Upphandling av inkassotjänster Diarienr 07-12 172
Innehåll 1 Om PTS... 3 2 Upphandlingens syfte... 3 3 Krav på anbudsgivaren... 3 3.1 Inkassotillstånd... 3 3.2 Teknisk förmåga och kapacitet... 4 3.2.1 Erfarenhet... 4 3.2.2 Referenser... 4 3.2.3 Resurser, kapacitet m.m.... 4 3.3 Inkassoansvarig... 4 3.4 Registreringsbevis... 4 3.5 Skattekontroll... 4 3.6 Kreditupplysning... 4 3.7 Sanningsförsäkran... 5 4 Krav på uppdraget... 5 5 Kommersiella villkor... 5 6 Utvärdering... 5 6.1 Pris... 5 7 Allmänna förutsättningar för anbudet... 5 7.1 Tidsfrister (sista anbudsdag och bindande t.o.m. dag)... 5 7.2 Upphandlingsform... 5 7.3 Allmänt... 6 7.4 Antal exemplar... 6 7.5 Språk... 6 7.6 Undertecknande... 6 7.7 Sekretess... 6 7.8 Inlämnande av anbud... 7 Bilagor: 1. Kravspecifikation 2. Avtal 3. PTS allmänna avtalsvillkor 4. Checklista 5. Sanningsförsäkran 6. Referensblankett Post- och telestyrelsen 2
1 Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar tele-, IT, radio- och postområdena. PTS verkar för att alla i Sverige skall få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS fyra mål är att : - konsumenternas intressen ska vara i centrum - marknaderna för tele, IT, radio och post ska fungera väl - resurser som t.ex. frekvensutrymmet ska utnyttjas effektivt - alla medborgare ska ha tillgång till säker kommunikation För att nå våra mål arbetar vi bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom våra områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. PTS har drygt 250 anställda varav de flesta arbetar vid huvudkontoret som är beläget i centrala Stockholm. Mer information om PTS finns på www.pts.se. 2 Upphandlingens syfte och omfattning 2.1 Bakgrund Den upphandlade tjänsten syftar till att minimera kredittiden för de av PTS fordringar som inte betalats inom föreskriven tid. Detta skall uppnås med beaktande av att PTS är en statlig myndighet, vilket innebär att fodringarna gäller offentliga medel. 2.2 Avtalstid och volymer PTS kommer att teckna avtal med en (1) leverantör. Tjänsten beräknas tas i drift den 1 september 2008. Avtalstiden är två (2) år med option om förlängning två (2) + två (2) år. Avtalet innehåller inget volymåtagande för PTS. Statistik som visar de senaste årens utveckling av tjänsten finns i kravspecifikationen. 3 Krav på anbudsgivaren 3.1 Inkassotillstånd Anbudsgivare skall inneha inkassotillstånd utfärdat av Datainspektionen. Som bevis på att kravet är uppfyllt skall kopia på sådant tillstånd bifogas anbudet. Utländsk anbudsgivare skall uppfylla motsvarande villkor i sitt hemland, vilket skall bestyrkas genom intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Post- och telestyrelsen 3
3.2 Teknisk förmåga och kapacitet 3.2.1 Erfarenhet Anbudsgivare skall ha genomfört minst två (2) motsvarande uppdrag under de senaste två (2) åren som omfattat inkassouppdrag mot gäldenärer i Sverige, Europa och USA. 3.2.2 Referenser För att visa på tidigare erfarenhet skall minst två (2) referenser lämnas. En referens skall avse indrivning mot privatpersoner, en referens skall avse indrivning mot företag. Minst ett (1) av uppdragen skall ha omfattat gäldenärer i USA, minst ett (1) av uppdragen skall ha omfattat gäldenärer i Europa utom Sverige. Som bevis skall minst två (2) skriftliga referenser bifogas anbudet. Bifogade förlagor, bilaga 6, skall användas. 3.2.3 Resurser, kapacitet m.m. Med anbud skall bifogas en beskrivning av anbudsgivarens organisation, den verksamhet som anbudsgivaren bedriver samt tillgängliga resurser och kapacitet för uppdraget. 3.3 Inkassoansvarig Erbjuden inkassoansvarig skall vara anställd av anbudsgivaren, inneha juris kandidatexamen eller motsvarande samt ha minst fem års branschvana. Som bevis skall meritförteckning/cv med utbildning och erfarenhet redovisad bifogas anbudet. 3.4 Registreringsbevis Anbudsgivande företag skall ha fullgjort de registreringsskyldigheter som åligger denne enligt lag i det land företaget har sitt säte. Kopia av registreringsbevis från Bolagsverket skall bifogas anbudet av anbudsgivare som är registreringspliktiga. Registreringsbeviset får inte vara äldre än sex (6) månader räknat från sista anbudsdag. För utländska anbudsgivare bifogas motsvarande registreringsbevis från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. 3.5 Skattekontroll Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall vara fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter. Som bevis för detta bifogar svenska anbudsgivare till anbudet Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar offentlig upphandling ifylld (för anbudsgivaren och eventuella underleverantörer). Blanketten kan hämtas på www.skv.se. Utländsk anbudsgivare skall uppfylla motsvarande villkor i sitt hemland, vilket skall bestyrkas genom intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Intyg får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. 3.6 Kreditupplysning Utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen eller motsvarande i anbudsgivarens hemland) som visar anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet, skall bifogas anbudet. Kreditvärdigheten skall vara minst 3 enligt UC skala eller motsvarande, om inte förklaring har lämnats som kan godtas Post- och telestyrelsen 4
av PTS. Intyget om kreditupplysning får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. 3.7 Sanningsförsäkran Anbudsgivaren skall bifoga undertecknad sanningsförsäkran, se bilaga 4. 4 Krav på uppdraget Uppdraget skall utföras i enlighet med kravspecifikationen, se bilaga 1. 5 Kommersiella villkor Pris skall anges som i enlighet med bifogade avtalsvillkor 4. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga avtalsvillkoren med angivna priser samt undertecknade av firmatecknare som bevis på att avtalsvillkoren och PTS allmänna villkor accepteras. 6 Utvärdering Anbudet med lägsta pris med inbördes viktning av de i anbudet givna priserna enligt nedan. 6.1 Pris Det utvärderade priset kommer att beräknas som summan av de i anbuden angivna priserna för gäldenärer i Sverige multiplicerade med en faktor enligt tabell nedan, där i anbudet angiven provision i procent beräknas till ett belopp för en genomsnittsfordran om 1 000 kronor. Viktning av pris Inkassoåtgärd 45 % Solvensundersökning 20 % Provision inbetalda fordringar 35 % Modellen för utvärdering speglar i viss mån PTS behov men ska inte uppfattas som en anvisning till hur avtalet kommer att utnyttjas. 7 Allmänna förutsättningar för anbudet 7.1 Tidsfrister (sista anbudsdag och bindande t.o.m. dag) Skriftligt anbud skall vara PTS tillhanda senast den måndagen den 25 februari 2008 och ska vara bindande t.o.m. den 30 juni 2008. 7.2 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en förenklad upphandling enligt lagen (1992:1528) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Möjligheterna att efter anbudstiden komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som inte innehåller samtliga efterfrågade uppgifter kan komma att omgående förkastas. Post- och telestyrelsen 5
7.3 Allmänt Anbudet skall uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. Anbud med reservationer kan komma att förkastas. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas. För att PTS skall ha möjlighet att utvärdera anbudet är det av stor vikt att det innehåller samtliga begärda uppgifter. Anbudet skall upprättas i lika ordningsföljd och enligt samma struktur som förfrågningsunderlaget, och skall hänvisa till de punkter som anges i detta. Anbud skall lämnas i tre (3) exemplar, ett original och två kopior. Anbudet bör även lämnas på diskett, CD eller USB-minne. 7.4 Språk Anbud skall avlämnas på svenska. All dokumentation och korrespondens i ärendet skall utföras på svenska. 7.5 Undertecknande Anbudet skall vara undertecknat av behörig firmatecknare. För det fall att firmatecknarens behörighet inte framgår av utdrag från Bolagsverket skall behörigheten styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt. För utländska anbudsgivare skall behörigheten styrkas med dokument från motsvarande myndighet i anbudsgivarens hemland. I anbudet skall anbudsgivarens kontaktperson anges. 7.6 Sekretess Anbud som lämnas in till Post- och telestyrelsen omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 6 kap. 2 3 st. sekretesslagen (1980:100)). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 8 kap. 10 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Ni ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som Ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning Ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av Er bedömning utan kommer att företa en självständig prövning. 7.7 Bekräftelse Anbudsgivaren skall i anbudet bekräfta att villkoren i detta förfrågningsunderlag accepteras genom att fylla i bifogad Checklista (bilaga 2) som skall vara undertecknad av behörig firmatecknare (se punkt 7.5 ovan). Post- och telestyrelsen 6
7.8 Frågor Handläggare för denna upphandling är Helena Klasson. Eventuella frågor angående upphandlingen ställs skriftligen till Helena Klasson eller via e-post till helena.klasson@pts.se. Sista dag för att ställa frågor är tisdagen den 12 februari 2008. Samtliga frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS hemsida www.pts.se/upphandling/. 7.9 Inlämnande av anbud Anbud i slutet kuvert utan företagsnamn märkt Anbud Inkassotjänster dnr 07-12 172 insändes till: Post- och telestyrelsen Registrator Box 5398 102 49 STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception som har öppet kl. 08.00-17.00 varje helgfri vardag, men undantag för vissa vardagar som infaller före helgdag. Stockholm den 18 december 2007 Helena Klasson Upphandlingsjurist Karin Peedu Chef upphandlingsenheten Post- och telestyrelsen 7