Svar på revisionsskrivelse med anledning av granskning av landstingets remisshantering

Transkript

1 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Produktionsstyrelsen Dnr PS Svar på revisionsskrivelse med anledning av granskning av landstingets remisshantering Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar att överlämna svar till landstingsrevisionen i enlighet med förslaget. Ärendet PwC AB har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget i Uppsala län genomfört en uppföljning av tidigare granskning av remisshantering inom landstinget. Sammanfattningsvis konstaterar granskarna att rutinerna är ändamålsenliga och effektiva och att förbättringar har skett sedan föregående granskning. Det finns dock områden där revisorerna pekar på behov av åtgärder. Revisorerna önskar produktionsstyrelsens svar på vilka åtgärder som genomförts eller kommer att genomföras med anledning av det som framkommer i granskningen. Förslag till produktionsstyrelsens svar till landstingsrevisionen föreligger som bilaga till detta ärende. Delges: Revisionen i Landstinget i Uppsala län Bilaga 31 Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till

2 Dnr PS Landstingets ledningskontor Anders Björklind Tfn E-post Produktionsstyrelsen Svar på revisionsskrivelse med anledning av granskning av landstingets remisshantering Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar att överlämna svar till landstingsrevisionen i enlighet med förslaget. Ärendet PwC AB har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget i Uppsala län genomfört en uppföljning av tidigare granskning av remisshantering inom landstinget. Sammanfattningsvis konstaterar granskarna att rutinerna är ändamålsenliga och effektiva och att förbättringar har skett sedan föregående granskning. Det finns dock områden där revisorerna pekar på behov av åtgärder. Revisorerna önskar produktionsstyrelsens svar på vilka åtgärder som genomförts eller kommer att genomföras med anledning av det som framkommer i granskningen. Förslag till produktionsstyrelsens svar till landstingsrevisionen föreligger som bilaga till detta ärende. Delges: Revisionen i Landstinget i Uppsala län Bilaga. Svar till landstingets revisorer med anledning av granskning av landstingets remisshantering. Landstingets kansli Slottsgränd 2A Box Uppsala tfn vx fax pg bg org nr

3 Dnr PS Landstingets ledningskontor Anders Björklind Tfn E-post Landstingets revisorer Svar på revisionsskrivelse med anledning av granskning av landstingets remisshantering Ärendet PwC AB har på uppdrag av de förtroendevalda reviorerna i Landstinget i Uppsala län genomfört en uppföljning av tidigare granskning av remisshantering inom landstinget. Sammanfattningsvis konstaterar granskarna att rutinerna är ändamålsenliga och effektiva och att förbättringar har skett sedan föregående granskning. Det finns dock områden där revisorerna pekar på behov av åtgärder. Revisorerna önskar produktionsstyrelsens svar på vilka åtgärder som genomförts eller kommer att genomföras med anledning av det som framkommer i granskningen. Resultat av den egna översynen: Inom Landstinget i Uppsala län finns en chefläkargrupp bestående av chefläkarna vid förvaltningarna och vid ledningskontoret; en från ledningskontoret, två från Akademiska sjukhuset, två från Primärvården, en från Lasarettet i Enköping och en från Folktandvården. De privata vårdgivarna är inte permanent representerade i gruppen utan adjungeras vid behov. Chefläkargruppen har med anledning av denna rapport, andra revisionsrapporter i ämnet och egna iakttagelser uppdragit till en projektledare, Britt Ehrs, att genomföra en översyn av remissregler och remissrutiner och komma med förslag till åtgärder. Resultatet av översynen visar att befintliga regler och remissrutiner i stort är effektiva och ändamålsenliga under förutsättning att de efterlevs. På många håll är efterlevnaden god medan den på andra håll kan uppvisa brister. De identifierade bristerna har föranlett uppdatering av regelverket. Åtgärder: Det övergripande regelverket har uppdaterats och fastställts av chefläkargruppen. Manualer och checklistor har utarbetats. Checklistorna avser utgöra stöd för verksamhetschefer så att bevakning och hantering av remisser och remissvar sker enligt regelverket. Landstingets kansli Slottsgränd 2A Box Uppsala tfn vx fax pg bg org nr

4 2 (4) Regelverket, manualen och checklistan publiceras i den landstingsövergripande kvalitetshandboken. Information om det uppdaterade regelverket distribueras via tillgängliga informationskanaler på Navet, till vårdsystemsamordnarna och till verksamhetschefer. Uppföljning av efterlevnaden till remissreglerna sker enligt principerna för egenkontroll. Utdataenheten har tagit fram en rutin som gör det möjligt att sammanställa rapporter över remisser som ej hanterats enligt regelverket. Dessa rapporter sänds till vårdsystemsamordnarna för handläggning inom respektive enhet. Chefläkargruppen har identifierat remisshanteringen som en viktig fråga för patientsäkerhet och kvalitet och kommer fortlöpande att följa efterlevnaden till remissreglerna och vid behov tillse att reglerna uppdateras. Resultat av PwC s granskning 1. Är reglerna för remisshantering ändamålsenliga och kända? Revisionell bedömning: Vår bedömning utifrån dokumentstudier och de svar vi erhållit vid intervjuerna är att landstingets utarbetade riktlinjer är ändamålsenliga. Riktlinjerna är vidare väl kända i verksamheten. Vi ser dock att följsamheten behöver säkerställas. Chefläkargruppens kommentar och förlag till åtgärder: Chefläkarna har under åren uppdaterat remissregelverket och har som en av sina uppgifter att ständigt se över och förbättra detta och andra regelverk som rör vården. Ovan beskrivs de åtgärder som vidtagits för att säkerställa följsamheten till reglerna. Följsamheten kontrolleras genom egenkontroll och rapporteras i verksamhetsredovisning. 2. Efterlevs direktiven och vilken intern kontroll görs så att det sker? Revisionell bedömning: Enligt vår bedömning finns en följsamhet till direktiven/regelverket. Vi ser dock att den interna kontrollen behöver utvecklas. Ett bra exempel på hur detta kan gå till är primärvårdens uppföljning via egenkontroll. Chefläkargruppens kommentar och förlag till åtgärder: Den process som används inom primärvården (och som hänvisas till i rapporten) kommer att anpassas till och antas av övriga förvaltningar. Resultaten av den interna kontrollen skall leda till åtgärdsplaner som i sin tur följs upp. Rapport av efterlevnad till remissreglerna skall ingå i de ordinarie verksamhetsrapporterna. 3. Finns det ett ändamålsenligt, tydligt och enhetligt system för att hantera remisser både vad avser mottagande och kompletteringar oavsett förvaltning och varifrån remissen kommer? Revisionell bedömning:

5 3 (4) Det ska inte gå att sända remiss eller remissvar utan att ansvarig läkare signerat den. Vi har dock funnit att detta sker genom sekreterare och att det är möjligt att göra det i Cosmic. Detta är inte acceptabelt och måste åtgärdas. Vidare har vi funnit brister i Cosmic i övrigt och noterbart är att brister rent allmänt tar mycket lång tid att åtgärda. Chefläkargruppens kommentar och förlag till åtgärder: Chefläkargruppen delar PwC s bedömning att rutinerna kring signering av remiss behöver tydliggöras. Detta beskrivs i remissregelverket. Efterlevnad till följsamheten har beskrivits ovan. Chefläkargruppen har noterat att i vissa sammanhang kan remisshanteringsflödet snabbas upp väsentligt om sekreterare utför vissa arbetsmoment. Detta ska endast kunna ske om en tydlig och skriftlig delegation finns från den ansvarige läkaren till den sekretare som utför arbetsmomentet. Läkaren är entydigt ansvarig. Delegation kan enbart ges till erfarna och kunniga sekreterare. Uppföljning sker enligt principen för egenkontroll. Cosmicleverantören Cambio utvecklar för närvarande en ny remissmodul. Kunderna är delaktiga i arbetet. Den nya modulen åtgärdar brister i den nuvarande modulen och beräknas kunna tas i drift under Cosmics kundgrupp (en representant från varje kund) har noterat att Cambio har förbättrat sina leveranser under senare år både vad gäller tidhållning och kvalitet. Ytterligare förbättringar hos leverantören är dock nödvändiga och kundgruppen har löpande dialog med leverantören om hur detta kan ske. 4. Hur sker gränsdragningen mellan IT-baserad hantering och manuell hantering och vilka pågående processer finns för att erhålla ett enhetligt system? Revisionell bedömning: Vår bedömning är att hanteringen av pappersremisser behöver säkras upp. Vi har i granskningen funnit att gynmottagningen och allmänpsykiatrin har utarbetat rutiner för att undvika hantering av pappersremisser. Därmed har de ett enhetligt system för remisshantering. Andra specialistmottagningar bör kunna införa en likartad lösning. I en förlängning bör landstinget prioritera att samtliga privata vårdaktörer inlämnas i Cosmic. Chefläkargruppens kommentar och förlag till åtgärder: Chefläkargruppen delar PwC s bedömning att hanteringen av pappersremisser inte alltid är optimal. De vid gynmottagningen och allmänpsykiatrin refererade processerna har anpassats till övriga verksamheter och är en del av de uppdaterade remissregelverket. Kännedom om det uppdaterade regelverket enligt ovan. Kontroll av följsamhet enligt ovan. Chefläkargruppen delar PwC s bedömning att alla privata aktörer ska använda Cosmic. De privata vårdgivarna har agerat gentemot SKL vilket resulterat i en rekommendation från SKL att inte ha specifika vårdsystem som skall-krav. Emellertid har landstinget tillsvidare bestämt att ett sådant skall-krav ska finnas i regelböcker. Samma skall-krav återfinns också i upphandlingar. 5. Uppfyller remisserna de krav på innehåll som behövs för mottagaren? Revisionell bedömning:

6 4 (4) Vår bedömning utifrån detta är att remisserna i allmänhet uppfyller de krav på innehåll som behövs för mottagaren. Chefläkargruppens kommentar och förlag till åtgärder: Chefläkargruppen delar PwC s bedömning i denna fråga och har för närvarande inga ytterligare förslag till åtgärder. 6. Hur sker återinformation till patienten om att remissen skickats, tagits emot och om vidare behandling? Revisionell bedömning: Vår bedömning utifrån jämförelser med tidigare genomförd granskning har handläggningsprocessen för remisser betydligt kortats och patienten informeras tidigare om fortsatt insats eller vård snabbare. Chefläkargruppens kommentar och förlag till åtgärder: Chefläkargruppen anser att de förbättringar som skett är bra. Ytterligare förbättringar kan ske. Mål bör sättas av verksamheten och följas upp via egenkontroll. 7. Chefläkargruppens mandat Även om detta inte var ett av de sex områden som PwC avsåg att granska är det ändå en viktig iakttagelse att mandatet inte är formellt fastställt av vårdgivaren. Chefläkargruppens kommentar och förlag till åtgärder: Detta är en fråga som kommer att hanteras av det landstingsövergripande ledningssystemet för kvalitet. I ledningssystemet upprättas en rutin för dokumenthantering. Sådana dokumenthanteringsrutiner finns redan upprättade för de verksamheter som har etablerade ledningssystem, exempelvis de certifierade verksamheterna. Dokumenthanteringsprocessen fastställs av vårdgivaren och beskriver vem som har rätt att upprätta, uppdatera och fastställa dokument. Här kommer chefläkargruppens mandat att tydliggöras. Sammanfattningsvis är produktionsstyrelsen nöjd med de förbättringar som påvisats sedan föregående granskning. Produktionsstyrelsen kommer att följa de förbättringsförslag och åtgärder som beskrivs ovan för att säkerställa att dessa genomförs. För produktionsstyrelsen Ludvig Larsson ordförande

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18