Rapport Årlig kontrollrapport Europeiska fiskerifonden (EFF) operativt program för fiskerinäringen i Sverige CCI 2007 SE 14 FPO 001

Transkript

1 Rapport Årlig kontrollrapport 2014 Europeiska fiskerifonden (EFF) operativt program för fiskerinäringen i Sverige CCI 2007 SE 14 FPO 001 ESV 2015:11

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: Dnr: /2014 Copyright: ESV Rapportansvarig: Morgan Wackt

3 FÖRORD Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Morgan Wackt har varit föredragande. Revisor Anna Anjou har biträtt vid föredragningen. Stockholm, den 17 december 2014 Till: Europeiska kommissionen, DG Mare Årlig kontrollrapport enligt artikel 61.1 Rådets förordning (EG) nr 1198/2006 och artikel 44.2 Kommissionens förordning (EG) nr 498/ Operativt program 1 för fiskerinäringen i Sverige SE14FPO001 Kopia: Förvaltande myndighet Attesterande myndighet Övervakningskommittén Internrevisionen vid Jordbruksverket Riksrevisionen Landsbygdsdepartementet 1 Benämns fortsättningsvis som EFF i detta dokument 3

4 INNEHÅLL Innehåll Europeiska fiskerifonden -operativt program för fiskerinäringen i Sverige Fel! Bokmärket är inte definierat. Förord Inledning Revisionsperiod och referensperiod Förberedelser Analyser Yttrande Förvaltnings- och kontrollsystem Revisionsstrategi Revision av system Revision av insatser (projekt) Resultat från revision av projekt Projekt Vi ror åt samma håll - syns vi finns vi Projekt Joujoki fiskevårdsprojekt Administrativa kostnader för Fiskeområde Tornedalen Projekt Övervakningskommittén Projekt Marin våg Projekt Lindragare art Projekt Utbildningsdagar Projekt Gemensamt nätverksmöte i Tallin Projekt 2.1 Miljöåterställning Vindelälven Felaktig utbetalning Revisionsmyndighetens krav på åtgärder Förvaltande myndighets vidtagna åtgärder Revisionsmyndighetens verifiering och slutsats Slutsatser Negativa belopp Verifiering Resultat Slutsats Uppföljning av tidigare års revisioner Uppföljande granskning av Förvaltande myndighets process för kontroll och uppföljning av stödmottagarnas följsamhet om lagen om offentlig upphandling Nyckelkrav Nyckelkrav Uppföljningsrevision avseende revision av förvaltande myndighets uppdrag Uppföljning av iakttagelser i /2012, Oriktigheter, återkrav och OLAFrapportering /2012, Processen för rättvisande redovisning vid förvaltande myndighet EFF 22 4

5 INNEHÅLL /2012, Ansökningsprocessen - EFF Sammanfattande omdöme och slutsats Uppföljningsrevision avseende revision av attesterande myndighets uppdrag Uppföljning av iakttagelser i /2013, Uppföljningsrevision av attesterande myndighets uppdrag samt /2012, Attesterande myndighets uppdrag Sammanfattande omdöme och slutsats Uppföljningsrevision avseende myndighets övervakning av de förmedlande organens och fiskeområdenas processer för handläggning av stödärenden Nyckelkrav 1 samt Nyckelkrav 2 och Nyckelkrav 3 och Nyckelkrav 4 och Övriga uppgifter Grad av försäkran Systemrevision Förvaltande myndighet Slutsatser Attesterande myndighet Slutsatser Grad av försäkran avseende revision av insatser Sammantagen försäkran Deklarerade utgifter och revision av urval Simple Random Sampling Standardavvikelse Nyckelkrav och bedömningskriterier per uppföljande systemrevision

6 INLEDNING 1 Inledning Denna årliga kontrollrapport för Europeiska Fiskerifondens operativa program för fiskerinäringen i Sverige , 2007SE14FPO001, har upprättats i enlighet med artikel 61.1 e rådets förordning (EG) nr 1198/2006 och artikel 44.2 i kommissionens förordning (EG) nr 498/2007. Styrande för arbetet har varit kommissionens vägledningar för revisionens årliga kontrollrapporter och uttalanden 2. I övrigt har god revisionssed beaktats i samband med upprättandet av denna kontrollrapport. Operativt program för fiskerinäringen i Sverige , CCI-nr 2007SE14FPO001, godkändes av kommissionen 19 december 2007 och programmets beskrivning över förvaltnings- och kontrollsystemet godkändes 5 augusti Jordbruksverket har varit förvaltande och attesterande myndighet sedan 1 juli Revisionsmyndigheten Ekonomistyrningsverket har utarbetat denna rapport. Inga andra organ har bidragit i detta arbete. 1.1 Revisionsperiod och referensperiod Revisionsperioden för systemrevisioner är 1 juli 2013 till och med 30 juni För granskning av insatser är referensperioden kalenderåret Granskningarna har skett i enlighet med fastställd revisionsstrategi 3. Tre utgiftsdeklarationer har attesterats under referensperioden, utgiftsdeklaration nummer 9, 10 och 11. Utgiftsdeklaration nummer 9 avser endast negativa belopp. 1.2 Förberedelser Utgångspunkten har varit att följa samtliga punkter i förlagan till bilaga VI till kommissionens förordning (EG) nr 498/2007 samt kommissionens riktlinjer i Guidance note on annual control reports and opinions Analyser Rapporten sammanfattar resultaten av det revisionsarbete som utförts under perioden. Detta omfattar: slutsatser från de fyra uppföljande systemrevisionerna 5 som utförts under perioden 1 juli juni Guidance Note on Annual Control Reports and Opinions och Guidance on treatment of errors disclosed in the annual control reports (COCOF EN) 3 Dnr: /2011, version: 4.0/ EFFC/0037/2009-EN (COCOF 09/0004/01) (1) Uppföljande revision av Förvaltande myndighets process för kontroll och uppföljning av stödmottagarnas följsamhet till lagen om offentlig upphandling ( /2013). Diarienummer på uppföljningsrapporten: /2014 (2) Uppföljande revision avseende revision av förvaltande myndighets uppdrag (dnr /2013). Diarienummer på uppföljningsrapporten: /2014 (3) Uppföljande revision avseende revision av attesterande myndighets uppdrag (dnr /2013). Diarienummer på uppföljningsrapporten: /2014

7 kvalitativ analys av de iakttagelser som har gjorts vid granskning av insatser. Detta innefattar till exempel analys av feltyper och tänkbara orsaker samt om det kan innebära systemfel. Vidare ingår en finansiell analys där en felprocent 6 beräknats utifrån granskat urval av populationen. 1.4 Yttrande Yttrandet baseras på analys av revisionsperiodens revision av insatser samt systemrevisioner. Resultat av revisioner som färdigställts efter revisionsperioden har beaktats i yttrandet. 2 Förvaltnings- och kontrollsystem Under revisionsperioden har inga förändringar skett i förvaltnings- och kontrollsystemet hos den förvaltande och attesterande myndigheten, Jordbruksverket. 3 Revisionsstrategi Inga förändringar av revisionsstrategin har skett under revisionsåret. Revisionsstrategin har uppdaterats med revisionsplan för revisionsperioden 1 juli juni Revision av system Ekonomistyrningsverket är den enda revisionsmyndigheten för det operativa programmet för fiskerinäringen i Sverige Revisionsmyndigheten har inte genomfört några nya systemrevisioner, men fyra uppföljningsrevisioner har genomförts i enlighet med revisionsplanen för revisionsåret 1 juli 2013 till 30 juni Rapporterna har fastställts efter revisionsperiodens utgång men innan fastställande av denna rapport och yttrandet. Inga andra organ har genomfört revisioner under revisionsmyndighetens ledning och inga begränsningar för revisionernas genomförande har förekommit. I de uppföljningsrevisioner som revisionsmyndigheten genomfört, tre avseende förvaltande myndighet och en avseende attesterande myndighet, konstateras alla anmärkningar gjorda vid tidigare års systemrevisioner i år vara omhändertagna. Revisionsmyndigheten bedömer att de åtgärder som förvaltande och attesterande myndigheter redan vidtagit samt det arbete som är under genomförande leder till att givna rekommendationer redan är implementerade eller kommer att bli det. (4) Uppföljande revision avseende myndighets övervakning av de förmedlande organens och fiskeområdenas processer för handläggning av stödärenden (Dnr /2013). Diarienummer på uppföljningsrapporten: / Guidance om sampling methods for audit authorities COCOF

8 REVISION AV INSATSER (PROJEKT) 5 Revision av insatser (projekt) Revisionsmyndigheten är ansvarig för genomförande av revision av insatser utifrån revisionsstrategin. Endast revisionsmyndigheten har genomfört revision av insatser. Beslut om urvalsmetod för EFF avseende projektrevisioner 2014 fattades den 10 april Till grund för beslutet ligger en analys av resultat från granskning av insatser år Revisionsmyndigheten har 2014 tillämpat obundet slumpmässigt statistiskt urval. Konfidensnivån bestämdes utifrån resultaten från system- och projektrevisioner till 80 %. Den förväntade felprocenten bestäms till 10 % och standardavvikelsen till kr. Urvalet har skett på utbetalningstransaktion. Alla fel har dokumenterats och analyserats i svenska kronor (SEK). Utgiftsdeklaration omgång 9, 10 och 11 har inför revisionsmyndighetens hantering av urval lagts ihop till en population. Antal transaktioner i populationen uppgår till 389 stycken. För att säkerställa hög kvalitet och säkerhet i urvalsprocessen har revisionsmyndigheten anlitat hjälp från Statistiska centralbyrån (SCB). SCB är en statlig myndighet med ansvar för officiell statistik och annan statlig statistik. SCB har gjort själva urvalet utifrån det material, konfidensnivå och information som revisionsmyndigheten har försett dem med. Antal utbetalningar att granska uppgår till 53 stycken och antalet projekt är Resultat från revision av projekt Populationens belopp uppgår till kronor och beloppet i urval att granska uppgår till kr. Hela urvalet har granskats (100 %). Andelen granskat belopp av populationens belopp uppgår till 13 procent ( / ). I urvalet uppgår EU-medlen till kronor och samtliga EU-medel har granskats 7. Av urvalet på 51 projekt har revisionsmyndigheten iakttagit att utbetalning för ej stödberättigande utgifter har skett till nio projekt enligt nedan. Summan av ej stödberättigande kostnader uppgår till ,00 kr. Utöver iakttagelser avseende ej stödberättigande kostnader har ett fel á kr iakttagits. Det hanteras som ett känt fel och redovisas under punkt Projekt Vi ror åt samma håll - syns vi finns vi 8 Revisionsmyndigheten har iakttagit att verifikation 11 som avser en annonskostnad, inte kan styrkas med kopia på annons. Det går inte att säkerställa att kostnaden ska hänföras till projektet. 7 Tabell 9 8 Dnr /2014

9 I enlighet med artikel 42 b) kommissionens förordning (EG) nr 498/2007 ska deklarerade utgifter stämma överens med stödmottagarens räkenskaper och verifikationer. De ej stödberättigande utgifterna bedöms uppgå till 750,00 kr varav 375,00 kr belastat EU-medel. Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltande myndighet säkerställer att kommande utgiftsdeklaration reduceras med 750,00 kr avseende ej stödberättigande utgifter. 5.3 Projekt Joujoki fiskevårdsprojekt Revisionsmyndigheten har iakttagit att stödmottagaren i projektet redovisat kostnad med 50,00 kronor per mil för användande av egen bil. I enlighet med 1 och 8 i Jordbruksverkets föreskrift (SJVFS 2012:39) får stöd lämnas för kostnader som inte är att betrakta som oskäligt höga. Revisionsmyndigheten anser att 50,00 kr är att anse som oskäligt högt. Den kostnad som tillämpas internt hos stödmottagaren när anställda kör med egen bil, vilket enligt lönespecifikation är 30,50 kronor per mil är att betrakta som en skälig kostnad. Det innebär att den stödberättigande ersättningen blir 30,50 kr/mil x 27,80 mil= 847,90 kr. Revisionsmyndigheten bedömer således att de ej stödberättigande utgifterna uppgår till 1390,00-847,90= 542,10 kr varav 271,05 kr belastat EU-medel. Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltande myndighet säkerställer att kommande utgiftsdeklaration reduceras med 542,10 kr avseende ej stödberättigande utgifter. 5.4 Administrativa kostnader för Fiskeområde Tornedalen 10 Revisionsmyndigheten har iakttagit att både verifikation 1 och 7 innehåller skatt på 3 426,00 kr avseende en och samma lön som utbetalats i december Skatten har således redovisats två gånger i ansökan om utbetalning. Verifikation 21 avser kostader som inte kan hänföras till aktuellt projekt. Kostnaden på 250,00 kr är redovisad i ansökan om utbetalning. I enlighet med artikel 42 b) kommissionens förordning (EG) nr 498/2007 ska deklarerade utgifter stämma överens med stödmottagarens räkenskaper och verifikationer. De ej stödberättigande utgifterna bedöms uppgå till 3 676,00 kr varav 1 838,00 kr belastat EUmedel. Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltande myndighet säkerställer att kommande utgiftsdeklaration reduceras med 3 676,00 kr avseende ej stödberättigande utgifter. 5.5 Projekt Övervakningskommittén Revisionsmyndigheten har iakttagit att det i ansökan om utbetalning redovisas resekostnader med kronor medan det i reseräkningen redovisas kr (bilaga nr 6 i ansökan). Reseräkningen inte är korrekt summerad och beloppet inkluderar mervärdesskatt. I Ansökan 9 Dnr / Dnr / Dnr /2014

10 REVISION AV INSATSER (PROJEKT) - stöd till fiskerinäringen uppges att sökanden är redovisningsskyldig till mervärdesskatt. Reseräkningen avser bl.a. ersättning för parkeringsavgift, bussbiljetter och tågbiljetter. Av biljetterna framgår att beloppen inkluderar mervärdesskatt. På tågbiljetterna och parkeringsbiljetterna framgår mervärdesskattebeloppen. På bussbiljetterna framgår inte mervärdeskatten beloppsmässigt. Revisionsmyndigheten har beräknat mervärdesskatten till 2,08 kr (= 6 12 % av 34,60 kr). I enlighet med punkt 2 b) och c) till artikel 42 kommissionens förordning (EG) nr 498/2007 ska deklarerade utgifter överrensstämma med räkenskaper och verifikationer. Enligt punkt 5 artikel 55 kommissionens förordning (EG) 1198/2006 framgår att mervärdesskatt inte är en stödberättigande utgift. De ej stödberättigande utgifterna bedöms därmed uppgå till 402,96 kr varav 201,48 kr belastat EU-medel. Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltande myndighet säkerställer att kommande utgiftsdeklaration reduceras med 402,93 kr avseende ej stödberättigande utgifter. 5.6 Projekt Marin våg. 13 Revisionsmyndigheten har iakttagit att investeringen i Marin våg som stödet avsåg inte uppfyller krav på varaktighet då båten inklusive våg sålts av stödmottagaren innan 5 år från datum för investeringen. Redovisad kostnad för investeringen uppgår till kr. I enlighet med artikel 56 i Rådets förordning (EG) nr 1198/2006 ska en insats få behålla bidraget från EU endast om den inom fem år från dagen för den behöriga nationella myndighetens eller förvaltande myndighets finansieringsbeslut inte har genomgått någon betydande förändring. Investeringen har nyttjats i 478 dagar utan att den genomgått någon betydande förändring, i enlighet med beslut om stöd. För att uppfylla villkoret om 5 års varaktighet skulle investeringen varit i stödmottagarens ägo i dagar. Den nyttjade tiden uppgår till 26,18 % av total tid och den ej nyttjade tiden till 73,82 %. De ej stödberättigande kostnaderna uppgår därmed till ,48 kr ( x 73,82 %). Varav 3 787,00 kr belastat EU-medel. Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltande myndighet säkerställer att kommande utgiftsdeklaration reduceras med ,48 kr avseende ej stödberättigande utgifter. 5.7 Projekt Lindragare art Revisionsmyndigheten har iakttagit att utbetalning sökts och erhållits för två sumpar. Ansökan och beslut om stöd gäller krabbtinor, linor, blåsor och navigationsutrustning. Endast utgifter som har betalats för insatser som förvaltande myndighet har fattat beslut om skall berättiga till bidrag från EU enligt artikel 55 punkt 3 i EG 1198/2006. Den ej 12 Momsen är normalt 6 % på persontransporter inom Sverige såsom tåg-, flyg-, buss och taxitransporter av människor, Dnr / Dnr / Dnr /2014

11 stödberättigande utgiften bedöms därmed uppgå till 450,00 kr varav 112,50 kronor belastat EU-medel. Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltande myndighet säker-ställer att kommande utgiftsdeklaration reduceras med 450 kr avseende ej stödberättigande utgifter. 5.8 Projekt Utbildningsdagar Revisionsmyndigheten har iakttagit att den timlön vilken använts som grund till den redovisade timkostnaden i verifikation 22 är inte styrkt. Under mars-april är timlönen styrkt till 179,93 kr/timme men 186,10 kr/timme har använts som underlag vid beräkningen för redovisade timmar. I enlighet med artikel 42 b) kommissionens förordning (EG) nr 498/2007 ska deklarerade utgifter stämma överens med stödmottagarens räkenskaper och verifikationer. Den ej stödberättigande kostnaden bedöms därmed uppgå till 42,40 kr varav 21,20 kr belastat EUmedel. Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltande myndighet säker-ställer att kommande utgiftsdeklaration reduceras med 42,40 kr avseende ej stödberättigande utgifter. 5.9 Projekt Gemensamt nätverksmöte i Tallin 16 Revisionsmyndigheten har iakttagit att beloppen i reseräkningen inkluderar mervärdesskatt. I Ansökan - stöd till fiskerinäringen Tekniskt stöd uppges att sökanden är redovisningsskyldiga till mervärdesskatt. De kostnader som ingår avser bl.a. ersättning för hotell och parkeringsavgift. Av bilaga 2b i ansökan framgår att beloppen inkluderar mervärdesskatt till en summa av 238,12 kr varav 119,06 kr belastat EU-medel. Enligt punkt 5 artikel 55 kommissionens förordning (EG) 1198/2006 är mervärdesskatt inte en stödberättigande utgift. Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltande myndighet säkerställer att kommande utgiftsdeklaration reduceras med 238,12 kr avseende ej stödberättigande utgifter Projekt 2.1 Miljöåterställning Vindelälven 17 Revisionsmyndigheten har iakttagit att stödmottagaren ingått avtal med Vindelälvens fiskeråd utan någon öppenhet och därmed möjlighet för andra aktörer att lämna anbud. Stödmottagaren vände sig direkt till Vindelälvens fiskeråd då de ansågs bäst lämpade. Tjänsten är i sin helhet budgeterad till kr. Redovisad kostnad i aktuell ansökan om utbetalning avser två fakturor, nr 14 och 23, och summerar till kr. Under perioden då tjänster köptes var tröskelvärdet för upphandling kronor. Vid avtalets upprättande var tröskelvärdet kronor. Vid båda tillfällena underskred 15 Dnr / Dnr / Dnr /2014

12 REVISION AV INSATSER (PROJEKT) värdet av tjänsten gällande tröskelvärde. Varken synnerliga skäl eller tekniska/konstnärliga skäl kan yrkas för att stödja direktupphandling. I enlighet med punkt 2c artikel 42 i kommissionens förordning (EG) 498/2007 framgår att de utgifter som stödmottagaren deklarerat ska vara förenliga med gemenskapsbestämmelser och nationella bestämmelser. I 1 7 kap., Lag om offentlig upphandling (LOU) 2007:1091 framgår att en upphandlande myndighet som avser att tilldela ett kontrakt eller ingå ramavtal ska annonsera om upphandlingen om inte annat framgår av 4 kap 5-8. Varken tekniska eller synnerliga skäl enligt punkt 2, 5 alternativt synnerligen brådska enligt punkt 3, 5 LOU 2007:1091 bedöms vara tillämpliga. Riktlinjer för fastställande av finansiella korrigeringar (KOM beslut ) medger korrigering av det felaktiga beloppet när inget meddelande om upphandling offentliggjorts men då beloppet är under tröskelvärdet. Oegentlighet nr 1 anger korrigering med 25 % av kontraktets belopp. Den ej stödberättigande utgiften bedöms uppgå till kr (0,25 % x kr) varav kr belastat EU-medel. Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltande myndighet säker-ställer att kommande utgiftsdeklaration reduceras med kr avseende ej stödberättigande utgifter Felaktig utbetalning Revisionsmyndigheten har iakttagit att förvaltande myndighet betalat ut för stort belopp till Insats Miljöåterställning Vindelälven 18. Insatsen ska enligt beslut om stöd finansieras till 50 % med medel från EU och 50 % från övrig offentlig medfinansiering via Vindelns kommun. Vid revision av insatsen iakttogs att 50 % hade finansierats med medel från EU samt 50 % i nationell anslagsfinansiering via Jordbruksverket, utöver de 50 % i övrig offentlig medfinansiering som kommunen betalat ut. Totalt har insatsen finansierats till 150 % i aktuell utbetalning. Av de medel som förvaltande myndighet felaktigt betalat ut har endast det nationella anslaget belastats. Inga felaktiga medel från EU har således betalats ut. Stödmottagaren hade redovisat stödberättigande kostnader för kronor. De summor som belastat Europeiska fiskerifonden respektive nationella anslagsmedel uppgår vardera till kronor. Det totala utbetalade beloppet från förvaltande myndighet uppgår således till kr istället för det korrekta beloppet kr. Felet hanteras som en anomali i det statistiska urvalet Revisionsmyndighetens krav på åtgärder Revisionsmyndigheten begärde den 27 oktober 2014 att förvaltande myndighet senast den 1 december 2014, i en rapport redovisar vilka åtgärder som vidtagits med anledning av den felaktiga utbetalningen. 18 Dnr /2014

13 För att säkerställa att förvaltnings- och kontrollsystemet är väl fungerande har revisionsmyndigheten ställt krav på förvaltande myndighet att den ska: Identifiera orsaken till att den felaktiga utbetalningen kunde ske. Granska samtliga ärenden inom Stöd3 där utbetalning genomförts efter 1 juli 2011 då Jordbruksverket övertog uppgiften. Granskningen ska innehålla avstämning av belopp i ansökan om utbetalning, belopp i beslut om stöd och registrerat utbetalningsbelopp i BETAL-systemet och handläggningssystemet. Utreda vilka förbättringar och förändringar avseende rutiner, förändringar av ITsystem etc. som behöver genomföras för att undvika risken att felet uppkommer igen. Ta fram och fastställa eventuella nya styrdokument i form av rutinbeskrivningar och checklistor. Dokumentera de förändringar och förbättringar av rutiner, IT-system och kompenserande kontroller i handläggningen som har införts för att säkerställa att felet inte uppkommer igen Förvaltande myndighets vidtagna åtgärder Förvaltande myndighet inkom med ett delsvar den 21 novmeber och det slutgiltiga den 2 december 2014 med rapport inklusive bilagor. Svaret uppfyllde revisionsmyndighetens ställda krav på redovisning. Fiskeriverket var förvaltande och attesterande myndighet för EFF till och med 30 juni Från och med den 1 juli 2011 övergick uppdraget till Jordbruksverket. Fiskeriverket har fattat beslut om stöd i Insats Miljöåterställning Vindelälven 19. Beslut om utbetalning har fattats av förvaltande myndighet vid Jordbruksverket den 22 november Ärenden där beslut om stöd har fattats av Fiskeriverket har registrerats i systemet Stöd3. Jordbruksverket tog över systemet Stöd3 och de ärenden där minst en utbetalning genomförts fram till 30 juni 2011 har fortsatt handläggas i Stöd3. Ärendet Insats Miljöåterställning Vindelälven är ett sådant ärende. Belopp i ansökan om utbetalning registreras i GERD, vilket endast är ett registreringssystem. De belopp som ska utbetalas hämtas från GERD till systemet BETAL. Felet som iakttagits beror på att handläggaren manuellt registrerade fel siffror i GERD. Avstämning av registrerade uppgifter mot Agresso gjordes endast med avseende på EUmedel innan uppgifterna överlämnades till attesterande myndighet. I rutinen ingick inte att kontrollera de registrerade beloppen avseende den svenska medfinansieringen. Motsvarande det fel som uppkom i ärendet Insats Miljöåterställning Vindelälven där handläggning sker i Stöd3, kan inte uppstå i ärenden som endast handläggs i Jordbruksverkets egna handläggningssystem LB-fisk 20. och utbetalas via BETAL-systemet. Beräkning av 19 Dnr / Dnr /2013, Systemgranskning av IT-systemet LB-fisk. Inga iakttagelser. Bedömning: tillfredsställande.

14 REVISION AV INSATSER (PROJEKT) finansiering genomförs med automatik i LB-Fisk och belopp för utbetalning hämtas automatiskt till BETAL-systemet. Ärenden där feltypen inte kan uppkomma är: när beslut om stöd fattats av Fiskeriverket men inget beslut om utbetalning fattats före den 30 juni 2011 när datum för ansökan om stöd är från 1 juli 2011 och framåt. För att säkerställa att aktuellt fel inte förekommer i något ytterligare ärende inom Stöd3 och GERD har förvaltande myndighet på uppdrag av revisionsmyndigheten vidtagit följande åtgärder: Varje enskilt ärende där minst en utbetalning genomförts av Fiskeriverket och där beslut om utbetalning fattats av Jordbruksverket under 2011 och 2014 har stämts av på ärendenivå. Avstämning har skett mellan registrerade uppgifter i Stöd3, ekonomisystemet Agresso, BETAL och utbetalningsorder. Varje enskilt ärende där minst en utbetalning genomförts av Fiskeriverket och där beslut om utbetalning fattats av Jordbruksverket under 2013 och 2014 har även underlaget i den fysiska akten granskats för att verifiera att korrekta belopp förts över från ansökan om stöd samt utbetalning till handläggnings- och ekonomisystem. Varje enskilt ärende, med beslut om utbetalning från 1 juli 2011 och framåt, har stämts av mot uppgifter från ekonomisystemet Agresso för att säkerställa att både nationell och EU-finansiering som betalats ut är korrekt i förhållande till beslut om stöd. Efter revisionsmyndighetens iakttagelse har rutinen utökats med kontroll av den nationella medfinansieringen. De knappt 20 ärenden som kvarstår att betala ut inom Stöd3 kommer att hanteras enligt den utökade granskningsmodellen. I ärende där iakttagelsen gjordes har det felaktigt utbetalda beloppet på kr återkrävts och inbetalats den 18 november Inbetalning från stödmottagaren har bestyrkts Revisionsmyndighetens verifiering och slutsats Revisionsmyndigheten besökte den 4 december 2014 förvaltande myndighet för att på plats verifiera att de uppgifter som förvaltande myndighet inkommit med stämde. Revisionsmyndigheten har tagit ett stickprov på 10 % av utbetalningarna i den utgiftsdeklaration som inkluderar alla utbetalningar som hanterats inom systemet Stöd3 under åren Verifieringen bygger på förvaltande myndighets utökade kontroller och styrker de förändringar de har redogjort för angående säkerställande av förvaltnings- och kontrollsystemet. Felet som iakttogs i Insats Miljöåterställning Vindelälven har inte konstaterats i något annat ärende som utbetalats under perioden 1 juli Revisionsmyndigheten konstaterar att det är säkerställt att felet är isolerat och inte återfinns i något av övriga ärenden. Den nya rutinen som införts medför att felet inte förväntas uppkomma igen och vi bedömer att den svaghet som tidigare fanns sannolikt är avhjälpt. Revisionsmyndigheten har inte granskat efterlevnaden av den nya rutinen. Felet betraktas som en anomali och hanteras som ett känt fel i felutvärderingen.

15 5.12 Slutsatser Den projicerade felprocenten i urvalet, beräknat på de stödberättigande kostnaderna, uppgår till 0,39 21 %. Om inte anomalin beaktas uppgår felet till 0,57 %. Felprocenten underskrider därmed kommissionens fastställda toleransnivå på 2 %. Det deklarerade beloppet för referensperioden är korrigerat med det bokförda beloppet för anomalin. Revisionsmyndigheten har i granskningarna rekommenderat förvaltande myndighet att säkerställa att kommande utgiftsdeklaration reduceras med kr i ej stödberättigande utgifter varav kronor består av EFF-medel. Förvaltande myndighet har inte haft något att invända angående de iakttagelser som redovisas i de beslutade revisionsrapporterna. Brister i förvaltnings- och kontrollsystemet som orsakats av systemfel har inte iakttagits. 6 Negativa belopp 6.1 Verifiering I revisionsmyndighetens revisionsplan (EFF) för 2014 framgår att negativa belopp skall granskas (löpnummer 8) och att antalet poster i det negativa beloppet skall granskas samt att förvaltande myndighets arbete med ett utvalt antal återkravsärenden skall granskas med avseende på hanteringsrutiner. Revisionsmyndigheten har den 11 december 2014 på plats verifierat underlaget till det negativa beloppet Euro i utgiftsdeklaration (UD) 9 vilket bygger på räkenskaper som preliminärt avslutades och som inlämnades till Kommisionen 11 oktober I förvaltande myndighets arbetsdokument Uppföljning kontroller och korrigeringar finns ärenden som redovisats till kommisionen i UD 8 och tidigare samt ärenden som ännu inte har redovisats. I dokumentet framgår att inför arbetet med UD9 var nitton ärenden ännu inte redovisade till kommisionen. Schablonkorrigeringar på 3,5 % är gjorda efter Kommisionens instruktioner. Schablonen är satt utifrån den ej granskade populationen. Då UD 9 rapporterades till kommissionen fanns det fortfarande ej beslutade ärenden, med anledning av att slutlig revisionsrapport från revisionsmyndigheten inte expedierats. Indragning av EUmedel innebär att nationella medel istället används för finansiering av aktuella projekt. 6.2 Resultat Alla färdiga ärenden i arbetsdokumentet "Uppföljning kontroller och korrigeringar" som inte tidigare tagits upp i utgiftsdeklaration och redovisats till kommisionen utgör underlag till det negativa beloppet i UD9 21 Tabell 10

16 UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS REVISIONER 6.3 Slutsats Förvaltande myndighets utgiftsdeklaration 9 är tillförlitlig med avseende på det negativa beloppet. 7 Uppföljning av tidigare års revisioner Revisionsmyndigheten har följt upp rekommendationer om åtgärder som gavs i systemrevisioner genomförda under Vid 2014 års uppföljningsrevisioner konstaterades alla iakttagelser vara omhändertagna. Slutsatsen som revisionsmyndigheten drar utifrån resultaten är att förvaltnings- och kontrollsystemet är tillfredsställande. De nyckelkrav och bedömningskriterier som beaktats i de enskilda revisionsrapporterna redovisas i tabellform 22 sist i denna rapport 7.1 Uppföljande granskning av Förvaltande myndighets process för kontroll och uppföljning av stödmottagarnas följsamhet om lagen om offentlig upphandling 23 Rapporten expedierades 22 augusti Målet med revisionen var att följa upp de rekommendationer som lämnades i Revisionsrapport avseende systemgranskning för förvaltande myndighets process för kontroll och uppföljning av stödmottagarens följsamhet till lagen om offentlig upphandling Nyckelkrav 1 Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner mellan och inom förvaltande myndighet/förmedlande organ Iakttagelse 1 De förmedlande organen bedömer för sina åtgärder om den stödsökande är upphandlingskyldig men vad gäller kontroll av ansökan om utbetalning så ska de kontrollera allt utom dokumenten som rör den specifika upphandlingen. Underlagen avseende upphandling kontrolleras istället av förvaltande myndighet. Anledningen är att förvaltande myndighet vill samla sakkunskapen så att bedömningarna inom detta komplexa område blir enhetligt. Revisionsmyndigheten har förståelse för detta. Iakttagelse 2 Granskningen har visat att förvaltande myndighet inte övervakar de förmedlande organens handläggning av upphandlingsärenden vid ansökan om stöd. Det finns knappt några upphandlingsärenden att granska för de förmedlande organen men revisionsmyndigheten bedömer ändock att förvaltande myndighet ska ha rutiner på plats som säkerställer övervakning av att de förmedlande organen genomför sina arbetsuppgifter enhetligt, effektivt och med tillfredställande kvalité. 22 Tabell Dnr /2014

17 Förvaltande myndighet rekommenderades att: upprätta rutiner för övervakning av att de förmedlande organen genomför sina arbetsuppgifter avseende upphandlingsärenden enhetligt, effektivt och med tillfredställande kvalité. Uppföljning Förvaltande myndighet anger att förmedlande organ inte kontrollerar skyldighet till upphandling vid ansökan om utbetalning. Inga ytterligare beslut om stöd kommer att fattas inom programperioden Förvaltande myndighet genomför inga åtgärder nu utan kommer istället att ta hand om rekommendationen i samband med upprättandet av rutiner för programperiod Bedömning: Sammantagen bedömning av nyckelkrav 1: Fungerar tillfredsställande Slutsats: Rekommendationen är stängd Nyckelkrav 3 Tillräcklig information och strategi för att ge vägledning till stödmottagare. Iakttagelse 1 Förvaltande myndighet har ingen systematisk kommunikation till stödmottagarna om deras rättigheter och skyldigheter vad gäller upphandlingsfrågor. Det förklaras av förvaltande myndighet med att det är ett fåtal upphandlingsärenden per år och att stödmottagaren är offentliga organisationer som har kunskap och kompetens om upphandlingsregelverket. Förvaltande myndighet menar att vid eventuella frågor kan stödmottagaren kontakta sin handläggare. Iakttagelse 3 Revisionsmyndigheten har iakttagit att det saknas forum där förvaltande myndighet och förmedlande organ kan utbyta erfarenheter kring upphandlingsärenden samt diskutera stöddokumenten i detalj. Det är viktigt att det finns ett forum för informationsspridning och kunskapsuppbyggnad. Förvaltande myndighet rekommenderades att: hålla periodvisa erfarenhetsmöten med förmedlande organ där man till exempel går igenom tillämpliga kontrollistor och gällande IT-system. Uppföljning Jordbruksverket genomför handläggarmöten med länsstyrelserna. På dessa möten behandlas fiskefrågor. Handläggarmötena är återkommande. Bedömning Sammantagen bedömning av nyckelkrav 3: Fungerar tillfredsställande

18 UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS REVISIONER Slutsats Rekommendationen är stängd Nyckelkrav 4 Tillräckliga förvaltningskontroller Stöddokument för handläggning av ärenden Iakttagelse 1 Av dokumentet checkpunkt-100 Offentlig upphandling framgår att kontroll ska ske av om sökanden ska tillämpa upphandlingsreglerna och om upphandling är aktuellt i projektet. Vidare anges att kontrollen, vid ansökan om stöd, endast omfattar projektets stödberättigande kostnader och innefattar relevanta delar av stödmottagarens upphandlingsskyldighet. Granskningen har visat att det är otydligt var gränssnittet går mellan projektets och övriga organisationens inköp. Därmed försvåras bedömningen av vad de relevanta delarna av stödmottagarens upphandlingsskyldighet avser. På förfrågan via e-brev svarade förvaltande myndighet att med relevanta delar av stödmottagarens upphandlingsskyldighet avses köp av varor, tjänster eller byggentreprenadtjänster som överstiger gränsen för tillåten direktupphandling. Iakttagelse 2 Revisionsmyndigheten noterar att det i checklistan står att checklistan avser kontroll av om sökande är upphandlingsskyldig inom Europeiska fiskeriprogrammet för organisationen som söker stöd. Av flödesschemat och de tre frågorna i checklistan framgår att kontrollen av upphandlingsskyldigheten syftar till att bedöma om värdet av projektets inköp av varor eller tjänster är över gränsvärdet för direktupphandling och att upphandlingsskyldighet därmed föreligger. Revisionsmyndigheten bedömer att frågorna i checklistan inte ämnar till att bedöma om organisationen (stödmottagaren) är upphandlingsskyldig, utan frågorna syftar till att fånga upp om projektet är upphandlingsskyldigt. Vidare noteras att det finns en otydlighet på övergripande nivå angående om bedömningen av upphandlingsskyldigheten ska ske på organisations- eller projektnivå. Vid revisionsbesöket framförde förvaltande myndighet att regeln är att bedöma på projektnivå. Förvaltande myndighet rekommenderades att: se över checklistan kontroll av om sökande är upphandlingsskyldig inom europeiska fiskeriprogrammet för organisationen som söker stöd, så att syftet med checklistan och frågorna är i paritet med varandra. angående checkpunkt -100 fatta ett formellt beslut om begränsning av kontroller om upphandlingsskyldighet till projekt och dokumentera grunderna för beslutet där risker och fördelar framgår.

19 i checkpunkt-100 utveckla vad som menas med formuleringen innefatta relevanta delar av stödmottagarens upphandlingsskyldighet så att målgruppen för checkpunkten får kunskap om vad som avses. Uppföljning Inga ytterligare beslut om stöd kommer att fattas inom programperioden Förvaltande myndighet kommer istället att ta hand om rekommendationen, avseende checkpunkt -100, i arbetet med att upprätta rutiner för programperiod Förvaltande myndighet har i uppdateringen av checkpunkt-106 förtydligat att de endast ska kontrollera inköp gjorda inom ramen för projektet. Slutsats: Rekommendationen är stängd Handläggning av ansökan om utbetalning Iakttagelse 1 Revisionsmyndigheten iakttar att det av checklistan och då specifikt avsnitt 5 inte framgår vad som specifikt skall kontrolleras i innehållet. Checklistan håller sig på en övergripande nivå. I checkpunkt 106 finns dock förklaring om vad varje kontrollpunkt i avsnitt 5 ska innehålla. I checkpunkt 106 står följande anvisning avseende Dokumentation om utvärdering av anbuden : Vald utvärderingsmodell ska tillämpas utifrån urvals- och tilldelningskriterierna i enlighet med förfrågningsunderlaget.. Revisionsmyndigheten bedömer att denna kontrollpunkt är omfattande och bör byggas upp med delfrågor. Iakttagelse 2 Revisionsmyndigheten noterar på grundval av föreliggande granskning att det finns behov av utbildningsinsatser avseende handläggningen av ärenden där Lag om offentlig upphandling är tillämplig. Förvaltande myndighet rekommenderades att: se över checkpunkt 106 så att dess innehåll blir tydligt och tillgängligt. ordna med utbildning för handläggande personal avseende handläggning av frågor om Lag om offentlig upphandling (LOU). Uppföljning Förvaltande myndighet har beslutat om förandring av LOU-rutinen. Det är också tydliggjort att granskningen endast ska avse köp inom projektet. Revisionsmyndigheten anser att rutinen nu är tydlig för användaren. Checkpunkt 106 har uppdaterats. Handläggande personal har deltagit i utbildning angående handläggning av LOU-frågor. Slutsats Rekommendationen är stängd.

20 UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS REVISIONER På plats kontroller Iakttagelse 1 Förmedlande organ gör på platsen kontroller och redovisar resultatet i dokumentet Inspektionsprotokoll där kontrollpunkterna är: kontroll av originalfakturor och betalningsbevis, kontroll av insats (stödunderlag) samt kontroll av måluppfyllelse. Inspektionsprotokollen är underlag för förvaltande myndighets bedömning av om projektet genomförs i enlighet med beslutet om stöd och att tillämpliga regelverk däribland upphandlings-regelverket följs. Förvaltande myndighet grundar sin bedömning av kvaliteten i genomförandet på de förmedlande organens förvaltningskontroller (på plats kontroller). Revisionsmyndigheten noterar att förvaltande myndighet inte genomför kontroller av de förmedlande organens arbete för att säkerställa att på plats kontrollerna sker i enlighet med fastställda rutiner. Förvaltande myndighet rekommenderades att: genomföra på plats kontroller hos förmedlande organ för att säkerställa att förvaltande myndighet kan förlita sig på deras arbete. Uppföljning Internkontrollenheten på Jordbruksverket har fått uppdraget och ska genomföra ovan nämnda kontroller hos förmedlande organ hösten Bedömning av nyckelkrav 4: Sammantgen bedömning av nyckelkrav 4: Fungerar tillfredsställande. Status Rekommendationen är stängd. 7.2 Uppföljningsrevision avseende revision av förvaltande myndighets uppdrag 24 Rapporten expedierades 14 oktober 2014 Målet har varit att följa upp genomförda åtgärder till rekommendationerna i systemrevision, dnr /2013. Det ursprungliga revisionsmålet har varit att bedöma om det finns tillfredsställande rutiner för Jordbruksverkets genomförande av programmet i enlighet med kraven i artikel 57 och 60 i förordning (EG) nr 1198/2006, dvs. om förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillräckligt effektivt, med avseende på handläggning av oriktigheter, återkrav och OLAF-rapportering /2013 Uppföljningsrevision av förvaltande myndighets uppdrag EFF (60-550/2012, Oriktigheter, återkrav och OLAF-rapportering, /2012, Processen för rättvisande redovisning vid FM, /2012, Ansökningsprocessen) 24 Dnr /2014

21 7.2.1 Uppföljning av iakttagelser i /2012, Oriktigheter, återkrav och OLAFrapportering Iakttagelse 5 Det saknas rutiner för beslutsfattande om OLAF-rapportering. Ärenden tas upp till diskussion på de veckovisa avstämningsmötena, men därefter finns ingen rutin för formellt beslutsfattande. Förvaltande myndighet rekommenderades att: utveckla en rutinbeskrivning så att det tydligt framgår vem som beslutar om OLAFanmälningar. Uppföljning: Jordbruksverket har en gemensam rutin för OLAF-rapportering och förvaltande myndighet följer den. I rutinen anges vilka som rapporterar och hur det ska genomföras. Bedömning: Fungerar tillfredsställande. Iakttagelse 7 Det saknas en rutinbeskrivning för att kvalitetssäkra information om oriktigheter, återkrav och OLAF-anmälningar. Förvaltande myndighet rekommenderades att: utveckla rutiner för kvalitetssäkring av information avseende oriktigheter, återkrav, och OLAF-anmälningar. Uppföljning: Excelfilen lista över återkravshantering EFF och FFU uppdateras kontinuerligt och är ett arbetsdokument. Beloppet avseende ärenden som är under utredning kan inte kvalitetssäkras då dessa utgör arbetsmaterial och är föränderliga. För att säkerställa att återkravsbeloppen är korrekta görs avstämning mellan IT-systemet BETAL och Agresso vid överlämning av utgiftsdeklarationsrapporten till attesterande myndighet. Bedömning: Det arbete som genomförs anses vara i linje med tidigare rekommendation och bedöms därmed fungera tillfredsställande. Iakttagelse 8 Det finns en fastställd rutin för att löpande förbättra förvaltnings- och kontrollsystemet, Rutinbeskrivning för årlig bedömning av genomförda kontroller inom EFF. Rutinbeskrivningen är dock inte tillämpad ännu. Förvaltande myndighet rekommenderades att: tillämpa rutinbeskrivningen för att förbättra förvaltnings- och kontrollsystemet.

22 UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS REVISIONER Uppföljning: Iakttagelsen har hanterats. Förvaltande myndighet tillämpar rutinbeskrivningen och har upprättat Rapport för att identifiera, hantera och rapportera systematiska fel. Bedömning: Fungerar tillfredsställande /2012, Processen för rättvisande redovisning vid förvaltande myndighet EFF Iakttagelse 2 Förvaltande myndighet har stämt av uppgifter mellan handläggningssystemen Stöd3 och LB- Fisk och ekonomisystemet Agresso med hjälp av ett utkast till rutinbeskrivning. Förvaltande myndighet rekommenderades att: fatta formellt beslut angående rutinbeskrivningen för att stämma av uppgifter mellan handläggningsystem och ekonomisystem. Uppföljning: Rutinbeskrivningen är fastställd. Bedömning: Fungerar tillfredsställande /2012, Ansökningsprocessen - EFF Iakttagelse 10 Förvaltande myndighet har inte offentliggjort insatsernas beteckning på stöden på Jordbruksverkets webbplats. Ingen uppdaterad lista är heller publicerad under året. Förvaltande myndighet rekommenderades att: offentliggöra insatsers beteckning på stöden på Jordbruksverkets webbplats och publicera nya uppgifter. Uppföljning: Förvaltande myndighet offentliggör uppgifter om stödmottagare, namn på projekt och beviljat belopp för projekt. Bedömning: Fungerar tillfredsställande Sammanfattande omdöme och slutsats Den samlade slutsatsen utifrån revisionsmyndighetens granskning av Jordbruksverkets arbete med åtgärder efter uppföljningsrevisionen 2013 visar att förvaltnings- och kontrollsystemet till den del denna granskning omfattar bedöms fungera tillfredsställande.

23 7.3 Uppföljningsrevision avseende revision av attesterande myndighets uppdrag 25 Rapporten expedierades 14 oktober 2014 Målet har varit att följa upp att genomförda åtgärder överensstämmer med rekommendationer som lämnats i systemrevision /2013, Uppföljningsrevision av attesterande myndighets uppdrag EFF, som genomfördes Det ursprungliga revisionsmålet har varit att bedöma om det finns tillfredsställande rutiner för attesterande myndighets genomförande av sitt uppdrag i enlighet med kraven i artikel 57 och 60 i förordning (EG) nr 1198/2006, d.v.s. om förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillräckligt effektivt Uppföljning av iakttagelser i /2013, Uppföljningsrevision av attesterande myndighets uppdrag samt /2012, Attesterande myndighets uppdrag Iakttagelse 8 Det saknas detaljerad information i rutinbeskrivningen angående hur avstämning genomförs av att den sammanlagda finansieringen i rapporten Stöd3 är densamma som stödberättigande utgifter. Förvaltande myndighet rekommenderades att: uppdatera rutinbeskrivning med detaljerad information om hur avstämning genomförs. Uppföljning: Hanteringen finns beskriven i rutinbeskrivningen Attesterande myndighet för fiskerifonden version , fastställd den 7 januari Bedömning: Fungerar tillfredsställande. Iakttagelse 10 Det saknas detaljerad information i rutinbeskrivningen av förfarande om begärda medel inte inkommit. Förvaltande myndighet rekommenderades att: uppdatera rutinbeskrivningen med information av förfarande om begärda medel inte har kommit. Uppföljning: Hanteringen finns beskriven i rutinbeskrivningen Attesterande myndighet för fiskerifonden version , fastställd den 7 januari Bedömning: Fungerar tillfredsställande. 25 Dnr /2014

24 UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS REVISIONER Sammanfattande omdöme och slutsats Den samlade slutsatsen utifrån revisionsmyndighetens granskning av Jordbruksverkets arbete med åtgärder efter uppföljningsrevisionen 2013 visar att förvaltnings- och kontrollsystemet, till den del denna granskning omfattar, bedöms fungera tillfredsställande. 7.4 Uppföljningsrevision avseende myndighets övervakning av de förmedlande organens och fiskeområdenas processer för handläggning av stödärenden 26. Rapporten expedierades 26 november Revisonens mål var att bedöma processerna för förvaltande myndighets övervakning av de förmedlande organens och fiskeområdenas handläggning av stödärenden. Målet med granskningen är att kunna ge ett uttalande utifrån EU-kommissionens nyckelkrav och att följa upp genomförda åtgärder till rekommendationerna vid systemrevision Nyckelkrav 1 samt 5 Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner mellan och inom förvaltande myndighet och förmedlande organ samt adekvat revisionsspår Tydliga definitioner och allokering av funktioner Iakttagelse: Revisionsmyndigheten har noterat att förvaltande myndighet har tagit fram en rutin för länsstyrelserna för att genomföra egna kvalitetssäkringar på egna handläggningar. Efter att länsstyrelserna har genomfört kontroller skickas underlaget till förvaltande myndighet som sammanställer arbetet. Vid revisionstillfället har förvaltande myndighet inte gjort några egna kontroller hur arbetet hos länsstyrelserna och fiskeområdesgrupperna genomförts för att säkerställa sitt uppdrag. Förvaltande myndighet informerade att de håller på att ta fram rutiner och planlägger att genomföra kvalitetskontroller. Förvaltande myndighet rekommenderas att: slutföra sitt arbete och fastställa rutiner om dur de ska säkerställa kvaliteten avseende handläggningen hos länsstyrelser och fiskeområdesgrupper samt genomföra de planerade kontrollerna. Uppföljning: Förvaltande myndighet har fattat beslut om att internkontrollenheten ansvarar och genomför kontroller vad avser övervakning av förmedlande organ inom EFF, för att säkerställa handläggningens kvalitet. Internkontrollenheten har påbörjat arbetet med övervakningen av de förmedlande organen där de kommer att omhänderta iakttagelser som revisionsmyndigheten rekommenderat. Bedömning: Fungerar tillfredställande. 26 Dnr / Dnr /2013

25 Slutsats: Rekommendationen är stängd Iakttagelse Revisionsmyndigheten har uppmärksammat att det är en viss otydlighet vilken myndighet som ska handlägga ärenden när fiskeområdesgrupperna söker stöd för administrativa kostnader. Vid fördelning av dessa ärenden sker diskussion per telefon mellan handläggarna på länsstyrelserna och förvaltande myndighet om vem som ska handlägga dessa ärenden. Förvaltande myndighet rekommenderas att: förtydliga för handläggarna vem som har ansvaret att handlägga fiskeområdesgruppernas ansökan om stöd avseende administrativa kostnader. Uppföljning: Förvaltande myndighet har informerat revisionsmyndigheten att de inte kommer att fatta fler beslut inom programperioden Förvaltande myndighet har kommunicerat att de kommer att ta sitt ansvar angående uppföljning och att tydliggöra sitt ansvar i programperioden Revisionsmyndigheten bedömer att risken är låg till obefintlig för felaktig handläggning av liknande ärenden. Bedömning: Fungerar tillfredställande. Slutsats: Rekommendationen är stängd Nyckelkrav 2 och 5 Tillräckligt förfarande för urval av insatser samt adekvat revisionsspår Alla ansökningar ska registreras och meddela till de stödökande Iakttagelse: Revisionsmyndigheten har uppmärksammat att när stödsökande lämnar in sin ansökan om projektstöd till fiskeområdesgruppens, gör fiskeområdesgruppernas gruppsekretariat utredning för att antingen bifalla eller avslå en ansökan om stöd. När fiskeområdesgruppernas gruppsekretariat bifaller stöd skickas en kopia på ansökan till länsstyrelsen för diarieföring alternativt registrering i LB Fisk. Om gruppsekretariatet däremot ger förslag på avslag på ansökan om stöd skickas det inte till länsstyrelsen för ett myndighetsbeslut om avslag. Förvaltande myndighet rekommenderas att: följa rutiner angående hur man ska hantera ansökningar där fiskeområdesgrupper föreslår avslag på ansökan om stöd. Uppföljning: Förvaltande myndighet har genom Fiskemeddelande 40/2013 och vid informationsträff informerat att avslagsbeslut ska delges stödmottagaren.

26 UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS REVISIONER Bedömning: Fungerar tillfredsställande Slutsats: Rekommendationen är stängd Iakttagelse: Revisionsmyndigheten har uppmärksammat att förvaltande myndighet inte har utformat en rutinbeskrivning avseende hantering av överklagade beslut. Förvaltande myndighet rekommenderas att: rutiner utarbetas för överklagande av beslut. Uppföljning: Förvaltande myndighet har fastställt en ny rutin för överklagande från stödsökande, daterad den 15 april Enligt 6 6 kap. i förordning (1994:1716) får länsstyrelsens beslut överklagas till Jordbruksverket. Bedömning: Fungerar tillfredsställande Slutsats: Rekommendationen är stängd Nyckelkrav 3 och 5 Tillräcklig information och strategi för att ge vägledning åt stödmottagare samt adekvat revisionsspår Utbildning och information Iakttagelse: Revisionsmyndigheten har noterat att det hos länsstyrelsen/fog finns behov av utbildning/information för att kunna effektivisera, ensa och vidareutveckla handläggning av ärenden. Förvaltande myndighet rekommenderas att: överväga åtgärder för att vidareutveckla samt säkerställa handläggningens kvalitet hos länsstyrelserna och fiskeområdesgrupperna, för att tillgodose de krav som ställs för att genomföra och avsluta det operativa programmet. Uppföljning: Förvaltande myndighet har genomfört en informationsträff för länsstyrelserna den 23 januari 2014 och ska genomföra ytterligare en sådan för samma målgrupp hösten Bedömning: Fungerar tillfredsställande Slutsats: Rekommendationen är stängd

27 Arkivering Iakttagelse: Revisionsmyndigheten har noterat att det råder viss oklarhet hur arbetsmaterial som hänförs till stödmottagarens projekt ska hanteras hos fiskeområdesgruppen vid arkivering (i ärenden där fiskeområdesgruppen inte själv är stödsökande). Det framkom vid ett av besöken hos fiskeområdesgruppen att det uppstår problem när avtalet på kanslitjänst löper ut den 31 december 2013, var stödsökandes underlag till projekten ska förvaras och hur det ska hanteras. Förvaltande myndighet rekommenderas att: förtydliga upprättade rutiner och vara stöd för fiskeområdesgrupperna angående hur och var stödmottagarens dokument ska arkiveras för att en tillfredsställande verifieringskedja ska upprätthållas Uppföljning: Förvaltande myndighet har i Fiskemeddelande 40/2013 informerat att all dokumentation ska arkiveras på berörd länsstyrelse. Bedömning: Fungerar tillfredsställande Slutsats: Rekommendationen är stängd Nyckelkrav 4 och 5 Tillräcklig förvaltningskontroll samt adekvat revisionsspår Granskning av urval av ärenden Iakttagelse: Följande iakttagelser innebär bristande regelefterlevnad i förhållande till rutiner. Iakttagelse 1 Vid granskningen av akter iakttogs att kontrollista från fiskeområdesgruppen saknas i akten samt att kontrollistor från fiskeområdesgruppen inte har undertecknats. Förvaltande myndighet rekommenderas att: genomföra uppföljning angående hur rutinerna efterlevs hos fiskeområdesgrupperna, till exempel genom stickprov på ett antal projekt. Uppföljning: För att säkerställa kvaliteten har Förvaltande myndighet den 4 juli 2014 fattat beslut om att internkontrollenheten ansvarar för och genomför kontroller angående övervakning av förmedlande organ. Internkontrollenheten har påbörjat arbetet med övervakningen av de

28 UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS REVISIONER förmedlande organen där de kommer att omhänderta de iakttagelser som revisionsmyndigheten rekommenderat. Bedömning: Fungerar tillfredsställande Slutsats: Rekommendationen är stängd Iakttagelse 1.1 Revisionsmyndigheten har noterat att förvaltande myndighet har tagit fram en rutin för länsstyrelsen för att genomföra egna kvalitetssäkringar på egna handläggningar. Efter att länsstyrelsen har genomfört kontroller skickas underlaget till förvaltande myndighet som sammanställer arbetet. Vid revisionstillfället har förvaltande myndighet inte genomfört egna kontroller angående hur arbetet hos länsstyrelserna /fiskeområdesgrupperna genomförts för att säkerställa sitt uppdrag. Förvaltande myndighet informerade att de håller på att ta fram rutiner och planlägger att genomföra kvalitetskontroller. Förvaltande myndighet rekommenderas att: slutföra sitt arbete och fastställa rutiner om hur de ska säkerställa kvaliteten avseende handläggningen hos länsstyrelser och fiskeområdesgrupper samt genomföra de planerade kontrollerna. Uppföljning: För att säkerställa kvaliteten på handläggningen har förvaltande myndighet den 4 juli 2014 fattat beslut om att internkontrollenheten ansvarar för och genomför kontroller angående övervakning av förmedlande organ. Internkontrollenheten har påbörjat arbetet med övervakning av de förmedlande organen, där de omhändertar de iakttagelser som revisionsmyndigheten rekommenderat. Bedömning: Fungerar tillfredsställande Slutsats: Rekommendationen är stängd Iakttagelse: Revisionsmyndigheten har i ett fall iakttagit att uppföljningsrapporten inkommit vid annat datum än ansökan om utbetalning och därmed inte varit med som en bilaga till ansökan. Förvaltande myndighet rekommenderas att: I de fall läges- och eller uppföljningsrapporter inte är med som bilagor till ansökan om utbetalning bör dessa undertecknas och dateras av stödmottagaren.

29 Uppföljning: Då programperioden snart är slut och det inte återstår några ärenden från fiskeområdesgrupperna som ska handläggas bedömer revisionsmyndigheten att risken är låg till obefintlig för felaktig handläggning av liknande ärenden. Bedömning: Fungerar tillfredsställande Slutsats: Rekommendationen är stängd Uppföljning Iakttagelse: Tidigare iakttagelse Revisionsmyndigheten har noterat att förvaltande myndighet har tagit fram en rutin för länsstyrelsen för att genomföra egna kvalitetssäkringar på egna handläggningar. Efter att länsstyrelsen har genomfört kontroller skickas underlaget till förvaltande myndighet som sammanställer arbetet. Vid revisionstillfället har förvaltande myndighet inte gjort några egna kontroller hur arbetet hos länsstyrelsen / fiskeområdesgruppen genomförts för att säkerställa sitt uppdrag. Förvaltande myndighet informerade att de håller på att ta fram rutiner och planlägger att genomföra kvalitetskontroller Förvaltande myndighet rekommenderas att: slutföra sitt arbete och fastställa rutiner om hur de ska säkerställa handläggningens kvalitet hos länsstyrelser och fiskeområdesgrupper samt genomföra de planerade kontrollerna. Uppföljning: För att säkerställa kvaliteten på handläggningen har förvaltande myndighet den 4 juli 2014 fattat beslut om att internkontrollenheten ansvarar för och genomför kontroller angående övervakning av förmedlande organ. Bedömning: Fungerar tillfredsställande Slutsats: Rekommendationen är stängd

30 ÖVRIGA UPPGIFTER 8 Övriga uppgifter 8.1 Grad av försäkran Grad av försäkran 28 som revisionsmyndigheten kan lämna för revisions- och referensperioden avseende operativa programmets förvaltnings- och kontrollsystem grundar sig på genomförda systemrevisioner under programperioden samt revision av insatser. 8.2 Systemrevision Förvaltande myndighet Uppföljningsrevision avseende Förvaltande myndighets process för kontroll och uppföljning av stödmottagarnas följsamhet till lagen om offentlig upphandling Uppföljningsrapporten expedierades den 22 augusti 2014 Revisionsmyndigheten bedömer att processen för kontroll och uppföljning fungerar tillfredsställande. Grad av försäkran: Hög Uppföljningsrevision avseende revision av förvaltande myndighets uppdrag Uppföljningsrapporten expedierades den 14 oktober Revisionsmyndigheten bedömer att processen för förvaltande myndighets uppdrag fungerar tillfredsställande. Grad av försäkran: Hög Uppföljningsrevision avseende revision av myndighets övervakning av de förmedlande organens fiskeområdenas processer för handläggning av stödärenden Uppföljningsrapporten expedierades den 26 november Revisionsmyndigheten bedömer att processen för förvaltande myndighets övervakning av förevisionsmyndighetenedlande organs processer fungerar tillfredsställande. Grad av försäkran: Hög Slutsatser Grad av försäkran för förvaltande myndighet bedöms vara hög och sammantaget fungera tillfredsställande. Vid bedömningen har revisionsmyndigheten även beaktat de iakttagelser som redovisas i stycke Attesterande myndighet Uppföljningsrevision avseende revision av attesterande myndighets uppdrag Uppföljningsrapporten expedierades den 14 oktober Revisionsmyndigheten bedömer att processen för attesterande myndighets fungerar tillfredsställande. 28 Guidance on a common methodology fot the assessment of management and control systems in the Member States (COCOF 08/0019/00)

31 Grad av försäkran: Hög Slutsatser Grad av försäkran för attesterande myndighet bedöms vara hög och sammantaget fungera tillfredsställande. Vid bedömningen har revisionsmyndigheten även beaktat de iakttagelser som redovisas i stycke Grad av försäkran avseende revision av insatser Revisionsmyndigheten har genomfört ett obundet slumpmässigt statistiskt urval enligt kommissionens riktlinje 29. Vid beräkning av faktisk felprocent baserat på stödberättigande utgifter uppgår felet till 0,39 % och med beaktande av anomalin till 0,57 % med avseende på svenska kronor. Försäkran från förvaltnings- och kontrollsystemet bedöms vara hög baserat på revision av insatser. 8.4 Sammantagen försäkran Sammantaget bedöms graden av försäkran baserat på resultaten från uppföljande systemrevisioner och revision av insatser vara hög att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar. 29 Guidance om sampling methods for audit authorities COCOF

32 DEKLARERADE UTGIFTER OCH REVISION AV URVAL 9 Deklarerade utgifter och revision av urval Fond Europe iska fiskerifonden Referens (CCI-nr) 2007SE14 FPO001 Program Operativt program för fiskerinäringen i Sverige Utgifter som deklarerats under referensåret ,00 SEK ( ,67 EURO) Utgifter under referensåret som ingår i det statistiska urval och som varit föremål för revision Oegentliga utgifter i det statistiska urvalet - belopp och procentandel (felprocent) (3) Projicerad felnivå i populationen Övriga utgifter som varit föremål för revision Belopp % (4) Oegentliga utgifter i övrigt urval av utgifter - belopp Sammanlagda deklarerade utgifter (kumulativt) (1.) (2.) Belopp % Belopp % Belopp % ,13 % ,00 0, ,39 % E.T E.T E.T SEK SEK % SEK SEK ( ,98 EURO) (13,16%) (14 279,00 EUR) (0,004 %) ( ,98 EUR) Sammanlagd a utgifter (kumulativt) som varit föremål för revision, i procent av de sammanlagd a deklarerade utgifterna (kumulativt) SEK (43,95 %) 1. Utgiftsbelopp som varit föremål för revision 2. Procentandel av utgifter som varit föremål för revision i förhållande till de utgifter som deklarerats till kommissionen under referensåret. 3. Om det slumpmässiga urvalet täcker flera fonder eller program skall uppgifterna gälla hela urvalet 4. Utgifter från det kompletterande urvalet och utgifter för det slumpmässiga urvalet (inte under referensåret)

33 10 Simple Random Sampling Declared expenditure (DE) in the reference period kr Population characteristics Sample size determination Sample results Projection and precision Sampling unit Size of population (number of sampling units) Standard deviation of errors (for sample size determination; possible based on historial data or pilot sample) Payments kr Confidence level 80% z 1,282 Expected error rate 1,35% Antecipated error kr Materiality level (maximum 2%; set by the regulation) 2,00% Tolerable error (TE) kr Planned sample size (n) 53 Total expenditure audited (sum of the book values of sampling units in the sample) Sample total error (sum of the errors in the sample) corrected with the anomalous Sample average error corrected with the anomalous Sample standard deviation of errors corrected with the anomalous Sample standard deviation of error rates in the sample (section of the guidance) kr kr kr kr 0,905 kr Precision for mean-per-unit estimation kr Relative precision (% of the total book value of the population) 0,37% Precision for ratio estimation 62 kr Relative precision (% of the total book value of the population) 0,00% Projected error (mean-per-unit estimation) kr Upper limit of error (mean-per-unit estimation) kr Projected error rate (mean-per-unit estimation) 0,39% Upper limit of the projected error rate (mean-per-unit estimation) 0,76% Projected error (ratio estimation) kr Upper limit of error (ratio estimation) kr Projected error rate (ratio estimation) 0,41% Upper limit of the projected error rate (ratio estimation) 0,41% Projected error kr Anomali (BV , LOU ) kr Total Error kr Total Error rate (TPE) 0,57% Total booked value including the anomallous

34 SIMPLE RANDOM SAMPLING 10.1 Standardavvikelse

35 11 Nyckelkrav och bedömningskriterier per uppföljande systemrevision Nyckelkrav(Assessment criteria) Diarienummer Namn på systemrevision Uppföljande granskning av Förvaltande myndighets process för 4(10), 3(7), kontroll och uppföljning av stödmottagarnas följsamhet om lagen om 1(2) 4(13), 1(1), 4(12), 3(8), 3(9) offentlig upphandling 4(14) / / / /2014 Uppföljningsrevision avseende revision av förvaltande myndighets uppdrag Uppföljningsrevision avseende revision av attesterande myndighets uppdrag Uppföljningsrevision avseende myndighets övervakning av de förmedlande organens och fiskeområdenas processer för handläggning av stödärenden 1(2) 5(18) 1(2) 2(4), 2(5), 2(6) 3(32), 3(33) 3(7), 3(9) 4(12), 4(14) 5(17), 5(18), 5(20) 7(22), 7(23)

36 NYCKELKRAV OCH BEDÖMNINGSKRITERIER PER UPPFÖLJANDE SYSTEMREVISION ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna.

37 ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax Stockholm