Förfrågningsunderlag: Marknadsföring och försäljning av snickeriprodukter på den nordiska objektmarknaden Datum: 2010-03-09 AVSNITT I: IUC TRÄ I VÄSTERBOTTEN AB OCH WEWOOD PROJEKTET IUC Trä i Västerbotten AB är ett av träindustrin i Västerbotten gemensamt ägt utvecklingsbolag med ett 80-tal direkta och indirekta ägare. Vi arbetar med frågor som syftar till att stärka och utveckla träindustrin i Västerbotten. Vi har under föregående år startat upp ett treårigt (2010-2012) projekt som finansieras av den Europeiska regionala utvecklingsfonden (mål 1). Projektets namn är Expansion i främmande valutor med arbetsnamnet WeWood. Se vidare information om IUC Trä i Västerbotten och WeWood projektet på vår hemsida www.iuctra.se. Syftet med projektet är att stimulera och kanalisera konkurrenskraften hos regionens träindustriföretag genom att planera och genomföra gruppvisa aktiviteter som leder till expansion på internationella marknader. IUC Trä i Västerbotten har för avsikt att, inom ramen för genomförandet av WeWood projektet, teckna kontrakt med en anbudsgivare som skall ansvara för marknadsföring och försäljning av snickeriprodukter på den nordiska objektmarknaden. Kontraktets löptid skall vara 2011-04-15 till 2012-12-31. IUC Trä i Västerbotten inbjuder Er härmed att lämna anbud enligt detta förfrågningsunderlag. AVSNITT II: UPPHANDLINGSFORM Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) gäller inte för denna upphandling eftersom IUC Trä i Västerbotten inte är en upphandlande myndighet och således inte omfattas av LOU. I stället genomförs en affärsmässig upphandling i enlighet med detta förfrågningsunderlag. AVSNITT III: UPPHANDLINGENS OMFATTNING WeWood projektets andra fas består i att tillhandahålla och förmedla resurser för att företag i samverkan skall stärka sin roll på en internationell marknad. Målet är att stärka företagen så
att de kan nå ut till en internationell marknad och på så sätt bidra till ökad omsättning och ökat antal anställda. Under 2010 genomfördes ett antal marknadsundersökningar varvid vi funnit den nordiska marknaden och speciellt Norge intressant. Som en del i denna satsning kommer vi därför i första hand att vända oss mot den norska men i ett senare skede även de finska och danska objektmarknaderna för snickeriprodukter i form av bland annat dörrar, fönster, trappor och olika specialinredningar. De norska, finska och danska objektmarknaderna för snickeriprodukter benämns härefter de för anbudet relevanta marknaderna. De kundsegment där vi ser de största möjligheterna för vårt produktutbud är följande: 1. Hotell/konferens/konvent 2. Offentliga sektorn, sjukhus/vårdcentraler/skolor/laboratorier 3. Övriga yrkesbyggnader, kontor/handel Dessa kundsegment benämns härefter de för anbudet relevanta kundsegmenten. De specifika tjänster som skall tillhandahållas inom ramen för upphandlingen är: 1. Marknadsföring av snickeriprodukter och -tjänster genom uppsökande verksamhet inom de för anbudet relevanta kundsegmenten på de för anbudet relevanta marknaderna. 2. Direkta säljinsatser avseende snickeriprodukter och -tjänster inom de för anbudet relevanta kundsegmenten på de för anbudet relevanta marknaderna. Målet är att uppnå en försäljningsvolym om 40 miljoner SEK per år senast år 2012. IUC Trä i Västerbotten kommer endast att teckna kontrakt med en leverantör. AVSNITT IV: KRAV PÅ LEVERANTÖREN Följande skall-krav gäller för att kontrakt skall tecknas. Kraven avser att säkerställa att de tjänster som skall tillhandahållas inom ramen för upphandlingen utförs på lämpligt sätt samt att leverantören har den kompetens, erfarenhet och kapacitet som krävs för att tillhandahålla de aktuella tjänsterna. Anbudsgivaren skall upprätta och inge en fullständig aktivitets- och tidplan med budget över de åtgärder som anbudsgivaren avser att utföra vad avser punkterna 1-2 ovan för att nå målet om en försäljningsvolym om 40 miljoner SEK per år senast år 2012. Aktivitets- och tidplanen skall t.ex. innehålla uppgifter om antalet tilltänkta kundbesök, antalet anbudsförfrågningar etc. som anses nödvändiga för att nå det angivna målet och när de olika aktiviteterna skall utföras. Leverantören skall ha: 1. Kompetens och erfarenhet inom träindustrin. 2. Kompetens och erfarenhet inom snickeribranschen. 3. Kompetens och erfarenhet inom marknadsföring och försäljning inom de för anbudet relevanta kundsegmenten på de för anbudet relevanta marknaderna.
4. Erfarenhet av att administrera större projekt. 5. Kapacitet att tillhandahålla de efterfrågade tjänsterna från den 15 april 2011. Uppfyllandet av ovanstående krav visas genom en övergripande beskrivning av leverantören och en kortfattad sammanställning av de kompetensprofiler (namngivna medarbetare) som skall delta i tillhandahållandet av de tjänster som omfattas av anbudet. AVSNITT V: UNDERLEVERANTÖRER Leverantören skall uppge om den avser anlita underleverantörer för fullgörandet av kontraktet. Om leverantören avser anlita underleverantörer för fullgörandet av kontraktet, skall leverantören i anbudet ge en beskrivning av de aktuella underleverantörer och en kortfattad sammanställning av de kompetensprofiler som skall delta i tillhandahållet av de tjänster som omfattas av anbudet. Den leverantör som tecknar kontrakt med IUC Trä i Västerbotten ansvarar i enlighet med kontraktet för sina åtaganden gentemot IUC Trä i Västerbotten, oaktat att denne anlitar underleverantörer för fullgörandet av kontraktet eller delar av det. AVSNITT VI: KOMMERSIELLA VILLKOR Kontaktperson I anbudet skall anbudsgivarens kontaktperson för denna upphandling anges. Anbudspris Pris för de offererade tjänsterna skall anges i svenska kronor (SEK) exkl. mervärdesskatt och skall avse samtliga de tjänster som omfattas av anbudet. AVSNITT VII: UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Den eller de anbudsgivare som lämnat de fördelaktigaste anbuden kan komma att inbjudas till förhandlingar. IUC Trä i Västerbotten förbehåller sig dock rätten att teckna kontrakt enligt ovan utan föregående förhandlingar. AVSNITT VIII: ANVISNINGAR TILL ANBUDSGIVARE Anbud skall vara undertecknat av anbudsgivaren och avges skriftligen i ett pappersoriginal. Anbud skall adresseras till: IUC Trä i Västerbotten Sverige AB Magasinsgatan 7 903 27 Umeå
Anbud lämnas i tillslutet kuvert märkt med WeWood: Anbud tillhandahållande av konsulttjänster och skall vara IUC Trä i Västerbotten till handa senast 2011-03-31. Anbudet skall vara bindande till och med 2011-05-31. IUC Trä i Västerbotten kommer inte att pröva för sent inkomna anbud, oberoende av anledning till förseningen. Eventuella frågor om anbudsunderlaget skall ställas via e-post till: hans.lofgren@iuctra.se. Svar på eventuella önskemål om förtydliganden/kompletteringar kommer skriftligen att skickas till samtliga som lämnar anbud. IUC Trä i Västerbotten förbehåller sig dock rätten att inte svara på frågor inkomna efter onsdagen den 23 mars 2011. AVSNITT IX: ANBUDSPRÖVNING Efter anbudsöppningen sker prövning av anbuden. Anbudsprövningen sker i två steg: Kvalificering 1) Kvalificering av anbudsgivare 2) Anbudsutvärdering Kvalificeringen sker genom att anbudsgivarnas förmåga prövas enligt anbudsunderlagets skall-krav på anbudsgivaren (se avsnitt IV). Grundläggande är att alla skall-krav måste uppfyllas för att anbudet skall utvärderas. Utvärderingskriterier och utvärderingsmodell Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Prövning av anbud kommer att ske utifrån kriterierna kvalitet (vikt 35 %), kompetens (vikt 35 %) och pris (vikt 30 %). Med kvalitet avses de åtgärder som anbudsgivaren avser att utföra för att nå målet om en försäljningsvolym om 40 miljoner SEK per år senast år 2012. Utvärderingen kommer att ske utifrån den fullständiga aktivitets- och tidplan med budget som anbudsgivaren gett in enligt avsnitt IV. Kvaliteten betygsätts med 0 5 poäng, där 5 är den högsta poängen. Utvärderingspoäng för kvalitet: (poäng / 5) x 10. Med kompetens avses relevant utbildning och erfarenhet inom det för kontraktet relevanta området. Utvärdering kommer att ske utifrån den samlade kompetens som framgår av redovisade kompetensprofiler enligt avsnitt IV och V. Kompetensen betygsätts med 0 5 poäng, där 5 är den högsta poängen. Utvärderingspoäng för kompetens: (poäng / 5) x 10. Vad gäller priset innebär det lägsta priset högst poäng. Den som erbjuder lägst pris får 10 poäng. Utvärderingspoäng för de andra leverantörerna beräknas enligt följande formel: (lägsta pris / pris från respektive leverantör) x 10.
Totalpoäng för anbudet: (Utvärderingspoäng för kvalitet x 0,35) + (Utvärderingspoäng för kompetens x 0,35) + (Utvärderingspoäng för pris x 0,3). Den anbudsgivare som erhåller högst totalpoäng för anbudet anses ha lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. AVSNITT X: MEDDELANDE OM BESLUT EFTER ANBUDSPRÖVNING När beslut om antagen leverantör har fattats meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen via brev, fax eller e-mail. AVSNITT XI: KONTRAKT Efter beslut om antagen leverantör kommer ett kontrakt att tecknas. Detta utgörs av ett skriftligt avtal som undertecknas av parterna (antagen anbudsgivare och IUC Trä i Västerbotten). Kontraktet grundas på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. IUC Trä i Västerbotten AB Magasinsgatan 7 903 27 Umeå Tel +46 (0)90-143600 Mobil +46 (0)70-343 2001 E-post: hans.lofgren@iuctra.se