Central löneadministration i Skellefteå kommun

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (19) Nämnden för support och lokaler Plats och tid Tekniska kontoret, Odenrummet. Klockan Beslutande Stefan Bergman (s), ordförande Leif Holmqvist (c), vice ordförande Britt-Marie Lundström (s) Caroline Cercio (s) Fredrik Barrljung (s) Robert Ingberg (s) Jan-Erik Ershag (kd) Övriga deltagande Torgny Lind, socialnämnden Alexandra Sundberg, handikappkonsulent Tjänstgörande ersättare Lilliann Carlstén (s) Roland Löfmark (fp) Ersättare Daniel Enwall (s) Elsy Larsson (s) Catharina Falk (s) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Fredrik Nilsson, avdelningschef fastighet Ulrica Marklund, enhetschef ekonomi Helena Bäckström, utvecklingsledare Barbro Bjurman, sekreterare Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer 1-16 Ersättare Underskrifter.. Stefan Bergman, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Underskrift. Ewa Boström

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 1 Dnr FA Central löneadministration i Skellefteå kommun Skellefteå kommun har via en revisionsrapport fått flertalet synpunkter om behovet av gemensamt arbetsätt och om kvalitetsbrister i lönehanteringen och dess uppföljning. Dessutom har det i budgetberedningen diskuterats möjligheterna med effektiviseringsvinster genom ett utökat samordnat arbetssätt inom lönehanteringen. Med anledning av detta har en förstudie genomförts på uppdrag av kommunstyrelsen för att svara på dels revisionsrapporten dels på vilka föroch nackdelar det finns med en centraliserad lönehantering. Förstudien visar att genom centraliserad lönehantering har andra kommuner och organisationer lyckats att både höja kvaliteten, uppföljningen, förbättra effektiviteten och skapat arbetsglädje inom arbetsgruppen. Förstudien visar att kommunen redan är på väg mot en centraliserad lönehantering och att steget till en fullskalig sådan inte behöver vara så stort. Vidare visar studien på att även för Skellefteå skulle en centraliserad lönehantering ge goda förutsättningar att införa de enligt revisionsrapporten önskade förbättringarna och effektivisera verksamheten. Kommunstyrelsen har beslutat: 1. Att under 2014 arbeta vidare utifrån en målsättning att införa en samordning av Skellefteå kommuns lönehantering, genom en organisatorisk överföring av ansvar och resurser till serviceförvaltningen Support och lokaler. Samordningen skall gälla alla förvaltningar samt de kommunala bolag som så önskar. 2. Ansvaret för kommunens lönehantering ligger fortsatt på personalnämnden. Men själva löneadministrationen och dess processägarskap skall skötas av ett servicecenter inom Support och lokaler för kommunens alla medarbetare. 3. Ett införandeprojekt startas där en styrgrupp bestående av kommunens personalchefsgrupp beslutar om de praktiska frågorna vid införandet. 4. Kommunstyrelsen finansierar införandeprojektet med max kronor för projektledning (heltid under 6 månader, ca kronor) och beroende på osäkerhet av kommande lokalisering så kan det bli anpassningskostnader (maximalt kronor) av nya lokaler samt flyttkostnader (maximalt kronor). 5. Finansiering sker ut medel till kommunstyrelsens förfogande i 2014 års budget.

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 1. Notera kommunstyrelsens beslut. 2. Uppdra till förvaltningschef att förtydliga ansvarsområdet för nämndens del. 3. Uppdra till förvaltningschef att starta igång arbetet och löpande hålla nämnden informerad. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Kommunstyrelsens beslut, Kommunövergripande samverkansprotokoll, Förstudie kring central löneadministration i Skellefteå kommun, Support och lokaler/förvaltningschef

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 2 Dnr FA Granskning av kompetensförsörjning Kommunens revisorer har gjort en granskning av kommunens arbete med kompetensförsörjning. Personalnämnden, barn- och grundskolenämnden, nämnden för support och lokaler samt socialnämnden har omfattats av granskningen. Fokus har riktats mot följande områden: - Mål, riktlinjer och strategier - Uppföljning och utvärdering - Ansvars- och arbetsfördelning - Samordning Nämnden har fått revisionsrapporten för kännedom. Uppdra till förvaltningschef att ta del av rapporten och ge nämnden en sammanställd information. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Revisionsrapport Granskning av kompetensförsörjning, Support och lokaler/förvaltningschef

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 3 Dnr FA Motion om åtgärdsplan för att skapa förutsättningar för moderna och effektiva möten genom användning av teknisk utrustning (36/13) Kommunfullmäktigeledamoten Andreas Löwenhöök (M) föreslår i en motion att nämnden för support och lokaler ska få i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan som skapar förutsättningar för moderna och effektiva möten genom användningen av teknisk utrustning såsom webb- telefon- och videokonferensanläggningar. Nämnden för support och lokaler har gett uppdrag till förvaltningschefen att ta fram en åtgärdsplan och återrapportera till nämnden. Support och lokaler redovisar planerade åtgärder som ska öka förutsättningarna för moderna möten med användning av teknisk utrustning: Förstudie om aktivitetsbaserat arbetssätt (bättre lokalnyttjande) Förstudie för ett onephone-koncept (gå från stationär telefoni till mobil telefoni) Uppgradering av kommunikationsnätet Support och lokaler ska under 2014 utrusta ytterligare två konferensrum i stadshuset med videomötesanläggning. Det innebär att stadshuset kommer att ha sammanlagt fyra rum med denna utrustning. Bokning kommer att kunna ske via outlook. Godkänna redovisad åtgärdsplan Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Motion (36/13) Kommunstyrelsen Motionären

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 4 Dnr FA Medborgarförslag - Marknadsför alla kommunens byar på kommunens hemsida (89/13) Ett medborgarförslag har kommit där förslagställaren önskar att kommunen hade en bättre hemsida. Förslagställaren föreslår undersidor för varje by inom kommunen som visar vad som finns i byn. På så sätt marknadsförs byarna mot målet att uppnå invånare. Kommunfullmäktige har överlämnat medborgarförslaget till nämnden för support och lokaler för beslut. Uppdra till förvaltningschef att undersöka möjligheten att marknadsföra byarna på kommunens hemsida och återkoppla till nämnden. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Kommunfullmäktiges beslut, Medborgarförslag 89/13, Förslagställaren Support och lokaler/förvaltningschef

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 5 Dnr FA Extra förhyrning av förskolelokal Byske Förskolorna i Byske inrymmer från och med december 2013 inte de barn som står i kö. Antalet barn ökar med ca 10 stycken från och med december och 5 stycken efter nyår. Många barn tillkommer även på grund av inflyttning av familjer som väntar på asyl. Barn- och grundskolenämnden begär att nämnden för support och lokaler hyr Korskyrkan i Byske under perioden till med rätt till förlängning med 6 månader. Support och lokaler redovisar att de redan har genomfört önskad inhyrning och anpassning av lokalen eftersom behovet av fler platser var akut. Notera att den extra förhyrningen av förskolelokal i Byske redan är genomförd. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Barn- och grundskolenämndens beslut Barn- och grundskolenämnden

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 6 Dnr FA Revisionsrapport övergripande ansvarsutövande 2012 PWC skickade i april 2013 en revisionsrapport till nämnden för support och lokaler för verksamhetsåret Granskningen visade att nämndens övergripande ansvarsutövande varit tillräcklig. Revisorerna gav en rekommendation till nämnden att upprätta en rutin som tydligt visar hur nämnden fångar upp och hanterar uppdrag från kommunfullmäktige. Därtill kommenterade revisionen att det i aktivitetsplanen för måluppfyllelse endast framgår vilka aktiviteter som skall genomföras under året. När och vem som bär ansvaret framgår inte av planen. Nämnden godkände rapporten i maj Kommunstyrelsen har utifrån rapporten beslutat att kommunledningskontoret ska utvärdera rapportens punkter och förslag som ska tas med i det löpande utvecklingsarbetet. Kommunstyrelsen har också gett respektive nämnd i uppdrag att utvärdera vilka av de synpunkter och förslag som revisionen framfört i granskningsrapporten som ska tas med i respektive nämnds eget utvecklingsarbete. Nämnden har redan beslutat om en rutin för att fånga upp och hantera uppdrag från kommunfullmäktige ( ). Nämnden kommer också att förtydliga När och vem som bär ansvar i aktivitetsplanen för måluppfyllelse. Efter diskussion notera kommunstyrelsen beslut. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Kommunstyrelsens beslut, Revisionsrapport Övergripande ansvarsutövande 2012,

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 7 Dnr FA Ändrade sammanträdestider 2014 Nämnden för support och lokaler beslutade om sammanträdestider för 2014 i oktober Sammanträdena har blivit längre eftersom nämnden har fått ett större ansvarsområde. Arbetsutskottet har därför beslutat att börja sina sammanträden tidigare och nämnden föreslås också tidigarelägga sina sammanträden för att hinna med alla ärenden. Föreslagna tider och datum med reservation för ändringar: Beredning Arbetsutskott Nämnd Klockan Klockan Klockan (Gruppmöte 10.00) Förvaltningschefs kontor Förvaltningschefs kontor Lokal anges i kallelse 27/1 5/2 12/2 24/2 5/3 12/3 24/3 2/4 9/4 28/4 7/5 14/5 26/5 4/6 11/6 1/9 10/9 17/9 29/9 8/10 15/10 27/10 5/11 12/11 24/11 3/12 10/12 Datum och tid för måldag: 19/3 klockan Datum och tid för studiebesök: nämndsammanträdet 11/6 förlängs till heldag med utrymme för studiebesök. Godkänna föreslagna sammanträdestider Support och lokalers tjänsteskrivelse daterad Sekretariatet/Margaretha Granström

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 8 Dnr FA Val av ersättare till gemensam måltidsnämnd Kommunfullmäktige har beslutat om utvecklat samarbete mellan Skellefteå kommun och Västerbottens läns landsting genom bildande av en gemensam måltidsnämnd som ska ingå i Skellefteå kommuns organisation. Reglemente för nämnden och samarbetsavtal ingår i beslutet. I beslutet sägs också att ledningen för kommunens måltidsverksamhet ska, tillsammans med berörd personal, utforma detaljorganisation. Arbete med detta pågår. Västerbottens landsting har tagit motsvarande beslut. I reglementet står det att kommunens tre ledamöter ska utgöras av nämnden för support och lokalers arbetsutskott och att kommunens tre ersättare ska utses bland nämnden för support och lokalers ledamöter. Nämnden för support och lokaler föreslår att kommunens representation i den gemensamma måltidsnämnden ska se likadan ut som nämnden för support och lokalers arbetsutskott. Därför bör samma personliga ersättare utses. Utse följande personliga ersättare till den gemensamma måltidsnämnden: Robert Ignberg (s) som ersättare till Stefan Bergman (s) Jan-Erik Ershag (kd) som ersättare till Leif Holmqvist (c) Caroline Cercio (s) som ersättare till Britt-Marie Lundström (s) Kommunfullmäktiges protokoll, Kommunfullmäktiges protokoll, Bilaga 1, Reglemente för gemensam måltidsnämnd Sekretariatet/Margaretha Granström

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 9 Dnr FA Ett Samhälle för alla - uppföljning handikappolitiska programmet Kommunstyrelsen beslutade i augusti 2013 att ge handikappkonsulenten i uppdrag att genomföra kunskapshöjande satsningar riktat till nämnder och förvaltningar kring den handikappolitiska planen Ett Skellefteå för alla och de fyra prioriterade områdena höjd kunskapsnivå, delaktighet, tillgänglighet och arbete. Nämnden får besök av socialnämndens vice ordförande och handikappkonsulenten. De informerar om den handikappolitiska planen och visar vilka aktiviteter som nämnden har arbetat med tidigare. Det är dags för nämnderna att göra en uppföljning av planerade aktiviteter för 2013 och planering av aktiviteter för Nämnden kommer att arbeta med det under nästa sammanträde. Uppdra till sekreteraren att skicka listan på aktiviter till ledamötena samt arbeta med frågan nästa sammanträde.

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Folkhälsopolitiska och alkohol och drogpolitiska programmen för uppföljning 2013 Kommunfullmäktige behandlade förslaget till folkhälsopolitiskt program. Kommunfullmäktige beslutade att programmet ska utgöra en inriktning för det folkhälsopolitiska arbetet och att folkhälsorådet årligen ska redovisa hur folkhälsoarbetet fortgår och lämna förslag till prioriterade områden. Folkhälsorådet och FRIS vill att nämnderna ska beskriva hur de hanterat de prioriterade områdena för De vill också att nämnderna ska beskriva viktiga folkhälsoinsatser som genomförts inom övriga målområden. Fokus ska ligga på nya satsningar, aktiviteter eller metoder. Support och lokaler beskriver ett spännande första år och att starkt fokus har lagts på att skapa effektiv support och service. Support och lokaler beskriver en del av de aktiviteter som gjorts under 2013 utifrån folkhälsopolitiska programmet. Godkänna föreslagen redovisning och skicka den som svar till Folkhälsorådet. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Folkhälsorådets och FRIS skrivelse, Folkhälsorådet FRIS

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Remissyttrande - strategi för hantering av dagvatten i Skellefteå kommun Nämnden för support och lokaler har fått föreslagen strategi för hantering av dagvatten i Skellefteå kommun till sig på remiss. Nämnden anser att frågan gällande ekonomiska följder och vad konsekvenser blir av föreslagen strategi borde utredas mer, innan beslut om strategi tas. Vidare anser nämnden även att ordlistan borde komma i början för att underlätta för läsarna. I övrigt har nämnden för support och lokaler inte något att erinra mot föreslagen strategi för hantering av dagvatten i Skellefteå kommun. Översända remissyttrande Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Remiss Strategi för hantering av dagvatten i Skellefteå kommun Bygg- och miljökontoret

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Fördelning av investeringsbudget - energiåtgärder Support och lokaler har föreslagit prioritering av de kronor som finns att fördela 2014 gällande energiåtgärder. Investering ska genomföras och finansieras enligt föreslagen fördelning. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Fastighetsförvaltare Sektionschef drift Sektionschef projekt Sektionschef Städ

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Årsbokslut 2013 nämnden för support och lokaler Nämnden för support och lokaler har upprättat årsbokslut för år Rapporten ligger som en del av kommunstyrelsens samlade koncernrapport till kommunfullmäktige. Rapporter från samtliga avdelningar inom support och lokaler ligger till grund för den sammanställda rapporten. Bilaga 1 rapporteras till kommunstyrelsen. Nämnden för support och lokaler redovisar måluppfyllelse för 2013 inom perspektiven medborgare/kund samt ekonomi. Inom perspektiven utveckling/tillväxt samt medarbetarperspektivet når förvaltningen inte de uppsatta målen. Det som haft stor påverkan på måluppfyllelsen är organisationsförändringar inom främst måltidsavdelningen och den pågående översynen inom IT-området. En komplett redovisning av styrkortsmålen görs i årsbokslutet. Totalt redovisar nämnden för support och lokaler år 2013 ett budgetöverskott på 6,3 mnkr. Det inkluderar extra nedskrivningar för bland annat diverse bokförda kostnader för investeringar (ackumulerat över en längre tidsperiod), vilka efter påbörjade utredningar inte slutförts, motsvarande ca 9,7 mnkr. Exklusive de extra nedskrivningarna är förvaltningens resultat 16 mnkr, vilket är riktat till prioriterade och pågående projekt, samt balanserade överskott inom måltid och städ. Dessa riktade budgetmedel önskar nämnden balansera till kommande år, samtidigt som nämnden äskar att inte ta med det budgetunderskottet för nedskrivningarna. Redan tidigt under 2013 pekade årsprognosen för kommunikationsavdelningen mot en ekonomi i obalans. Support och lokaler startade därför upp ett kommunövergripande arbete med att grundligt utreda kommunens IT-verksamhet och kostnader, för att utifrån nuläget arbeta fram en åtgärdsplan för att eventuellt kunna dämpa kostnadsutvecklingen i framtiden. Utfall mot (Mnkr) budget 2013 Prognos okt 2013 Nämnd support och lokaler 0,0 0,0 Måltidsavdelning 6,5 7,0 Avd. för verksamhetsstöd inkl. förvaltningschefs budget 3,3 1,6 Kommunikationsavdelning 6,6 5,0 Fastighetsavdelning 12,8 11,4 Delsumma exkl. nedskrivning 16,0 15,0 Extra nedskrivningar ,7 0,0 Summa, avvikelse mot budget 6,3 15,0

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 Förslag till resultatöverföring för drift och investering har sammanställts enligt bilagor. 1. Efter diskussion godkänna support och lokalers årsbokslut, daterat Efter diskussion godkänna föreslagen resultatöverföring för support och lokaler, drift Nämnden för support och lokaler begär att få ta med 16 mnkr av driftbudgetens överskott. Samtidigt äskar nämnden att inte ta med det underskott som uppstått som en följd av extra nedskrivningar, motsvarande 9,7 mnkr. 3. Efter diskussion godkänna föreslagen resultatöverföring för investeringar Godkänna att nämnden för support och lokalers årsbokslut även utgör nämndens verksamhetsberättelse för Nämnden uppdrar till förvaltningschef att se över om styrkortsmålet för mönsterarbetsplatser 2014 behöver revideras. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Årsbokslut 2013, nämnden för support och lokaler, daterad (bilaga 1) Äskad resultatöverföring 2013 för support och lokaler, drift (bilaga 2) Noter till äskad resultatöverföring drift Äskad resultatöverföring 2013 för fastighetskontorets investeringar (bilaga 3) Avyttrade och tillkommande ytor, (bilaga 4) Avdelningarnas årsbokslut 2013 (bilaga 5-8) Nyckeltal support och lokaler, december 2013 (bilaga 9) Kommunstyrelsen Nämnden för support och lokaler Support och lokaler

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delgivningar Följande delges: Gymnasienämnden Svar på medborgarförslag; att gymnasieskolans matsalar ska införa IDkontroll (52/13) Kommunstyrelsen Omföring av rambudget mellan nämnder 2013 Fritidsnämnden VEP investeringsbudget (över nämnden för support och lokaler) Socialkontoret Stöd och service istället för handikappomsorg Kommunfullmäktige Rese- och transportpolicy Kommunstyrelsen Ekonomisk kalkyl för Örjanbadet Kommunfullmäktige Ny förskola på före detta Alhemsskolans tomt, reviderat protokoll Delgivningarna läggs till handlingarna.

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Informationer Avsägelse från Ida Lindh (FP) av uppdraget som ersättare i nämnden för support och lokaler och ersättningsval Ida Lindh (FP) har avsagt sig uppdraget som ersättare i nämnden för support och lokaler. Kommunfullmäktige har utsett Catharina Falk (FP) som ersättare i hennes ställe. Nämnden för support och lokaler noterar kommunfullmäktiges beslut och hälsar Catharina välkommen. Förvaltningschef informerar Support och lokalers utvecklingsledare berättar om en kundmätning som har gjorts under hösten och som ger ett mått på kundernas nöjdhet. Samtliga chefer på kommunen fick erbjudande om att svara på en digital enkät utifrån tre områden; bemötande, tillgänglighet och till vilken grad support och lokaler är den ideala parten. Svarsfrekvensen blev 77 % och ett nöjd kund index som låg på 6,8 på en 10-gradig skala. Förvaltningens avdelningar jobbar med resultatet och utvecklingsarbete som kan leda till högre betyg. Kundmätningen ska genomföras årligen. Förvaltningschefen beskriver kortfattat nuläget i organisationen. Det pågår ett stort utvecklingsarbete på It avdelningen och tankar på ett eventuellt samarbete med Umeå kommun. Kundtjänst har fått högt betyg på kundbemötande i Sveriges kommuner och landstings attitydmätning där 97 % av medborgarna uppfattar att de får ett gott bemötande via telefon när de ställt en enkel fråga till kommunen. Internservice får strax sin nya servicedisk vid personalrestaurangen vilket ska ge tillgängligare och effektivare service till kommunens anställda och renodlad kundtjänst till medborgarna. Fastighetsavdelningen har många stora byggprojekt på gång. Projektchefen ska snart gå i pension och det pågår en rekrytering efter honom. Det har anställts en ny installationsledare på fastighetsavdelningen som heter Peter Öqvist. Avdelningschefen för fastighet visar vilka investeringsförslag som har gått till budgetberedningen för perioden och vilka prioriteringar som budgetberedningen har gjort. Ungdomsfullmäktige Ungdomsfullmäktige är den 13 februari och arbetsutskottet kommer att vara där och ta emot ungdomarnas motioner. Godkänna informationen

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Övriga frågor Rutiner vid heta arbeten Robert Ignberg (S) undrar vilka rutiner som finns vid så kallade heta arbeten. Avdelningschefen för fastighet återkommer med mer information till nästa sammanträde. Sunnanåskolan Robert Ignberg (S) vill få mer information om vad som händer med utemiljön på Sunnanåskolan. Avdelningschefen för fastighet berättar att delar av gräsmattan är gjord och att resterande ska göras under Tillbud Furuskolan Daniel Enwall (S) vill få mer information om vad som hände på Furuskolan. Avdelningschefen för fastighet berättar att när en rörmontör skulle riva bort diskbänken så lossnade några kakelplattor från väggen. Snickarna blev misstänkta att kakelfogen kunde innehålla asbest och tog dit en saneringsfirma som konstaterade att det var så och genomförde saneringen.