<Beslutfattare> 1 (19) Arbetsinstruktion E-signatur (beslut) i Platina för administratörer eller handläggare Syfte Syftet med detta dokument är att beskriva i detalj hur e-signatur (beslut) i informationshanteringssystemet (Platina) ska administreras. Dokumenthistorik DATUM UTFÖRD AV KOMMENTAR VERSNR 2017-02-10 Första version PA1 2017-03-10 Utökad instruktion efter PA2 kommentarer från användare 2017-03-16 Utökad instruktion efter PA3 kommentarer från användare 2017-03-23 Ändrat layout PA4 2017-07-28 Birgitta Notsten Lagt till stycket Skicka PA5 bilagor till beslut 2107-09-13 Birgitta Notsten Ändrat bl.a. rubrik
<Beslutfattare> 2 (19) Administration i Informationshanteringssystemet (Platina) Som registrator eller handläggare kan du skapa ett beslutsdokument för e-signatur i ärenden där interna beslut ska fattas. Ett ärende måste finnas eller skapas. 1. Skapa ett beslutsdokument i ärendets arbetsdokumentmapp Dubbelklicka på ärendet Ärendekortet visas Klicka på fliken information (1) 1
<Beslutfattare> 3 (19) Klicka på mappen Arbetsdokument (2) 2 Klicka på det vita arket där mallarna finns Ett nytt fönster öppnas. Välj dokumenttyp, Beslut
<Beslutfattare> 4 (19) 2. Välj Mall "Beslut e-signering". En förhandsvisning av dokumentet visas. Förhandsvisningen är bara till för att man ska se att rätt dokument är valt. Klicka vart som helst på dokumentet och förhandsvisningen försvinner 3. Fyll i Rubrik, dvs. vad dokumentet skall sparas som 4. Klicka Verkställ 5. Kryssa i rutan "Checka ut dokument" 6. Klicka "OK" och dokumentet öppnar sig "Checkas ut" 7. Redigera dokumentet
<Beslutfattare> 5 (19) Ärenderubriken ändras per automatik till det du sparade dokumentet som se punkt 3. Texten i ärenderubriken går att ändra om det behövs Ärendets handläggare, datum och dnr. fylls i per automatik 8. Spara och stäng ned dokumentet Skriv till vilka personer/ grupper som handlingen ska skickas till efter diarieföring. Du kommer senare i den här lathunden lägga till personer, se punkt 21., de kommer att få handlingen per automatik efter diarieföring. Du som diarieför måste skicka handlingen på vanligt sätt till grupper som ska ha den för kännedom.
<Beslutfattare> 6 (19) 9. Checka in dokumentet 10. Dubbelklicka på dokumentet 11. Ett nytt fönster öppnas välj Egenskaper 12. Välja fliken "Signaturer" 13. Klicka på knappen "Signerare" längst ned i vänster hörn
<Beslutfattare> 7 (19) 14. Välj "Typ" personer 15. Fyll i namn (beslutsfattares namn)och tryck "Sök" 16. Dubbelklicka på personen eller klicka på "Lägg till" så namnet/namnen hamnar i ruta längst ned, se nedan
<Beslutfattare> 8 (19) 17. Nedanstående dialogruta dyker upp, klicka OK 18. Nedanstående dialogruta dyker upp. Klicka på "Ok"
<Beslutfattare> 9 (19) 19. Välj fliken "Egenskaper"
<Beslutfattare> 10 (19) 20. Välj fliken "Starta e-signering" 21. Sök fram och välj personer (genom att dubbelklicka på namnet) som ska få beslutet för kännedom och/eller handläggning efter diarieföring per automatik
<Beslutfattare> 11 (19) 22. Skriv ett meddelande i Meddelanderutan till de som ska ha beslutet för kännedom eller handläggning. Exempelvis Handläggning: Helena Karlsson, Kännedom: Doris Björnfot (OBS! det går inte att lägga till grupper) 23. Ange vilken postlista beslutet ska gå till för diarieföring efter e-signering
<Beslutfattare> 12 (19) 24. Klicka på "Verkställ 25. OBS! när du verkställt hoppar du från fliken Starta e-signering och du måste klicka på fliken igen för att kunna starta e-signering 26. Klicka "Starta e-signering" nedanstående fönster öppnas, klicka OK
<Beslutfattare> 13 (19) 27. Stäng egenskapskortet När beslutsfattaren e-signerar går dokumentet automatiskt till vald postlistas registreringsvy. När dokumentet är registrerat går det per automatik till de personer som valts för handläggning eller kännedom. De får ett mail och en uppgift i uppgiftsvyn i Platina. Om beslutet ska för kännedom till en hel institution eller grupp så måste du som registrator skicka beslutet till dem via mailen som vanligt efter att du registrerat dokumentet. När beslutsfattaren avvisar en uppgift får skaparen av beslutsdokumentet en uppgift med uppmaning att justera förutsättningar, ex. att ändra i dokumentet eller byta signerare. 28. Klicka på länken i e-posten så kommer du till uppgiften i Uppgiftsvyn i Platina 29. Dubbelklicka på uppgiftsraden och välj vad du vill göra. Checka ut om du ska ändra i dokumentet, eller Egenskaper om du ska byta signerare
<Beslutfattare> 14 (19) 30. Byte av signerare, välj fliken Signaturer 31. Klicka på knappen Signerare
<Beslutfattare> 15 (19) 32. Byt signerar genom att markera personen och klicka på knappen Ta bort 33. Lägg till ny signerare, se punkt 13-17 34. Klicka OK 35. Stäng dokumentkortet
<Beslutfattare> 16 (19) 36. Gå tillbaka till uppgiftsvyn genom att klicka på huset 37. klicka OK på uppgiftsraden. Dokumentet skickas då på nytt för e-signering. Dvs det är klicket på OK knappen som startar processen igen Skicka bilagor till beslut Det finns i dagsläget ingen funktion i Platina där man kan skicka med ev. bilagor till dokument som ska e-signeras. Istället måste dessa bilagor skickas för sig både till den som ska e-signera och till registrator för diarieföringen. Det lättaste sättet att göra detta är att använda funktionen Skicka till i Platina. Då kommer bilagorna som uppgift på Mina uppgifter-sidan precis som själva e- signeringen gör. 1. Skicka själva dokumentet som ska e-signeras enligt instruktionerna ovan. 2. Ladda upp ev. bilagor i ärendets Arbetsdokumentmapp. Markera dokumentet och högerklicka. Välj Skicka till.
<Beslutfattare> 17 (19) 3. Sök fram den som ska ha bilagorna och klicka på Lägg till. Skriv meddelande i rutan Meddelande. Klicka i rutan Skicka mail om du vill att personen förutom en uppgift på Mina uppgifter-sidan även ska få ett mail om att han har en ny uppgift. Så här kan det se ut på sidan Mina uppgifter i Platina light för en e-signerar som även fått bilagor skickade till sig.
<Beslutfattare> 18 (19) Eftersom rutan Skicka mail var i klickat får de även e-post om detta. Den som ska e-signera kan nu läsa bilagorna och sedan e-signera. När e-signeringen görs går själva dokumentet som e-signerats med automatik för diarieföring. Det gör ju dock inte bilagorna. Dessa måste du som handläggare eller administratör skicka för diarieföring. 4. Gå till Arbetsdokumentmappen där bilagorna ligger. Markera det aktuella dokumentet och högerklicka. Välj Diarieför. Är du inte registrator och har rätt att diarieföra får du denna ruta.
<Beslutfattare> 19 (19) 5. Klicka på OK. Välj vilken Postlista (institution) du vill skicka till. Med automatik fylls det i vem som skickar och vilket ärende det rör. Här kan man även skriva ett meddelande till registrator. Har du rättigheter att diarieföra kan du vänta tills det e-signerade dokumentet är diariefört och sedan diarieföra bilagorna som Bilagor till det beslutet.