Rondo hantering av inköpsfakturor Helhet 3 5.5.2011

2011 Rondo hantering av inköpsfakturor Helhet 3 5.5.2011 Jennifer Fors Åbo Akademi 5/4/2011 1

Innehållsförteckning Innehållsförteckning... i 1 Introduktion... 1 2 Momskoder... 1 2.1 Affärsverksamhetsprojekt... 1 2.2 Utländska fakturor... 1 2.2.1 EU-länder... 1 2.2.2 Icke EU-länder... 2 2.2.3 Användning av utländska momskoder i Rondo... 3 2.3 Konton som används utan momskod... 3 2.4 Hur radera en momskod?... 3 2.5 Hur få momskoden att fastna... 4 3 Intrastat-anmälan... 4 4 Kontoplanen... 5 4.1 Konton som inte används i Rondo... 5 5 AR-nummer... 6 6 Vidarefakturering... 6 7 Rondos arkiv... 7 i

1 Introduktion Detta material är ingen heltäckande manual över Rondo, utan tar endast upp vissa specialfrågor och viktiga detaljer. Dokumentet kan med fördel användas som en minneshjälp för Rondo-sakgranskare. 2 Momskoder Momskod ska alltid fyllas i på alla rader, utom i några undantagsfall som nämns i 2.3 Konton som används utan momskod. En fullständig förteckning över momskoderna finns här. Eftersom det är inköpsfakturor som konteras i Rondo är det förstås nästan enbart inköpsmomskoderna som används i Rondo. Det är dock skäl att notera att det finns skilda momskoder för inköp används med kostnadskonton (4xxxxx) och försäljning används med intäktskonton (3xxxxx). Det är viktigt att alltid kontrollera momsprocenten som står på fakturan/kvittot innan man fyller i momskoden. 2.1 Affärsverksamhetsprojekt Det är viktigt att komma ihåg att affärsverksamhetsprojekt (281-) har egna momskoder. Reglerna för hur de används är exakt samma som för de vanliga momskoderna, skillnaden är att när man fyller i affärsverksamhetens momskoder särskiljs momsen automatiskt till ett balanskonto. Det är alltså enbart det momsfria beloppet som bokas på projektet. Separeringen av momsbeloppet sker automatiskt i Rondo, men för att momsbeloppet ska bli rätt måste man förstås fylla i rätt momskod. 2.2 Utländska fakturor Inhemska fakturor orsakar sällan huvudbry när rätt momskod ska väljas. Annat är det med utländska fakturor. Den första frågan att ta ställning till är huruvida moms redan ingår eller inte. Huvudregeln är att det inte ska ingå moms i utländska fakturor, men som alla andra regler har även denna regel många undantag. Det kan också vara frågan om en kostnadsersättning av t.ex. en bok inköpt i utlandet. I ett kvitto från en bokhandel i Sverige ingår förstås svensk moms redan. Om du konstaterar att moms redan ingår i fakturan/kvittot, innebär det att du kommer lätt undan. Om moms redan ingår kan vi inte boka momsen här och det finns endast ett alternativ momskod 60 (20 för 281-projekt). Om moms inte ingår blir nästa steg att ta ställning till om fakturan kommer från ett EU-land eller från ett land som inte hör till EU. Om man är osäker på EU:s medlemsländer kan man med fördel friska upp minnet här. 2.2.1 EU-länder När du konstaterat att fakturan kommer från ett EU-land finns ännu en sak att försäkra sig om, nämligen att både leverantörens och kundens (i detta fall Åbo Akademis) VAT-nummer finns med. Här kan man kontrollera om ett VAT-nummer är i kraft och här hittar man strukturen för olika länders VAT-nummer. Antalet siffror kan nämligen variera från land till land, men det gemensamma är att VAT-numret alltid börjar med en landskod på två bokstäver. Åbo Akademis VAT-nummer är FI02463121 (samma som FO-numret 0246312-1, fast utan bindestrecket och med FI i början). Det bör också tydligt framgå att moms inte ingår. Om man inte kan vara säker på att moms inte ingår måste man använda momskod 60 (20). Observera att det inte nödvändigtvis behöver stå VAT 0 % på fakturan (här eller här kan ni kolla vad moms heter på olika språk). Det kan också stå t.ex. Intra-community supply, reverse charge eller gemenskapsintern försäljning. 1

När man kommit så här långt ska man välja om det är en vara eller en tjänst som man har köpt. Att avgöra om det är en vara torde vara ganska lätt och allt som inte är en vara räknas som tjänst. Denna distinktion har även betydelse för Intrastatanmälan (se kapitel 3 Intrastat). 2.2.1.1 Varor Om det är en vara från ett EU-land har vi momskoderna 50-57 att välja mellan (40-47 för 281-projekt). Momskod 50 (40) används enbart för varor som i sig är momsfria (enligt Momslagen 4 kap). Ett exempel som nämns i momslagen är investeringsguld. Momsfria varor är med andra ord oerhört ovanligt, vilket leder till att momskod 50 (40) används i ytterst få fall. Momskod 56 (46) är lika ovanlig, eftersom den innebär 13 % moms, dvs. livsmedel. Det händer ju inte så ofta att man importerar livsmedel från utlandet. Däremot förekommer momskoderna 55 och 57 (45 resp. 47) ofta. 57 (47) innebär 9 % moms och används bl.a. för böcker och läkemedel (se Momslagen 85 a ). 55 (45), dvs. 23 % moms, är med andra ord den absolut mest förekommande momskoden för varor från ett EU-land. 281-projekt (50 EU varuinköp moms 0% skattefri verksamhet) (40) 55 EU varuinköp moms 23% skattefri verksamhet 45 (56 EU varuinköp moms 13% skattefri verksamhet) (46) 57 EU varuinköp moms 9% skattefri verksamhet 47 Observera att om momskoderna 50-57 respektive 40-47 används, bör även en Intrastatblankett fyllas i. Se kapitel 3 Intrastat. 2.2.1.2 Tjänster Allt som inte är vara räknas som tjänst. De flesta tjänster har 23 % moms, dvs. momskod 74 (34 för 281-projekt). Vissa tjänster har 9 % moms (Momslagen 85 a ), t.ex. transporttjänster. Momskod 75 (35) används ändå ytterst sällan eftersom om man t.ex. åker taxi i utlandet betalar man ju momsen på ort och ställe (dvs. momsen ingår momskod 60). Momskod 70 (30) förekommer ganska ofta, men endast för sådana tjänster som i sig är momsfria. Exempel på dessa är utbildningstjänster och tidningsprenumerationer (se Momslagen 4 kap). 281-projekt 70 EU inköp av tjänst moms 0% skattefri verksamhet 30 74 EU inköp av tjänst moms 23% skattefri verksamhet 34 (75 EU inköp av tjänst moms 9% skattefri verksamhet) (35) 2.2.2 Icke EU-länder 2.2.2.1 Varor När man köper en vara från ett land utanför EU går varan via tullen och det kommer en separat faktura med momsbeloppet på. Därför konteras den ursprungliga fakturan med momskod 60. Momsandelen som kommer på den separata fakturan från tullen (23 % eller 9 %, beroende på varan) konteras med momskod 03 (samma konto som för varan används). Om ni får en tullfaktura som hör till en vara som betalts från ett 281-projekt, kontakta ekonomibyrån! 281-projekt 60 Inköp moms 0% skattefri verksamhet 20 03 Import moms, skattefri verksamhet kontakta ekon.byrån 2

2.2.2.2 Tjänster För tjänster från ett land utanför EU gäller samma regler som för tjänster från EU-länder. Enda skillnaden är att man använder andra momskoder. 281-projekt 80 Icke EU inköp av tjänst moms 0% skattefri verksamhet 90 84 Icke EU inköp av tjänst moms 23% skattefri verksamhet 96 (85 Icke EU inköp av tjänst moms 9% skattefri verksamhet) (97) 2.2.3 Användning av utländska momskoder i Rondo När man väl bestämt sig för vilken momskod som är den rätta är den tekniska delen i Rondo inte svår, eftersom Rondo sköter det mesta. Man bör dock komma ihåg en sak. Man måste själv fylla i kostnadsställe/projekt/intern order även på den översta av de två nya rader som kommer till när momskoden fyllts i (rad kommer inte till för koderna 30, 40, 50, 70, 80 och 90). Detta beror på att kontot på rad 2 börjar på 4, dvs. det är ett kostnadskonto. Kostnadskonton kräver alltid att kostnadsställe, intern order eller projekt fylls i. Obs! Kom ihåg att EU-projekt inte godkänner moms på projektet, i så fall bör kostnadsstället fyllas i på rad 2 istället för projektet. 2.3 Konton som används utan momskod Huvudregeln är att alla intäktskonton (3xxxxx) och alla kostnadskonton (4xxxxx) ska ha momskod. Balanskonton (1xxxxx och 2xxxxx) ska inte ha momskod (fältet lämnas tomt). Till denna regel finns undantag. Följande kostnadskonton ska inte ha momskod (fältet lämnas tomt): 436600 Dagtraktamenten och måltidsersättningar 436800 Kilometerersättningar 437000 Dagpenning och övriga kostnader för civiltjänstgörare Följande konton som ofta används i Rondo ska inte heller ha momskod eftersom de är balanskonton: 140060 Övriga fordringar 140075 Övriga fordringar på personalen Gällande användningen av dessa konton, se kapitel 6 Vidarefakturering. Följande konton ska ha momskod trots att de är balanskonton: 101700 Maskiner och anordningar 101985 Utredningskonto, småanskaffningar Gällande användningen av dessa konton, se kapitel 5 AR-nummer 2.4 Hur radera en momskod? Vad göra om man skrivit in en momskod och den är fel? Om man bara vill ändra momskoden till en annan är det inga problem, man bara raderar den gamla och skriver in den nya. Om man däremot vill ha bort momskoden helt och hållet, t.ex. om man redan skrivit in momskoden och först i efterhand upptäckt att kontot inte skulle ha momskod, vad göra då? Då finns ingen annan lösning än att göra en ny rad ( Registrera rad ), fylla i fälten på nytt (och lämna momskodsfältet tomt!) och sedan radera den felaktiga raden. En momskod går aldrig att radera 3

(övriga uppgifter, t.ex. kostnadsställe eller projekt, går nog att radera om man väljer den tomma raden efter att man raderat siffrorna, se bild). För att radera kostnadsställe/intern order/projekt/ar-nummer, radera siffrorna som vanligt, vänta tills rutan dyker upp och välj den översta, tomma, raden. 2.5 Hur få momskoden att fastna Förutom att det kan vara svårt att veta vilken momskod som ska användas kan det också vara problematiskt att få momskoden att hållas på sin plats. Man måste sätta den på plats för att den inte ska smita i ett senare skede. Det räcker alltså inte med att man skriver in de rätta siffrorna, utan man bör även klicka på den rätta raden i rutan som dyker upp. Då kan man vara säker på att momskoden har registrerats av Rondo. Samma metod kan med fördel tillämpas också när man skriver in andra uppgifter, t.ex. projekt. 3 Intrastat-anmälan Fr.o.m. hösten 2010 är Åbo Akademi skyldig att månatligen lämna in en s.k.intrastat-anmälan till tullen. Det är Certia som ansvarar för att lämna in själva anmälan, men för att kunna göra det behöver de information om de varor som vi importerat. Anmälan gäller enbart import av varor från EU-länder, dvs. alla fakturor som i Rondo kontosätts med momskoderna 50-57 skall inkluderas i Intrastat-anmälan. Det betyder att när man sakgranskar en faktura för en vara importerad från ett EU-land och kontosätter med momskoder 50-57 skall man samtidigt fylla i en Intrastatblankett med uppgifter om varan. På Intrastatblanketten (finns på ÅA:s hemsida) finns anvisningar om vad som skall fyllas i i de olika fälten. Observera att alla fält måste fyllas i. När blanketten är ifylld skall den sparas som pdf. Sedan skall den laddas upp som bilaga till fakturan i Rondo (dvs. på samma caseid som fakturan, med hjälp av funktionen "Lägg till en ny sida till dokumentet"). När fakturan är godkänd kollar jag att blanketten finns med. DESSUTOM skall blanketten skickas till Certia på adressen abo.ekonadmin@certia.fi (man får även använda sig av Service Desken). Kom ihåg att skriva "Intrastatblankett caseid xxxxxx" i meddelandefältet. För att underlätta ert arbete med att fylla i blanketterna, måste man se till att man när man beställer varorna ber 4

leverantören ange tullkoden, mängden, vikten och transportsättet på fakturan. Annars blir det svårt att fylla i blanketten. Eftersom det finns så många olika personer som gör beställningar är det skäl att se till att alla vet om att dessa uppgifter skall finnas med på fakturan. På så sätt blir det mindre jobb för er senare. Om tullkoden inte nämns på fakturan skall ni själv söka fram den. Tullkoderna hittar man här. Observera att det alltid är en 8-siffrig kod som skall fyllas i (koderna med 4 eller 6 siffror är endast "mellanrubriker"). Om det på samma faktura finns flera olika varor med OLIKA TULLKODER skall en blankett fyllas i för varje tullkod och alla blanketter laddas upp som bilaga och skickas till Certia. Däremot, om man beställt många olika varor, men med samma tullkod, räcker det med en blankett. Mera information finns på Tullens hemsida. 4 Kontoplanen Här finns ÅA:s kontoplan. Det är dock viktigt att notera att trots att alla dessa konton existerar betyder det nödvändigtvis inte att alla konton används och framför allt inte att de alla kan användas i Rondo. Det finns olika typer av konton: 1xxxxx Balanskonton, aktiva 2xxxxx Balanskonton, passiva 3xxxxx Intäktskonton 4xxxxx Kostnadskonton 5xxxxx-8xxxxx Övriga 9xxxxx Interna konton Efter att kontoplanen sattes upp på nätet har två konton tillkommit: 442760 Kostnadsersättningar för gemensam verksamhet (i Raindance 4907/49081) 442850 Dröjsmålsräntor Det är endast i vissa fall som balanskonton (1xxxxx eller 2xxxxx) används i Rondo. De vanligaste balanskontona som används i Rondo är följande: 101700 Maskiner och anordningar se förklaring i kapitel 5 AR-nummer 101985 Utredningskonto, småanskaffningar 140060 Övriga fordringar se förklaring i kapitel 6 Vidarefakturering 140075 Övriga fordringar på personalen 4.1 Konton som inte används i Rondo Det finns två olika orsaker till att vissa kostnadskonton (4xxxxx) inte kan användas i Rondo. Dessa konton kan inte användas i Rondo. Se förklaring i kapitel 5 AR-nummer. 430800 IT-utrustning 430900 Laboratorieutrustning 431000 Mobiltelefoner 5

Dessa konton kan inte heller användas i Rondo, eftersom de hör till lönesystemet: 400000-400940 Löner och arvoden 401200-401290 Personalbikostnader 437100 Arbetsersättningar 437200 Ersättning till testperson 437300-438000 Stipendier dessa två går visserligen att använda i Rondo, men villkoren är så speciella att de ytterst sällan kommer på fråga 5 AR-nummer Anläggningsregistret är ett helt kapitel för sig och därför tar jag här bara upp den del som berör Rondo. ARnummer söks för sådant som ska in i anläggningsregistret (lösöre över 200 euro och anläggningar över 5000 euro, beloppen inkl. moms). Alla telefoner bör ha ett AR-nummer (även om de kostar under 200 euro). När man får meddelandet om att ett nytt AR-nummer har grundats står där också hur konteringen ska se ut. Det viktiga att komma ihåg är att redan när man ansöker om numret ska man meddela vilket kostnadsställe eller projekt som betalar och därmed är AR-numret redan kopplat till detta projekt/kostnadsställe. Därför ska man endast fylla i AR-numret, aldrig kombinerat med kostnadsställe eller projekt. Kontona som används är följande: 101700 Maskiner och anordningar 101985 Utredningskonto, småanskaffningar Med dessa konton används momskod, trots att de är balanskonton. Vilket konto som ska användas meddelas i samband med att du får AR-numret. Endast de två ovanstående kontona används med AR-nummer (också andra är möjliga, men i praktiken är det främst de här två). Detta innebär att följande konton ALDRIG får användas i Rondo: 430800 IT-utrustning 430900 Laboratorieutrustning 431000 Mobiltelefoner Orsaken till detta är att dessa konton endast är till för sådant som ska in i anläggningsregistret. Som jag nämnde ovan kan endast kontona 101700 och 101985 användas om man har AR-nummer, därför är det inte möjligt att använda 430800-431000 i Rondo. Överkurs: Kontona 430800-431000 får som sagt inte användas i Rondo. Det betyder emellertid inte att de inte skulle användas överhuvudtaget. Kontona 101700 och 101985 fungerar som mellankonton till månadens slut. När månaden är slut töms dessa konton och kostnaderna flyttas till de konton där de hör hemma, t.ex. 430900 för laboratorieapparatur. 6 Vidarefakturering Om en faktura endast tillfälligt ska betalas av ÅA, dvs. man kommer senare att vidarefakturera någon annan, bokas utgiften på ett balanskonto (1xxxxx). Det ska ju inte uppstå någon kostnad för oss, därför kan man inte använda ett kostnadskonto (4xxxxx). De konton som kan användas är följande: 140060 Övriga fordringar 140075 Övriga fordringar på personalen Med dessa konton används inte momskod (fältet lämnas tomt). 6

Eftersom kontona inte är kostnadskonton (4xxxxx) kan man inte använda kostnadsställe, projekt eller intern order i kombination med dem. Istället används resultatenhet (enda undantaget är om motparten är JPÅA, då används inte resultatenhet). Kom ihåg att fylla i samma resultatenhet också på fakturaunderlaget. 7 Rondos arkiv Efter att en faktura godkänts och förts över till SAP arkiveras den i Rondos arkiv. Det finns två olika sätt att gå in i arkivet, beroende på vem som sakgranskat den faktura ni vill åt. Om det är ni själva som sakgranskat (eller om en ställföreträdare gjort det i ert ställe) kommer ni åt fakturorna i mappträdet på vänster sida, Egna arkiv resp. Ställföreträdarens arkiv. Kom ihåg att fakturan går till arkivet först efter att den överförts till SAP (vilket sker först efter att den är godkänd). Om den inte hittas i Egna arkiv, sök i Egna cirkulerade. När ni klickar på Egna arkiv eller Ställföreträdarens arkiv kommer en sökruta upp. Observera att om ni vill söka på caseid är det på andra raden ni skall fylla i det. Första raden är nämligen för Docid, ett nytt nummer som fakturorna får när de flyttats till arkivet. Om man vill kan man också söka på kostnadsställe, intern order, projekt eller anläggningsnummer. Det kan man inte göra under Egna arkiv utan då skall man klicka på mappen Egna arkiv, kontering. Under Egna arkiv, kontering kan man även söka på Konteringsbelopp. Bruttobelopp ( Egna arkiv-sökrutan) innebär hela fakturans slutsumma, men konteringsbelopp kan man använda om konteringen på en och samma faktura är uppdelad på flera rader. Då söker man alltså på beloppet på en av de raderna. 7

Sökruta för egna arkiv Sökruta för egna arkiv, kontering 8

Om ni behöver söka fram fakturor som någon annan än ni själva eller er ställföreträdare sakgranskat måste ni byta vy från Workflow till Arkiv (högst uppe på sidan i den mörkblå balken). Då kommer ni åt alla arkiverade fakturor (utom de som är låsta, t.ex. löner, hälsovårdsfakturor). På vänster sida ser ni mappen Inköpsfaktura med en undermapp som också heter Inköpsfaktura. Klicka inte på den. Klicka istället på plustecknet framför undermappen Inköpsfaktura. Då kommer ni åt ännu fler undermappar, och dessa kan man söka i. Klicka på plustecknet! Resultatet: Om man klickar på Inköpsfaktura, rubrikdata dyker en sökruta upp. Observera att även här skall caseid fyllas i på andra raden. Om man vill söka på resultatenhet, kostnadsställe, intern order, projekt eller anläggningsnummer skall man klicka på mappen Inköpsfaktura, konteringsrad. Märk även att sökningen inte startas när man trycker på enterknappen. Man måste klicka på Sök längst ner. Rondo godkänner både % och * för trunkering. För att kunna använda trunkering måste man byta ut = mot LIKE. Genom att ändra till LIKE och skriva in %yliopisto% eller *yliopisto* vid Leverantör hittas alla leverantörer vars namn innehåller ordet yliopisto. 9

Sökrutan: 10