ANVÄNDARMANUAL mobil KLINIK 4.1

ANVÄNDARMANUAL mobil KLINIK 4.1

Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen och får ej helt eller delvis mångfaldigas Profdoc Joliv AB Västerås 2008-07-02 2 Grunder

Innehåll 1 Grunder 4 1.1 Huvudfönstret... 4 1.2 Grupper... 4 1.3 Besök... 5 1.4 Skriva in ny patient... 6 1.5 Patientinformation... 7 1.6 Skriva in ny medarbetare... 9 1.7 Personalinformation... 10 2 Vyer och fönster 11 2.1 Vyn "Alla besök"... 12 2.2 Vyn "Veckoöversikt"... 13 2.3 Vyn "Grafisk planering"... 14 2.4 Vyn "Min vecka"... 15 2.5 Vyn "Slingor"... 15 2.6 Vyn "Anteckningar"... 15 3 Arbetsfördelning 16 3.1 Fördela besök i vyn Alla besök... 16 3.2 Autoplanera... 17 4 Skapa vårdplanering 18 4.1 Återkommande besök... 18 4.2 Enstaka besök... 19 4.3 Slingor... 20 5 Dokumentation 22 5.1 Vyn "Anteckningar"... 22 6 Schema 24 6.1 Administrera schematurer... 24 6.2 Rullande schema... 24 6.3 Dagsschema... 25 6.4 Symboler i schemat... 26 7 Administration 27 7.1 Säkerhet och behörigheter... 29 8 Rapporter 30 9 Handdatorprogrammet 32 10 Övrigt 36 10.1 Support... 36 10.2 Nyheter i MO 4.1... 37 3 Grunder

1 Grunder mobil KLINIK startas som ett vanligt program från startmenyn eller via en ikon på skrivbordet. Om programmet är konfigurerat för inloggning visas en inloggningsdialog där du ska ange ditt Windows-användarnamn och lösenord för att komma vidare. När detta är avklarat så visas huvudfönstret. Hela manualen för utskrift finns som PDF på http://joliv.se/manualer/mo41/mo41.pdf. I denna manual används termen "patienter" men i programmet kan dessa kallas "brukare" eller någon annan benämning beroende på hur verksamheten valt att konfigurera detta. 1.1 Huvudfönstret Överst i huvudfönstret finns namnlisten som visar programversion och inloggad användare. Under denna finns menyraden med knappar för att komma åt vanliga funktioner. Rullgardinsmenyerna väljer aktuell grupp och vy. Under huvudfönstret visas den vy som valts via vyväljaren till höger om gruppväljaren. Vilken vy det är bestäms av verksamheten men är normalt antingen "Anteckningar"-vyn som visar aktuell dokumentation för gruppen eller "Alla besök" där dagens personal, besök och aktuell dokumentation visas tillsammans. 1.2 Grupper I mobil KLINIK är det möjligt att skapa olika grupper, t.ex. Norra, Södra och Nattteamet. Aktuell grupp väljs med rullgardinsmenyn på menyraden. För att kunna se informationen i en specifik grupp måste du som personal vara medlem i gruppen. In- och utskrivning görs av administratörer. Både personal och patienter kan vara inskrivna i flera grupper samtidigt. Då delar grupperna samma information om aktuell patient/personal. Planeringen av besök är dock specifik per grupp. Gruppväljare 4 Grunder

1.3 Besök mobil KLINIK:s huvudsyfte är att skapa, planera och genomföra besök. Ett besök kan öppnas från alla vyer som innehåller besök genom att dubbelklicka. När t ex man dubbelklickar på ett besök i vyn Alla besök får man upp besöket med all ingående information: Besökstyp Vilken typ av besök, t.ex. Besök, Ledsagning eller Telefonkontakt. Slinga Om besöket ingår i någon specifik slinga Planerat När besöket är planerat att utföras. Tid mellan klockslagen = besökets planerade längd. Utfört Verkliga tid när besöket utförts. Tid mellan klockslagen = utförandelängd. Visas då besöket är kopplat (draget) till personal. Är flera än en personal kopplade till besöket så väljer man person och kan individuellt ange utförandetid. Insatser Beskriver vad du skall göra när du utför besöket. Varje besök kan beskrivas med noll, en eller flera insatser. Beskrivning Beskriver hur insatserna skall utföras. Övrig information/beskrivning om besöket, bör hållas kort för lätt överskådlighet. Här skriver man som användare in extrauppgifter som är nödvändiga för utförandet. Fliken Personal Visar vilken personal som blivit tilldelad just detta besök. Fliken Ändringar Visar eventuella ändringar som gjorts av besökets beskrivning och planerade tid Bocka av besöket på den stationära datorn genom att Dubbelklicka på besöket (t ex i vyn "Alla besök") Kryssa i rutan till höger om utförd tid. Besöket får då automatiskt samma utförda tid som planerat Redigera starttid och sluttid vid behov Lägg till eller ta bort insatser som (ej) utförts genom att markera och klicka på <<Lägg till eller Ta bort>> Spara det utförda besöket genom att klicka Spara. 5 Grunder

1.4 Skriva in ny patient Klicka på Patienter på menyraden och därefter Skapa ny nere i högra hörnet. Observera att endast korrekta personnummer och reservnummer accepteras av programmet. Om patienten redan finns i den egna gruppen men t ex är utskriven, öppnas dennes uppgifter men status förblir "utskriven" tills ändring görs i statusfältet. Om patienten redan finns i systemet som inskriven i en annan grupp öppnas personens uppgifter och personen skrivs in i aktuell grupp när man sparar. Personnummer anges på valfri form med eller utan bindestreck och århundrade. Numret måste dock vara korrekt. Reservnummer anges på formen 99ÅÅÅÅNN-NNNC, där ÅÅÅÅ = år, NNNNN = nummer och C = kontrollsiffra. Personal och patientlistorna går att filtrera på bokstäver/siffror för att hitta ett visst namn. Skriv önskad sökfras i rutan Filtrera på text, tryck därefter enter. Rensa rutan och tryck enter igen för att ta bort filtret. Du kan även sortera om listan genom att klicka på kolumnrubrikerna eller välja att visa utskrivna/avlidna i väljaren vid "Visa:". Dubbelklicka på en person i listan för att visa detaljerad information enligt nästa avsnitt. 6 Grunder

1.5 Patientinformation Här finns all information om personen fördelat på olika flikar: Person Nummer: här skriver man patientens tilldelade geografiska nummer eller en förkortning av personens namn t.ex. Jenny Byström = JeBy Rutan för nyckel är ikryssad om nyckel krävs för besök hos patienten I fältet nycklar kan man skriva i fabrikat och serienummer för identifiering eller numret på nyckelbrickan. Status anger om patienten är inskriven, utskriven eller avliden. Här ändrar man också status på patienten när det behövs. Med hjälp av datumväljaren kan man ange datum och tid om statusändringen sker i efterhand Kontakter Övrigt SSK/DSK/OAS/PAL: namn och telefonnummer för berörda kontakter Övriga fält varierar med vald konfiguration men fylls i på samma sätt. De är inte tvingande. I fältet Kontaktperson väljs patientens 1:a respektive 2:a kontaktperson i aktuell personalgrupp. Färgkod, om man väljer att färgsätta patienten utefter geografi eller annan gruppering Språk, om patienten föredrar och/eller endast talar ett annat språk än svenska. Hälsotillstånd, bör uppdateras kontinuerligt för att alltid ha aktuell hälsostatus. Färdtjänst, här kan man fylla i om patienten t.ex. behöver buss eller har rätt till följeslagare. Hantering av ekonomi, här kan man skriva om patienten t.ex. använder autogiro. Sysselsättning, om patienten går på daglig verksamhet kan man skriva i namn och telefonnummer till denna Levnadsberättelse, fås oftast genom anhöriga. 7 Grunder

Beslut Här kan man skriva eller klistra in en beskrivning av de insatser patienten beviljats av biståndshandläggaren. Detta fält visas normalt bara i KLINIK-varianten. Karta Automatisk kartkoppling till Eniro, som visar var patienten bor. Förutsätter Internetuppkoppling och att korrekt adress är angiven i personuppgifterna. Går adressen inte att tolka så visas hela Sverige. Anteckningar Här kan man både läsa befintlig och skapa ny brukarrelaterad dokumentation. All dokumentation som skapats om patienten i alla grupper visas här. Grupper Visar vilka grupper som patienten är inskriven i och vilken status patienten har i respektive grupp (in/utskriven). Besök Visar de bokade besök som aktuell patient har veckovis. Bläddra mellan veckorna med pilarna i vänstra hörnet. Tryck en gång på besöket för att visa kortfattad information om det. Öppna besöket genom att dubbelklicka på det. Du kan här precis som i dagvyn redigera ett enskilt besök utan att det påverkar besökskedjan. Ändringar Visar alla ändringar som gjorts av patientens information. 8 Grunder

1.6 Skriva in ny medarbetare Klicka på knappen "Personal" i huvudfönstrets meny för att öppna följande fönster: Under "Personal" finns flikarna Grupp Lista över all personal som är inskrivna i gruppen. Ändra urval nere till vänster för att visa inaktiv personal. Tryck på Skapa ny för att lägga till personal. Du får du ange personnummer på samma sätt som vid skapandet av en ny patient. Se nästa avsnitt för närmare information. Andra grupper Personal i alla andra grupper Gruppanteckningar Här kan man läsa all dokumentation som personalen skrivit som handlar om gruppen. Gruppaktiviteter Här skrivs gruppens aktiviteter in t.ex. personalmöten eller att tvätta firmabilen. 9 Grunder

1.7 Personalinformation Här finns all information om personen fördelat på olika flikar: Personuppgifter Här ser man bland annat sin signatur som används i besökslistor i programmet, samt om man behöver synka information från en extra grupp utöver den valda till handdatorn. ("Synka även"). Besök Personens veckoschema med inbokade besök. Det går även att bläddra bakåt och framåt i tiden. Kontakter En lista på de patienter personalen är kontaktperson för. Dokumenterat Här kan man läsa all dokumentation som aktuell person, i detta fall Ulla Ekström, skapat. Grupper Här kan man se vilka olika grupper man är inskriven i och har behörighet att använda. 10 Grunder

2 Vyer och fönster Skärmytan nedanför menyraden i huvudfönstret kallas vy. I programmet finns ett antal olika vyer att välja mellan vilka väljs via rullgardinen på menyraden. Klickar du på knappar eller länkar på menyraden eller i vyerna öppnas olika fönster. Nedan finner du en beskrivning av de olika vyerna. Välj vy Alla besök Visar schemalagd personal, dagens alla besök och aktuell dokumentation. I denna vy kan man fördela arbetsuppgifter och öppna såväl besök som dokumentation Veckoöversikt Visar grafiskt veckans alla besök fördelade på veckodagar. I denna vy kan man flytta besök mellan dagar och se olika besökstypers fördelning över veckan samt öppna besök. Aktuell dokumentation Visar en lista på all dokumentation som gjorts om alla patienter i den aktuella gruppen under de senaste sju dagarna. Grafisk planering Visar grafiskt alla dagens besök och den schemalagda personalen. I denna vy kan man även planera och öppna besök Slingor Visar grafiskt de besök som blivit indelade i en slinga, här ser man även tidsåtgång och besökstyp. Min vecka Visar grafisk planering och schema för inloggad användare Dagsschema Visa det dagliga schemat, här kan man även redigera och summera detta. 11 Vyer och fönster

2.1 Vyn "Alla besök" Välj Alla besök i rullisten på menyraden. Kontrollera att du befinner dig i rätt grupp. Gruppens medarbetare visas till vänster Dagens besök visas i mitten En kalender visas till höger Längst ner visas aktuell dokumentation, med den nyaste först Dagens besök visas i den stora rutan i mitten av programmet. Varje rad är ett besök. Tolka tecken och symboler Varje rad har vissa färger och symboler som du bör känna till: En grön bock visar att besöket är utfört och signerat En klocka visar viktig tid En nyckel visar att man måste ta med sig nyckel till denna patient Starttider är färgmarkerade beroende på när de inträffar (Grönt, Svart, Rött) Besök i fetstil är ej fördelat till någon medarbetare Ändrade besök som avviker från besökskedjan de ingår i har en glödlampa Enstaka besök illustreras med en kalendersymbol med en 1:a Sortera arbetsuppgifter Från början visas alltid besök i tidsordning. Man kan sortera besöken på olika sätt genom att trycka på respektive kolumnrubrik, t.ex. Start, Efternamn, Sign. eller Besök. Tryck igen på samma rubrik för att ändra ordning Växla mellan olika dagar Längst till höger finns kalendern: Månad väljer du med pilarna överst på kalendern Dagens datum visas i grönt Den dag som visar aktuell vy är ljusblå Om dagens datum är valt är färgen grön-ljusblå Växla mellan olika dagar genom att klicka i kalendern. 12 Vyer och fönster

2.2 Vyn "Veckoöversikt" " Denna vy används för att flytta besök mellan dagar eller för att ge en överblick över veckans olika besökstyper. Veckans besök visas genom att: Växla till vyn Veckoöversikt Detta gör du med rullgardinen på menyraden. Välj den grupp du vill se med rullgardinen på menyraden Välj rätt vecka genom att klicka i kalendern Sortera besök Besöken sorteras genom att klicka på respektive dags färgstreck. Finns det fler besök än vad som syns på skärmen dyker en rullist upp till höger. Använd den för att se alla besök. Flytta besök Markera ett besök genom att klicka på det Vill man markera flera besök håller man ner tangentbordets ctrl-knapp och klickar på dem Besök som är markerade kan sedan flyttas till annan dag genom att hålla vänster musknapp nedtryckt och dra besöken till en ny dag. 13 Vyer och fönster

2.3 Vyn "Grafisk " planering" Grafisk planering används som ett komplement till vyn Alla besök. Genom att besöken visas grafiskt får man en god överblick över dagens besök både när de är planerade, uppskattad tidsåtgång och vilken typ av besök det är. Allmänt Välj Grafisk Planering på menyraden Som vanligt växlar man dag med kalendern till höger De färgade fälten är besök. Färgen visar en egenskap för besöket eller färg för patienten beroende på hur man har valt att arbeta med färger Besök som ligger längst ner är inte fördelade Klicka en gång på ett besök för att visa översiktlig information Dubbelklicka på ett besök för att öppna det Personalens schemalagda tid visas med gulfärgad bakgrund Fördela besök Genom att hålla vänster musknapp nedtryckt kan du dra ett besök och placera på vald medarbetare. Den person du drar besöket över för tillfället färgas rosa. För att dra ett besök till ytterligare en personal, håll nere SHIFT-knappen när du drar besöket Släpp musknappen när du vill fördela besöket till markerad person TIPS! Det är muspilen som avgör var besöket hamnar. Säkerställ att den hamnar över raden för vald person så att dess namnfält färgas rosa när du fördelar besök. 14 Vyer och fönster

2.4 Vyn "Min " vecka" Under vyn Min vecka visas aktuell medarbetares veckoschema. Här kan man arbetstider och inbokade besök. I övrigt fungerar den som den grafiska planeringen. 2.5 Vyn "Slingor" Vyn slingor är till för att ge en grafisk översikt över slingornas upplägg. Här ser man alla besök indelade efter deras respektive slinga. På så sätt är lätt att se när det finns luckor i planeringen. Slingvyn visar slingorna dag för dag med den variation som varje dag ger. En slinga kan t ex vara längre på fredagen, då en patient har tillsyn inbokat på sitt morgonbesök. Man får då vara observant och lägga nästa besök så att det inte krockar med tillsynsbesöket på fredagar. Om man klickar på ett besök, öppnas detta och man kan göra ändringar i ex. tid för just denna specifika dag. För att ändra tid på slingan alla dagar, öppna fönstret Visa kedja och ändra tid i fliken återkommande. Fördela en hel slinga Gå till vyn "Alla besök". Tryck på kolumnrubriken "Slinga" för att sortera besöken på slinga. Markera det första besöket i slingan. Håll net SHIFT-knappen och markera det sista besöket i slingan. Dra dessa därefter till rätt personal. Släpp musknappen när rätt personal färgas rosa. Som vanligt är det muspilen som pekar ut personen. 2.6 Vyn "Anteckningar" Denna vy beskrivs närmare i avsnittet Dokumentation. 15 Vyer och fönster

3 Arbetsfördelning 3.1 Fördela besök i vyn Alla besök Markera besök Dagens arbetsuppgifter visas i den stora rutan i mitten av programmet. När inga besök är fördelade är alla skrivna i fet text. Ett besök markeras genom att klicka på det. Det markerade besöket färgas ljusblå. Fördela besök Genom att hålla vänster musknapp nedtryckt kan man dra ett besök över till personalfältet. Den person man pekar på färgas rosa. Släpp musknappen när du vill fördela besöket till markerad person. TIPS! Det är muspilen som avgör vem som får besöken så säkerställ att den hamnar över vald person när du släpper de fördelade besöken. Fördela flera besök samtidigt Man kan markera flera besök i följd genom att markera det första besöket och hålla tangentbordets Shiftknapp nedtryckt när man klickar på det sista besöket. Man kan markera flera besök genom att hålla tangentbordets Ctrl-knapp nedtryckt när man klickar på besöken. Ta sedan tag i något av de markerade besöken och dra dem som vanligt. Se vilka besök som är fördelade Ett fördelat besök skrivs i tunn text I kolumnen Sign. står den eller de medarbetares signaturer som ska utföra besöket. 16 Arbetsfördelning

TIPS! Fördelning av besök underlättas om man sorterar dagens besök på tex. område eller slinga. Detta görs genom att klicka på respektive kolumnrubrik. Avboka personal Längst till vänster syns namnen på medarbetarna. För att underlätta planeringsarbetet på dagsbasis kan man avboka de medarbetare som inte skall ha några besök en viss dag pga sjukdom eller annat. Klicka på krysset till vänster om vald medarbetare Du informeras om att ev. besök som fördelats till medarbetaren kommer att avbokas Besöken blir avbokade, dvs återgår till att skrivas i fet stil och sakna signatur Personalen försvinner från listan från den aktuella dagen Lägga till personal Ibland kan man behöva lägga till personal som inte är schemalagd en viss dag, t ex om man bytt pass eller jobbar extra. Öppna personalfönstret och markera vald person. Dra personen till vald schematur. Släpp musknappen. Dubbelbemanning Dubbelbemanning är vanligt när en patient samtidigt besöks av flera medarbetare. För att hantera detta i mobil KLINIK kan besök enkelt delas. Detta sker genom att ett redan fördelat besök dras till ytterligare en medarbetare. Detta görs genom att dra besöket från besöksfältet till ytterligare en personal. Ett dubbelbemannat besök bockas av var person för sig och man kan ange olika tidsåtgång för sina respektive insatser. Öppna besöket, välj personal vid "Utfört:" och ange tid. Se arbetsfördelningen Dubbelklicka på en eller flera medarbetare för att expandera dennes besök för vald dag i kalendern. Dubbelklicka på medarbetaren igen för att dölja besöken. Att ångra sig/ flytta besök Under arbetet med att fördela besök kommer det ibland hända att man ångrar sig och vill flytta ett besök till en annan medarbetare. Detta görs i följande steg: Dubbelklicka på aktuell personal för att se alla besök som han/hon har Dra aktuellt besök till ny medarbetare eller tillbaka i besökslistan. Avboka patienters besök Ibland kan man behöva avboka en patients besök. Detta gör man enkelt genom att dra specifikt besök till någon av de gröna avbokningskategorierna längst ner till vänster i vyn Alla besök, t ex Ej Hjälp idag, eller Ej hemma. 3.2 Autoplanera Funktionen autoplanera tillåter datorn att själv dela jobb, vilket sker dagsvis utefter kontaktmannaskap. De besök för patienter som inte har någon kontaktperson blir således inte fördelade till någon personal och får delas manuellt. Vid användning av funktionen autoplanera, bör man i efterhand korrigera manuellt för att få ett jämnt flöde av jobb. Eftersom autoplanera fördelar efter kontaktperson tas den ingen hänsyn till geografi eller tid, vilket gör att man kan få ett schema med patienter med långt avstånd ifrån varandra. 17 Arbetsfördelning

4 Skapa vårdplanering Grunden i mobil KLINIK är att skapa enstaka och återkommande besök (även kallade kedjor) hos patienten. Detta görs under fliken Besök i patientdialogen. 08:00-09:00 Varje dag 15:00-16:30 Tisdag, varje vecka Enstaka besök Torsdag Illustration: Kedjor av besök och enstaka besök 4.1 Återkommande besök Öppna patientfönstret på menyraden och dubbelklicka på aktuell patient Välj fliken "Besök" Nu visas en grafisk översikt över patientens besök i alla grupper samt en lista med de återkommande besökskedjor som patienten har. Besök som är planerade i en annan grupp än den aktuella visas med grå kursiv text och svagare färg i den grafiska planeringen. Tryck på knappen Skapa återkommande" för att göra en ny besökskedja eller dubbelklicka på ett besök i listan för att redigera en kedja. Vill du ändra på ett enstaka tillfälle när besöket inträffar så dubbelklicka på besöket i den grafiska vyn eller någon annan besöksvy som t ex dagvyn "Alla besök". 18 Skapa vårdplanering

Definiera kedjans besök, insatser och beskrivning i fliken Beskrivning. Definiera när kedjan startar och när besök skall inträffa under fliken Återkommer. Tidsangivelsen markerar starttid när första besöket skall inträffa och hur långt besöket är. Längden blir skillnaden mellan start- och sluttid. Välj typ av intervall i rullgardinsmenyn och gör inställningar för eventuell repetition. Om besöket bara återkommer under en viss period kryssar du i "Slutar" och ställer in datum och tid när besöken ska ha upphört. Önskar du redigera hela kedjan skall du som sagt dubbelklicka på aktuell kedja i fönstrets nedersta del. I annat fall redigerar du endast ett specifikt besök. Besök som ingår i en kedja men som är ändrade vid ett visst tillfälle så att de avviker från kedjan illustreras med en gul glödlampa i dagvyn. 4.2 Enstaka besök Öppna patientfönstret och välj fliken "Besök" precis som för återkommande besök. Klicka på knappen "Skapa enstaka besök". Ange tid, besökstyp och insatser precis som ovan. Enstaka besök illustreras i dagvyn med en liten kalenderikon med siffran 1. För att redigera enstaka besök, dubbelklicka på dem i valfri vy och gör ändringarna. Tryck på Spara. 19 Skapa vårdplanering

4.3 Slingor Slingor (kallas ibland "fasta turer") möjliggör gruppering av besök hos flera patienter som bor i geografisk anslutning till varandra eller då besöken normalt utförs av en och samma person. Detta underlättar planeringen då alla dessa besök kan samlas som en slinga i planeringen och inte behöver fördelas ett och ett. För att skapa en slinga, välj i menyraden "Administration", fliken Slinga och tryck därefter på Skapa ny. Ett nytt fönster visas. I detta ska slingan namnges, samt en kort beskrivning ges. Tryck på Spara. För att lägga ett besök till en slinga, klicka på den patients besök som ska införas i slingan. Förslagsvis öppnar man besöket i den grafiska vyn, för att få en bra överblick. Klicka på Visa kedja i besöksfliken för att lägga hela besökskedjan i slingan och inte bara det enstaka tillfället. Nu visas en beskrivning av besökskedjan. Här finns rubriken "Slinga": tryck på denna och välj slingan besöket ska höra till. Tryck på Spara. Vill man införa andra besök i samma slinga, öppna de patienters besök som ska tillhöra slingan och gör på samma sätt som föregående. Vill man ta bort ett besök från en slinga, så gör på samma sätt, men välj slingan Ej vald. Avslutningsvis efter att ha infört alla besök man vill ha i slingan, gå till vyn Slingor och granska resultatet. I denna vy kan man sedan justera tidsmässigt för att få ett jämnt flöde i slingan. Det går även att byta slinga på enstaka besök på dagsbasis genom att hoppa över steget "Visa kedja". TIPS: Tänk på att när man ändringar i en kedja, t ex byter slinga, så planeras detta framåt i tiden. Slingan kommer alltså att aktiveras först nästa dag, eller nästa tisdag, om det är dagen då kedjan inträffar. Kontrollera att du befinner dig i kedjan då du inför en slinga. Att föra in en slinga i beskrivningen av ett Brukarbesök (vänstra bilden) kommer att resultera i att enbart besöket denna specifika dag ingår i slingan. 20 Skapa vårdplanering

I dagvyerna "Alla besök" och "Slingor" får man en god överblick över aktiverade slingor, och deras innehåll. Detta gör det lätt att fylla igen eventuella luckor i slingorna, och även kontrollera att besöksfördelningen är rättvis, alla slingor har ungefär lika många inköp, städ etc. 21 Skapa vårdplanering

5 Dokumentation Dokumentation kan skapas och läsas på flera olika ställen i programmet. Man kan även sortera och skapa statistik utifrån anteckningstyper. Generellt finns det två huvudgrupper av dokumentation: Brukaranteckningar Visar all dokumentation som rör en viss patient och återfinns under fliken Dokumentation då man klickar på knappen Patienter och därefter dubbelklickar på en patient. Gruppanteckningar Här står all dokumentation som rör arbetsgruppen, finns att läsa genom att klicka på knappen Personal, och sedan fliken Gruppanteckningar. Ett exempel är meddelanden till personal och annat som inte är kopplat till en specifik patient. 5.1 Vyn "Anteckningar" För att läsa all dokumentation, välj vyn Anteckningar. Här finns all dokumentation samlad för de senaste sju dagarna, gällande både personal och patient. Samma urval av dokumentationen finns också längst ner i vyn Alla besök. Det finns ett antal färdiga rubriker tillgängliga, vilka skapas av administratören, som ett stöd för att skriva dokumentation. Man kan välja en av de fördefinierade eller skriva valfri text i detta fält. Anteckningstyper och anteckningsrubriker gör det också lättare att dokumentera med hjälp av handdatorn. Administratörer har rättighet att lägga till och ändra de anteckningstyper som finns. Anteckningen låses automatiskt efter en viss tid, och kan därefter inte ändras. Det finns alltid möjlighet att göra en uppföljningsdokumentation som ett komplement. Detta gör man genom att klicka på aktuell anteckning och sedan klicka på Lägg till och därefter skriva en uppföljning. I anteckningslistan kommer man sedan att kunna identifiera att en uppföljning gjorts tack vare att anteckningen är markerad med " " (tre punkter). Skapa brukardokumentation Öppna fönstret Patienter från menyraden Dubbelklicka på en patient Klicka på fliken Anteckningar Öppna en ny anteckning genom att klicka på "Skapa ny" i högra hörnet Brukardokumentation kan även skapas på handdatorn. 22 Dokumentation

Skapa gruppanteckning Öppna personalfönstret på menyraden och fliken Gruppanteckning Klicka på Lägg till nere i högra hörnet Här visas två olika fönster i dagvyn, dels Anteckningar, samt Alla Besök där motsvarande lista med dokumentation visas i panelen längst ner i fönstret. 23 Dokumentation

6 Schema Schemat i mobil KLINIK baseras på turer och kan antingen vara rullande eller planeras dagsvis. Det rullande schemat finner du i administrationsfönstret i flikarna Rullande schema och Turer. Schematurer kan endast skapas av administratörer. Det rullande schemat "rullas ut" i form av ett dagsschema som visas i vyn "Dagsschema" och i form av den lista av personal som syns till vänster i vyn "Alla besök". 6.1 Administrera schematurer Skapa nya schematurer genom att skriva in namnet på turen i rutan namn, ange schematurens start respektive sluttid. Ange rast vid behov. Klicka på Spara. Ändra schematurer genom att markera vald tur och redigera namn och/eller tid. Klicka därefter på Spara. Radera schematurer genom att markera vald tur och därefter klicka på Radera. Om detta görs får man ett meddelande som påpekar att ev. bokningar på den aktuella schematuren kommer att försvinna. 6.2 Rullande schema Välj den grupp som du vill lägga schema för. Tryck därefter på Admin och öppna fliken Rullande schema. 24 Schema

Här visas den period i det rullande schemat i vilken dagens datum ingår. Första gången det rullande schemat ska användas i en grupp måste startdatum för ny schematur och dess längd i dagar definieras. Detta görs genom att mata in datum och antal dagar längst ner till höger i schemafönstret. Tryck därefter på knappen: Starta ny cykel. TIPS! Iakttag stor försiktighet vid start av ny cykel då detta raderar hela det befintliga schemat. Vill du ändra schema tillfälligt en viss dag gör detta i vyn Dagsschema Schemalägga medarbetare i rullande schema Tryck på knappen Lägg till personal Ett nytt fält visas då längst ner i schemat; tryck på knappen med tre prickar för att välja person. Klicka på respektive dag för att välja aktuell tur för medarbetare. Upprepa proceduren för hela perioden och för samtliga medarbetare. Vänster musknapp växlar turer, medan höger musknapp rensar vald dag. Tryck på "Spara ändringar" för att uppdatera mobil KLINIK med schemainformationen och rulla ut det förändrade schemat. Ändra/uppdatera schema För att ändra/uppdatera schema följ proceduren Schemalägga medarbetare enligt ovan fr o m den andra punkten. 6.3 Dagsschema Här kan du göra förändringar på dagsbasis i det "utrullade" rullande schemat så som frånvaro, extraarbete etc. Det rullande schemat kommer inte påverkas av detta utan fortsätta som vanligt nästa gång det återkommer. För att ändra tur i dagsschema: Välj vyn Dagsschema i huvudfönstret. Klicka i schemat för vald dag och ange vald schematur. Observera att det inte går att ändra schematur på dagar där personalen redan har besök inbokade. Dessa visas med grå text. Klicka Spara ändringar för att bekräfta förändringen. Till höger om schemaperioden syns antal schemalagda timmar. Ovanför perioden visas staplar för sammanlagd besökstid och schematid för resp. dag samt beläggningen som är antalet procent av planerad besöktid jämfört med schematid. Du kan även göra motsvarande ändringar på dagsbasis till vänster i vyn "Alla besök". 25 Schema

6.4 Symboler i schemat Ett rött streck betyder att dagsschemat den dagen avviker från det rullande schemat den dagen. En liten triangel i hörnet en viss dag betyder att en förändring gjorts som inte sparats än. Den försvinner när du sparar ändringarna. I schemat finns en beläggningsgraf som visar dagens beläggning. Grafen uppdateras i takt med att förändringar i besök eller schema görs. Längst ner till höger i Dagsschemavyn finns knappen Summera. Om man trycker på denna kommer ovanstående ruta upp, vilken visar en graf timme för timme över skillnaden mellan schemalagd personal och behovet från patienter/schemalagda besök. Strävan är att personal och behov ska vara på ungefär samma nivå för högst effektivitet. 26 Schema

7 Administration Under rubriken Administration finns programmets grundinställningar. Det är här som administratörer och den personal som fått rättighet skapar, lägger upp och ändrar: Vilka flikar som visas och vad man kan göra i dem beror på de behörigheter man har i systemet. Följande flikar finns här: Rullande schema Schematurer Insatssord Besökstyper Anteckningstyper Anteckningsrubriker Avbokningar Slingor Grupper Användarroller Inställningar Gallring Logg Det är även här som du definierar vem eller vilka som skall ha vilka rättigheter i programmet. Du kan också göra inställningar av teckensnittets storlek samt av time out dvs. efter hur lång tid av inaktivitet som programmet låses. I nedre högra hörnet av varje flik finns två knappar. Dessa används för att lägga till eller ta bort. För att ta bort: Markera vald grupp/insatssord etc och klicka på Ta Bort TIPS Att definiera insatser/besök, anteckningstyper/anteckningsrubriker etc kräver viss försiktighet. Tänk på att göra det lätt för användaren att förstå vad som avses samtidigt som ni möter de krav som finns för att hantera administration/statistik på ett bra sätt. Kvalitet före kvantitet! Rullande schema samt schematurer: se avsnitt Schema. Insatssord Beskriver kortfattat vilka åtgärder som ska utföras under besöket, såsom diska, damma etc. Besökstyper Ett heltäckande beskrivande ord för besökets typ, såsom besök, möte, telefonsamtal etc. Man kan endast ha en besökstyp per besök. Utförligare beskrivning om delmoment om besöket beskrivs av insatsorden. Vill man fylla i en förklaring av besöketypen kan man göra det i besöksfönstret under Beskrivning. Anteckningstyper Dessa anger anteckningens typ på samma sätt som en besökstyp anger ett besöks typ. De skapas av administratören och kan inte raderas om de förekommer i dokumentationen. Förslag på anteckningstyper kan vara Allmän, Daganteckning, Händelse av vikt etc. Anteckingsrubriker Standardiserade anteckningsrubriker läggs in som ett stöd för att förenkla dokumentationen. De används på handdatorn för att slippa skriva en rubrik då inmatning är tidskrävande. Exempel: "Fall", "Kom ihåg". 27 Administration

Avbokningar Här definieras avbokningskategorierna som visas nere till vänster i dagvyn. De anger de olika skäl för att ett besök inte utförts. Avbokningsrubriker kan tex. vara Ej hjälp idag eller Ej hemma. För varje avbokningstyp kan man även ange huruvida besök som dras till den automatiskt ska markeras som utförda eller ej under rubriken "Beteende". Slingor Här skapar man och namnger slingor. Försök hålla slingnamnen så korta som möjligt, för att undvika en alltför bred dagvy där man måste scrolla fram och tillbaka. Ett förslag kan vara att siffersätta slingorna för att hålla namnet kort, eller ge dem en färg såsom blå, gul. Under slingornas beskrivning kan man sedan t.ex. berätta hur och var slingan sträcker sig geografiskt ex "Norra Vallby", eller "Kväll 2". Grupper mobil KLINIK hanterar flera olika grupper. Detta är till för att sortera och filtrera informationen på ett sätt som gör att en medarbetare endast ser den information som är betydelsefull för honom/henne. Ni bör skapa en gruppindelning som speglar de naturliga arbetsgrupper som finns. Exempel: Nattpatrull, Äldreteam, Norra teamet. Användarroller Visar vilka rättigheter (administratör etc) varje användare har. Det är här adminstratören lägger upp nya användare, och även kan gå in och ändra rättigheter på befintliga användare. När en användare markeras i listan till vänster kan denne förses med ett användarnamn om denne inte redan har ett. Befintligt användarnamn kan även raderas vilket inte påverkar personen i övrigt. Till höger kan man lägga till/ta bort de behörighetsroller som markerad användare har. Dubbelklicka på användaren för att visa personinformation. Inställningar Här ställer man bland annat in hur lång tid det ska ta innan dokumentationen låses och teckenstorlek på skärmen. Inställningarna är kategoriserade efter var de gäller. Logg En sammanfattande logg för alla väsentliga ändringar som gjorts av information i programmet och vem som genomfört dem. 28 Administration

7.1 Säkerhet och behörigheter Den information som man använder i arbetet skall av etiska och lagliga skäl behandlas försiktigt. Rätt använd är datorn ett utmärkt verktyg för att upprätthålla en god säkerhet. Användarroller mobil KLINIK har ett mycket väl utvecklat behörighetssystem. Programmet känner av vilken användare som är inloggad och därmed får den inloggade användaren den behörighet som är definierad. En användare kan ha en eller flera användarroller: Standardanvändare: Har rättighet att läsa information och göra de vardagliga operationerna i programmet Administratör: Har rättighet att ändra och radera information om personal och administrativa nyckelord Systemadministratör: Har rättighet att lägga till behörighet, ändra i systemets konfiguration etc GlobalAdministratör: Med denna roll kan användaren se alla grupper och inte bara de denne är medlem i LoggAdministratör: Har rätt att rensa ändringsloggen Behörighet Behörighetsinställningar görs i programmet. De som är systemadministratörer kan utföra detta. Varje medarbetare skall vara kopplad till en behörighet. Inställningar för detta kallas för Användarroller (Anv. roller) under administrationsfönstret. Till vänster visas all personal i gruppen och deras eventuella användarnamn. Till höger visas de behörighetsroller som den användare som markerats till vänster innehar. Varje personal som ska använda programmet måste vara kopplad till ett användarnamn, dvs det namn som normalt används för att logga in på datorn. För att koppla någon i personalen till ett användarnamn, skriv användarnamnet i textfältet bredvid knappen "Skapa användare". Tryck därefter på knappen Skapa användare. Markera personen och välj sedan en roll i rullgardinsmenyn bredvid "Lägg till roll" och tryck "Lägg till roll". Upprepa vid behov om personen ska ha flera roller. För att senare justera rättigheter är det bara att markera personen i listan och använda "Lägg till roll" och "Ta bort roll". Det går inte att justera rollerna för personal som inte har något användarnamn eftersom de inte kan logga in i programmet. 29 Administration

8 Rapporter Klicka på Rapporter på menyraden, välj därefter önskad rapport i rullgardinsmenyn till vänster. När man valt en rapport får man i de flesta fall precisera urvalet med avseende på tid, patient, personal/grupp och sorteringsordning. När man gjort sitt urval klickar man på knappen "Skapa rapport". Är urvalet inte tillfyllest så går det bra att ändra inställningarna och trycka "Skapa rapport" igen tills önskat resultat uppnås. Den rapport som valts visas i fönstret. Här kan man välja att läsa direkt på skärmen eller att skriva ut rapporten. Detta görs genom att trycka på knappen Skriv ut. Ovanför rapporten till höger visas sidhuvudet som utskriften får. Skriv ut Rapportmodulen i mobil KLINIK använder den inbyggda utskriftsfunktionen som finns i Windows. Det innebär att standardutskriftsinställningar är de som valts under "Utskriftsformat" i Windows kontrollpanels Internet-alternativ. Du kan varje gång du skriver ut välja närmare inställningar för utskriften efter att du tryckt på Skriv ut. I det första fönstret kan du välja: Hur många kopior som skall skrivas ut Om bara en viss sida av rapporten skall skrivas ut Från detta fönster kan du också välja att gå vidare och göra fler inställningar. Klicka på knappen Inställningar. Om du vill att utskriften skall vara stående eller liggande, om du vill skriva ut flera sidor på samma papper. eller andra inställningar som din skrivare kan hantera. TIPS: Rapporter som behandlar utförda besök (som t ex "Utförda besök") är beroende av att besöken bockats av. Ej avbockade besök kommer således inte att tas med i dessa rapporter. 30 Rapporter

De rapporter som finns är: Patientlista Visar alla inskrivna patienter, deras adress, personnummer etc. Personallista Visar all inskriven personal, telefonnummer, adresser etc. En adressbok som är bra att använda vid exempelvis vikarieförmedling Planerade besök Den rapport som används oftast. Det är här som man skriver ut personalens personliga scheman. I sorteringsordningen här kan man även välja att sortera på t ex slinga Utförda besök Som ovan fast visar de besök som blivit utförda (dvs avbockade) och hur den utförda tiden förhåller sig till den planerade.. Patientinformation Visar en specifik patient, dennes person- och kontaktuppgifter samt återkommande besök Anteckningar Alla dokumentation som är gjord för en viss patient. Besök per patient Här visas antal besök och tid summerat per patient. Tiden för dessa besök visas endast om besöken är avbockade i systemet. Man kan sortera efter personal, grupp, efternamn etc. Schema Här syns dagsschemat, man väljer själv vilken period som ska visas Kontaktmannaskap En lista på alla patienter och deras respektive kontaktperson i personalen. Visar även patienter utan kontakter. Genomförandeplan En sammanfattande "plan" för patienten med kortfattade personuppgifter samt återkommande besök och en beskrivning av dessa. För OMSORG-varianten finns här även en rubrik vid namn Plan som visar biståndshandläggarens beslut. Längst ner finns plats för ev. godkännande/underskrift från patient och kontaktperson. Insatsstatistik Visar hur många insatser som utförts av respektive typ. Här kan man välja tidsrymd, specifik patient, och om man vill sortera på insatsord eller antal. För att insatsstatistiken ska fungera, krävs det att personalen ska ha bockat av sina jobb, annars räknas de som ej utförda och tas inte med. Besökstypsstatistik Visar statistik på utförda besök för respektive besökstyp. Räknar endast besök som bockats av Dagsbeläggning Här kan man se stapeldiagram på schematid, besökstid och utförda besök. Man kan sortera både på enskild personal eller hela personalgruppen. Här kan man som administratör jämföra schematid och besökstid för att hitta den ultimata procentsatsen för att kunna utföra arbetet optimalt. Beläggning per grupp Liknar ovanstående, med skillnaden att det här är förinställt på gruppen man är medlem i, och dess beläggning. Besöksfördelning Visar statistik på på planerade besök, utförda besök, planerad tid och utförd tid. Systemlogg Visar alla ändringar som gjorts i systemet av dess användare. Visas endast om du har behörighet för detta. 31 Rapporter

9 Handdatorprogrammet Den största delen av arbetsuppgifterna görs "i fält". Handdatorn är till för att ha tillgång till värdefull information och kunna dokumentera händelser och utfört arbete utan tillgång till en vanlig dator. Hur kommer jag igång Handdatorprogrammet installeras automatiskt på handdatorn vid synkronisering. Slå på handdatorn och ta upp pennan. Om handdatorn är lösenordsskyddad så tryck in lösenordet. Nu visas skrivbordet på handdatorn. Tryck på Start i fönstret längst upp till vänster och en menyrad visas. Tryck på Programs och därefter på mobil_klinik/klinik.när du gjort detta en gång så finns sannolikt mobil KLINIK-ikonen med direkt på startmenyn. Nu visas all personal i den grupp som du arbetar i. Markera ditt namn genom att trycka med pennan på det. Detta är din inloggning vilket innebär att alla dokumentation får din signatur. När du valt ditt namn så visas en lista av dina besök för dagens datum. 32 Handdatorprogrammet

För att se en annan dag, tryck på de gröna pilarna på vardera sida om datumet. Här kan du även välja att gå till brukarlistan ("Patienter"), personallistan och att byta till en annan användare; dvs att logga ut. Tiden och ärendet är en länk som leder till detaljer om besöket. På samma sätt är patientens namn en länk till personinformation. Som du kanske märker så sker navigering i handdatorprogrammet i allmänhet genom att klicka på de ord/siffror som är blå och understrukna länkar. I programmets nederkant finns alltid tre symboler: = Föregående sida, Hus = Gå till dagens besök, X = Avsluta programmet Patientinformation Om man trycker på patientens namn så kommer man direkt till dennes detaljer. I högerkant och i underkant finns rullister som du kan dra i med pennan för att se hela skärmbilden när denna inte ryms på skärmen. Hantera besök Här har Karl tryckt på besöket kl 14:15 och fått upp detaljer om det. Han kan ändra på det genom att lägga till/ta bort insatssord genom att välja dessa i rullgardinsmenyn vid "Åtgärder". Bocka av ett besök Om Karl nu tryckt på Bocka av fylls tiden i under Utfört: (2004-04-21 15:37), och antalet minuter blir då automatiskt den planerade längden (90). Du kan även redigera den utförda tiden manuellt genom att skriva in en ny tid eller tidsmäta besöket genom att trycka på Start/stopp. Tidsmätningen visas då enligt bilden. Går man tillbaka till besökslistan under pågående tidtagning så visas en gul prick vid de besök där tidtagning pågår. 33 Handdatorprogrammet

Patientinformation Kalle tryckte på länken till patienten på föregående sida och får denna vy som resultat. Här finns en sammanställning från patientens olika flikar och länkar till bokade besök, dokumentation samt möjligheter att skapa nya dito. Alla patienter som är inskrivna har även fuktionen automatisk uppringning genom handatorn. Om Kalle bara var ute efter ett telefonnummer el dyl så kan han givetvis trycka på bakåtpilen längst ner på sidan för att återgå till föregående bild. Skapa anteckning Kalle valde Ny ant. och fyller i en ny anteckning. Typ och Rubrik väljs från de anteckningstyper och anteckningstitlar som ställts in under Administration i det stationära programmet. Dokumentation Länken Anteckningar från patientdetaljerna ger följande lista. Dokumentation markerad som viktig får ett rött utropstecken. Den nyaste anteckningen kommer sist. Trycker man på titeln för en anteckning så kommer man till detaljer om den, med fullständig text etc. 34 Handdatorprogrammet

Att skapa ett nytt besök Länken Nytt besök från brukardetaljerna ger följande vy. Dagen ställs in med de gröna pilarna, och vilken veckodag det är syns inom parentes. Besöks- och insatsorden är de som ställts in under administration i det stationära programmet. När inmatningen är klar är det bara att trycka på Spara (skymtar längst ner) för att spara besöket eller huset/vänsterpilen för att kasta bort inmatningen och gå tillbaka. Lista på personal Här finns alla medarbetare i den synkade gruppen och deras detaljer nås genom att trycka på namnet. Motsvarande lista finns för alla patienter i gruppen via länken högst upp här och i dagens besök-fönstret. Avsluta programmet Tryck på X längst ned vid navigationssymbolerna. OBS! För att det ska vara möjligt att synkronisera med huvuddatorn, måste handdatorprogrammet vara avslutat. Om handdatorn beter sig konstigt, avsluta programmet. Kvarstår problemen så gör en reset: använd pennan och tryck i det lilla hålet till på handdatorns undersida. Handdatorn startar då om. Om programmet inte startar Gå in under Start/Settings på handdatorn. Klicka på settings och gå vidare genom att klicka på symbolen med texten Memory. På skärmbilden finns tre flikar i fönstrets nederkant. Klicka på Running programs. Nu visas en lista över de program som är igång på handdatorn. Tryck på Stop all. Återgå genom att klicka på START. Säkerhet i handdator Handdatorn bör skyddas med lösenord. Se handdatorns användarmanual ang. detta. Lösenordet bör uppdateras regelbundet och inställningar bör göras så att handdatorn övergår i låst läge efter ca tre minuter eller enligt verksamhetens krav. 35 Handdatorprogrammet

10 Övrigt 10.1 Support Användare av mobil KLINIK skall i första hand vända sig till administratörerna/superanvändarna i den egna verksamheten. Administratörer och chefer kan vända sig till Profdoc Joliv för andra linjens support. Kontaktuppgifter: Profdoc Joliv AB Trefasgatan 3 721 30 Västerås Telefon: 021-470 89 00 E-mail: joliv@profdoc.se Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen och får ej mångfaldigas utan tillåtelse från upphovsman. 36 Övrigt

10.2 Nyheter i MO 4.1 Detta är en sammanfattning av de förändringar som gjorts i programmet sedan version 3.1. Allmänt Version 4.1 är helt ny "under skalet. Denna förändring har vi gjort för att säkerställa svarstider, skalbarhet och prestanda. För installationer med mer än 15 medarbetare kommer förändringen tydligt att märkas. Vid 80-100 medarbetare kommer prestandan i systemet vara påtagligt högre. Ett antal mindre fel har rättats till Felmeddelanden är förbättrade Skyddslogik för t ex borttagning är förbättrad Patient- och personalhantering I patientinformationen finns en dialog som på karta visar var patienten bor. Funktionen nyttjar Eniros karttjänst och är beroende av att korrekta adressuppgifter matats in. Personal och patientlistorna går att filtrera på bokstäver/siffror för att hitta ett visst namn Det går att öppna personal från "Andra grupper"-fliken Utförtmarkering av besök Utfört-raden syns endast om besöket är planerat på någon personal. Om besöket planeras till flera visas det som endast en rad med komma mellan personalens signaturer. Varje personal får egen utförandetid. Rapporter Informationen i alla rapporter kan enkelt exporteras till Excel och sparas som XML Ny rapport: Slingbokningar, visar hur slingor är bokade för en medarbetare Ny rapport: Beläggning per medarbetare Ett antal nya filtreringsmöjligheter och sorteringar har tillkommit i samtliga rapporter Dagvyer Ny vy: Belastningsdiagram; visar relationen mellan patienttid/schematid. Färgen i resp. ruta visar timmens belastning och varierar från mörkröd (hög arbetsbelatning) till grön (låg arbetsbelastning). Syftet med vyn är att underlätta planering av såväl nya besök/kedjor som av personalschema. Förändringar i grafisk planering: "Ej planerat" grupperas per slinga. Säkerhet Loggning beskriver av vem som gjort vilka förändringar. Tillgång till loggen är behörighetsstyrd. Under patienter och besök finns en flik med ändringar som gjorts av dessa. Hanteringen av användare och rättigheter är förenklad och omarbetad. 37 Övrigt