Vårdgivare. Ärendet. Skälen för beslutet BESLUT Dnr / (5) MediCheck AB Hälsingegatan 45 BV STOCKHOLM.

Transkript

1 BESLUT Dnr / (5) MediCheck AB Hälsingegatan 45 BV STOCKHOLM Vårdgivare MediCheck AB Ärendet Tillsyn av det systematiska patientsäkerhetsarbetet vid MediCheck AB i syfte att granska om den digitala vården följer de lagar och föreskrifter som gäller för hälso- och sjukvården. Beslut Inspektionen för vård och omsorg (IVO) avslutar ärendet men förutsätter att vårdgivaren vidtar adekvata åtgärder för att komma till rätta med de brister som framkommit i granskningen. IVO kan komma att följa upp beslutet i ett senare skede. IVO kommer i ett nytt ärende ytterligare granska den del som rör uppgifter från en anmälare gällande informationssäkerhet och behandling av personuppgifter (dnr /2019). Skälen för beslutet Den 24 april 2019 gjorde IVO en inspektion hos MediCheck AB. Vid inspektionen intervjuades ledning och medarbetare var för sig. Vid verksamhetstillsynen framkom följande brister: Vårdgivaren utför en otillräcklig egenkontroll av förskrivning av beroendeframkallande läkemedel och antibiotika samt av journaldokumentation. En patient har vid ett tillfälle kunnat ta del av en personalchatt via MediChecks hemsida och då sett uppgifter gällande andra patienter. IVO bedömer att bristerna är en följd av att vårdgivaren MediCheck AB i de delar som anges ovan inte uppfyller kraven i 3 kap. 1-4, patientsäkerhetslagen (2010:659), PSL, på att planera, leda och kontrollera verksamheten så att kravet på god vård i hälso- och sjukvårdslagen (2017:30) upprätthålls. IVO bedömer vidare att vårdgivaren har förutsättningar att vidta adekvata åtgärder för att komma tillrätta med bristerna. TgK v 1.2 Inspektionen för vård och omsorg Box Stockholm Telefon registrator.ost@ivo.se Fax Org nr

2 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (5) Tillsynen omfattade följande områden: Systematiskt förbättringsarbete Informationssäkerhet och identitetskontroll Bedömning och medicinsk handläggning Läkemedelsförskrivning Samverkan, informationsöverföring och remisshantering. Det systematiska förbättringsarbetet Vårdgivaren har upprättat en patientsäkerhetsberättelse som beskriver hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår, vilka åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten samt vilka resultat som uppnåtts. Vid intervjuerna uppgav ledning och medarbetare att verksamhetens ledningssystem är lättillgängligt. Ledningen har identifierat remisshantering och läkemedelsförskrivning som riskområden. Avvikelser sammanställs i ett avvikelsehanteringssystem och analyseras av den kvalitetsansvariga. De avvikelser som IVO tagit del av har enligt IVO:s mening hanterats på ett adekvat sätt då orsakerna till händelserna har identifierats och korrigerande, riskförebyggande åtgärder har vidtagits. Patient- och personalmedverkan i förbättringsarbetet Patienterna får efter varje konsultation frågor om hur de har upplevt vårdmötet samt möjlighet att lämna synpunkter och framföra klagomål. De kan också vända sig till verksamhetens support. Patienterna får ett meddelande om att verksamheten tagit emot deras klagomål. Svar sker via chatt, brev eller personlig kontakt. Personalen uppmanas att rapportera avvikelser. Ledningen har noterat att antalet händelserapporter ökat. Personalen uppgav att det i systemet är enkelt att rapportera avvikelser och att ledningen ger respons. Vid intervjun uppgav dock några av medarbetarna att de inte alltid får information om avvikelser och därför inte kan dra lärdom av dem. Egenkontroll Ledningen uppgav att de en gång per månad går igenom läkemedelsförskrivningar och granskar journaler med inriktning på diagnos och behandling. Återkoppling sker i veckobrev till all personal samt personligen till specifikt berörda. En internrevision kommer att göras i syfte att förbättra kontrollen av verksamheten. Rekrytering, kompetens och handledning Ledningen uppgav att de kontrollerar personalens legitimation hos Socialstyrelsen och HSAN. De begär också utdrag ur polisens belastningsregister. Varje nyanställd får introduktion med presentation

3 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (5) av företagets värdegrund och genomgång av ledningssystemets processer och rutiner. Introduktionen följs upp efter att medarbetaren arbetat en tid. Handledning och stöd ges av den medicinskt ansvariga läkaren alternativt av någon kollega inom företaget. Stöd och rådgivning sker inom företagets slutna IT system. Medarbetarna informeras via e-post när förändringar genomförs. Orosanmälan - barn Rutin för orosanmälan enligt 14 kap. 1 socialtjänstlagen (2001:453) finns enligt ledningen men var inte känd av medarbetarna. Informationssäkerhet och identitetskontroll Efter inspektionen tog IVO emot en anmälan från en patient som vid inloggning kunnat läsa en dialog mellan läkare och administrativ personal på MediCheck som inte berörde patienten själv. Denna händelse hanteras i ett nytt ärende hos IVO. Vårdgivaren har en informationssäkerhetspolicy och en årlig sammanställning av informationssäkerhetsarbetet har gjorts. Ledningen uppgav att all hälso- och sjukvårdspersonal får en genomgång av teknisk karaktär i samband med anställningen. Inloggning av både personal och patienter kräver säker identifiering med Bank-ID. Samtliga konsultationer sker inom företagets slutna ITsystem efter säker identifiering med Bank-ID. All behandlande personal finns med bild i tjänsten. Medarbetarna använder sina egna datorer och loggar in på MediChecks plattform. Personalen uppger att det finns tydliga rutiner för hantering av personuppgifter. Enligt vårdgivaren är åldersgränsen 16 år för att använda MediChecks tjänst. Någon åldersgräns när vårdnadshavare är ombud finns inte. Bedömning och medicinsk handläggning IVO har granskat 35 patientjournaler och funnit att förskrivning av såväl antibiotika som beroendeframkallande läkemedel skett utan dokumenterade överväganden vilket är en brist. IVO betonar vikten av att det inom ramen för ledningssystemet finns dokumenterade rutiner för journalföring och hantering av personuppgifter som är kända av personalen. Bestämmelser om journalföring finns främst i patientdatalagen (2008:355) och i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (HSLF-FS 2016:40) om journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvården.

4 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (5) Ledningen uppgav att det saknas rutin för medicinskt akuta situationer. Medarbetarna agerar utifrån sin medicinska kompetens och gör bedömning av akutgrad och hänvisar patienten vid behov till rätt vårdinstans. Tillgång till tolk saknas. Både ledning och medarbetare uppgav att patientmöten sker via videolänk och endast i undantagsfall via chatt eller telefon. Läkemedelsförskrivning Vid inspektionen redogjorde IVO för förskrivningsdata från E- hälsomyndigheten där det framkommer en relativt omfattande förskrivning av olika antibiotika i strid med Stramas rekommendationer för digital vård. Det framkommer även en relativt omfattande förskrivning av beroendeframkallande läkemedel. Ledningen uppgav att läkarna ska följa Stramas rekommendationer för digital vård. Läkare vid MediCheck ska inte förskriva narkotikaklassade eller beroendeframkallande läkemedel förutom adhdläkemedel som förskrivs av psykiater enligt gällande riktlinjer till patienter med adhd-diagnos. IVO anser att vårdgivaren behöver förbättra sin egenkontoll av läkemedelsförskrivning och dokumentation vilket också ledningen anser. Samverkan, informationsöverföring och remisshantering Ledningen och medarbetare uppgav att de inte utfärdar remisser men att de hjälper patienterna att utforma egenremisser om medicinskt behov finns. På recept utfärdade av verksamhetens läkare finns telefonnummer till MediCheck. Intervjuer med patienter IVO har i tillsynen intervjuat två patienter och tagit del av deras synpunkter och erfarenheter av vården. Sammantagen bedömning Sammantaget bedömer IVO att vårdgivaren MediCheck AB behöver utveckla sitt sätt att planera, leda och kontrollera verksamheten för att kunna uppfylla kraven i 3 kap. 1-4 PSL. Vårdgivaren behöver se över de rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet enligt 4 kap. 4 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Underlag Inspektionsprotokoll Patientsäkerhetsberättelse

5 Inspektionen för vård och omsorg Dnr / (5) Informationssäkerhetspolicy Årlig sammanställning av informationssäkerhet. Patientjournaler Avvikelserapporter Patientintervjuer Ytterligare information Denna inspektion är en del av IVO:s nationella tillsyn av digitala vårdtjänster, ett av prioriterade områden för tillsyn Tillsynen ska bidra till att patienterna får en god och säker vård. Beslut i detta ärende har fattats av enhetschefen Marie Brandvold. Inspektörerna Inger Hemmingsson och Jan-Erik Ingwall har deltagit i den slutliga handläggningen. Tillsynsläkaren Annelie Manneroja har varit föredragande. För Inspektionen för vård och omsorg Marie Brandvold Annelie Manneroja