PROTOKOLL 1 (21)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (21) Nämnden för support och lokaler Plats och tid Kommunstyrelsens sammanträdesrum, stadshuset. Klockan ande Tomas Teglund (S), ordförande Kristin F Öhman (MP), vice ordförande Fredrik Barrljung (S) Lilliann Carlsten (S) Robert Ignberg (S) David Lindgren (M) Leif Holmqvist (C) Inger Lundqvist (FP) Tjänstgörande ersättare Elsy Larsson (S) för Britt-Marie Lundström (S) Övriga deltagande Ersättare Daniel Enwall (S) Katrin Marklund (S) Fredrik Sjöström (V) Per-Ivar Skogqvist (KD) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Fredrik Nilsson, avd. chef fastighet, 98, 103, André Söderlund, inköpschef, 100 Viktoria Berglund, enhetschef städ, 103 Peter Lundmark, avd. chef måltid, 106 Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer Ersättare Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, nämndsekreterare Underskrift. Ewa Boström

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 92 Dnr FA Medborgarförslag - Duschdraperier till duscharna på skolgympan (70/15) Nämnden för support och lokaler har fått ett medborgarförslag där förslagsställaren vill att det sätts upp duschdraperier till duscharna på skolgympan. Det för att många känner sig obekväma med att duscha inför andra. Support och lokaler har förståelse för att det är ett stort problem att allt fler elever upplever ett obehag att duscha inför andra. Vid nybyggnationer så försöker Support och lokaler skapa både enskild duschplats och minst en enskild omklädning med dusch. Dessa byggprojekt sker i dialog med den kommunala verksamheten som skall hyra lokalerna. Vid renoveringar/ombyggnationer så försöker Support och lokaler också beakta möjligheten till enskilda duschplatser och enskild omklädning, men den gamla planlösning kan göra det svårt då man är låst av till exempel bärande väggar och andra tekniska installationer. Idag finns det möjlighet till enskild duschplats vid några av Skellefteå kommuns grundskolor. Dock är målsättningen att antalet ökar succesivt när renoveringar/ombyggnationer görs. Enklare lösningar som till exempel duschdraperier har provats, men det är en lösning som tidigare visat sig inte fungera i en offentlig miljö på grund av förstörelse. Men förvaltningen är villig att pröva sätta upp duschdraperier på någon/några skola där det är möjligt utan att göra genomföringar i tätskiktet. Kommer det att ske skadegörelse så tas draperierna bort. 1. Avslå medborgarförslaget i sin helhet 2. Ge förvaltningen i uppdrag att återkomma i februarinämnden på vilka skolor som det prövas med duschdraperier sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Medborgarförslag et sänds till: Förslagsställare Kundförvaltare

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 93 Dnr FA Medborgarförslag - Programmera de tre klockorna på kontorshuset Hjorten så att de spelar olika melodier vid olika tidpunkter (77/15) Nämnden för support och lokaler har fått ett medborgarförslag där förslagsställaren vill att klockspelet på gamla stadshuset (Hjorten 5) programmeras så att det spelar olika melodier vid olika tidpunkter under dygnet. Klockspelet är i gamla stadshuset (Hjorten 5) och Skellefteå kommun har sålt denna fastighet från den 1:a december. Därmed kan inte Skellefteå kommun besluta om hur klockspelet ska fungera framöver. Medborgarförslaget kommer att skickas över till den nya fastighetsägaren. Avslå medborgarförslaget sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Medborgarförslag et sänds till: Förslagsställare

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 94 Dnr FA Medborgarförslag - Placera ut servetter vid kaffeautomaten i Stadshusets entré (81/15) Nämnden för support och lokaler har fått ett medborgarförslag där medborgaren föreslår att det ska finnas servetter eller dylikt vid kaffeautomaten i stadshusets entré. Nämnden kan uppfylla förslaget inom befintlig budget. Bifalla medborgarförslaget sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Medborgarförslag 81/15 Kommunfullmäktiges beslut, et sänds till: Förslagställare Kommunstyrelsen Support och lokaler/kundtjänstchef

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 95 Dnr FA Månadsrapport oktober 2015, support och lokaler Support och lokaler har sammanställt en kortfattad månadsrapport/ ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Dessa rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Årsprognosen 2015 pekar totalt sett på en positiv budgetavvikelse (drift) för förvaltningen på 13,9 mnkr (jmf. 10,6 i september). Nämndens avdelningar uppvisar både positiva och negativa budgetavvikelser och kostnader följs upp löpande för att se vart och om omprioriteringar bör göras. Årets investeringar väntas rymmas inom tilldelad ram (346 mnkr år 2015). Prognos, avvikelse mot budget Nämnden för support och 0 Måltidsavdelning 0 Avdelning för verksamhetsstöd, inkl. FC 0,9 Kommunikationsavdelning*) 0,9 Fastighetsavdelning *) 13,9 SUMMA 13,9 (mnkr) Godkänna redovisad information. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Bilaga 1, månadsrapport oktober 2015 et sänds till: Budget och bokslut

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 96 Dnr FA Omföring av investeringsbudget till kulturnämnden för konstnärlig utsmyckning För konstnärlig utsmyckning av monumentala byggnader ska 1 % av byggnadskostnaderna påläggas produktionskostnaderna. Med denna enprocentregel avses att 1 % av projekterad byggkostnad får användas för konstnärlig utsmyckning vid nyproduktion eller större ombyggnader av kommunala fastigheter. I arbetsordningen fastställs att avsatta medel överförs till särskilt konto för respektive investering, vilket kulturnämnden sedan disponerar. I dessa medel ska det ingå ersättning till konstnär, projektering, uppsättning etcetera. Nämnden för support och lokaler föreslår utifrån detta att investeringsram rörande följande investering ska omföras till kulturnämnden: Bureå förskola Bolidenskolan årskurs 6-9 Totalt kronor kronor kronor kronor av investeringsmedel i 2015 års budget för Bureå förskola och Bolidenskolan årskurs 6-9 överförs till kulturnämnden. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad et sänds till: Kommunstyrelsen Kulturnämnden Support och lokaler, fastighet

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 97 Dnr FA Omföring av budgetram för personalfrågor Vid omorganisation 2013 skedde en uppdelning av funktioner på den tidigare personalavdelningen mellan kommunledningskontoret och den nya förvaltningen support och lokaler. Därefter har vissa förändringar i organisationen lett till att budgetramar bör omfördelas mellan förvaltningarna för att komma ifrån onödig interndebitering. Funktionen utbildningsadministration har tidigare legat under enheten personalsupport på SLK. Personalchef beslutade att funktionen istället skulle upphandlas och kostnaden för detta belastar nu KLK. Budgetramen på kronor för detta bör därför flyttas från SLK till KLK. Vid en pensionsavgång på avdelningen HR strategi och utveckling på KLK valde man att inte återbesätta tjänsten. Istället hanterar enheten personalsupport på SLK motsvarande 20 % av tjänsten. Budgetramen på kronor för detta bör därför flyttas från KLK till SLK. Nettot av dessa omföringar blir att en budgetram på kronor bör flyttas från SLK till KLK, HR strategi och utveckling. 1. Godkänna föreslag till omföring av medel 2. Föreslå kommunstyrelsens att omföra kronor av budgetramen 2016 och framåt från nämnden för support och lokaler till kommunstyrelsen (KLK, HR strategi och utveckling). sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad et sänds till: Kommunstyrelsen Support och lokaler/chef för personalsupport

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 98 Dnr FA Information om investeringsbudget Avdelningschef för fastighet visar listan på planerade investeringar år Investeringsrådet har begärt rapport om investeringar över 20 miljoner innan17 november. Nämnden kommer att besluta om investeringarna på nästa sammanträde. Godkänna informationen

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 99 Dnr FA Remiss - Handlingsprogram för allergiförebyggande arbetet Handlingsprogrammet för allergiförebyggande arbetet är en del av det folkhälsopolitiska programmets målområde 5. Det ska ge riktlinjer för hur kommunala verksamheter ska jobba allergiförebyggande. Det ska också vara ett stöd för föreningar, företag och enskilda individer för att skapa en allergivänlig miljö i Skellefteå kommun. En allergikommitté har reviderat det tidigare programmet och Folkhälsorådet har skickat det på remiss. Support och lokaler har granskat programmet utifrån sin verksamhet och konstaterar att programmet är bra men att det finns en formulering som kan förtydligas. Support och lokaler föreslår att den tredje punkten under inomhusmiljö, handlingsplan offentliga lokaler, omformuleras till: Verksamheterna genomför årligen en genomgång som omfattar allergirond eller liknande, ventilation, städrutiner, uppföljning och revidering av åtgärdsplaner På sammanträdet framför support och lokaler att även den fjärde punkten under inomhusmiljö, handlingsplan offentliga lokaler, behöver formuleras om. Support och lokaler anser att skrivningen i ska form blir för skarp och vill att den byts ut mot bör i båda meningarna enligt följande: Folkhälsomyndighetens allmänna råd om städning i skolor och förskolor bör följas. Astma-allergi förbundets rekommenderade lista för allergivänliga rengöringsmedel och växter bör användas. Support och lokaler föreslår att nämnden översänder remissyttrandet med de två omformuleringarna. Översända remissyttrandet där tredje och fjärde punkten under inomhusmiljö, handlingsplan offentliga lokaler, formuleras om enligt support och lokalers förslag.

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 Yrkande Kristin F Öhman (MP) yrkar på följande formulering av den fjärde punkten: Folkhälsomyndighetens allmänna råd om städning i skolor och förskolor ska följas. Allergivänliga rengöringsmedel och växter ska användas. sgång Ordförande ställer support och lokalers förslag och Kristin F Öhmans yrkande var för sig och finner att nämnden har bifallit support och lokalers förslag. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Brev från Folkhälsorådet i Skellefteå Handlingsprogram för allergiförebyggande arbetet Handlingsprogram för allergiförebyggande arbetet et sänds till: Folkhälsorådet

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Styrkort formulering av indikator för upphandling Kommunfullmäktiges styrkort är grunden för nämndernas styrkort. I samband med sammanträdet i april så arbetade nämnden med sina mål för år På nämndsammanträdet i maj tog nämnden beslut om målformuleringarna. Under perspektivet utveckling/tillväxt har nämnden valt att följa sex indikatorer inom områdena lokaler, upphandling och måltid för att kunna bedöma måluppfyllelse. Fem av indikatorerna har varit formulerade sen tidigare men inom upphandling har indikatorn behövt ett fördjupat arbete för att formuleras på ett uppföljningsbart sätt. Inköpschef föreslår en formulering Socialt krav kollektivavtalsliknande villkor i entreprenadsupphandlingar och entreprenadsrelaterade tjänsteavtal, ökat antal kontroller och beskriver hur den kan följas upp. Godkänna föreslagen formulering av indikator för upphandling sunderlag Support och lokalers styrkort 2016, bedömning av måluppfyllelse et sänds till: Kommunstyrelsen

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Nya riktlinjer för intern kontroll Kommunfullmäktige har antagit nya riktlinjer för intern kontroll. De nya riktlinjerna tydliggör ansvarsfördelning och arbetssätt och är samtidigt ett komplement till kommunens policy för god ekonomisk hushållning och kommunfullmäktiges styrprinciper i budget och plan. Målet för internkontrollen är att verksamheten ska bedrivas effektivt och ändamålsenligt, med en tillförlitlig och rättvisande redovisning och i enlighet med tillämpliga lagar och regelverk. Riktlinjerna ersätter tidigare reglemente för intern kontroll. Uppdra till förvaltningschef att arbeta enligt de nya riktlinjerna i 2016 års interna kontroll sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Kommunfullmäktiges beslut Riktlinjer för internkontroll et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Sammanträdestider 2016 och tidplan för uppföljning och planering Support och lokaler har upprättat förslag till sammanträdestider år 2016 och måldag för arbetet med nämndens styrkort. Sista sammanträdet före sommaruppehållet förlängs med utrymme för studiebesök. Under året kan ordförande kalla till extra arbetsutskott för exempelvis upphandlingsbeslut och tilldelningsbeslut som inte kan vänta till ordinarie sammanträde. Nämnden ska löpande behandla målstyrning, internkontroll, ekonomiska prognoser, delårsrapporter och åtgärder utifrån revisionsrapporter med mera. En sammanställning över områden som ska behandlas under 2016 finns i särskild bilaga. Utöver dessa upptagna beslutsområden tillkommer löpande beslutsärenden samt informationspunkter. Föreslagna sammanträdesdatum med reservation för ändringar: Beredning Arbetsutskott Nämnd Måndagar kl Onsdagar kl Onsdagar kl Stadshuset Stadshuset Se respektive kallelse 25/1 3/2 10/2 22/2 2/3 16/3 21/3 6/4 13/4 20/4 Måldag /5 3/5 (tisdag) 11/5 23/5 1/6 7/6 (tisdag) Sammanträde + studiebesök /8 7/9 14/9 26/9 5/10 12/10 24/10 2/11 9/11 21/11 30/11 7/12 1. Godkänna föreslagna sammanträdestider 2. Godkänna föreslagen tidplan för uppföljning och planering sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Tidplan för uppföljning och planering 2016 et sänds till: Sekretariatet Support och lokaler/nämndsekreterare

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Uppföljning av mentometerfråga till ungdomsfullmäktige 2015 samt framtagande av aktuell fråga till ungdomsfullmäktige 2016 Nämnderna erbjuds att ställa en mentometerfråga till ungdomsfullmäktige som är påverkningsbar. Nämnderna ska också tala om hur återkoppling ska ske till unga. På ungdomsfullmäktige 2015 ställde nämnden för support och lokaler frågan vad eleverna tror skulle vara den viktigaste saken att göra för att toaletterna ska kännas fräschare? Utifrån svaren gav nämnden uppdrag till städsektionen att under hösten 2015 starta ett projekt tillsammans med några elevråd där de gemensamt skulle ta fram aktiviteter som kan leda till att toaletterna känns fräschare. Enhetschef från städ informerar om hur det har gått med projektet. Som aktuell fråga till ungdomsfullmäktige 2016 föreslår arbetsutskottet att nämnden avsätter kronor av underhållsplanen år 2016 och låter ungdomsfullmäktige genom röstning tala om vilket område som pengarna ska användas till. Förslag till aktuell fråga till ungdomsfullmäktige 2016: Support och lokaler sköter om kommunens lokaler och det finns underhållspengar som används när lokalerna behöver renoveras eller fräschas upp. Nämnden har avsatt kronor för år 2016 som ungdomsfullmäktige får bestämma vilket område de ska användas till. Vilket område tycker du är viktigast? 1. Klassrummet 2. Matmiljön 3. Utemiljön/skolgården 4. Uppehållsrum 5. Gymnastikhallen 6. Hållbarhet/miljö (t ex källsortering, minskat matsvinn) När ungdomsfullmäktige har röstat fram ett område och nämnden har gjort en prioritering kommer elever på de skolor som berörs att få vara med och bestämma hur pengarna ska användas. Återkoppling till ungdomsfullmäktige sker via demokratilotsen.

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Godkänna uppföljningen av 2015 års mentometerfråga 2. Avsätta kronor i 2016 års underhållsplan för område som bestäms av ungdomsfullmäktige 3. Godkänna föreslagen formulering av fråga till ungdomsfullmäktige 2016 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Brev från demokratilotsen et sänds till: Demokratilotsen

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Årlig utvärdering av nämndens arbetsformer Enligt nämndspolicyn så ska nämnden själva, utan tjänstemän, utvärdera sina arbetsformer en gång per år. Syftet är att fånga upp när förbättringar behövs för att öka kvalitén i processerna och kunna uppnå effektiviseringsvinster som också påverkar ledamöternas möjlighet till att fatta bra beslut. Nämnden har utvärderat sin arbetsform: 1. Vilka ska vara närvarande vid nämndens sammanträden? Förvaltningschef och nämndens sekreterare. Den som handlägger specifikt ärende närvar endast under sitt ärende, handläggare ska om möjligt vara tillgänglig. 2. Föredragningarnas längd, innehåll och kvalitet. Som tidigare. Lyfta fram väsentliga punkter för beslutet som ekonomi, behov, framtid och byggnadstekniska lösningar som är relevanta för beslutet. 3. Tjänsteskrivelsernas utformning, läsbarhet och volym. Önskar bättre sammanfattningar med det viktiga i skrivningen och övriga dokument som bilagor. 4. Förvaltningens information om kommande ärenden. Om sådana finns bör det informeras om. 5. Sammanträdenas längd. Då nämnden har flera ansvarsområden, ökar sammanträdestiden. 6. förslagens utformning. Ordalydelse viktig, granskas av arbetsutskottet. 7. Extra ärenden. Ska vara få, helst inga. 8. Kontakter med media. och handläggningsfrågor: Förvaltningschefen Nämndens: Ordförande 9. Övrigt. Övriga frågor under alla sammanträden ska tas med i protokollet, gäller även au. Då fler områden överförts till nämnden krävs mer detaljerad information i berört område. Förvaltningschefen informerar, har varit en bra punkt på sammanträdena och ska finnas kvar. Vid förändringar i projekt ska nämnden informeras omgående per e-post.

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 Diskussionsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Utdrag från 2014 års utvärdering

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delgivningar Följande delges: Kommunstyrelsen Riktlinjer för kommunstyrelsens medel till förfogande Kommunfullmäktige Motion av Micaela Löwenhöök (M) om att bygga bostäder på Stadshusets tak (10/15) Kommunfullmäktige Socialnämnden boendeplan Kommunfullmäktige Nämndernas styrkort år 2016 Kommunfullmäktige Informationssäkerhetspolicy Kommunfullmäktige Ny målstyrningsmodell Kommunfullmäktige Delårsrapport augusti 2015, Skellefteå kommun Bygg- och miljönämnden beslut daterat Föreläggande till barn- och grundskolenämnden om rutiner för städning och ventilation Delgivningarna läggs till handlingarna

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Informationer Studieresa Örnsköldsvik Den 26 november ska nämnden åka på studiebesök till Örnsköldsviks kommun för att titta på deras arbete med aktivitetsbaserat arbetssätt. Nämnden får information om tider. Riktlinjer för politikers användning av Ipads Kommunstyrelsen har beslutat om riktlinjer för politikers användning av Ipads som de lånar för att kunna läsa handlingar och fullgöra sitt uppdrag. Riktlinjerna är framtagna i nära dialog med ordförandegruppen. Ordförande informerar om riktlinjerna. Konvertering av Ipads till skelleftea.se adresser Nu får alla ledamöter tillgång till en skelleftea.se adress. Det innebär bland annat att de kan använda kalendern i outlook och hitta kontaktuppgifter till anställda. It avdelningen hjälper till att konvertera om ledamöternas Ipads. Förvaltningschef informerar Avdelningschef måltid informerar om nuläge i livsmedelsupphandlingen. Upphandlingen består av flera delar och just nu pågår upphandling av mejerivaror och färsk fisk. Nämnden får information om nuläge kring flyktingmottagandet. Migrationsverket fördelar flyktingar till olika kommuner i landet och support och lokalers uppdrag är att hjälpa till med organisering, logi och måltider till dem som kommer till Skellefteå. Hittills har det kommit drygt 200 flyktingar. Socialkontoret har en uppbyggd organisation för ensamkommande flyktingbarn. Förvaltningschefen beskriver den nya målstyrningsmodellen som kommunfullmäktige har beslutat om. Han beskriver processen från Framtidsdagarna till att kommunen och nämnderna har formulerat sina mål. På nästa sammanträde ska nämnden behandla budget 2017 och plan utifrån särskilda planeringsförutsättningar och i samband med det lämna input till kommunens övergripande målsättningar. Support och lokaler har fått uppdrag att bygga det nya kulturhuset. Kulturhusprojektet har pågått ett tag och förvaltningschefen beskriver hur organisationen ser ut och hur den kommande arkitekttävlingen ska gå till. Tävlingsbidragen som är anonyma lämnas in under januari och februari. Bidragen kommer att ställas ut så att medborgarna kan ta del av dem och juryn arbetar med att ta fram vinnande bidrag under mars och april. Arbetet med kulturhuset kan följas på Skellefteå kommuns hemsida.

20 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 Support och lokaler vill utöka dialogen med näringslivet inför entreprenörsupphandlingar. De kommer att bjuda in entreprenörer till dialogmöte. Målet med mötet är att underlätta för företag på alla nivåer vid anbudsinlämning samtidigt öka antal anbudsgivare i kommunens upphandlingar.

21 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Övriga frågor Ändrade sammanträdestider i december Ordförande önskar att sammanträdet den 9 december senareläggs så att det börjar klockan istället för och att det förläggs till Stiftsgården. Anledningen är att han vill avsluta sammanträdet med julbord. Sekreteraren får uppdrag att göra bokningar och skicka information till ledamöter som inte är närvarande. Information om pågående byggprojekt Robert Ignberg (S) och David Lindgren (M) vill att nämnden får mer information om pågående byggprojekt och att de får se ritningar och projekthandlingar i ett tidigare skede. Nämnden uppdrar till förvaltningschefen att hitta en rutin för detta. Utvärderingsmall i samband med tilldelningsbeslut David Lindgren (M) vill att nämnden får information om utvärderingsmallen som används i samband med tilldelningsbeslut. Nämnden uppdrar till förvaltningschefen att informera om mallen på nästa sammanträde. Tvist på grund av IT samarbetet Leif Holmqvist (C) frågar hur det går i tvisten där Förvaltningsrätten har begärt att Skellefteå kommun ska betala upphandlingsskadeavgift på grund av IT samarbetet med Umeå kommun. Förvaltningschefen får uppdrag att undersöka frågan och informera nämnden på nästa sammanträde.