o.m. februari (21)

21 18. Övriga ev. ärenden 21 (21)