Årlig kontrollrapport 2013 Regionalfonden Sverige-Norge. Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) ESV 2014:16

Transkript

1 Årlig kontrollrapport 2013 Regionalfonden Sverige-Norge Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) ESV 2014:16

2 2014:16

3 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: Dnr: 323/ /2013 ESV-nr: Copyright: ESV Rapportansvarig: Barbro Nordgren ESV 2014:16

4

5 FÖRORD Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Barbro Nordgren har varit föredragande. Stockholm, den 3 februari 2014 Årlig kontrollrapport 2013 enligt artikel 62.1 d) i) i rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel 18.2 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 avseende Interreg IVA Sverige-Norge Till: Europeiska kommissionen Generaldirektoratet för regional utveckling Kopia: Övervakningskommittén Attesterande myndigheten Förvaltningsmyndigheten Internrevisionen på Länsstyrelsen i Jämtlands län Riksrevisionen Näringsdepartementet 3

6 INNEHÅLL Innehåll Förord Inledning Ändringar i förvaltnings-och kontrollsystemet Förändringar av revisionsstrategin Revision av system Revision av urval av insatser Urvalsmetodik De viktigaste granskningsresultaten Slutsatser Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Uppföljning av föregående års revisioner Uppföljande systemgranskning av attesterande myndighet (dnr /2012) Övriga uppgifter Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval Tabell över systemrevisioner genomförda under referensperioden BILAGA

7 INLEDNING 1 Inledning Ekonomistyrningsverket är revisionsmyndighet 1 och Länsstyrelsen i Jämtlands län är förvaltningsmyndighet och attesterande myndighet för programmet Interreg IVA Sverige-Norge, CCI: 2007 CB 163 PO 016. Rapporten omfattar detta program. Rapporten avser revisionsperioden och referensperioden för stickprov Revisionsmyndigheten har utarbetat och fastställt rapporten enligt bilaga VI till kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 och med beaktande av kommissionens riktlinjer 2. Rapporten sammanfattar resultaten och slutsatserna från det revisionsarbete som avser den period rapporten omfattar. Eventuellt övrigt relevant material som erhållits efter revisionsperioden men innan denna rapport färdigställts har också beaktats. Någon revisorsgrupp har inte bildats i detta program. 2 Ändringar i förvaltnings- och kontrollsystemet Revisionsmyndigheten upprättade per den 3 november 2008 en beskrivning av förvaltnings- och kontrollsystemet för Interreg IVA Sverige-Norge. Kommissionen accepterade denna beskrivning den 9 januari Revisionsmyndigheten har inte noterat några väsentliga förändringar i förvaltnings- och kontrollsystemet. 3 Förändringar av revisionsstrategin Revisionsstrategin för Interreg IVA Sverige-Norge godkändes av kommissionen den 9 januari Revisionsstrategin uppdaterats med den indikativa revisionsplanen inför det bilaterala samarbetsmötet den 28 maj Några ytterligare förändringar har inte skett. 1 8 förordning (2007:14) om förvaltning av EU:s strukturfonder. 2 Guidance note on annual control reports and opinions, COCOF 07/0063/06. 5

8 REVISION AV SYSTEM 4 Revision av system Revisionsmyndigheten utför all systemrevision för programmet Interreg IVA Sverige-Norge. En riskanalys underhålls kontinuerligt och har uppdaterats inför det bilaterala samarbetsmötet den 28 maj Riskanalysen är upprättad för det specifika programmet, de organisationer som ansvarar för detta samt baserad på de förordningar som är tillämpliga för programmet. Under revisionsperioden har en uppföljande systemgranskning gjorts av attesterande myndighets arbete med upprättande av en utgiftsdeklaration med mera (dnr /2012). Revisionen är en uppföljning av en tidigare utförd revision (dnr /2011). Se kapitel 7. 5 Revision av urval av insatser 5.1 Urvalsmetodik Programmet Interreg IVA Sverige-Norge genomförs i två länder varav endast det ena är en medlemsstat. Revisionsmyndigheten granskar endast de svenska projektpartnerna. Populationen för urvalet utgörs av de projekt vilkas utgifter hänför sig till de utgiftsdeklarationer som lämnades till kommissionen den 31 oktober Eftersom populationsstorleken är mindre än 800, har en icke statistisk, slumpmässig urvalsmetod använts. I enlighet med kommissionens riktlinjer 3 har revisionsmyndigheten låtit urvalet uppgå till cirka 10 % av insatserna i utgiftsdeklarationerna av totalt 105 projekt kom med i urvalet. Urvalet gjordes med hjälp av ACL, en programvara för revision. 3 Guidance on sampling methods for audit authorities, COCOF

9 REVISION AV URVAL AV INSATSER 5.2 De viktigaste granskningsresultaten Projekt Hållbar utveckling i Gränsfjällen fas 2, felbelopp 0 kr Revisionsmyndigheten har iakttagit att budgetposten Egen personal vid projektavslutet hade överskridits med kr, vilket motsvarar 55 % av postens beslutade budget. Den del av överskridandet som överstiger 20 %, kr, har tagits emot i strid med beslutet. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att införa som rutin att alltid kräva en skriftlig motivering från stödmottagaren och ta fram ett ändringsbeslut innan utgifter som medför överskridande av enskilda budgetposter med mer än 20 % godkänns. rekommendation. Projekt En karolinerförening, felbelopp kr Revisionsmyndigheten har iakttagit tre till projektet ej hänförliga verifikat. Totalt felbelopp uppgår till kr. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att reducera kommande utgiftsdeklaration med kr. rekommendation. Projekt Grensestrategisk krisehåndtering, felbelopp kr Enligt de bokföringsunderlag revisionsmyndigheten erhållit för posten Fördelad lönekostnad via trigger har projektägaren erhållit kr för mycket för en av de anställda. Revisionsmyndigheten har iakttagit för projektet ej nödvändiga utgifter för gåvor i form av kokböcker, glasunderlägg, slipsnålar och en vapensköld om totalt kr. Revisionsmyndigheten rekommenderar förvaltningsmyndigheten att reducera kommande utgiftsdeklaration med kr. rekommendation för lönekostnaden. Gåvorna anser de dock vara stödberättigande. Projekt Gränslös fjällupplevelse etapp 2, felbelopp kr Revisionsmyndigheten har iakttagit att ett utläggskvitto om 99 kr saknas. 7

10 REVISION AV URVAL AV INSATSER Revisionsmyndigheten har iakttagit ej projektspecifika utgifter för redovisning och revision om totalt kr. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att reducera kommande utgiftsdeklaration med kr. rekommendation. Projekt IGS, felbelopp 35 kr Revisionsmyndigheten har iakttagit dricks om totalt 35 kr. Dricks bedöms inte som nödvändigt för projektets genomförande. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att reducera kommande utgiftsdeklaration med 35 kr. rekommendation. Projekt Rondell, felbelopp kr Revisionsmyndigheten har iakttagit gåvor till föreläsare om kr. Revisionsmyndigheten gjorde i sin revisionsrapport för projektgranskningen bedömningen att gåvor till föreläsare inte är nödvändiga för projektets genomförande. Förvaltningsmyndigheten hade inga invändningar mot denna bedömning i sitt svar på rapporten. I sakgranskningsförfarandet till den sammanfattande rapporten har förvaltningsmyndigheten dock kommit in med ytterligare information som fått revisionsmyndigheten att ändra sin bedömning. Utgifterna för gåvor om kr godkänns på grund av att mottagarna av gåvorna bidragit till projektet. Rekommendationen om avdrag i utgiftsdeklarationen återtas. Revisionsmyndigheten har iakttagit att projektet direktupphandlat projektledningstjänster från Naboer AB för totalt kr, vilket överstiger direktupphandlingsgränsen (ca 285 tkr). I granskat belopp ingår utgifter för olovligt direktupphandlade projektledningstjänster om kr. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att reducera kommande utgiftsdeklaration med kr. 4 rekommendation. 4 Oegentlighet nr i COCOF 07/0037/03-SV. 8

11 REVISION AV URVAL AV INSATSER Revisionsmyndigheten har iakttagit att kostnadsslaget Externa tjänster vid projektavslutet hade överskridits med kr, vilket motsvarar 34 % av beslutad budget. Den del av överskridandet som överstiger 20 %, kr, har tagits emot i strid med beslutet. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att införa som rutin att alltid kräva en skriftlig motivering från stödmottagaren och ta fram ett ändringsbeslut innan utgifter som medför överskridande av enskilda budgetposter med mer än 20 % godkänns. rekommendation. Revisionsmyndigheten har iakttagit indirekta kostnader om kr, som saknar stöd i projektbeslutet. Detta motsvarar ca 21 % av periodens lönekostnader och följer av den OH-modell som finns beskriven i bilaga 5 till projektansökan. Förvaltningsmyndigheten har godkänt modellen, men inte låtit den framgå av beslutet. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att införa som rutin att ange i projektbeslutet vilken OH-modell som ska tillämpas i projektet. rekommendation. Projekt Rookie to Whiz, felbelopp 450 kr Revisionsmyndigheten har iakttagit indirekta revisionskostnader om 450 kr, som inte framgår av beslutet. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att reducera kommande utgiftsdeklaration med 450 kr. Förvaltningsmyndigheten har svarat att de avser följa rekommendationen. Projekt UNISKA, felbelopp kr Revisionsmyndigheten har iakttagit utgifter för blommor till delprojektledare i samband med avtackning om 255 kr. Utgifterna bedöms inte nödvändiga för projektet. Revisionsmyndigheten har iakttagit utgifter för presenter till besökare om 916 kr. Utgifterna bedöms inte nödvändiga för projektets genomförande. Revisionsmyndigheten har iakttagit utgifter för dricks på taxi- och krognotor om totalt 173 kr. Dricks bedöms inte nödvändigt för projektet. 9

12 REVISION AV URVAL AV INSATSER Revisionsmyndigheten har iakttagit att två utläggskvitton om totalt 358 kr saknas. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att reducera kommande utgiftsdeklaration med kr. Förvaltningsmyndigheten har svarat att de avser följa rekommendationerna om presenterna, dricksen och de saknade utläggskvittona. Förvaltningsmyndigheten hävdar dock att blommorna är stödberättigande. Projekt Söka gammalt skapa nytt, felbelopp kr Revisionsmyndigheten har inte erhållit något bokföringssunderlag som verifierar att posten Fördelad lönekostnad genom tid om kr är korrekt. Revisionsmyndigheten har iakttagit intäkter om kr för vilka avdrag borde ha gjorts. Revisionsmyndigheten har iakttagit ej avtalade faktureringsavgifter om 37 kr. Det är inte nödvändigt för projektet att betala ej avtalade faktureringsavgifter. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att reducera kommande utgiftsdeklaration med kr. rekommendation. Revisionsmyndigheten har iakttagit indirekta kostnader om kr som inte framgår uttryckligen av projektbeslutet. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att införa som rutin att ange i projektbeslutet vilken OH-modell som ska tillämpas i projektet. rekommendation. Revisionsmyndigheten har iakttagit att kontot OH Lokaler m.m. belastats felaktigt med kr. Beloppet skulle ha fördelats mellan kontona OH Löner och OH data m.m.. På totalen bedöms OH:n dock vara korrekt. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att säkerställa att de så kallade autotriggrar som används i projektredovisningarna fungerar som avsett. 10

13 REVISION AV URVAL AV INSATSER rekommendation. Projekt Industricollege Inre Skandinavien, felbelopp kr Revisionsmyndigheten har iakttagit att stödmottagaren under perioden januari september 2011 sökt och erhållit stöd för schablonmässigt framräknade lönekostnader om totalt kr. Enligt tidredovisningen uppgick de faktiska lönekostnaderna för de inbegripna personerna under perioden till endast kr. Mellanskillnaden, kr, utgör inte en faktisk kostnad och är därmed inte stödberättigande. Revisionsmyndigheten har iakttagit att stödmottagaren under den granskade perioden och inom ramen för projektet direktupphandlat utbildningar och utbildningsmaterial från The Packaging Greenhouse till ett värde av kr. I sin helhet har stödmottagaren under perioden gjort direktupphandlingar från leverantören om totalt kr. Därmed har direktupphandlingsgränsen överskridits och direktupphandlingen gjorts i strid med LOU. Revisionsmyndigheten har iakttagit ostyrkta utgifter om totalt kr. Revisionsmyndigheten har iakttagit ej stödberättigande mervärdesskatt om totalt kr. Revisionsmyndigheten har iakttagit att avdrag inte gjorts för intäkter om kr. Revisionsmyndigheten har iakttagit utgifter för klimatåtgärder om kr. Utgifter för klimatåtgärder är inte nödvändiga för projektet. Revisionsmyndigheten har iakttagit utgifter i form av uppdragsutbildningskostnadspålägg om totalt kr. Uppdragsutbildningskostnadspålägg är inte nödvändigt för projektet. Revisionsmyndigheten har iakttagit gåvor till föreläsare om kr. Revisionsmyndigheten gjorde i sin revisionsrapport för projektgranskningen bedömningen att gåvor till föreläsare inte är nödvändiga för projektets genomförande. Förvaltningsmyndigheten hade inga invändningar mot denna bedömning i sitt svar på rapporten. I sakgranskningsförfarandet till den sammanfattande rapporten har förvaltningsmyndigheten dock kommit in med ytterligare information som fått revisionsmyndigheten att ändra sin bedömning. Utgifterna för gåvor om kr godkänns på grund av att mottagarna av gåvorna bidragit till projektet. Rekommendationen om avdrag i utgiftsdeklarationen återtas. 11

14 REVISION AV URVAL AV INSATSER Revisionsmyndigheten har iakttagit en dröjsmålsavgift om 215 kr. Straffavgifter är inte stödberättigande. Revisionsmyndigheten har iakttagit utgifter för minibar på hotell om 62 kr. Inköp från minibar är inte nödvändigt för projektet. Revisionsmyndigheten har iakttagit ej avtalade faktureringsavgifter om 12 kr. Det är inte nödvändigt för projektets genomförande att betala ej avtalade faktureringsavgifter. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att säkerställa att kommande utgiftsdeklaration endast innehåller stödberättigande utgifter. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att eftergranska samtliga utgifter i samtliga projektets ansökningar om utbetalning. Förvaltingsmyndigheten har svarat att de avser följa revisionsmyndighetens rekommendationer. Revisionsmyndigheten har iakttagit att budgetposten Egen personal vid projektavslutet hade överskridits med kr, vilket motsvarar 38,62 % av beslutad budget. Den del av överskridandet som överstiger 20 %, kr, har tagits emot i strid med beslutet. Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att införa som rutin att alltid kräva en skriftlig motivering från stödmottagaren och ta fram ett ändringsbeslut innan utgifter som medför överskridande av enskilda budgetposter med mer än 20 % godkänns. Förvaltningsmyndigheten har svarat att det redan finns en rutin som innebär att behov av budgetförändringar normalt fångas upp och att den miss som begåtts i detta ärende motiverar en översyn av gällande handläggningsrutiner. Revisionsmyndigheten bedömer svaret som tillfredsställande. 5.3 Slutsatser Enligt revisionsmyndighetens revisionsstrategi ska fel anses väsentliga om de, enskilt eller aggregerat, uppgår till 2 % av granskat belopp. Felaktigt redovisat belopp i utgiftsdeklarationerna 5 6 bedöms uppgå till kr. Felprocenten bedöms uppgå till 2,05 %. Den projicerade felprocenten bedöms uppgå till 2,01 % och ligger på gränsvärdet för väsentliga fel när en decimal används. 12

15 SAMORDNING MELLAN REVISIONSORGAN OCH REVISIONSMYNDIGHETENS TILLSYN Brister i förvaltnings- och kontrollsystemet som orsakat så kallade systemfel har inte iakttagits. Sammanställning av revisionsresultat redovisas i tabell i avsnitt 9. 6 Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Programmets förvaltningsmyndighet och attesterande myndighet ligger i Sverige. Det enda organ som ansvarar för resultatet av revisionerna är revisionsmyndigheten som är ansvarig för att utföra all systemrevision. Det finns därför inte något systemrevisionsarbete som ska koordineras, inte heller någon annan instans att utöva tillsyn över. 7 Uppföljning av föregående års revisioner 7.1 Uppföljande systemgranskning av attesterande myndighet (dnr /2012) Bedömning av avgränsning och fördelning av uppgifter inom attesterande myndighet och gentemot förvaltningsmyndigheten (nyckelkrav 1). Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet, till den del denna granskning omfattar, fungerar tillfredsställande med avseende på nyckelkrav 1. Bedömning av om processen för attestering av utgifterna säkerställer att samtliga deklarerade utgifter är stödberättigade (nyckelkrav 3). Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet, till den del denna granskning omfattar, fungerar med avseende på nyckelkrav 3, men att vissa förbättringar behövs Bedömning av om verifieringskedjan är tillfredsställande för attesterande myndighets uppgifter samt räkenskaper i datoriserad form (nyckelkrav 2). Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet, till den del denna granskning omfattar, fungerar med avseende på nyckelkrav 2, men att vissa förbättringar behövs. Bedömning av tillförlitligheten i processen för att föra räkenskaper över belopp som kan återkrävas och för återkrav av felaktiga betalningar (nyckelkrav 4). Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet till den del denna granskning omfattar fungerar med avseende på nyckelkrav 4, men att vissa förbättringar behövs. 13

16 ÖVRIGA UPPGIFTER Den samlade slutsatsen utifrån revisionsmyndighetens granskning av attesterande myndighets arbete med genomförande av programmen visar att förvaltnings- och kontrollsystemet, till den del denna granskning omfattar, fungerar, men att vissa förbättringar behövs. 8 Övriga uppgifter Revisionsmyndighetens sammanfattande bedömning av tillförlitligheten i förvaltnings- och kontrollsystemet vilar på både tidigare genomförda systemrevisioner och revision av insatser. Felprocenten för utgiftsdeklarationerna 5-6 bedöms uppgå till 2,05 %. Den projicerade felprocenten bedöms uppgå till 2,01 %. Den ackumulerade felprocenten bedöms uppgå till 1,51 %. I den uppföljande systemgranskning som rapporterades (dnr /2012) bedömdes förvaltnings- och kontrollsystemet, till den del granskningen omfattade, fungera, men att vissa förbättringar behövs. Revisionsmyndigheten bedömer tillförlitligheten i förvaltnings- och kontrollsystemet som genomsnittlig. Denna bedömning görs bland annat på grundval av de nyckelkrav som tidigare granskats i systemgranskningen. 14

17 TABELL ÖVER DEKLARERADE UTGIFTER OCH REVISION AV URVAL 9 Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval I nedanstående tabell är alla belopp i euro. Omräkningskursen 8,45 har använts, i enlighet med kommissionens officiella omräkningskurs för oktober Fon d ER UF Refer ens (CCInr) CCI 2007 CB 163 PO 016 Progra m Interreg IVA Sverige -Norge Utgifter som deklarerats under referensåret Utgifter under referensåret som ingår i det slumpmässiga urval som varit föremål för revision (1.) (2.) Belo pp , ,92 9, ,8 6 Oegentliga utgifter i det slumpmässiga urvalet - belopp och procentandel (felprocent) (3) Projicerad felnivå i populatio nen % % % Övriga utgifter som varit föremål för revision Belopp % (4) Oegent -liga utgifter i övrigt urval av utgifter - belopp Sammanlagda deklarerade utgifter (kumulativt) 2,05 2,01 ET ET ,55 13,56 Sammanlagda utgifter (kumulativt) som varit föremål för revision, i procent av de sammanlagda deklarerade utgifterna (kumulativt) 1. Utgiftsbelopp som varit föremål för revision 2. Procentandel av utgifter som varit föremål för revision i förhållande till de utgifter som deklarerats till kommissionen under referensåret. 3. Om det slumpmässiga urvalet täcker flera fonder eller program skall uppgifterna gälla hela urvalet 4. Utgifter från det kompletterande urvalet och utgifter för det slumpmässiga urvalet (inte under referensåret) 15

18 VER SYSTEMREVISIONER GENOMFÖRDA UNDER REFERENSPERIODEN 10 Tabell över systemrevisioner genomförda under referensperioden 1. OP (CCI-nr och titel) 2. Revisionsm yndighet 3. Datum för revision 4. Omfattning 5. Sammanfattande iakttagelser och slutsatser 6. Systematiska fel och vidtagna åtgärder (om tillämpligt) 7. Uppskattnin g finansiell påverkan 8. Status follow-up (öppet/stängt) CCI 2007CB163PO 028 ESV Nyckelkrav 1 4 Se kapitel 7.1 Se kapitel 7.1 Ingen Se kapitel 7.1 BILAGA 1 Population characteristics Sample size determination Sample results Projection Non-statistical (equal probabilities) Declared expenditure (DE) in the reference period ,40 Size of the population (number of operations) 105 Sampling unit Projekt Confidence level for sampling of operations 70% Anticipated error rate for reducing planning materiality 0% Materiality level (maximum 2%; set by the regulation) 2% Tolerable error (TE) ,51 Cut off - Number of operations with BV larger than cut-off 0 Book value of operations with BV larger than cut-off 0 Number of operations in the remaining population 105 Book value of the remaining population (BV_s) ,40 Number of remaining operations to be selected in the remaining population (n_s) 10 Sum of errors of operations with BV larger than cut-off 0 Sum of errors of operations in sampling stratum ,86 Sample average error 2 793,59 Projected error ,53 Projected error rate (%) 2,01%

19 TABELL ÖVER SYSTEMREVISIONER GENOMFÖRDA UNDER REFERENSPERIODEN 17

20 ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax ISSN: Stockholm ISBN: