Hjälpavsnitt Sänd frakt & visa fakturaspecifikation Innehåll: Sänd frakt & visa fakturaspecifikation... 1 Visa avsända fraktsedlar med status... 1 Kontoutdrag, öppna poster... 2 Visa fakturaspecifikation... 2 Intervall för faktura... 3 Sänd frakt inom Sverige... 3 Sänd frakt till utlandet... 4 Sänd frakt & visa fakturaspecifikation Under detta alternativ väljer du det fraktbolag som skall transportera varor till era kunder, både till Sverige och till utlandet. Då går också in här för att ta ut specifikationer till de fraktfakturor du får från fraktbolaget. Sidan du kommer till ser ut så här: För närvarande finns det bara ett fraktbolag att välja på för alla transporter. För information om fraktpriser och leveranstider, klicka på [Fraktvillkor]. För att gå vidare med försändelsen, klicka på [Välj] för aktuellt fraktbolag och du kommer till nästa bild: [Visa avsända fraktsedlar med status] Som avsändare av fraktsedlar kan du följa status på de fraktsedlar du har sänt. Du kan alltid följa hur långt en försändelse har nått i systemet. Se bild nästa sida: Sid 1 av 6
Här ser du tidigare avsända fraktsedlar, specificerade per månad ett år tillbaka i tiden. Om du vill se info en fraktsedel, klicka på [Visa/Skriv ut]. Stäng sedan rutan. [Kontoutdrag, öppna poster] Här visas de fraktfakturor som är obetalda, specificerade per månad när de skrevs ut, ett år tillbaka i tiden. Klicka på resp. månad. Om du klickar på [Öppen] visas alla öppna fakturor oavsett när de skrevs ut. Genom att klicka på [Alla] ser du alla fakturor, både betalda och obetalda. [Visa fakturaspecifikation] De fraktfakturor som skickas ut är endast en sammanställning av fraktförsändelser för en viss period (som ni själva har valt under Intervall för faktura ). För att få en specifikation av vad varje faktura avser måste du klicka på [Visa fakturaspecifikation]. Då ser du en bild liknande denna: Genom att klicka på [Visa] får du upp fakturaspecifikationen på skärmen som du sen kan skriva ut om du vill. Se exempel: Sid 2 av 6
Intervall för faktura Du kan här välja hur ofta du vill ha fakturor från fraktbolaget, en per dag, vecka eller månad. Klicka på listpilen och välj intervall. Sänd frakt inom Sverige Här ser du att det ligger en order som är klar att sändas iväg (se bilden på sidan 10). Om du har flera försändelser till samma kund som inte gått iväg, så ligger de alla i denna lista och du kan välja, genom att markera resp. försändelse, om de ska gå med samma fraktsedel eller inte. Kryssa i de försändelser som ska gå med samma fraktsedel (det kan finnas flera). Klicka på [Sänd markerade med samma fraktsedel]. Nu får du upp en fraktsedel på skärmen som skall fyllas i, se bild nästa sida: Sid 3 av 6
Fyll i antal (kollin, paket, st etc.) under Antal. Under Enhet anger du vilken enhet som gäller (kollin, paket, st etc.). Under Innehåll ger du en kort beskrivning vad försändelsen innehåller, t ex datorer. Vikten skrivs in automatiskt om ni har angivit vikt när varorna upprättades. Om inte, måste du själv fylla i vikten i kg och även skriva ut ordet kilo eller kg efter antalet. Nästa steg är att kryssa i vem som skall betala frakten avsändaren (ni själva) eller mottagaren (kunden). Kolla vad era leveransvillkor säger, eller hur uppgörelsen med kunden ser ut. Du skall också fylla i försäkringssumman, dvs. värdet på varorna ni transporterar. Kryssa också i alternativ A i fältet till vänster om försäkringssumman. Även om det finns ytterligare alternativ så använder vi oss enbart av alternativ A för tillfället i Sverige. I nedre delen av bilden kommer normalt den totala vikten på hela försändelsen upp i fältet, om ni har angivit vikt vid upprättandet av varorna. Annars får du själv fylla i den rätta vikten i fältet vid Skriv in samlad vikt (hela kg). Det finns också möjlighet att skriva in en kommentar till mottagaren. Slutligen anger du ditt Användarnamn och Lösenord längst ner och klickar på knappen Sänd fraktsedel. Fraktsedeln som nu kommer upp med de uppgifter du har skrivit in, kan du skriva ut genom att klicka på [Utskrift] längst upp till vänster. Sen är det bara att stänga fönstret. Nu går fraktförsändelsen (fraktsedeln) iväg till kunden och når denne nästkommande vardag. Sänd frakt till utlandet Att sända frakt till utlandet, går i stort sett till på samma sätt som att sända inom Sverige. Du måste även här först ha expedierat varorna (se beskrivning sidan 2-9) innan de kan sändas med ett fraktbolag. Följ beskrivningen ovan för BTC Frakt från sidan 9 och framåt. Du går tillväga på samma sätt som vid försändelser inom Sverige. Det enda som skiljer åt är att fraktsedeln ser annorlunda ut vid försändelser till utlandet. Då heter den Consignment Note och texten är även på andra språk än svenska. Se exempel på nästa sida hur en Consignment Note kan se ut. Se nästa sida: Sid 4 av 6
Tänk på att skriva på engelska så att mottagaren förstår vad du har skrivit Fyll i antal (kollin, paket, st etc.) under Antal. Under Enhet anger du vilken enhet som gäller (collis, packages etc.). Under Godsets art ger du en kort beskrivning vad försändelsen innehåller, t ex furniture. Vikten skrivs in automatiskt om ni har angivit vikt när varorna upprättades. Om inte, måste du själv fylla i vikten i kg och även skriva ut ordet kilo eller kg efter antalet. Nästa steg är att kryssa i vem som skall betala frakten avsändaren (ni själva) eller mottagaren (kunden). CIP (Carriage and Insurance Paid to) betyder att försändelsen skickas fraktfri (och försäkrad) och att avsändaren betalar. EXW (Ex Works) betyder att mottagaren betalar. En sammanställning av alla transportvillkor enligt Incoterms finns i ett separat dokument. Sid 5 av 6
Du skall också fylla i försäkringssumman, dvs. värdet på varorna ni transporterar. Kryssa också i alternativ A i fältet till vänster om försäkringssumman. Även om det finns ytterligare alternativ så använder vi oss enbart av alternativ A för tillfället i Sverige. I nedre delen av bilden kommer normalt den totala vikten på hela försändelsen upp i fältet, om ni har angivit vikt vid upprättandet av varorna. Annars får du själv fylla i den rätta vikten i fältet vid Skriv in samlad vikt (hela kg). Det finns också möjlighet att skriva in en kommentar till mottagaren (på engelska). Slutligen anger du ditt Användarnamn och Lösenord längst ner och klickar på knappen Sänd fraktsedel. Fraktsedeln som nu kommer upp med de uppgifter du har skrivit in, kan du skriva ut för egen dokumentation genom att klicka på [Utskrift] längst upp till vänster. Sen är det bara att stänga fönstret. Nu går fraktförsändelsen (fraktsedeln) iväg till kunden och når denne efter ett visst antal dagar, beroende på vilket land försändelsen ska gå till. Sid 6 av 6