Kundfakturor Kommando KFM Denna rutin används för att registrera de fakturor vi ska skicka till våra kunder. Du kommer till denna rutin genom att välja RK i huvudmenyn. Välj därefter KFM för att komma till kundfakturor. Från denna meny kan Du välja mellan att registrera en ny faktura, att titta på en redan registrerad faktura, skriva ut en faktura, skriva ut fakturajournal, definitivsätta faktura, kontera en preliminär faktura eller att makulera en tidigare registrerad faktura. Valet gör Du genom att skriva R, V, U, J, D, K, X och trycka enter. Stockholm universitet 2009-12-18 4:23
Registrera ny kundfaktura Kommando KFR I meny för kundfakturor KFM skriver du R och klickar på OK eller trycker ENTER för att registrera en ny faktura. Följande bild visas: Bildkommentar: Eftersom systemet ger Dig nästa lediga fakturanummer automatiskt ska Du inte fylla i något i detta fält. När Du klickat OK eller tryckt ENTER kommer följande bild upp på Din skärm: 4:24 Stockholms universitet 2009-12-18
Ange: - kundnummer Fyll i institutionens unika reskontraposttyp Skriv i det datum som du vill ha som fakturadatum t ex dagens datum Bildkommentar: Om kunden inte finns upplagd i kundregistret så ska du maila till ekonomiavdelningen blanketten för kundupplägg. Ifylld med alla uppgifter. Stockholm universitet 2009-12-18 4:25
Fältkommentarer: Kund Datum Ver.datum Resk.posttyp Kundnumret anges i detta fält. Du kan även söka kundnumret genom att klicka på OK eller trycka ENTER. Fakturadatum. Dagens datum föreslås. Verifikationsdatum. Alltid dagens datum. Reskontraposttyp. Varje institution har en egen unik reskontraposttyp. Alla institutioner är kopplade till ett gemensamt reskontraföretag. Alla kunder läggs upp med reskontraposttyp enligt följande: X=Externa svenska kunder M=Andra myndigheter U=Utländska kunder Ev.kopiera Faktura Om Du vill kopiera en tidigare skapad faktura ska Du ange fakturanummer här. Det kan vara aktuellt i de fall Du ska skapa flera identiska fakturor och vill slippa skriva om alla rader varje gång. Kopiering används också för att skapa en kreditfaktura för en tidigare faktura. Fältet används då i kombination med nästa fält. I så fall ombytt tecken (J) Vid kopiering kan Du även skapa en kreditfaktura. Begär teckenbyte vid kopieringen genom att pricka i fältet för teckenbyte. Tryck där efter enter och det kommer upp en ruta till där du får två valmöjligheter det ena är att konteringen ska kopieras och det andra att fakturan ska kvittas. Välj kontering ska kopieras. Välj aldrig aldrig att fakturan ska kvittas. 4:26 Stockholms universitet 2009-12-18
I den bild som nu visas ska Du bekräfta villkoren för denna faktura. Alla s.k. villkorsfält kan ändras genom att de skrivs över. Villkoren bestäms utifrån den reskontraposttyp som angavs i första bilden under denna rutin. Kontrollera de förifyllda villkoren. Komplettera ev med: - vår och er referens - leveransadress Bildkommentar: Om Du har både räntebelagda och icke räntebelagda poster vid registreringen måste Du dela upp dessa poster på två fakturor. Stockholm universitet 2009-12-18 4:27
Du kommer vidare till bilden för att registrera fakturarader när du trycker enter och godkänner första sidan. I denna bild kan Du skriva in precis den text Du själv önskar. Den text som Du skriver på raderna i denna bild skrivs ut på fakturan till kunden. Klicka OK eller tryck ENTER för att få fram den första raden att skriva på. Överst i bilden finns nu en knapp med vilken Du kan välja radtyp: klicka på den eller ge kommando CTRL+B. Två olika radtyper finns generellt. Den ena radtypen ger Dig möjlighet att använda ett fält för antal och ett för à-pris för automatisk uträkning av totalbelopp. Båda raderna medger registrering av fri text samt belopp. Skriv: - momskoden i första fältet kommer upp med automatic - den radtext som ska skrivas på fakturan - ev antal och à-pris (om denna radtyp används) - belopp i beloppsfältet (om denna radtyp används) 4:28 Stockholms universitet 2009-12-18
Din skrivna rad syns nu ett steg ned i bilden och Du har fått en ny tom rad att skriva på. Fortsätt registrera Dina fakturarader enligt ovan. När Du är klar: Klicka AVBRYT eller tryck ESC. Du kommer då att få upp en ruta med tre stycken alternativ: -Kontera och defsätt -Endast kontering -Avbryt Pricka för det alternativ som du vill ha. Bästa alternativet att välja är endast kontering, då kan du gå in och ändra så länge fakturan är Prel. Om du upptäcker ett stavfel när du har tagit utskrift kan du fortfarande gå in och ändra felet. Så fort fakturan är Definitiv går inga ändringar att göra förutom att ändra förfallodatum. Stockholm universitet 2009-12-18 4:29
Fältkommentarer: Moms Radtext Antal A-pris Belopp Momskod. Måste anges på den första raden. På nästföljande rader följer koden med. Om Du behöver använda olika momskoder på olika rader är det bara att skriva över befintlig kod med ny kod. Fri textrad för Din fakturaspecifikation. Om Du använder denna radtyp anger Du antal i detta fält, t ex antal stycken, antal timmar. Om Du fyller i antal-fältet ska Du här ange belopp per styck eller per timme osv. Systemet räknar ut vad totalbeloppet blir. Om Du använder den enkla radtypen med endast fri text och belopp ska givetvis totalbelopp för denna rad skrivas. Bildkommentarer: När Du registrerat Dina rader och klickar AVBRYT eller trycker ESC första gången har Du möjlighet att göra förändringar i någon av raderna om Du exempelvis upptäcker att Du skrivit fel någonstans. Se vidare under "Ändra felaktig rad" nedan. Momskoden måste anges på den första raden Du skriver. Därefter följer den automatiskt med till de övriga raderna. Du kan givetvis ändra koden för varje rad. Tänk på att den text Du skriver i denna bild kommer att skrivas på fakturan till kunden. Vill Du ha tomma rader mellan Dina skrivna rader behöver Du bara klicka OK två gånger eller trycka ENTER för att hoppa över en rad. Detta blir då endast en tom rad på fakturan till kunden. Du behöver inte heller fylla i belopp på alla rader utan kan således använda rader till att skriva meddelande till kunden. Intäktskonteringen kan också göras i en egen rutin. Se vidare under avsnitt "Kontera faktura" nedan. OBS! Vid registrering av E-faktura, gör inga blankrader mellan övrig text. 4:30 Stockholms universitet 2009-12-18
Ändra/stryka felaktig rad Om Du upptäcker att någon rad blivit felaktig kan Du göra följande: när Du klickat OK eller tryckt ENTER efter en registrerad rad, markören är nu placerad i fältet för radnummer. Ange det radnummer som Du vill ändra på och klicka OK eller tryck ENTER. Registreringen kommer upp på raden och Du kan enkelt skriva över och rätta felaktigheterna. När Du är klar klickar Du OK igen och därefter AVBRYT eller ESC för att komma vidare till slutkonteringen eller trycker ENTER för att få upp en ny rad för att forstätta att skriva text. Intäktskontera faktura Denna bild kommer Du till efter det att Du har gjort ditt val om du vill kontera och defsätta eller kontera i bilden innan. Här ska Du nu intäktskontera fakturan. Systemet har redan bokat upp kundfordran mot rätt kundfordringskonto (1511=Svenska kundfordringar, 1512=Utländska kundfordringar, 1531=Andra myndigheter) och eventuell moms (2571=utgående moms). Dessa konteringar syns i bilden men kan inte ändras. Fyll i: - konteringssträngen med Din intäktskontering - belopp - ev radtext Du får kontrollfrågan: "Godkänd J/N" Svara J och klicka OK eller tryck ENTER för att godkänna konteringen. Stockholm universitet 2009-12-18 4:31
Du är nu tillbaka i rutinens första bild och kan välja att registrera en ny faktura genom att klicka OK eller trycka ENTER och fortsätta enligt rutin ovan. Vill Du avsluta klickar Du på AVBRYT eller trycker ESC. 4:32 Stockholms universitet 2009-12-18
Bildkommentar: Om Du valde att endast kontera fakturan, utan definitivsättning, får Du istället meddelandet: "Verif kan ej godkännas, vill du ändå avbryta?". När Du svarar J här får fakturan status preliminär. Stockholm universitet 2009-12-18 4:33
Fakturastatus NY (N) Nyregistrerad. Fakturan kan vara ofullständig. Kundens saldo är inte uppdaterat. Fakturan kan ändras eller makuleras. PREL (P) Preliminär. Fakturan är fullständig och uppdaterar kundens saldo. Kan fortfarande ändras eller makuleras. DEF (D) Fakturan är definitivkonterad och kan inte ändras eller makuleras. Eventuellt kan förfallodatum ändras. HBET (H) Fakturan är helt betald. KLAR (K) Fakturan är KLAR-markerad och kommer inte med på listor om detta inte begärs. MAK (M) Fakturan är makulerad. Du kan inte återfå fakturanumret. Uppdaterar ej kundens saldo. 4:34 Stockholms universitet 2009-12-18
Titta på registrerade kundfakturor Kommando KFV Raindance - Kundreskontra Du kan ta upp registrerade fakturor på skärmen i s k "visa-läge" för att se hur rader etc ser ut. Välj V i menyn för kundfakturor. Ange: - fakturanummer Stockholm universitet 2009-12-18 4:35
I den bild som nu visas kan Du bl a se fakturans status, belopp och momsbelopp. Du kan från denna bild välja att gå vidare genom att klicka på någon av knapparna längst ned i bilden om Du vill titta på moms, kund, rader, bokningar eller verifikation. Följande information kan hämtas genom dessa knappar: Moms Kund Rader Bokningar Visar moms för fakturan. Kundregisterbilden visas för den kund som angetts på denna faktura. Visar fakturans rader(texten) som Du registrerat dem. Visar alla konteringar som uppdaterat kundfordringskontot. Slutkont.ver Slutkonteringens verifikation visas. Utskrift Skriv ut fakturan. 4:36 Stockholms universitet 2009-12-18
Söka kundfaktura Kommando KFV Du kan också söka efter en faktura. Det gör Du i första bilden i Visa-funktionen genom att klicka på OK eller trycka ENTER i stället för att ange ett fakturanummer. Du får då upp en sökruta i vilken Du ska ange olika urval för Din sökning. Fyll i så många urval som Du kan i denna bild. Ange: - ev fr o m faktura eller fr o m referens - urval Stockholm universitet 2009-12-18 4:37
Fältkommentarer: Faktura Referens Status Datumtyp Datum Rptyp Bunt Reg-signatur Attest Ange ett fakturanummer och sökning sker i nummerordning. Du kan söka på texten som angetts i Er referens-fältet på respektive faktura. Ange de statusnivåer Du vill söka bland (se avsnittet Fakturastatus ). Sökning kan ske på olika datumtyper: Fakturadatum Förfallodatum Registreringsdatum Ange ett datumintervall som hör till den datumtyp som eventuellt angetts i föregående fält. Reskontraposttyp. Du kan begränsa sökningen till en speciell reskontraposttyp. Används ej. Registreringssignatur. Du kan begränsa sökningen till fakturor som är registrerade av en viss person. Används ej. Tabelltyp Kod Kund Beloppstyp Belopp Ange den tabelltyp Du vill söka på, t ex betalningsvillkor (BETV). Ange vilken kod Du vill söka på av den angivna tabelltypen, t ex 30 för 30 dagar. Du kan söka både på kundens namn och kundnumret. Du kan söka på olika belopp: Valuta Momsbelopp SEK Ange ett beloppsintervall som hör till den beloppstyp som eventuellt angetts i föregående fält. 4:38 Stockholms universitet 2009-12-18
När Du klickat på OK eller tryckt ENTER får Du upp alla fakturor som motsvarar Dina sökvillkor. Du kan bläddra nedåt i listan genom att klicka på bläddringslisten. Om det är någon faktura Du vill se mera i detalj på kan Du dubbelklicka på fakturanumret. Dubbelklicka på önskad faktura eller skriv fakturanummer och tryck ENTER. Stockholm universitet 2009-12-18 4:39
Utskrift av kundfaktura Kommando KFU Denna rutin använder Du för att få Dina kundfakturor utskrivna. Du kan när som helst begära att få en utskrift av en faktura även om den endast är preliminär. I samband med att Du begär utskrift av fakturor kan Du även begära att systemet ska defintivsätta de fakturor som är preliminära. Ange: - skrivarnummer - antal kopior - nummer 1 (sortering i fakturanummerordning) - fr o m - t o m (fakturanummer eller intervallet) Tillval - pricka i rutan för den fakturastatus som din faktura har. 4:40 Stockholms universitet 2009-12-18
Fältkommentarer: Nummer Datum Tillval Du kan här ange ett fakturanummer eller ett intervall av fakturor genom att fylla i fälten Fr o m och T o m. Du kan ange fakturadatum eller intervall. I dessa fält ska Du pricka i vilka typer av fakturor Du vill ha utskrivna, dvs vilken status dessa fakturor ska ha.observera att Du även kan begära definitivsättning av de preliminära fakturorna i och med utskriften genom att pricka i fältet för Definitivsättning?". Stockholm universitet 2009-12-18 4:41
Kontera kundfaktura Kommando KFK Om du inte valt att kontera fakturan redan i registreringen av densamma kan detta göras i denna rutin. Du kan även använda denna rutin för att korrigera en kontering på en faktura. Välj K i menyn för kundfakturor, klicka OK eller tryck ENTER. Ange: - fakturanummer - verifikationsdatum 4:42 Stockholms universitet 2009-12-18
Bildkmmentar: Du kan även använda denna bild för att ändra verifikationsdatum på en faktura genom att ange fakturanummer och det nya datumet. Du får nu upp fakturan på Din skärm. Om fakturan inte var definitiv sedan tidigare får Du en kontrollfråga: "Bekräfta definitivsättning vid godkännande av kontering", vilket innebär att fakturan blir definitiv om följande kontering godkänns. Bekräfta med J. Du kommer nu till fakturans konteringsbild. Fyll i konteringsraden/raderna. Klicka eller tryck ENTER. Du får en kontrollfråga: "Vill du godkänna verifikation?" Bekräfta med att med musen trycka på den ruta som passar dig, ja, nej eller avbryt. För att avsluta rutinen : Klicka AVBRYT eller tryck ESC. Stockholm universitet 2009-12-18 4:43
Makulera kundfaktura Komando KFX Om Du upptäcker en faktura som är helt felaktig kan Du makulera fakturan i denna rutin. Fakturan får inte vara definitivsatt. Makulering innebär att alla fakturauppgifter ligger kvar men att redovisningen inte påverkas längre. Undantag är om konteringen är gjord i en tidigare bokföringsperiod än makuleringen, då skapas en verifikation för makulering. Välj X i menyn för kundfakturor. Ange: - fakturanummer - ev verifikationsnummer - verifikationsdatum (dagens datum föreslås) Övriga alternativ får ej användas. 4:44 Stockholms universitet 2009-12-18
Du får en kontrollfråga: Bekräfta makulering. Raindance - Kundreskontra Klicka på JA-knappen för att bekräfta makuleringen. Du kommer tillbaka till första bilden och kan makulera flera fakturor eller klicka AVBRYT eller trycka ESC för att komma till menyn. Den makulerade fakturan skall skrivas ut och arkiveras tillsammans med de övriga fakturorna, i fakturanummerordning. Stockholm universitet 2009-12-18 4:45
Stryka kundfakturor Denna funktion används ej. 4:46 Stockholms universitet 2009-12-18
Rättelser Rättning görs på olika sätt, beroende på typen av fel samt vilken status fakturan har. Fel Fakturastatus Rättning Fel kund Prel Ändra kund i KFR. Def Kopiera fakturan med omvänt tecken i KFR. Slutkontera kopierad faktura. Registrera ny faktura med rätt kund och slutkontera fakturan. Fel belopp/momsbelopp Prel Ändra belopp/momsbelopp i KFR. Def Kopiera fakturan med omvänt tecken i KFR. Slutkontera kopierad faktura. Registrera ny faktura med rätt belopp/momsbelopp och slutkontera fakturan. Fel reskontraposttyp Prel Makulera fakturan och registrera en ny. Def Kopiera fakturan med omvänt tecken i KFR. Slutkontera kopierad faktura. Registrera ny faktura med rätt reskontraposttyp och slutkontera fakturan. Fakturan skall ej finnas Prel Makulera fakturan. Def Kopiera fakturan med omvänt tecken i KFR. Slutkontera kopierad faktura. Fakturor som kopierats med omvänt tecken och ej skall skickas till kunden, maila kredit- och debetfakturanummer till ekonomiavdelningen för manuell betalningsmarkering. Stockholm universitet 2009-12-18 4:47