Kom igång med Norstedts Redovisning/ Affärssystem.

Kom igång med Norstedts Redovisning/ Affärssystem. Ekonomi-, CRM- och e-handelslösningar för verksamheter med 1 50 anställda.

Innehåll 3 Inledning 5 Så här kommer du igång 6 Verifikatsregistrering 8 Rätt användning av tangentbordet 10 Momshantering (automatisk) 11 Momshantering (manuell) 12 Huvudbok 13 Kontakt kund och leverantörsregister 14 Produktregister 15 Offert Order Faktura 16 Övningar 18 Beställning Inköp 20 Kundreskontran och Leverantörsreskontran 22 Tidrapportering 24 Webbplats och e-handel 26 Rapporter Norstedts Juridik AB är en del av den holländska förlagskoncernen Wolters Kluwer Europas ledande juridikutgivare. Vi har ett unikt produktsortiment inom skatt, ekonomi, juridik och offentlig förvaltning med allt från litteratur och effektiva arbetsverktyg till kvalificerade utbildningar och bearbetad juridisk information. Vi utvecklar och producerar bland annat böcker, programvaror, nyhetsbrev, pärmar med lösblad, cd-rom och Internettjänster.

Inledning Denna Kom-igång-manual går snabbt och effektivt igenom de viktigaste funktionerna i Norstedts Redovisning/Affärssystem. Om du utvärderar en demoversion är manualen en bra vägledning genom programmet. Till hjälp har du också Exempeldatabasen som finns med på din demoskiva. Är du ny användare av Norstedts Redovisning/ Affärssystem? I så fall kan denna kortmanual ge dig en bra start när du börjar arbeta med programmet. Vill du veta mer om en specifik del av programmet är det bara att läsa vidare i de kompletta manualer du fick när du köpte en licens på din programvara. Kom-igång-manualen går igenom verifikatregistrering, momshantering, huvudbok, kontaktregister (kunder och leverantörer), produktregister, offert/order/fakturering, inköp/beställning, reskontra, tidrapportering, Webbplats och e-handel samt rapporter. Målsättning Norstedts Juridik AB har som målsättning att tillhandahålla kompletta, användarvänliga och effektiva ekonomi- och informationssystem anpassade för små och medelstora verksamheter/företag. Centralt för den målsättningen är: Effektiva registreringsfönster anpassade för Windows och tangentbord (exempel: placeringen runt det numeriska tangentbordet). Gemensam skärmbild för alla verifikat (ingående och utgående fakturor registreras i samma bild som in- och utbetalningsverifikat). Minimerad musanvändning (till exempel via snabbtangenter). Dynamiska snabbtangenter (exempel: plustangenten ändrar funktion beroende på vad du är). Automatisering (exempel: automatisk momshantering och motkontofält). Logiska regler i viktiga registreringsfält (exempel: tal i kontokolumnen ger sökning på kontonummer, bokstäver ger sökning på kontonamn). Användaranpassade inställningar (exempel: användarstyrd användning och visning av fält). Enkel tillgång till viktig information på skärmen och i rapporter. Enkelt att hitta och eventuellt korrigera historiska tal. 3

Anpassning till användaren Ett bra redovisningssystem för mindre verksamheter måste också kunna anpassas till olika användare. Alla erfarna och oerfarna ska kunna använda det. Genom att gömma kolumner/funktioner som inte används kan registreringsbilderna förenklas samtidigt som snabbtangenterna gör det enkelt att komma igenom registreringsprocessen. Enkel och logisk registreringsprocess Möjligheten att arbeta med flera verifikat samtidigt innan de slutligen uppdateras och låses i huvudboken gör att användaren kan minimera felregistreringar och enkelt göra korrigeringar ända fram till överföringen till huvudbok. Användarvänliga och integrerade moduler Eftersom Norstedts Redovisning/Affärssystem är helintegrerade system är det enkelt att byta mellan olika delar i programmet för att se detaljer i de olika transaktionerna. Exempelvis kan du se originalfakturan när du står på ett verifikat i huvudboken eller i reskontran. Register Överskådliga register som är enkla att anpassa finns: kunder/leverantörer, konton, moms, projekt och avdelning. 4

Så här kommer du igång Alla funktioner i Norstedts Redovisning/Affärssystem hittar du under menyvalet Visa. Du kan också nå många delar i programmet via genvägarna som du ser på vänster sida av programfönstret. Du väljer en genväg och alla programfunktioner som tillhör den genvägen visas. Genväg Norstedts Nyhetssida fungerar som en webbläsare och ger dig tillgång till tips och annan användarinformation som hjälper dig i det dagliga arbetet. Sidan uppdateras regelbundet. Du kan välja att ha ditt skrivbord online eller offline. I detta häfte hittar du enkla övningar som hjälper dig att sätta dig in i de olika delarna i programmet och dess möjligheter. Hur öppnas en programdel? Varje övning utförs i en modul. Hur du öppnar den aktuella modulen beskrivs i respektive övning och kan göras på två sätt. Gör följande för att öppna till exempel produktregistret med knapparna på vänster sida av programfönstret: Välj Produkt & Lager i genvägslistan till vänster i programfönstret. Klicka på knappen Produkt. Produktregistret öppnas. Du kan också öppna produktregistret med hjälp av Visa -menyn. Den hittar du överst i programfönstret tillsammans med de menyerna Arkiv, Redigera, Fönster och Hjälp. Klicka på Visa och välj vilken del du vill arbeta med. 1 2 4 3 1 Huvudmenyn finns överst i 2 På vänster sida i program- 3 Knapparna på skrivbordet 4 Du kan välja att ha ditt fönstret och har fem olika rubriker (Arkiv, Redigera, Visa, Fönster och Hjälp). Klicka på en av dem för att göra ditt val. fönstret visas genvägar till de vanligaste delarna i programmet. ändras beroende på vilken genväg du väljer. skrivbord online eller offline. 5

Verifikatsregistrering I Norstedts Redovisning/Affärssystem arbetar du med ett verifikat i taget (Aktivt verifikat). När ett verifikat är klart läggs det ner i listan över Registrerade verifikat. Arbetet görs i Verifikatsregistrering. Det som görs där är inte låst förrän det överförts till huvudbok/ reskontra (Uppdaterade verifikat). Du får alltså möjlighet att kontrollera alla verifikat antingen själv eller med hjälp av någon annan innan de överförs och låses i huvudboken. När verifikaten är överförda till huvudbok/reskontra måste eventuella ändringar göras som korrigeringar. En av fördelarna med programmet är att alla typer av verifikat registreras i samma fönster (utgående och ingående fakturor, in- och utbetalningsverifikat och så vidare). Verifikatsregistreringen innehåller flera automatiserade rutiner, bland annat för behandling av moms och registrering av betalningar. I kontokolumnen kan du skriva in kontonummer eller kontonamn. När du skriver kontonamn kommer kontoplanen att öppnas, sorterad i alfabetisk ordning efter den bokstav du skrivit in. Eftersom alla verifikat registreras i samma registreringsfönster kan du också skriva kundnummer eller leverantörsnummer direkt i kontokolumnen. Du får då upp ett hjälpfönster för att registrera detaljerna runt transaktionen (tangenten [ ] öppnar listan över konton, kunder och leverantörer). Som standard är kolumnen Motkonto synlig i verifikatsregistreringen. Funktionen är ett hjälpmedel för snabb registrering av verifikat, när samma belopp ska till debet respektive kredit på två olika konton. Det fungerar även vid automatisk momshantering. När du bokför en in- eller utbetalning kan också kontokolumnen användas till att skriva in fakturanumret direkt. Systemet analyserar då de öppna posterna i reskontran för att se om det finns någon träff och i så fall föreslå den fakturan. En smart funktion som sparar tid! Användarinställningar Under knappen Användarinställningar i Verifikatsregistreringsbilden kan du göra en rad inställningar. Till exempel kan du själv välja vilka kolumner som ska synas i verifikatsregistreringen. Med funktionen Fokus styr du var du vill att markören ska stanna. På så sätt kan du ha kolumner med information synliga utan att markören slösar tid på att stanna där. Dessutom finns det en rad andra funktioner som effektiviserar registreringen. Du kan till exempel styra var du vill att markören ska starta på nästa verifikat (Standardfokus). Du kan även välja att använda verifikatsmallar för periodisering och snabbare kontering. 6

Välj Redovisning och klicka på Verifikatsregistrering. 1 4 2 5 3 6 7 1 Här skapar du nya verifikat. 2 Här hittar du inställningar för 3 När du är klar med registrering 4 Du kan välja om du vill se Du kan också använda [+] tangenten. kontoplan, momskoder, verifikattyp, valutakurser och användarinställningar för bland annat bunthantering och utseende på fönster för verifikatsregistrering. av verifikat använder du den här knappen för överföring till huvudbok. verifikaten med netto- eller bruttosiffror samt om du vill se ett eller flera verifikat. 5 Här ställer du in verifikattyp. 6 Välj konto och motkonto för 7 Du har hela tiden kontroll Funktionen kan väljas med [*] eller [/] tangenterna på det numeriska tangentbordet. Du kan också definiera dina egna verifikattyper. Här anger du också verifikatdatum och vilken period som verifikatet ska knytas till. verifikaten. Kontoplan kan hämtas upp med [ ] -tangenten. När verifikatet är balanserat får du fram ett nytt verifikat genom att trycka på [+] -tangenten. över registrerade verifikat samt möjlighet att redigera dem.

Rätt användning av tangentbordet Du som registrerar många verifikat har mycket att vinna på att använda det numeriska tangentbordet. Norstedts Redovisning/Affärssystem är konstruerade så att du med en enda registreringshand ska göra det mesta av jobbet. Alla nödvändiga knappar finns i närheten. Speciellt viktigt är det att lära sig att du genom att skriva kontot för kundreskontra 1510 eller kontot för leverantörsreskontra 2440 får fram en alfabetiskt ordnad lista på respektive kund eller leverantör. Du kan också få listan sorterad i nummerordning genom att klicka på rubriken kontaktnr/leverantörsnr i listan. Det kan vara bra om du har lagt in dina leverantörer på bankgiro- eller postgironumret. Du kan också registrera din leverantörs nummer direkt i kontofältet. Rätt leverantör visas då mycket snabbt. Dynamiska snabbtangenter Dynamiska snabbtangenter Knapp Funktion Knapp Funktion + Nytt verifikat F9 F11 Fokuserar fältet för verifikatsdatum Fokuserar fältet för val av period * Ändrar verifikatstyp till nästa i listan / Ändrar verifikatstyp till den föregående i listan Öppnar kontoplanen om du står i kontokolumnen 1510 Öppnar listan över kunder, sorterad alfabetiskt 2440 Öppnar listan över leverantörer, sorterad alfabetiskt + Nytt verifikat, börjar på nytt verifikatsnummer om föregående är i balans + Motkonterar differenssumman till sista konteringsraden i verifikatet (du måste stå i kontokolumnens sista rad) + Stäng fakturafönstret efter att fakturanumret har skrivits in * Kopierar beskrivningstexten från föregående kontering om du står i kolumnen för beskrivningstext F12 Ctrl+H Öppnar kalkylator när du står i ett beloppsfält Överför till Huvudbok Esc Stänger kontolistan om den är öppen 4.3 Knappraden I knappraden i verifikatsregistreringen finns också en rad funktioner som har snabbtangenter. Dessa hittar du i varje knapps hjälptext. (Ctrl +N) Nytt verifikat (Ctrl +D) (Ctrl +K) (Ctrl +H) Ta bort Öppna Överföring kontoplanen till huvudbok 8

Övning Registrering av verifikat Här ska vi registrera inköp av en skrivare för 6 500 kr som registreras på konto 5410 Förbrukningsinventarier. Övningen nedan sker i en installerad Exempeldatabas. Kontrollera att du har företagsdatabas nr 999 öppen Exempeldatabas. Är du osäker går du till Arkiv Öppna företagsdatabas och välj 999 Exempeldatabasen. Välj Redovisning i genvägslistan till vänster i programfönstret. Klicka på Verifikatsregistrering. Klicka på knappen Ny till vänster i knappraden för att skapa ett nytt verifikat. Klicka i fältet för Verifikattyp och välj Handkassa i listan. Sätt Ver.datum till 2007-01-01 och aktuell period till 1 överst i fönstret. Klicka på raden under spalten för Konto och skriv in 5410, följt av [Enter]. Detta stäms av mot kontoplanen och kontots namn fylls automatiskt i spalten för Beskrivning, som här är Förbrukningsinventarier. Markören flyttar sig nu till spalten för Motkonto. Skriv in 1910, det vill säga kontonumret för kontot Kassa och tryck [Enter]. Markören flyttar sig till Debetspalten. Knappa in beloppet, i detta fall 6 500 och tryck [Enter]. Beloppet fördelas nu på tre konton. Ingående moms bokförs automatiskt på konto 2641. Längst ner i fönstret ser du också att dina verifikat balanserar. Här hittar du sammanlagd summa Debet, summa Kredit av alla verifikat du registrerat och ett fält som visar skillnaden mellan dessa två. Verifikatet kan nu överföras till Huvudboken, vilket du gör genom att klicka på knappen med den gröna boken med röd pil/knappsymbol: 9

Momshantering (automatisk) I Norstedts Redovisning/Affärssystem är momshanteringen automatiserad. Det betyder att intäkts- och kostnadskonton har rätt momshantering kopplade till sig. Om du till exempel registrerar konto 3051, försäljning 25 %, kommer automatiskt momsen på konto 2611. På detta sätt garanterar systemet att momsrapporten blir korrekt och att kopplingen mellan de inrapporterade koderna beräknas rätt. Utgående faktura (Automatisk momshantering) Konto 3051 väljs med momshantering 1. Momspliktig försäljning 25 %. Inställningen är standard i kontoplanen. I kreditfältet skriver du in 1 250 kr (bruttobelopp inklusive moms). Den automatiska momshanteringen ser då till att 1 000 kr bokförs på konto 3051 med länk till kod [05] på momsrapporten samt att 250 kr bokförs på konto 2611 med länk till kod [10] på momsrapporten. Om du har skrivit fel belopp är det enkelt att korrigera. Systemet ser till att en ny och korrekt fördelning av beloppet görs till konto 2611. Ingående faktura (Automatisk momshantering) Konto 4011, väljs med momshantering 5. Ingående moms 25%. Inställningen är standard i kontoplanen. I debetfältet skriver du 2 500 kr (bruttobeloppet inklusive moms). Den automatiska momshanteringen ser till att 2 000 kr bokförs på konto 4011 utan länk till kod på momsrapporten, då det inte ska inrapporteras, samt att 500 kr bokförs på konto 2641 med länk till kod [48] i momsrapporten. Om du har skrivit fel belopp är det enkelt att korrigera. Systemet ser till att en ny och korrekt fördelning av beloppet görs till konto 2641. 10

Momshantering (manuell) I Norstedts Redovisning/Affärssystem kan du välja Manuell momshantering, men då krävs det att du själv styr beloppen till rätt plats i momsrapporten. Här är det mycket viktigt att skilja på utgående och ingående moms, eftersom rapporteringen av utgående moms alltid görs i samband med underlaget (nettoförsäljningen). Utgående faktura (Manuell momshantering) Konto 3051 väljs med momshantering 0. Ej momspliktig (det måste antingen anges i kontoplanen eller väljas under registreringen). Om du väljer alternativ 2 måste du stanna i kolumnen Momskod och välja kod [11] innan beloppet skrivs in. I Kreditfältet skrivs 1 000 kr (nettobelopp exklusive moms). Den manuella momshanteringen ser då till att 1 000 kr blir kvar på konto 3051 med länk till kod [05] på momsrapporten. Du måste själv bokföra 250 kr på konto 2611 och länka den till kod [10] på momsrapporten. Om du väljer att använda dig av Manuell momshantering på utgående fakturor (försäljning) bör du under inställningar välja att låta markören stanna (fokusera) på kolumnen Momskod. Detta gör det enkelt att välja rätt kod innan du skriver in beloppet. Alternativt skriver du in rätt momskod under fliken Avancerat i kontoplanen. Vi rekommenderar dock att du använder automatisk momshantering för all försäljning, eftersom systemet då också hjälper dig att få alla beräkningar och fördelningar korrekta i förhållande till det som ska inrapporteras till myndigheterna. Ingående faktura (Manuell momshantering) Konto 4011 väljs med momshantering 0. Ej momspliktig (antingen måste det anges i kontoplanen eller väljas under registreringen). I debetfältet skriver du in 2 000 kr (nettobelopp exklusive moms). Den manuella momshanteringen ser då till att 2 000 kr blir kvar på konto 4011 utan länk till kod på momsrapporten. Du måste nu själv bokföra 500 kr på konto 2641. Momskod [48] måste antingen anges här eller i kontoregistret under fliken Avancerat. 11

Huvudbok All bokföringsdata samlas i Huvudboken. Även om det dagliga arbetet görs i andra delar av programmet överförs all information automatiskt till Huvudboken. Kvartalsrapporter, årsboksslut och start av nytt räkenskapsår är centrala funktioner när all data har samlats i huvudboken. I huvudboken har du möjlighet att se historiska verifikat eller rörelser per konto obegränsat antal år tillbaka (förutsatt att de finns registrerade i programmet). Det är också möjligt att se olika framställningar och rapporter knutna till nyckeltal, resultat och balans. Välj Redovisning och klicka på Huvudbok. 2 3 4 1 1 Du kan enkelt få upp analyser 2 Här kan du välja för vilket år 3 Med drilldown kan du 4 Det finns självklart möjlighet och rapporter direkt på skärmen. du vill ta fram analyser. snabbt och enkelt gå in i detalj i dina verifikat. att söka detaljerat och användaranpassa gränssnittet. Övning Uppslag i huvudbok Välj Visa Redovisning Huvudbok från menyn eller klicka på Redovisning bland genvägarna till vänster i programfönstret och sedan Huvudbok. Huvudboken öppnas. Välj vilket räkenskapsår du vill granska i rullgardinsmenyn överst till vänster. Huvudboken består av sex olika delar; Verifikatslista, Kontolista, Nyckeltal, Resultat, Balans och Grafisk. Delen Verifikatslista är vald när du öppnar Huvudboken. Om du väljer att arbeta med verifikatslistan, välj om trädstrukturen ska visa Verifikattyp/period eller Period/Verifikattyp. Det första alternativet visar verifikattyperna var för sig med underliggande perioder. Det andra visar perioderna var för sig med underliggande verifikattyper. Klicka på det du vill ska visas i listan. Du måste gå minst två nivåer ut i trädet för att välja, det vill säga du väljer både verifikattyp och period. Klicka vidare på Kontolista. Kontolistan består av tre flikar; Saldobalans Huvudbok, Saldo per period och Verifikatsrader. Välj konto 1910 Kassa. Under flik två ser du kassakontots periodsaldo och under flik tre kommer du att se registreringen du gjorde under verifikatregistreringsövningen om du valde att överföra den till huvudboken. Klicka vidare på Nyckeltal. Välj vilken framställning du vill se i fönstret med hjälp av rullgardinsmenyerna överst. 12

Kontakt (kund och leverantörsregister) Från Kontaktregistret har du tillgång till alla funktioner för kunduppföljning, som till exempel urval (selektering), skapa aktiviteter, order, faktura, projekt och brev. Välj Kontaktuppföljning och klicka på Kontakt. 1 2 2 3 4 5 5 6 7 8 11 9 5 10 1 Här skapar du nya kunder, 2 Använd Lista när du vill 3 Använd Kontaktstatus för 4 Ta enkelt fram rapporter kontakter och leverantörer. hitta en kontakt. Vill du söka mer detaljerat använder du Urvalinställningar. att få en snabb översikt över vad kunden har köpt och vilka fakturor som är obetalda. och skicka snabbt e-post till kontakten. 5 Segmentera och klassificera 6 Varje kontaktperson har ett 7 Du får full översikt över alla 8 Använd standardmallar eller dina kontakter genom att använda färdig- eller egendefinierade fält. Detta gör det enkelt att skicka offerter, e-post eller dokument till en grupp kontakter. eget detaljerat kontaktkort med all information. kontakter och aktiviteter du har haft med företaget, såsom möten, telefonkontakter och kommande uppdrag. egna för att skicka brev, e-post och fax. Lika enkelt till en enda kontakt som till en hel grupp. Alla dokument hittar du därefter under kontaktens dokumentflik. 9 Skapa offerter, order och 10 I Norstedts Redovisning/ 11 Om du kryssat för Levefakturor till dina kunder snabbt och enkelt. Alla offerter, order, fakturor och kreditnotor samlas under order och offert, vilket gör det lätt att hitta dem. Affärssystem finns en komplett projektmodul. En kampanj eller ett projekt kan följas från början till slut. rantör kan du också få fram status på leverantör. Övning Skapa kund Välj Kontaktuppföljning i genvägslistan till vänster i programfönstret och klicka på Kontakt. I Exempeldatabasen är redan flera kontakter registrerade. Bläddra igenom dem med hjälp av de gröna pilarna i knappraden. Du kan också hämta dem genom att söka i listan. Klicka på knappen Ny till vänster i knappraden. Då skapas ett nytt kontaktkort. Skriv in namnet på kontakten överst i kontaktkortet. Skriv också in adress och telefonnummer i respektive fält. Markera kryssrutan Kund till vänster om adressfältet. Lägg märke till numret till höger om detta fält. Detta är en löpande numrering av alla kontakter som självklart kan anpassas ytterligare. Du har nu lagt in din kund och kan använda knappraden i mitten för att skapa offert/order/faktura, aktiviteter, dokument, projekt eller annan information. Informationen kommer alltid att finnas tillgänglig under respektive kund. 13

Produktregister Produktregistret ger dig full översikt över lagerbehållning, priser, rabatter, leverantörer och intäkter för alla dina produkter. Produkterna används dessutom vid fakturering av dina kunder. Välj Produkt & Lager i genvägslistan och klicka på Produkt. 1 2 2 3 4 6 5 7 10 11 8 9 12 14 13 1 Här skapar du nya 2 Använd Lista när du vill hitta 3 Använd Produktstatus för att 4 Du kan enkelt hämta fram produkter. en produkt. Om du vill söka mer detaljerat använder du Urvalinställningar. snabbt få överblick över hur försäljningen av produkten har gått och till vilka kunder, lagerstatus och diverse beställningsstatus. rapporter om produkter och skicka e-post med produktinformation till kunder. 5 Ordna enkelt dina produkter 6 Norstedts Redovisning/ 7 Norstedts Affärssystem 8 Lagerinventering kan utföras efter produkttyp, i grupper och undergrupper. Du hittar snabbt rätt produkt och kan ta fram de rapporter och analyser du önskar. Affärssystem stödjer obegränsat antal produkter. stödjer flera lager och lagerlokaler. snabbt och effektivt i Norstedts Affärssystem. 9 Produktpriser kan justeras 10 Priser och marginaler kan 11 Här har du full överblick över mot bakgrund av bl a leverantörer, produktgrupper och valutaförändringar. enkelt beräknas i priskalkylatorn. Det finns också stöd för periodbaserade priser vid t ex en kampanj på en produkt. vilket lager produkten är knuten till. Du kan lägga in minimilager och önskad beställningsnivå att basera inköpet på. Du kan vid behov skapa flera lager. 12 Du kan knyta hur många leverantörer som helst till produkten, vilket garanterar effektiva inköp. Du kan självklart göra omräkningar till utländsk valuta. 13 Du kan lägga in obegränsad 14 Du kan lägga in produktmängd information om produkten, t ex försäljnings- eller teknisk information som enkelt kan bifogas bilder, som också kan läggas ut i den webbutik du enkelt skapar i Norstedts Affärssystem. en offert eller orderbekräftelse under fliken Produktinformation. 14

Offert Order Faktura En faktura baseras på en order. En order kräver att du har registrerat kunden i Kontaktregistret och att produkterna du ska fakturera är registrerade i Produktregistret. Välj Försäljning och klicka på Försäljning/ Fakturering. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Här skapar du nya offerter, Använd Lista eller Sök när order och fakturor. du vill hitta befintliga order, fakturor eller offerter. 2 3 Här kan du fakturera och 4 Varje offert, order och skriva ut offerter och fakturor. Du kan fakturera både enstaka eller en grupp offerter/ordrar i en operation. faktura har sin egen status. Det gör det enkelt att hålla ordning på bl a obehandlade order, restorder, samlingsorder och kreditnotor. 5 Betalning och leveransvillkor Välj Ny och Visa produktdefinieras efter behov. Projekt kan användas som markering på faktura och ner i varulinjen om lista för att få tillgång till produktlistan för att lägga in nya varulinjer. du önskar detta. Norstedts Redovisning/Affärssystem stödjer självklart också fakturering i utländsk valuta. 6 7 Olika fraktkostnader och 8 Under fliken Text lägger du fraktsätt kan specificeras under fliken Frakt. in den information som ska visas på offert, orderbekräftelse eller faktura. 9 Du har hela tiden full kontroll över vilka produkter som du har på lager, täckningsbidrag och om produkterna är beställda. 15

Övningar Övning Skapa produkt Välj Produkt & Lager i genvägslisten till vänster i programfönstret och klicka på Produkt. I Exempeldatabasen finns redan flera produkter registrerade. Du kan bläddra mellan dem med hjälp av de gröna pilarna i knappraden. Du kan även hämta dem genom att söka i listan som du öppnar från knappraden. Klicka på knappen Ny som ligger till vänster i knappraden. Ett nytt produktkort skapas. Skriv in produktens namn överst i produktkortet. Lägg in produktens Pris under fliken med samma namn. Skriv in Inköpspris och Försäljningspris. Välj OK. Fälten för Inköpspris, Självkostnadspris och Försäljningspris uppdateras automatiskt. Välj fliken Leverantör och välj Ny-knappen. En lista över tillgängliga leverantörer visas. Välj den leverantör som ska leverera produkten. Denna uppgift används senare när du beställer produkten i inköpsmodulen. Produkten kan nu registreras på ordrar och faktureras samt beställas. Övning Skapa order och faktura Välj Försäljning från genvägslisten till vänster i programfönstret och klicka på Order. Klicka på Ny-knappen för att skapa en ny order. Välj en kund i listan och klicka OK för att lägga in kunden i ordern. Ordern kompletteras sedan automatiskt med den information som är lagrad för kontakten, som till exempel Adress, Vår ref och Betalningssätt. Under fliken Produktlinjer lägger du in alla produkter som ska med i ordern. Eftersom du ska hämta produkter från produktregistret klickar du på knappen Visa produktlista. Ordern är nu klar för vidare behandling. Med Skriv ut i knappraden kan du nu skriva ut Order, Plocklista, Packsedel och många andra rapporter. Klicka på Avbryt när du är klar med utskrifterna. 16

Övning Skriva ut en faktura När ordern är skapad kan du skriva ut en faktura. Klicka på Faktura i knappraden för att starta fakturering av ordern. Klicka på Faktura utan giro för att välja utskrift av denna rapport. Klicka OK. En testutskrift av fakturan görs som förhandsvisning. Skriv ut denna om du vill eller stäng fönstret. Svara Ja på frågan Ska ordern faktureras?. Själva fakturan skrivs nu ut. Huvudbok och Reskontra uppdateras nu med ett verifikat och en ny fordran på kunden. Den ursprungliga ordern byter status till fakturerad. 17

Beställning Inköp En beställning genereras lika enkelt som en faktura. När du registrerat dina leverantörer i Kontaktregistret, registrerat produkterna i Produktregistret och där knutit leverantör till produkt skapar du snabbt dina beställningar i Inköpsmodulen. Välj Produkt & Lager i genvägslistan och klicka på Inköp. 1 2 3 4 5 7 8 6 10 9 1 Här skapar du nya Använd Lista när du vill hitta beställningar. en beställning. Vill du söka mer detaljerat använder du Urvalinställningar. 2 3 Här kan du skriva ut beställning, registrera mottagning av 4 Alla inköp är fördelade varor och bokföra inköpsorder. under olika status. Det gör det enkelt att hålla ordning på bl a obehandlade, mottagna, bokförda, repeterande och dellevererade beställningar. 5 Betalningssätt och leveransvillkor 6 Med fokus på leverantörer, 7 Välj Ny och Visa produktlista 8 Här kan du lägga in den kan självklart definieras efter behov. Projekt och avdelning kan användas som markering på beställningar. produkter, beställningsnivå eller utestående order hjälper inköpsgeneratorn dig att beställa de rätta produkterna. för att lägga in nya produktlinjer. information som ska visas på beställningen. 9 Du har full kontroll på hur 10 Har du flera lager kan du stora mängder produkter du har på lager, vilket TB och vilket lager beställa produkterna till valfritt lager. som produkten är beställd till. 18

Övning Att göra en beställning Välj Produkt & Lager i genvägslisten till vänster och klicka på Inköp. Klicka på knappen Ny som ligger till vänster i knappraden för att skapa en ny beställning. Klicka på önskad leverantör och klicka OK för att skapa en beställning. Resten av inköpsordern fylls i med den information som finns lagrad för kontakten, som till exempel Adress, Er referens etc. Under fliken Produktlinjer lägger du in alla produkter som ska vara med i beställningen. Om du ska hämta produkter från produktregistret klickar du på knappen Visa produktlista. Du får då fram en översikt över alla produkter som kopplats mot den aktuella leverantören. Klicka OK för att lägga in produkter i beställningen. Pris och Rabatt kan ändras beroende på till exempel dina avtal med leverantören. Totalpriset för beställningen räknas ut kontinuerligt. Pröva dig gärna fram med olika ändringar innan du skriver ut beställningen. Med Skriv ut i knappraden (Purchase Order). kan du nu skriva ut beställningen på svenska eller engelska Efter utskrift ändras beställningsstatus till Beställt. För att se alla beställningar med denna status, använd rullgardinsmenyn överst till höger. När du senare tar emot varorna registrerar du varumottagningen via knappraden. Om du vill kan du också bokföra beställningen direkt i bokföringen. 19

Kundreskontran och Leverantörsreskontran Alla verifikationer som innehåller verifikationsrader som gäller en kund eller en leverantör kommer alltid att bokföras i Kundreskontran eller Leverantörsreskontran. Även alla fakturor och beställningar som görs i programmet blir automatiskt registrerade i reskontran. Dessa moduler ger dig full överblick över alla utestående kundfordringar och skulder till dina leverantörer. Mottagna betalningar registreras kontinuerligt och du kan generera utbetalningar för utestående belopp hos dina leverantörer. Eftersom Norstedts Redovisning/ Affärssystem är helintegrerade system är det lätt att gå tillbaka till detaljerna från reskontran (spårbarhet). Kund- och leverantörsreskontra ser likadana ut och fungerar i stort sett på samma sätt. Välj Redovisning och klicka på Kundreskontra. 2 1 3 4 5 6 7 8 1 Här kan du registrera in- och 2 Här får du en översikt över 3 Med Urval filtrerar du vad 4 Här väljer du vilka reskontraposter utbetalningar. dina kundfordringar. som ska visas på skärmen. Oftast arbetar du med Öppna/ Alla fakturor. Vill du se den historiska registreringen kan du välja Alla/ Alla poster. du vill se. Du kan fokusera på låsta eller öppna poster och bestämma om du vill se endast en kund eller en leverantör. 5 Du kan automatiskt upprätta Du kan automatiskt upprätta påminnelser baserade på förfallna fordringar. inkassolista samt inkassofil för export till inkassobyrå, baserad på förfallna fordringar. 6 7 Du kan automatiskt utföra 8. 8 Snabbtangenter ger tillgång räntefakturering baserad på för sent betalda fakturor. till kontakter, fakturor och verifikat i huvudboken för att du skall kunna arbeta så effektivt som möjligt. 20