VALLNTUNA KOMMUN RVISIONN VALLNTUNA KOMMUN Kommunstyrelsen KLK 20t{ -0t- I 7 Dnr:...,. ;. MISSIV 20 13-12- 18 KOMMUNSTYRLSN Grnskning v nköp och upphndling hr på uppdrg v oss förtroendevld revisorer grnskt om kommunens upphndlingsverksmhet är ändmålsenlig utifrån verksmhetens behov smt om kommunens upphndlings- och inköpsverksmhet är ändmålsenligt orgniserd. Med ändmålsenligt orgniserd mens tt orgnistionsstrukturen underlättr och bidrr till verksmheterns nvändning v rmvtl smt tt löpnde uppföljning görs för tttäckverksmheterns behov. Vårt vl v grnskningsinsts utgår från den väsentlighets- och risknlys som genomfördes inför revisionsårer 2013. Vi delr de bedömningr som gör i grnskningsrpporten. Vår smlde bedömning är tt kommunens upphndlings- och inköpsverksmhet inte i ll delr är fullt ut ändmålsenligt orgniserd utifrån verksmhetens behov. Följnde ikttgelser ligger till grund för bedömningen: o Det finns en upplevd otydlighet i nsvrsfördelningen melln upphndlingsenheten o ch verksmhetetn. o Det skns ett fullständigt vtlsregister. o Det görs ingen systemtisk uppföljning v hur mycket som köps från olik leverntörer. o Det skns regler kring vem som får gör inköp. o Det är tveksmt om smtlig medrbetre ár tillräckligt informerde och utbildde för ft gör inköp. o Rmvtlsregistret på kommunens intrnät hnters inte ändmålsenligt. o Registernlysen visr tt kommunen hr gjort vsteg från LOU. Utifrån grnskningen lämnr vi ett ntl rekommendtioner som frmgår v bifo gd grnskningsrpp ort. RVISION N TUNA TORG 1. 186 86 VALLNTUNA TFN 08-587 850 00. FAX 08-587 850 88 KOMMU N @VALLNTU NA. S WWWIVALLNTU NA. S Vllentun kommun
VALLNTUNA KOMMUN RVISION N MISSIV 20 13-12- 1B KOMMUNSTYRLSN Revisoremulgär frän tt Kommunstyrelsen vidtr relevnt åtgärder som följd v grnskningen och sedn redovisr dess till Kommunfullmäktige enligt rutin 1.2.39. För revisorern wstffn Modig Ordftirnde Distribution v grnskningsrpport - Grnskning v inköp och upphndling Kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges presidium Kommundirektören Chefsekonomen RVISIONN TUNA TORG 1. 186 86 VALLNTUNA TFN 08-587 850 00. FAX 08-s87 850 88 KOMMUN@VALLNTUNA.S WWW.VALLNTUNA, S Vllentun kommun
www.pwc.se Revisionsrpport SofiNylund tb december zot3 Grcnslcníng su ínköp ochupphc:ndlíng pwe
Grnskning v inköp och upphndling 2O13-12-18 Sofi.Nglund Projektledre Crrrínllultgren Uppdrgsledre
Grnskning v inköp och upphndling Innehel/sforteckning 1. q, 2.1. 2.2. ',). 2.4. o.t' 3.1. AD.)'J. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 4. 4.7. 4.2. 4.3. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 6. 6.t. 6.2. 7. 7.7. -t 8. B.r.r. 8.r.2. 8.r.9. 8.r.4. 8.r.5. 8.r.6. Smmnfttnde bedömning och rekommendtioner... 1 Inledning...3 Bkgrund.3 Revisionsfråg, revisionskriterier och kontrollmål...,......3 Revisionsmetod... 4 Avgränsning... 4 Grnskning v intern och extern regelverk...5 xtern regelverk 5 Upphndlingspolicy 6 Inköp- och upphndlingsguide - UPMOS... 6 Anvisningr - Inköp.. Avtlsrutin Riktlinjer för vtlshntering.. Bedömning Upphndlingsorgnistionen... I Upphndlingsenheten 8 Ansvr/roller.. Avtlshntering... 8 Inköpsorgnistionen...... 9 Bok, beställ, köp... Genomgång v vtl på intrnätet Bedömning nkätundersökning I...r2 Smmnfttning v enkäten...12 Bedömning Grnskningsresultt - inköp ivllentun 2tr12... Kommunens totl inköp 7 7 7 7 9 10 10.13...L4...r4 Bedömning... 74 Grnskningsresultt - vtlstrohet......15 ArbetsHäder, sþddshäder, sþddsmteril...'...'15 Golvrbete 15 Ventiltionsrbeten t6
Grnskning v inköp och upphndling 8.2. Bedömning r8 Bilg r. nkätundersökningen......19
r. Snntnornfo;ttornde bedörnning och rekotnrnendø:tíoner På uppdrg vs revisorer hr kommunövergripnde grnskt verksmheterns tillämpning v rmvtl. Den revisionsfråg som sk besvrs med nledning v grnskningen är: Ár kommunens upphndling su erks mhet ändmäis enlíg utifr ån u erks mhet ens behou smt ör kommunens ttpphndlings- och inköpsuerksmhet ändmãisenligt orgníserd? Med ändmålsenligt orgniserd mens tt orgnistionsstrukturen underlättr och bidrr till verksmheterns nvändning v rmvtl smt tt löpnde uppföljning sker för tt täck verksmheterns behov v rmvtl. Vår smmnfttndebedömning är tt kommunens upphndlings- och inköpsverksmhet inte i ll delr är fullt ut ändmålsenligt orgniserd utifrån verksmhetens behov. Bedömningen grundr sig på tt det i upphndlingsprocessen finns en upplevd otydlighet i nsvrsfördelningen melln upphndlingsenheten och verksmhetern, tt det skns ett fullständigt vtlsregister och tt det inte görs någon systemtisk uppföljning v hur mycket som köps från olik leverntörer. Bedömningen grundr sig vidre på tt det skns regler kring vem som får gör inköp och tt det utifrån den beskrivning vi erhållit under grnskningen, smt utifrån svren från enkätundersökningen, är svårt tt se tt smtlig medrbetre är tillräckligt informerde och utbildde för tt gör inköp. Därtill hnters rmrtlsregistret på kommunens intrnät inte ändmålsenligt. ftersom kommunen sknr ett fullständigt vtlsregister hr det inte på ett enkelt sätt gått tt stämm v vilk leverntörer som är upphndlde. Utfllet v registernþsen indikerr tt kommunen gör mång småinköp. Vidre visr registernlysen tt vtlstroheten för ett flertl grnskde konton är c 85 procent. Det finns dock Wå kostndskonton där vtlstroheten endst är 65 procent. Registernlysen visr även på exempel där kommunen hr gjort vsteg från LOU. I grnskningen hr vi även notert tt kontering v inköp inte lltid sker på ett tillfredställnde sätt, vilket minskr möjligheten tt genomför god uppföljning v inköp på olik kostndskonton. Utifrån ovnstående rekommenderr vi kommunstyrelsen tt: Säkerställ tt LOU följs när det gäller direktupphndlingr Säkerställ tt ll rutiner är uppdterde Tydliggör nsvret melln upphndlingsenheten och verksmhetern i upphndlingsprocessen 1 v25
o Tydliggör vem som får gör inköp Säkerställ tt vtlsregistret är fullständigt, uppdtert och innehåller den informtion som en inköpre behöver Inför systemtisk kontroller för tt säkerhetsställ vtlstrohet gentemot rmvtl Genomför en övers rn vseende vilk typer v mindre inköp som sker och möjligheten tt minsk dess Säkerställ tt konteringsnvisningr kommunicers i ll verksmheter för tt säkerställ en likrtd och riktig kontering December 201 3 2v25
Ð Inledníng - 2.L. Bo,kgrund Revisorern genomför vrje verksmhetsår en eller fler så kllde bsgrnskningr i syfte tt bedöm den intern kontrollen i verksmhetens processer. Inriktningen v revisionell instser styrs v en bedömning v risk och väsentlighet. Mot denn bkgrund hr revisorern beslutt tt kommunövergripnde grnsk tillämpningen v rmr,tl. 2.2. ReuÍsíonslr&g, reuísionslcríteríer ochkontr.oll nûl Följnde revisionsfråg sk besvrs: Är kommunens upphndlingsverksmhet ändmålsenlig utifrån verksmhetens behov smt är kommunens upphndlings- och inköpsverksmhet ändmålsenligt orgniserd? Med ändmålsenligt orgniserd mens tt orgnistionsstrukturen underlättr och bidrr till verksmheterns nvändning v rmvtl smt tt löpnde uppföljning sker för tt täck verksmheterns behov v rmvtl. Följnde kontrollmål sk följs upp: 1. Riktlinjer/policy finns inom området och är ändmålsenlig och ktuell. 2. Inköpre/beställre hr tillgång till rätt informtion och är rätt utbildde för tt uppfyll sitt uppdrg. 3. Det är lätt tt hitt vror och tjänster i kommunens rmvtlsregister när behov uppstår. 4. Tecknde rmr,tl uppfi'ller verksmheterns behov vvror och tjänster b. Tecknde rmvtl uppfrller verksmheterns behov v kvlitet i vror och tjänster. 6. Tecknde rmvtl bidrr till tt verksmhetern kn köp in vror och tjänster till br pris. T. Kvntifier procentuellt och i belopp ndelen inköp mot rmvtl respektive inköp utnför rmvtl. Följnde revisionskriterier ligger till grund för bedömning: LOU (Lg 2oo7'.togrom offentlig upphndling) Kommunens riktlinjer och policy 3v25
2.9. Reuisíonstnetod Följnde metod hr nvänts för tt följ upp kontrollmålen och därmed besvr revisionsfrågn:. Registernlys hr genomförts vseende smtlig inköpstrnsktioner i kommunen under perioden 2o12-o1-o1 till zorz-rz-3r. o o n enkät hr skickts ut till smtlig förvltningschefer, enhetschefer och rektorer för tt krtlägg verksmhetens syn på rmvtlens ändmålsenlighet Dokumentstudier hr genomförts v kommunens policy och riktlinjer inom området.. Uppföljnde intervju med kommunens upphndlingssmordnre för tt krtlägg upphndlings- och inköpsorgnistionen smt intervju med kommunens ekonomichef hr genomförts. Rpporten hr vrit föremål för fktvstämning. 2.4. Augränsnìng Registernlys smt bedömning v ändmålsenlighet i rmvtl och orgnistion kring upphndling och inköp vgränss till uppföljning v inköp mot rmvtl. 4v25
S. Grørnskníng su ínterrø. och externregeluerk 9.1. xtent regeluerk Syftet med upphndlingsreglern i LOU är tt de upphndlnde myndighetern och enheternl sk nvänd de offentlig medlen på bäst sätt genom tt dr nytt v konkurrensen på en ktuell mrknd. Regelverket syftr också till tt ge leverntörer en möjlighet tt tävl på smm villkor i vrje upphndling. Med offentlig upphndling mens de åtgärder en upphndlnde myndighet eller enhet vidtr för tt tilldel ett kontrkt eller ingå ett rmvtl vseende vror, tjänster eller byggentreprender. De upphndlnde myndighetern hr därmed tt följ LOU vid ll köp, hyr och lesing v vror och tjänster, med någr undntg. I november 2oo7 ntogs två ny ìgr som ersätter lgen (tg9z:t528) om offentlig upphndling; lgen (zoo7:rogr) om offentlig upphndling, den så kllde klssisk lgen eller LOU, smt lgen (zoo7:rogz) om upphndling inom områden vtten, energi, trnsporter och posttjänster, den så kllde försörjningslgen eller LUF. För offentlig upphndling gäller fem grundläggnde principer för ll upphndling vvror, tjänster och byggentreprender; principen om icke-diskriminering, principen om likbehndling, principen om ömsesidigt erkännnde, proportionlitetsprincipen smt principen om trnsprens. \ id ll upphndling, utom direktupphndling, krävs tt den upphndlnde m5'ndigheten tr frm ett förfrågningsunderlg med dministrtiv föreskrifter, krvspecifiktion och kommersiell villkor. Förfrågningsunderlget sk, i enlighet med tidigre nämnd principer, innehåll tydlig utvärderingskriterier och utforms på ett sådnt sätt tt inte viss leverntörer gynns eller missgynns. Skälen för smtlig beslut och vd som förekommit i öwigt under upphndlingsprocessen sk dokumenters och förvrs i en upphndlingskt, inklusive protokoll smt nteckningr som förts vid eventuell intervjuer med nbudsgivre. Den upphndlnde myndigheten sk på eget inititiv lämn upplysningr om tiìldelningsbeslut och skälet till vl v leverntör. Nämns bör också tt ett ntl skärpningr i upphndlingslgrn trädde i krft 2o1o. xempelvis hr en upphndlingsskdevgift införts vid otillåten direktupphndling och tt gränsen för lågt värde/direktupphndling fstlgts till r5 procent v tröskelvärden, vilket i nuläget motsvrr cirk 284 tkr enligt LOU respektive STT rkr enligt LUF. 1 I tidigre LOU nvändes begreppetupphndlnde enhet. Begreppet kvrstår i försörjningslgen men är utbytt motupphndlndemyndighet i den klssisk lgen.lvled myndighet jämställs beslutnde försmlingr i kommuner och lndsting, kommunl bolg m.m. enligt z kp rz g LOU, smt smmnslutningr v en eller fler myndigheter' December 201 3 5v25
Följnde intern dokument bedöms h bäring på föreliggnde grnskning:. Upphndlingspolicy förvllentun kommtn (t.z.zzi kommunens förfttningssmling). Inköp- och upphndlingsguide - Upphndlingsmodell Vllentun 2011 - UPMOS Anvisningr - Inköp Avtlsrutin (t.z.r4 i kommunens förfttningssmling) Riktlinjer för ülshntering 5.2. Upphndlìngspolícg Kommunens policy för upphndling är fstställd v kommunfullmäktige 3r oktober zoob g 58. Revidering skedde senst 4 oktober 2o1o $ 63, v kommunfullmäktige. Policyn gäller för kommunens ll verksmheter och bsers på de fem grundläggnde principer som nämns ovn: principen om icke-diskriminering, principen om likbehndling, principen om ömsesidigt erkännnde, proportionlitetsprincipen smt principen om trnsprens. De skärpningr i upphndlingslgrn som trädde i krft zoro redogörs för i den reviderde upphndlingspolicyn. xempelvis tydliggörs tt gränsen för lågt värde/direktupphndling hr lgts fst till 15 procent v tröskelvärden smt vr ktuellt tröskelvärde kn finns. Upphndlingspolicyn tydliggör även tt kommunens riktlinjer, instruktioner och mllr för upphndling sk fötjs smt tt hänsyn sk ts till exempelvis kommunens vfllspln. Vidre frmgår blnd nnt tt upphndlingr sk genomförs så tt verksmheter får vror och tjänster med rätt funktion, rätt kvlitet och med säkerhet till bäst pris smt tt ll rmvtl som kommunen tecknt sk finns lätt tillgänglig på kommunens intrnät. 3.3. Inköp- ochupphøndlíngsguíde - UPMOS Guiden redogör för upphndlingsprocessen i kommunen i form v en stegvis guide (mnul) tt följ. Guiden identifierr viktig frågor och tydliggör roller i processen. Inköps- och upphndlingsguiden är frmtgen v kommunledningskontoret och publicerdes först gången 2o11-1o-1o både i en stegvis guide på intrnätet och i form v ett worddokument. Innn dess hde en upphndlingshndbok med nvisningr. Vlleñtun kommun 6v25
5.4. Anuísníngør - InköP Anvisningrn innehåller en beskrivning vvilk leverntörer kommunen får hndl v, de inköpssätt som får nvänds smt i vilken ordning dess sk prioriters. Anvisningrn fokuserr på det prktisk tillväggångssättet vid olik typer v inköp. Anvisningrn är utgivn v ekonomivdelningen, kommunledningskontoret och uppdterde 2o12-o3-1b. 3.5. Autslsrutín s vtlsrutin är ntgen v kommunstyrelsen den 8 pril zooz g 34. Ingen nyre rutin hr upprättts. Rutinen vser vtl som leder till löpnde åtgnden, inte vtl om köp. Särskild rutiner finns även upprättde för exploteringsvtl, hyres- och rrendevtl. Avtlsrutiner berör förvring, förteckning och bevkning v r,tl. n särskild hndläggre sk utses för vrje vtl, med syfte ttbevk kommunens förpliktelser och rättigheter. 8.6. Ríktlínjerftr øotø,lshønteríng Av dokumentet frmgår tt syftet med riktlinjern är tt få ordning och red på kommunens olik vtlstyper, tt spr pengr och tt få en bättre översyn när vtlen löper ut. Riktlinjern redogör för hur vtl registrers i kommunens olik dtsystem, smt vilken förvltning/enhet som nsvrr för vtlen inom kommunen. Riktlinjern är dter de zorr-o7-26. 8.7. Bedömníng Vår bedömning är tt de intern regelverken stämmer överrens med de extern regelverken smt tydliggör inköps- och upphndlingsprocessen i kommunen. Det finns dock ing tydlig regìer eller riktlinjer vseende vd som sk händ efter tt en upphndling hr gjorts, det vill säg hur kontroller sk görs under vtlsperioden. Dett är en brist. Avtlsrutinen bedöms vr i behov en uppdtering, något som även upphndlingsenheten är medveten om. 7v25
4. Upphø;ndlílr.gsorgø:niso,tíonen 4.L. Upphøndlíngsenheten På kommunens upphndlingsenhet rbetr vid grnskningstillfállet tre personer: en upphndlingssmordnre och två upphndlre. Upphndlingsenheten Ìigger orgnistoriskt under ekonomivdelningen på kommunledningskontoret. Upphndlingsenheten rbetr endst med upphndling, inte med inköp. 4.2. Ansur/roller Upphndlingsenheten hr nsvr för tt upphndl och bevk kommunens övergripnde rmvtl. Vidre hr enheten nsvr för tt hjälp kommunens förvltningr tt genomför upphndlingr inom ders nsvrsområden. Rollern under upphndlingsprocessen frmkommer i Inköps- och upphndlingsguiden (UPMOS) enligt följnde: Inköpsnsvrig. Är beställre eller företräder beställren under upphndlingen o Ansvrr för tt bedöm omfttningen v upphndlingen för hel kommunens räkning. Hr kunskp eller tillgång till kunskp gällnde det som sk upphndls o Hr befogenhet tt ftt beslut om exempelvis krrryrivåer under upphndlingen. Hrbudget för upphndlingen. Hr möjlighet tt h en förvltnde roll under upphndlingen Upphndlre o Ansvrr för tt ge stöd och struktur under smtlig fser i upphndlingen Ansvrr för tt lgr och vtl efterlevs o Ansvrrförgenomförndevupphndlingen Ansvrrföreventuellberöringr med ndr pågående upphndlingr 4.8. Auto.lshø:nteríng Kommunen nvänder upphndlingssystemet TendSign, vilket är ett vnligt upphndlingssystem. I Tendsign publicers ll upphndlingr som kommunen genomför. Kommunen nvänder emellertid inte TendSigns r,tlsmodul. Förnärvrnde registrers smtlig vtl i kommunens ärendehnteringssystem i enlighet med rutinen som nger tt "r,tlen förteckns och bevks med hjälp v nämndens dire-/ärendehnteringssystem". Dett gör tt kommunen i dgsläget inte hr någon fullständig förteckning, och därmed inte heller någon överblick, över vilk vtl som fïnns i kommunen. nligt uppgift kommer kommunen dock tt t TendSigns vtlsmodul i bruk under zot4 och det kommer då även tt påbörjs ett stort rbete med tt sml in vtl i kommunen och registrer dess i vtlsmodulen. TendSigns vtlsmodul kommer sedn tt länks till intrnätet för de ltl som utgör underlg för inköp. Bv25
S. Inköpsorgo;ndsfÍoneÍt Kommunen hr ing utsedd beställre, i princip kn ll nställd gör inköp. Introduktion till inköp och upphndling (styrdokument, lgr osv.) ges v ekonomichefen i smbnd med introduktionsdg för nynställd smt på chefsprogrmmet. Tidigre hölls även hlvårsvis utbildningr i upphndling riktde till chefer. Kommunledningskontoret bedömde tt mn ej nådde rätt målgrupp och hr därfor tgit pus i tt genomför dess utbildningr. Kommunledningskontoret ser behov v tt del upp utbildningen i en inköpsutbildning och en upphndlingsutbildning. På kommunens intrnät (under Bok, bestöilo", köpo) finns informtion om vilk produkter, vror och tjänster som nställd kn bok/beställ/köp. Om det är produkter, vror och tjänster som måste köps in vi en leverntör som kommunen hr vtl med, finns informtion här. Om det skns informtion om det medrbetren vill köp, hänviss denn vidre till sidn f& Inköp ochupphondling. På sidn Inköp och upphndling finns informtion om tt kommunen lyder under lgen om offentlig upphndling och tt medrbetren lltid måste kontroller ifll den vr eller tjänst som sk köps ingår i ett rmvtl eller inte. Om den gör det, måste den köps från den leverntör kommunen hr r,tl med. Det frmgår tydligt tt medrbetren inte kn välj leverntör själv. Här hitts även kommunens nvisningr för inköp smt kommunens inköps- och upphndlingsguide. S.1. Bok, beställø, köpø På kommunens intrnät finns vtl i zr olik ktegorier, som i sin tur innehåller underktegorier. De olik ktegoriern presenters i tbellen nedn: Anställning och rbetsmiljö Brnvgnr och cyklr Bevkning och säkerhet Fstighetsskötsel och renhållning Fordon och prkering Försäkringr Gtor och vägr Häls och sjukvård IT och telefoni Kommuniktion och mrkndsföring Undervisningsmteril Kontorsmteril Lokler och nycklr Mt och dryck Medi Möbler och inredning Prk och miljö Res, boende och konferenser Revisionstjänster Tolk Trnsporter Medrbetren kn sedn klick sig in på de olik ktegoriern för tt let blnd kommunens rmvtl. December 201 3 9v25
5.2. Genotng&ng su utøl p& íntrø;nätet Vid genomgången v kommunens rmvtl på intrnätet hr vi notert följnde: o De flest v sidorn sknr tillgång till själv r,tlet och tillhörnde prisbilgor. Fìer v sidorn är tomm, blnd nnt Prk och lekutrustning för utemiìjö (Pork ochmiljö) smt Pottis, grönsker, frukt (Mt och dryck - Liusmedel). På en sid, Snöröjning v prk och tomtmrk (Gtor ochuögr) uppges endst tt upphndling kommer tt ske hösten 2oL2. nligt en förteckning från Smhällsbyggndsförvltningen finns det tre leverntörer för målningsrbeten. På intrnätet finns dock ingen ktegori för målningsrbete under Fstighetsskötsel och renhållning. Det finns ett flertl vtl där vtlstiden hr gått ut. Avtlen för försäkringr motorfordon och försäkringr (Försäkríngr) löpte ut 2o12-t2-3l snering (Fstighetsskötsel och renhållning - Städning) 2ot2-12-37 och golvrbete (Fstighetsskötsel och renhållning - Underhåll) zo r3-o z-o 6. De flest vtl sknr informtion om vtlsstrt, en del vtl sknr dessutom ll informtion om vtlstid, till exempel Inläsningstjänster (Underuisning smteri[) och Skolskjutsr/Gul linjen (Trnsporter).. På viss vtl uppges en förvltning som kontkt för ett vtl. På en stor förvltning är det snnolikt inte så lätt tt vet. vem som sk kontkts. 5.3. Bedömníng Att kommunen sknr regler kring vem som får gör inköp bedömer vi vr en risk för tt inköp kn komm tt görs utnför rmvtl. Det fìnns idg heller inget strukturert rbete för tt utbild medrbetre inom inköp och wop från rmvtl. Utifrån den beskrivning vi hr erhållit under grnskningen, smt utifrån svren från enkätundersökningen, hr vi svårt tt se tt smtlig medrbetre är tillräckligt informerde och utbildde för tt gör inköp. Vår bedömning är tt det med f,árre beställre är enklre tt höj inköpskompetensen. Vår bedömning är tt rmvtlsregistret på kommunens intrnät i dgsläget inte är ändmålsenligt. Rmvtlsregistret är lättillgängligt och lätthnterligt men det nvänds inte på ett ändmålsenligt sätt. Genomgången ovn visr på brister i den informtion som finns på intrnätet. Dett behöver dock inte betyd tt det finns brister i rtlen. För tt säkerställ fullständig kontroll och följsmhet till ingångn rmvtl bör vtlsregistret vr ktuellt. ell vtlsinformtion måste hål]s uppdterd och nvändrn måste särskilt uppmärksmms om tt leverntörer byts ut. Därtill måste smtlig vtl som utgör underlg för inköp, inklusive bilgor, bifogs. I dgsläget skns dett och vi ställer oss därför frågnde till hur beställren vet vilk produkter som ingår, vilk priser som vtlts smt vilk öwig vtlsvillkor December 201 3 1O v 25
som gäller (levernstider, levernsvillkor osv.). Detsmm gäller för den som sk ttester fkturn. Avtlsförteckningen på intrnätetbehöver även uppdters med en sökfunktion. nligt uppgift kommer det tt finns en sökfunktion i TendSign. Vd gäller intrnätet finns det även en sökfunktion som, enligt uppgift, sk utveckls. December 201 3 11 v 25
6. nkäfitndersökníng Undersökningen hr genomförts under november månd 2013. nkäten skickdes ut till 5o chefer i kommunen. Totlt svrde 68 procent på enkäten, dvs. 34 chefer. Av de som hr besvrt enkäten utgör enhetschefer knpp 5o procent (47 procent), rektorer z4 procent och förvltningschefer 12 procent. Övrig 16 procent nger tt de hr en nnn befttning. n mer detljerd genomgång v enkäten lämns i bilg r. 6.t. So:rntnønfo,ttnín,g øu en'käterz- nkätundersökningen visr tt 9r procent v de tillfrågde känner till kommunens upphndlingspolicy. Mjoriteten (65 procent) upplever också tt det är enkelt tt finn informtion om upphndling och inköp vid behov. 39 procent v de tillfrågde hr genomgått en utbildning vseende kommunens upphndlingsregler medn resternde 6r procent uppger tt de inte hr genomgått någon sådn utbildning. n något mindre ndel v de tillfrågde (27 procent) hr genomgått utbildning vseende kommunens regler för inköp/vrop mot rmvtl. Smtidigt nser 91procent v de tillfrågde tt de hr kännedomen om de rmvti som berör de tillfrågdes respektive verksmheter och kunskp om vr de kn finn rmvtlen (helt eller delvis). ndst nio procent uppger tt de endst i liten utsträckning vet dett. Dess efterfrågr främst bättre informtion på intrnàtet. 97 procent nser tt de hr god kunskp om vd rmvtlen innebär och hur de sk tillämps (helt eller delvis). 55 procent nser tt det är enkelt tt hitt vror och tjänster i kommunens rmvtlsregister. 45 procent uppfttr således tt det inte är enkelt. Drygt 75 procent v de tillfrågde nser tt tecknde rmvtl - helt eller delvis - uppfyller verksmheterns behov v kvlitet i vror och tjänster. 24 procent nser däremot tt vtlen endst i mindre utsträckning eller inte lls uppfyller behovet, främst eftersom prisern i ülen upplevs dyrre än vd som kn hitts på nnt håll. På frågn om de tecknde rmvtlen bidrr till tt verksmhetern kn köp in vror och tjänster till br pris svrr 33 procent nej/i mindre utsträckning, medn 66 procent nser tt rmvtlen bidrr till br priser, vrv z7 procent nser tt rmvtlen helt bidrr till br priser och z9 procent tt de delvis bidrr. 85 procent v respondentern nser tt kommunens rmvtl helt eller delvis täcker verksmheterns behov v inköp vvror och tjänster. De 15 procent som hr svrt tt rmvtlen endst i mindre utsträckning täcker behoven nger tt det skns dilog om behoven, tt de hmnt utnför rmvtlen eller tt det inte finns plts hos de leverntörer som rmvtlen vser. Smmntget nser dock 94 procent tt rmvtlen förenklr och tt de - efter tt ett behov hr identifìerts - erhåller de vror de behöver på ett snbbt, enkelt och smidigt sätt. 12 v 25
nkäten hr även gett de tillfrågde en möjlighet tt föreslå förändringr i syfte tt bättre uppfyll verksmheterns behov. Förslgen berörde ett ntl områden, huvudskligen ökd dilog och förnkring i verksmheten. 6.2. Bedömníng n viktig del i upphndlingsprocessen är tt involver de som fktiskt sk nvänd produktern, det vill säg inköprn. På det sättet kn funktions- och l litetskrv utforms på ett tillförlitligt sätt. I UPMOS beskrivs nsvrsfördelningen melln inköps- och upphndlingsnsvrig i upphndlingsprocessen. Av enkätsvren går dock tt utläs tt nsvrsfördelningen inte är helt tydlig eftersom ett flertl föreslog bättre förnkring i och dilog med verksmhetern vid upphndling. 13 v 25
7. Crrsnslcndn gsresultt - ínköp í Vo,llenflnts. zorz 7.t. Ko ntnuirz.en,s toto,lsínköp Den genomförd registernlysen innehåller ll extern trnsktioner från kommunens leverntörsreskontr under perioden 2ol2-o7-07 till z orz-rz -3 r. Under perioden hr inköp från extern leverntörer/motprter gjorts för 778 mnkr (exkl. moms) från c z5oo olik leverntörer, se tbellen nedn: över 284 tkr Inköp ro tkr - 284 tkr Inköp < ro tkr Totlt Antl (st.) Andel (%) (kr) Andel (%) 248 1053 rzos 2509 919 42,o 48,1 IOOrO 7o6 9o7 639 67 645 z5z 37O2rLt 778 zgg ooz 9o,8 8,7 o'5 100 Tbellen ovn visr tt kommunen hr gjort inköp för belopp under ro tkr från c reoo leverntörer, vilket motsvrr 48 procent v leverntörern. Från dess leverntörer hr inköp gjorts till ett värde v 3 7oo tkr, vilket motsvrr o,5 procent v det totl inköpet. Dett visr tt det görs vätdigt mång småinköp från mång olik leverntörer i kommunen. Tbellen ovn visr även tt kommunen under zorz gjort inköp över direktupphndlingsgränsen från 248 leverntörer. Det hr dock inte på ett enkelt sätt vrit möjligt tt gör en kontroll v hur mång v dess som är upphndlde. Dett eftersom kommunen inte hr ett komplett vtlsregister. Det är emellertid viktigt tt noter tt det blnd de 248 leverntörern finns ett flertl som inte behöver upphndls. Dett eftersom trnsktionern vser till exempel ersättningr till skolor, förskolor, interkommunl ersättningr, hyror osv. 7.2. Bedömníng Grnskningen visr tt kommunen sknr ett komplett vtlsregister och tt det därför inte går tt få en helhetsbild över vilk vtl som finns i kommunen. Det går heller inte på ett enkelt sätt tt kontroller vilk leverntörer som är upphndlde. Grnskningen visr tt kommunen gör mång köp till små belopp från ett stort ntl leverntörer. För tt tillförsäkr den ekonomisk nyttn med upphndling bör kommunen säkerställ tt inköp görs från kommunens upphndlde leverntörer, inom områden där sådn finns, och inte från ndr leverntörer. Om småinköp görs från ndr än den upphndlde leverntören kommer dministrtionskostnden och tidsåtgången för upphndlingsprocessen inte tt stå i rimlig proportion till värdet v upphndlingen. December 201 3 14 v 25
8. Grornskníngsresulto,t - ø:uto,lstrohet Ötd vtlstrohet (dvs. tt kommunen köper en vr/tjänst v en upphndld leverntör och inte från någon nnn) ger större intresse från leverntörerns sid tt delt i kommunens upphndlingr, större volymer och därmed bättre priser, vilket tiìlsmmns bör minsk totlkostnden för kommunen. Inom rmen för grnskningen hr vi genomfört en uppföljning v vtlstrohet från rmvtlsleverntörer på kontonivå. Uppföljning hr gjorts för ett urvl kostndskonton. För dess konton hr vi kvntifiert inköpen mot rmr,tl respektive utnför rmvtl i belopp och i procent. B.t.t. Arbetskläder, skyddskläder, skyddsmteril Kommunen hr två upphndlde leverntörer för rbetskläder och sþddskläder. Under den grnskde perioden hr inköp gjorts från zb olik leverntörer, se tbellen nedn. T! r v leverntör Inköp Antl leverntörer Antl köp övrig leverntörer Totlt 372 349 zz7 998 6oo B4z 2 z6 z8 rr4 Í4 zz8 Tbellen ovn visr på en vtlstrohet på c 6z procent. Vi hr dock notert tt det finns inköp från de upphndlde leverntörern på ndr konton, som blnd nnt vser rbetskläder. Om även dess "felkonterde" inköp räkns in är vtlstroheten någon procentenhet högre. 8.t.2. Golurbete Kommunen hr tre upphndlde leverntörer för golvrbete. Under den grnskde perioden hr inköp gjorts från sju olik leverntörer, se tbellen nedn. T! r v leverntör Inköp Antlleverntörer Antl 599 744 31o 37o Lgro 17.4 U leverntörer 3 Övrig leverntörer 4 Totlt 7 55 7 6z Grnskningen visr tt vtlstroheten för golvrbete är c 84 procent. B.t.S. Glsrbete Kommunen hr en upphndld leverntör för glsrbete. Under den grnskde perioden hr inköp gjorts från två olik leverntörer, se tbellen nedn. 15 v 25
T! l v leverntör Inköp (kr) Antl leverntörer Antl köp Upphndlde leverntörer Övrig leverntörer Totlt 613 oo5 t 98 Grnskningen visr tt vilstroheten för glsrbete är nästn 1oo procent. Detljgrnskning visr tt köpet från den ndr leverntören vser klottersnering och borde konters på kontot för yttre renhållning. Leverntören är därtill upphndld för klottersnering. 8.t.4. WS-rbeten Kommunen hr en upphndld leverntör för WS-rbete. Under den grnskde perioden hr inköp gjorts från zr olik leverntörer, se tbellen nedn. Ty r v leverntör Upphndlde leverntörer övrig leverntörer Totlt Inköp (kr) Antl leverntörer Antl köp t64tb74 21. 110 Grnskningen visr tt vtlstroheten för WS-rbete är c 6z procent. n djupre nlys visr tt det finns ett ntl felkonteringr vseende ventiltionsrbete och om dess räkns bort ökr vtlstroheten med någon procentenhet. nligt uppgift från SBF kn blnd de övrig leverntörern finns sådnt som är bestäìlt från företg med specifïk kompetens eller levernsmöjlighet, t.ex. beställning gjord utnför ordinrie rbetstid. SBF hr vlt tt utför fstighetsjour i egen regi och iblnd behöver åtgärder vidts nttetid. Dessutom händer det tt smtlig rmvtlsleverntörer tckr nej. B.t.S. Ventilstíonszrbeten Kommunen hr en upphndld leverntör för ventiltionsrbete. Under den grnskde perioden hr inköp gjorts från sex olik leverntörer, se tbellen nedn. T! l v leverntör Upphndlde leverntörer Ovrig leverntörer Inköp (kr) Antl leverntörer Antl köp 49179o 84762 Totlt 576 55r 29 1 5 22 7 Grnskningen visr tt vtlstroheten för ventiltionsrbete är c 85 procent. Om felkonteringen ovn räkns in, ökr vtlstroheten något. 8.t.6. Telefoner och tillbehör Kommunen hr en upphndld leverntör för telefoner och tillbehör. Under den grnskde perioden hr inköp gjorts från rr olik leverntörer, se tbellen nedn. December 201 3 16 v 25
Ty r vleverntör Upphndlde leverntörer Övrig leverntörer Totlt Inköp Antl leverntörer Antl köp 54o BzB 1 233 6z gss 10 20 6o9 626 11 258 Grnskningen visr tt vtlstroheten för telefoner och tillbehör är 89 procent. 8.t.7. Böcker, tidningr,fcklittertur (utbildning) Kommunen hr en upphndld leverntör för böcker, tidningr och fcklittertur (utbildning). Under den grnskde perioden hr inköp gjorts från ro4 olik leverntörer, se tbellen nedn. T! l v leverntör Inköp Antl leverntörer Antl köp U Övrig leverntörer Totlt t356 897 1 359 z68 375 103 283 t6z5zjt o4 Ar,tistroheten är c 83 procent sett till belopp, däremot endst 56 procent sett till ntlet köp. Det är dessutom nmärkningsvärt tt köp hr gjorts från ro3 leverntörer utöver den upphndlde leverntören, dock är det flest köp beloppsmässigt låg. n snbb överblick v leverntörern visr tt det finns en stor risk tt kontot innehåller ett visst ntl felkonteringr. nligt uppgift finns det därtil viss inköp som är undntgn från den upphndlde leverntören. Det gäller t.ex. inköp v littertur som nvänds i modersmålsundervisning. Dett innebär tt vtlstroheten ökr något. B.t.B. Liusmedel Kommunen hr fem upphndlde leverntörer för livsmedel. Under den grnskde perioden hr inköp gjorts från minst 4S olik leverntörer, se tbellen nedn. Oidentifierde leverntörer vser sådn som inte på ett enkelt sätt går tt identifier, tiìl exempel sådnt som hr köpts på First Crd (c 86 ooo kr). T! l v leverntör Inköp Antl leverntörer Antl köp Upphndlde leverntörer Övrig leverntörer j identifi erde leverntörer Totlt 19767 tz5 z74o 589 174 92o 18 622635 minst 45 4 461^ 5 4o? z 962 r 16r 338 Ar,tlstroheten är c 85 procent sett till belopp, däremot endst 65 procent sett till ntlet köp. Dessutom görs otillåten direktupphndling från tre leverntörer: 17 v 25
n leverntör v fárskt kött. Kommunen hr vidtgit åtgärd och leverntören är nu upphndld. Två leverntörer är mtbutiker. nligt uppgift kn en del vse inköp som görs i pedgogiskt syfte men även sådnt som är felkontert (inköp från mtbutik som inte vser livsmedel). B.z. Bedömníng Huvudorsken till tt vtl teckns med leverntörer är tt grnter kommunen priser och kvlitet med hög grd v levernssäkerhet från seriös leverntörer. Om vtlstroheten är låg medför det risk för tt kommunens verksmheter gör otillåtn direktupphndlingr, köper från oseriös företg smt tt rmvtlsleverntörer väljer tt inte lämn nbud vid frmtid upphndling. Vår bedömning är tt vtlstroheten är tillfredställnde för ett flertl v de konton som hr kontrollerts. De flest konton ligger i närheten v 85 procent. Av de grnskde konton är det endst rbetskläder och WS-rbete som ligger kring 65 procent. Att köp görs utnför rmvtl kn bero på bekvämlighet, okunskp eller tt beställren inte känner till vilk rmvtl som gäller eftersom vtlsregistret är ofullständigt. Vidre kn vi konstter tt det för livsmedel gjorts otillåtn direktupphndlingr. Vi hr även notert tt kontering v inköp på viss kostndslg inte sker på ett tillfredställnde sätt, vilket minskr möjligheten tt gör br uppföljning v inköp inom olik vruslg. 18 v 25
BíIc,g s r. nkänmdersökníng en Nedn följer en redovisning i tbellform v inkomn svr i enkäten. Vid de frågor där kommentrer hr kunnt lämns, hr dess smmnställts. Fråg r: Min huvudsklig befttning är: 50% 40% 30% 20% rc% o% I -èló,"t "ñt Fråg z: Jgkänner till kommunens upphndlingspolicy? 100% 80% 60% 40% 20% o% J Nej 19 v 25
Fråg 3: Jg upplever tt det är enkelt tt fìnn informtion om inköp och upphndling närjg behöver det? 70% 60% s0% 40% 30% 20% t0% 0% J Nej Fråg 4: Jgupplever tt det är enkelt tt hitt vror och tjänster i kommunens rmvtlsregister? 60% 50% 40% 30% 20o/o to% 0% J Nej December 201 3 VlleÁtûn kommun 20 v 2ß,. \'t
Fråg 5: Jg hr genomgått utbildning vseende kommunens regler för upphndling? 70% 60% s0% 40% 30% 20% to% 0% J Nej Fråg 6: Jghr genomgått utbildning vseende kommunens regler för inköp/vrop mot rmvtl? 80% 70% 60% s0% 40% 30% 20% to% 0% J Nej December 201 3 21 v 25
Fråg 7i Jgkänner till de rmvtl somberör min verksmhets behov och är informerd om vr jg kn finn dem? 60% s0% 40% 30% 20% I r II LO% o% È (lj c) i(o ttt 9- L> troj!(o -o ttt èo '-.= o_c bù F.Ë!(o :(o P vtp 5 c).= ol4 Èß!(o Pvl Kommentrer från de som svrt stömmer ilitenutströckning eller stömmer inte lls kring hur det kn kommunicers bättre vser i smtlig fll tt informtionen på intrnätet är bristfállig och/eller svår tt hitt och således måste förbättrs. Fråg 8: Jg är tillrächigt instt i vd rmvtlen innebär och på vilket sätt dess sk tillämps? 70% 60% s0% 40% 30% 20% 70% I I 0% =o -c c) : õ U) L 9- L> õ :(I'õ (tt Þo c (lj_c CLJ L(l,,l() CP!6 :(ft p 5 q) '- oj l2 crc :Ñl U) Kommentrer från de som svrt sttimmer ilitenutsträckning eller stömmer ínte /ls kring hur det kn kommunicers bättre berör ett behov v smld och smstämmig informtion på intrnät smt från upphndlingsenheten (om vtlstider, förlängning, instruktioner etc.). 22 v 25
Fråg 9: Kommunens rmvtl tillgodoser tt kvliteten i inköpt vror och tjänster uppfuller verksmhetens behov? 60% s0% 40% 30% 20% to% 0% I =o (t,) :t10 P v't 9- L> c(lj ilo -o úl bo c djc ec-v. L(l,(J çp:g ig,p lt1 P 5 0) P '- (ljl4 trú :(o P tt) Kommentrer från de som svrt stämmer ilítenutsträckning eller stömmer inte clls kring vilk v verksmhetens kvlitetsbehov som rmvtlen inte tillgodoses och viìken/vilk konsekvenser dett medför för verksmheten berör i mjoriteten v fllen tt vtlen upplevs fördyr snrre än tt säkerställ br pris. Fråg 10: Kommunens rmvtl innebär tt inköp vvror och tjänster kn görs till br priser? s0% 40% 30% 20% 70% I II o%! CJ L OJ i(g vl 9- L> ÉoJ :(5 -tj v) o_c CLJ L(U() çp!6 lftl bo c P = (lj.= uy Èo :(o ttl Kommentrer från de som svrt stömmer ilítenutsträckning eller stömmer inte lls kring vilk v verksmhetens prisbehov som rmvtlen inte tillgodoser och vilken/vilk konsekvenser dett medför för verksmhetens förutsättningr tt håll budget vser även här högre priser och fördyrning. Vidre uppges området h stor påverkn på budget men vr svårt tt förändr. xempelvis nämns tt det inte är möjligt tt utnyttj tillf?illig prissänkningr etc. 23 v 25
Fråg 11: Kommunens rmvtl täcker verksmhetens behov vid inköp v vror och tjänster? 70% 600/o so% 40% 30% 20% to% 0% I g o c) :l! P v) 9- :> tõ :(1'õ ttl öo '--, (l.,_c c L-: L(l,(J CP:6!(U P 5 c).g Ug bro :(ft ttl Kommentrer från de som svrt stämmer ilitenutströckning eller stämmer ínte olls kringvilk behov vvror och tjänster som de nser inte tillgodoses v kommunens rmvtl och vilken/vilk konsekvenser dett medför för verksmheten vser huvudskligen tt vtlen inte hr vrit heltäcknde och/eller tt det hr sknts dilog med verksmheten. Fråg rz: Rmvtlet förenklr tt vi, efter tt behov uppstår, erhåller de vror och tjänster vi behöver på ett snbbt, enkelt och smidigt sätt? 70% 60% so% 40% 30% 20% 10% 0% - I I I g OJ -c! o i(o t/) 't c,) ro (lj :G' ttl b0 c L.- ojc L(U(J cç.v çp:o :to p t-/r P l (lj.= q)12 ËG :(g t/t Kommentrer från de som svrt stämmer ilitenutströckníng eller stämmer inte lls kring vd de nser som rmvtlen inte förenhr smt vilken/vilk konsekvenser dett medför för verksmheten är inte smstämmig utn berör tt det iblnd försenr, fördyrr och/eller fördyrr för verksmheten. 24 v 25
Fråg r3: Hur kn rmvtlen förändrs för tt bättre uppfyll verksmhetens behov? Kommentrern berör i mjoriteten vfllen önskemål om ökd delktighet, kännedom och dilog om de fktisk behoven hos verksmheten. öwig kommentrer vser exempelvis ökd hänsyn till miljöpåverkn och dylikt smt ökt stöd för tt se vilkvror och tjänster som rmvtlsupphndlde/vilk leverntörer som är godkänd. December 201 3 25 v 25