Lotus Notes @ BTH en guide till version 8.0.2
2(18) Innehåll Inledning... 3 Vad är Lotus Notes... 3 Nyheter i version 8... 3 Att starta klienten... 3 E-post... 5 Webbmail... 11 Kalender... 12 Kontakter och adressböcker... 13 Chatt... 15 Nyhetsflöden (Feeds)... 17 Inställningar... 17
3(18) Inledning Denna guide ska hjälpa dig att använda din Lotus Notes-klient. Guiden är skriven för version 8.0.2 av klienten och visar hur det såg ut i december 2008. Läser du guiden vid ett senare tillfälle kan saker vara något annorlunda i din klient än vad som visas här. Målet med dokumentet är inte att visa exakt hur allt går till utan visa på de möjligheter som finns. Behöver du noggrannare instruktioner läs i klientens hjälpdatabas. Vad är Lotus Notes Lotus Notes är en klient som hanterar e-post, kalender, chatt och generella applikationer (program). Som standard finns applikationer som "Dokumentbibliotek" och "Diskussionsapplikation". Vi på BTH har även egenutvecklat applikationer som: VEGA, BAS 2006, Tenta administration och BARD. Nyheter i version 8 De stora synliga nyheterna i version 8 av Lotus Notes-klienten är att e-postapplikationen har fått ett gränssnitt som är enklare, att man infört en sidopanel för chatt och nyhetsflöden och att man har förbättrat hanteringen av kontakter. Att starta klienten Efter uppgraderingen till 8.0.2 klienten har du två nya ikoner på ditt skrivbord. Den ena heter "Lotus Notes" och den andra heter "Lotus Notes - Basic". Använd Basic-klienten bara om du har dator med dålig prestanda. Basic-klienten kommer på sikt försvinna. Detta dokument hämtar sina exempel från standardklienten.
4(18) När du startar klienten så får du först logga in. Kontrollera att ditt användarnamn står i fältet "User name". När klienten har startat helt kommer du till BTHs startsida (kallad "Home" i fliksystemet). På den sidan hittar du genvägar till din "E-post", "Kalender" och "Att göra". Klicka på ikonen för att starta motsvarande funktion. Under finns ytterligare stödfunktioner som är uppdelade på tre flikar: Meddelanden Basfunktioner Applikationer Under "Meddelanden" finns olika typer av meddelanden. "Basfunktioner" ger dig tillgång till saker som "BTHs adressbok", din egna lokala "Kontakter" och verktyg som "Sätt spamnivå" och "Kompaktera din e-postdatabas". Under "Applikationer" finns genvägar till olika applikationer (program) som är flitigt använda på BTH. Exempelvis: Vega och BARD. Här kan du också söka efter applikationer.
5(18) Lägg också märke till att den stora blå knappen "Open" ger dig genvägar till de viktigaste funktionerna och dina egna bokmärken. E-post E-post är den mest grundläggande funktionen i Lotus Notes-klienten. När du startar din e- postapplikation kommer du till din inkorg. Genom att klicka på kolumnrubrikerna kan du välja att sortera dina meddelanden på avsändare, ämne eller datum. Du kan sortera stigande, fallande eller ha det osorterat.
6(18) Ute till vänster i e-postapplikationen finns en panel där du kan se quota, inkorgen, dina mappar (Folders) och diverse verktyg. Det är bra om du inte låter e-postmeddelanden ligga kvar i inkorgen, utan flyttar e-post som du vill spara till mappar. Detta sparar ingen plats i databasen men gör att det går snabbare att öppna och arbeta i inkorgen. Lotus e-post tar inte längre med bilagor när man svarar på brev. Vill man ha med bilagan måste man välja "Reply with History & Attachments".
7(18) Genom att arbeta med uppföljningsflaggor (Follow Up) kan du markera meddelanden som du ska titta på igen. Genom att välja Quick Flag sätter du snabbt en flagga på ett meddelande. Du kan sedan se de markerade meddelandena i en speciell vy. Om du går in på "Add or Edit Flag " kan du ställa in fler saker angående uppföljningen. Du kan sätta en prioritet, sätta datum när uppföljningen ska vara gjord och du kan se till att det skickas en påminnelse till dig.
8(18) Du kan få en översikt över dina kontakter med en viss person. Om du högerklickar på en person och väljer "View Collaboration History": så får du en översikt som innehåller e-postmeddelanden, chatthistorik och kalenderbokningar. När du har semester eller är iväg på tjänsteresor etc. kan det vara bra att slå på "Out of office" funktionen.
9(18) Du har möjlighet att ställa din bortavaro på minuten när. När du fyllt i din frånvarotid och ditt frånvaromeddelande måste du slå på funktionen genom att välja "Enable and Close". OBS! Om du ställer ett avresedatum som redan har varit kommer alla e-postavsändare som redan skickat e-post till dig under den tiden att meddelas om din frånvaro. Om man så önskar kan man ställa in förhandsgranskning (Preview) av e-postmeddelandena. På så vis behöver du inte öppna varje meddelande för att kunna läsa det. Klicka på listen som skiljer inkorgen från förhandsgranskningsfönstret för att dölja/visa förhandsgranskningen. Det finns en funktion som automatiskt sorterar skräppost till en speciell mapp.
10(18) Du kan själv ställa hur hårt klienten ska gallra bland skräpposten. Det gör du under fliken "Basfunktioner" på BTHs startsida. Tänk på att filtreringen av skräppost bygger på sannolikhet. Det gäller att hitta en nivå på filtreringen som tar bort de flesta skräpmeddelanden men samtidigt plockar bort så få riktiga meddelanden som möjligt. En förbättring med rättstavningsfunktionen är att den numera kan rättstava under tiden du skriver. Precis som i MS Word blir det en vågig röd linje under felstavade ord. I inställningar (Preferences -> Spell Check) kan du ställa in vilken ordlista som ska användas för rättstavningen. Som grundinställning har du 200 MB till förfogande i din e-post (detta utrymme är helt skilt från din hemkatalog på J:). Det kan bli det fullt i din e-postdatabas och du måste då rensa ut meddelanden. Det är oftast stora bilagor som gör att det blir fullt. Det enklaste sättet att få en överblick över detta är att gå in i vyn "All Documents" och sortera dina meddelande efter storlek:
11(18) Du kan nu ta bort de största meddelandena. Om du vill ta bort filerna men ha kvar själva e-postmeddelandet finns en funktion som heter "Remove attachments". När du rensat din e-postdatabas behöver du kompaktera den för att du genast ska få tillbaka det utrymme som frigjorts. Töm först papperskorgen (Trash) i e-postdatabasen och kör sedan kompakteringen från BTHs startsida. Webbmail Webbmailen hittar du på https://post.bth.se/. I webbmailen har du tillgång till e-post, kalender, att göra och kontakter.
12(18) Kalender Kalendern har fått ett nytt tydligare och mer lättjobbat gränssnitt. Sidopanelen har också en funktion med en dagsöversikt (Day-At-A-Glance).
13(18) Kontakter och adressböcker Du har i huvudsak tre adressböcker att arbeta med. Din lokala adressbok. BTHs personalkatalog och studentkatalogen. Din lokala adressbok hittar du via "Open"-knappen under "Contacts". I dina kontakter hittar du de kontakter och grupper du skapat själv. Dina kontakter ligger lokalt på din dator (i. e. på din användarprofil). Om du vill ha tillgång till dessa även i din webbmail kan du synkronisera dem. Först måste du aktivera funktionen vilket du gör under inställningar (Preferences):
14(18) Du kan få upp och söka i adressböckerna när du håller på att skriva ett e-postmeddelande genom att klicka på den lilla länken To. En dialogruta kommer upp där du kan välja vilken adressbok du vill titta i. Det finns också möjlighet att söka på olika sätt. Glöm inte bort att vi har en adressbok över studenterna. Den heter "BTH's Student Directory". När du skriver en adress i ett fält i ett e-postmeddelande föreslår Lotus Notes-klienten adresser (detta kallas för Type Ahead). Hur klienten föreslår adresser kan du ställa in (Preferences -> Contacts och Preferences -> Locations). Grundinställningen är att klienten föreslår adresser både från adressböckerna och från dina senast använda kontakter (Recent Contacts). En annan funktion som kan vara bra att använda är att man kan expandera de grupper man adresserat så att man kan se de enskilda personernas adresser. Om du exempelvis har skrivit gruppnamnet "for" i adressfältet och väljer "Expand Public Groups":
15(18) ersätter klienten gruppnamnet "for" med dess medlemmar: Chatt Chatten i Lotus Notes heter Sametime. I din sidopanel (Sidebar) finns en kontaktlista för chatten. Där kan du lägga till grupper och personer som du chattar ofta med.
16(18) Ikoner i både kontaktlistan och i din e-postapplikation visar om personen är inloggad och om han eller hon har möjlighet att chatta just för tillfället. Genom att högerklicka på en grön chattikon kan du starta en chatt med den personen. Genom att markera flera personer och högerklicka i dina chattkontakter kan du starta en chatt med flera personer. Du kan även bjuda in fler personer till en chatt som redan är igång.
17(18) Nyhetsflöden (Feeds) Nyhetsflöden är en funktion som gör det möjligt att följa innehållet på en webbplats direkt i din Lotus Notes-klient. För att det ska fungera måste webbplatsen tillhandahålla en RSS-kanal, som du kan "prenumerera" på. I klientens "Sidebar" ser du de flöden som du prenumererar på för tillfället och du kan påbörja och avsluta prenumerationer. Inställningar Du hittar alla inställningar för din klient under File -> Preferences:
18(18) Det kan vara idé att åtminstone bekanta sig med huvudrubrikerna på de saker som går att ställa in så du får en överblick över möjligheterna som du har.