1 (11) Datum 2015-07-20 Verksamhetsutvecklare Linus Andersson 0410-733195, 0733-511146 Linus.Andersson@Trelleborg.se Projektplan: Från beställning till betalning Projektets bakgrund I detta inledande avsnitt ges en kort bakgrund till projektet Från beställning till betalning. Först beskrivs projektets uppdrag och de utredningar som föranlett dess tillkomst. Härefter ges en beskrivning av de föreslagna förbättringarnas effekter för fakturahanteringen i Trelleborgs kommun. Uppdraget Under 2012 genomförde konsultföretaget PwC en utredning gällande kommunens fakturahantering. Syftet var att undersöka och kontrollera en särskild leverantörs fakturering och leveranser till kommunen. Analysen påvisade att kommunen betalat för mycket i förhållande till avtal. Vidare påvisades brister gällande rutiner för upphandling, hantering av ramavtal samt rutiner för kontroll och attest av fakturor. KSAU beslutade 2012-05-21 att ge kommundirektören i uppdrag att genomföra en vidare granskning av hur ramavtal efterlevs och fakturor hanteras i kommunen. Ekonomiavdelningen utförde granskningen i samverkan med upphandlingsavdelningen. Slutsatserna var bland annat att Trelleborgs kommun tycktes lägga större vikt vid upphandling och utformning av avtal än vid uppföljning av avtals efterlevnad. Vidare poängterades att utvecklade rutiner och uppföljning, samt en koncentration av vissa uppgifter på färre personer, skulle kunna effektivisera arbetet i kommunen både gällande ökad kvalitet såväl som sänkta kostnader. Med anledning av dessa slutsatser beslutades att en fördjupad kommunövergripande översyn av rutiner och organisation gällande uppföljning av ramavtal samt hantering av leverantörsfakturor, var nödvändig. PS Provider (PS) vann upphandlingen och genomförde en analys där en slutrapport presenterades i september 2014. Rapporten innehöll 44 problem- och utvecklingsområden. KS beslutade därefter, i februari 2015 (Dnr KS 2014/832): Att uppdra åt ekonomichefen att genomföra de förändringar som föreslås i rapporten. Att det ska ske i samråd med förvaltningscheferna Att beslut om förändringar beslutas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Det är mot denna bakgrund och detta beslut projektet Från beställning till betalning kom till. I fokus står därmed PS rapport, dess 44 problem- och förbättringsområden samt tillhörande förändrings- och åtgärdsförslag.
2 (11) Åtgärdernas övergripande effekter I bifogad bilaga finns en lista på de faktiska åtgärder som framkommer i PS slutrapport, fördelat per delprocess. Bilagan är en omarbetning och ett tydliggörande av de förslag som BTB-projektet har i uppdrag att verkställa. Men det blir också tydligt i denna sammanställning att det saknas utarbetade åtgärdsförslag för flera av de problemområden som identifierats, vilket följaktligen gör det svårt att i nuläget redogöra för respektive åtgärds effekt. Däremot är det möjligt att prata om projektets tänkta övergripande effekter för fakturahanteringen i Trelleborgs kommun. Åtgärderna medför: Kostnadsbesparingar Förenklad och effektiviserad fakturahantering Förbättrad kvalitet (och service) Stärkt intern styrning och kontroll Projektet syftar till att effektivisera såväl kommunens resursanvändning inom fakturahanteringens olika delar, men också till att öka kvaliteten internt och externt gentemot kommunens leverantörer. En grov nulägesuppskattning av resursåtgången för respektive moment i fakturahanteringen presenterades av PS: Resursåtgång fakturahantering Moment Genomsnitt minuter Godkännande 2,5 Attestering 1,6 Kontering 1,4 Support 1,2 Utbetalning 0,9 O-cirkulerade 0,5 Påminnelse & Inkasso 0,4 Sortering post 0,2 Totalt: 8,5 En samlad bedömning gjordes att fakturahanteringens olika moment sammantaget motsvarade ca sex heltidstjänster i kommunen. Flera av PS åtgärder och förslag bidrar till att effektivisera denna resursfördelning. Genom tydliggörande av i synnerhet godkännar-, attesterings- samt konteringsrollen bör resursåtgången för de mest krävande momenten minska. Detta åstadkoms bland annat genom åtgärden att färre personer gör centrala moment i processen något som möjliggör specialisering och kompetenslyft för de medarbetare som utför dessa moment.
3 (11) Samtidigt medför tydliggörandet och centraliseringen av roller att olik hantering lättare kan undvikas. Under 2014 konterades belopp på över 41700 olika sätt i Trelleborgs kommun. Detta tyder på att olika medarbetare hanterar fakturor på skilda sätt vilket försvårar såväl uppföljning som att det bidrar till att öka den administrativa kostnaden vid eventuella felaktigheter. På sikt medför övergången till en ökad andel e-fakturor, samt den föreslagna investeringen i ett modernt inköpssystem, betydande administrativa effektiviseringar. Som följd av bland annat automatiska konteringsförslag samt automatchning av fakturor mot inköpsorder och avtal, effektiviseras hanteringen i flera av ovanstående moment. På samma gång höjs också kvaliteten på fakturahanteringen genom att risken för fel minskar och enhetligheten ökar. Postsorteringsmomentet bör på sikt i stort försvinna då en övergång till äkta e- fakturor görs. Likaså bör påminnelser och inkasso betraktas som uppkomna ur bristande hantering och rutiner, däribland beställarrutiner rörande efterlevnad av förfallotidspraxis. Dessa förbättringar fungerar styrande för BTB-projektet. Det är dock svårt att i dagsläget närmare uppskatta exakt hur stora effektiviseringsvinsterna blir. Att sätta tidsmål för fakturahanteringens olika moment eller att beräkna kostnadsbesparingar till följd av införskaffande av nytt inköpssystem, vore i nuläget ett såväl svårt som problematiskt projekt. Åtgärdsförslagen är vaga och behöver konkretiseras. I samband med att tydliga och konkreta åtgärdsförslag framarbetats under hösten, och en genomförandeplan upprättas för 2016, kan effektbedömningar och målsättningar läggas fram. Projektets syfte och frågeställningar Projektets övergripande syfte är att förbättra kommunens fakturahantering samt att utnyttjande och efterlevnad av tecknade ramavtal görs i högre grad. Detta ska göras genom att genomföra de förändringar som föreslagits i PS rapport. Föreslagna förändringar är dock övergripligt formulerade och saknar ofta ett konkretare innehåll anpassat efter Trelleborgs förutsättningar (se bilaga för komplett lista på utvecklingsområden och föreslagna åtgärder). Ett exempel på detta är åtgärdsförslaget att upprätta ett tydligare regelverk för beställare. Vad ett sådant regelverk närmare bör innehålla diskuteras inte, annat än ett fåtal centrala punkter som bör inkluderas. BTB-projektet kommer därför att i en första fas fokusera på att utreda och arbeta fram konkreta åtgärdsförslag. Detta görs i huvudsak med hjälp av en kommunövergripande projektgrupp och annan nödvändig informationsinsamling och kartläggning. Projektets andra fas, genomförande, planeras att starta i början av 2016 och fortsätta löpande under året. Samtidigt som genomförandet av framtagna och beslutade åtgärder sker bör också de föreslagna systemlösningarna beaktas och utredas (se tidplan för närmare information). Utredningsfasen under hösten syftar till att besvara följande; 1. Konkretisering: Hur bör åtgärdsförslagen för respektive delprocess utformas? 2. Mätning och uppföljning: Vilka är förändringarnas och åtgärdernas effekter? 3. I vilken ordning bör förbättringarna genomföras?
4 (11) Den första frågan besvaras till liten del av PS rapport. Utöver de konkreta förslag som återfinns i rapporten behöver tydligare åtgärdsförslag arbetas fram. Dessa bör bygga på och ta hänsyn till de olika förvaltningarnas förutsättningar samtidigt som BTB-processen som helhet står i fokus. Den andra frågan handlar om att, efter att åtgärderna konkretiserats, bedöma deras implementeringseffekter. Utöver att ligga till grund för i vilken ordning åtgärderna genomförs, bör även mätetal tas fram som fungerar i uppföljande syfte under genomförandefasen. Den tredje frågan, slutligen, utgör det samlade förslaget för genomförande med start 2016. Ett förslag till genomförandeplan upprättas. Några av de delfrågor som kommer beaktas är; - Vilka delprocesser fungerar sämst? - Vilka av åtgärderna har störst påverkan på processen? - Vilka av förändringarna kan först implementeras med gott resultat? I följande avsnitt beskrivs närmare vilka metoder som ska användas för att besvara dessa frågor. Projektmetodik Initialt var BTB-projektet tänkt att fokusera på olika förvaltningar i omgångar. Av flera skäl, däribland delgivna erfarenheter från Region Skåne, anses en effektivare väg vara att direkt fokusera på kommunen som helhet. Detta möjliggör ett kommunövergripande processperspektiv, samtidigt som bredare, hållbara åtgärder kan tas fram. BTB-projektet genomförs i två faser; Utredningsfas Under höst och vinter 2015 sammanträder en kommunövergripande projektgrupp löpande för att diskutera och arbeta fram åtgärdsförslag utifrån PS förbättringsområden. Jämte projektgruppens arbetsmöten utförs vidare utredningar av projektledare (Linus Andersson) och projektresurs (Katarina Billgren). Som del av informationsinsamlingen är omvärldsanalys och besök hos andra kommuner aktuellt. Genomförandefas Under 2016 påbörjas implementering och genomförande av de åtgärdsförslag som framarbetats och beslutats. Detta arbete fordrar ett flertal nyckelaktörer samt projektresurser som ännu inte beslutats. En projektledare bör hålla samman och driva på arbetet i en implementeringsgrupp, bestående av processägare vilka görs delansvariga för åtgärdernas genomförande. Utredningsfas och kommunövergripande projektgrupp För att på ett så effektivt sätt som möjligt erhålla information för besvarandet av frågorna i utredningsfasen skapas en kommunövergripande projektgrupp. Deltagare är sakkunniga med erfarenheter från kommunens olika förvaltningar.
5 (11) Under hösten träffas gruppen löpande för att diskutera PS förändringsförslag och gemensamt arbeta fram tydligare utformade åtgärdsförslag (se tidplan nedan). På detta sätt beaktas förvaltningarnas olika rutiner och organisation, samtidigt som eventuella närliggande problem kan belysas. Gruppen fyller två funktioner; Diskussion och förankring Genom att varje förvaltning deltar med någon person som har insikt i fakturahanteringsprocesser och rutiner kan olika övergripande frågor och utvecklingsområden inom BTB-processen diskuteras. Likaså möjliggör detta att tidigare förbisedda frågor kan uppkomma och belysas. Gruppen skapar samtidigt vidare förutsättningar för förankring av BTB-projektet genom att deltagarna själva återkopplar internt till sin förvaltning och förvaltningschef. Arbeta fram lösningsförslag Samtliga deltagare sitter med i egenskap av sakkunniga gällande rutiner och hantering på den egna förvaltningen. Samtidigt är det centralt att deltagarna beaktar kommunen och BTB-processen som helhet. Den hantering som sker på den egna förvaltningen är inte nödvändigtvis den mest effektiva sett till BTB-processen som helhet i flera fall skapas exempelvis ett ökat administrativt arbete centralt. Det finns ett flertal utvecklingsområden som bör effektiviseras och utvecklas där den konkreta utformningen bör beakta de olika förvaltningarnas skilda förutsättningar och rutiner. Dessa frågor kommer att diskuteras i gruppen. Projektdeltagarnas roll är då att bidra till att arbeta fram hållbara lösningsförslag. Det bör poängteras att den kommunövergripande projektgruppens utformning kan komma att ändras. Frågeområdenas karaktär kan medföra behov av andra och/eller ytterligare deltagare. Samtidigt som den övergripande projektgruppen diskuterar och arbetar fram lösningsförslag inom de olika delprocesserna (med särskilt fokus på de delprocesser som berörs av många åtgärdsförslag) utförs ytterligare nödvändiga kartläggningar, utredningar samt omvärldsbevakning av projektledare och projektresurs. Genomförandefas I början av 2016 påbörjas implementering av beslutade åtgärder. En mer detaljerad genomförandeplan framläggs senare som resultat av utredningsfasens avslutande. Det bör påtalas att projektresurser för denna del i nuläget ej är klara. Genomförandet av utarbetade åtgärder görs i omgångar som följd av att flera åtgärder bygger på att andra först kommer på plats. Likaså löper flera av förbättringsförslagen över året och innebär ett långsiktigt kontinuerligt arbete (ex: e-fakturor). Detta möjliggör också viss flexibilitet vid eventuella oförutsedda implementeringskonsekvenser. För att på bästa sätt implementera åtgärderna och samtidigt vidhålla ett helhetsperspektiv är det i nuläget rimligt att planera för att denna fas bäst organiseras genom att etablera huvudansvariga för respektive delprocess. Delprocessägarna sitter i sin tur tillsammans i en övergripande projektgrupp som leds av projektledare och projektresurs. På detta sätt hålls arbetet samman,
6 (11) samtidigt som processägarskap och ansvarighet konsolideras för framtida processutveckling. Projektledaren bör på sikt ersättas av en processägare inom ordinarie verksamhet, med övergripande perspektiv och ansvar för att förvalta, driva och utveckla kommunens processer.
Tidplan Fas 1 Den utredande delen planeras till januari, alternativt februari vid behov av ytterligare kompletteringar. Utredningsfasens resultat sammanställs i en åtgärdsrapport och en genomförandeplan. Fas 2 Den genomförande fasen bygger på den genomförandeplan som framställs. Det innebär att ovanstående tidplan för fas 2 kommer att ändras i enlighet med denna. Vad tidplanen i nuläget visar är dock att implementeringen av framarbetade åtgärder kommer att göras i omgångar under året, samt att beslut om genomförandets projektorganisation måste vara klart före implementering. Planering och analys bör också påbörjas inför införskaffandet av ett modernt inköpssystem.
Bilaga 1 BTB Problemområde och åtgärder Delprocess: Beställa 1) Säkerställ tydligare faktureringsinstruktion till respektive leverantör Upprätta tydligare regelverk för att styra beställare hur informera leverantörer vid fakturering Kort och hög 2) Skapa tydligt regelverk med effektiva rutiner kring beställning Samma som ovan, samt: Se till att beställare följer regelverket Säkerställ att respektive leverantör erhåller tydliga instruktioner hur den skall fakturera Kort och hög 3) Främja samarbete mellan centrala enheten och förvaltningarna Aktiv fakturareferensgrupp Öka förståelsen bland beställare för konsekvenserna av bristfällig leverantörsfaktura Kort och hög 4) Underlätta beställningshandhavandet Introducera en användbar lathund för beställare Kort och hög 5) Renodla roller och ansvar i hela processen BTB Omorganisera flödet så att det totalt sätt blir färre medarbetare som genomför kritiska moment (beställning, attestering, kontering etc.) Renodla roller även för handhavandet kring framtagande av utbetalningsunderlag ute i förvaltningarna 6) Förändra framtida inköpsrutiner Kräv att (så gott som alla) inköp görs mot faktura 7) Säkerställ att leverantörer åtlyder Trelleborgs förfallotidspraxis Samtliga beställare måste börja uppmärksamma sina leverantörer om Trelleborgs 30-dagars betaltidspraxis Kort och medel 8) Tydligare rutiner och utbildning kring beställning Framtagande av tydliga rutiner Användarutbildning i hur man genomför korrekta beställningar 9) Underlätta uppföljning av större investeringsprojekt 10) Automatchning av faktura mot inköpsorder 11) Underlätta beställningshandhavandet Skapa tydliga, pedagogiska beställningsmallar för respektive kategori av beställning 12) Öka kvaliteten och kontrollen på respektive beställning 13) Förbättra kontrollen av vilda inköp 14) Säkerställ att förvaltningar finner rätt produkt, till rätt pris från rätt leverantör 15) Utveckla och förbättra kvaliteten på uppföljning och styrning
9 (11) Delprocess: O-cirkulerade 1) Effektivisera hanteringen av nollkronorsfakturor Automatisera hanteringen av nollkronorsfakturor (fortsätt samtal om lösning med CGI) Kort och låg 2) Stoppa binär distribution av leverantörsfakturor Bevaka leverantörer som distribuerar fakturor i två flöden (e-faktura samt pappersfaktura) Kort och låg 3) Öka kvaliteten på leverantörsfakturorna Strikt tillämpning av krav mot respektive leverantör av exakt vilken information en faktura skall innehålla Vid minsta avvikelse från dessa krav ska faktura skickas tillbaka med instruktioner Delprocess: Manuella utbetalningar 1) Funktionalitetsbrist vid hantering av manuella utbetalningar Förbättrad funktionalitet för hantering av manuella utbetalningar i Raindance Vidare förslag nedan 2) Minska belastningen i de manuella utbetalningsprocesserna Förändra utbetalningsrutinen: ökad användning av kontantkassor för hantering av kontantutlägg 3) Renodla roller, ansvar och förfarande vid framtagande av utbetalningsunderlag Skapa en dedikerad person per förvaltning som arbetar med framtagande av utbetalningsunderlag Möjliggör för förvaltningar (genom ovanstående) att skicka specifikt framtagna excelfiler 4) Minska volymen manuella utbetalningar Ökad andel inköp ska göras mot faktura? 5) Öka kvaliteten på indata i de manuella utbetalningsprocesserna Skapa en tydliga rutiner och riktlinjer som gör att centrala enheten kan lita på processen och inte behöver kvalitetskontrollera indata Delprocess: Internfakturering 1) Förändra distribution av internfaktureringsfil för ökad säkerhet Distribuera filerna direkt till dedikerad katalog på servern som avsedd personal har tillgång till Kort och låg 2) Öka kvaliteten på indata för att slippa behov av manuella kontroller Förbättra handhavandet vid framtagande av internfaktureringsfil
10 (11) Utvecklingsområde Åtgärder Perspektiv Delprocess: Leverantörsfakturor 1) Standardisera och homogenisera konteringen inom/mellan förvaltningar Inför enhetliga konteringsinstruktioner 2) Förbättra konteringshandhavandet 3) Möjliggör att fakturor kan automatchas mot avtal 4) Korta ned distributionstiden av fakturor 5) Få leverantörsfakturor att avspegla respektive projekt eller medarbetare 6) Automatisera flöden genom att fakturor matchas mot inköpsorder och avtal Skapa funktionalitet för framtagande av konteringsförslag, konteringsmallar och sambandskontroller Få leverantörer att använda sig av riktiga e- fakturor Få samtliga leverantörerna att sluta samfakturera, t,ex, resor 7) Automatiserad förkontering Undersök möjligheten att inför automatisk förkontering av faktura genom märkning på faktura 8) Öka kvaliteten genom att tydliggöra vem som är långsam med att godkänna och attestera fakturor Undersök möjligheten att införa automatisk förkontering med hjälp av konteringsmallar kopplade till leverantör (eller annan information som finns på fakturan) Kommunicera flaskhalsarna genom att följa upp ansvariga; synliggör med hjälp av statistik Medel och låg Kort och låg Delprocess: Interkommunal ersättning 1) Förbättra kvaliteten i filerna för interkommunal ersättning Förbättra handhavandet vid framtagandet av filerna? Delprocess: Inkasso 1) Underlätta att finna leverantörsfaktura som inkassoärende avser Förbättrad sökfunktionalitet i system Medel och låg 2) Handhavandet vid omräkning av inkassoärende måste förenklas Finn lösningar som underlättar handhavandet Medel och låg 3) Förenkla hanteringen av inkassoärenden Undersök möjligheten att finna lösning som skapar mindre heterogena ärenden från inkassoleverantörer Långt och låg
11 (11) Delprocess: Support 1) Skapa en tydlig supportprocess på centrala enheten Inför en help-desk med tillhörande arbetsro, där sektionens medarbetare följer dagligt tidsintervall då de tillåts arbeta ostört Delprocess: Postsortering 1) Öka andelen e-fakturor Bearbeta leverantörer för att höja andelen e- fakturor för att effektivisera fakturahandhavandet Delprocess: Övergripande/övrigt 1) Skapa ansvarig för kontinuerlig utveckling av processer, struktur, rutiner och organisation Etablera processägare med övergripande perspektiv, BTB 2) erna måste utvecklas kontinuerligt grupp(er) och processägare skapas och driver förändringar framåt? 3) Uppföljningen måste utvecklas och förbättras Kategorisera och gruppera leverantörerna för enklare möjliggörande av analys (t.ex. avtalstrohet) Kort och medel 4) Det behövs tydliggörande och spridning av krav på faktura för att den ska accepteras av Trelleborg Publicera tydlig information på hemsidan kring vad som krävs för att kommunen ska acceptera en faktura Kort och låg