PROTOKOLL 1 (12)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (12) Nämnden för support och lokaler Plats och tid Stadshuset, Ks au-rummet, Klockan Beslutande Stefan Bergman (s), ordförande Leif Holmqvist (c), vice ordförande Britt-Marie Lundström (s) Fredrik Barrljung (s) Robert Ignberg (s) Peter Nyman (m) Tjänstgörande ersättare Lilliann Carlstén (s) ersätter Caroline Cercio (s) Elsy Larsson (s) ersätter Ulrika Larsson (v) Roland Löfmark (fp) ersätter Jan-Erik Ershag (kd) Övriga deltagande Svante Drugge, IT-arkitekt Ersättare Catharina Falk (fp) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Fredrik Nilsson, avdelningschef fastighet Ulrica Marklund, enhetschef ekonomi Mathias Rönngren, avdelningschef verksamhetsstöd Erika Nilsson, avdelningschef kommunikation Birgitta Holmström, enhetschef personal Åsa Lundmark, ansvarig för löneprocessen Ewa Boström, ledningssekreterare Barbro Bjurman, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer Ersättare Underskrifter.. Stefan Bergman, ordförande Barbro Bjurman, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Underskrift. Barbro Bjurman

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 17 Dnr FA Arkivplan med uppdaterad dokumenthanteringsplan Enligt beslut i kommunfullmäktige och med stöd av kommunallagen ska varje förvaltning upprätta en arkivplan, det vill säga en arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan som ska behandlas av respektive förvaltning. Kommunarkivarien har gjort en revidering i kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan i avsnittet för projekthandlingar. Support och lokaler föreslår att samma ändring görs i nämnden för support och lokalers dokumenthanteringsplan. Support och lokaler presenterar ett förslag till arkivplan med uppdaterad dokumenthanteringplan och förteckning över förvaltningens verksamhetssystem. Support och lokaler föreslår att avdelningschefen för verksamhetsstöd är arkivansvarig och att nämnden delegerar till arkivansvarig att utse arkivredogörare för respektive närarkiv. 1. Godkänna förvaltningens förslag till arkivplan med tillhörande dokumenthanteringsplan och förteckning över förvaltningens verksamhetssystem 2. Utse avdelningschefen för verksamhetsstöd till arkivansvarig 3. Delegera till arkivansvarig att utse arkivredogörare för respektive närarkiv Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Arkivplan för nämnden för support och lokaler, daterad Dokumenthanteringsplan, bilaga 1 Förteckning över förvaltningens verksamhetssystem, bilaga 2 Support och lokaler/arkivansvarig Support och lokaler/arkivredogörare

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 18 Dnr FA Anskaffningsbeslut för om- och tillbyggnad av äldreboendet Skogsbacken Socialnämnden har beslutat om en ny och ombyggnation av äldreboendet Skogsbacken i Boliden. Anpassningen utgör en del av socialnämndens boendeplan. Uppdra till förvaltningschef att genomföra beställning av om- och tillbyggnad av äldreboendet Skogsbacken Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Socialnämnden

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 19 Dnr FA Internkontrollplan 2014 Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Varje nämnd ska se till att en tydlig arbetsoch ansvarsfördelning upprättas samt att en årlig internkontrollplan över regler och anvisningar antas och efterlevs. En internkontrollplan för 2014 har tagits fram för verksamheten inom support och lokaler. Denna skall följas upp och resultatet rapporteras till kommunstyrelsen i oktober Godkänna föreslagen internkontrollplan. Godkänna att redovisningen av genomförandet av internkontrollplanen sker vid nämndssammanträdet i oktober Support och lokalers tjänsteskrivelse daterad Bilaga: Internkontrollplan 2014 Kommunstyrelsen

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 20 Dnr FA Förslag på principer för en utvecklad medborgardialog Under 2013 har demokratiberedningen varit ute och träffat alla nämnder för grupparbete och diskussion kring en utvecklad medborgardialog. Samt hur principer för Skellefteå kommuns medborgardialog skulle kunna se ut. Syftet med besöken har varit att samla in åsikter som ska ligga till grund för utformningen av principer. Nämnden har fått ett första förslag på remiss. Efter diskussion godkänna förslag på principer för en utvecklad medborgardialog Förslag från demokratiberedningen på principer för en utvecklad medborgardialog, Lena Plym Forshell

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 21 Dnr FA Redovisning av nämndens aktiviteter under 2013 och planering för inom den handikappolitiska planen Ett Skellefteå för alla Socialnämnden har fått i uppdrag att följa arbetet som sker utifrån den handikappolitiska planen Ett Skellefteå för alla och redovisa det till kommunstyrelsen. Socialnämnden vill därför att nämnderna redovisar vad som gjorts under 2013 och vad som planeras under Redovisningen ska ske på ett arbetsblad utifrån fyra prioriterade områden; höjd kunskapsnivå, tillgänglighet, delaktighet och arbete. De planerade aktiviteterna ska vara mätbara. Socialnämnden vill också att varje nämnd ska identifiera: Förvaltningens viktigaste fråga just nu inom det funktionshinderpolitiska arbetet Förvaltningens viktigaste genomförda insats under 2013 inom det funktionshinderpolitiska arbetet Förvaltningens högst prioriterade aktivitet inför 2014 inom det funktionshinderpolitiska arbetet Handikappföreningarna har träffats i grupper utifrån programmets prioriterade områden och lämnat synpunkter och önskemål till nämnderna inför arbetet. Support och lokaler redovisar uppföljning av 2013 års arbete samt förslag till nya aktiviteter. Förslagen till nya aktiviteter är framtagna med hänsyn till handikappföreningarnas önskemål. Förra årets planerade aktiviteter togs fram utifrån dåvarande fastighetsnämnden medan årets redovisning sker utifrån nämnden för support och lokaler. Tidigare fanns inte kravet på att aktiviteterna skulle vara mätbara vilket innebar att fastighetsnämnden redovisade sitt löpande arbete. Kravet på mätbarhet gör att de nya aktiviteterna är av mer insatskaraktär men det löpande arbetet inom förvaltningens ansvarsområde kommer att fortgå som tidigare. 1. Godkänna redovisad uppföljning av 2013 års arbete och förslag till nya aktiviteter

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Arbetsblad Uppföljning av aktiviteter utifrån Ett Skellefteå för alla år 2013 samt nya aktiviteter för Brev från socialnämnden Socialnämnden

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 22 Dnr FA Förhyrning av modul för skola och fritidsverksamhet på Moröskolan Skolan har ett utökat behov av lokaler för skol och fritidsverksamhet på Moröskolan. Det beroende på att Getbergsskolan är i behov av åtgärder för att säkra inomhusmiljön. Dock är bedömningen att åtgärderna inte är ekonomiskt försvarbara, eftersom man i dagsläget inte vet vad som händer med skolstrukturen på område öster. Därför föreslås det att det hyrs in en modul som placeras på Moröskolan för att täcka det behov som finns i området. Godkänna förhyrning av moduler för skola och fritidsverksamhet på Moröskolan Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Situationsplan, Moröskolan Barn- och grundskolenämnden Lokalsamordnare Skol- och kulturkontoret Kundförvaltare Norr Driftchef Projektchef

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 23 Dnr FA Omfördelning underhållsplan Support och lokaler har föreslagit att medel ( kr) för byte av ventilationsaggregat i Boliden utgår och dessa medel tillförs ventilationsbytet i Bureå badhus Underhåll ska genomföras och finansieras enligt föreslagen omfördelning. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Lokalsamordnare, Skol- och kulturkontoret och Fritidskontoret Fastighetsförvaltare Sektionschef Projekt

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delgivningar Följande delges: Kommunfullmäktige Budgetfördelning, Strukturomvandling område väster Kommunstyrelsen Motion av Rune Wästerby (MP), Maalin Wikström (MP), hans Brettschneider (MP) och Jan-Erik Engman (MP) och högre andel ekologisk mat (20/13) Kommunstyrelsen Omstruktureringsåtgärder 2013, nämnden för support och lokaler Delgivningarna läggs till handlingarna

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Informationer Förvaltningschef informerar Jan berättade att han kommer att gå in som tillförordnad måltidschef några månader framöver på grund av ordinarie måltidschefs sjukdom. Vidare informerades om det nya lasarettsköket, personalfrågor kring sammanslagningen samt arbetet med att starta upp den nya måltidsnämnden. Jan informerade om måldagen den 19 mars på Medlefors. Programmet innehåller både grupparbeten och föredrag kring aktuella områden som: Arbetet med Skellefteå 2030, ekonomisk hushållning inom Skellefteå kommun samt aktivitetsbaserade arbetssätt och lokaler. Styrkort för 2015 delades ut, kommer också att skickas digitalt under veckan tillsammans med övriga programpunkter för måldagen. Personalsupport Birgitta Holmström, enhetschef personalsupport och Åsa Lundmark, ansvarig för löneprocessen, informerade om personalsupport och deras uppdrag. Hon berättar om rekryteringscenter som nyligen startats upp, där övriga förvaltningar kan få hjälp med sina rekryteringar. Intresset för tjänsterna är stort och det är tufft att hinna med. Inför sommaren ska de också hjälpa till med rekryteringen av sommarvikarier till socialtjänsten. HR-center inom personalsupport ansvarar för att ge samtliga förvaltningar hjälp med bland annat -Omställning, steg 3 -Systemförvaltning av IT-system inom personalområdet. -Chefshandboken -Administrerar gemensam nämnd och Skellefteå regionen -Anställningstid -Personalstatistik, rapporter, samt HR-stöd till Support och lokaler. Åsa Lundmark, informerade om nya Lönecenter som innebär att all löneadministrering ska samordnas och centraliseras. Nu

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 pågår arbetet med att föra dialog med de olika förvaltningarna om upplägget. Under hösten beräknas lönecentrat vara i full drift. I en löneadministratörs arbete ingår bland annat stöd och support i självservice, registrera/utbetala, semesterplanering, bevaka och kontrollera för att säkerställa att allt blir rätt. IT Svante Drugge, IT-arkitekt på ATEA berättade om IT utvecklingen i samhället och samarbetet med Umeå kommun om datalagring. Soc. Boendeplan Fredrik Nilsson informerade om principerna kring ägandet och bygganden av boenden. -Skebo äger och förvaltar merparten av boenden -Support och lokaler blockhyr lägenheterna -Support och lokaler hyr ut till Socialkontoret -Socialkontoret hyr ut till privatpersoner Han informerar om arbetsgången vid byggnationerna av nya bostäder, hur Socialkontoret gör en beställning till support och lokaler. Efter det tar Support och lokaler fram förfrågningsunderlag och genomför en upphandling. När kontrakt är skrivet så överlämnas det till Skebo för genomförande. Avslutningsvis redovisades aktuella byggplaner inom de närmaste åren. Bland annat ska ett nytt äldreboende för 72 platser uppföras på Erikslid år Godkänna informationen