Effektrealisering på SJ Varför, vad och hur Anturadagen 2011-11-30 Pär Helgesson
Vad är effekter? Ekonomistyrningsverkets definition: En förändring som inträffar som en följd av en vidtagen åtgärd och som annars inte skulle ha inträffat.
Drivkrafter och effekter Kundbehov Lagkrav Kvalitet Ger effekter på: Kostnader Intäkter Kvalitet Funktion Påverkan kan: Öka Vara oförändrad Minska -Utvecklingskostnader -Investeringar - Effekter Besparingar / Intäkter Effekter måste identifieras och värderas rätt för att ta rätt beslut och förstå förändringar i affären.
Varför vi jobbar med effekter?
Varför är det viktigt att mäta effekter och följa upp resultat? Ca 1 000 MSEK/år - Hela och rena tåg i tid - Attraktivare kunderbjudande - Besparingar/Intäkter - Uppfyller lagkrav - Bättre arbetsmiljö - Mindre miljöpåverkan På 5 år ca 5 000 MSEK Hur mycket bättre har vi blivit? En satsning måste ge ett resultat värt insatsen!
Vanliga problemområden Projekt: 1. Utvecklingskostnaderna överskrider beslutade ramar 2. Tidplaner försenas 3. Effekter överskattas 4. Effekter realiseras inte av verksamheten 5. Bristande kommunikation projekt/verksamhet 6. Planer görs utan att styras av effekter Konsekvenser: 1. Osäkerhet om rätt projekt beslutas 2. Prioritering av projekt blir otydlig 3. Stor risk att utvecklingsram överskrids eller underskrids 4. Lägre förräntning på insatt kapital 5. Planer för besparingar uppnås inte 6. Verksamheten har inte rätt förutsättningar för sin planering. Första steget till förbättringar är medvetenhet
En lärande organisation Idé Det är genom att följa upp som vi lär oss Följa upp Planera Genomföra
Affärs- och verksamhetsutveckling Samhälle/ lagkrav Kunder Konkurrenter Teknisk utveckling Vision om framtiden Strategier Uppföljning - Affärsplan - Investeringsplan - Verksamhetsutveckling - Större centrala utvecklingsprojekt 3 år - Produkt - Process - Marknad Genomförande Planer - Affärsplan - Investeringsplan - Verksamhetsutveckling - Större centrala utvecklingsprojekt 3 år
Vad vi har gjort (hittills )
Effekter måste integreras i resultatdialogen Budget år 1 (KSEK) 1 000 Det vanliga Pris/Inflation + 50 Volym + 50 Effektivisering/övrigt -100 Normal budgetprocess Verksamhet och Ekonomistab Utvecklingsprojekt: Lagkrav +100 Kvalitet + 50 Besparingar -300 Kundnytta + 50 Effekter av utvecklingsprojekt Verksamhet och Projektkontor Budget år 2 900
Kontinuitet Business controllern följer effekterna hela vägen Projektsponsor Förstudieledare Projektledare Budgetansvarig (Effekthemtagning) Business controller Förstudie Genomförande Uppföljning 1. Tydligt ansvar: Samma person före, under och efter projektet 2. Förankring: Från den verksamhet som påverkas mest 3. Kompetens: Intern utbildning om effekter 4. Arbetssätt: Business controllers delaktiga i implementering och vidareutveckling
Hur vi har gått tillväga
Utgångsläge augusti 2010 Inga tydliga riktlinjer för hur vi beräknar och mäter effekter Uppföljning av effekter har inte gjorts systematiskt Ingen tydlig förankring med linjeansvariga för att realisera effekter Ingen tydlig del av resultatdialog Kalkyler i samband med beslut är ofta svåra att realisera? Rom byggdes inte på en dag
Övergripande roadmap för införande av nyttorealisering Identifiera drivkrafter Bedöm beredskap Ta fram beslutsunderlag Säkerställ ledningens stöd Ta fram en anpassad och fasindelad plan Genomför Följ upp nyttorealisering Beskrivna motiv Analys av fömåga Gapanalys Prioriterade aktiviteter Styrande dok. & mallar Utbildning Pilotprojekt Statusrapportering Nyttorealiseringsrapport
Tre steg 1 Effekter in i budget 2012 2 Rätt från början 3 Effekter in i plan 2013/14 Projekt med avslut 2010-2011-till mars 2012 Guide för arbetet med effekter Projekt med avslut från mars 2012 Klart okt/nov 2011 Klart jan 2012 Våren 2012
Åtagande effekter 2012 Centrala projekt 1 Beslutade effekter Projektkontor Vi utgår från en lista med beslutade effekter 2 Prognos effekter PK/PL+BC +Linje Identifiering/värdering av de viktigaste effekterna Verksamheten i fokus 3 Budgeterade effekter Godkännande av budgetansvariga Prognos gemensamt med budgetansvariga Stabs-/Div chef godkänner effekter Effekter integreras i budget 4 Uppföljning effekter Rapportering av verkligt utfall PK+BC+ Linje Linjechef med stöd av BC realiserar effekter Uppföljning av effekter Prognos/ utfall visar uppnått resultat PK: Projektkontor PL: Projektledare BC: Business controller
Effekter i flera dimensioner Vi måste ha en tydlig struktur Per typ Kostnader Intäkter Kvalitet Miljö Kundvärde Medarbetare Övrigt Per organisation Trafik & Service Försäljning Fordon IT Övriga Per fas Projektidé Förstudie Projektstart Projektgenomförande Projektuppföljning Per år 2011 2012 2013 2014 2015 Per projekt xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx 50-100 projekt
Viktiga steg för att säkerställa effekter 1) Businesscontroller tillsätts 4) Vid behov översyn Effektkalkyl / Effekter 8 Ansvarig i verksamheten ansvarar för att realisera effekterna. Businesscontrollern är ett stöd i detta arbete. Idé/ Behov Förstudie Genomförande Uppföljning Löpande Drift 2) Effektkalkyl redovisas Beskrivning av kvantitativa och kvalitativa effekter 3) Ansvarig i verksamheten (Budgetansvarig) godkänner redovisade effekter 7) Ansvarig i verksamheten (budgetanvarig) godkänner att leverans erhållits. 9 Uppföljning av resultat. Beskrivning av kvantitativa och kvalitativa effekter. Hur besparingar används är en ledningsfråga. 5) Uppföljning av effekter Projektsponsorn informerar Businesscontroller om tidplanen skjuts eller leverans i övrigt inte uppfylls. 6) Verksamhetens planering För att realisera effekter efter leverans.
Från idé till realiserad effekt TG 0 TG 1 TG 2 TG 3 TG 5 Portfölj Idébeskrivning ligger till grund för beslut om framtagande av Beslutsunderlag (Business Case) Utveckling Effektrealisering Plan för effektrealisering a Effektrealisering Idé Uppdrag/Projekt Projekt/Program Uppföljning i verksamheten