PROTOKOLL 1 (14)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (14) Nämnden för support och lokaler Plats och tid Stadshuset, kommunstyrelsens sammanträdesrum. Klockan ande Tomas Teglund (S), ordförande Hans Brettschneider (MP), vice ordförande Britt-Marie Lundström (S) Lilliann Carlsten (S) Robert Ignberg (S) David Lindgren (M) Leif Holmqvist (C) Inger Lundqvist (L) Tjänstgörande ersättare Elsy Larsson (S) för Fredrik Barrljung (S) Övriga deltagande Ingela Olofsson, kommunal Ersättare Fredrik Sjöström (V) Per-Ivar Skogqvist (KD) Daniel Enwall (S) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Peter Lundmark, avd.chef måltid Fredrik Nilsson, avd.chef fastighet Patrick Nystedt, avd.chef ekonomi Anders Blom, inköpschef Birgitta Holmström, avd.chef personal Anna Källsved, avd.chef IT Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer Ersättare Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, nämndsekreterare Underskrift.

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 18 Dnr FA Upphandling av markplattor och farthinder Inköpsenheten har för samhällbyggnad räkning tagit in anbud på markplattor och farthinder för tecknande av ramavtal. Två anbud har kommit in. Anbudspriserna finns i en särskild sammanställning. Utvärdering av anbuden har skett i samråd med samhällsbyggnad enligt ett särskilt utvärderingsprotokoll, som visar vilket anbud som ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Summan av denna upphandling är cirka 2 miljoner kr per år. 1. Avtal tecknas med Beijer Byggmaterial AB på markplattor 2. Avtal tecknas med Stenteknik i Karlstad AB på farthinder 3. Avtalsperiod till sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Anbudsammanställning Utvärderingsprotokoll et sänds till: Support och lokaler/inköpschef

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 19 Dnr FA Upphandling av koloniverksamhet Inköpsenheten har för socialkontorets räkning tagit in anbud på koloniverksamhet. Ett anbud har kommit in. Anbudspriserna finns i en särskild sammanställning. Utvärdering av anbuden har skett i samråd med referensgruppen enligt ett särskilt utvärderingsprotokoll, som visar vilket anbud som har bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Summan av denna upphandling är kr. 1. Avtal tecknas med Stiftelsen Munkviken 2. Avtalsperiod till med möjlighet till förlängning med 1år. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Anbudsammanställning Utvärderingsprotokoll et sänds till: Support och lokaler/inköpschef

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 20 Dnr FA Månadsrapport februari 2017 Support och lokaler har sammanställt en månadsrapport/ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Samtliga rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utifrån idag kända förutsättningar, samt förutsatt att äskad resultatöverföring från 2016 godkänns av kommunfullmäktige, pekar nämndens årsprognos mot en total budgetavvikelse (drift) på ca 11,2 mnkr. Måltidsavdelningen balanserar ett ackumulerat underskott på -2,5 mnkr. Diskussion förs med äldreomsorgen och om hur underskottet skall hanteras så att budget blir i balans. Lönecenter balanserar också ett ackumulerat underskott på -2,3 mnkr och här finns det en lånsiktig plan som innebär att från 2019 så kommer underskottet att minska. Fastighetsavdelningen har ansökt om bidrag för utveckling av de pedagogiska lärmiljöerna i samband med ombyggnationer på Moröbacke och Bolidenskolan. om bidrag har erhållits på totalt ca 19 mnkr. 30 % av medlen har utbetalats i samband med beslut och resterande delar utbetalas efter godkända slutredovisningar. Fastighetsavdelningen prognostiserar ett överskott på 12 mnkr då delar av åtgärderna i underhållsplanen kommer att redovisas som investering. Godkänna redovisad månadsrapport, inklusive föreslagen åtgärdsplan sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Månadsrapport, support och lokaler et sänds till: Kommunstyrelsen/Budget och bokslut

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 21 Dnr FA Uppföljning av arbetsmiljö och likabehandlingsplan 2016 I februari 2016 antog nämnden för support och lokaler en arbetsmiljö- och likabehandlingsplan för åren Förvaltningens mål är: 1. Ökat hållbart medarbetarengagemang 2. Att våra arbetsplatser främjar hälsa och ett hållbart arbetsliv 3. Jämställda arbetsplatser som präglas av lika förutsättningar och arbetsvillkor för män och kvinnor Till de tre mål som är uppsatta i treårsplanen finns mått och en årlig aktivitetsplan kopplad. Denna följs upp i samverkan och har också fullföljts. Sammantagningsvis visar den uppföljning som gjorts vid bokslutet 2016 på bedömd måluppfyllelse. Godkänna redovisad uppföljning av arbetsmiljö- och likabehandlingsplan sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Uppföljning av arbetsmiljö- och likabehandlingsplan et sänds till: Support och lokaler/avdelningschef personal

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 22 Dnr FA Mål om andel närproducerade råvaror och hur uppföljning av mål kan ske - återremiss Kommunfullmäktige har efter behandling av en motion om upphandling av närproducerade råvaror (motion 40/14) gett nämnden för support och lokaler uppdrag att ta fram ett förslag på mål om andel närproducerade råvaror och hur uppföljning av mål kan ske. Nämnden beskrev i ett remissvar ( ) hur de och gemensam måltidsnämnd arbetat med målformulering i sina styrkort för 2016 där det fanns en uppföljningsbar indikator för närproducerat inom området livsmedel. Nämnden förklarade också sin definition av begreppet närproducerat. Kommunfullmäktige fastställde nämndens förslag till definition: Livsmedel, producerade eller vidareförädlade inom de fyra nordligaste länen, räknas som närproducerade vid sitt sammanträde i maj 2016 ( ) men återremitterade ärendet i den delen som avser mål och uppföljning av närproducerade råvaror. Återremissen skickades till nämnden för support och lokaler och till gemensam måltidsnämnd med uppdraget att ta fram ett konkret mål som kan följas upp enligt Skellefteå kommuns målstyrningsmodell. Nämnden för support och lokaler och gemensam måltidsnämnd har i sina styrkort 2017 en uppföljningsindikator att närproducerat ska öka och styrkortet och nämndernas mål är beslutade av kommunfullmäktige. Nämnden anser därför att målet är konkret och att det följs upp enligt Skellefteå kommuns målstyrningsmodell och att motionen inte ska föranleda någon ytterligare åtgärd. Nämnden för support och lokaler föreslår att motionen inte ska leda till några fler åtgärder. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Kommunfullmäktiges beslut om återremiss et sänds till: Kommunstyrelsen

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 23 Dnr FA Utredning om eventuellt införande av digitala möteslokaler - uppdrag från kommunfullmäktige Kommunfullmäktige har gett nämnden för Support och lokaler i uppdrag att utreda ett eventuellt införande av digitala möteslokaler. Frågan kring digitala möteslokaler väcktes i en motion av kommunfullmäktigeledamoten Hans Brettschneider (MP). I motionen så föreslogs det att digitala möteslokaler skulle iordningsställas i Lövånger, Jörn, Burträsk, Byske och i centrala stan. Uppdra till förvaltningschef att utreda ett eventuellt införande av digitala möteslokaler sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Kommunfullmäktiges beslut et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 24 Dnr FA Förhyrning av extra lokaler till förskolverksamhet i Kusmark För- och grundskolenämnden behöver extra lokaler i Kusmark till förskolverksamhet och har gett support och lokaler uppdrag att förhyra lokaler. Uppdra till förvaltningschef att tillsammans med skol- och kulturkontoret hitta lämplig lokal sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad För- och grundskolenämndens beslut et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 25 Dnr FA Information från ungdomsfullmäktige 2017 Inger Lundqvist (L), Elsy Larsson (S), Britt-Marie Lundström (S), Leif Holmqvist (C) och Tomas Teglund (S) var med på ungdomsfullmäktigedagen och de informerar om dagen. Elevernas motioner kommer att behandlas under april månads nämndsammanträde. Nämnderna får på ungdomsfullmäktigedagen ställa en mentometerfråga till ungdomarna. Nämnden för support och lokaler har avsatt kronor av underhållsplanen och låtit ungdomarna rösta på vilket område som pengarna ska användas till. Eleverna i årskurs 8 på högstadiet röstade på uppehållsrummet med 29 %. Klassrummet fick 25 %, gymnastikhallen 22 %, matmiljön 16 %, hållbarhet/miljö 5 % och utemiljön/skolgården fick 4 %. Elever i årskurs 2 på gymnasiet röstade på hållbarhet/miljö med 31 %. Klassrummet fick 27 %, matmiljön 21 %, uppehållsrummet 12 %, gymnastikhallen 8 % och utemiljön/skolgården fick 1 %. Utifrån röstningen ska nämnden besluta om vart pengarna går på sammanträdet i april.

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Uppföljning av uppdrag till förvaltningschef Nämnden har en lista där sekreteraren noterar uppdrag som nämnden ger till förvaltningschefen. När uppdraget är slutfört och nämnden har fått återkoppling så stryks ärendet från listan. Listan följs upp två gånger per år. Nämnden får aktuell information och följande stryks efter genomgången: Utse arkivansvarig och arkivredogörare för förvaltningen. Löpande följa upp information- och dokumenthanteringsplanen och göra mindre justeringar. Anmäla beslut som tagits utifrån upphandlingsdelegationen samt beslut på ändrings- och tilläggsarbeten. Anmäldes till nämnden för support och lokaler Bereda fråga om samlokalisering av samhällsbyggnadskontoret. Genomföra dialog med elevråd på Lövångerskolan om vad underhållspengarna som de fick på ungdomsfullmäktige ska användas till. Dialog och renovering är genomförd. Arbetsutskottet har följt upp resultatet. Ytterligare utveckla riskanalysen inför framtagandet av 2017 års internkontrollplan. Ett brett arbete på avdelningarna har genomförts i samband med framtagandet. Genomföra förhyrningar och anpassningar enligt barn- och grundskolenämndens beslut vid Bolidenskolan, Lövångerskolan, Örjanskolan och Auraskolan. Förhyrningarna och anpassningarna är genomförda. Föreslå målformuleringar till Ett Skellefteå för alla. Nämnden fastslog föreslagen målformulering

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Reflektion över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt Nämnden har en stående punkt där den reflekterar över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt. Uppföljningen av arbetsmiljö- och likabehandlingsplanen innehåller könsuppdelad statistik och nämnden uppmärksammar bland annat att kvinnorna på förvaltningen är mer nöjda än män. De som var på ungdomsfullmäktigedagen uppmärksammade att det finns en förändring i frågeställningarna där fler pojkar uttrycker otrygghet att duscha öppet för rädslan att bli filmade med mobiltelefoner. Nämnden understryker att var och en har ansvar att bryta gamla stereotypa attityder kopplat till könsroller för att förmedla en jämställd syn till yngre generationer. Dagens invigning av den nya toaletten/skötrummet för personer med särskilda behov är viktig ur jämlikhetssynpunkt. Den ger bland annat möjlighet för personer med särskilda behov som bor utanför centrum att kunna vara längre på stan och delta i fler arrangemang. Notera reflektionen

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delgivningar Följande delges: Kommunstyrelsen Upprättande av detaljplan i kvarteret Fabriken, Hedensbyn Kommunfullmäktige Överföring av anslag för ökade it-kostnader För- och grundskolenämnden Utökning av förskoleverksamhet i Skråmträsk Delgivningarna läggs till handlingarna

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Informationer IT säkerhet och ansvarsfördelning Avdelningschef för IT beskriver hur IT säkerheten är uppbyggd utifrån tre områden; användares sätt att hantera information, hur data klassificeras samt hur datanätet är uppbyggt. Hon beskriver hur organisation och ansvarsfördelning ser ut mellan kommunledningskontoret och support och lokaler. Kommunledningskontoret ansvarar för arkitektur och verksamhetsutveckling med hjälp av IT. Support och lokaler ansvarar för att bygga, underhålla och supporta. Mediagranskning Media har efterfrågat en hel del information de senaste veckorna och nämnden får aktuell information. Bland annat har media granskat takbyte i Byske och projektet Framtidens arbetsplats. Rutiner för utbetalning av resebidrag Nämnden får information om hur rutinerna ser ut för resebidrag till studerande som bor i Skellefteå och studerar utanför kommunen. Fritidsverksamhet i Vebomark Skolan har beslutat att fortsätta sin fritidsverksamhet i Vebomark. Fastighet tar en diskussion med fastighetsägaren kring hyresavtal.

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Övriga frågor Ändring i dagordning Ärendet tilldelning av ispist, lyfts ut från ärendelistan eftersom underlagen inte är klara för beslut. Invigning av rwc/skötrum I samband med sammanträdet inviger nämndens ordförande en ny toalett och skötrum i stadshuset. Rummet har taklyft, höj- och sänkbar brits med duschmöjlighet, stomi-spol och skötbord för mindre barn. Rummet har skapats utifrån ett medborgarförslag.