Kundfakturering i Agresso Uppdaterad 2013-01-14 Innehållsförteckning 1. Registrering av försäljningsorder... 1 Flik 1 - Order...2 Flik 2 - Faktura...3 Flik 3 - Leverans...4 Flik 4 - Detaljer...4 2. Internfakturering med specificerad INDI... 7 3. Uppläggning av ny mall för huvud- eller bottentext i försäljningsorder... 8 Flik 5 - Texter...8 4. Ta bort en rad på försäljningsorder... 9 5. Kopiering av försäljningsorder... 9 6. Fakturering... 10 7. Inomstatlig kundfakturering... 12 8. Kreditfaktura... 12
1. Registrering av försäljningsorder När du ska fakturera en kund börjar du med att göra en försäljningsorder i företag A1. Agresso Logistik -> Order/Fakturering -> Försäljningsorder -> Registrering/underhåll av försäljningsorder. Välj företag som du vill fakturera t.ex. FörsäljningsOrder C3. NT: RR relation Webbinfo NS: Forskaridentitet Webb 1
Flik 1 - Order Bilden för registrering/underhåll av försäljningsorder består av 7 flikar. För att överhuvudtaget komma vidare med försäljningsordern måste vissa saker fyllas i på orderfliken. Börja med att fylla i kundnummer. Känner man inte till kundnumret kan man få fram en sökbild genom att trycka på F9 och F7 tangenten. Det går även bra att börja eller avsluta kundnamnet med *. Skriv t.ex. 311000*och tryck på Sök-knappen eller F7. Dubbelklicka på den kund du önskar fakturera. Är kunden inte upplagd, kontakta Redovisningsenheten på redovisning@ki.se för upplägg av ny kund. När du skrivit in rätt kundnummer, tabba då vidare till följande fält: Att ansvarig och säljare är samma person (under interna referenser). Här finns en rullningslist där man väljer vilken person som skall stå som ansvarig. Saknas personen du skall sätta som Att ansvarig/säljare kontakta ekonomiavdelningen så hjälper de till och lägger upp personen. Att ansvarig står som Vår Referens på kundfakturan. Extern referens: Det som skrivs här blir vår verifikationstext (den text som skrivs på fakturan syns inte på verifikationen i huvudboken). Beställare: Här anges kundens referensnamn eller kod och den kommer att stå med på fakturan under Er referens uppe till vänster. Status: Om man ångrar en order eller inte ska fakturera den parkerar man eller spärrar den genom att välja Status (se rullist). Inst: Obligatorisk fält! Välj rätt Institution: 2
Proj: Anger du projekt här i Order bilden behöver inte du ange den senare i konteringsbilden. Perioden är oftast den perioden som är öppen och den kommer upp automatisk. Best datum är dagens datum. Motpart: Motparten kommer upp automatiskt beroende på vilken kund har valts, ändra inte. Flik 2 - Faktura Fliken faktura innehåller endast betalningsvillkor. Här kan du ändra från 30 dagar ner till 10 dagar och upp till 60 dagar. Betalningsvillkoren styrs annars som huvudregel från kundupplägget. Här kan du också ändra valuta som kunden ska faktureras i. Bet metod: Interpay post = svensk betalning. Interpay bank = utländsk betalning. 3
Flik 3 - Leverans Under leveransadress kan du (tillfälligt för den fakturan) lägga till eventuellt tillägg/specifikation i adressen, t.ex. c/o-adress, särskild avdelning etc. Använd ctrl + return för ytterligare rad. Flik 4 - Detaljer I denna flik registreras det som ska faktureras. Här finns en ruta där man anger vad som faktureras och även konteringen för detta. Första gången du skall göra en order finns inte alla fält som du behöver med i fliken. Börja med att skriva in den artikel du ska fakturera. Artikelnummer är det samma som intäktskontot. Det finns alltså ett artikelnummer upplagt för samtliga intäktskonton, dock inte för bidrag eftersom dessa inte ska faktureras utan rekvireras. 4
Artiklarna får du fram snabbast när du står i rad Artikel och trycker du F9 och sedan F7-tangenten eller Hjälp och fälthjälp på verktygsmenyn. Välj artikel och dubbelklicka på raden så kommer du tillbaks till konteringsbilden. Efter att du fyllt i artikelnumret klickar du på Arkiv i menyn och väljer Fönsteralternativ. Här kan du med hjälp av kryss välja vilka fält som skall finnas i detaljfliken. Kryssa i vad du tycker att du behöver använda varje gång när du fakturerar. Sätt en bock i används som förslag och klicka på spara. Du får en fråga om vad du vill kalla konteringsmallen. Du kan kalla den vad som helst t.ex. Min konteringsmall. Nu är det dags att göra färdigt försäljningsordern. I fältet Beskrivning står i utgångsläget namnet på den artikel du har valt. Det är denna beskrivningstext som kommer ut som text på fakturan så det är bra att ändra denna till en text som säger lite mer om vad som sålts. Markera fältet Beskrivning och skriv över texten. Det får inte plats så mycket text på denna rad. För att kunna skriva ytterligare text 5
dubbelklickar du i fältet och kommer då in i ett antal undermenyer (flikar). Välj fliken 4. Spec för att fylla på ytterligare text. Denna text kommer som en undertext till det du skrev i beskrivningen tidigare. På både texten i beskrivning och spec. kan man välja teckensnitt och storlek genom att klicka på Format och sedan Teckensnitt på verktygsmenyn. Mellanlagra med F11 och stäng bilden med det nedre krysset till höger. Enhet anges med ST. Enheten kommer upp automatisk när artikelnummer anges. Ange hur många ST, som ska faktureras. Enhetspriset anges manuellt. Net.val.bel är lika med Antal x Enhetspris. På samma faktura kan man ibland behöva fakturera för olika artiklar eller tjänster (olika artikelnummer) eller artiklarna kan ha olika pris. Då kan man lägga till fler rader genom att klicka på Ny rad uppe på verktygsfältet. Det går också att radera rader om det blev fel genom att markera raden och välja Redigera/radera rad. När du är klar med allting sparar du försäljningsordern med F12. 6
2. Internfakturering med specificerad INDI Vill du internfakturera med INDI-påslag separat angett på fakturan (obligatoriskt vid fakturering till EU- och NIH-projekt på KI), ska du använda en artikel som styr mot rätt artikelgrupp (konto), för det du ska fakturera. Lägg sedan till en rad med samma artikel och skriv över texten (beskrivning) till: påslag INDI och den procentsats som er institution har (påslagsprocenten). Texten och beloppet hamnar på en egen rad på fakturan. Se exempel här (OBS denna bild samt nästa kommer att bytas ut när artiklarna uppdaterats till 5 siffriga nummer. Nästa bild ska uppdateras med 2013 års värden.) Om ni har kommit överens om ett pris som inkluderar INDI kan ni räkna baklänges från totalbeloppet med avdrags procentsatserna nedan. Om ni har pris utan INDI använder ni påslags procent. De olika påslag / avdrag för INDI som gäller 2012, för varje institution hittar ni nedan. FO GU Inst Påslag Avdrag Påslag Avdrag C1 24,47% 19,66% 48,00% 32,43% C2 20,98% 17,34% 43,02% 30,08% C3 24,52% 19,69% 67,06% 40,14% C4 23,87% 19,27% 66,77% 40,04% C5 24,80% 19,87% 52,02% 34,22% C6 21,93% 17,99% 34,12% 25,44% C7 23,36% 18,94% 51,34% 33,92% C8 23,64% 19,12% 31,80% 24,13% CC 25,86% 20,55% 51,81% 34,13% D1 24,00% 19,35% 57,32% 36,44% H1 22,49% 18,36% 44,03% 30,57% H2 24,29% 19,54% 44,35% 30,72% H5 21,89% 17,96% 47,51% 32,21% H7 20,99% 17,35% 42,07% 29,61% H9 19,26% 16,15% 39,67% 28,40% K1 22,67% 18,48% 54,07% 35,09% K2 21,20% 17,49% 66,50% 39,94% K6 21,53% 17,72% 47,81% 32,35% K7 25,32% 20,20% 52,68% 34,50% K8 18,46% 15,58% 41,95% 29,55% K9 22,40% 18,30% 56,89% 36,26% OF 29,18% 22,59% 47,49% 32,20% S1 27,24% 21,41% 52,75% 34,53% 7
3. Uppläggning av ny mall för huvud- eller bottentext i försäljningsorder Flik 5 Texter Det går att lägga upp mallar för huvud- eller botten text i försäljningsorder genom att välja Flik 5. Texter. Huvudtexten kommer överst på fakturan och kan skrivas med fetstil. Bottentexten kommer under alla artikelraderna. För att spara huvud och bottentexter gör du som följer: Skriv in den text du vill använda i det stora fältet Skriv sedan ett namn på den Huvud/Botten text som du vill spara Välj Verktyg, Redigera och Spara mallen. Så är mallen sparad! Nästa gång när du fakturerar kan du enkelt välja huvudtext eller bottentext i rullningslistan som du tidigare hade sparat. Det går att ta bort textmallar också. Gå in på Verktyg/Redigera och välj ta bort textmallar. Tryck på OK och vald textmall tas bort. 8
4. Ta bort en rad på försäljningsorder Om du vill ta bort en artikelrad som blivit felaktig på din försäljningsorder så går det inte bara att ta bort den (efter när man har sparat ordern) utan du måste först ändra status från N till P (parkerad). Detta går att göra även om du har kört testfakturan. När orderraden har fått status P kommer den inte med på fakturan. S Status för orderraden Giltiga värden: N Normal P Parkerad (restorder) D Delfakturerad F Fakturerad T Avslutad Orderrader som har status D kan du inte sätta till T. 5. Kopiering av försäljningsorder När du ska skriva flera kundfakturor med samma text kan du kopiera ordern så att du slipper skriva samma saker flera gånger, t ex en kurs ska debiteras ut till alla deltagare. Gör så här: Skriv den första ordern med texter och kontering precis som vanligt, skriv upp vilket ordernummer du har. När du skall göra nästa order fyller du i första fliken som vanligt. När du kommer till fliken Detaljer går du till Verktygsmenyn och väljer Kopiera. En bild kommer fram där du ska ange dokumenttyp: Försäljningsorder samt Dokumentnummer d v s ordernumret du vill kopiera. Om du sätter en bock i Behåll kontering får du med hela konteringssträngen också. Klicka på OK och dina orderdetaljer kommer fram. Bilden nedan visar hur det kan se ut när du har kopierat in alla orderdetaljer. På det sättet får du samma belopp, text och kontering på flera order till olika personer/företag. Spara sedan ordern för att få ett nytt ordernummer. 9
6. Fakturering När du är färdig med försäljningsordern kan du välja att antigen fakturera skarpt direkt eller att göra en testfaktura först. Testfaktura För att göra en testfaktura (både för pappers och SVE) Gå till Egen meny -> En huvudbok -> Fakturering -> Testkörning. Välj Report2 vid Serverkö. Ange från vilket ordernummer och till vilket ordernummer du vill göra testfaktura. Spara din beställning med sparaknappen eller F12. Notera Ordernr. Gå till Underhåll av beställda rapporter som finns som ikon på verktygsraden. När testfakturan (SO09) har fått status T kan du dubbelklicka på raden och får då upp första testfakturan på skärmen. Klicka på skrivaren så får du ut den på papper. Om det är några ändringar som du vill göra kan du gå tillbaka till försäljningsordern och ändra där. Här syns både huvudtexten och bottentexten på Faktura test som lades tidigare in. 10
Fakturering När fakturan är färdig för att skickas till kund, gå då vidare och välj Agresso logistik, Order/Fakturering, Fakturering, Fakturering. Beställ utskriften på samma sätt som testfakturan. Spara rapporten och skriv ut den under Underhåll av beställda rapporter. Rapporten heter SO13. 11
7. Inomstatlig kundfakturering De inomstatliga kundfakturorna skall skickas elektronisk via fakturaväxel. Nedan följer några saker som är viktiga att tänka på. Det är viktigt att ha en referenskod för kunden. För att få rätt referenskod måste kontakt tas med kunden. När försäljningsordern registreras skall referenskoden skrivas in i fältet Beställare i Orderfliken. När försäljningsordern är färdig välj Fakturering/EDI-faktura C3 och spara. Fakturan går direkt till kunden via fakturaväxel. Om man vill ha pappersutskrift, ta kopia av fakturan. 8. Kreditfaktura När du skall göra en kreditfaktura gör du på samma sätt som en debetfaktura. Skillnaden är att du sätter minus (-) tecken framför beloppet (OBS! Ej framför Antal) när du registrerar försäljningsordern. Då känner systemet av att det skall vara en kreditfaktura Flikarna Info och Noteringar används ej. 12