Rapport Årlig kontrollrapport 2014 Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) operativt program Botnia Atlantica CCI 2007 CB 163 PO 028 ESV 2015:4
ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: 2014-12-17 Dnr: 6.1-1368/2014 ESV-nr: 2015:4 Copyright: ESV Rapportansvarig: Barbro Nordgren
FÖRORD Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Barbro Nordgren har varit föredragande. I den slutliga handläggningen har också revisorn Carmen Sham deltagit. Stockholm, den 17 december 2014 Årlig kontrollrapport 2014 enligt artikel 62.1 d) i) i rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel 18.2 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 avseende Europeiskt Territoriellt Samarbete Botnia Atlantica 2007-2013 Till: Europeiska kommissionen Generaldirektoratet för regional utveckling Kopia: Näringsdepartementet Attesterande myndighet, Länsstyrelsen i Västerbotten Förvaltande myndighet, Länsstyrelsen i Västerbotten Övervakningskommittén Internrevisionen på Länsstyrelsen i Västerbottens län Riksrevisionen Group of Auditors 3
INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 1 Inledning... 5 2 Ändringar i förvaltnings-och kontrollsystem... 6 3 Förändringar av revisionsstrategi... 6 4 Revision av system... 6 4.1 Sammanfattande bedömning av förvaltande myndighet... 7 4.2 Sammanfattande bedömning av attesterande myndighet... 7 5 Revision av urval av insatser.... 7 6 Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn... 10 7 Uppföljning av föregående års revisioner... 10 8 Övriga uppgifter... 11 9 Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval... 12 10 Tabell över systemrevisioner genomförda under revisionsperioden... 13 11 Projicerad felprocent... 14 4
INLEDNING 1 Inledning Denna årliga kontrollrapport omfattar programmet Botnia Atlantica, CCI 2007 CB 163 PO 028. Länsstyrelsen i Västerbotten har utsetts av regeringen till förvaltningsmyndighet och till attesterande myndighet för detta program. Programmet godkändes av kommissionen den 29 december, 2007. Ekonomistyrningsverket (ESV) har utsetts att vara revisionsmyndighet 1 för programmet Botnia Atlantica. CCI: 2007CB163PO028 Revisionsmyndigheten har utarbetat denna årliga kontrollrapport. Rapporten avser revisionsperioden 1 juli 2013 till 30 juni 2014 samt referensperioden för stickprov 1 januari 2013 till 31 december 2013. Denna årliga kontrollrapport för Botnia Atlantica är upprättad enligt bilaga VI till kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 samt enligt kommissionens "Guidance note on annual control reports and opinions 2. Rapporten sammanfattar resultaten och slutsatserna från det revisionsarbete som avser den period som rapporten omfattar. Rapporten tar även hänsyn till information som framkommit under bedömningen av förvaltnings- och kontrollsystemet, liksom under kontakter med de organ som är engagerade i programmet. Information som erhållits efter revisionsperioden och fram till denna rapports datum har också beaktats. Revisorsgruppen, i fortsättning kallad Group of Auditors (GOA), har tagit del av den årliga kontrollrapporten före fastställandet. Den slutliga versionen av årlig kontrollrapport har fastställts av revisionsmyndigheten. 1 SFS 2007:14 2 Guidance note on annual control reports and opinions COCOF-09/0004/01 5
ÄNDRINGAR I FÖRVALTNINGS-OCH KONTROLLSYSTEM 2 Ändringar i förvaltnings-och kontrollsystem Beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet för Botnia Atlantica har upprättats per den 24 november 2008 och accepterats av kommissionen den 20 juli 2009. Revisionsmyndigheten har inte noterat att några väsentliga förändringar har skett i förvaltnings- och kontrollsystemet jämfört med denna beskrivning. 3 Förändringar av revisionsstrategi Revisionsstrategin för Botnia Atlantica godkändes av kommissionen den 28 april 2009. Revisionsstrategin har därefter uppdaterats med den indikativa revisionsplanen inför det bilaterala samarbetsmötet den 5 juni 2014. Revisionsplanen har reviderats och denna plan beslutades den 7 april 2014. Den reviderade revisionsplanen säkerställer att planerade systemrevisioner kommer att genomföras före programperiodens utgång. Därmed kommer samtliga nyckelkrav att täckas i tillräcklig utsträckning. 4 Revision av system Inga systemrevisioner har gjorts under revisionsåret. En riskanalys underhålls kontinuerligt och har uppdaterats inför det bilaterala samarbetsmötet den 5 juni 2014. Riskanalysen är upprättad för det specifika programmet, de organisationer som ansvarar för detta samt baserad på de förordningar som är tillämpliga för programmet. I avsnitt 4.1 och 4.2 nedan redogörs bedömningar och slutsatser för förvaltanderespektive attesterande myndighet. 6
REVISION AV URVAL AV INSATSER. 4.1 Sammanfattande bedömning av förvaltande myndighet Revisionsmyndigheten har gjort en sammanfattande bedömning med utgångspunkt i kommissionens nyckelkrav. Revisionsmyndighetens bedömning av förvaltande myndighet baseras på tidigare års systemrevisioner. Den samlade slutsatsen utifrån revisionsmyndighetens granskningar av förvaltande myndighets arbete med genomförande av sitt uppdrag visar att förvaltnings- och kontrollsystemet bedöms fungera, men att vissa förbättringar behövs. 4.2 Sammanfattande bedömning av attesterande myndighet Revisionsmyndigheten har gjort en sammanfattande bedömning med utgångspunkt i kommissionens nyckelkrav. Revisionsmyndighetens bedömning av attesterande myndighet baseras på tidigare års systemrevisioner. Den samlade slutsatsen utifrån revisionsmyndighetens granskningar av attesterande myndighets arbete med genomförande av sitt uppdrag visar att förvaltnings- och kontrollsystemet bedöms fungera, men att vissa förbättringar behövs. 5 Revision av urval av insatser. Granskningen i Sverige har utförts av revisorer på avdelningen för EU-revision på Ekonomistyrningsverket. I Finland har granskningarna utförts av personal på Finansministeriet. Granskningsmetoden har överenskommits i GOA. I granskningen har korrektheten i de deklarerade utgifterna bedömts genom avstämning av kraven i EG förordning 1083/2006 samt EG förordning 1828/2006. Vid besök hos stödmottagarna har information om projektens genomförande erhållits, samt originalverifikat granskats. Revisionerna har omfattat projektansökan, projektbeslut, ansökan och beslut om utbetalning samt övriga relevanta handlingar för projekten. Projekten har granskats på plats hos leadpartners och projektpartners på verksamhetsorterna. 7
REVISION AV URVAL AV INSATSER. Revisionsmyndigheten har granskat deklarerade utgifter om 11 402 355 euro 3. Urvalet är baserat på de positiva beloppen i projekten i populationen det vill säga 11 466 670 euro. Det negativa beloppet uppgår till 84 206 euro. Summa för den totala populationen är 11 382 464 euro (11 466 670 positiva och 84 206 negativa). Differensen mellan deklarerade utgifter och den totala populationen uppgår till 19 891 euro (11 402 355-11 382 464 euro). Differensen beror på avdrag i utgiftsdeklaration 10 om 19 890,82 euro med anledning av revisionsrapport om ej stödberättigade kostnader för ett projekt samt summa av över/under medfinansieringar i utgiftsdeklaration 1-10 om 7 422 euro. Samtliga negativa belopp har granskats av revisionsmyndigheten utan anmärkning. Populationen består av utbetalningar fördelade över 38 projekt. Då populationens storlek är liten, mellan 50-150 enheter, är ett icke statistisk urval mest lämpligt som urvalsmetod 4. Revisionsmyndigheten har analyserat populationen och sett att även om urval görs på utbetalningsnivå ligger utbetalningarna inom intervallet 50-150 enheter vilket bekräftar ytterligare att en icke statistik metod är lämpligast som urvalsmetod. Analys av populationen visar att inga projekt har avsevärt högre värde än övriga. Stratifiering har därför inte gjorts på högre värden utan på länder, det vill säga Sverige och Finland för att erhålla en geografisk representativitet. Revisionsmyndighetens urval har baserats på professionellt omdöme. Med anledning av den låga felprocenten i tidigare års granskningar samt resultat från utförda systemrevisioner har revisionsmyndighetens tillämpat tumregeln och ansett att 10 procent av projekten ska granskas 5. Urvalet har skett genom separata slumpmässiga urval för leadpartners i Sverige respektive Finland. Stickprovets storlek uppgår till 10 procent av projekten i populationen vilket motsvarar 4 projekt. Samtliga leadpartners i stickprovet har granskats. Vid urval av projekt har ACL (programvara för registeranalys) använts. Då stickprovet innehåller en sådan mängd projektpartners att det inte är möjligt att granska alla har ett slumpmässigt urval gjorts på 15 procent av alla projektpartners i stickprovet. Det motsvarar 2 projektpartners. Storleken av det kombinerade urvalet 3 37 682 570 euro (utgiftsdeklaration 13-2013) minus 26 280 215,17 euro (utgiftsdeklaration 10-2012). 4 Guidance note on sampling methods for Audit Authorities COCOF 08/0021/03-EN 5 Guidance note on sampling methods for Audit Authorities COCOF 08/0021/03-EN 8
REVISION AV URVAL AV INSATSER. bedöms vara tillräckligt stort för att dra giltiga slutsatser. Vid urval av projektpartners har Excel använts. Totalt har 769 508 euro granskats hos 4 leadpartners (2 svenska och 2 finska) och 2 projektpartners (1 svensk och 1 finsk) vilket motsvarar en granskningsprocent på 6,75 procent. Sammanställning av andel granskade utgifter m.m. redovisas i tabell under avsnitt 9. De ej stödberättigande utgifterna bedöms totalt uppgå till 324 euro. De ej stödberättigande utgifterna består av traktamente som har tagits upp med ett för högt belopp samt logikostnad som inte är nödvändigt för projektets genomförande. Utbetalningarna avser perioden 2012-12-20 2013-12-16. Den faktiska felprocenten på granskat belopp bedöms sammantaget uppgå till 0,04 procent (324/769 508). Den ackumulerade faktiska felprocenten uppgår till 0,98 procent. Den projicerade felprocenten uppgår till 0,028 procent och ligger därmed under nivån för materiella fel (se avsnitt 11). Vid beräkning av projicerad felprocent har revisionsmyndigheten utgått från kommissionens mall 6 och sedan anpassat mallen till hur urvalet har gjorts. Enligt Kommissionens riktlinjer 7 kan felet beräknas till 3 240 euro i årets granskning. Urvalet för populationen bedöms som representativt. I dessa granskningar har oriktiga belopp identifierats i ringa omfattning. Revisionsmyndigheten bedömer utifrån genomförd granskning av insatser att förvaltnings- och kontrollsystemet har fungerat tillfredsställande. Inga fall av bedrägerier har identifierats. Felaktigheter funna under 2010: uppföljningen är stängd Felaktigheter funna under 2011: uppföljningen är stängd Felaktigheter funna under 2012: uppföljningen är stängd Felaktigheter funna under 2013: uppföljningen är stängd 6 Template Non-statistical (equal probabilities) 7 Guidance on treatment of errors disclosed in the annual control reports COCOF_11/0041/01 9
SAMORDNING MELLAN REVISIONSORGAN OCH REVISIONSMYNDIGHETENS TILLSYN Avseende de oriktigheter som iakttagits avseende kostnader deklarerade till Kommissionen under år 2013 och funna under år 2014 så har förvaltningsmyndigheten beslutat att reducera tidigare godkända kostnader i enlighet med revisionsmyndighetens rekommendationer. Ingen uppföljning har resulterat i förändrad felprocent. Inga iakttagelser i revisionerna av insatserna har bedömts som systembetingade. 6 Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Revisionsmyndigheten förlitar sig på det arbete som utförts av andra revisorer avseende revision av insatser som utförs i länder där revisionsmyndigheten inte har någon rätt att utföra någon revision. GOA har bildats för att hantera denna del av revisionsarbetet. Det har överenskommits genom GOA:s interna riktlinjer, att medlemmarna är ansvariga för att de revisorer som engagerats för dessa ändamål kommer att utföra arbetet i enlighet med god revisionssed. Medlemmarna i GOA ansvarar för att revision utförs i varje deltagande land. Revisionsmyndigheten koordinerar revisionsarbetet genom GOA och genom GOA:s interna riktlinjer och genom revisionsstrategin. Revisionsmyndighetens sammanställning av iakttagelser till en årlig rapport bygger främst på det ansvar och på det uppdrag som åligger varje enskild medlem i GOA. Detta ansvar finns beskrivet i de interna riktlinjerna. Medlemmarna i GOA rapporterar sina iakttagelser direkt till revisionsmyndigheten. Under 2014 har ett möte hållits i GOA. Övrigt erfarenhets- och informationsutbyte sker även mellan mötena via mail och telefon. Programmets förvaltande och attesterande myndigheter är belägna i Sverige. Det har därför inte funnits något behov av att koordinera systemrevisionsarbetet. 7 Uppföljning av föregående års revisioner Inga uppföljningar av systemrevisioner från tidigare år finns att rapportera. 10
ÖVRIGA UPPGIFTER 8 Övriga uppgifter Inget kompletterande urval har genomförts under revisionsperioden då inget sådant behov har ansetts föreligga på grund av att felprocenten ligger under gränsen för materialitet. Inga fel har identifierats som systematiska i granskningen av insatserna. Revisionsmyndighetens sammanfattande bedömning av tillförlitligheten i förvaltnings- och kontrollsystemet vilar på resultat av genomförda systemrevisioner och revision av insatser. Revisionsmyndigheten bedömer att tillförlitligheten är hög. 11
TABELL ÖVER DEKLARERADE UTGIFTER OCH REVISION AV URVAL 9 Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval Fond Referen Program Utgifter Utgifter under Oegentliga utgifter i Projicerad Övriga Oegentl Sammanlagda Sammanlagda s (CCInr) som deklarerats under referensåret referensåret som ingår i det slumpmässiga urval som varit föremål för revision det slumpmässiga urvalet - belopp och procentandel (felprocent) (3) felnivå i population en utgifter som varit föremål för revision Belopp % (4) iga utgifter i övrigt urval av utgifter - belopp deklarerade utgifter (kumulativt) utgifter (kumulativt) som varit föremål för revision, i procent av de sammanlagda deklarerade utgifterna (kumulativt) (1.) (2.) Belopp % % ERUF CCI Botnia 11 402 355 769 508 6,75 % 324 0,04 % 0,028 % E.T. E.T. 37 682 570,17 8,93 % 2007 CB Atlantica 163 PO 028 1. Utgiftsbelopp som varit föremål för revision 2. Procentandel av utgifter som varit föremål för revision i förhållande till de utgifter som deklarerats till kommissionen under referensåret. 3. Om det slumpmässiga urvalet täcker flera fonder eller program skall uppgifterna gälla hela urvalet 4. Utgifter från det kompletterande urvalet och utgifter för det slumpmässiga urvalet (inte under referensåret) 12
TABELL ÖVER SYSTEMREVISIONER GENOMFÖRDA UNDER REVISIONSPERIODEN 10 Tabell över systemrevisioner genomförda under revisionsperioden 1. OP (CCI-nr och titel) 2. Revisions myndighe t 3. Datum för revision 4. Omfattning 5. Sammanfattand e iakttagelser och slutsatser 6. Systematiska fel och vidtagna åtgärder (om tillämpligt) 7. Uppskattn ing finansiell påverkan E.T ESV E.T E.T E.T E.T. ET E.T 8. Status followup (öppet/stängt) 13
11 Projicerad felprocent Non-statistical (equal probabilities) Sverige Finland Population characteristics Declared expenditure (DE) in the reference period 5 185 645 6 281 025 Size of the population (number of operations) 20 16 Sampling unit projekt projekt Sample size determination Confidence level for sampling of operations n/a n/a Anticipated error rate for reducing planning materiality 0 0 Materiality level (maximum 2%; set by the regulation) 2% 2% Tolerable error (TE) 103 713 125 621 Cut off Number of operations with BV larger than cut-off - - Book value of operations with BV larger than cut-off - - Number of operations in the remaining population 20 16 Book value of the remaining population (BV_s) 5 185 645 6 281 025 Number of remaining operations to be selected in the remaining population (n_s) 2 2 Sample results Sum of errors of operations with BV larger than cut-off - - Sum of errors of operations in sampling stratum 324 - Sample average error 162 - Projection Projected error 3 240 - Projected error rate (%) 0,06% 0,00% Total error Finland + Sverige 3 240 Total projected error rate (%) 0,028% Deklarerade utgifter i referensperioden uppgår till 11 402 355 euro vilket framgår av tabell 9. Inmatat värde under Declared expenditure (DE) in the reference period uppgår till 11 466 670 euro (5 185 645 + 6 281 025 euro). Urvalet är baserat på de positiva projekten i populationen det vill säga 11 466 670 euro. Det negativa beloppet uppgår till 84 206 euro. Summa belopp för den totala populationen är 11 382 464 euro (11 466 670-84 206 euro). Då populationen inte har ett fåtal projekt med högre värden har cut-off (option 1 för icke statistisk urval) inte tillämpats i samband med urval. Urvalet har gjorts i enlighet med option 2, det vill säga utifrån professionellt omdöme och tumregeln att minst 10 procent av populationsenheterna ska granskas. Därför har värden som är kopplade till cut-off inte matats in i tabellen. Inmatat värde under Sum of errors of operations in sampling stratum avser ej stödberättigande utgifter för alla granskade projekt (2 svenska leadpartners, 2 finska leadpartners, en svensk projektpartner och 1 finsk projektpartner). Ej stödberättigande kostnader har fördelats per land. 14
ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Box 45316 Fax 08-690 43 50 104 30 Stockholm www.esv.se