PROTOKOLL 1 (18)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (18) Nämnden för support och lokaler Plats och tid Kommunstyrelsens sammanträdesrum, stadshuset. Klockan ande Tomas Teglund (S), ordförande Kristin F Öhman (MP), vice ordförande Britt-Marie Lundström (S) Fredrik Barrljung (S) Lilliann Carlsten (S) Robert Ignberg (S) David Lindgren (M) Leif Holmqvist (C) Tjänstgörande ersättare Per-Ivar Skogqvist (KD) för Inger Lundqvist (FP) Övriga deltagande Magnus Hedman, kommunal Ersättare Elsy Larsson (S) Katrin Marklund (S) Tjänstemän Fredrik Nilsson, avd. chef fastighet Peter Lundmark, avd. chef måltid Emma Sundelin, projektchef fastighet 48 André Söderlund, inköpschef Ulrica Marklund, enhetschef ekonomi Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer Ersättare Lilliann Carlstén Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, nämndsekreterare Underskrift. Ewa Boström

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 48 Dnr FA Moduler Mobackenskolan och Norrhammarskolan, tilldelningsbeslut Support och lokaler har genom annons på e-avrop infordrat anbud på rubricerade objekt enligt anbudsförteckning daterad Efter granskning av anbuden, som bedömts efter en på förhand upprättad utvärderingsmodell, föreslås lägsta jämförelsetal bli vinnande anbud. Avtalsspärr upphör Nämnden för support och lokaler ger tilldelningsbeslut till följande: 1. Cramo Instant AB till en anbudssumma av kr 2. Uppdra åt beställarombud Emma Sundelin att teckna kontrakt. sunderlag Anbudsgivare bygg Prisfråga Jämförelsetal 1. Cramo Instant AB kr kr 2.Temporent AB kr kr 3. Expandia Moduler AB kr kr et sänds till: Support och lokaler/projektchef

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 49 Dnr FA Motion om att bygga bostäder på Stadshusets tak (10/15) Nämnden för support och lokaler har fått en motion på remiss från kommunstyrelsen arbetsutskott gällande möjligheten att bygga bostäder på stadshuset tak. Remissvar: Support och lokaler har undersökt den tekniska möjligheten att genomföra bostadsbyggande på stadshuset samt tagit fram en grov kalkyl för detta. Konstruktionen av huset medger ingen påbyggnad utan att första riva hela översta våningen. Det beroende på att översta våningen inte sträcker sig från yttervägg till yttervägg. Varje huskropp i Brinkenhuset är väldigt smal, vilket innebär att en utbyggnad på höjden ger väldigt få kvadratmeter boyta. Tar man också i beaktning att man likt Umeå, vill ha trädgårdsytor på taket minskar tänkt boyta väsentligt. Med hänvisning till ovanstående skulle en utbyggnad, likt den i motionen, ge en omotiverat hög byggkostnad per kvadratmeter. En grov kalkyl säger att riva våning 3 och bygga om, så att det går fortsätta bygga på höjden uppskattas till cirka 70 miljoner kronor. Bygga på ännu en våning landar på ytterligare cirka 90 miljoner kronor. Huset är ca 16 meter brett, vilket göra att det går få ut ca lägenheter på 90 kvm och då är ingen hänsyn tagen till att man likt i Umeå även har trädgård utanför lägenheterna. Kostnaden kronor/kvm boyta för att bygga på en våning blir cirka kronor/kvm. Som en jämförelse kostar en nyproduktion av lägenheter i Skellefteå ca kronor/kvm boyta. Översända remissvar till kommunstyrelsens arbetsutskott sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Kommunstyrelsens arbetsutskott 216, Dnr KS et sänds till: Kommunstyrelsen

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 50 Dnr FA Skrivelse angående systematisk hälsokartläggning av lokaler där det bedrivs förskole-, skol- och fritidslokaler. Andreas Westerberg och Lars Åhman har för Folkpartiet liberalerna i Skellefteå lämnat in en skrivelse till nämnden. I samband med informationen om hälsoproblem på Mobackenskolan så menar de att den tillsammans med Getbergsskolan är den andra skolan på kort tid som behöver stängas på grund av dålig miljö. De vill att nämnden för support och lokaler inför en systematisk hälsokartläggning av lokaler där det bedrivs förskole-, skol- och fritidsverksamhet samt att nämnden årligen rapporterar hälsokartläggningens utfall till kommunfullmäktige. 1. Uppdra till förvaltningschef att utreda vad som görs idag och om det behöver kompletteras enligt skrivelsens önskemål 2. Återkoppla till nämnden senast oktober 2015 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Skrivelse angående systematisk hälsokartläggning et sänds till: Skrivelsens författare Support och lokaler/förvaltningschef

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 51 Dnr FA Försäljning av före detta förskola i Byske Skellefteå kommun har byggt en ny förskola i anslutning till Byskeskolan (6 avdelningar) inklusive kök för samtliga kommunala verksamheter i Byske. Avsikten är att den ska ersätta befintliga avdelningar som dels ägs av Skellefteå kommun, men även de inhyrningar som finns. Skellefteå kommun äger tre fastigheter i Byske med fyra förskoleavdelningar (Myran, Ringen och Bäcken/Trollsländan). Skol- och kulturkontoret har behov av att behålla förskoleverksamhet i Ringens förskola. Support och lokaler undersöker tillsammans med socialkontoret möjligheten att flytta hemtjänstlokalerna i Byske till Bäcken/Trollsländans förskola. Myrans förskola (Byske 1:254) finns det inget behov av för kommunal verksamhet och därför föreslås den säljas. 1. Föreslå kommunstyrelsen att före detta förskolan (Byske 1:254) får säljas. 2. Föreslå kommunstyrelsen att ge nämnden för support och lokaler i uppdrag att bjuda ut fastigheten till försäljning via mäklare. 3. Föreslå kommunstyrelsen att ge kommunledningskontorets samhällsutveckling i uppdrag att ombesörja överlåtelsehandlingar och försäljningsbeslut. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Utdrag från Solen et sänds till: Kommunstyrelsen

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 52 Dnr FA Reviderat reglemente nämnden för support och lokaler Kommunfullmäktige antog nämnden för support och lokalers reglemente i december Kommunfullmäktige har beslutat om två förändringar i reglementet: 1) Överföring av ansvar för upphandlingsfrågor till nämnden för support och lokaler (KF ) med följande ordalydelse: ansvara för kommunens centrala upphandlingsfunktion och därvid se till att upphandlingsverksamheten bedrivs på för kommunen fördelaktigaste sätt inom ramen för det kommunala upphandlingsreglementet och gällande tillämpningsföreskrifter samt tillvarata möjligheter till samordning av upphandling av varor och tjänster. Tillägget är inlagt i nämndens reglemente under 1 punkt 16. 2) Revidering av reglementen för personalnämnden och nämnden för support och lokaler (KF ) där rätten att fastställa personalpriser i samtliga kommunala serveringar överförs till nämnden för support och lokaler. Tillägget är inlagt i nämndens reglemente under 1 punkt 17. Nämnden vill få en beskrivning av punkterna under avsnittet Nämnden ska för att bättre förstå vad de innebär i förvaltningens verksamhet. 1. Notera förändringarna i nämndens reglemente 2. Uppdra till förvaltningschef att beskriva punkterna under avsnittet Nämnden ska utifrån förvaltningens verksamhet sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Reviderat reglemente nämnden för support och lokaler Kommunfullmäktiges beslut, Kommunfullmäktige beslut, et sänds till: Kommunstyrelsens sekretariat

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 53 Dnr FA Kommunens centrala upphandlingsfunktion, vad innebär ansvaret Kommunfullmäktige har beslutat att ansvaret för upphandlingsfrågor ska överföras från kommunstyrelsen till nämnden för support och lokaler och har gjort nödvändiga förändringar i nämndens reglemente. Det innebär att nämnden blir beslutande organ i upphandlingsfrågor. Kommunstyrelsen kommer fortsättningsvis att ha ansvar på strategisk nivå utifrån sin samordningsroll. Skellefteå kommun har en inköps- och upphandlingspolicy som anger instruktioner och regler utöver lagen om offentlig upphandling (LOU). Policyn gäller för alla inköp och upphandlingar av varor och tjänster i Skellefteå kommun och beslutas av kommunfullmäktige. Policyn kommer att revideras redaktionellt eftersom ansvaret har flyttats från kommunstyrelsen till nämnden för support och lokaler. Inköpschefen går igenom policyn och beskriver nämndens ansvar som beslutande organ i upphandlingsfrågor. Nämnden beslutar om nödvändiga delegationer i ett särskilt ärende. Notera informationen sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Inköps- och upphandlingspolicy

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 54 Dnr FA Delegation upphandlingsbeslut Kommunfullmäktige har beslutat att ansvaret för upphandlingsfrågor ska överföras från kommunstyrelsen till nämnden för support och lokaler och har gjort nödvändiga förändringar i nämndens reglemente. Det innebär att nämnden blir beslutande organ i upphandlingsfrågor. Med anledning av uppdateringen av reglementet så föreslår inköpsenheten nya rutiner för upphandlingsfrågor med förändring av delegationsnivåer. Delegationsnivåerna ska effektivisera upphandlingsprocessen och ge nämnden en hanterbar mängd ärenden. Nämnden tycker att förslaget till ny delegationsnivå till inköpschef är för hög och vill starta på en lägre nivå då den precis har fått ansvaret för upphandlingsfrågorna. Nämnden vill att delegationsnivån ska vara densamma som när kommunstyrelsen hade ansvaret. Kommunstyrelsen kunde erbjuda kontinuitet för tilldelningsbesluten eftersom de har möten inplanerade varannan vecka. För att inte försämra servicen till beställare och anbudsgivare så föreslås att nämndens ordförande kallar till extra arbetsutskott i perioder då det är långt mellan möten. Skellefteå kommuns inköps- och upphandlingspolicy ska revideras redaktionellt eftersom ansvaret för upphandlingsfrågor har flyttats. Nämnden vill få ta del av förslaget till revidering innan det går till kommunstyrelsen. 1. Delegera till inköpschef: upphandlingsbeslut upp till kr på specifika köp och kr på ramavtal. Godkänna förfrågningsunderlag. a om handläggning av överprövning samt teckna avtal efter upphandlingsbeslut. 2. Ersättare vid inköpschefs frånvaro är förvaltningschef samt avdelningschef verksamhetsstöd. 3. Delegera till arbetsutskottet att vara närmaste beslutsinstans över inköpschefs delegationsnivå. 4. Ordförande kallar till extra arbetsutskott vid behov 5. Nämnden ska ta del av förslaget till revideringar i inköpsupphandlingspolicyn innan den går till kommunstyrelsen för beslut

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad et sänds till: Support och lokaler/inköpschef

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Återkoppling beslutad resultatöverföring från 2014 samt budget 2016 Resultatöverföring från 2014 I april 2015 tog kommunfullmäktige beslut om nämndernas äskade resultatöverföring från år Nämnden för support och lokaler äskade i samband med bokslutet om en resultatöverföring (drift) på tkr, vilket förutsatte att IT-enhetens underskott ( tkr) samt underskottet för avyttringskostnader inom fastighetsavdelningen ( tkr) skulle avskrivas. Kommunfullmäktiges beslutade resultatöverföring blev totalt tkr, d.v.s. kommunstyrelsen godkände inte nämndens äskande om avskrivning för avyttringar. et innebär för support och lokaler att det i budget 2015 blir svårt att klara alla kostnader för kommande avyttringar. Det extra driftutrymme till avyttringar på ca tkr, som de nya principerna gällande komponentavskrivning skulle ha inneburit 2015, reduceras därmed till ett budgetutrymme år 2015 på tkr. Nämnden ser redan i sin prognos i april att detta inte kommer att räcka till årets planerade avyttringar. Då den här typen av extraordinära kostnader inte bör belasta övriga interna hyresgäster ser support och lokaler det som nödvändigt att i samband med delårsrapporten i april, hos kommunstyrelsen äska om medel för finansiering av avyttringar överstigande totalt tkr år Driftbudget 2016 Kommunfullmäktige fastställde i april även Skellefteå kommuns budget 2016 och plan Den beslutade budgeten finns inom kort att hitta på kommunens externwebb. I budgetarbetet har man för support och lokaler tagit hänsyn till övriga ramändringsbeslut tagna under år 2014 (reservkraft +160 tkr, lönecenter tkr samt informatörer tkr). Den total tillstyrkta driftramen för support och lokaler år 2016 är tkr, vilken fördelas på följande anslagsnivåer (tkr): Nämnd för support och lokaler 898 Måltidsverksamhet Hyresfinansierad verksamhet Support och lokaler För support och lokalers del innebär budgeten 2016 bland annat en uppräkning av planeringsramen (anslaget) med 304 tkr. Uppräkningen baserar sig på 1,3 % av lönekostnaderna samt 1 % av övriga kostnader för de verksamheter som inte är intäktsfinansierade. Intäktsfinansierade verksamheter tillåts höja sina priser med 1 %. Som en följd av nya principerna för komponentavskrivning (nämnt ovan), som med befintlig intäktsnivå ger förvaltningen ett extra driftutrymme, så

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 har fastighetsavdelningen tilldelats en negativ ram på tkr (dvs. kommunfullmäktige har krav på att intäkterna överstiger kostnaderna). Inget budgetutrymme finns således inom nämnden 2016 för att finansiera kostnader för avyttringar. Investeringsbudget 2016 Kommunfullmäktige tillstyrkte även nämndens investeringsram för Total ram är tkr. I samband med budgetarbetet inför 2016 togs även beslut om att samtliga investeringsanslag inom IT-området ska ligga under kommunstyrelsen, där kommunens CIO organisatoriskt är placerad. Även ramen för tidigare års beslutade investeringar omförs till kommunstyrelsen. togs även att öka anslaget för investeringar i IT och kommunikation år 2015 med ytterligare tkr. Kommunfullmäktige beslutade dessutom att ge kommunstyrelsen i uppdrag att under år 2015 återkomma med förslag på framtida IT-funktion, som ger säker och kostnadseffektiv IT-drift för hela kommunen. Verksamheten ska ha ekonomi i balans senast och detta berör direkt framtida verksamhet inom support och lokalers IT-enhet. 1. Nämnden noterar den av kommunfullmäktige beslutade resultatöverföringen från 2014 samt de konsekvenser detta har på nämndens resultat Nämnden noterar den av kommunfullmäktige beslutade budgeten 2016, samt plan Nämnden äskar hos kommunstyrelsen att avyttringskostnader för 2016 finansieras av kommunstyrelsen. sunderlag Bilaga 1, beslutad resultatöverföring från 2014, drift och investering Bilaga 2, översikt beslutad driftbudget 2016 Support och lokaler Bilaga 3, översikt beslutad investeringsbudget 2016, plan et sänds till: Kommunstyrelsen

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delårsrapport april 2015 Nämnden för support och lokaler har upprättat delårsrapport för perioden januari-april Rapporten innehåller prognoser för måluppfyllelse samt avvikelser mot budget för både drift och investering. En analys av utfallet är gjord av avdelningarna. Rapporten berör även viktiga händelser samt utvecklingstendenser kopplat till support och lokalers verksamhet. Förvaltningens arbete med jämställdhet kommer att redovisas i delårsrapporten i augusti. Nämnden för support och lokaler prognostiserar måluppfyllelse i samtliga perspektiv. Årsprognosen pekar totalt sett på en budgetavvikelse (drift) för förvaltningen på -2,3 mnkr. Nämndens avdelningar uppvisar dock både positiva och negativa budgetavvikelser, se tabell nedan. Delårsrapporter från samtliga avdelningar, se bilaga 2-5, ligger till grund för den sammanställda rapporten. Bilaga 1 rapporteras till kommunstyrelsen. Även en rapport som visar budget, utfall och total prognos för samtliga pågående investeringsprojekt inom nämnden presenteras. Prognos, avvikelse mot budget 2015 (mnkr) Nämnden för support och lokaler 0 Måltidsavdelning 0 Avdelning för verksamhetsstöd -1,6 - varav lönecenter, främst underskott från ,6 Kommunikationsavdelning -5,6 - varav IT, främst tillkommande kapitalkostnader som ej finansieras av kund -6,0 Fastighetsavdelning 4,9 - varav avyttringar, avvikelse mot tilldelade budgetmedel ,7 SUMMA -2,3 Nämnden efterfrågar mer information kring sjukfrånvaron. De vill veta vilka orsaker som finns till sjukfrånvaron på avdelningsnivå samt vilken plan som finns för att minska den.

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Godkänna support och lokalers delårsrapport för perioden januariapril Hos kommunstyrelsen äska om medel för att år 2015 finansiera kostnader för avyttringar av fastigheter, överstigande tilldelad budget på totalt 8,3 mnkr. 3. Uppdra till förvaltningschef att beskriva vilka orsaker som finns till sjukfrånvaron samt vilken plan som finns för att minska den. sunderlag Nämnden för support och lokaler, delårsrapport april 2015 (bilaga 1) Avdelningarnas delårsrapporter, april 2015 (bilaga 2-5) Investeringsrapport SLK, april (bilaga 6) et sänds till: Kommunstyrelsen Support och lokaler/förvaltningschef

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Styrkort 2016 Kommunfullmäktiges styrkort är grunden för nämndernas styrkort. I samband med sammanträdet i april så arbetade nämnden med målen för år Nämnden uppdrog till förvaltningschefen att utifrån arbetet föreslå målformuleringar. Förvaltningschefens förslag till målformuleringar 2016 har bilagts kallelsen. Nämnden godkänner förslagna målformuleringar men vill höja målet under perspektivet medarbetare, förbättrat HME (motiverade medarbetar index), till 81. Efter justering godkänna föreslaget styrkort för 2016 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Styrkort 2016 Styrkortsmål 2016 uppföljning et sänds till: Kommunstyrelsen

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Remiss: Revidering av kommunens funktionshinderpolitiska plan Ett Skellefteå för alla Enligt beslut i Kommunstyrelsen år 2010 ska Skellefteå kommuns funktionshinderpolitiska plan Ett Skellefteå för alla följas upp och revideras vart femte år. Det innebär att en revidering ska ske under Föreslagna revideringarna handlar främst om förändringar i terminologi och ökad hänsyn till olika mångfaldsperspektiv. Den stora förändringen är att delaktighet har lyfts fram som övergripande mål för kommunens funktionshinderpolitiska arbete under perioden Planen innehåller prioriterade satsningar inom tre områden; höjd kunskapsnivå, ökad tillgänglighet samt bättre utbildning och fler arbetstillfällen. Slutligen så finns ett stycke som visar hur långt Skellefteå kommun har nått utifrån de tre områdena. Nämnderna uppmanas att fylla på listorna om prioriterade satsningar och genomförda satsningar i samband med remissförslaget. Nämnden för support och lokaler har flest prioriterade satsningar inom området ökad tillgänglighet vilket är naturligt utifrån att nämnden ansvarar för områden som påverkar den fysiska och den informativa/kommunikativa tillgängligheten. Det är inom de områdena som nämnden kan göra största skillnaden. Inom området höjd kunskapsnivå har nämnden inte någon prioriterad satsning. Här kunde med fördel en särskild satsning göras för att öka kunskapen om hur man kan bidra till och skapa god tillgänglighet inom områdena upphandling/inköp, kommunikation/information samt fastighet. Planen visar kommunens vision att Skellefteå ska vara en plats för alla. Den innehåller mycket text som beskriver den höga ambitionen men det är svårt att hitta det konkreta arbetet i den. Planen kunde med fördel komprimeras där det viktigaste sätts först med möjlighet att läsa mer om man vill och kan. Det är bra att det ska tas fram en kortversion som kan användas i populärt avseende. 1. Översända tjänsteskrivelsen som svar på remissen 2. Tillföra följande punkt under prioriterade satsningar för höjd kunskapsnivå: Inom support och lokaler ska personal inom upphandling/inköp, kommunikation/information samt fastighet få ökad kunskap om hur de kan bidra till och skapa god tillgänglighet

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Förslag till reviderad plan Ett Skellefteå för alla, daterad Följebrev från ordförande i RÅFF och delaktighetssamordnare et sänds till: Delaktighetssamordnaren

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delgivningar Följande delges: Gymnasienämnden Motion av Lars Åhman (FP), Birgitta Burström (FP) och Ida Lindh (FP) om upphandling av närproducerade råvaror (40/14). Nämnden för support och lokalers arbetsutskott Mobackenskolan, inomhusmiljöproblem Kommunfullmäktige Skellefteå kommuns årsredovisning 2014 samt nämndernas resultatöverföring 2014 Kommunfullmäktige Flytt av rambudget mellan nämnder 2015 Delgivningarna läggs till handlingarna

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Informationer Fyllnadsval av ledamot Anita Lundgren (FP) har avsagt sig uppdraget som ledamot i nämnden för support och lokaler och kommunfullmäktige har befriat henne från det. Kommunfullmäktige har utsett Inger Lundqvist (FP) som ny ledamot för tiden fram till Nämnden hälsar Inger välkommen. Nämndsutflykt i juni I samband med junisammanträdet så far nämnden på sin årliga utflykt och tittar på projekt som pågår eller är färdigställda. Förvaltningen föreslår att nämnden tittar på den nya förskolan på Norrbacka samt den nya förskolan med tillhörande kök i Byske. Nämnden uppdrar till förvaltningen att ta fram ett förslag på upplägg som arbetsutskottet får besluta om. Förvaltningschef informerar Avdelningschef fastighet ger aktuell information från verksamheten. Pantern 9, före detta ungdomens hus, har sålts till Polaris. Under hösten ska en student skriva sitt examensarbete på fastighetsavdelningen. Hon kommer att titta på investering kontra energiåtgång i lågenergiförskola och i vanlig förskola. Ett föreläggande från bygg- och miljönämnden har visat på brister i köket på Balderskolan och bristerna är på väg att åtgärdas. Inom avdelningen kommunikation pågår rekryteringar för nya chefer till Internservice och till Kundtjänst. I samband med att fullmäktige beslutade om budgeten för 2016 så fick nämnden de pengar som behövs för att starta pilotprojektet om framtidens arbetsplats. Arbetet startar upp efter sommaren med bland annat informationssatsningar och aktivitetsanalyser. Politiker informerar Leif Holmqvist berättar att han har besökt det nya gruppboendet i Kåge och att de som har flyttat in ser ut att trivas bra. Förslagsvis så kan nämnden åka förbi boendet under utflykten i juni. Leif påminner om vikten av att när förvaltningen och nämnden svarar medborgare/invånare på brev och skrivelser så ska vi vara mindre formella.