Rapport Årlig kontrollrapport Europeiska socialfonden (ESF) nationellt strukturfondsprogram för regional konkurrenskraft och sysselsättning

Transkript

1 Rapport Årlig kontrollrapport 2014 Europeiska socialfonden (ESF) nationellt strukturfondsprogram för regional konkurrenskraft och sysselsättning CCI 2007 SE 052 PO 001 ESV 2015:10

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: Dnr: /2014 ESV nr: 2015:10 Copyright: ESV Rapportansvarig: Lena Lindgren

3 FÖRORD Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Lena Lindgren har varit föredragande. Revisor Niklas Grönlund har deltagit i den slutliga handläggningen. Stockholm den 17 december 2014 Årlig kontrollrapport enligt artikel 62.1 d i) i rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel 18.2 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 för det nationella strukturfondsprogrammet för regional konkurrenskraft och sysselsättning (CCI2007SE052PO001) Till: Europeiska Kommissionen, Generaldirektoratet för sysselsättning, socialpolitik och lika möjligheter Sändlista Förvaltningsmyndigheten, Svenska ESF-rådet Attesterande myndighet, Svenska ESF-rådet Övervakningskommittén Internrevisionen på Svenska ESF-rådet Riksrevisionen Arbetsmarknadsdepartementet 3

4 INNEHÅLL Innehåll Förord Inledning Ändringar i förvaltnings-och kontrollsystemet Förändringar av revisionsstrategin Revision av system Systemrevisioner av förvaltande myndighet Uppföljningar av tidigare genomförda granskningar (se också kapitel 7) Sammanfattande bedömning av den förvaltande myndigheten Sammanfattande bedömning av den attesterande myndigheten Revision av urval av insatser Vad som ingår i granskning av insatser Motivering till vald urvalsmetod och urvalsenhet Fastställande av parameterar och andra överväganden i samband med urvalet Resultat av revision av insatser Slutsats Genomförda granskningar Genomförda granskningar Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Uppföljning av föregående års revisioner Uppföljning av rekommendationer som lämnats till förvaltande myndighet tidigare år Övriga frågor Avsteg från revisionsplanen Kompletterande urval Sammanfattande bedömning av tillförlitligheten i hela förvaltnings- och kontrollsystemet17 9 Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval Tabell över systemrevisioner expedierade sedan förra årliga kontrollrapporten Tabell MUS standard

5 INLEDNING 1 Inledning Ekonomistyrningsverket (ESV) har utarbetat denna årliga kontrollrapport. Vi är utsedd till revisionsmyndighet i Sverige för programperiod och inga andra organ har bidragit i detta arbete. Rapporten gäller referensperioden 1 januari 2013 till 31 december 2013 och revisionsåret 1 juli 2013 till 30 juni Vi har genomfört revisioner enligt den fastställda revisionsstrategin. Rapporten gäller det nationella strukturfondsprogrammet för regional konkurrenskraft och sysselsättning (ESF) (CCI2007SE052PO001). Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige (Svenska ESF-rådet) är utsedd till förvaltande myndighet och attesterande myndighet för programmet. De åtta strukturfondspartnerskapen ingår också i genomförandet av det nationella operativa programmet. Den årliga rapporten har upprättats i enlighet med: - Artikel 62.1 d i) i rådets förordning (EG) nr 1083/ Artikel 18.2 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006. Rapporten har utformats enligt: - Bilaga VI till kommissionens förordning (EG) nr 1828/ Kommissionens Guidance Note on Annual Control Reports and Opinions (COCOF EN). - Kommissionens Guidance on treatment of errors disclosed in the annual control reports (COCOF EN). I övrigt har vi beaktat god revisionssed i allt revisionsarbete. Rapporten sammanfattar resultat och slutsatser från det revisionsarbete som revisionsmyndigheten har utfört under den period rapporten avser. Rapporten tar också hänsyn till information som framkommit under bedömningen av förvaltningsoch kontrollsystemet. Revisionsmyndigheten har också beaktat resultat från revisioner som vi utfört under föregående år samt efter revisionsperioden och fram till denna rapports datum. Revisionsmyndigheten har fastställt den slutliga versionen av årlig kontrollrapport. 5

6 ÄNDRINGAR I FÖRVALTNINGS-OCH KONTROLLSYSTEMET 2 Ändringar i förvaltnings-och kontrollsystemet Beskrivningen över förvaltnings- och kontrollsystemet är godkänt av kommissionen den 25 februari Revisionsmyndigheten bedömer att det inte skett några väsentliga förändringar inom förvaltnings- och kontrollsystemet under den period som denna årliga kontrollrapport omfattar. 3 Förändringar av revisionsstrategin Revisionsstrategin är godkänd av EU-kommissionen den 2 februari Revisionsmyndigheten uppdaterar revisionsstrategin årligen. Den senast uppdaterade versionen sändes till Kommissionen den 19:e maj 2014, inför det bilaterala samarbetsmötet den 5 juni Uppdateringen gällde den indikativa revisionsplanen som visar planeringen från juli 2014 och framåt. 4 Revision av system Revisionsmyndigheten har genomfört all systemrevision under den period som denna rapport omfattar. Revisionsmyndighetens egen personal har utfört revisionerna. Inga andra organ har genomfört revisioner under revisionsmyndighetens ledning. Revisionsmyndigheten har genomfört en systemrevision och tre uppföljningar av tidigare revisioner under den period som denna rapport omfattar. I granskningarna har vi beaktat de nyckelkrav som Kommissionen framhåller i sina riktlinjer särskilt. Syftet med samtliga systemrevisioner är att bedöma den förvaltande myndighetens interna styrning och kontroll i de granskade processerna. Målet är att bedöma förvaltnings- och kontrollsystemets effektivitet utifrån EU-kommissionens nyckelkrav. Nedan följer en översikt över de systemrevisioner som vi har genomfört under revisionsåret 2013/2014. I tabell 10 återfinns en sammanfattning av gjorda iakttagelser och lämnade rekommendationer. 1 I enlighet med artikel 71 p 1 i förordning (EG) nr 1083/ I enlighet med artikel 62.1 c) i förordning (EG) nr 1083/2006 6

7 REVISION AV SYSTEM 4.1 Systemrevisioner av förvaltande myndighet Systemrevision avseende processen för redovisning av programmedel, ESV dnr: /2014 Syftet var att bedöma den interna styrningen och kontrollen inom den förvaltande myndigheten i processen att upprätta underlag till attesterande myndighet. Ett underlag som sedan ligger till grund för upprättande av utgiftsdeklaration. Revisionen har omfattat följande granskningsmoment: Dokumentgranskning av myndighetsbeslut så som arbetsordningar, delegationsordningar, rutiner med mera. Intervjuer av verksamhetsföreträdare involverade i processen att upprätta underlag till attesterande myndighet. Fördjupade tester (stickprov) av totalt 22 transaktioner i syfte att verifiera tillämpningen av fastställda rutiner. Revisionen har omfattat följande nyckelkrav för processen att upprätta underlag till attesterande myndighet: (1) Fastställda definitioner, allokering av resurser och uppdelning av funktioner och ansvar mellan och inom förvaltande myndighet och förmedlande organ. Nyckelkrav 1.2: tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner mellan och inom förvaltningsmyndigheten/förmedlande organ. (4) Tillräckliga förvaltningskontroller. Nyckelkrav 4.16: Förekomsten av förfaranden som godkänts av förvaltningsmyndigheten för att säkerställa att den attesterande myndigheten får all information som krävs om de kontroller som utförs i attesteringssyfte. (5) Adekvat revisionsspår. Nyckelkrav 5.17: Räkenskaperna för insatser ska föras på lämplig förvaltningsnivå och innehålla detaljerad information om utgifter som faktiskt uppstått för stödmottagaren i varje medfinansierad insats. Redovisningssystem gör det möjligt att identifiera både stödmottagarna och övriga inblandade organ. (6) Tillförlitliga system för redovisning, övervakning och finansiell rapportering i datoriserad form. Nyckelkrav 6:21: Förekomsten av datoriserade system som kan ge tillförlitlig och relevant information. Revisionsmyndigheten bedömer sammanfattningsvis att samtliga rutiner fungerar tillfredsställande och vi har inte lämnat några rekommendationer i revisionsrapporten (se även tabell 10). 7

8 REVISION AV SYSTEM 4.2 Uppföljningar av tidigare genomförda granskningar (se också kapitel 7) Uppföljning av rekommendationer som lämnades till förvaltande myndighet avseende ESF-Rådets handläggningssystem EBS (ESV dnr /2013 Granskningen avgränsades till följande två moment: Uppföljning av om de rutiner som beslutades med anledning av rekommendationerna 1 och 3 i rapport med dnr /2010 hade implementerats i verksamheten (delar av nyckelkrav 1 och 5). Uppföljning av om de brister som föranledde rekommendation A i rapport med dnr /2011 hade åtgärdats (nyckelkrav 6). Den samlade slutsatsen utifrån revisionsmyndighetens granskning av förvaltande myndighets arbete med genomförande av programmet visar att förvaltnings- och kontrollsystemet till den del denna granskning omfattar bedöms fungera tillfredsställande. Vi har inte lämnat några rekommendationer. Uppföljning av rekommendationer som lämnades till förvaltande myndighet avseende ESF-Rådets handläggning av oriktigheter, återkrav och OLAF-rapportering (ESV dnr /2013 Granskning har skett vid den förvaltande myndigheten (huvudkontor samt två regionkontor) och omfattar uppföljning av fyra tidigare lämnade rekommendationer (ESV dnr /2010). Granskningen har också innefattat förnyad verifiering av några processer med anledning av att den förvaltande myndigheten gjort en organisationsförändring föregående år. Revisionen har omfattat dessa nyckelkrav och bedömningskriterier: Nr 1 Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner inom och mellan den förvaltande myndigheten/förmedlande organ (nyckelkrav 1), Nr 7 Nödvändiga förebyggande och korrigerande åtgärder när revisionsmyndigheten upptäcker systembetingade fel (nyckelkrav 7). Vår samlade slutsats utifrån granskning av den förvaltande myndighetens arbete med genomförande av programmet visar att förvaltnings- och kontrollsystemet bedöms fungera tillfredsställande. Vi har inte lämnat några rekommendationer. Uppföljning av rekommendationer som lämnats till förvaltande myndighet mellan år 2009 och 2012 (Dnr /2013) Under hösten 2013 har vi genomfört en omfattande uppföljningsrevision av hur den förvaltande myndigheten hanterat lämnade rekommendationer från tidigare år. 8

9 REVISION AV SYSTEM Resultatet av denna uppföljningsgranskning har vi rapporterat i föregående års årliga kontrollrapport. 4.3 Sammanfattande bedömning av den förvaltande myndigheten Revisionsmyndigheten har gjort en sammanfattande bedömning med utgångspunkt i kommissionens nyckelkrav. Revisionsmyndighetens bedömning av den förvaltande myndigheten baseras dels på tidigare års systemrevisioner, dels på ovan nämnda uppföljningsgranskningar. Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner mellan och inom förvaltningsmyndigheten (nyckelkrav 1) Revisionsmyndigheten bedömer att processerna fungerar, men vissa förbättringar behövs. Tillräckliga förfaranden för urval av insatser (nyckelkrav 2) Revisionsmyndigheten bedömer att processerna fungerar tillfredsställande. Tillräcklig information och strategi för att ge vägledning åt stödmottagare (nyckelkrav 3) Revisionsmyndigheten bedömer att processerna fungerar tillfredsställande. Tillräckliga förvaltningskontroller (nyckelkrav 4) Revisionsmyndigheten bedömer att processerna fungerar men vissa förbättringar behövs. Tillfredsställande verifieringskedja (nyckelkrav 5) Revisionsmyndigheten bedömer att processerna fungerar tillfredsställande. Tillförlitlig redovisning, övervakning och finansiell rapportering i datoriserad form (nyckelkrav 6) Revisionsmyndigheten bedömer att processerna fungerar, men vissa förbättringar behövs. Nödvändiga förebyggande och korrigerande åtgärder när systembetingade fel upptäckts av revisionsmyndigheten (nyckelkrav 7) Revisionsmyndigheten bedömer att processerna fungerar tillfredsställande. Vår samlade slutsats utifrån revisionsmyndighetens granskning av förvaltande myndighets arbete med genomförandet av programmen är att förvaltnings- och kontrollsystemet bedöms fungera men att vissa förbättringar behövs. 4.4 Sammanfattande bedömning av den attesterande myndigheten Revisionsmyndigheten har gjort en sammanfattande bedömning med utgångspunkt i kommissionens nyckelkrav. Bedömningen baseras uteslutande på resultatet av föregående års revisioner och tidigare års uppföljning av utförda revisioner. 9

10 REVISION AV URVAL AV INSATSER Tydlig avgränsning och fördelning av uppgifter inom attesterande myndighet och gentemot förvaltningsmyndigheten (nyckelkrav 1). Revisionsmyndigheten bedömer att processerna fungerar tillfredsställande. Tillfredsställande verifieringskedja för attesterande myndighets uppgifter samt räkenskaper i datoriserad form (nyckelkrav 2). Revisionsmyndigheten bedömer att processerna fungerar, men att vissa förbättringar behövs. Processen för attestering av utgifterna säkerställer att samtliga deklarerade utgifter är stödberättigade (nyckelkrav 3) Revisionsmyndigheten bedömer att processerna fungerar, men att vissa förbättringar behövs. Processen för att föra räkenskaper över belopp som kan återkrävas och för återkrav av felaktiga betalningar är tillförlitlig (nyckelkrav 4). Revisionsmyndigheten bedömer att processerna fungerar, men att vissa förbättringar behövs. Den samlade slutsatsen utifrån revisionsmyndighetens granskning av den attesterande myndighetens arbete med genomförande av sitt uppdrag visar att förvaltnings- och kontrollsystemet bedöms fungera, men att vissa förbättringar behövs. 5 Revision av urval av insatser Revisionsmyndigheten har granskat ett urval av transaktioner 3 ur utgiftsdeklaration 1.9. Granskade transaktioner avser aktuell referensperiod och den attesterande myndigheten lämnade in utgiftsdeklarationen till EU-kommissionen den 10 december Revisionsmyndigheten har genomfört revisioner av insatser under den period som denna rapport omfattar. Revisionsmyndighetens egen personal har utfört revisionerna. Inga andra organ har genomfört revisioner under revisionsmyndighetens ledning. 5.1 Vad som ingår i granskning av insatser Målet vid granskningen av insatser har varit att granska utgifterna i de slumpmässigt utvalda besluten om utbetalning i enlighet med gällande regelverk 4. Granskningarna har syftat till att bedöma om utgifterna är stödberättigande. 3 Stödmottagares ansökningar om utbetalning 4 Artikel 62.1b i rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel i kommissionens förordning (EG) nr 1828/

11 REVISION AV URVAL AV INSATSER Revisorerna har genomfört granskningarna på plats hos stödmottagarna under perioden mars till september Granskningarna har skett i enlighet med revisionsmyndighetens fastställda checklistor och har omfattat ansökan och beslut om stöd, ansökan och beslut om utbetalning med underlag samt övriga relevanta handlingar. Revisorerna har också inhämtat information om genomförandet från förvaltande myndighet. Vid respektive projektgranskning kontrolleras samtliga utgifter som ingår i det utbetalningsbeslut som den förvaltande myndigheten har fattat utifrån projektets ansökan om utbetalning. Granskningen av utgifterna omfattar bland annat att: - Ansökan om utbetalning och utbetalningsbeslutet är formellt korrekt. - Underliggande fakturor/kvitton finns och är korrekta. - Fakturorna överensstämmer med underliggande avtal. - Utgifterna är betalda av stödmottagaren. - Utgifterna har uppkommit efter korrekt upphandling 5. - Personalkostnader styrks av tidrapporter och lönespecifikationer med mera. - Utgifterna hör till projektet och aktuell period. - Utgifterna är bokförda i projektets bokföring. - Utgifterna är nödvändiga för projektets genomförande. Granskningarna av insatser omfattar även ett flertal generella kontroller av projektet förutom kontrollerna av de utgifter som hör till de utbetalningar som faller ut. Detta omfattar bland annat att: - Projektets verksamhet är förenligt med det operativa programmet. - Projektbeslutet är giltigt. - Projektet särredovisar sina kostnader. - Projektet inte bryter mot statsstödsreglerna. - Eventuell modell för indirekta kostnader är korrekt beräknad och innefattar endast stödberättigande kostnader. - Observationer på plats styrker att verksamheten har bedrivits på det sätt som projektet uppger. I de fall revisionsmyndigheten gör en iakttagelse av en felaktighet som bedöms kunna påverka även andra utbetalningar än den granskade lämnar vi en rekommendation till den förvaltande myndigheten att ågärda även dessa. Sådana eventuella fel innefattas dock inte i det redovisade och extrapolerade felbeloppet i denna rapport. Inför expediering av rapporterna har den förvaltande myndigheten haft möjlighet att lämna synpunkter i sak. Den förvaltande myndighetens yttrande har alltid beaktats inför ärendets slutliga handläggning. 5.2 Motivering till vald urvalsmetod och urvalsenhet Inför urvalet har revisionsmyndigheten analyserat tidigare års resultat och efter diskussioner med Statistiska centralbyrån (SCB) om lämplig metod beslutat att 5 För kostnader som omfattas av upphandlingsreglerna görs en fördjupad kontroll med hjälp av därför framtagen checklista. Denna granskning omfattar alla stegen i upphandlingen och upphandlingar både under och över tröskelvärdet i upphandlingsdirektivet. 11

12 REVISION AV URVAL AV INSATSER urvalet skulle göras enligt standard MUS-metoden i enlighet med Kommissionens riktlinjer 6. Under året, det vill säga efter det att det aktuella urvalet gjordes, har vi mottagit önskemål från EU-kommissionen att vi bör ändra vår urvalsgrund så att urvalen i framtiden görs på projektnivå istället för på utbetalningsnivå. Bakgrunden till detta önskemål är att detta rekommenderas i de uppdaterade riktlinjerna för urval 7. Inför årets urval gjorde vi en analys och utvärdering av för- och nackdelarna av att ändra urvalsgrund och kom fram till att det bästa är att hålla kvar vid samma urvalsenhet som tidigare urval. Motiveringen till vald urvalsenhet är följande: Utifrån den urvalsmetod vi tillämpar kan vi inte se att det ur kontrollperspektiv finns några risker eller nackdelar med att hålla kvar vid urval på utbetalningsnivå i den innevarande programperioden eftersom båda tillvägagångssätten tillhandahåller samma konfidens. Men med hänsyn till populationens storlek så skulle ett urval med urvalsenhet projekt innebära en ökad arbetsbörda utan att tillföra motsvarande ökad försäkran för revisionsmyndighetens yttrande. Våra granskningar av utbetalningarna omfattar även ett flertal generella kontroller av projekten som beskrivs närmare i avsnitt Fastställande av parameterar och andra överväganden i samband med urvalet Efter att ha granskat den förvaltande och attesterande myndighetens sätt att genomföra programmet bedömde revisionsmyndigheten 2013 att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerade, men att vissa förbättringar behövdes. Revisionsmyndigheten har bedömt systemets nyckelkrav i enlighet med kommissionens riktlinjer. Felprocenten i de granskade urvalen låg under toleransnivån 2 procent och tillförlitligheten i systemet bedömdes vara hög. Med utgångspunkt från denna bedömning beslutade revisionsmyndigheten att konfidensnivån för urvalet 2014 skulle vara 70 procent. Vi har erhållit en datafil för urval från den förvaltande myndigheten den 18 december På uppdrag av revisionsmyndigheten genomförde Statistiska Centralbyrån (SCB) ett statistiskt urval enligt standard MUS-metoden, med en beslutad konfidensnivå på 70 procent och en förväntad felprocent på 1,24 procent ( kronor). Urvalsintervallet var kronor. Populationen antas innehålla materiella fel om identifierade fel i urvalet efter projicering sammantaget överstiger 2 procent ( kronor) av populationen. Innan revisionsmyndigheten gjorde sitt urval rensades populationen från de transaktioner som förekommit i tidigare populationer. I de fall den attesterande eller förvaltande myndigheten lyft bort hela transaktioner från utgiftsdeklarationen togs även dessa transaktioner bort innan urvalet gjordes. Populationen uppgick till Guidance on sampling methods for Audit Authorities, COCOF_ _EN, final 04/04/ COCOF

13 REVISION AV URVAL AV INSATSER positiva transaktioner, totalt belopp kronor ( ,14 ) och avser PO1 och PO2. Populationen har också innan urval rensats från samtliga negativa belopp. De bestod sammantaget av 64 transaktioner om totalt minus kronor. Ett urval av de negativa talen har granskats via ett stickprov på 16 av totalt 67 transaktioner. 8 Syftet med granskningen har varit att säkerställa att rätt belopp har reducerats från utgiftsdeklarationen. Revisionsmyndigheten har gjort en avstämning av transaktionerna mot beslut om återkrav eller ändringsbeslut om utbetalning beroende på vad som varit tillämpligt. I ett projekt har beslut om återkrav fattats mot bakgrund av en rapport från revisionsmyndigheten och i detta fall har det också säkerställts att fullständig korrigering har skett av samtliga belopp i denna rapport. Baserat på revisionens stickprov bedöms de negativa belopp som ingår i utgiftsdeklaration 1.9 vara korrekta. Totalt föll 80 transaktioner ut i urvalet. De omfattade kronor, fördelat på 71 projekt. 5.4 Resultat av revision av insatser Revisionsmyndigheten har bedömt att totalt kronor av granskat belopp inte är stödberättigande. Det motsvarar en felprocent på 1,73 procent. I sex projektgranskningar (sex utbetalningar) har det i den förvaltande myndighetens svar på revisionsrapporten framkommit att den påbörjat åtgärder för att korrigera felen före revisionsmyndighetens urval. Det sammanlagda beloppet som korrigerats är kronor. Detta belopp ingår inte i den beräknade projicerade felprocenten. I följande projekt har förvaltande myndighet korrigerat felaktiga belopp: I projekt har redovisningen av deltagare inte verifierats på ett tillfredsställande sätt. Innan revisionens urval hade stödmottagaren påbörjat en utredning om deltagarersättningar och den förvaltande myndigheten beslutade om en korrigering den 6:e juni En korrigering av felaktigt belopp i den granskade perioden har gjorts på kronor. Kvarvarande fel i projektet, kronor kommer att ingå i det projicerade felbeloppet. I projekt har redovisningen av deltagare inte verifierats på ett tillfredsställande sätt. Innan revisionens urval hade stödmottagaren påbörjat en utredning om deltagarersättningar och den förvaltande myndigheten beslutade om en korrigering den 7:e mars En korrigering av felaktigt belopp i den granskade perioden har gjorts på kronor. I projekt har den förvaltande myndigheten korrigerat redovisningen av deltagare den 8:e januari En korrigering av felaktigt belopp i granskad period har gjorts på kronor. I projekt ingår dubbelfakturerade kostnader där en korrigering till viss del har ägt rum i den granskade utgiftsdeklarationen (ver 1.9) innan revisionens urval var fastställt. En korrigering av felaktigt belopp i granskad 8 Populationen bestod av 25 projekt och 10 % valdes ut för granskning p.g.a. att populationen var så liten. Urvalet har skett subjektivt eftersom vi ville säkerställa att projekt ur både PO1 och PO2 ingick i urvalet. Granskningsprocenten är fem procent av sammanlagt negativt belopp och motsvarar 24 procent av de negativa transaktionerna. 13

14 REVISION AV URVAL AV INSATSER period har gjorts på kronor 9. Det kvarvarande felet i projektet, kronor, ingår i det projicerade felbeloppet. I projekt ingår lönekostnader trots att det saknas en attesterad tidredovisning. En rättning av det felaktiga beloppet har skett i den granskade utgiftsdeklarationen (ver 1.9) innan revisionens urval var fastställt. En korrigering av den felaktiga lönekostnaden i granskad period har gjorts på kronor 10. Det kvarvarande felet i projektet, kronor, ingår i det projicerade felbeloppet. I projekt har den förvaltande myndigheten korrigerat redovisningen av deltagare den 28:e november En korrigering av det felaktiga beloppet i granskad period har gjorts på kronor. Efter att vi korrigerat för redan åtgärdade fel återstår ett felbelopp på sammanlagt kronor. Den kvarvarande felprocenten i urvalet uppgår därefter till 1,22 procent av granskat belopp. Felprocenten (Most Likely Error) avseende transaktioner för aktuell referensperiod i utgiftsdeklaration 1.9 är med 70 procents sannolikhet 1,35 procent och motsvarar kronor. Den övre felnivån (Upper Limit of Error) överstiger med 70 procents sannolikhet inte 1,78 procent, vilket motsvarar kronor. Sammanfattande uppgifter redovisas i tabell i avsnitt 9 och avsnitt 11. Resultatet av de genomförda granskningarna visar endast smärre brister i förvaltnings- och kontrollsystemet. I 31 av de 80 granskade transaktionerna har revisionsmyndigheten rapporterat avvikelser. Revisionsmyndighetens analys av iakttagna brister påvisar inte några systemfel i förvaltnings- och kontrollsystemet. Revisionsmyndighetens analys identifierar fem huvudsakliga felkategorier, nämligen: Bristande efterlevnad av lag om offentlig upphandling (LOU) eller affärsmässighet när LOU inte är tillämpligt. Felaktig bokföring. Fel i utbetalad lön. Övriga felaktigheter. Felaktig medfinansiering. Ett felaktigt belopp som beror på bristande efterlevnad av LOU eller bristande affärsmässighet i de fall LOU inte är tillämplig uppgår till kronor Detta fel motsvarar 54,3 procent av totalt felbelopp. Exempel på fel är till exempel otillåten direktupphandling. 9 Belopp kronor ingår inte i årets granskade felbelopp på kronor eftersom beloppet inte ingick i utgiftsdeklaration 1.9 eftersom korrigering gjorts innan utgiftsdeklarationen upprättades. 10 Belopp kronor ingår inte i årets granskade felbelopp på kronor eftersom beloppet inte ingick i utgiftsdeklaration 1.9 eftersom korrigering gjorts innan utgiftsdeklarationen upprättades. 14

15 REVISION AV URVAL AV INSATSER Felaktig bokföring uppgår sammanlagt till kronor och utgör 25,4 procent av det totala felbeloppet. Huvuddelen, kronor, av felet beror på att kostnader inte har särredovisats vilket står i strid med Svenska ESF-Rådets föreskrifter 11. Felaktiga lönekostnader uppgår sammantaget till kronor och utgör 7,5 procent av revisionsmyndighetens felbelopp. Felen består i huvudsak av smärre räknefel mellan till exempel timpris och nedlagd tid i projektet. Övriga felaktigheter som gäller brister kopplade till bristande bokföring uppgår till kronor. Det motsvarar cirka 6,7 procent av det totala felbeloppet. Huvuddelen av dessa fel gäller bristande efterlevnad av allmänt stödberättigande till exempel att kostnaderna inte varit nödvändiga för projektet eller att kostnaderna ligger utanför projektperioden. Slutligen kan det också gälla följdfel på indirekta kostnader på grund av korrigeringar i andra kostnadsslag. Ej stödberättigade utgifter på grund av felaktig medfinansiering uppgår sammanlagt till kronor. Det motsvarar cirka 6,1 procent av det totala felbeloppet. Observerade felaktigheter är bl.a. summeringsfel i underlagen. Revisionsmyndigheten har inte iakttagit några misstänkta bedrägerier. 5.5 Slutsats Felprocenten i revisionsmyndighetens stickprov är lägre än EU-kommissionens fastställda toleransnivå två procent. Revisonsmyndigheten bedömer därmed att de granskade utgifterna för den aktuella referensperioden, och som deklarerats i utgiftsdeklaration 1.9, är fria från väsentliga fel. Revisionen av projekt visar att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillfredsställande. Den förvaltande myndigheten kan behöva förstärka systemet ytterligare vad gäller kontrollerna av stödberättigade utgifter. Det gäller särskilt för: Bristande efterlevnad av lagen om offentlig upphandling (LOU), eller affärsmässighet när LOU inte är tillämplig (54 procent av identifierat fel). Felaktig bokföring (25 procent av identifierat fel). Revisionsmyndigheten har rekommenderat den förvaltande myndigheten att analysera resultaten från våra granskningar och vid behov vidta åtgärder för att stärka förvaltnings- och kontrollsystemet. 5.6 Genomförda granskningar 2014 Revisionsmyndigheten har lämnat rekommendationer till den förvaltande myndigheten om att reducera kommande utgiftsdeklaration med de utgifter som vi har bedömt vara ej stödberättigande. Våra rekommendationer har, i tillämpliga fall, handlat om att den förvaltande myndigheten bör utreda om iakttagna felaktigheter förekommer i andra perioder än den granskade och att de i så fall ska reducera kommande utgiftsdeklaration med dessa felbelopp. 15

16 SAMORDNING MELLAN REVISIONSORGAN OCH REVISIONSMYNDIGHETENS TILLSYN Den förvaltande myndigheten har lämnat svar på samtliga rapporter. Av svaren framgår att de kommer att följa revisionsmyndighetens rekommendationer. De kommer att delge resultaten av de genomförda åtgärderna till revisionsmyndigheten löpande. Revisionsmyndigheten bedömer att de avvikelser vi iakttagit vid granskningar av utgiftsdeklaration 1.9 inte är systembetingade. Iakttagna avvikelser är inte koncentrerade till någon enskild region eller viss typ av organisation och är inte specifika för ett visst utgiftsslag eller programområde, förutom medfinansiering i form av deltagarersättning eller bidrag i annat än pengar som bara förekommer i PO Genomförda granskningar 2013 Revisionsmyndigheten har följt upp iakttagna oriktigheter i de projektgranskningar vi genomfört. Den förvaltande myndigheten har skickat kopior av beslut om återkrav eller andra åtgärder till revisionsmyndigheten löpande. Den förvaltande myndigheten har åtgärdat alla de rekommendationer som vi lämnade Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Frågan är inte tillämplig. 7 Uppföljning av föregående års revisioner 7.1 Uppföljning av rekommendationer som lämnats till förvaltande myndighet tidigare år Se avsnitt 4.1 ovan och tabellen i avsnitt 10 för en sammanfattande bedömning. 8 Övriga frågor 8.1 Avsteg från revisionsplanen Revisionsplanen för revisionsåret 2013/2014 har inte genomförts i följande fall: Systemgranskning av klumpsummor hos den förvaltande myndigheten. Anledningen är att vi ville avvakta tills det fanns ett tillräckligt antal avslutade projekt för att kunna göra ett stickprov. Granskningen planeras till våren

17 ÖVRIGA FRÅGOR Uppföljningsgranskning av den attesterande myndighetens uppdrag (ESV dnr: /2012). De rekommendationer som vi lämnat i den tidigare granskningen avsåg bland annat redovisning i utgiftsdeklarationen av medel för teknisk assistans (TA). För att kunna säkerställa en korrekt redovisning av TA har ESF-rådet beslutat att utveckla nya moduler i sitt ärendehanteringssystem (EBS). I väntan på att detta ska bli klart har den attesterande myndighetens inlämnade utgiftsdeklarationer inte omfattat TA. Revisionsmyndigheten har för avsikt att genomföra uppföljningsgranskningen när redovisningen av TA har kommit in i ärendehanteringssystemet. 8.2 Kompletterande urval Vi har inte granskat några ytterligare urval under revisionsåret Sammanfattande bedömning av tillförlitligheten i hela förvaltnings- och kontrollsystemet Den sammanlagda bedömning som revisionsmyndigheten lämnar vilar på både genomförda systemrevisioner och revisioner av insatser för revisions- och referensperioden om operativa programmets förvaltnings- och kontrollsystem. Bedömningen av varje nyckelkrav har vi gjort med beaktande av de bedömningskriterier som varit tillämpliga i respektive systemgranskning. I bedömningarna har vi även beaktat resultat från föregående revisionsårs granskningar. Revisionsmyndigheten bedömer att tillförlitligheten i förvaltnings- och kontrollsystemet är hög. 17

18 TABELL ÖVER DEKLARERADE UTGIFTER OCH REVISION AV URVAL 9 Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval Fond Referens (CCI-nr) Program Utgifter som deklarerats under referensåret Utgifter under referensåret som ingår i det slumpmässiga urval som varit föremål för revision Oegentliga utgifter i det slumpmässiga urvalet - belopp och procentandel (felprocent) (3) Projicerad felnivå i populationen Övriga utgifter som varit föremål för revision Belopp % (4) Oegentliga utgifter i övrigt urval av utgifter - belopp Sammanlagda deklarerade utgifter (kumulativt) Sammanlagda utgifter (kumulativt) som varit föremål för revision, i procent av de sammanlagda deklarerade utgifterna (kumulativt) (5.) (1.) (2.) Belopp % Belopp % (5.) Europeiska socialfonden (ESF) CCI PO0 01 Nationellt strukturfondsprogram för regional konkurrenskraft och sysselsättning SEK ( ,14 euro) SEK 6,92 % SEK 1,73 % SEK 1,35 % E.T. E.T SEK ( ,80 euro) 6,66 % 1. Utgiftsbelopp som varit föremål för revision 2. Procentandel av utgifter som varit föremål för revision i förhållande till de utgifter som deklarerats till kommissionen under referensåret. 3. Om det slumpmässiga urvalet täcker flera fonder eller program ska uppgifterna gälla hela urvalet 4. Utgifter från det kompletterande urvalet och utgifter för det slumpmässiga urvalet (inte under referensåret) 5. SEK avser bokfört belopp, euro är deklarerat belopp, där bokfört belopp omräknats månadsvis till den kurs EU-kommissionen har fastställt. 18

19 TABELL ÖVER SYSTEMREVISIONER EXPEDIERADE SEDAN FÖRRA ÅRLIGA KONTROLLRAPPORTEN 10 Tabell över systemrevisioner expedierade sedan förra årliga kontrollrapporten Systemgranskningar för Nationellt strukturfondsprogram för regional konkurrenskraft och sysselsättning (ESF) CCInr2007SE52PO001 Revisionsår Revisionsmyndighet: Ekonomistyrningsverket, Avdelningen för EU-revision En systemrevision och två uppföljningsgranskningar har genomförts under referensperioden. Nedanstående tabell sammanfattar resultaten från genomförda system- och uppföljningsrevisioner. Datum för revision Org. som granskats Namn på granskningen Iakttagelse Rekommendation Dnr på ursprungsgranskning Systematiska fel och vidtagna åtgärder Uppskattning finansiell påverkan (om tillämpligt) Aktuell status öppen/stängd Mars 2014 Förvaltande myndighet (FM) Systemrevision av Svenska ESF-rådets (FM) process för redovisning av programmedel Inga anmärkningar. Inga rekommendationer /2014 Nej Ej tillämpligt. Stängd. 19

20 TABELL ÖVER SYSTEMREVISIONER EXPEDIERADE SEDAN FÖRRA ÅRLIGA KONTROLLRAPPORTEN Dec 2013 Förvaltande myndighet Uppföljning av rekommendationer som lämnats till förvaltande myndighet i revisionsrapport ESV dnr /2010 och revisionsrapport ESV dnr /2011. Inga anmärkningar. Inga rekommendationer /2010 och /2011 Nej Ej tillämpligt. Stängd. Nov 2013-jan 2014 Förvaltande myndighet Uppföljning av rekommendationer som lämnats till förvaltande myndighet i revisionsrapport ESV dnr /2010. Inga anmärkningar. Inga rekommendationer /2010 Nej Ej tillämpligt. Stängd. 20

21 TABELL MUS STANDARD 11 Tabell MUS standard Standard MUS Population characteristics Declared expenditure (DE) in the reference period Sampling unit SEK Payment claims Size of population (number of operations) Standard deviation of error rates (for sample size determination; possible based on historial data or pilot sample) 0,0654 Sample size determination Confidence level 70% z 1,036 Anticipated error rate 1,24% Antecipated error Materiality level (maximum 2%; set by the regulation) 2% Tolerable error (TE) Planned sample size (n) 80 Cut off Number of operation with BV larger than cut-off SEK SEK SEK 21

22 TABELL MUS STANDARD Book value of operations with BV larger than cut-off 0 Book value of the remaining population (BV_s) Number of remaining operations to be selected (n_s) 80 Sampling interval Sample results Sum of errors in operations with BV larger than cut-off 0 Sum of sample error proportions 1, SEK SEK Projection and precision Standard deviation of error rates for operations with BV smaller than cut-off 0, Precision Projected error Upper limit of error SEK SEK SEK Projected error rate (%) 1,35 % Upper limit of the projected error rate 1,78 % 22

23 ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax Stockholm