Årlig kontrollrapport Europeiska regional utvecklingsfonden (ERUF) - Regionala program

Transkript

1 Årlig kontrollrapport 2012 Europeiska regional utvecklingsfonden (ERUF) - Regionala program

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: Dnr: /2012 ESV-nr: 2013:5 Copyright: ESV Rapportansvarig: Barbro Nordgren

3 FÖRORD Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Barbro Nordgren har varit föredragande. Stockholm, den 21 december 2012 Ulrika Bergelv Barbro Nordgren 3

4 FÖRORD Årlig kontrollrapport enligt artikel 62.1 d i) i rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel 18.2 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 avseende Europeiska regionala utvecklingsfonden- regionala program Till: Europeiska kommissionen Generaldirektoratet för Regional utveckling Kopia: Förvaltande myndighet, Tillväxtverket Attesterande myndighet, Tillväxtverket Internrevisionen, Tillväxtverket Näringsdepartementet Riksrevisionen Övervakningskommittén 4

5 INNEHÅLL Innehåll Förord Inledning Ändringar i förvaltnings-och kontrollsystem Förändringar av revisionsstrategin Revision av system Revision av urval av insatser Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Uppföljning av föregående års revisioner Övriga uppgifter Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval Tabell över systemrevisioner genomförda under referensperioden

6 INLEDNING 1 Inledning Denna årliga kontrollrapport för Europeiska Regionala Utvecklingsfonden- för regional konkurrenskraft och sysselsättning (ERUF), programperiod för Sverige, har upprättats i enlighet med artikel 62.1 d i) rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel 18.2 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006. Styrande för arbetet har varit kommissionens vägledning för revisionens årliga kontrollrapporter och uttalanden ( Guidance note on annual control reports and opinions 1 ). I övrigt har god revisionssed beaktats i samband med upprättandet av denna kontrollrapport. I enlighet med revisionsmyndighetens revisionsplan för revisionsperioden 1 juli 2011 till 30 juni 2012 har två uppföljningsrevisioner gjorts. Revisionerna har inte skett per operativt program utan som en enhetlig enhet då förvaltnings- och kontrollsystemet är detsamma för de åtta operativa programmen inom ERUF. Föreliggande årlig kontrollrapport har utarbetats av Ekonomistyrningsverket som är utsedd till revisionsmyndighet i Sverige för programperiod Inga andra organ har bidragit i detta arbete. Rapporten har upprättats i enlighet med bilaga VI till kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 samt enligt kommissionens vägledning Guidance note on annual control reports and opinions. Rapporten avser referensperiod 1 januari 2011 till 31 december COCOF Förordning (2007:14) om förvaltning av EU:s strukturfonder, 8a 6

7 INLEDNING Tillväxtverket 3 är förvaltande myndighet och attesterande myndighet för de åtta programmen inom ERUF. Programmen är: Programnummer Programnamn Slutligt godkännande av kommissionen CCI 2007SE162PO001 Skåne-Blekinge CCI 2007SE162PO002 Småland och öarna CCI 2007SE162PO003 Västsverige CCI 2007SE162PO004 Östra Mellansverige CCI 2007SE162PO005 Stockholm CCI 2007SE162PO006 Norra Mellansverige CCI 2007SE162PO007 Mellersta Norrland CCI 2007SE162PO008 Övre Norrland Förberedelser: Utgångspunkten har varit att följa samtliga punkter i förlagan till bilaga VI till kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 samt kommissionens riktlinjer i Guidance note on annual control reports and opinions. Analyser: Rapporten sammanfattar resultaten och slutsatserna från de två systemrevisioner 4 som utförts under revisionsperioden 1 juli 2011 till 30 juni Analyser av underlag från revision av insatser innefattar dels en kvalitativ analys av feltyper och tänkbara orsaker t.ex. om det kan avse s.k. systemfel, dels en finansiell analys där en felprocent anges på granskat urval av utgiftsdeklarationerna. 3 Den tidigare förvaltande myndigheten Nutek gick upp i den nybildade myndigheten Tillväxtverket 1 april (1 Revisionsrapport avseende uppföljande granskning hos förvaltande myndighet Tillväxtverket med avseende på rekommendationerna i rapport med dnr 60-91/2011 (2) Revisionsrapport avseende uppföljande granskning hos förvaltande myndighet Tillväxtverket med avseende på rekommendationerna i rapport med dnr /2010 7

8 INLEDNING Yttrande: yttrandet baseras på genomförd analys av revisionsperiodens revision av insatser samt systemrevisioner. Föreliggande årlig kontrollrapport har utarbetats och fastställts av revisionsmyndigheten. Rapporten avser revisionsperioden 1 juli 2011 till 30 juni 2012 samt referensperioden för stickprov 1 januari 2011 till 31 december

9 ÄNDRINGAR I FÖRVALTNINGS-OCH KONTROLLSYSTEM 2 Ändringar i förvaltnings-och kontrollsystem Beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet fastställdes och godkändes av kommissionen den 12 december Revisionsmyndigheten har inte noterat att några väsentliga förändringar därefter har skett i förvaltnings- och kontrollsystemet jämfört med den godkända beskrivningen. Två mindre förändringar i förvaltnings- och kontrollsystemet har genomförts under 2012: Förvaltande myndighet och attesterande myndighet har gjort en uppdatering av sina respektive delar i förvaltnings- och kontrollbeskrivningen (Art 71- beskrivningen) De huvudsakliga ändringarna består av en uppdatering så att Nutek byts ut mot Tillväxtverket, en språklig och terminologisk översyn och anpassning till gällande arbetsordning samt justeringar avseende skrivningar om översyn av riktlinjer, etc. Omorganisation inom revisionsmyndigheten ESV kommer att uppdatera artikel 71 beskrivningen snarast avseende revisionsmyndighetens interna organisation, nedan följer sammanfattande beskrivning av nuvarande organisation gällande från 1 maj Antalet tilldelade tjänster återfinns i revisionsmyndighetens revisionsstrategi och uppgår vid dags dato för revisionsmyndighetens samlade ansvar till 29 tjänster år Revisionsstrategin redogör för den planerade tilldelningen av resurser, för de kommande åren. ESV är indelat i avdelningar inom linjen med ansvar för sakfrågor och har därtill olika stödfunktioner i staber. Avdelningen för EU-revision består av tre enheter. Varje enhet leds av en enhetschef. Enheten Europeiska socialfonden och Solidfonderna ansvarar för granskning av det nationella strukturfondsprogrammet ESF). Enheten Europeiska regionala utvecklingsfonden ansvarar för granskning av de åtta regionala programmen samt granskning av fem program inom europeiskt territoriellt samarbete. Enheten omfattar 9 årsarbetskrafter. 9

10 ÄNDRINGAR I FÖRVALTNINGS-OCH KONTROLLSYSTEM Enheten Jordbruksfonder och europeiska fiskerifonden för granskning av programmen inom landsbygdsutveckling (EJFLU) och garantistöden (EGFJ) och för granskning av det nationella programmet för europeiska fiskerifonden(eff). Avdelningschefen beslutar i ärenden om revisionsstrategin, den årliga planeringen, den löpande rapporteringen till förvaltnings- och attesterande myndigheterna, de årliga kontrollrapporterna och de årliga yttrandena, utlåtande vid partiellt avslut samt om slutlig kontrollrapport och slutligt utlåtande. I dessa ärenden är enhetschefen föredragande. Avdelningschefen kan delegera rätten att besluta i enskilda ärenden. För den dagliga arbetsledningen av revisionen av de operativa programmen och för de dagliga kontakterna med olika intressenter ansvarar enhetschef. En enhetschef ansvarar för revisionen av ett eller flera operativa program inom en fond, har budget- och personalansvar för de revisorer som tillhör enheten. En revisor kan under revisionsåret utföra revisionsinsatser i mer än en enhet. För att säkerställa att verksamheten utförs i överensstämmelse med internationellt accepterade riktlinjer för god revisionssed finns metodoch kvalitetsstöd. Uppgiften för metod och kvalitetsstöd är att på avdelningschefen uppdrag stödja enhetschefer att utveckla arbetsprogram som tillämpar internationellt accepterade standarder. I uppgiften ligger också att genomföra intern kvalitetssäkring av utförda revisioner. All personal inom avdelningen från EU-revision har lång och bred erfarenhet av både intern och extern revision. Inom avdelningen finns även personal som har lång erfarenhet av revisioner från tidigare programperioder. Dessutom finns personal med kompetens för systemutveckling och IT-revision. Sammantaget bedöms avdelningen ha tillgång till en bred och djup kompetens inom området. Omorganisationen har inte påverkat Revisionsmyndighetens oberoende. 10

11 FÖRÄNDRINGAR AV REVISIONSSTRATEGIN 3 Förändringar av revisionsstrategin Revisionsstrategin enligt artikel 62 1 c) i rådets förordning (EG) 1828/2006 godkändes av kommissionen 22 december Revisionsstrategin uppdaterades inför det bilaterala samarbetsmötet den 1juni Uppdateringen avsåg den indikativa revisionsplanen för 1 juli 2012 till 30 juni Revision av system Ekonomistyrningsverket är ensam revisionsmyndighet 5 för samtliga strukturfonder däribland ERUF. Revisionsmyndigheten har genomfört två systemrevisioner i enlighet med revisionsplanen för perioden 1 juli 2011 till 30 juni Dessa var båda uppföljningsrevisioner. Inga andra organ har genomfört systemrevisioner under revisionsmyndighetens ledning. Uppföljningsgranskningen av revisionsrapporten systemrevision av Ärendehanteringssystemet NYPS 6 och OLAF-rapportering, handläggning av oegentligheter 7 som skulle genomföras enligt revisionsplanen 2011/2012 kommer istället att genomföras inom 2012/2013 år revisionsplan. Systemgranskning av Förvaltande myndighets processer för kontroll- och uppföljning av projekt inom området finansiella instrument som skulle genomföras enligt revisionsplanen 2011/2012 kommer istället att genomföras inom 2012/2013 år revisionsplan. Denna granskning kommer även att innefatta uppföljning av revisionsrapport Fondprojekt (dnr /2010). Systemgranskning av Förvaltande myndighets processer för avslut av projekt som skulle genomföras enligt revisionsplanen 2011/2012 är en pågående revision och beräknas vara klar under första halvåret De två systemrevisioner som genomförts är: Förvaltande myndighet - Systemrevision (dnr 60-32/2012) avseende uppföljande granskning hos förvaltande myndighet Tillväxtverket med avseende på rekommendationerna i 5 Förordning (2007:14) om förvaltning av EG:s strukturfonder, 8a 6 Dnr / Dnr /

12 REVISION AV SYSTEM rapport om Tillväxtverkets kontroll av följsamheten till upphandlingsverket (dnr 60-91/2011). Expedierad den 10 juli Systemrevision (dnr 60-9/2012) avseende uppföljande granskning hos förvaltande myndighet Tillväxtverket med avseende på rekommendationerna i rapport om Tillväxtverkets process för uppföljning av projekt på plats (dnr /2011). Expedierad den 10 juli Riskanalysen underhålls kontinuerligt och har senast uppdaterats i samband med det bilaterala mötet den 1 juni Riskanalysen är upprättad för det program som avses, den organisation som ska genomföra det och det regelverk som gäller för genomförandet. Riskerna är graderade i en sannolikhetsskala från 1 till 3, där 3 är en hög risk att en väsentlig brist kan finnas i programmet. Riskbedömningen 1 till 3 är viktade i modellen baserat på sannolikhet och väsentlighet vilket genererar en vägd risk. Det värde som framkommer skall tolkas som en signal att den specifika processen kan innehålla en hög risk. Basen för prioriteringar och revisionsmål är främst den riskanalys, som beskrivits ovan och som tagits fram av revisionsmyndigheten. Riskanalysen har varit underlag för revisionsplanen för systemrevisionerna under revisionsperioden. Metodiken för riskanalys är beskriven i kapitel 5 i revisionsstrategin. Revisionsplanen är baserad på denna riskanalys. I granskningarna har särskilt beaktats de nyckelkrav som kommissionen framhåller i sina riktlinjer. Revisionsmyndigheten kan endast redogöra för de delprocesser som har reviderats och resultatet redogörs för nedan. Förvaltande myndighets kommentarer och åtgärdsplan på revisionsmyndighetens rekommendationer har tidigare kommunicerats med kommissionen i samband med delgivning av revisionsrapporterna och redogörs därför inte för i denna rapport. Revisionsmyndigheten bedömer att de åtgärder som föreslås i åtgärds-planerna till stora delar kommer att leda till att rekommendationerna implementeras på ett effektivt sätt. Inga problem som kan anses vara systembetingade har iakttagits. Resultatet av systemgranskningarna och bedömningen av nyckelkraven ger vid handen att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar men att vissa förbättringar behövs. Tillförlitligheten i systemet bedöms ligga på medel. 12

13 REVISION AV URVAL AV INSATSER 5 Revision av urval av insatser Revisionsmyndigheten har genomfört revisioner av insatser under den period som aktuell rapport omfattar. Revisionerna har utförts av egen personal samt inhyrda konsulter. Inga andra organ har genomfört revisioner under revisionsmyndighetens ledning. Revisionsmyndigheten har ramavtal med tre revisionsbyråer avseende projekt- och systemrevisioner. Under 2012 har en förnyad konkurrensutsättning genomförts och kontrakt har tecknats med en leverantör R3 Revisionsbyrå HB, Riddargatan 30, Stockholm. Kontraktet avsåg granskning av 10 projekt. Granskning har skett på plats hos stödmottagarna. Vid granskningarna har revisionsmyndighetens fastställda checklistor för projektgranskning och granskning av upphandling som omfattas av Lagen om offentlig upphandling (LOU) använts. Varje revision har avslutats med ett rapportutkast och obligatorisk dokumentation som lämnats till revisionsmyndigheten. Revisionsmyndigheten har kvalitetssäkrat arbetet och färdigställt granskningsrapporterna. Efter tidigare års genomförda systemgranskningar av förvaltningsmyndighetens och attesterande myndighetens genomförande av programmet gjorde revisionsmyndigheten bedömningen att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerade men att vissa förbättringar behövdes. Systemets nyckelkrav bedömdes i enlighet med kommissionens riktlinjer. Felprocenten i det granskade urvalet låg över toleransnivån på två procent. Tillförlitligheten i systemet bedömdes som medel. Med utgångspunkt från ovanstående bedömning har konfidensnivån 75 procent använts i det statistiska urvalet och intervallet var kronor. Felaktigheter ska anses vara materiella om de, enskilt eller aggregerat, överstiger 2 procent i det slumpvisa urvalet som omfattas av revisionen. Urval omgång 5 består av två utgiftsdeklarationer för respektive av de åtta programmen, det vill säga sammanlagt sexton utgiftsdeklarationer. Utgiftsdeklarationerna attesterades 30 juni och 14 december Utgiftsdeklarationerna omgång 5 omfattar ackumulerat kronor ( ,42 Euro). Populationen för urval omgång 5 består av kronor fördelat på utbetalningar (enheter). Eftersom populationen på transaktionsnivå uppgick till mer än 800 enheter har urvalet, i enlighet med revisionsstrategin, gjorts med metoden Monetary Unit 13

14 REVISION AV URVAL AV INSATSER Sampling. Urvalet gjordes med datorprogrammet ACL och vid urvalet användes den beslutade konfidensnivån på 75 procent. Urvalet består av 80 utbetalningar på totalt kronor fördelat på 77 utbetalningar fördelat på 73 projekt samt TA-medel för tre månader (fördelat på tre olika programkontor). Granskat belopp i urvalet uppgår till kronor vilket motsvarar 13,59 procent av populationen. Differensen mellan urvalsbelopp och granskatbelopp beror på följande: - Ärendeid 70468: Projektet är fondkapital och kronor avser förskott som ej har upparbetats vid revisionstillfället. - Ärendeid 27487: kronor av beloppet avser privat medfinansiering som har redovisats i klump i denna utbetalning men som egentligen tillhör andra utbetalningar. - Ärendeid 39749, 40455, 42307, samt 43936: Dessa projekt är stora samverkansprojekt samt företagsstödsprojekt som omfattar väldigt många slutliga stödmottagare och hanteringen är av repetitiv karaktär kronor (36 %) av urvalsbeloppet har granskats och (64 %) kronor har ej granskats. Totalt har revisionsmyndigheten gjort bedömningen att kronor inte är stödberättigande. Felet i urvalet bedöms uppgå till 1,75 procent av granskat belopp. Felprocenten har projicerats till hela populationen i de granskade utgiftsdeklarationerna och beräknas till 3,46 procent ( kronor) av deklarerade utgifter avseende Sammanfattande tabell redovisas i avsnitt 9. Resultatet av genomförda granskningar visar vissa brister i förvaltnings- och kontrollsystemet. I 31 av de 80 granskade utbetalningarna har revisionsmyndigheten rapporterat avvikelser. I 7 av dessa 31 utbetalningar är den rapporterade avvikelsen av formell karaktär vilket inte medför något finansiellt fel. 24 av de 31 rapporterat avvikelser avser finansiella fel. Av de 31 rapporterade avvikelserna avser 25 stycken (81 %) finansiellt fel som understiger kronor och av dessa avser 17 stycken (68 %) finansiellt fel som understiger kronor. 2 av de 31 rapporterade avvikelserna avser finansiella fel som överstiger kr. I båda dessa fall har revisionsmyndigheten bedömt hela utbetalningen som ej stödberättigande. 14

15 REVISION AV URVAL AV INSATSER Nedan följer en sammanställning av de väsentligaste iakttagna avvikelserna. Avvikelse mot särskilda villkor i beslut med mera Revisionsmyndigheten har iakttagit att ett projekt som hanterar såddlån har brutit mot särskilt villkor i projektbeslutet avseende vilka kontroller som ska genomföras av att kostnaderna är stödberättigande, har brutit mot särskilt villkor i projektbeslutet avseende att hålla handlingar tillgängliga och därmed upprätthålla en tillfredställande verifieringskedja, projektägaren har utbetalat stöd för ej stödberättigade kostnader, förvaltande myndighet ej har utfört tillräckliga skrivbords- och på platskontroller för att försäkra sig om att utgifterna är stödberättigade samt att förvaltande myndighet ej utfört uppföljning och kontroll av hur ränteintäkter och de återförda medlen används. Revisionsmyndigheten bedömer att samtliga utgifter ( kronor) i den granskade utbetalningen är ej stödberättigade utgifter. Förvaltande myndighet har meddelat att de kommer att reducera kommande utgiftsdeklaration med det nu reviderade beloppet och i enlighet med revisionsmyndighetens rekommendation, även gå igenom samtliga av projektet redovisade kostnader och reducera kommande utgiftsdeklaration med ej stödberättigande utgifter. Förvaltande myndighet har översänt preliminärt beslut om hävning av stödbeslutet med hänvisning till att projektvillkoren inte följts och återkräva projektägaren på det utbetalade stödet från Europeiska regionala utvecklingsfonden. Bristande särredovisning Revisionsmyndigheten har iakttagit att fondkapitalprojektet Almi Invest Östra Mellansverige (Almi Invest ÖMS) saknar rättvisande särredovisning avseende projektets kostnader. I projektets redovisning ingår kostnader som avser projekt Almi Invest Stockholm samtidigt som det i det senare projektets redovisning ingår kostnader som avser Almi Invest ÖMS. Av de underlag som projekt Almi Invest ÖMS tillhandahållit går det inte att på objektiv grund urskilja vilka kostnader som är hänförbara till respektive projekt, projektet ej har redovisat projektets genererade avkastning som intäkt i enlighet med regelverket samt att förvaltande myndighet ej har åtgärdat iakttagelser från granskningar gjorda 2010 och Revisionsmyndigheten bedömer att samtliga utgifter ( kronor) i den granskade utbetalningen är ej stödberättigade utgifter med hänvisning till avsaknaden av tillfredställande särredovisning. Revisionsmyndigheten finner dock att utgifterna i sig avser stödberättigande aktiviteter. Förvaltande myndighet har meddelat att de har inlett åtgärder för att säkerställa att det finns en rättvisande särredovisning i det aktuella projektet samt eventuella andra liknande projekt. Ej stödberättigande friskvårdskostnader Revisionsmyndigheten har i tre granskade utbetalningar iakttagit att projektägaren har redovisat kostnader för friskvård. Revisionsmyndigheten bedömer att friskvård, 15

16 REVISION AV URVAL AV INSATSER även om den erbjuds all personal i organisationen, inte är en stödberättigande utgift, då det inte är nödvändigt för projektets genomförande och inte heller kan likställas med avgifter som fastställs i kollektivavtal eller på motsvarande sätt (vilket är kravet enligt nationellt regelverk). Sammantaget avser dessa tre iakttagelser utgifter om kronor. Revisionsmyndigheten har gjort samma iakttagelse i andra projekt vid tidigare års urval. Dessa har då inte korrigerats av förvaltande myndighet eftersom de har gjort en annan tolkning av regelverket. Förvaltande myndighet har nu fattat ett beslut om att minska kommande utgiftsdeklaration med samtliga av revisionsmyndighetens iakttagna ej stödberättigade utgifter för friskvårdskostnader i detta och tidigare urval. Förvaltande myndighet kommer även att se över formuleringen i det nationella regelverket. Felaktigt utförd upphandling med mera Revisionsmyndigheten har i en utbetalning iakttagit att det finns köp av tjänst som ej är korrekt upphandlat, köp från leverantörer som ej omfattas av befintliga ramavtal, faktura som innehåller ej stödberättigad påminnelseavgift och dröjsmålsränta samt att vissa fakturor som har bokförts med felaktigt värde. De ej stödberättigade utgifterna bedöms uppgå till kronor. Förvaltande myndighet har meddelat att de kommer att minska kommande utgiftsdeklaration med dessa ej stödberättigade utgifter. Art 55 Revisionsmyndigheten har i tre granskade utbetalningar bedömt att Rådets förordning (EG) 1083/2006 artikel 55 kan vara tillämplig i detta projekt då projektet avser en infrastrukturell investering där det kan finnas intäkter till stödmottagaren från användarna av investeringen efter projektets avslutande. Förvaltande myndighet har inte gjort någon kontroll av om det kan förekomma några framtida intäkter hänförliga till investeringen. Förvaltande myndighet har meddelat att de sedan en tid arbetar med aktuella direktiv och riktlinjer avseende projekt som kan generera inkomster i enlighet med beskrivningen i artikel 55 (EG) 1083/2006. Förvaltande myndighet har identifierat ett fåtal projekt där frågan om framtida inkomster kommer att bevakas, då det inte är möjligt att i de aktuella projekten uppskatta inkomster i förväg. De nya direktiven beräknas vara klara inom kort. Genomförda granskningar 2011 I föregående års årliga kontrollrapport skrev revisionsmyndigheten följande angående ett projekt inom åtgärd 1.3, Internationellt samarbete: Revisionsmyndigheten har i en stödmottagares dokumentation inte kunnat finna spårbarhet till att utgifterna har uppkommit för och är nödvändiga för projektet. Hela stödbeloppet kronor bedöms vara icke stöd-berättigande. 16

17 REVISION AV URVAL AV INSATSER Uppföljning har gjorts av detta projekt. Förvaltande myndighet avsåg i svar på slutlig rapport att följa revisionsmyndighetens rekommendationer om att kommande utgiftdeklaration skulle reduceras med stödbeloppet på kr inkom från förvaltande myndighet ett beslut om undantag med retroaktiv verkan från och med av 15 och 16 i Verket för näringslivsutvecklings föreskrifter och allmänna råd om stöd från Europeiska regionala utvecklingsfonden (NUTFS 2008:1) enligt 27. Förvaltande myndighet bedömde då att hela stödbeloppet på kr skall anses som stödberättigande. Revisionsmyndigheten har inhämtat sakkunnigyttrande om det finns utrymme för en myndighet att rättsligt korrekt besluta om undantag med retroaktiv verkan och med stöd av detta anser revisionsmyndigheten att ett sådant stöd inte finns och att de rekommendationer som lämnats i den slutliga revisionsrapporten kvarstår. Vid ett möte den meddelar förvaltande myndighet att de följer revisionsmyndighetens rekommendationer. Bedömning om det föreligger systemfel Brister i förvaltnings- och kontrollsystemet som är att betrakta som så kallat systemfel har iakttagits vid den tidpunkt då revisionerna genomfördes. Detta syftar på iakttagelser avseende avsaknade rutiner för hantering av projekt som omfattas av artikel 55 i rådets förordning (EG)1083/2006, ej åtgärdade systematiskt återkommande stöd som lämnats för friskvårdskostnader som revisionsmyndigheten inte bedömer vara stödberättigande samt avsaknad av rutiner för uppföljning av återförda medel och räntor vid såddlån. Förvaltande myndighet har vidtagit åtgärder till följd av revisionsmyndighetens iakttagelser om systemfel. Avseende projekt som omfattas av artikel 55 så har förvaltande myndighet meddelat att de har identifierat de projekt som berörs, att eventuella framtida intäkter i dessa kommer att bevakas samt att förvaltande myndighet håller på att ta fram nya direktiv rörande detta och att dessa beräknas vara klara inom kort. Avseende friskvårdskostnader som revisionsmyndigheten bedömer vara ej stödberättigande så har förvaltande myndighet fattat ett beslut om att stryka samtliga av dessa kostnader som har identifierats av revisionsmyndigheten samt att uppdatera och förtydliga föreskrifterna som reglerar bland annat denna utgift. Avseende rutiner för uppföljning av återförda medel och räntor vid såddlån så har förvaltande myndighet meddelat att de skyndsamt kommer ta fram rutiner för denna typ av finansiering. 17

18 REVISION AV URVAL AV INSATSER Slutsats Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltande myndighet att analysera resultaten från revisionsmyndighetens granskningar och vidta åtgärder för att stärka förvaltnings- och kontrollsystemet. Övergripande bedöms de åtgärder som beskrivs ovan bidra till att undanröja de brister som föranlett lämnade rekommendationer. Revisonsmyndigheten avser att snarast följa upp de åtgärder som förvaltningsmyndigheten beskriver. Urvalets projicerade felprocent överstiger kommissionens fastställda toleransnivå två procent. Revisionen av insatser visar att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillräckligt effektivt för att ge rimlig garanti för att de utgiftsdeklarationer som avgetts är korrekta och som en följd av detta ger rimlig garanti att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta med undantag av en reservation som berör 3,46 % ( kronor) av de sammanlagda deklarerade utgifterna. 18

19 SAMORDNING MELLAN REVISIONSORGAN OCH REVISIONSMYNDIGHETENS TILLSYN 6 Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Ekonomistyrningsverket är ensam revisionsmyndighet för samtliga strukturfonder, inklusive ERUF. Frågan är därmed inte tillämplig. 7 Uppföljning av föregående års revisioner Förvaltande myndighet Systemrevision (dnr 60-32/2012) avseende uppföljande granskning hos förvaltande myndighet Tillväxtverket med avseende på rekommendationerna i rapport om Tillväxtverkets kontroll av följsamheten till upphandlingsverket (dnr 60-91/2011). Expedierad den 10 juli Revisionens mål har varit att följa upp de rekommendationer som lämnades i Revisionsrapport avseende systemgranskning av den förvaltande myndigheten Tillväxtverkets kontroll av följsamheten till upphandlingsregelverket daterad (Dnr 60-91/2011). Revisionen omfattar endast uppföljning av de lämnade rekommendationerna. Substansgranskningen av akter omfattar endast kontroller som förvaltande myndighet har genomfört efter april Förvaltningskontroller (nyckelkrav 4). 1. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att antingen använda granskningsplaner för samtliga projekt under hela projekttiden eller ändra texten i de interna riktlinjerna så att det framgår vad kontrollnivåerna baseras på. Förvaltande myndighet har skapat och använder ett nytt Excelbaserat granskningsdokument som innehåller bland annat granskningschecklista och granskningsplan. Rekommendationen är stängd. 2. Förvaltande myndighet rekommenderades: Revisionsmyndigheten utgår från att förvaltande myndighet kommer att korrigera texten i de interna riktlinjerna så att de stämmer med vad som har framkommit i det skriftliga svaret från Programstöd på våra frågor rörande riktlinjerna. Förändringarna avser benämningen låg risk samt omfattningen på de kontroller som ska utföras när risken bedöms som låg. 19

20 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER Förvaltande myndighet har ändrat texten i överensstämmelse med deras tidigare skriftliga svar. Rekommendationen är stängd. 3. Förvaltande myndighet rekommenderas: Att säkerställa att samtliga programkontor utför tillräckliga kontroller av att stödmottagarna följer upphandlingsregelverket samt att kontrollerna dokumenteras så att det går att verifiera att dessa har utförts. Förvaltande myndighet har tagit åt sig våra rekommendationer och vidtagit åtgärder för att förbättra dokumentationen av kontrollerna som har utförts av programkontoret för Västsverige. Samtliga granskade akter på de besökta programkontoren innehåller tydlig dokumentation om genomförda kontroller. Rekommendationen är stängd. Verifieringskedja (nyckelkrav 5) 4. Förvaltande myndighet rekommenderades: Revisionsmyndigheten rekommenderar förvaltande myndighet att göra en översyn av granskningschecklistorna och utöka antalet frågor som rör kontroll av att stödmottagarna följer upphandlingsregelverket. Förvaltande myndighet har tagit fram interna riktlinjer för kontroll av offentlig upphandling och affärsmässiga villkor och de kontrollpunkter som har fastställts bör även implementeras i checklistorna så att det går att verifiera vilka av kontrollerna som har utförts. Granskningschecklistan har ändrats och gjorts tydligare samt mer ändamålsenlig avseende upphandlingsfrågorna. Frågorna i checklistan är numera i överensstämmelse med förvaltande myndighets interna riktlinjer. Rekommendationen är stängd. 5. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att säkerställa att det på samtliga programkontor går att verifiera vad som har kontrollerats samt vad resultaten av kontrollerna är. Samtliga stickprov av akter som har gjorts på de besökta programkontoren innehåller tydlig dokumentation av genomförda kontroller samt resultaten av kontrollerna. Rekommendationen är stängd. 20

21 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER 6. Förvaltande myndighet rekommenderades: Avseende att det oftast inte finns förklarande kommentarer till kontrollpunkterna i beredningschecklistorna så anser revisionsmyndigheten att det inte finns samma behov av detta som i granskningschecklistorna. Revisionsmyndigheten rekommenderar dock förvaltande myndighet att skriva en kort förklaring till varför man har fyllt i ja eller nej om sökanden ska följa LOU samt vilka underlag man har erhållit. Utifrån intervjuerna samt utskriven korrespondens, mellan beredningshandläggare och stödmottagare, så ter det sig ha gjorts utredningar vars resultat tydligare borde framgå i checklistan. Detta kan till exempel förtydligas med en kort förklaring eller med en referering till ett annat dokument som finns i ärendeakten. Beredningschecklistan har ändrats och är numera mer konkret och ändamålsenlig. Beredningshandläggarna har dessutom kompletterat med kommentarer i flera fall. Rekommendationen är stängd. 7. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att säkerställa att de fastställda rutiner som finns framtagna avseende hantering av dokument följs i samtliga ärenden. Granskningen har inte påvisat att det saknas några dokument i de granskade akterna. Rekommendationen är stängd. 8. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att säkerställa att samtliga programkontor utför tillräckliga kontroller av att stödmottagarna följer upphandlingsregelverket samt att kontrollerna dokumenteras så att det går att verifiera att dessa har utförts. Utifrån intervjuerna och stickproven bedömer revisionsmyndigheten att det numera på samtliga besökta programkontor går att verifiera att kontroller, enligt förvaltande myndighets interna rutiner, utförs. Kontrollerna är tydligt dokumenterade och styrkta med handlingar i akterna. Rekommendationen är stängd. Slutsats Förvaltande myndighet har vidtagit åtgärder till följd av samtliga rekommendationer som har lämnats av revisionsmyndigheten. Med anledning av detta gör revisionsmyndigheten följande reviderade bedömning av kommissionens nyckelkrav, som hämtats från Vägledande meddelande om en gemensam metod för bedömning 21

22 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER av förvaltnings- och kontrollsystemen i medlemsstaterna (programperiod ) 8. Bedömningen avser endast förvaltande myndighets kontroll av följsamheten till upphandlingsregelverket. Revisionsmyndigheten har gjort följande bedömningar baserat på kommissionens nyckelkrav 9. (1) Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner inom förvaltningsmyndigheten. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar tillfredställande. 10 (3) Tillfredställande information till stödmottagarna avseende deras rättigheter och skyldigheter. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar tillfredställande. (4) Tillräckliga förvaltningskontroller. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar tillfredställande. (5) Tillfredställande verifieringskedja. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar tillfredställande. Revisionsmyndigheten bedömer sammantaget att förvaltande myndighets kontroller av följsamheten till upphandlingsregelverket fungerar tillfredställande. Förvaltande myndighet Systemrevision (dnr 60-9/2012) avseende uppföljande granskning hos förvaltande myndighet Tillväxtverket med avseende på rekommendationerna i rapport om Tillväxtverkets process för uppföljning av projekt på plats (dnr /2011). Expedierad den 10 juli Revisionens mål har varit att följa upp de rekommendationer som lämnades i Revisionsrapport avseende systemgranskning av den förvaltande myndigheten Tillväxtverkets process för uppföljning av projekt på plats daterad (Dnr /2010). Definition, fördelning och åtskillnad av funktioner inom förvaltningsmyndigheten (nyckelkrav 1). 1. Förvaltande myndighet rekommenderades: Revisionsmyndigheten rekommenderar att berednings- samt granskningshandläggarnas roller fastställs och tillämpas vid kontrollerna i enlighet med beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet. 8 COCOCF 08/0019/00-SV 9 COCOCF 08/0019/00-SV 10 De fyra tillitsnivåerna för systemgranskningar är: Fungerar tillfredställande; Fungerar, men vissa förbättringar behövs; Fungerar delvis, väsentliga förbättringar behövs; Fungerar i princip inte, genomgripande förbättringar behövs. 22

23 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER Förvaltande myndighet har behandlat rekommendationen i flera olika interna forum. Frågan har dels belysts vid ERFA-möten samt när förvaltande myndighets programstöd har introducerat det nya arbetssättet och stöddokumenten för kontroller på plats ute på respektive programkontor. Upplägget på det nya arbetssättet samt formuleringarna i de nya stöddokumenten fastställer gransknings- samt beredningshandläggarnas roller i överenstämmelse med förvaltnings- och kontrollsystemet. Rekommendationen är stängd. 2. Förvaltande myndighet rekommenderades: Revisionsmyndigheten rekommenderar förvaltande myndighet att skapa rutiner för hur kontroller på plats av de TA-medel som myndigheten mottar ska genomföras. Dessa rutiner ska säkerställa att kontrollen görs av en part som är separerad från förvaltande myndighet eftersom det är myndigheten som är stödmottagare. Förvaltande myndighet har inlett ett sammarbete med Svenska ESF-rådet med avsikt att parterna ska granska varandras TA-medel. Rutinen för hur granskningen ska genomföras håller på att utarbetas och kommer att översändas till revisionsmyndigheten när den är färdigställd. Förvaltande myndighet har för avsikt att börja tillämpa den nya rutinen juni Eftersom rutinen för kontroll av TAmedel inte är färdigställd och har börjat tillämpas kvarstår rekommendationen. Förvaltningskontroller (nyckelkrav 4) 3. Förvaltande myndighet rekommenderades: Revisionsmyndigheten har konstaterat att ändamålet med kontrollerna på plats är otydligt inom vissa delar av organisationen och att kontrollsyftet med besöken hos projekten tenderar att tonas ner. Det föreligger en risk att kontrollerna på plats missriktas och att förvaltande myndighet därmed inte upptäcker felaktigheter. Förvaltande myndighet har behandlat rekommendationen i flera olika interna forum. Frågan har dels belysts vid ERFA-möten samt när förvaltande myndighets programstöd har introducerat det nya arbetssättet och stöddokumenten för kontroller på plats. Upplägget på det nya arbetssättet samt formuleringarna i de nya stöddokumenten tydliggör kontrolldelen vid besöken. Revisionsmyndigheten upplever inte längre att det finns någon otydlighet avseende kontrollsyftet. Rekommendationen är stängd. 23

24 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER 4. Förvaltande myndighet rekommenderades: Revisionsmyndigheten rekommenderar förvaltande myndighet att tydligare motivera och dokumentera grunderna för storleken på urvalet. Den riskanalys som ligger till grund för beslutet att 20 procent är en rimlig miniminivå för kontroller på plats bör innefattas i dokumentationen. Förvaltande myndighet har motiverat urvalets storlek i dokumentet Modell för urval av projekt för kontroll på plats. Rekommendationen är stängd. 5. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att säkerställa att det görs årlig översyn av urvalsmodellen. Översynen bör dokumenteras och besluten bör motiveras. Revisionsmyndigheten kan konstatera att årlig översyn av urvalsmodellen inte har skett. Dock har förvaltande myndighet nyligen genomfört en större omarbetning av rutinen för kontroller på plats. Nya stöddokument som till exempel rutinbeskrivning, modell för urval samt checklista har utarbetats. Den nya urvalsmodellen fastställdes 4 april Förvaltande myndighet uppger att de framöver kommer att se över urvalsmodellen årligen. Eftersom revisionsmyndigheten inte kan verifiera årlig översyn av urvalsmodellen kvarstår rekommendationen. 6. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att överväga om för stort fokus ligger på stora projekt i urvalet. Förvaltande myndighet har hanterat rekommendationen när de har utarbetat den nya urvalsmodellen. Urvalsmodellen är justerad så att det numera inte är tvingande att granska stor andel stora projekt. Rekommendationen är stängd. 7. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att korrigera urvalsmodellen så att projekten ingår i urvalsunderlaget under hela projektets livslängd, inte bara året efter det år som beslutet fattades som det är i nuvarande modell. 24

25 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER Förvaltande myndighet har ändrat urvalsmodellen så att urvalet numera görs ur ett ackumulerat urvalsunderlag. Projekten ingår därmed under hela dess livslängd. Rekommendationen är stängd. 8. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att se över urvalsprocessen för att försäkra sig om att kontrollerna på plats vanligtvis görs vid en tidpunkt när projektet har kommit igång ordentligt, både konkret och finansiellt. Förvaltande myndighet har i urvalsmodellen förtydligat när kontrollerna på plats ska genomföras. De intervjuade personerna är väl införstådda i att kontrollerna vanligtvis ska göras vid en tidpunkt när projektet har kommit igång ordentligt, både konkret och finansiellt. Revisionsmyndigheten kan dock inte på ett tillfredställande sätt verifiera när kontrollerna tidmässigt genomförs eftersom programkontoren ligger efter med urvalen och genomförande av kontrollerna på plats. Detta förklaras bland annat av att programkontoren har inväntat de nya riktlinjerna och stöddokumenten samt att förvaltande myndighet har prioriterat andra arbetsuppgifter. Eftersom det inte finns tillräckligt med underlag för revisionsmyndigheten att verifiera när kontrollerna på plats genomförs kvarstår rekommendationen. 9. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas införa en del i urvalet som är helt slumpmässigt valt för att försäkra sig om att samtliga projekt har en sannolikhet att väljas ut för kontroll på plats. Förvaltande myndighet har infört en slumpmässig del i urvalsmodellen och det slumpmässiga urvalet görs centralt av programstöd. Rekommendationen är stängd. 10. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att utforma urvalsmodellen så att även de TA-medel som förvaltande myndighet är stödmottagare av innefattas i urvalsunderlaget. Eftersom TA-medel inte redovisas i ärendehanteringssystemet NYPS så avser förvaltande myndighets programstöd att göra urvalet separat. Detta urval kommer att göras centralt vilket, enligt programstöd, även ger ett visst oberoende från de 25

26 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER regionala programkontoren. Eftersom rutinen inte har börjat tillämpas kvarstår rekommendationen. 11. Förvaltande myndighet rekommenderades: Revisionsmyndigheten rekommenderar förvaltande myndighet att göra en översyn av både checklistan samt anvisningarna till denna så att checklistan fokuserar på konkreta kontroller för att verifiera uppgifter som stödmottagaren har lämnat. Förvaltande myndighet har gjort en total översyn av rutinen för kontroller på plats. Som en del i detta har förvaltande myndighet skapa en ny checklista samt anvisningar till denna. Den nya checklistan fokuserar på konkreta kontroller och är i överenstämmelse med revisionsmyndighetens rekommendation. Rekommendationen är stängd. 12. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att utforma checklistan samt säkerställa att den fylls i på ett sådant sätt att det tydligt går att utläsa vad som har kontrollerats och vad resultatet är för respektive kontrollpunkt samt sammantaget. Den nya checklistans utformning bör göra att det tydligt går att utläsa vad som har kontrollerats samt resultatet av kontrollerna. Dock är checklistan så pass ny att den ännu inte har börjat användas på de besökta programkontoren. Detta gör att revisionsmyndigheten inte kan verifiera vad som de facto kan utläsas från checklistorna. Eftersom den nya checklistan inte har börjat användas, och verifiering därmed inte är möjlig, kvarstår rekommendationen. 13. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att säkerställa att alla åtta programkontoren har en samstämmig syn på hur checklistan skall användas och vilken information som ska fyllas i denna. Revisionsmyndigheten anser att den nya checklistan är mycket tydligare och fokuserad på konkreta frågor och kontroller och därmed underlättar ett likvärdigt användande. Förvaltande myndighets programstöd har åkt runt till programkontoren och informerat om de nya rutinerna och stöddokumenten och de intervjuade har gett en samstämmig syn på checklistan. Revisionsmyndigheten kan dock inte verifiera hur checklistan fylls i eftersom den är helt ny och ej har hunnit börja användas än. 26

27 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER Eftersom revisionsmyndigheten inte har kunnat verifiera hur checklistan används och fylls i kvarstår rekommendationen. 14. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att säkerställa att sammanfattningen i checklistan överensstämmer med de iakttagelser som finns angivna i checklistan. Sammanfattningen har gjorts om för att vara mer konkret men revisionsmyndigheten har ej kunnat verifiera det som fylls i eftersom den nya checklistan ej har börjat användas. Eftersom revisionsmyndigheten inte har kunnat verifiera hur checklistan används och sammafattningen fylls i kvarstår rekommendationen. 15. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att genomföra kontroller på plats i beslutad omfattning. Generellt har förvaltande myndighet inte genomfört på platskontroller i beslutad omfattning. Det varierar hur programkontoren ligger till med genomförandet av på platskontrollerna och vissa programkontor har hunnit med fler kontroller än andra. Det finns flera skäl till att kontrollerna på plats inte har genomförts i önskad omfattning. Revisionsmyndighetens intryck är att det främsta skälet är förvaltande myndighets prioritering av vad resurserna ska användas till men det finns även andra skäl. Ett av dessa skäl är att programkontoren har inväntat de nya rutinerna och stöddokumenten. Vissa kontroller har även skjutits på framtiden eftersom projekten är relativt nystartade och att det därmed är för tidigt att genomföra på platsbesök. Rekommendationen kvarstår och revisionsmyndigheten anser att det är av stor vikt att förvaltande myndighet löpande genomför kontrollerna på plats. 16. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att säkerställa att endast kontroller på plats i enlighet med artikel 13 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 redovisas som genomförda kontroller på plats. Förvaltande myndighet hade vid revisionstillfället inte åtgärdat denna iakttagelse och ett programkontor redovisade fortfarande tre besök hos projektägare som artikel 13.2 kontroller på plats trots att dessa inte uppfyller de formella kraven på dessa. Förvaltande myndighet har per e-post efter revisionsbesöket meddelat att detta 27

28 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER berodde på ett internt missförstånd på programkontoret och att dessa poster nu ska vara borttagna från sammanställningen av genomförda kontroller på plats. Rekommendationen kvarstår. 17. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att öka antalet verifikationer som kontrolleras på plats och att säkerställa att dessa granskas grundligt. Rutinbeskrivningen, checklistan samt det som handläggarna har sagt i intervjuerna visar på att fler verifikationer kommer att granskas vid på platskontrollerna. Revisionsmyndigheten kan dock inte verifiera att så faktiskt sker eftersom de nya rutinerna ej har börjat tillämpas. Eftersom det ännu ej går att verifiera hur granskningarna görs med de nya rutinerna kvarstår rekommendationen. 18. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att införa rutiner för att sammanställa och analysera resultaten från programkontorens kontroller på plats, så att de vunna erfarenheterna tas tillvara för att kunna identifiera och vidta åtgärder mot systematiska fel samt för att kunna utveckla rutinerna och arbetssättet. Förvaltande myndighet har gjort en genomgång av resultaten och analyserat dessa. Det har skett informationsutbyten inom förvaltande myndighet och resultaten från dessa har programstöd tagits hänsyn till vid skapandet av de nya rutinerna och stöddokumenten avseende kontroller på plats. Rekommendationen är stängd. 19. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att kvalitetssäkra excellistorna för att säkerställa att uppgifterna i dessa är korrekta och överensstämmer med resultatet från kontrollerna på plats. Enligt förvaltande myndighets programstöd kvalitetssäkras excellistorna i samband med att utgiftsdeklarationen tas fram. Revisionsmyndighetens genomgång av excellistorna visar att dessa innehåller flera felaktigheter och missvisande uppgifter. Revisionsmyndigheten anser inte att kvalitetssäkringen av excelfilerna är tillfredställande. Dessa bör oavsett tidpunkt innehålla korrekta uppgifter. Rekommendationen kvarstår. 20. Förvaltande myndighet rekommenderades: 28

29 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER Förvaltande myndighet bör överväga om fastställda feltyper bör användas för att beskriva iakttagelserna i excellistan. Detta för att underlätta förvaltande myndighets respektive andra parters analys av resultatet. Förvaltande myndighet har valt att inte använda fastställda feltyper. Revisionsmyndigheten anser dock inte att detta har någon allvarlig inverkan på förvaltnings- och kontrollsystemet. Rekommendationen är stängd. 21. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att som felprocent ange felets storlek i förhållande till de utgifter som har kontrollerats vid kontrollen på plats. Förvaltande myndighet har kompletterat excellistan med en ny kolumn med det av revisionsmyndigheten efterfrågade värdet. Rekommendationen är stängd. 22. Förvaltande myndighet rekommenderades: Förvaltande myndighet rekommenderas att sammanställa resultaten på ett enhetligt sätt och göra det tillgängligt för intressenter som till exempel attesterande myndighet och revisionsmyndigheten. Detta för att dessa ska kunna bilda sig en uppfattning av omfattningen på de genomförda kontrollerna och resultatet från dessa. Förvaltande myndighet har gjort en genomgång av resultaten från samtliga kontoren gemensamt och analyserat dessa. Detta har dock inte dokumenterats på ett sätt som vänder sig till externa aktörer, dokumentationen är endast interna arbetspapper. Förvaltande myndighet har visat revisionsmyndigheten utdrag som verifierar att intern sammanställning och analys har gjorts. Revisionsmyndigheten anser fortfarande att det vore lämpligt att göra den efterfrågade sammanställningen så att till exempel attesterande myndighet och revisionsmyndigheten lättare kan bilda sig en uppfattning av omfattningen på de genomförda kontrollerna och resultatet från dessa. Revisionsmyndigheten finner dock inte att avsaknaden av denna sammanställning är ett allvarligt hot mot förvaltnings- och kontrollsystemet. Rekommendationen är stängd. Verifieringskedjan (nyckelkrav 5) 23. Förvaltande myndighet rekommenderades: 29

30 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER Förvaltande myndighet rekommenderas att stärka verifieringskedjan, samt att dokumentera förvaltande myndighets arbete med att säkerställa verifieringskedjan, genom att genomföra rekommendationerna under avsnitt avseende checklistan samt avsnitt avseende excellistorna som används för att sammanställa resultaten från kontrollerna på plats. Förvaltande myndighet har vidtagit flera åtgärder för att förbättra verifieringskedjan. Revisionsmyndigheten har dock ej kunnat verifiera tillämpningen av de nya rutinerna och dokumenten i praktiken eftersom de ännu ej har börjat användas. Det kvarstår även vissa kvalitets brister avseende de excellistor som används för planering och sammanställning av genomförda kontroller på plats. Verifieringskedjan har förbättrats men rekommendationen kvarstår dock. Slutsats Förvaltande myndighet har vidtagit åtgärder till följd av de rekommendationer som revisionsmyndigheten har lämnat. Med anledning av detta gör revisionsmyndigheten följande reviderade bedömning av kommissionens nyckelkrav, som hämtats från Vägledande meddelande om en gemensam metod för bedömning av förvaltningsoch kontrollsystemen i medlemsstaterna (programperiod ) 12. Bedömningen avser endast förvaltande myndighets process för kontroller på plats. Bedömda nyckelkrav (1) Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner inom förvaltningsmyndigheten. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar, men vissa förbättringar behövs 13. (4) Tillräckliga förvaltningskontroller. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar, men vissa förbättringar behövs. (5) Tillfredställande verifieringskedja. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar, men vissa förbättringar behövs. Revisionsmyndigheten bedömer sammantaget att förvaltande myndighets process för kontroller på plats fungerar, men vissa förbättringar behövs. 11 Hänvisar till avsnitt i den ursprungliga revisionsrapporten med diarienummer / COCOCF 08/0019/00-SV 13 De fyra tillitsnivåerna för systemgranskningar är: Fungerar tillfredställande; Fungerar, men vissa förbättringar behövs; Fungerar delvis, väsentliga förbättringar behövs; Fungerar i princip inte, genomgripande förbättringar behövs. 30

31 ÖVRIGA UPPGIFTER 8 Övriga uppgifter Den höga felprocenten som har beräknats för årets granskningar kan till stor del förklaras av två typer av felaktigheter. Av det totala projicerade felbeloppet uppgår dessa två fel till ca 70 % Bristande särredovisning Revisionsmyndigheten har iakttagit att fondkapitalprojektet Almi Invest Östra Mellansverige (Almi Invest ÖMS) saknar rättvisande särredovisning avseende projektets kostnader. I projektets redovisning ingår kostnader som avser projekt Almi Invest Stockholm samtidigt som det i det senare projektets redovisning ingår kostnader som avser Almi Invest ÖMS. Av de underlag som projekt Almi Invest ÖMS tillhandahållit går det inte att på objektiv grund urskilja vilka kostnader som är hänförbara till respektive projekt, projektet ej har redovisat projektets genererade avkastning som intäkt i enlighet med regelverket samt att förvaltande myndighet ej har åtgärdat iakttagelser från granskningar gjorda 2010 och Revisionsmyndigheten bedömer att samtliga utgifter ( kronor) i den granskade utbetalningen är ej stödberättigade utgifter med hänvisning till avsaknaden av tillfredställande särredovisning. Revisionsmyndigheten finner dock att utgifterna i sig avser stödberättigande aktiviteter. Förvaltande myndighet har meddelat att de har inlett åtgärder för att säkerställa att det finns en rättvisande särredovisning i det aktuella projektet samt eventuella andra liknande projekt. Avvikelse mot särskilda villkor i beslut med mera Revisionsmyndigheten har iakttagit att ett projekt som hanterar såddlån har brutit mot särskilt villkor i projektbeslutet avseende vilka kontroller som ska genomföras av att kostnaderna är stödberättigande, har brutit mot särskilt villkor i projektbeslutet avseende att hålla handlingar tillgängliga och därmed upprätthålla en tillfredställande verifieringskedja, projektägaren har utbetalat stöd för ej stödberättigade kostnader, förvaltande myndighet ej har utfört tillräckliga skrivbords- och på platskontroller för att försäkra sig om att utgifterna är stödberättigade samt att förvaltande myndighet ej utfört uppföljning och kontroll av hur ränteintäkter och de återförda medlen används. Revisionsmyndigheten bedömer att samtliga utgifter ( kronor) i den granskade utbetalningen är ej stödberättigade utgifter. Revisionsmyndigheten har mottagit preliminära beslut om hävning av de identifierade projekten. Förvaltningsmyndigheten har meddelat att de under januari månad kommer att påbörja ett arbete med att verifiera avsaknad av såddlånsfinansiering i de operativa programmen genom att fysiskt verifiera de redan lämnade intygen från respektive programområde. En gedigen utredning med ett tydligt material ska redovisas till revisionsmyndigheten för att säkerställa avsaknad av såddlånsfinansiering i de 31

32 ÖVRIGA UPPGIFTER operativa programmen utöver den verksamhet som bedrivs i Västsverige och varit föremål för revision i den första tidsmässiga etappen Förvaltande myndighet har även meddelat att de kommer att reducera kommande utgiftsdeklaration med det nu reviderade beloppet och i enlighet med revisionsmyndighetens rekommendation, även gå igenom samtliga av projektet redovisade kostnader och reducera kommande utgiftsdeklaration med ej stödberättigande utgifter. Övergripande bedöms de åtgärder som beskrivs ovan bidra till att undanröja de brister som föranlett lämnade rekommendationer. Revisonsmyndigheten avser att snarast följa upp de åtgärder som förvaltningsmyndigheten beskriver. 32

33 ERUF-regionala program TABELL ÖVER DEKLARERADE UTGIFTER OCH REVISION AV URVAL 9 Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval Fond Referens (CCI-nr) Program Utgifter som deklarerats under referensåret Utgifter under referensåret som ingår i det slumpmässiga urval som varit föremål för revision Oegentliga utgifter i det slumpmässiga urvalet - belopp och procentandel (felprocent) (3) Projicerad felnivå i populationen Övriga utgifter som varit föremål för revision Belopp % (4) Oegentli ga utgifter i övrigt urval av utgifter - belopp Sammanlag da deklarerade utgifter (kumulativt) Sammanlagda utgifter (kumulativt) som varit föremål för revision, i procent av de sammanlagda deklarerade utgifterna (kumulativt) CCI 2007SE162PO001 CCI 2007SE162PO002 Skåne- Blekinge Småland & Öarna 1 2 Belopp % Belopp % 1 2 CCI 2007SE162PO003 Västsverige CCI 2007SE162PO004 Östra Mellansverige CCI 2007SE162PO005 Stockholm ,59 % ,75 % ,46% E.T E.T E.T ,11 % CCI 2007SE162PO006 CCI 2007SE162PO007 CCI 2007SE162PO008 Norra Mellansverige Mellersta Norrland Övre Norrland 1. Utgiftsbelopp som varit föremål för revision 2. Procentandel av utgifter som varit föremål för revision i förhållande till de utgifter som deklarerats till kommissionen under referensåret. 3. Om det slumpmässiga urvalet täcker flera fonder eller program skall uppgifterna gälla hela urvalet 4. Utgifter från det kompletterande urvalet och utgifter för det slumpmässiga urvalet (inte under referensåret) 14 Beloppen är i svenska kronor och avser summa deklarationsomgång 5 33

34 TABELL ÖVER SYSTEMREVISIONER GENOMFÖRDA UNDER REFERENSPERIODEN 10 Tabell över systemrevisioner genomförda under referensperioden 1. OP (CCI-nr och titel) 2. Revisionsmyndig het 3. Datum för revision 4. Omfattning 5. Sammanfattande iakttagelser och slutsatser 6. Systematiska fel och vidtagna åtgärder (om tillämpligt) 7. Uppskattning finansiell påverkan 8. Status follow-up (öppet/stängt) CCI 2007SE162PO001 Skåne-Blekinge CCI 2007SE162PO002 Småland & Öarna CCI 2007SE162PO003 Västsverige CCI 2007SE162PO004 Östra Mellansverige CCI 2007SE162PO005 Stockholm Ekonomistyrning s-verket (ESV) Se avsnitt 7 Se avsnitt 7 Se avsnitt 7 Se avsnitt 7 E.T. E.T. ET E.T. Stängt Stängt CCI 2007SE162PO006 Norra Mellansverige CCI 2007SE162PO007 Mellersta Norrland CCI 2007SE162PO008 Övre Norrland 34

35 ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax ISSN: Stockholm ISBN: