Månatliga bokningar. Informationsblad. Marina Asplund Åbo Akademi 4/8/2011

Transkript

1 2011 Månatliga bokningar Informationsblad Marina Asplund Åbo Akademi 4/8/2011 i

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... i 1 Månatliga bokningar Intäkter Kostnader Månatliga körningar Lista över de månatliga körningarna Sammanfattning av bokningstyper och dokumentnummerserie... 5 i

3 1 Månatliga bokningar I detta informationsblad tas upp varifrån olika typers bokningar till projekt, interna orders, kostnadsställen och resultatenheter kommer, när bokningar kommer och på vilka bokföringskonton de olika typerna av bokningar syns. Därtill har diverse nyttiga begrepp understreckats samt de olika bokningstypernas dokumentnummerserie nämns. Informationsbladet kan t.ex. användas som stöd vid läsning av rapporter och bl.a. dokumentnummer kan vara nyttigt att uppge till Ekonomibyrån vid behov av utredning av ett ursprungsverifikat. 1.1 Intäkter Intäkter kan bokas till projektens intäktselement, till interna orders eller till resultatenheterna. Intäkter bokas antingen via kundreskontran eller som direkta bokningar. 1) Intäkter som faktureras syns i bokföringen då kundfakturorna är gjorda, d.v.s. redan innan betalningar realiserats. Kundreskontran stängs kring den 5:e varje månad och inget mer faktureras därefter på föregående månad. Faktureringen görs med materialkoder och i bokföringen syns intäkterna på 30-konton. Bokningarna syns på HB-dokumentnummerserie 130xxxxxxx (10 tecken). 2) Intäkter som ej faktureras syns som enskilda inbetalningar på kontoutdragen och bokning av kontoutdrag sker dagligen (av Certia). Oklara inbetalningar vid överföringstidpunkten från Basware till SAP bokas till ett utredningskonto och förs till projekt, interna orders eller resultatenheter med memorial då inbetalningarna är utredda. I bokföringen syns intäkterna på 30-konton, efter att kontoutdragsbokningarna eller memorialbokningarna är överförda till SAP. Konteringen av inbetalningar på kontoutdrag sker till intäktskonto, projekt/intern order/resultatenhet, momskod. Inga materialkoder används. Bokningar från Basware syns på HB-dokumentnummerserie 30xxxxx (7 tecken). 1.2 Kostnader Kostnader kan bokas till projektens kostnadselement, till interna orders eller till kostnadsställena. Kostnader kommer till bokföringen antingen via anslutningar från andra program eller genom direkta bokningar i SAP. 3) Den sista i varje månad är den sista dagen då löner eller stipendier från Personec bokas på aktuell månad i SAP (t.ex. efter 30.4 bokas inga löner från Personec på april månad i SAP). Bokningarna syns på vanliga kostnadskonton (40-konton, 437-konton), på HBdokumentnummerserie 20xxxxx (7 tecken). 4) Den sista i varje månad är den sista dagen då reseräkningar från Travel bokas på aktuell månad i SAP (t.ex. efter 30.4 bokas inga resekostnader från Travel på april månad i 1

4 SAP). Bokningarna syns på vanliga kostnadskonton (43-konton, 44-konton), på HBdokumentnummerserie 10xxxxx (7 tecken). 5) Övriga kostnader genom fakturor eller kostnadsersättningar från Rondo kan bokas på föregående månad tills leverantörsreskontran stängs, kring den 5:e varje månad. Bokningarna syns på vanliga kostnadskonton (43-konton, 44-konton), på HBdokumentnummerserie 80xxxxxx (8 tecken). 6) Avskrivningar: efter att leverantörsreskontran stängs görs avskrivningar på anläggningstillgångar samt kostnadsföring av lösören bokade på anläggningsnummer under föregående månad. Kostnadsföringen görs till kontona , , , , samt det kostnadsställe, projekt eller intern order som anläggningsnummern är kopplad till (samt till kostnadsstället som statistisk bokning). Bokningarna syns på HB-dokumentnummerserie 30xxxxxxx (9 tecken). 7) Interna kostnader bokas genom intern fakturering, såsom Teknisk service, telefonkostnader, kemiska lagret mm. där specifika kostnader faktureras specifika enheter. Bokningarna syns på 974-konton, på HB-dokumentnummerserie 10xxxxxxx (9 tecken). 8) Allokerade löner, allokerade lönebikostnader och den kalkylerade lönebikostnaden syns i bokföringen efter att arbetstidsrapporter är godkända i Reportronic och lönekvarnen körs. Lönekvarnen innebär att allokeringsprocenten till olika konteringsobjekt plockas från Reportronic och körs ihop med löneuppgifter från Personec och bildar kostnader i bokföringen på de olika konteringsobjekten samt den kalkylerade lönebikostnaden bokas enligt finansieringsmodellen på projekten. Resultatet, både debitering och kreditering, syns på kontona , , , d.v.s. de bokföringskonton som fått bokningar från Personec påverkas inte. Observera att det är det kostnadsställe som den allokerande personen får sin lön från som krediteras i lönekvarnen då allokerade löner förs till ett projekt eller intern order, och inte det kostnadsställe som ett projekt eller intern order är kopplat till. Observera även att vid allokering till interna orders beräknas inte automatiskt någon kalkylerad lönebikostnad. Bokningarna från lönekvarnen syns på HB-dokumentnummerserie 90xxxxx (7 tecken) 9) Memorialer kan bokas så länge en bokföringsmånad är öppen Kontantkassan: Bokningarna av intäkter eller kostnader syns på HBdokumentnummerserie 80xxx (5 tecken). Memorialkorrigeringar: Bokningarna av intäkter, kostnader eller interna kostnader syns på HB-dokumentnummerserie 50xxxxxx (8 tecken). Enskilda interna fakturor: Bokningarna av interna kostnader syns på HBdokumentnummerserie 70xxxxx (7 tecken). 2

5 2 Månatliga körningar Med månatliga körningar menas månatligen återkommande bokningar som inte involverar externa intäkter och kostnader. Alla här definierade månatliga körningar, förutom fördelning av fastighetskostnader, är just körningar och inte manuella bokningar. De interna fastighetskostnaderna bokas manuellt, och även periodiseringskontona gör man vid årsskiftet manuella bokningar på. Fr.o.m har Marina Asplund ansvar för de månatliga körningarna. 2.1 Lista över de månatliga körningarna 10) Interna orders avräknas antingen till ett kostnadsställe eller till COPA. Till COPA måste avräknas interna orders som har intäkter. Avräkningarna syns på 9213-konton (avräknade intäkter), konto (avräknad basfinansiering) eller 9214-konton (avräknade kostnader). Interna ordernas saldo ska vara 0 efter att de avräknats. Bokningarna syns på CO-dokumentnummerserie 30xxxxxx (8 tecken). 11) Fastighetskostnader (interna hyror) fördelas enligt uträknade parametrar från kostnadsstället fastigheter till övriga kostnadsställen. Fördelningen syns på konto , utrymmeskostnadsdebitering (fr.o.m ). Bokningarna syns på HBdokumentnummerserie 10xxxxxxx (9 tecken). 12) AK-tillägg förs till projekt enligt den % som bestäms av ett projekts kalkylschema och det kostnadsställe som projektet är kopplat till krediteras. AK-tillägget på projekt syns på konto , AK-tillägg, universitet. Bokningarna syns på COdokumentnummerserie 30xxxxxx (8 tecken). 13) Allmänna kostnader, d.v.s. förvaltningens (förutom kostnadsstället fastigheter), datacentralens, bibliotekens och språkcentrets kostnader övervältras till resultatenhetens gemensamma kostnadsställe enligt uträknade fördelningsnycklar och nyckeltal. Övervältringen syns på konto , gemensamma stödfunktioner (fördelade). Bokningarna syns på CO-dokumentnummerserie 30xxxxxx (8 tecken). 14) Avräkning av projektens kostnadselement till projektens intäktselement enligt på projekten registrerade avräkningsregler görs. Avräkningen syns på 9212-konton. Kostnadselementen ska visa saldo 0 efter avräkningen. Bokningarna syns på COdokumentnummerserie 30xxxxxx (8 tecken). 15) Projektperiodisering görs. Periodiseringen syns inte som någon bokning på projekten men på resultatenhetsnivå syns bokningar på konto (kostnader från periodiserade projekt), (intäkter från periodiserade projekt) och (differensen mellan kostnader och intäkter från periodiserade projekt). Bokningarna syns på HB-dokumentnummerserie 10xxxxxx (8 tecken). 16) Avräkning av projektens intäktselement till COPA görs. Bokningar syns på de intäktselement som inte har periodiseringsnyckel, såsom intäktselement för egen 3

6 finansiering eller investeringsintäktselement. Avräkningen syns på 9213-konton (avräknade intäkter), konto (avräknad basfinansiering) eller 9214-konton (avräknade kostnader). Intäktselement utan periodiseringsnyckel ska ha 0-saldo efter avräkningen. Intäktselement med periodiseringsnyckel ska visa plus- eller minussaldo. Bokningarna syns på CO-dokumentnummerserie 30xxxxxx (8 tecken). Alla månatliga körningar beräknas under normala omständigheter vara gjorda till mitten av varje månad så att slutliga siffror för en månad syns efter den 15:e följande månad. Undantag är januari-mars samt december. Det meddelas från Ekonomibyrån då alla körningar är gjorda. 4

7 3 Sammanfattning av bokningstyper och dokumentnummerserie Dok.nummer Bokföringskonton Bokningstyp 10- (7 tecken) HB Kostnadskonton Travelbokningar 10- (8 tecken) HB ,111000, Projektperiodisering 10- (9 tecken) HB konton (interna) 130- (10 tecken) HB Intäktskonton Kundfakturor 20- (7 tecken) HB Kostnadskonton Personecbokningar 30- (7 tecken) HB Intäktskonton Baswarebokningar 30- (8 tecken) CO konton 9213-konton 9214-konton (9 tecken) 101-konton, 420-konton ,430900,431000, , Interna fastighetskostnader Övriga interna kostnader Avräknad basfinansiering Avr. kostnadselement -> intäktselement (projekt) Avr. intäkter (projekt, interna orders) Avr. kostnader (projekt, interna orders) AK-tillägg projekt Gemensamma stödfunktioner,kostnadsställen (AK) Avskrivningar Lösören som kostnadsförts 50- (8 tecken) Alla manuellt bokbara Memorialbokningar konton 70- (7 tecken) HB Interna konton Enskilda interna fakturor 80- (5 tecken) HB Intäkts-/kostnadskonton Kontantbokningar 80- (8 tecken) HB Kostnadskonton Rondofakturor 90- (7 tecken) HB Lönekvarnsbokningar 5