PROTOKOLL 1 (24)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (24) Nämnden för support och lokaler Plats och tid Stadshuset, sammanträdesrum E4. Klockan ande Tomas Teglund (S), ordförande Hans Brettschneider (MP), vice ordförande Leif Holmqvist (C) Britt-Marie Lundström (S) Fredrik Barrljung (S) Lilliann Carlsten (S) , Robert Ignberg (S) Inger Lundqvist (FP) Tjänstgörande ersättare Per-Ivar Skogqvist (KD) för David Lindgren (M) Elsy Larsson (S) för Lilliann Carlsten (S) 106 Övriga deltagande Ingela Olofsson, kommunal Ersättare Katrin Marklund (S) Fredrik Sjöström (V) Elsy Larsson (S) , Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Fredrik Nilsson, avd.chef fastighet Patrick Nystedt, avd.chef ekonomi Peter Lundmark, avd.chef måltid , Anna Källsved, avd.chef utveckling och It , Birgitta Holmström, avd.chef personal 106 Ulrica M Andersson, controller 106 Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer Ersättare Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, nämndsekreterare Underskrift. Ewa Boström

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 97 Dnr FA Upphandling av anläggning av nya industritomter Degerbyn Inköpsenheten har för kommunledningskontorets räkning tagit in anbud på nyanläggning av industritomter i Degerbyn Fem anbud har kommit in. Anbudspriserna finns i en särskild sammanställning. Utvärdering av anbuden har skett i samråd med representanter från samhällsbyggnadsförvaltningen som fått i uppdrag från kommunledningskontoret att projektleda, enligt ett särskilt utvärderingsprotokoll, som visar vilket anbud som är lägst pris. Summan av denna upphandling är kronor. Avtal tecknas med Skanska Sverige AB sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Utvärderingsprotokoll et sänds till: Support och lokaler/inköpschef

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 98 Dnr FA Upphandling av koncernredovisningssystem Inköpsenheten har för Skellefteå respektive Piteå kommunkoncerners räkning tagit in anbud på koncernredovisningssystem. Tre anbud har kommit in. Anbudspriserna finns i en särskild sammanställning. Utvärdering av anbuden har skett i samråd med referensgrupp från verksamheten enligt ett särskilt utvärderingsprotokoll, som visar vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt. Summan av denna upphandling är kronor. 1. Avtal tecknas med Addedo aktiebolag ( ) 2. Avtalsperiod till sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Anbudsammanställning Utvärderingsprotokoll et sänds till: Support och lokaler/inköpschef

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 99 Dnr FA Medborgarförslag - Avgiftsfria parkeringsplatser vid entrén till forskarrum museet Nordanå (59/16) Nämnden för support och lokaler har fått ett medborgarförslag där förslagsställaren vill att det anordnas avgiftsfria parkeringar i anslutning till forskarrum på Nordanå. Det för att när man är inne i sin forskning så kan man lätt glömma när parkeringstiden löper ut. Svar på medborgarförslag: Nämnden för support och lokaler har som målsättning att ha så lite biltrafik på Nordanå som möjligt. På tomtmark finns det personalparkering och parkering för rörelsehindrade. Utanför tomtmark finns det platser för besökande till vävstugan och Nordanågården. Vidare finns det avgiftsbelagda parkeringar vid Ernst Westerlunds allé, Kyrkstadsvägen och Nordlandergatan. Från och med den 1 september lanserar Skellefteå kommun ett nytt parkeringssystem som gör det möjligt att betala den tid man står där. Man registerar sig via en smartphone när man anländer och när man lämnar så betalar man för den tid man haft sin bil parkerad. I och med det så försvinner det problem som förslagsställaren tar upp. Har man inte tillgång till en smartphone kan man givetvis betala i förskott som tidigare. Avslå medborgarförslaget sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Medborgarförslag et sänds till: Förslagsställare Kommunstyrelse

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Förhyrning av moduler för skolverksamhet, anpassningar av lokaler till förskoleverksamhet och fritidsverksamhet, samt förhyrning av extra lokaler till förskoleverksamhet Barn- och grundskolenämnden behöver extra lokaler för skolverksamhet vid Bolidenskolan, Lövångerskolan, Örjanskolan och Auraskolan. De behöver också anpassa lokaler till förskoleverksamhet i Jörn och till fritidshemsverksamhet i Sandfors samt hyra extra lokaler till förskoleverksamhet i Boliden. De har via fyra nämndsbeslut gett uppdrag till support och lokaler att: - hyra pedagogiska paviljonger för skolverksamhet vid de ovan nämnda skolorna - anpassa dagens fritidshemslokaler till förskoleverksamhet i Jörn samt köpa inventarier till den nya förskoleavdelningen - förhyra lokaler för förskoleverksamhet i Boliden - anskaffa lokaler för fritidshemmet i Sandfors Uppdra till förvaltningschef att genomföra förhyrningar och anpassningar enligt barn- och grundskolenämndens beslut sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Barn- och grundskolenämndens beslut Barn- och grundskolenämndens beslut Barn- och grundskolenämndens beslut Barn- och grundskolenämndens beslut et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Försäljning av Byske 57:1 (sockenstugan) Support och lokaler förvaltar Sockenstugan i Byske på fastigheten Byske 57:1, dock finns det inte några kommunala hyresgäster. I sockenstugan finns det två bostadslägenheter i övre plan och på nedre plan finns det en lokal. Support och lokaler har ställt frågan till andra kommunala verksamheter om eventuella behov av denna fastighet och eftersom det inte finns något behov, gör support och lokaler bedömning att fastigheten inte behövs för framtida kommunal verksamhet. 1. Föreslå kommunstyrelsen att Byske 57:1 får säljas. 2. Föreslå kommunstyrelsen att ge nämnden för support och lokaler i uppdrag att bjuda ut fastigheten. 3. Föreslå kommunstyrelsen att ge kommunledningskontorets samhällsutveckling i uppdrag att ombesörja överlåtelsehandlingar och försäljningsbeslut. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Utdrag från Solen et sänds till: Kommunstyrelsen

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Försäljning Byske 1:17 (före detta förskola) Support och lokaler förvaltar en före detta förskola på Ringvägen i Byske (Byske 1:17). Skol- och kulturkontoret har tidigare hyrt den men sedan ett tag tillbaka har de inget behov av fastigheten. Support och lokaler har frågat andra kommunala verksamheter om eventuellt behov av lokalen. Eftersom det inte finns något behov så gör support och lokaler bedömningen att fastigheten inte behövs för framtida kommunal verksamhet. 1. Föreslå kommunstyrelsen att Byske 1:17 får säljas. 2. Föreslå kommunstyrelsen att ge nämnden för support och lokaler i uppdrag att bjuda ut fastigheten. 3. Föreslå kommunstyrelsen att ge kommunledningskontorets samhällsutveckling i uppdrag att ombesörja överlåtelsehandlingar och försäljningsbeslut. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Utdrag från Solen et sänds till: Kommunstyrelsen

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Motion av Peter Lindkvist (SD) om handlingsplan för att kvalitetssäkra maten på äldreboenden (6/16) Kommunfullmäktigeledamoten Peter Lindkvist (SD) anför i en motion att kommunen ska införliva en handlingsplan för att kvalitetssäkra maten på alla äldreboenden efter en händelse med bränt fläsk som serverats. Nämnden för support och lokaler skrev i sitt remissvar till kommunfullmäktige att det finns upprättade rutiner och handlingsplaner för att kvalitetssäkra maten på äldreboenden och föreslog att motionen skulle avslås. Kommunfullmäktige beslutade att ge support och lokaler i uppdrag att uppdatera och vid behov skärpa rutiner för att kvalitetssäkra maten på äldreboenden. I övrigt har motionen inte föranlett någon åtgärd. Uppdra till förvaltningschef att uppdatera och vid behov skärpa rutiner för att kvalitetssäkra maten på äldreboenden. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse daterad Kommunfullmäktiges beslut et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Inköp av tre bilar till måltidsavdelningen Barn- och grundskolenämnden och nämnden för support och lokaler har beslutat att utöka sitt samarbete kring maten på förskolorna (Bgn , Nsl ). et innebär att kockar på enavdelningsförskolor på område Öst ska föras över organisatoriskt till support och lokalers måltidsavdelning under hösten och att utredning ska ske om måltidsavdelningen kan överta samtliga kockar på enavdelningsförskolorna från och med 1 januari Sammantaget handlar det om 89 enavdelningsförskolor. Måltidsavdelningen har utifrån beslutet och att antalet tillagningskök ökar gjort en översyn av sin organisation, arbetssätt och fördelning av arbetsuppgifter. Fler kök leder till ökat behov av tillgång till bil för enhetscheferna för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett bra sätt. För att fullfölja förändringen behöver antalet bilar utökas. Idag finns en bil. Kostnaden är cirka kronor per bil och år, plus rörliga kostnader. Kostnaden kommer att belasta måltidsavdelningens driftbudget. Godkänna inköp av tre bilar till måltidsavdelningen. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse daterad et sänds till: Support och lokaler/måltidschef Samhällsbyggnad/serviceavdelningen

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Översyn av kommunens restauranger som erbjuder lunch till bland annat pensionärer Måltidsavdelningen driver ett antal restauranger i kommunal regi; på Anderstorg, Burträskgårdarna, Skogsbacken i Boliden och Hemgården i Lövånger. Syftet med restaurangerna är att kunna erbjuda pensionärer att komma dit och äta lunch. Måltidsavdelningen har mötts av kritik från näringslivet att den kommunala restaurangverksamheten konkurrerar med privata restauranger. Måltidsavdelningen har därför tillsammans med socialkontoret och kommunens jurist genomfört en översyn av restaurangverksamheten för att se vilka kök som är möjliga att fortsätta att driva i kommunal regi. Enligt kommunallagen är det inte möjligt för en kommun att driva restauranger, se lagtext. Kommunallag (1991:900) 2 kap. Kommunernas och landstingens befogenheter. 7 Kommuner och landsting får driva näringsverksamhet, om den drivs utan vinstsyfte och går ut på att tillhandahålla allmännyttiga anläggningar eller tjänster åt medlemmarna i kommunen eller landstinget. Restauranger som finns i anslutning till äldreboenden (Burträskgårdarna, Skogsbacken och Hemgården) kan erbjuda service till seniorer och närstående i ytterområden där det finns begränsade möjligeter att gå på andra restauranger. Restaurangen på Anderstorg ligger däremot inte i anslutning till ett äldreboende och det finns flera privata restauranger i närheten. Måltidsavdelningen föreslår därför att restaurangen på Anderstorg avvecklas. I samband med översynen har måltidsavdelningen tittat på öppettider och ekonomi. Restaurangerna på Skogsbacken och Hemgården har i dag öppet på helger och röda dagar. Det är i snitt ätande på helger och röda dagar vilket är väldigt kostnadsdrivande. Måltidsavdelningen föreslår därför att restaurangerna på Skogsbacken och Hemgården stängs under helger och röda dagar. De kommunala restaurangerna är till för pensionärer, anhöriga, besökare till personer som bor på äldreboende och kommunanställda. Där landstinget har verksamhet i samma hus har även landstingsanställda möjlighet att äta. En tydlig uppmärkning ska finnas vid entrén till restaurangen.

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 Jämställdhet Förslaget bedöms ha lika påverkan på män och kvinnor. Verksamheten har noterat att det är fler män än kvinnor som äter i restaurangerna. Nämnden vill behålla öppettiderna på Skogsbackens och Hemgårdens resturanger under helger och röda dagar och avslår måltidsavdelningens förslag. 1. Avveckla restaurangen på Anderstorg. 2. Uppdra till måltidsavdelningen att göra en tydlig märkning vid entréerna om vilka som får äta i restaurangen. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delårsrapport augusti 2016 Nämnden för support och lokaler har upprättat delårsrapport för perioden januari-augusti Redovisningen följer kommunens riktlinjer och innehåller prognos för årets måluppfyllelse samt ekonomisk uppföljning för både drift och investering. Delårsrapporter från samtliga avdelningar ligger till grund för den sammanställda rapporten. Delårsrapporten beskriver hur verksamheten bedrivits i förhållande till kommunfullmäktiges uppdrag samt berör viktiga händelser och utvecklingstendenser under perioden. Ett antal prestationsmått lyfts även fram. Support och lokalers bedömning är att måluppfyllelse kommer att nås inom samtliga styrkortsperspektiv. Ekonomisk prognos Den ekonomiska prognosen som gjorts utifrån kända förutsättningar per den 31 augusti pekar, utifrån allt detta, totalt sett på att nämnden kommer att redovisa ett underskott (drift) på cirka -47 mnkr mot tilldelade anslag. Exklusive poster för extraordinär drift, omställningskostnader samt hyresförluster inom fastighet, se nedan, är förvaltningens prognos positiv för året, cirka +9 mnkr. I samband med prognosen i maj rapporterade nämnden om extraordinära driftkostnader som kommer att belasta nämnden under Bland annat har man vid ett par större investeringsprojekt sanerat asbest, samt att kommunens tillämpning av redovisningsregler från år 2016 innebär att vissa kostnader för pågående projekt, som tidigare bokförts som investering, nu belastar driften innevarande år. I denna delårsrapport redovisas även att förvaltningen år 2016 inte har någon riktad finansiering för varken omställningar, inte strategiska tomhyror eller rivningar av fastigheter, och dialog pågår med kommunledningen om hur det ska hanteras. Befarat underskott för dessa poster (totalt -56,2 mnkr) ingår i fastighetsavdelningens prognos. Nämndens övriga avdelningar uppvisar både positiva och negativa budgetavvikelser, se tabell. Positiva avvikelser inrymmer i de flesta fall budget för pågående projekt, men är även ett resultat av återhållsamhet med vikarier samt effektivare arbetssätt. I prognosen ingår även att endast 17,6 mnkr av äskad resultatöverföring på 20,5 mnkr balanserats från 2015 till Måltidsavdelningens prognos är -2,5 mnkr, vilket beror på resultatöverföring från 2015, ökade kostnader för unga på grund av höjda sociala avgifter, samt ökade livsmedels- och transportkostnader. Förutom fortsatta effektiviseringar så förs bland annat en dialog med socialkontoret om en prisökning år 2017 och underskottet kommer att balanseras vidare till nästa år.

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 Personalsupport (lönecenter) redovisar en avvikelse på cirka -2,2 mnkr. Det beror i stort på ett balanserat underskott från 2014/2015, men är även ett resultat av underfinansierad verksamheten år En handlingsplan finns för att få en ekonomi i balans till år Kommunikationsavdelningen har en positiv prognos på cirka +3,5 mnkr, främst som en följd av en balanserad budgetpost riktad till kommande arbete med kommunens kommunikationsplattform, men omfattar även balanserat resultat från 2015 samt projektmedel för pågående insatser inom de olika enheterna. Av de redovisade avvikelserna mot budget är det totalt cirka -57,8 mnkr som förvaltningen i ett kommande äskande vid årets slut inte önskar överföra till år 2017, se kursiverade siffror i tabell. Dialog om både reglering av avvikelserna samt framtida finansieringslösningar pågår med tjänstemän inom kommunledningskontoret. Prognos, avvikelse mot budget 2016 (mnkr) Augusti Maj Nämnden för support och lokaler (extra Au för inköpsärenden) -0,18-0,15 Förvaltningschef, (projektmedel energi samt disponibelt utrymme utveckling) 1,0 0 Förvaltningschef (IT-kostnader för nätverk -1 mnkr utöver ram) -1,0-0,7 Måltid (-1,1 från 2015, höjt PO för unga -0,8, ökade kostnader livsmedel pga. nya avtal och transporter mm -0,6 mnkr.) -2,5 0 Ekonomisupport (resultatöverföring från 2015 ca +0,2 samt vissa vakanser under året inom främst inköp) 1,0 0,5 Utveckling och IT (varav resultatöverföring underskott från 2015, -2,7 mnkr) 1,0 0,3 Fastighet (drift, städ & pågående/avslutade projekt) 8,1 0 Fastighet (omställningskostnader, rivning, utrangering, ej strategiska tomhyror) -17,7 0 Fastighet, hyresförlust A-torp, Balder, Kaplan -8,5 0 Fastighet, extraordinär drift (ökad driftkostnad vid omklassning av investeringar till drift, främst Anderstorp, Balder och Kaplan -20 mnkr) -30,0-30,0 Personalsupport (ändrade annonskanaler, ökat antal rekryteringsuppdrag, ersättning för projektarbete) 0,5 0 Personalsupport, Lönecenter ack. underskott (varav underskott -1,4 från 2014/2015 pga. påförd semesterlöneskuld) -2,2-1,6 Kommunikation (bl.a. lägre personalkostnad kundtjänst, vakanser info, samt resultatöverföring från 2015, bl.a. projektmedel & webbunderhåll) 3,9 2,8 Kommunikation (ersättning för studeranderesor, ackmulerat underskott 2015/2016) -0,4 0 SUMMA -47,0-28,8 Beträffande förvaltningens pågående och avslutade investeringar får nämnden en ekonomisk uppföljning och prognos för samtliga beslutade projekt. Prognosen är att investeringsvolymen 2016 kommer att uppgå till cirka 373,5 mnkr, vilket är cirka 31,1 mnkr högre än tilldelad budget. Nya anslag finns för pågående projekt 2017.

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 Godkänna support och lokalers delårsrapport per den 31 augusti, inklusive föreslagen åtgärdsplan för i huvudsak extraordinära driftkostnader, omställningskostnader samt hyresförluster inom fastighetsområdet. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Support och lokalers delårsrapport, augusti 2016 Avdelningarnas delårsrapporter, augusti 2016 Investeringsrapport, augusti 2016 Nyckeltalssammanställning, augusti 2016 et sänds till: Kommunstyrelsen/Budget och bokslut

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Omfördelning mellan drift och investering, Anderstorp Balder Kaplan, samt preliminär internhyra Förändrade styrprinciper vid investering Tillsammans med kommunledningskontoret har det tagits fram riktlinjer för hur man ska hantera de förändrade styrprinciperna kring investeringar. Arbetet har inneburit att det har setts över vad som kan aktiveras i balansräkningen som en investering och vad som direkt ska redovisas som driftskostnad. Tidigare har fler utgifter bokförts som en investering men numera ska vissa utgifter bokföras som driftskostnad, till exempel utgifter för sanering, evakueringslokaler, overheadkostnader, delvis rivning. Konkret innebär det att fastighetsavdelningen kommer få ett rejält underskott på driften. Dock kommer det att minska våra hyresgästers kommande hyror i och med att kapitaltjänsten för de aktuella investeringsprojekten minskar. Driftunderskottet beroende på tillämpningen av de nya riktlinjerna beräknas till cirka 30 mnkr och måste hanteras i samband med bokslut. Av dessa 30 mnkr hör 20 mnkr till ombyggnationerna på Anderstorp, Balder och Kaplan. Vad gäller kommande års investeringsprojekt kommer avdelningen i samband med investeringsäskande att specificera vilken summa som kan bokföras som investering och vilken summa som ska bokföras på driften. Det innebär till exempel att nya Getbergs/Moröskolan måste ha dels en investeringsbudget men också en driftbudget för direkta driftkostnader i samband med uppförandet. Genom att kommunen bokför de kostnaderna direkt minskar istället de framtida hyreskostnaderna för verksamheten. Internhyra I samband med att ombyggnationerna på Anderstorp, Balder och Kaplan påbörjades så beslutades det i samråd med kommunledningskontoret att hyrorna inte skulle förändras under byggtiden oavsett om det tillkom eller avgick lokalyta. Det eftersom att då skulle budgetramarna behöva förändras under pågående budgetår. Under 2016 har inte fastighet tagit ut hyra för exempelvis den nya bygghallen på Anderstorp och tillbyggnaden på Balder. Fastighet betalt kapitaltjänst och drift för dessa, hyresförlusten beräknas till cirka 8,5 mnkr.

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 Från och med 2017 så är alla gymnasiekontorets lokaler på Balder och Anderstorp klara för inflyttning. Nedan presenteras en preliminärhyra (inklusive städ) för gymnasiekontoret, jämfört med tidigare kostnad. I denna uträkning har även kapitalkostnader justerats utifrån komponentavskrivning. Ny hyra och Tidigare hyra och Skillnad, mnkr städ, mnkr städ, mnkr Anderstorp 20,5 11,6 8,9 Balder 17 15,8 1,2 Kaplan 0 12,1-12,1 37,5 39,5-2 Gymnasiekontorets hyror (inkl städ) kommer således att minska år 2017 med cirka 2 mnkr. Gymnasienämnden och för- och grundskolenämndens ramar kommer att justeras med anledning av dessa investeringsprojekt. Omfördelning av ramar hanteras av kommunledningskontoret i särskilt ärende. 1. Efter diskussion notera information kring förändrad internhyra för gymnasiekontoret. 2. Nämnden för support och lokaler föreslår kommunstyrelsen att hyresförluster och utgifter för förändrade redovisningsprinciper ska hanteras i bokslutet. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad et sänds till: Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret/ Ekonomi och finans

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Nämndsmål 2017 Kommunfullmäktige fastställde kommunövergripande mål för inom områdena tillgänglighet, trygghet, effektivitet och samhällsutveckling. Utifrån dessa har nämnderna lämnat förslag till fullmäktige på mål för nämndens verksamhet. Kommunens budgetberedning har i enlighet med målstyrningsmodellen prioriterat bland nämndförslagen för att säkerställa ett begränsat antal mål och en balanderad målstyrning på övergripande nivå. Kommunfullmäktige har beslutat följande nämndsmål för nämnden för support och lokaler: Tillgänglighet ---- (Nämnden för support och lokalers förslag: Nöjdare kunder genom medskapande och inkluderande dialog) Trygghet Hög medborgarservice via kundtjänst (Överensstämmer med nämndens förslag) Effektivitet Identifiera nya samordningar och effektivisera befintliga för att frigöra resurser till kärnverksamheterna (Överensstämmer med nämndens förslag) Samhällsutveckling Begränsad klimatpåverkan inom lokaler och livsmedel (Överensstämmer med nämndens förslag) Notera fastställda mål för nämnden för support och lokaler 2017 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Kommunfullmäktiges beslut Nämnden för support och lokalers beslut

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Revisionsrapport - kommunens externa kommunikation Kommunrevisionen genomförde en granskning av kommunens externa informationsverksamhet. Följande utvecklingsområden noterades: Kommunens övergripande informationsstrategi bör reglera bestämmelser/riktlinjer för nämndspecifika styrdokument, riktlinjer för redovisning, uppföljning/utvärdering och rapportering av den externa informationsverksamheten och vilken beslutsnivå övergripande styrdokument för verksamheten ska fastställas. Kommunstyrelsen uppdrog därför till kommunledningskontoret att ta fram ett förslag om vad som bör följas upp inom informationsverksamheten. Då den centrala informationsverksamheten fördes över från kommunstyrelsen till nämnden för support och lokaler hade inte uppdraget redovisats, varför det nu redovisas för nämnden. Under de senaste åren har en övergripande kommunikationsstrategi tagits fram och fastställts, kommunikationsinsatser mäts och följs upp, informationsenheten har nyckeltal som följs upp och generella riktlinjer för styrande dokument har tagits fram och fastställts. Därmed kan uppdraget anses som avslutat och revisionsrapporten besvarad. 1. Nämnden för support och lokaler godkänner redovisningen av vidtagna åtgärder. 2. Revisionens synpunkter anses besvarade utifrån den överlämnade redovisningen. sunderlag Kommunstyrelsens protokoll Revisionsrapport kommunens externa kommunikation Kommunikationsstrategi Generella riktlinjer för styrande dokument et sänds till: Kommunstyrelsen Revisionen

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Reflektion över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt Nämnden har en stående punkt där den reflekterar över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt. Nämnden reflekterar över delårsrapporten som innehåller könsfördelad statistik och diskuterar jämställdhet i samband med rekryteringar. Nämnden noterar att ärendet som handlar om översyn av kommunens restauranger har beaktat jämställdhet i ärendebeskrivningen. Sveriges kommuner och landsting, SKL, har en checklista för jämställda beslut som riktar sig till politiker. Ordförande delar ut checklistan och uppmanar ledamötena att prova använda den när de läser handlingarna inför nästa sammanträde. Notera reflektionen.

20 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delgivningar Följande delges: Kommunfullmäktige Motion av Lenita Hellman (M) om att sätta Skellefteås skolmatsalar på White Guide-kartan (33/15) Kommunfullmäktige Motion av Jens Wennberg (L) om att göra tillagningsköken till egna budgetområden och eget inköpsansvar (4/16) Kommunfullmäktige Motion av Micaela Löwenhöök (M) om att motarbeta brottslighet med kameraövervakning (7/16) Kommunfullmäktige Omföring av budgetram från kommunledningskontoret till support och lokaler för överflyttning av ekonomtjänst Kommun fullmäktige Förslag till reviderade reglementen för nämnder inom samhällsbyggnadsfrågor samt gemensamt grundreglemente för alla nämnder Kommunfullmäktige Motion av Rune Wästerby (MP) om att stimulera kommunanställdas cykelresor till och från jobbet (45/15) Kommunfullmäktige Socialnämndens boendeplan Kommunfullmäktige Delårsrapport per april 2016, Skellefteå kommun Kommunfullmäktige Omföring av investeringsbudget till kulturnämnden för konstnärlig utsmyckning Kommunfullmäktige Förskoleplacering Kaplanskolan Kommunstyrelsen Riktlinjer för Skellefteå kommuns arbete med krisberedskap Tekniska nämnden Åtgärder för att minska kostnaderna för vinterväghållningen och hålla budgeten

21 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 Tekniska nämnden Trafiksäkerhetsåtgärd vid Tallbacka förskola, Bureå Nämnden för grundläggande IT-kapacitetstjänster Bokslut 2015 Delgivningarna läggs till handlingarna.

22 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Informationer It lagring och ansvarsfördelning Avdelningschefen för utveckling och It informerar om den gemensamma It nämnden och deras årsrapport för It nämnden består av Umeå kommun, Skellefteå kommun och under 2015 har också Vännäs kommun anslutit sig till nämnden. Det har till stor del fungerat bra att lagra data i Umeå men det finns ett par system där det har uppstått problem som nu är lösta. It nämnden ansvarar för datalagring och att det sker enligt avtal. Skellefteå kommun ansvarar för att säkerställa kostnadseffektiviteten genom att exempelvis hålla nere mängden data som lagras. Det har tagits fram en ansvarsfördelning och riktlinjer för ledning och styrning av It på kommunen. En så kallad HUKI matris (huvudansvarig, utförare, konsulteras, informeras) tydliggör ansvarsfördelningen mellan olika funktioner på kommunen. Ekonomicenter Avdelningschefen för ekonomi informerar om arbetet med att starta ett gemensamt ekonomicenter. De vill samla resurser inom ekonomi på support och lokaler och på så sätt kunna erbjuda en samlad kompetens inom området. Innan sommaren fick förvaltningarna information om vad förändringen innebär. Efter sommaren bjöds alla som arbetar med ekonomi på kommunen till ett informationsmöte. Nu arbetar de med att ta fram organisationsförslag och tjänstebeskrivelser och i slutet på september ska det samverkans på kommunövergripande nivå. Remiss på Boverkets rapport Skellefteå kommun har fått en remiss från Näringsdepartementet på Boverkets rapport Dokumentationssystem för byggprodukter vid nybyggnation (2015:46). I juni gav nämnden uppdrag till förvaltningen att besvara remissen och informera om svaret. Avdelningschefen för fastighet informerar om remissyttrandet. Förslaget är en bra start för att systematisera dokumentationssystem för byggprodukter i byggnader och anläggningar. Nya lokalerna i stadshuset har tematiserats I februari 2016 genomfördes workshops kring temat Skelleftebygden. Medarbetare från olika arbetsgrupper på support och lokaler strålade samman för att diskutera och bryta ner temat i nyckelbegrepp och bilder. Resultatet av workshopsen har använts som inspiration till att ta fram olika teman för den nya kontorsytan i stadshuset. Förvaltningschefen visar hur temana ser ut. Kan hända kommer nämnden att ha något av sina sammanträden i guldrummet framöver.

23 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 23 Framtidsdagarna 4-5 oktober Årets Framtidsdagar är den 4-5 oktober. Ordinarie ledamöter i nämnderna erbjuds att vara med och om de inte kan så får de skicka ersättare. Nämnden hade ett inbokat arbetsutskott den 5 oktober men har flyttat det till måndag 3 oktober.

24 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Övrig fråga Ny ledamot i nämnden för support och lokaler Kristin Fungdal Öhman (MP) har avsagt sig uppdraget som ledamot i nämnden för support och lokaler. Kommunfullmäktige har på sitt sammanträde beslutat att Hans Brettschneider (MP) ska ersätta henne. Hans blir också vice ordförande i nämnden.