Årlig kontrollrapport 2013 fiskerifonden. Europeiska fiskerifonden (EFF) operativt program för fiskerinäringen i Sverige ESV 2014:17

Transkript

1 Årlig kontrollrapport 2013 fiskerifonden Europeiska fiskerifonden (EFF) operativt program för fiskerinäringen i Sverige ESV 2014:17

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: Dnr: 23/2014 ESV-nr: 2014:17 Copyright: ESV Rapportansvarig: Morgan Wackt

3 FÖRORD Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Morgan Wackt har varit föredragande. Revisor Mustafa Sütcü har biträtt vid föredragningen. Stockholm, den 15 januari 2014 Till: Europeiska kommissionen DG Mare Årlig kontrollrapport enligt Artikel 61.1 e Rådets förordning (EG) nr 1198/2006 och Artikel 44.2 Kommissionens förordning (EG) nr 498/ Operativt program för fiskerinäringen i Sverige SE14FPO001 Kopia: Förvaltningsmyndigheten Attesterande myndighet Övervakningskommittén Internrevisionen vid Jordbruksverket Riksrevisionen Landsbygdsdepartementet 3

4 INNEHÅLL Innehåll Förord Inledning Revisionsperiod och referensperiod Förberedelser Analyser Yttrande Ändringar i förvaltnings- och kontrollsystemen Förändringar av revisionsstrategin Revision av system Genomförda systemrevisioner på förvaltningsmyndigheten Förvaltningsmyndighetens övervakning av de förmedlande organens och fiskeområdenas processer för handläggning av stödärenden Revisionsrapporten expedierades den 12 december Jordbruksverkets handläggarsystem LB-Fisk Revisionsrapporten expedierades den 13 december Förvaltningsmyndighetens process för kontroll- och uppföljning av stödmottagarnas följsamhet till lagen om offentlig upphandling Förvaltningsmyndighetens svar på de expedierade revisionsrapporterna Revision av urval av projekt (insatser) Resultat från revision av projekt Projekt Vi ror åt samma håll - syns vi finns vi Projekt Framtagning av utvecklingsprogram för utveckling av sjöturismen i Haparanda Projekt Tillgängliggörande för trollingfiske Projekt Attityder och normer angående Catch And Release Ej betalda kostnader Information om projektet Projekt Musselodling, brygga, sjöbod, förråd, byta båt Projekt Byte till större båt Slutsatser Felprocent baserat på stödberättigande utgifter Projicerad felprocent Analys Bedömning Samordningen mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Uppföljning av föregående års revisioner Revisionsrapport avseende uppföljningsrevision av lämnade rekommendationer från tre system-granskningar avseende förvaltande myndighet

5 INNEHÅLL Redovisningsprocessen vid förvaltande myndighet, Jordbruksverket Processen för urval och tilldelning vid förvaltande myndighet, Jordbruksverket Förvaltande myndighets handläggning av oriktigheter, återkrav och OLAFrapporteringar Systemgranskning avseende attesterande myndighets uppdrag Övriga uppgifter Grad av försäkran Grad av försäkran från systemrevision Uppföljningsrevision avseende processen för urval och tilldelning Uppföljningsrevision avseende processen för handläggning av oriktigheter, återkrav och OLAF-rapporteringar Uppföljningsrevision avseende attesterande myndighets uppdrag Grad av försäkran från revision av insatser Uppföljning av rekommendationerna i årlig kontrollrapport för Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval Tabell över systemrevisioner genomförda under revisionsperioden

6 INLEDNING 1 Inledning Denna årliga kontrollrapport för Europeiska Fiskerifondens operativa program för fiskerinäringen i Sverige , 2007SE14FPO001, har upprättats i enlighet med artikel 61.1 e rådets förordning (EG) nr 1198/2006 och artikel 44.2 i kommissionens förordning (EG) nr 498/2007. Styrande för arbetet har varit kommissionens vägledningar för revisionens årliga kontrollrapporter och uttalanden 1. I övrigt har god revisionssed beaktats i samband med upprättandet av denna kontrollrapport. Operativt program för fiskerinäringen i Sverige , CCI-nr 2007SE14FPO001, godkändes av kommissionen 19 december 2007 och programmets beskrivning över förvaltnings- och kontrollsystemet godkändes 5 augusti Revisionsperiod och referensperiod Revisionsperioden för systemrevisioner är 1 juli år 2012 till och med 30 juni år För granskning av insatser är referensperioden kalenderåret Granskningarna har skett i enlighet med fastställd revisionsstrategi 2. Tre utgiftsdeklarationer har attesterats under referensperioden, utgiftsdeklaration nummer 6, 7 och 8. Fiskeriverket var förvaltnings- och attesterande myndighet fram till 30 juni Från 1 juli 2011 har Jordbruksverket (SJV) av regeringen tilldelats uppdraget att vara förvaltningsmyndighet och attesterande myndighet. 1.2 Förberedelser Utgångspunkten har varit att följa samtliga punkter i förlagan till bilaga VI till kommissionens förordning (EG) nr 498/2007 samt kommissionens riktlinjer i Guidance note on annual control reports and opinions Analyser 1 Guidance Note on Annual Control Reports and Opinions och Guidance on treatment of errors disclosed in the annual control reports (COCOF EN) 2 Dnr: /2010, version: 4.0/ EFFC/0037/2009-EN (COCOF 09/0004/01-EN) 6

7 ÄNDRINGAR I FÖRVALTNINGS- OCH KONTROLLSYSTEMEN Rapporten sammanfattar resultaten och slutsatserna från de tre systemrevisionerna 4 och de fyra uppföljningsrevisionerna 5 som genomförts i enlighet med revisionsplanen för revisionsperioden 1 juli 2012 till 30 juni Analyser av underlag från revision av insatser innefattar dels en kvalitativ analys av feltyper och tänkbara orsaker t.ex. om det kan avse s.k. systemfel, dels en kvantitativ analys med beräkning av felprocent Yttrande Yttrandet baseras på genomförd analys av revisionsperiodens revision av insatser samt systemrevisioner. Resultat av revisioner som färdigställts efter revisionsperioden har beaktats i yttrandet.. 2 Ändringar i förvaltnings- och kontrollsystemen Uppdatering av beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet 7 skedde vid ett tillfälle och skickades till kommissionen i januari Uppdateringen föranledes av att arbetet med utbetalningarna av EU-stöden på Jordbruksverket har omorganiserats och ett nytt IT-system för handläggningen (LB-Fisk) har införts. 4 (1) Revisionsrapport avseende systemgranskning av förvaltande myndighets övervakning av de förmedlande organens och fiskeområdenas processer för handläggning av stödärenden. Dnr: /2013. (2) Revisionsrapport avseende systemgranskning avseende Jordbruksverkets handläggarsystem LB- fisk. Dnr: /2013. (3) Revisionsrapport avseende systemgranskning för förvaltande myndighets process för kontrolloch uppföljning av stödmottagarnas följsamhet till lagen om offentlig upphandling. Dnr: / (1) Uppföljning av: Revisionsrapport avseende systemgranskning redovisningsprocessen vid förvaltande myndighet (Dnr /2012). Diarienummer på uppföljngsrapporten: /2013 (2) Uppföljning av: Revisionsrapport avseende systemgranskning processen urval och tilldelning vid förvaltande myndighet (Dnr /2012). Diarienummer på uppföljngsrapporten: /2013 (3) Uppföljning av: Revisionsrapport avseende Jordbruksverkets handläggning av oriktigheter, återkrav och OLAF-rapporteringar. (Dnr /2012). Diarienummer på uppföljngsrapporten: /2013 (4) Uppföljning av: Revisionsrapport avseende Jordbruksverket, attesterande myndighets, uppdrag. (Dnr /2012). Diarienummer på uppföljngsrapporten: / Guidance on treatment of errors disclosed in the annual control report, COCOF_ EN. 7 Jordbruksverkets Dnr /2012 7

8 FÖRÄNDRINGAR AV REVISIONSSTRATEGIN Revisionsmyndigheten bedömer att omorganisationen inte påverkar förvaltningsmyndighetens och attesterande myndighets möjligheter att genomföra sina uppdrag som det är beskrivet i artikel 59 respektive 60 i rådets förordning (EG) nr 1198/2006. Inga övriga ändringar har skett under den nu rapporterade perioden. 3 Förändringar av revisionsstrategin Inga förändringar av strategin har skett under revisionsåret. Revisionsstrategin uppdaterades med den indikativa revisionsplanen för revisionsperioden 1 juli 2012 till den 30 juni Revision av system Revisionsmyndigheten har genomfört tre systemrevisioner och fyra uppföljningsrevisioner i enlighet med revisionsplanen för revisionsåret 1 juli 2012 till 30 juni Rapporterna fastställdes efter revisionsperiodens utgång men innan fastställande av denna rapport och yttrandet. Inga andra organ har genomfört revisioner under revisionsmyndighetens ledning och inga begränsningar för revisionernas genomförande har förekommit. 4.1 Genomförda systemrevisioner på förvaltningsmyndigheten Följande systemrevisioner har genomförts: Revisionsrapport avseende systemgranskning av förvaltningsmyndighetens övervakning av de förmedlande organens och fiskeområdenas processer för handläggning av stödärenden 8. Expedierad 12 december Dnr /2013 8

9 REVISION AV SYSTEM Revisionsrapport avseende systemgranskning avseende Jordbruksverkets handläggarsystem LB-fisk 9. Expedierad 13 december Revisionsrapport avseende systemgranskning för förvaltningsmyndighetens process för kontroll- och uppföljning av stödmottagarnas följsamhet till lagen om offentlig upphandling 10. Expedierad 11 december Grunden för urval av revisioner framgår av revisionsstrategin 11 och baseras på därtill hörande riskanalys. Riskanalysen underhålls kontinuerligt och har senast uppdaterats med den indikativa revisionsplanen för revisionsperioden 1 juli 2012 till den 30 juni Riskanalysen är upprättad för det specifika programmet, de organisationer som ansvarar för detta samt baserad på de förordningar som är tillämpliga för programmet. Revisionsmyndighetens riskanalys har varit underlag till revisionsplanen för systemrevisionerna under revisionsåret. Metodiken för riskanalys är beskriven i revisionsstrategin. Revisionsmyndigheten kan endast redogöra för de delprocesser som har reviderats och resultatet redogörs för nedan. Förvaltningsmyndighetens planerade åtgärder med anledning av revisionsmyndighetens rekommendationer har tidigare kommunicerats med kommissionen i samband med delgivning av revisionsrapporterna och det redogörs därför inte för det i denna rapport. Revisionsmyndigheten bedömer att de åtgärder som planeras till stora delar kommer att leda till att rekommendationerna implementeras på ett effektivt sätt Förvaltningsmyndighetens övervakning av de förmedlande organens och fiskeområdenas processer för handläggning av stödärenden 12. Revisionsrapporten expedierades den 12 december Dnr /2013 Dnr / Dnr / Dnr /2013 9

10 REVISION AV SYSTEM Syftet med granskningen är att bedöma förvaltningsmyndighetens process för övervakning av de förmedlande organens och fiskeområdenas handläggning av stödärenden. Nyckelkrav 1, bedömningskriterium 1 och 2: Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner mellan och inom förvaltningsmyndighet /förmedlande organ Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att slutföra sitt arbete med att ta fram och fastställa rutiner om hur myndigheten ska säkerställa kvaliteten avseende handläggningen hos länsstyrelserna och fiskeområdesgrupperna. förtydliga för handläggarna på länsstyrelserna och förvaltningsmyndigheten vem som har ansvaret för att handlägga fiskeområdesgruppernas ansökan om stöd till administrativa kostnader. Revisionsmyndigheten bedömer att bedömningskriterium 1 och 2 fungerar men vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 2, bedömningskriterium 4, 5 och 6: Tillräckliga förfaranden för urval av insatser Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att tillse att rutiner efterlevs, för hur man ska hantera ansökningar, där FOG föreslår avslag på ansökan om stöd. Utarbeta rutiner för hantering av överklagande av beslut om stöd. Revisionsmyndigheten bedömer att bedömningskriterium 4, 5 och 6 fungerar men vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 3, bedömningskriterium 7 och 9: Tillräcklig information och strategi för att ge vägledning åt stödmottagare Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att överväga åtgärder, för att enhetliggöra och vidareutveckla men även säkerställa kvaliteten på handläggningen hos länsstyrelserna och fiskeområdesgrupperna för att tillgodose de krav som ställs för att genomföra och avsluta operativa programmet. 10

11 REVISION AV SYSTEM förtydliga upprättade rutiner och vara stöd för fiskeområdesgrupperna för hur och var stödsökandes dokument ska arkiveras för att upprätthålla en tillfredställande verifieringskedja. Revisionsmyndigheten bedömer att bedömningskriterium 7 och 9 fungerar men vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 4, bedömningskriterium 12 och 14: Tillräckliga förvaltningskontroller Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att genomföra uppföljning av hur rutinerna för handläggning av ansökningar om stöd och utbetalning efterlevs hos fiskeområdesgrupperna. Ett sätt för förvaltningsmyndigheten att informera sig är genom att ta stickprov på ett antal projekt. i de fall läges- och/eller uppföljningsrapporter inte är med som bilagor till ansökan om utbetalning, så bör dessa undertecknas och dateras av stödmottagaren. Revisionsmyndigheten bedömer att bedömningskriterium 12 och 14 fungerar men vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 5, bedömningskriterium 17, 18 och 20: Tillfredställande verifieringskedja Se ovan under nyckelkav 1, nyckelkrav 2, nyckelkrav 3 och nyckelkrav 4 för rekommendationer. Revisionsmyndigheten bedömer att bedömningskriterium 17, 18 och 20 fungerar men vissa förbättringar behövs. Samlad bedömning av nyckelkraven: Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltningsmyndighetens process för att säkerställa en tillfredställande verifieringskedja fungerar men vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 6, bedömningskriterium 21: Tillförlitliga system för redovisning, övervakning och finansiell rapportering i datoriserad form. Revisionsmyndigheten bedömer att bedömningskriterium 21 fungerar tillfredställande. 11

12 REVISION AV SYSTEM Samlad bedömning av den granskade processen: Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltningsmyndighetens övervakning av de förmedlande organens och fiskeområdenas processer för handläggning av stödärenden fungerar, men att viss förbättring behövs Jordbruksverkets handläggarsystem LB-Fisk 13. Revisionsrapporten expedierades den 13 december Syftet med granskningen är att bedöma ändamålsenligheten i förvaltningsmyndighetens process för behörighetshantering och hur de olika rollerna är bestämda och fördelade ( separation of duties ). Nyckelkrav 6, bedömningskriterium 21: Tillförlitliga system för redovisning, övervakning och finansiell rapportering i datoriserad form. Revisionsmyndigheten bedömer att bedömningskriterium 21 fungerar tillfredställande. Samlad bedömning av den granskade processen: Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltningsmyndigheten process för säkerställande av att kraven i bedömningskriterium 21 efterlevs fungerar tillfredställande. Revisionsmyndigheten bedömer att delprocessen fungerar tillfredställande Förvaltningsmyndighetens process för kontroll- och uppföljning av stödmottagarnas följsamhet till lagen om offentlig upphandling 14. Rapporten expedierades den 11 december Revisionsmålet är att granska om förvaltningsmyndigheten, Jordbruksverket, har processer som säkerställer att upphandlande myndigheter 15 följer Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 13 Dnr / Dnr / Upphandlande myndigheter är enligt 2 kap. 19 LOU statliga- och kommunala myndigheter. Offentligt styrda organ jämställs med upphandlande myndigheter om vissa rekvisit är uppfyllda. 12

13 REVISION AV SYSTEM Nyckelkrav 1, bedömningskriterium 1 och 2: Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner mellan och inom förvaltningsmyndigheten / förmedlande organ Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att upprätta rutiner för övervaking av att de förmedlande organen genomför sina arbetsuppgifter avseende upphandlingsärenden enhetligt, effektivt och med tillfredställande kvalité. Revisionsmyndigheten bedömer att bedömningskriterium 1 och 2 fungerar men vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 3, bedömningskriterium 7, 8 och 9: Tillräcklig information och strategi för att ge vägledning åt stödmottagare Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att hålla periodvisa erfarenhetsmöten med förmedlande organ, exempelvis två gånger per år där man bl. a. går genom tillämpliga kontrollistor och IT-systemet LB- Fisk. Revisionsmyndigheten bedömer att bedömningskriterium 7 fungerar men vissa förbättringar behövs. Revisionsmyndigheten bedömer att bedömningskriterium 8 och 9 fungerar tillfredställande. Samlad bedömning av nyckelkrav 3: Fungerar men vissa förbättringar behövs Nyckelkrav 4, bedömningskriterium 10 till 16: Tillräckliga förvaltningskontroller Ansökan om stöd Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att se över checklistan för kontroll av om sökande är upphandlingsskyldig inom Europeiska fiskeriprogrammet för organisationen som söker stöd., så att syftet med checklistan och frågorna är i paritet med varandra. fatta ett formellt beslut om begränsningen av kontrollerna av upphandlingsskyldighet till projektet och dokumentera grunderna för beslutet där riskerna och fördelarna framgår. 13

14 REVISION AV SYSTEM i kontrollpunkt 100 (CHP-100) 16 avseende offentlig upphandling utveckla vad som menas med formuleringen: Innefattar relevanta delar av stödmottagarens upphandlingsskyldighet, så att målgruppen för CHP-100 får kunskap om vad som avses. Ansökan om utbetalning Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att se över CHP i förenklingssyfte, så att dess innehåll blir mer tydlig och tillgänglig. ordna utbildningsinsatser för handläggande personal avseende handläggning av upphandlingsärenden. På platsen kontroller Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att genomföra på platsen kontroller hos de förmedlande organen för att säkerställa att förvaltningsmyndigheten kan förlita sig på de förmedlande organens abete. Bedömning av nyckelkrav 4 - bedömninskriterium 10 Fungerar men vissa förbättringar behövs - bedömningskriterium 12: Fungerar tillfredställande - bedömningskriterium 13: Fungerar delvis, väsentliga förbättringar behövs - bedömninskriterium 14: Fungerar tillfredställande - bedömningskriterium 15: Metoden för urvalet av insatser för på platsen kontroller är reglerat i 23 SJVFS. Bedömningskriteriet har därför inte bedömts. - Bedömningskriterium 16: Avgränsning av revisionen har skett gentemot planerad omfattning i revisionsplanen: Granskning har inte skett av förvaltningsmyndighetens rutiner att delge attesterande myndighet information om de kontroller som skett av stödmottagarnas följsamhet till upphandlingsregelverket. Därmed sker ingen bedömning av kriterium 16. Samlad bedömning av nyckelkrav 4: Fungerar, men vissa förbättringar behövs 16 CHP-100 är en intern anvisning till stöd för handläggaren i bedömningen om stödsökande organisation är skyldig att följa LOU. 17 CHP-106 är en intern anvisning för kontroll av att stödsökande, som ansökt om utbetalning av stöd, har följsamhet till LOU. Dokumentet innehåller anvisningar om hur eventuellt avdrag för bristfällig genomförd upphandling ska beräknas 14

15 REVISION AV URVAL AV PROJEKT (INSATSER) Nyckelkrav 5, bedömningskriterium 18 och 20: Tillfredställande verifieringskedja Revisionsmyndigheten bedömer att bedömningskriterium 18 och 20 fungerar tillfredställande. Samlad bedömning av den granskade processen:: Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltningsmyndighetens kontroller av följsamheten till upphandlingsregelverket fungerar, men vissa förbättringar behövs Förvaltningsmyndighetens svar på de expedierade revisionsrapporterna Förvaltningsmyndigheten har återkommit till revisionsmyndigheten med svar på rekommendationerna för samtliga rapporter ovan. Revisionsmyndigheten bedömer att de åtgärder som planeras att vidtas till stora delar kommer att leda till att rekommendationerna implementeras på ett effektivt sätt. Revisionsmyndigheten har inte genomfört någon uppföljande granskning för att bekräfta att de föreslagna åtgärderna har genomförts. Därför bedöms samtliga iakttagelser och slutsatser som öppna i dessa fall. (Se tabell 10). 5 Revision av urval av projekt (insatser) Revisionsmyndigheten är ansvarig för genomförande av revision av insatser utifrån revisionsstrategin. Endast revisionsmyndigheten har genomfört revisioner av insatser. Revisionsmyndigheten har tillämpat sin fastställda urvalsmetod. Alla projekt som är lika stora eller större än toleransnivån har granskats. Därefter har slumpmässigt icke statistiskt urval tillämpats på den kvarvarande delen av populationen. Anledningen till att icke statistisk urvalsmetod tillämpats var att populationen understeg 800 utbetalningstransaktioner 18. Urvalet har skett på rekvisitionsnivå (utbetalningstransaktion). Iakttagna fel har dokumenterats och analyserats i kronor (SEK). 18 Urvalet har gjorts i enlighet med kommissionens riktlinje: Guidance note on sampling methods for audit authorities, COCOF 08/0021/02-EN. 15

16 REVISION AV URVAL AV PROJEKT (INSATSER) Utgiftsdeklaration omgång 6, 7 och 8 har inför revisionsmyndighetens uttag av ett urval lagts ihop till en population. Antal transaktioner i populationen uppgår till 246 stycken. Revisionsmyndigheten har använt sig av ACL 19 för att få fram ett urval att granska. Antal utbetalningar att granska uppgår till 34 utbetalningar (32 projekt). 5.1 Resultat från revision av projekt Deklarerat belopp uppgår till kronor och urval att granska uppgår till kronor. Hela urvalet har granskats (100%). Granskningsandelen av deklarerat belopp uppgår till 62,23% ( / ) 21. I urvalet uppgår EFF-medel till kronor. Av urvalet på 32 projekt har revisionsmyndigheten iakttagit att utbetalning har skett för ej stödberättigande utgifter till sex projekt enligt nedan. 5.2 Projekt Vi ror åt samma håll - syns vi finns vi 22 I ansökan om utbetalning redovisas faktura från Lantbrukarnas ekonomi för annonskostnader om kronor, verifikation nummer 33. Annonsen saknar upplysning om att projektet medfinansieras av EFF. Revisionsmyndigheten bedömer att utgifter för kronor inte uppfyller kraven på informationsåtgärder enligt artikel 33.1 i kommissionens förordning (EG) nr 498/2007. Utgiften är därför inte stödberättigande. Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltningsmyndigheten säkerställer att kommande utgiftsdeklaration reduceras med kronor för ej stödberättigande utgifter. Attesterande myndighet har reducerat utgiftsdeklarationen med rekommenderat belopp. 19 Program för analys av data Euro För sammanställning, se tabell 9, nedan. 22 Dnr /

17 REVISION AV URVAL AV PROJEKT (INSATSER) 5.3 Projekt Framtagning av utvecklingsprogram för utveckling av sjöturismen i Haparanda. 23 Vid på platsen besök hos stödmottagaren iakttog revisionsmyndigheten att originalfaktura nummer från SWECO avseende konsultkostnader kronor exklusive moms saknas. Eftersom stödmottagaren inte har sparat originalfakturor rörande stödinsatsen i enlighet med 29 a i Jordbruksverkets författningssamling (2011:33) kunde inte revisionsmyndigheten verifiera utgiften kronor. Verifieringskedjan bedöms som icke tillfredställande i enlighet med kraven i punkt a) artikel 41 i kommissionens förordning (EG) nr 498/2007. Utgifterna är därför ej stödberättigande. Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltningsmyndigheten säkerställer att kommande utgiftsdeklaration reduceras med kronor för ej stödberättigande utgifter. Attesterande myndighet har reducerat utgiftsdeklarationen med rekommenderat belopp. 5.4 Projekt Tillgängliggörande för trollingfiske 24. I ansökan om stöd anges att projektet skall tillgängliggöra sjön Puostijärvi för båtfiske genom att bygga en sjösättningsramp med brygga för enkel ombordstigning och planera marken så att bil med båtsläp kan backa ned. I ansökan anges även att trollingfiske i Puostijärvi har stor potential att locka fisketurister från ett större område. Beslutande myndighet bedömer att projektet stärker fiskeområdets konkurrenskraft, stödjer turismrelaterad infrastruktur, bidrar till nya företag inom fisketurism och nya arbetstillfällen inom fisketurism. Revisionsmyndigheten har vid besök på plats iakttagit att kostnader för isolerskivor, 1 487,50 kronor, som ej använts eller behövts för projektet har redovisats och godkänts. Sökande delar revisionsmyndighetens bedömning. Revisionsmyndigheten iakttar vidare vid besöket på plats att projektet inte är marknadsförd på något sätt som kunnat dokumenteras, vilket sökande medger. Revisionsmyndigheten noterar också att det saknas information, exempelvis skylt, som informerar om att projektet är medfinansierat av EFF. 23 Dnr / Dnr /

18 REVISION AV URVAL AV PROJEKT (INSATSER) Ett projekt som syftar till stärkande av konkurrenskraft och stöd för turismverksamhet men som inte marknadsförs är enligt revisionsmyndighetens bedömning inte ändamålsenlig. Anläggningen har inte heller gjorts tillgänglig för potentiella brukare. Insatsen uppfyller därför inte tillämpliga krav på ändamålsenlighet, som det bestäms i artikel 42 i kommissionens förordning (EG) nr 498/2007, för stärkande av konkurrenskraft eller infrastruktur för småskaligt fiske och turism. Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltningsmyndigheten säkerställer att kommande utgiftsdeklaration reduceras med kronor för ej stödberättigande utgifter. Attesterande myndighet har reducerat utgiftsdeklarationen med rekommenderat belopp. 5.5 Projekt Attityder och normer angående Catch And Release. 25 Ej betalda kostnader I enlighet med punkt 2 b) till artikel 42 i kommissionens förordning (EG) nr 498/2007 ska deklarerade utgifter överrensstämma med räkenskaper och verifikationer. Ansökan om utbetalning upptar resekostnader till ett belopp om 4 136,00 kronor (Bil.nr 1:8 i ansökan om utbetalning). Underlaget består av en reseräkning som visar ett belopp om 4 089,42 kronor. Revisionsmyndighetens bedömning är att skillnaden på 46,58 kronor inte utgör en stödberättigande kostnad och bör utgå ur rekvisitionsunderlaget till kommissionen. Information om projektet I enlighet med artikel 32.1 i kommissionens förordning (EG) nr 498/2007 ska stödmottagaren informera allmänheten om det stöd som erhållits från EFF. Vidare framgår av punkt 4 att när så är lämpligt skall stödmottagaren se till att de som deltar i ett projekt som medfinansierats av EFF har informerats om detta. Av alla handlingar, även deltagarbevis eller andra intyg, som gäller en sådan insats skall det framgå att projektet har medfinansierats av EFF. I beslutet om ekonomiskt stöd uppges under särskilda villkor att de personer som på något sätt deltar inom projektet ska informeras om att projektet medfinansieras av EFF. 25 Dnr /

19 REVISION AV URVAL AV PROJEKT (INSATSER) Projektet har genomfört en brevundersökning. Av utskickat material (enkäten) anges inte att projektet har erhållit stöd från EFF. De kostnader som kan hänföras till enkäten specificeras i nedanstående tabell. Faktura Spec av kostnaderna Belopp Larssons Co:s Tryckeri Undersökningsformulär, adressering, kr AB följebrev, kuvert mm Larssons Co:s Tryckeri Förvarningskort kr AB Summa kr Revisionsmyndigheten bedömer att projektet inte har uppfyllt kravet att informera allmänheten. Projektet har inte heller uppfyllt de särskilt uppgivna villkor angivna i beslutet om stöd, att informera de personer som på något sätt deltar inom projektet att det medfinansieras av EFF. Kostnaderna kronor för enkäten är därför inte stödberättigade. De sammanlagda ej stödberättigande utgifterna bedöms uppgå till ,58 kronor (= ,58). Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltningsmyndigheten säkerställer att kommande utgiftsdeklaration reduceras med ,58 kronor för ej stödberättigande utgifter. Attesterande myndighet har reducerat utgiftsdeklarationen med rekommenderat belopp. 5.6 Projekt Musselodling, brygga, sjöbod, förråd, byta båt. 26 Bryggor: Faktura för kostnad för bryggor om kronor har inte kunnat förevisas revisionsmyndigheten. Då kostnader för bryggor ej är styrkta bedöms kostnaden vara ej stödberättigade. Förråd: Fakturor för byggnation av förrådet (bod) gäller byggnation på två andra fastigheter (tomter) än den fastighet (tomt) som avses i beslutet om stöd. 26 Dnr /

20 REVISION AV URVAL AV PROJEKT (INSATSER) Förrådet som förevisades revisionsmyndigheten vid på platsen besök synes nyttjas till annat än för förråd i musselodlingsverksamhet. Bodens grundläggning består av lättklinkerblock under knutar på en naturligt plan yta. Boden ger intryck av att vara äldre än från 2 januari 2012 då huvuddelen av byggnadsarbetena fakturerades. Bergkross De ca 116 ton bergkross, motsvarande ca 60 m3 packad bergkross, som skall ha utgjort grundläggning kan ej återfinnas under den förevisade boden. Sammanfattning Då bodens användning huvudsakligen inte är för musselodling och då det är oklart vilken byggnad de i ansökan bifogade fakturorna gäller bedöms kostnaderna för byggnadsarbeten och material ej vara stödberättigade. Då bergkrosset ej kan återfinnas eller redogöras för bedöms kostnaderna ej vara stödberättigade. Sammanställning av ej stödberättigade kostnader i SEK: Bergkross Byggnadsarbeten och material för förråd Bryggor / Skyddsdukar Summa De ej stödberättigande utgifterna bedöms sammanlagt uppgå till kronor. Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltningsmyndigheten säkerställer att kommande utgiftsdeklaration reduceras med kronor för ej stödberättigande utgifter. 5.7 Projekt Byte till större båt. 27 Sökanden uppger i ansökan om stöd för vattenbruk och utrustning i fiskehamnar att han skall byta till en större båt till vilken han skall flytta över sin kran. Beslutsmyndigheten har den 10 december 2008 beviljat stöd från EFF för produktiva investeringar i vattenbruk till en arbetsbåt med kran och vinsch 27 Dnr /

21 REVISION AV URVAL AV PROJEKT (INSATSER) Vid revisionsmyndighetens besök på plats den 29 augusti 2013 informerar stödmottagaren om att båten dels används i ostronodling dels i annan verksamhet så som transport av turister och att båten är väl anpassad för denna verksamhet genom sin storlek, inredning och utrustning. Revisionsmyndigheten konstaterar att anpassningarna av investeringen för transport av turister utgör en betydande del av investeringen utan nytta för vattenbruket. Revisionsmyndigheten noterar att det saknas utredning om insatsens ändamålsenlighet, syfte eller mål inför beslut om stöd eller beslut om utbetalning. Revisionsmyndigheten bedömer att insatsen inte uppfyller urvalskriterierna för det operativa programmet och är därför inte stödberättigad. Attesterande myndighet har reducerat utgiftsdeklarationen med rekommenderat belopp. 5.8 Slutsatser Det totala finansiella felet uppgår till kronor och motsvarande Euro. Antalet finansiella fel är sex stycken, varav ett ärende svarar för kronor av det finansiella felet (93%). Revisionsmyndigheten har rekommenderat förvaltningsmyndigheten att säkerställa att kommande utgiftsdeklaration reduceras med kronor för ej stödberättigande utgifter varav EFF medel kronor. Revisionsmyndigheten konstaterar att attesterande myndighet har reducerat ovan nämnda belopp vid efterkommande utgiftsdeklaration. Vid tidpunkten för genomförande av urval var kommissionen nya riktlinje ej fastställd, varför revisionsmyndigheten gjorde ett slumpmässigt icke statistiskt urval Felprocent baserat på stödberättigande utgifter Vid beräkning av faktisk felprocent på stödberättigande utgifter uppgår den till 2,50% för kronor och 2,62% för Euro Projicerad felprocent Vid tillämpning av kommissionens mall för beräkning av felprocent uppgår felet till 15,29%. Revisionsmyndighetens konstaterar att tillämpning av 21

22 REVISION AV URVAL AV PROJEKT (INSATSER) modellen inte är förenlig när ett slumpmässigt icke statistiskt urval har tillämpats Analys Felprocenten ryms inom toleransnivån när det gäller EU-finansieringen 2,01% vid beräkning i kronor medan den understiger gränsen vid beräkning i Euro 1,93%.. Den projicerade felprocenten 28 15,29% överskrider kraftigt faktiskt beräknad felprocent. Felbeloppet projiceras till kronor. Revisionsmyndigheten noterar vid tillämpning av modellen att den utgår från att genomsnittsfelet, vilket till övervägande del förklaras av ett projekt, ska multipliceras med antalet icke granskade enheter i populationen. Anledningen är att modellen utgår ifrån lika sannolikhet. Detta innebär att genomsnittsfelet ,21 kronor multipliceras med 236 enheter (utbetalningar) 29, vilket ger ett projicerat felbelopp på kronor. Modellens konstruktion med antagandet om lika sannolikhet för att genomsnittlig fel kronor även förekommer i transaktioner där stödberättigande utgifter understiger kronor är inte rimlig. I den icke granskade delen av populationen finns 105 transaktioner där utbetalningen understiger kronor, det lägsta beloppet är 690 kronor och det högsta är kronor Bedömning Vid en sammantagen bedömning utifrån risk för fondens medel så bedömer revisionsmyndigheten risken som låg, då beräkningen visar att felprocenten baserat på EU-medel ryms inom toleransnivån. 28 Se bifogad bilaga 29 Antal utbetalningar i populationen uppgår till 246 stycken. I strata 1 finns 10 utbetalningar som är lika eller större än 2% av materiellt belopp. Alla 10 utbetalningar i strata 1 har granskats och inga fel har iakttagits. Strata 2 innehåller 236 utbetalningar varav 24 föll ut slumpmässigt (10%) i urvalet att granska. I kommissionens modell multipliceras genomsnittsfelet med totala antalet ej granskade utbetalningar i strata 2 med därefter addering av faktisk fel kronor ((212 stycken * ,21) ). 22

23 SAMORDNINGEN MELLAN REVISIONSORGAN OCH REVISIONSMYNDIGHETENS TILLSYN Revisionsmyndigheten bedömer den projicerade felprocenten om 15,29 som ej representativ för populationen och inte heller på något sätt rimlig. Det finns heller inget som talar för att det finns en mängd stora finansiella fel i populationen. Revisionsmyndigheten anser sig ha god grund för sin uppfattning om kvaliteten i populationen då 62% har granskats. Revisionsmyndighetens ställer sig inte bakom nivån på den projicerade felprocenten. Brister i förvaltnings- och kontrollsystemet som orsakat sk system fel har inte iakttagits. 6 Samordningen mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Se avsnitt 1 7 Uppföljning av föregående års revisioner 7.1 Revisionsrapport avseende uppföljningsrevision av lämnade rekommendationer från tre systemgranskningar avseende förvaltande myndighet Uppföljningsrapporten expedierades den 11 december Målet har varit att följa upp genomförda åtgärder till rekommendationerna i de tre systemrevisioner som genomfördes 2012: /2012, Processen för rättvisande redovisning vid förvaltande myndighet EFF /2012, Ansökningsprocessen - EFF /2012, Oriktigheter, återkrav och OLAF-rapportering EFF 30 Dnr /

24 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER Redovisningsprocessen vid förvaltande myndighet, Jordbruksverket 31. Rapporten är expedierad den 31 augusti Revisionens mål har varit att bedöma den interna styrningen och kontrollen i redovisningsprocessen vid förvaltningsmyndigheten. Nyckelkrav 1, bedömningskriterium 2: Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner mellan och inom förvaltningsmyndigheten / förmedlande organ Förvaltningsmyndigheten rekommenderades att Överväga en organisatorisk förändring och tillse att alla uppgifter som ligger inom förvaltningsmyndighetens ansvar också genomförs i egen regi, t.ex. beslut om utbetalning, ett alternativ till detta är att inrätta kompenserande kontrollåtgärder. Uppföljning: Från och med den 1 september 2012 finns en ny organisation på Jordbruksverket där en utbetalningsfunktion har skapats. Med denna omorganisation har ansvaret för beslut om utbetalning flyttats från utbetalningsenheten på stödavdelningen till miljöersättningsenheten på landsbygdsavdelningen. Det innebär att den nu finns inom förvaltningsmyndighetens ansvar. Nyckelkrav 1 bedöms, till de delar som avser rekommendationen, fungera tillfredställande. Förvaltningsmyndigheten rekommenderades att Fastställa en rutin för avstämning mellan Stöd 3 och ekonomisystemet i syfte att själva säkerställa en intakt verifieringskedja innan underlag till utgiftsdeklaration överlämnas till attesterande myndighet. Uppföljning: Förvaltningsmyndigheten har stämt av uppgifter mellan handläggningssystemen Stöd3 och LB-Fisk och ekonomisystemet Agresso med hjälp av ett utkast till rutinbeskrivning. Rekommendationen är öppen. 31 Dnr /

25 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER Ny rekommendation: Rutinbeskrivningen för att stämma av uppgifter mellan handläggningssystemen och ekonomisystemet behöver beslutas formellt. Nyckelkrav 1 bedöms, till de delar som avser rekommendationen, fungera tillfredställande. Samlad bedömning av den granskade processen:: Revisionsmyndigheten bedömer, baserat på nyckelkraven ovan, att processen för redovisning fungerar tillfredställande Processen för urval och tilldelning vid förvaltande myndighet, Jordbruksverket 32. Revisionsrapporten expedierades den 5 november Revisionens mål har varit att bedöma processen för urval och tilldelning vid förvaltningsmyndigheten, Jordbruksverket, i enlighet med kraven i artikel 57 och 59 i rådets förordning (EG) 1198/2006 och artikel 39 i kommissionens förordning (EG) 498/2007. Nyckelkrav 1: Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner mellan och inom förvaltningsmyndigheten Förvaltningsmyndigheten rekommenderades att Formellt besluta om delegation där det framgår vilket ansvar och befogenheter som tilldelats till enhetschefen på fiskerienheten. Förtydliga och fastställa besluts- och arbetsordning och till vem beslutanderätten delegerats. Fastställa i besluts- och arbetsordningen vem som är behörig att lägga in eller ändra stödmottagarens grunduppgifter i systemet KUND. Formellt fastställa handläggningsrutiner som ska gälla vid handläggning av Europeiska fiskerifonden fr. o. m. 1 juli Fastställa uppdaterade checklistor. Uppföljning: Alla rekommendationer ovan är genomförda. Nyckelkrav 1 bedöms fungera tillfredställande. Nyckelkrav 2: Tillräckliga förfaranden för urval av insatser Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att Fastställa handläggningsrutiner och upprätta delegationsordning där det framgår vem som har beslutanderätten. 32 Dnr /

26 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER Dokumentera bedömningar som ligger till grund för beslut om stöd. Upparbeta rutiner för hur man ska vikta ansökningar vid beredning. Upprätta protokoll, där skälen för bifall/avslag anges och motiveras. Se över handläggningsrutinerna vid bedömning av ansökningar som tidigare bedömts som ej stödberättigande, för att säkerställa likvärdig bedömning av ansökningar under hela programperioden. Uppföljning: Alla rekommendationer ovan är genomförda. Nyckelkrav 2 bedöms, till de delar som avser rekommendationerna, fungera tillfredställande. Förvaltningsmyndigheten rekommenderades att Offentliggöra insatsernas beteckning på Jordbruksverkets hemsida Uppföljning: Förvaltningsmyndigheten har inte offentliggjort insatsernas beteckning på stöden på Jordbruksverkets webbplats. Ingen uppdaterad lista är heller publicerad under året. Rekommendationen är öppen. Ny rekommendation: Offentliggör insatsernas beteckning på stöden på Jordbruksverkets webbplats och publicera nya uppgifter. Nyckelkrav 2 bedöms, till de delar som avser rekommendationen, fungera, men vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 5: Tillfredställande verifieringskedja Samma rekommendationer som nyckelkrav 2. Nyckelkrav 5 bedöms, till de delar som avser rekommendationerna, fungera tillfredställande. Samlad bedömning av den granskade processen: Revisionsmyndigheten bedömer, baserat på nyckelkraven ovan, att processen för programplanering samt urval och tilldelning fungerar tillfredställande. 26

27 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER Förvaltande myndighets handläggning av oriktigheter, återkrav och OLAF-rapporteringar 33. Revisionsrapporten expedierades den 14 december Revisionens mål har varit att kunna bedöma om det finns ändamålsenliga rutiner för Jordbruksverkets genomförande av programmet i enlighet med kraven i förordning (EG) nr 1198/2006, artikel 57 och 59, dvs. om förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillräckligt effektivt med avseende på förvaltningsmyndighetens handläggning av oriktigheter, återkrav och OLAF-rapportering. Nyckelkrav 1: Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner mellan och inom förvaltningsmyndigheten Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att Uppdatera och fastställa en rutinbeskrivning som minst omfattar de områden som behandlas i Fiskeriverkets handläggningsrutiner, samt att färdigställa och fastställa rutiner för besvarande av rapporter. Uppföljning: Rekommendationen ovan är genomförd. Nyckelkrav 1 bedöms, till de delar som avser rekommendationen, fungera tillfredställande. Nyckel krav 4: Tillräckliga förvaltningskontroller, bedömningskriterium 10 och Nyckelkrav 7: Nödvändiga förebyggande och korrigerande åtgärder när systembetingade fel upptäckts av revisionsmyndigheten, bedömningskriterium 22 Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att När beslut om att ej utbetala i enlighet med SFS 1994:1716, 6 kapitlet, 3b fattas, bör det av beslutet eller av annan handling framgår att det har föregåtts av ett beslut om återkrav. Vidare bör av beslutet tydligt framgå vilken del av beslutet som kan överklagas. 33 Dnr /

28 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER När oriktigt belopp överstiger rapporteringsgräns till OLAF, bör av handlingar i ärendet framgå antingen att anmälan gjorts, eller varför anmälan inte gjorts. Upprätta beslut om återkrav i enlighet med regelverket. Gå igenom tillgängliga uppgifter om ej stödberättigade utgifter för program-perioden och anmäl de ärenden som enligt regelverket ska anmälas till OLAF. Uppföljning: Alla rekommendationer ovan är genomförda. Nyckelkrav 4 och 7 bedömningskriterium 22 bedöms, till de delar som avser rekommendationerna, fungera tillfredställande. Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att Utveckla och förtydliga rutinbeskrivningen så att det tydligt framgår vem som beslutar om OLAF-anmälningar. I rutinbeskrivningen bör ingå hur förvaltningsmyndigheten försäkrar sig att allt som ska anmälas också anmäls. Uppföljning: Det saknas rutiner för beslutsfattande om OLAF-rapportering. Ärenden kommer att tas upp till diskussion på de veckovisa avstämningsmötena, men därefter finns ingen rutin för formellt beslutsfattande. Ny rekommendation: Utveckla och besluta en rutinbeskrivning så att det tydligt framgår vem som beslutar om OLAF-anmälningar. Nyckelkrav 4 och 7 bedömningskriterium 22 bedöms, till de delar som avser rekommendationen, fungera, men vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 7: Nödvändiga förebyggande och korrigerande åtgärder när systembetingade fel upptäckts av revisionsmyndigheten, bedömningskriterium 23 Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att Utveckla rutiner för kvalitetssäkring och överblick av information avseende oriktigheter, återkrav (inklusive återkrav som regleras genom avdrag på senare utbetalning) och OLAF-anmälningar. I rutinerna bör ingå bevakning av ännu ej beslutade återkrav. Uppföljning: Flera åtgärder är vidtagna. Dock saknas det en rutinbeskrivning för att kvalitetssäkra information om oriktigheter, återkrav (inklusive återkrav som regleras genom avdrag på senare utbetalning) och OLAF-anmälningar. 28

29 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER Ny rekommendation: Utveckla och besluta om rutiner för kvalitetssäkring av information avseende oriktigheter, återkrav (inklusive återkrav som regleras genom avdrag på senare utbetalning) och OLAF-anmälningar. Nyckelkrav 7 bedömningskriterium 23 bedöms, till de delar som avser rekommendationen, fungera, men vissa förbättringar behövs. Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att Utveckla rutiner för att analysera och dra slutsatser av de samlade uppgifterna om återkrav, oriktigheter och OLAF-anmälningar för kompetensutveckling och för att kunna använda dessa som input i Jordbruksverkets och läns-styrelsernas eget arbete för att löpande förbättra förvaltnings- och kontrollsystemet. Uppföljning: Det finns en fastställd rutin för att löpande förbättra förvaltnings- och kontrollsystemet, Rutinbeskrivning för årlig bedömning av genomförda kontroller inom EFF. Däremot är rutinbeskrivningen ännu inte tillämpad. Ny rekommendation: Tillämpa rutinbeskrivningen i det kommande arbetet är för att förbättra förvaltnings- och kontrollsystemet. Nyckelkrav 7 bedömningskriterium 23 bedöms, till de delar som avser rekommendationen, fungera, men vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 5: Tillfredställande verifieringskedja. Bedömningskriterium 17 och 18. Förvaltningsmyndigheten rekommenderas att För de ärenden där oriktigheter konstaterats, säkerställa att akterna är kompletta inför arkivering Utveckla metoderna för dokumentation så att handläggningen alltid kan följas Uppföljning: Rekommendationen ovan är genomförd. Nyckelkrav 5, bedömningskriterium 17 och 18 bedöms, till de delar som avser rekommendationen, fungera tillfredställande. Samlad bedömning av den granskade processen:: Revisionsmyndigheten bedömer, baserat på nyckelkraven ovan, att processen avseende Jordbruksverkets handläggning av oriktigheter, återkrav och OLAFrapporteringar fungerar men vissa förbättringar behövs. 29

30 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER 7.2 Systemgranskning avseende attesterande myndighets uppdrag 34. Revisionens mål har varit att bedöma om det finns tillfredsställande rutiner för attesterande myndighets genomförande av sitt uppdrag i enlighet med kraven i artikel 57 och 60 i förordning (EG) nr 1198/2006, dvs. om förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillräckligt effektivt. Nyckelkrav 1: Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner inom den attesterande myndigheten Attesterande myndighet rekommenderas att Slutföra arbetet med översynen av attesterande myndighets rutinbeskrivning. Utveckla dokumentationen inför attestering så att både handläggning och kvalitetssäkring, samt vem som utfört momenten tydligt framgår Uppföljning: Rekommendationerna är genomförd. Nyckelkrav 1, till de delar som avser rekommendationerna, fungerar tillfredställande. Nyckelkrav 2: Tillfredställande verifieringskedja Attesterande myndighet rekommenderas att Utveckla sin dokumentation av utfört arbete så man tydligt kan följa handläggningen. I detta ingår att tydligare dokumentera sina bedömningar och slutsatser inför attestering Uppföljning: Rekommendationen är genomförd. Nyckelkrav 2, till de delar som avser rekommendationen, fungerar tillfredställande. Nyckelkrav 3: Tillräckliga arrangemang för att attesteringen av utgifter ska vara tillförlitlig och välgrundad Attesterande myndighet rekommenderas att Förtydliga sin kravspecifikation till förvaltningsmyndigheten så att samtliga uppgifter som behövs inför attestering framgår 34 Dnr /

31 UPPFÖLJNING AV FÖREGÅENDE ÅRS REVISIONER Gå igenom uppgifter om ej stödberättigade utgifter för programperioden (inklusive medel för teknisk assistans) och tillse att ej stödberättigade utgifter stryks från underlaget till nästa utgiftsdeklaration Uppdatera sin riskanalys inför egna kontroller med hjälp av aktuella uppgifter från granskningar och kontroller m.m. Anpassa tidplanen för egna kontroller så att dessa kan slutföras innan attestering av de aktuella utgifterna sker. Analysera riskerna för att ej stödberättigade utgifter/finansiering ingår i underlaget för utgiftsdeklaration mot bakgrund av de svagheter i förvaltnings- och kontrollsystemet som attesterande myndighet och revisionsmyndighet iakttagit, samt åtgärda på lämpligt sätt i enlighet med riskbedömningen. Resultatet av förvaltningsmyndighetens beslutade granskning avseende lagen om offentlig upphandling bör ingå i underlaget för analysen. I fortsättningen genomgående upprätta ansökan om utbetalning så att förordning (EG) nr 1198/2006, art. 76 följs Uppföljning: Rekommendationerna är genomförd. Nyckelkrav 3, till de delar som avser rekommendationena, fungerar tillfredställande. Attesterande myndighet rekommenderas att Redovisa hur man säkerställt att stödberättigade utgifter uppgår till samma belopp som sammanlagd finansiering. Uppföljning: Det saknas detaljerad information i rutinbeskrivningen av hur avstämningen genomförs för att säkerställa att stödberättigade utgifter uppgår till samma belopp som sammanlagd finansiering. Ny rekommendation: Rutinbeskrivningen behöver uppdateras med detaljerad information av hur avstämningen genomförs. Nyckelkrav 3, till de delar som avser rekommendationen, fungerar men vissa förbättringar behövs. Attesterande myndighet rekommenderas att Utveckla rutinbeskrivningen med avseende på inkomna medel så att det framgår hur det ska förfaras om begärda medel inte inkommer 31

32 ÖVRIGA UPPGIFTER Uppföljning: Det saknas detaljerad information i rutinbeskrivningen av förfarande om begärda medel inte har inkommit. Ny rekommendation: Rutinbeskrivningen behöver uppdateras med information av förfarande om begärda medel inte har inkommit. Nyckelkrav 3, till de delar som avser rekommendationen, fungerar men vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 4: Tillräckliga arrangemang för att föra räkenskaper över belopp som kan återkrävas och för återkrav av felaktiga betalningar. Attesterande myndighet rekommenderas att Rutinbeskrivningen avseende förteckning över återkrav/indragningar och upprättande av bilaga X utvecklas och konkretiseras I detta ingår också att, om attesterande myndighet även fortsättningsvis väljer att upprätta räkenskaper över återkrav/indragningar årsvis, komplettera rutinbeskrivningen med moment för att säkerställa att uppgifter inte tappas bort mellan åren Uppföljning: Rekommendationen är genomförd. Nyckelkrav 4, till de delar som avser rekommendationen, fungerar tillfredställande. Samlad bedömning av den granskade processen:: Revisionsmyndigheten bedömer, baserat på nyckelkraven ovan, att attesterande myndighets arbete med genomförande av programmet visar att förvaltnings- och kontrollsystemet till den del denna granskning omfattar bedöms fungera tillfredställande. 8 Övriga uppgifter Grad av försäkran Grad av försäkran som revisionsmyndigheten kan lämna avseende operativa programmets förvaltnings- och kontrollsystem grundar sig på genomförda systemrevisioner och granskning av insatser. 32