Datum 2014-04-08 Instruktion - nya wordmallar Så här fungerar Tibro kommuns nya brev- och dokumentmallar Tibro kommun 543 80 TIBRO www.tibro.se kommun@tibro.se Växel: 0504-180 00
Sida 2 (19) Innehållsförteckning Så här fungerar Tibro kommuns nya brev- och dokumentmallar... 1 Inledning... 3 Skapa personlig brevmall... 4 Brev med designelement... 8 Kallelse... 10 Skapa protokoll... 12 Rapport... 15 Skapa en dynamisk innehållsförteckning... 15 Tjänsteskrivelse... 18
Sida 3 (19) Inledning När du har Office 2010-paketet installerat på din dator har du samtidigt tillgång till brevoch dokumentmallar i Word, som är utformade enligt Tibro kommuns grafiska profil. När du har tillgång till dem, så ska du bara använda dem när du skriver handlingar i tjänsten. Den nya grafiska profilen har fastställts av kommunstyrelsen. Med mallarnas hjälp kan vi alla bidra till att den information som vi skickar ut till kommuninvånare, företag, föreningar, myndigheter m fl i form av brev, protokoll, rapporter med mera blir så enhetlig som möjligt. Det skapar trygghet och andas professionalism. Har du frågor eller synpunkter på mallarna, kontakta: Informatör Christina von Brömssen, tel 0504-181 13, e-post christina.von.bromssen@tibro.se Du märker att du har tillgång till de nya mallarna när du ser den här T-symbolen längst till vänster i verktygsmenyn i Word. Du behöver starta om din dator tre gånger efter installationen av Office 2000 för att mallsymbolen ska bli synlig i Word.
Sida 4 (19) Det finns sju olika dokumentmallar, se ovan. Skapa personlig brevmall 1. Klicka på T:et och för muspekaren till menyvalet Brev när du ska skriva ett brev i tjänsten. När du gör det, får du upp en dialogruta med ifyllningsbara fält, där du skriver in fakta om dokumentet samt kontaktuppgifter till dig, se bild på nästa sida.
2. Välj förvaltning eller verksamhet i drop-down-menyn överst till höger. Sida 5 (19)
Sida 6 (19) 3. När du har valt förvaltning fyller du i datum, eventuellt ärendenummer, mottagaradress samt eventuell rubrik. 4. Fyll sedan i ditt namn, din titel, avdelning (om det är aktuellt), besöksadress, e-post och telefonnummer och välj en lämplig hälsningsfras. Klicka därefter på Spara-knappen, så kommer dina kontaktuppgifter att komma upp automatiskt nästa gång du använder en av mallarna. 5. Klicka på ok, så får du upp ett brev med de ifyllda uppgifterna på skärmen, se bild på nästa sida.
Sida 7 (19) Du kan ändra datum manuellt, när som helst. Du kan ta bort rubriken ärendenummer vid behov. Markera ordet och ta bort det genom att klicka på Delete-knappen. Om du skriver in en mottagaradress i mottagarfältet när du skapar dokumentet, så försvinner ordet Mottagare. Ordet kan även tas bort manuellt, vid behov. Här skriver du ditt brev. Du kan ta bort förvald avslutningsfras och ersätta den med en egen. Markera ordet och ta bort det genom att klicka på Delete-knappen. Använd Tibro kommuns formatmallar när du skriver brevet, d v s Rubrik 1 (och Rubrik 2 och 3), brödtext, rubriknumrering samt punkt- och nummerlista. 6. Spara brevet i lämplig mapp på din server. Använd ett begripligt dokumentnamn kombinerat med datum när du sparar brevet. Exempel: Ärendenr_xxxx_bygglov_130122 7. Skriv nu brevet. Använd de förvalda formatmallarna som finns tillgängliga i verktygsmenyn, till exempel Rubrik 1, brödtext och punktlista. 8. Vill du lägga till, ändra eller ta bort en kontaktuppgift i adressfältet i sidfoten kan du göra det.
Sida 8 (19) 9. Spara dokumentet. Brev med designelement Den här mallen skapas på samma sätt som den mer formella brevmallen, men här kan du även välja Tibro kommun som avsändare och du väljer vilken färg du vill ha på å- formationen. Välj avsändarsignatur. Välj färg på å-formationen.
Sida 9 (19)
Sida 10 (19) Kallelse I kallelsemallen anges förvaltning, mötesnamn, tid och plats för mötet samt namn och titel på ordförande och sekreterare.
Sida 11 (19)
Sida 12 (19) Skapa protokoll När du skapar ett protokoll med hjälp av protokollsmallen finns också ett antal adekvata fält att fylla i. Protokollsmallen har en dynamisk innehållsförteckning. 1. Klicka på T:et och för muspekaren till menyvalet Protokoll. När du gör det, får du upp en dialogruta med ifyllningsbara fält. 2. Skriv in all grundinformation i dokumentet. Om du skriver ett officiellt protokoll ska alla tillämpliga fält fyllas i. Här nedan finns endast förtydligande instruktioner för vissa fält. Här anger du beteckningen för aktuell nämnd, t ex. BUN Här anger du vilket nummer det är på den första ärendeparagrafen på mötet.
Sida 13 (19) 3. Klicka på ok-knappen längst ner till höger när du har fyllt i alla fält. 4. När du har gjort det öppnas sidan där informationen om det första ärendet ska placeras. Skriv in ärenderubrik. 5. Spara dokumentet i den mapp på servern, där du samlar protokollen från berörd nämnd/styrelse.
Sida 14 (19) 6. Gör en radbrytning och välj någon av de förvalda rubriktyperna som finns under rubriken Skapa protokoll i verktygsmenyn i word, till exempel Beslut, Yrkanden eller Reservationer. 7. Gör en radbrytning och skriv in brödtexten som är kopplad till den aktuella rubriken, till exempel en beslutsformulering. Använd alltid de formateringsalternativ som finns i verktygsmenyn i Word, d v s de fastställda protokollsrubrikerna i menyn Skapa protokoll och formateringsalternativen Brödtext, Punktlista, Nummerlista, Rubrik 1, Rubrik 2 och Rubrik 3. När du gör det, blir protokollen även tillgängliga för personer som är beroende av lästjänsten på vår webbplats när de publiceras där.
Sida 15 (19) Rapport När du skapar en rapport med hjälp av rapportmallen väljer du om du vill ange Tibro kommun som avsändare eller din förvaltning. Du väljer också färg på å-formationen som finns på dokumentets omslagssida. Ange ärendenummer, rubrik och eventuell underrubrik. Såväl datum som rubrik och underrubrik kan när som helst ändras när du arbetar i dokumentet. Skapa en dynamisk innehållsförteckning Rapporten har en dynamisk innehållsförteckning som skapas automatiskt när du använder de förvalda formatmallarna, Rubrik 1, Rubrik 2 och Rubrik 3 i ditt dokument. Du kan uppdatera innehållsförteckningen på två sätt: 1. Klicka på Innehållsknappen, som finns i sidhuvudmenyn på fliken Tibro kommun, se bild på nästa sida.
2. Du gör ett högerklick med datormusen i innehållsförteckningsfältet och väljer alternativet Uppdatera fält. När du gjort det väljer du alternativet Uppdatera hela tabellen i dialogrutan Uppdatera innehållsförteckning, se bild nedan och på nästa sida. Sida 16 (19)
Du ser den färdiga innehållsförteckningen på sidan 2 i det här dokumentet. Sida 17 (19)
Sida 18 (19) Tjänsteskrivelse I tjänsteskrivelsemallen anges förvaltning, ärendenummer, mottagaradress, rubrik samt namn och titel på ansvarig chef och handläggare. Om det här är den första mallen du använder skriver du in ditt namn och dina kontaktuppgifter i avsändarfälten till höger. Klicka därefter på Spara-knappen, så kommer kontaktuppgifterna upp automatiskt nästa gång du använder någon av mallarna. När du gör en tjänsteskrivelse ska du använda de formatmallar som finns tillgängliga i verktygsmenyn, till exempel Rubrik 1, brödtext och punktlista. Det är möjligt att ändra ärenderubrik och datum samt kontaktuppgifter i sidfoten när du arbetar i dokumentet.
Sida 19 (19)