PROTOKOLL 1 (19)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (19) Nämnden för support och lokaler Plats och tid Stadshuset plan 3, Kommunstyrelsens sammanträdesrum. Klockan ande Tomas Teglund (S), ordförande Hans Brettschneider (MP), vice ordförande Britt-Marie Lundström (S) Fredrik Barrljung (S) Lilliann Carlsten (S) Robert Ignberg (S) David Lindgren (M) Leif Holmqvist (C) Inger Lundqvist (L) Tjänstgörande ersättare Övriga deltagande Ingela Olofsson, kommunal Ersättare Katrin Marklund (S) Per-Ivar Skogqvist (KD) Fredrik Sjöström (V) Elsy Larsson (S) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Patrick Nystedt, avd.chef ekonomi Anders Blom, inköpschef Peter Lundmark, avd.chef måltid Emma Sundelin, projektchef Tina Lundgren, enhetschef fastighet Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer Ersättare 107 justerades omedelbart och redovisas i separat protokoll Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Stadshuset, support och lokaler Underskrift. Ewa Boström

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Föregående protokoll På nämndsammanträdet beslutades att föregående protokoll samt anteckningar från arbetsutskott ska redovisas nästkommande nämndsammanträde. Följande redovisas: Nämnden för support och lokaler Nämnden för support och lokalers au Extra nämnden för support och lokaler Nämnden för support och lokalers au Anteckningar Föregående protokoll och anteckningar läggs till handlingarna

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Förslag på åtgärder för en tryggare bussväntsal i Skellefteå tätort Förvaltningen för support och lokaler fick tillsammans med kultur- och fritidskontoret i uppdrag av kommunstyrelsen att återkomma med förslag till åtgärder för att skapa en tryggare väntsal och miljö runt Skellefteå busstation. Under hösten har rapporter fortsatt att inkomma angående den upplevda otryggheten och brottsligheten i och kring väntsalen. Efter omvärldsbevakning och dialog med butiksägare, länstrafiken, drog- och brottsförebyggarna samt Polismyndigheten har följande förslag på tänkbara åtgärder identifierats: - Bemannad väntsal förslagsvis genom att verksamhet bedrivs i lokalen. Krav bör ställas på att verksamheten är öppen i samma utsträckning som väntsalen är tillgänglig för allmänheten. - Flytt av väntsal till samma lokaler som reseinfo så att väntsal och biljettförsäljning är på samma plats och bemannad. - Ta betalt för toalettbesök i väntsalen. - Ordningsvakter för busstationsområdet inklusive väntsalen (kräver beviljad ansökan hos Polismyndigheten). - Kameraövervakning (kräver tillstånd från Datainspektionen). - Se över belysning, träd och annat som kan förbättra sikt och trygghetskänslan i och kring busstationsområdet. - Stänga väntsalen om säkerheten för besökarna inte kan garanteras alternativt kraftigt begränsa öppettiderna. Kameraövervakning bedöms enligt Brå fungera bäst i kombination med andra brottsförebyggande åtgärder. och är i regel mer effektiv mot egendomsbrott än mot våldsbrott. Ett antal kommuner i Norrland 1 har fått busstationer/resecentrum/centralstationer prövade och beslutade av polisen enligt 3 lagen (1980:578) om ordningsvakter (LOV) vilket innebär att området kan bemannas med ordningsvakter. En kombination av förslagen ovan skulle sannolikt vara den bästa lösningen för att öka tryggheten och förebygga brott men samtidigt är det viktigt att förstå att säkerhetsanordningar också kan skapa en känsla av otrygghet. Förslag Den åtgärd som förväntas ge bäst resultat är hög grad av mänsklig närvaro. Således bör, på sikt, någon form av verksamhet bedrivas i väntsalen så att tillsyn kan ske den tid väntsalen är öppen för allmänheten.

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 Förslag till åtgärder på kort sikt: - Ta betalt för toalettbesök i väntsalen. Bedömd kostnad för installationen är kronor. - Ordningsvakter för busstationsområdet inklusive väntsalen som kan sättas in vid behov. Bedömd årskostnad är kronor. - Kameraövervakning i väntsalen. Bedömd kostnad för installationen är kronor. - Att tekniska nämnden ser över belysning och växtlighet längs med Södra Järnvägsgatan och i busstationens närområde. Bedömd kostnad är kronor. 1. Föreslå kommunstyrelsen att godkänna föreslagna åtgärder på kort sikt. 2. Föreslå att åtgärderna kameraövervakning och diverse anpassning för att ta betalt för toalettbesök tas ur säkerhetssamordnarens budget. 3. Föreslå att kommunstyrelsen ansöker hos Polismyndigheten om LOV 3-område för busstationsområdet 4. Föreslå att kommunstyrelsen tillför medel till tekniska nämnden för att upprätthålla en trygg och offentlig miljö genom att säkerställa bättre belysning och sikt längs med Södra järnvägsgatan och i busstationens närområde. 5. Föreslå att kommunstyrelsen ger nämnden för support och lokaler i uppdrag att utreda möjligheten och förutsättningarna för någon att bedriva verksamhet i väntsalen. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad KS 242, Bilaga 1: Platser som beslutats av Polismyndigheten efter särskild prövning enligt 3 lagen (1980:578) om ordningsvakter, LOV Bilaga 2: Beskrivning (ärende i Flexite) et sänds till: Säkerhetssamordnaren, Support och lokaler

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Remissyttrande angående motion av Carina Sundbom (C) om giftfria och miljömässigt hållbara platser för lek och idrott Kommunstyrelsens arbetsutskott har beslutat att översända en motion av Carina Sundbom (C) om giftfria och miljömässigt hållbara platser för lek och idrott. I motionen föreslås det att kommunfullmäktige beslutar att: biobaserade material och giftfria material ska eftersträvas vid upphandlingar av lekytor på skolgårdar, på utomhuslekplatser, konstgräsplaner och andra idrottsanläggningar det görs miljökonsekvensbeskrivningar av skolgårdar, utomhuslekplatser, konstgräsplaner och andra idrottsanläggningar och att den även tar hänsyn till indirekta effekter såsom spridning av mikroplaster eller giftiga ämnen. Utifrån miljökonsekvensbeskrivningarna görs skolgårdar, utomhuslekplatser, konstgräsplaner och andra idrottsanläggningar som bedöms ge miljökonsekvenser om, så de blir miljömässigt hållbara och giftfria. Remissyttrande: Nämnden för support och lokaler har beslutat att alla nybyggnationer ska uppnå minst miljöbyggnad Silver. För att uppnå nivå Silver ställs det höga krav på de olika byggnadsmaterial som används. I samband med ny- och ombyggnationer samt underhåll av befintliga utemiljöer försöker Support och lokaler eftersträva giftfria material så långt det är möjligt. Tyvärr kan ibland olika intressen krocka med varandra. Tex om utemiljöerna ska vara tillgängliga för tex rullstolsburna kan man inte använda bark som fallskydd. Att göra miljökonsekvensbeskrivningar och utifrån det åtgärder av utemiljöer bedöms innebära omfattande kostnader. Istället anser nämnden för support och lokaler att i samband med nybyggnationer och underhåll ta särskild hänsyn till dessa aspekter. Översända remissyttrande till kommunstyrelsens arbetsutskott.

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Motion 47/17 et sänds till: Kommunstyrelsen

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Månadsrapport september 2018, nämnden för support och lokaler Support och lokaler har sammanställt en månadsrapport/ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Samtliga rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utifrån idag kända förutsättningar pekar nämndens årsprognos för ordinarie verksamhet mot en total budgetavvikelse (drift) på ca 7,5 mnkr (överskott). Det tillkommer också omställningskostnader på fastighetsavdelningen med - 16 mnkr vilket innebär en total prognos på ett underskott på ca -8,5 mnkr. Godkänna redovisad månadsrapport, inklusive föreslagen åtgärdsplan. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Månadsrapport, support och lokaler Månadsrapport större investeringar et sänds till: Kommunstyrelsen/Budget och bokslut

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Område busstation, begäran om investeringsmedel stadsomvandling I samband med förberedelserna för byggnation av ett nytt kulturhus med tillhörande hotell så har den gamla busstationen, väntsal och bussgods flyttats. En ny busstation västerut på södra järnvägsgatan med hållplatser för bussar har anlagts. Väntsal har inrymts i den före detta taxibyggnaden och kontor samt lokaler för hantering av bussgods har iordningställts i den tidigare boulehallen. Support och lokaler, fastighetsavdelningen har hanterat kostnaderna för dessa investeringar under 2017 men saknar investeringsbudget för detta. I samråd med kommunledningskontoret begärs därför medel för dessa investeringar. 1. Begära 13,4 miljoner kronor hos Kommunstyrelsen för investeringsutgifter avseende iordningställande av väntsal och busstation inklusive bussgods. 2. Föreslå att finansiering sker ur kommunstyrelsens investeringsmedel för stadsomvandling sunderlag Fastighetsavdelningens tjänsteskrivelse daterad et sänds till: Kommunstyrelsen

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Sprinkler gruppboenden, hantering av kostnad Räddningstjänsten har ställt krav på ett utökat brandskydd för socialkontorets boende. Kravet är förenat med vite och åtgärderna har behövt utföras direkt genom installation av sprinkleranläggningar på 2 stycken gruppboenden i kommunens fastigheter. Support och lokaler, fastighetsavdelningen har hanterat kostnaderna för dessa investeringar under 2018 men saknar investeringsbudget för detta. I samråd med kommunledningskontoret regleras underskottet gällande investeringsmedel i samband med bokslutet Notera informationen sunderlag Fastighetsavdelningens tjänsteskrivelse daterad et sänds till: Kommunledningskontoret, ekonomi och finans

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Sammanträdestider 2019 samt tidplan för uppföljning och planering Support och lokaler har upprättat ett förslag till sammanträdestider för år 2019 och måldag för arbetet med nämndens styrkort. Beredande arbetsutskott är beredande inför nämndsammanträdet. Arbetsutskott som kallas upphandling avhandlar i stort sett bara upphandlings- och tilldelningsbeslut och kan ställas in på ordförandes begäran om det inte finns något aktuellt ärende. Under året kan också ordförande kalla till extra arbetsutskott om det behövs. Nämnden ska löpande behandla målstyrning, internkontroll, ekonomiska prognoser och delårsrapporter med mera. En tidplan för uppföljning och planering för 2019 visar på områdena. Utöver dessa tillkommer löpande beslutsärenden och informationspunkter. 1. Godkänna föreslagna sammanträdestider 2019 med reservation för förändringar som kan ske 2. Godkänna föreslagen tidsplan för uppföljning och planering sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Sammanträdestider 2019 Tidplan för uppföljning och planering et sänds till: Support och lokaler/sekretariat och nämndsekreterare

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Uppföljning av samlat dokument för delegationsbeslut samt anmälan av delegationsbeslut Utifrån en revisionsrapport om övergripande ansvarsutövande 2013 har nämnden ett samlat dokument för sina delegationsbeslut. Nämnden har beslutat att dokumentet ska följas upp en gång per år och i samband med uppföljningen ska också förvaltningen anmäla beslut som har fattats enligt beslutsordningen. Nämndens ansvarsområde har utökats och nämndens reglemente ska ses över inom kort. Förvaltningen föreslår därför att det tas fram en ny delegationsordning när reglementet är justerat och att delegationsordningen får ersätta det samlade dokumentet för delegationsbeslut. Förvaltningen har sett över de delegationsbeslut som är gjorda under året. De flesta har löpande anmälts till nämnden utom nedanstående som anmäls i samband med ärendet: - Underskrivna hyreskontrakt och uppsägningar - Upphandlingsbeslut på delegation till inköpschefen - om ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) 1. Ta fram förslag till en ny delegationsordning när reglementet är justerat. Delegationsordningen ska ersätta det samlade dokumentet för delegationsbeslut 2. Godkänna anmälda delegationsbeslut sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Underskrivna hyreskontrakt och uppsägningar, Delegerade upphandlingsbeslut Lista på ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delegationsbeslut under 2018, GDPR Systemlistan är oförändrad, d v s inga nya system har tillkommit sedan i maj. Dock har ett antal personuppgiftsbiträdesavtal skrivits med leverantörer. Följande leverantörer har nämnden nu skrivit personuppgiftsbiträdesavtal med: Garuda ATEA Arkitektkopia Holding AB Flexeurope AB Fotograf Linus Beimo Kangero Production AB Nordic Peak AB Fotograf Marianne AB En begäran om registerutdrag från en registrerad har inkommit. Ärendet hanterades enligt rutinerna och begärda uppgifter samlades in och delgavs inom skälig tid. Sedan 11/9 har kommunen en ny, uppdaterad mall för personuppgiftsbiträdesavtal som ska användas. Sveriges kommuner och landsting (SKL) har uppdaterat sin mall och kommunen har i sin tur anpassat sin efter SKL:s förändringar. Godkänna informationen et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Återkoppling av uppdrag till förvaltningschef Nämnden har en lista där sekreteraren noterar uppdrag som nämnden ger till förvaltningschefen. När uppdraget är slutfört och nämnden har fått återkoppling så stryks ärendet från listan. Listan följs upp två gånger per år. Nämnden får aktuell information från förvaltningschefen och stryker ärenden som är avslutade. Notera avslutade ärenden. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Redovisning större byggprojekt I samband med månadsrapporten redovisas de stora investeringsprojekten och projektchefen berättar om nuläget i vart och ett av dem. Avtalen kring Kulturhuset är undertecknade och på lördag tas första spadtaget. Redovisningen godkänns

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Uppföljning av underhållsplan 2018 Nämnden för support och lokaler har beslutat att utfallet på underhållsplanen ska följas upp en gång per år förutom vid bokslut. En sammanställning av utfall och prognos har tagits fram per sista september. Notera informationen sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Underhållsplan investering Underhållsplan drift

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Reflektion över dagens ärenden ur barn- och ungdomsperspektiv, jämställdhetsperspektiv och landsbygdsperspektiv Nämnden har sedan 2014 en stående punkt där den reflekterar över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt. Nämnden har beslutat att utöka den att även omfatta barn- och ungdomsperspektiv och landsbygdsperspektiv. Nämnden konstaterar att det är väldigt viktigt att busstationen upplevs trygg ur alla tre perspektiven.

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delgivningar Följande delges: Kommunstyrelsen Månadsrapport maj 2018, Skellefteå kommun Kommunstyrelsen Delegationer för anskaffningsbeslut och inköpsbehöriga 2018, nämnden för support och lokaler Delgivningarna läggs till handlingarna

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Informationer Livsmedelsverket och Socialstyrelsen på besök Livsmedelsverket och Socialstyrelsen har besökt Skellefteå för att få se hur vi jobbar med mat till äldre. De fick provsmaka mat tillsammans med pensionärer och göra ett studiebesök på Arom kök och restaurang. De uttryckte beröm och kommer att ta med sig intrycken i fortsatt arbete med att bland annat ta fram nya råd. Vegankost i förskola och skola Måltidschefen informerar om ett reportage i Sveriges television med föräldrar som önskar att det serveras vegankost på förskolor och skolor. Det är kostpolitiska programmet som styr vad som serveras och det beslutas av kommunfullmäktige. Idag erbjuds ett vegetariskt alternativ och cirka 30 % av dagarna är det vegetariska alternativet möjligt att äta för de som är veganer. Seniordagar i Burträsk, Jörn och Skellefteå Välbesökta dagar med bland annat provsmakning av matlådor som tillagas på Arom. Maten får beröm men det framgår också hur viktig det är med uppläggningen är så att den smakar bra även för ögat. Underhåll och anpassningar i kommunens fastigheter I samband med uppföljning av underhållsplanen får nämnden information om enheten på fastighet som jobbar med underhåll av kommunens fastigheter och anpassningar som beställs av verksamheterna. En del utförs i egen regi men den största delen avropas via kommunens ramavtal för byggservice.

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Övriga frågor Förslag till effektivisering Hans Brettschneider (MP) föreslår att den interna IT supporten inför en form av kösystem som gör att man inte behöver sitta och vänta så länge på sin tur. Exempelvis finns idag möjligheten att bli uppringd när man ringer kundtjänst. Förvaltningschefen undersöker frågan och återkommer. Nya rutiner för läkarintyg Lilliann Carlstén (S) undrar hur man arbetar med sekretessen i Internservice när personal enligt den nya rutinen ska lämna sjukintyg där. Förvaltningschefen undersöker frågan och återkommer. Utbildning om förvaltningen i samband med ny mandatperiod David Lindgren (M) efterfrågar utbildning om de olika enheterna och hur man kommer i kontakt med tjänstepersoner. Förvaltningschefen berättar att det kommer att ske i samband med att det blir en ny mandatperiod.