Årlig kontrollrapport Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF)- operativt program Nord 2013:6

Transkript

1 Årlig kontrollrapport 2012 Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF)- operativt program Nord 2013:6

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: Dnr: /2012 ESV-nr: 2013:6 Copyright: ESV Rapportansvarig: Barbro Nordgren

3 FÖRORD Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Barbro Nordgren har varit föredragande. Stockholm, den 20 december 2012 Ulrika Bergelv Barbro Nordgren 3

4 FÖRORD Årlig kontrollrapport 2012 enligt artikel 62.1 d) i) i rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel 18.2 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 avseende Europeiskt Territoriellt Samarbete Interreg IV A Nord CCI 2007 CB 163 PO 032 Till: Europeiska kommissionen Generaldirektoratet regional utveckling Kopia: Näringsdepartementet Attesterande myndighet Förvaltande myndighet Övervakningskommittén Internrevisionen Länsstyrelsen i Norrbotten Riksrevisionen Group of Auditors 4

5 INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 Årlig kontrollrapport Inledning Ändringar i förvaltnings-och kontrollsystem Förändringar av revisionsstrategi Revision av system Revision av urval av insatser Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Uppföljning av föregående års revisioner Övriga uppgifter Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval Tabell över systemrevisioner genomförda under referensperioden

6 INLEDNING 1 Inledning Ekonomistyrningsverket (ESV) har utsetts att vara revisionsmyndighet 1 för programmet Interreg IV A Nord. CCI: 2007CB163PO032 Föreliggande årlig kontrollrapport har utarbetats av revisionsmyndigheten. Rapporten avser revisionsperioden 1 juli 2011 till 30 juni 2012 samt referensperioden för stickprov 1 januari 2011 till 31 december Uppgift om vilket eller vilka operativa program som omfattas av rapporten och vilka förvaltningsmyndigheterna och de attesterande myndigheterna är. Denna årliga kontrollrapport omfattar programmet Interreg IVA Nord, CCI 2007 CB 163 PO 032. Länsstyrelsen i Norrbotten har utsetts av regeringen till förvaltningsmyndighet och till attesterande myndighet för detta program. Programmet godkändes av kommissionen den 12 december, Denna årliga kontrollrapport för Interreg IVA Nord är upprättad enligt bilaga VI till kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 samt enligt kommissionens "Draft guidance note on annual control reports and opinions. Rapporten sammanfattar resultaten och slutsatserna från det revisionsarbete som har utförts under den period som rapporten omfattar. Rapporten tar även hänsyn till information som framkommit under bedömningen av förvaltnings- och kontrollsystemet, liksom under kontakter med de organ som är engagerade i programmet. Eventuellt material som erhållits efter revisionsperioden och fram till denna rapports datum har också beaktats. Revisorsgruppen har givits möjlighet att ta del av den årliga kontrollrapporten före fastställandet. Den slutliga versionen av årlig kontrollrapport har fastställts av revisionsmyndigheten. 1 SFS 2007:14 6

7 ÄNDRINGAR I FÖRVALTNINGS-OCH KONTROLLSYSTEM 2 Ändringar i förvaltnings-och kontrollsystem Beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystem för Nord har upprättats per den 7 november 2008 och accepterats av kommissionen den 12 maj Revisionsmyndigheten har inte noterat att några väsentliga förändringar har skett i förvaltnings- och kontrollsystemet jämfört med denna beskrivning. En mindre förändring i förvaltnings- och kontrollsystemet avseende omorganisation av revisionsmyndighet har genomförts under 2012: ESV kommer att uppdatera artikel 71 beskrivningen snarast avseende revisionsmyndighetens interna organisation, nedan följer sammanfattande beskrivning av nuvarande organisation gällande från 1 maj Antalet tilldelade tjänster återfinns i revisionsmyndighetens revisionsstrategi och uppgår vid dags dato för revisionsmyndighetens samlade ansvar till 29 tjänster år Revisionsstrategin redogör för den planerade tilldelningen av resurser, för de kommande åren. ESV är indelat i avdelningar med ansvar för sakfrågor och har därtill olika stödfunktioner i staber. Avdelningen för EU-revision består av tre enheter. Varje enhet leds av en enhetschef. Enheten Europeiska socialfonden och Solidfonderna ansvarar för granskning av det nationella strukturfondsprogrammet (ESF). Enheten Europeiska regionala utvecklingsfonden ansvarar för granskning av de åtta regionala programmen samt granskning av fem program inom europeiskt territoriellt samarbete. Enheten omfattar 9 årsarbetskrafter. Enheten Jordbruksfonder och europeiska fiskerifonden ansvarar för granskning av programmen inom landsbygdsutveckling (EJFLU) och garantistöden (EGFJ) och för granskning av det nationella programmet för europeiska fiskerifonden(eff). Avdelningschefen beslutar i ärenden om revisionsstrategin, den årliga planeringen, den löpande rapporteringen till förvaltnings- och attesterande myndigheterna, de årliga kontrollrapporterna och de årliga yttrandena, utlåtande vid partiellt avslut samt om slutlig kontrollrapport och slutligt utlåtande. I dessa ärenden är enhetschefen föredragande. Avdelningschefen kan delegera rätten att besluta i enskilda ärenden.

8 FÖRÄNDRINGAR AV REVISIONSSTRATEGI För den dagliga arbetsledningen av revisionen av de operativa programmen och för de dagliga kontakterna med olika intressenter ansvarar enhetschef. En enhetschef ansvarar för revisionen av ett eller flera operativa program inom en fond, har budgetoch personalansvar för de revisorer som tillhörenheten. En revisor kan under revisionsåret utföra revisionsinsatser i mer än en enhet. För att säkerställa att verksamheten utförs i överensstämmelse med internationellt accepterade riktlinjer för god revisionssed finns metod- och kvalitetsstöd. Uppgiften för metod och kvalitetsstöd är att på avdelningschefens uppdrag stödja enhetschefer att utveckla arbetsprogram som tillämpar internationellt accepterade standarder. I uppgiften ligger också att genomföra intern kvalitetssäkring av utförda revisioner. All personal inom avdelningen från EU-revision har lång och bred erfarenhet av både intern och extern revision. Inom avdelningen finns även personal som har lång erfarenhet av revisioner från tidigare programperioder. Dessutom finns personal med kompetens för systemutveckling och IT-revision. Sammantaget bedöms avdelningen ha tillgång till en bred och djup kompetens inom området. 3 Förändringar av revisionsstrategi Revisionsstrategin för Interreg IVA Nord godkändes av kommissionen den 28 april Revisionsstrategin har därefter uppdaterats med en indikativa revisionsplanen inför det bilaterala samarbetsmötet den 1 juni Genomförda organisationsförändringar påverkar inte revisionsmyndighetens oberoende. 4 Revision av system Under referensperioden har en systemrevision avseende Attesterande myndigheten avrapporterats. Resultatet av denna redovisas nedan. Dnr /2011. Under avsnitt 7 redogörs för resultatet av revisionsmyndighetens uppföljningsrevison av attesterande myndigheten Dnr /2012. En riskanalys underhålls kontinuerligt och har uppdaterats inför det bilaterala samarbetsmötet den 1 juni Riskanalysen är upprättad för det specifika 8

9 REVISION AV SYSTEM programmet, de organisationer som ansvarar för detta samt baserad på de förordningar som är tillämpliga för programmet Riskerna är graderade i en sannolikhetsskala från 1 till 3, där 3 är en hög risk att en väsentlig brist kan finnas i programmet. Riskbedömningen 1 till 3 är viktade i modellen baserat på sannolikhet och väsentlighet vilket genererar en vägd risk. Det värde som framkommer skall tolkas som en signal att den specifika processen kan innehålla en hög inneboende risk. Metodiken för riskanalys är beskriven i kapitel 5 i revisionsstrategin. Alla systemrevisionsrapporter som skrivs av revisionsmyndigheten i Sverige avser iakttagelser vid tidpunkten för revisionsbesöket. De förändringar av hanteringen och kontrollerna som vidtagits med anledning av ESVs revision finns därför inte med i själva rapporten. Sådana ändringar framgår i stället i svaren från de reviderade funktionerna. Revisionsmyndighetens sammanfattande bedömning utifrån granskningens mål och omfattning redovisas nedan. Attesterande myndighet ( /2011) Revisionens mål har varit att bedöma om det finns tillfredsställande rutiner för attesterande myndighets genomförande av sitt uppdrag i enlighet med kraven i artikel 58 och 61 i rådets förordning (EG) nr 1083/2006, det vill säga om förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillräckligt effektivt. Revisionen har omfattat granskning och verifiering av attesterande myndighets rutiner för sitt arbete samt uppföljning av de rekommendationer som lämnats vid en tidigare granskning (60-705/2009). Avgränsning och fördelning av uppgifter inom attesterande myndighet och gentemot förvaltningsmyndigheten (nyckelkrav 1). Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet till den del denna granskning omfattar fungerar med avseende på nyckelkrav 1, men att vissa förbättringar behövs Bedömning av om processen för attestering av utgifterna säkerställer att samtliga deklarerade utgifter är stödberättigade (nyckelkrav 3). Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet till den del denna granskning omfattar fungerar delvis med avseende på nyckelkrav 3, och att väsentliga förbättringar behövs Bedömning av om det finns en tillfredsställande verifieringskedja för Attesterande myndighets uppgifter samt räkenskaper i datoriserad form (nyckelkrav 2).

10 REVISION AV URVAL AV INSATSER. Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet till den del denna granskning omfattar fungerar delvis med avseende på nyckelkrav 2, och att väsentliga förbättringar behövs. Bedömning av om processen för att föra räkenskaper över belopp som kan återkrävas och för återkrav av felaktiga betalningar är tillförlitlig (nyckelkrav 4). Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet till den del denna granskning omfattar fungerar med avseende på nyckelkrav 4, men att vissa förbättringar behövs. Den samlade slutsatsen utifrån Revisionsmyndighetens granskning av Attesterande myndighets arbete med genomförande av programmen visar att förvaltnings- och kontrollsystemet till den del denna granskning omfattar fungerar delvis och att väsentliga förbättringar behövs. Under december 2012 har en uppföljningsgranskning av Attesterande myndighet ( /2011) utförts. Vid uppföljningsgranskningen konstaterades att viktiga förbättringar skett. Slutlig rapport kommer att fastställas och kommuniceras senast under februari månad Se även avsnitt 7 nedan. 5 Revision av urval av insatser. Granskningen i Sverige har utförts av revisorer på avdelningen för EU-revision på ESV. I Finland har granskningarna utförts under ledning av Finlands medlem i Group of Auditors. Granskningsmetoden har överenskommits i Group of Auditors. I granskningen har korrektheten i de deklarerade utgifterna bedömts genom avstämning av kraven i EG förordning 1083/2006 samt EG förordning 1828/2006. Vid besök hos stödmottagarna har information om projektens genomförande erhållits, samt originalverifikat granskats. Revisionerna har omfattat projektansökan, projektbeslut, ansökan och beslut om utbetalning samt övriga relevanta handlingar för projekten. Projekten har granskats på plats hos leadpartners och partners. Revisionsmyndigheten har granskat utgiftsdeklarationerna , , och Dessa har deklarerats till Europeiska Kommissionen den 14 mars, 17 juni, 16 september och 21 december De deklarerade utgifterna uppgår till Euro Euro avseende återkrav som tillhör deklarerade kostnader i tidigare utgiftsdeklaration. 10

11 REVISION AV URVAL AV INSATSER. Då antalet poster i urvalet understiger 800 har statistiska metoder inte kunnat användas. Urvalet har skett genom ett slumpmässigt urval separat för leadpartners i Sverige respektive Finland där fyra projekt valdes i Sverige och tre projekt i Finland. Totalt sju projekt har valts ut för granskning. Då projekten innehåller ett stort antal projektpartners har dessutom ett slumpmässigt urval motsvarande 15 % av projektpartners gjorts vilket motsvarar två projektpartners. Totalt har Euro granskats hos sju leadpartners och två projektpartners vilket motsvarar 5,05 %. För urval av projekt har ACL (programvara för revision) använts, för urval av projektpartners användes Excel. Populationen för urvalet utgörs av de utgifter som är underlag för bidrag och som framgår av utgiftsdeklarationen till kommissionen under den aktuella referensperioden. Felaktigheter skall anses vara materiella om de uppgår till, eller överstiger 2 % i det slumpvisa urvalet som omfattas av revisionen. Revisionsmyndigheten har gjort bedömningen att urvalet skall uppgå till minst 10 % av antalet insatser i utgiftsdeklarationen på grundval av resultatet av genomförda systemrevisioner. Inget kompletterande urval har gjorts då Revisionsmyndigheten inte funnit några fel som skall betraktas som systematiska utan det ursprungliga urvalet har ansetts tillräckligt och representativt. Sammanställning av andel granskade utgifter m.m. redovisas i tabell under avsnitt 9. Populationen bestod av Euro. Granskat belopp är Euro. Granskningsandelen har fastställts till 5,05 % av deklarerade utgifter och 9,6 % av projekten har granskats. De ej stödberättigande utgifterna bedöms totalt uppgå till 5 351,65 Euro. Perioden utbetalningarna avser är Felprocenten i utgiftsdeklarationerna , , och bedöms sammantaget uppgå till 1,12 %. De ej stödberättigande beloppen utgörs av flera oriktigheter, lön som ej ingår i projektbudget, representationskostnader som ej är stödberättigade, dubbelt bokförd

12 SAMORDNING MELLAN REVISIONSORGAN OCH REVISIONSMYNDIGHETENS TILLSYN lön, felkalkylerade timlöneberäkningar samt resekostnader som ej är stödberättigade. De ej stödberättigande utgifterna bedöms totalt uppgå till 5 351,65 Euro. Felprocenten för referensperioden bedöms i enlighet med Kommissionens riktlinjer 2 uppgå till 1,12 % och ligger därmed under nivån för materiella fel. Enligt Kommissionens riktlinjer 3 kan felet beräknas till ,89 Euro för hela populationen. Urvalet för populationen bedöms som representativt. I dessa granskningar har oriktiga belopp identifierats i ringa omfattning. Revisionsmyndigheten bedömer utifrån genomförd granskning av insatser att förvaltnings- och kontrollsystemet har fungerat tillfredsställande. Inga fall av bedrägerier har identifierats. Oriktigheter funna under 2010: uppföljningen är stängd Oriktigheter funna under 2011: uppföljningen är stängd Avseende de oriktigheter som iakttagits avseende kostnader deklarerade till Kommissionen under 2011 och funna under 2012 så har förvaltningsmyndigheten beslutat att reducera tidigare godkända kostnader i enlighet med revisionsmyndighetens rekommendationer. Ingen uppföljning har resulterat i förändrad felprocent. Ackumulerade felbelopp under programperioden bedöms uppgå till 7 318,65 Euro vilket motsvarar en ackumulerad felfrekvens på 0,53 % Inga iakttagelser i revisionerna av urval av insatser har bedömts som systembetingade. 6 Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Medlemmarna i revisorsgruppen ansvarar för att revision utförs i varje deltagande stat av de utsedda nationella revisorerna, eller av kontrakterade externrevisorer. I praktiken kommer revisionsmyndigheten att koordinera revisionsarbetet genom medlemmarna i revisorsgruppen, genom revisorsgruppens arbetsordning och genom 2 Guidance on treatment of errors disclosed in the annual control reports COCOF_09/0004/01 3 Guidance on treatment of errors disclosed in the annual control reports COCOF_09/0004/01 12

13 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER revisionsstrategin. Revisionsmyndighetens sammanställning av iakttagelser till en årlig rapport bygger främst på det ansvar och på det uppdrag som åligger varje enskild medlem av revisorsgruppen. Detta ansvar finns beskrivet i revisorsgruppens arbetsordning. Medlemmarna i revisorsgruppen skall rapportera iakttagelser direkt till revisionsmyndigheten. Under 2012 har inte något möte hållits i Group of auditors. Övrigt erfarenhets- och informationsutbyte sker även mellan mötena via mail och telefon. Programmets förvaltande och attesterande myndigheter är belägna i Sverige. Det kommer därför sannolikt inte att finnas något behov av att koordinera det systemrevisionsarbete som krävs varje år. Om detta skulle bli fallet kommer det också att bli ett uppdrag och ansvar för varje medlem i revisorsgruppen att rapportera iakttagelser direkt till revisionsmyndigheten. Detta ansvar är beskrivet i revisorsgruppens arbetsordning. Revisionsmyndigheten förlitar sig på det arbete som utförts av andra revisorer avseende revision av insatser som utförs i länder där revisionsmyndigheten inte har någon rätt att utföra någon revision. En revisorsgrupp har bildats för att hantera denna del av revisionsarbetet. Det har överenskommits genom revisorsgruppens arbetsordning, att medlemmarna är ansvariga för att de revisorer som engagerats för dessa ändamål kommer att utföra arbetet i enlighet med god revisionssed. 7 Uppföljning av föregående års revisioner Systemgranskning uppföljning avseende Länsstyrelsen i Norrbottens län, attesterande myndighets arbete med upprättande av utgiftsdeklaration m.m. för Interreg IV A Nord. Dnr /2012 Vid en tidigare granskning av attesterande myndighets verksamhet (dnr /2011) bedömde revisionsmyndigheten att förvaltnings- och kontrollsystemet sammantaget fungerade delvis och att väsentliga förbättringar behövdes för att åtgärda de iakttagna bristerna. De mest väsentliga bristerna hade iakttagits i de processer som omfattar attesterande myndighets rutiner för att säkerställa att samtliga deklarerade utgifter är stödberättigade, upprättande av utgiftsdeklaration och tillfredsställande verifieringskedja (nyckelkrav 3 och 2). För de övriga delar av verksamheten som omfattades av granskningen (nyckelkrav 1 och 4) bedömdes förvaltnings- och kontrollsystemet fungera, men vissa förbättringar behövdes.

14 ÖVRIGA UPPGIFTER Vid uppföljningsgranskningen konstaterades att viktiga förbättringar skett. Slutlig rapport kommer att fastställas och kommuniceras senast under februari månad Övriga uppgifter Inget kompletterande urval har genomförts under revisionsperioden då inget sådant behov har ansetts föreligga pga. felprocent under gränsen för materialitet och då inga fel har identifierats som systematiska i granskningen av insatserna. Revisionsmyndighetens sammanfattande bedömning av tillförlitligheten i förvaltnings- och kontrollsystemet vilar på både tidigare genomförda systemrevisioner och revision av insatser. Revisionsmyndigheten bedömer att tillförlitligheten är genomsnittlig. Denna bedömning sker bl a på grundval av de nyckelkrav som granskats i systemgranskning. Inklusive den uppföljningsrevision av attesterande myndigheten som utförts under december 2012 men inte ännu avrapporterats. Resultatet av denna uppföljningsrevision kommer att rapporteras till kommissionen så snart den slutförts och i årlig kontrollrapport som avlämnas i december

15 TABELL ÖVER DEKLARERADE UTGIFTER OCH REVISION AV URVAL 9 Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval Fond Referen Progra Utgifter Utgifter under Oegentliga utgifter i Projicera Övriga Oegentl Sammanlagda Sammanlagda s (CCInr) m som deklarerats under referensåret referensåret som ingår i det slumpmässiga urval som varit föremål för revision det slumpmässiga urvalet - belopp och procentandel (felprocent) (3) d felnivå i populatio nen utgifter som varit föremål för revision Belopp % (4) iga utgifter i övrigt urval av utgifter - belopp deklarerade utgifter (kumulativt) utgifter (kumulativt) som varit föremål för revision, i procent av de sammanlagda deklarerade utgifterna (kumulativt) (1.) (2.) Belopp % % ERUF CCI Interreg ,05% 5 351,65 1,12% 1,12%. E.T. E.T IVA 390 /6,97% CB 163 Nord PO Utgiftsbelopp som varit föremål för revision 2. Procentandel av utgifter som varit föremål för revision i förhållande till de utgifter som deklarerats till kommissionen under referensåret. 3. Om det slumpmässiga urvalet täcker flera fonder eller program skall uppgifterna gälla hela urvalet 4. Utgifter från det kompletterande urvalet och utgifter för det slumpmässiga urvalet (inte under referensåret)

16 TABELL ÖVER SYSTEMREVISIONER GENOMFÖRDA UNDER REFERENSPERIODEN 10 Tabell över systemrevisioner genomförda under referensperioden 1. OP (CCI-nr och titel) CCI 2007CB163 PO Revisions myndighe t ESV 3. Datum för revision December Omfattning Attesterande myndighet 5. Sammanfattand e iakttagelser och slutsatser Se avsnitt 4 ovan.. 6. Systematiska fel och vidtagna åtgärder (om tillämpligt) 7. Uppskattn ing finansiell påverkan 8. Status followup (öppet/stängt) E.T. ET Pågående se avsnitt 7 ovan. 16

17 ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax ISSN: Stockholm ISBN: